UDKAST LSU Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet referat af møde 3 Mandag den 1. juli 2013 kl. 9.30, mødelokale Edison 110 Deltagere: Conni Simonsen Jens B. Bennedsen Jørgen Bundgaard Nielsen Erland U. Jessen Jesper Jensen Stig Ravn Klaus Kolle Jens Peder Ulfkjær Christina K. Dose Annie Thomsen Keld Lassen, under pkt. 5 Tine Aaboe Malden Afbud: Ordstyrer: Referent: (CSI) (JBB) (JBN) (EUJ) (JJ) (STR) (Klaus K.) (JPU) (CKD) (AT) (KLA) (THAM) Michael Kærgaard Conni Simonsen Tine Aaboe Malden Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra udvalgets 2. møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Fusion med Aarhus Universitet IHA s lokalaftaler/personalepolitikker 1) Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen 2) Ansvarlig EDB-brug 3) Kompetenceudvikling 4) Alkohol- og misbrugspolitik 4. Ny personalepolitik a) Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) b) Ny løn c) Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen d) Orlov med henblik på beskæftigelse uden for AU e) Ansvarlig EDB-brug herunder regler for brug af e-mail f) Kursusdeltagelse og deltagelse i anden kompetenceudvikling g) Misbrug Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet Dalgas Avenue 2 8000 Aarhus C Tlf.: +45 4189 3000 Fax: +45 4189 3001 E-mail: iha@iha.dk www.iha.dk
h) Medarbejderbredbånd 5. Økonomi m.v. 6. Institutionelle forhold a) Navitas og Hangøvej b) ASE Systemintegration c) Overførsel af elektronikingeniøruddannelsen og adgangskursus i Herning 7. Meddelelser 8. Næste møde 9. Eventuelt. Side 2/5 CSI bød velkommen til Tine Aaboe Malden, og orienterede om, at hun er referent for LSU fremover. ad 1 Godkendelse af referat fra udvalgets 2. møde Referat af udvalgets 2. møde den 10. april 2013, dateret 29. april 2013 / godkendt til opslag 6. maj 2013, blev godkendt uden bemærkninger. ad 2 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt uden bemærkninger. ad 3 Fusionen med Aarhus Universitet 3.1 Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen Der henvises til behandling af dette ad 4 litra c 3.2 Ansvarlig EDB-brug Der henvises til behandling af dette ad 4 litra e. 3.3 Politik for kompetenceudviklingen ved Ingeniørhøjskolen Der henvises til behandling af dette ad 4 litra f. 3.4 Alkohol- og misbrugspolitik Der henvises til behandling af dette ad 4 litra g. ad 4 Ny personalepolitik a. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) MUS-konceptet har været til endelig godkendelse ved Universitetsledelsen den 21. maj 2013 og HSU den 11. juni 2013. Konceptet tages i brug på AU i efteråret 2013. AU HR står for et forløb i august oktober 2013, hvor alle ledere klædes på til at anvende det nye koncept. LSU havde følgende bemærkninger vedr. AU s MUS-koncept:
AU s MUS-samtaleguide for videnskabeligt personale er rettet primært mod videnskabeligt personale og der blev derfor nedsat et udvalg bestående af EUJ samt KlausK, som skal udarbejde et oplæg til en samtaleguide til brug på ASE med afsæt i AU s MUS-koncept. Der blev givet udtryk for, at der mangler synlighed omkring ressourcer og rammer for brugen af disse. Ledelsen arbejder i bulletpoints med hvordan vi udvikler medarbejderne, men det kræver at ledelseskompetencerne er på plads. Side 3/5 b. Ny løn 2013 Det ser ud til, at medarbejderne nu har fundet ud af, at de selv skal ansøge om Ny Løn. Dette kræver nogle andre kompetencer fra medarbejderne i forhold til klarheden i argumenterne for at skulle indstilles, hvilket er en læringsproces. Medarbejdere som ikke har ansøgt vil der stadig blive kigget på. Ledelsen udtrykte, at det er vigtigt, at høre de respektive lederes holdning forud for indstillinger til Ny Løn. Det aftaltes, at skriftlige indstillinger fra lederne fremover til blive delt med den pågældende tillidsrepræsentant. c. Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen JBB orienterede om grundlaget for det pædagogiske grundforløb og at der er truffet en beslutning om, at ASE skal følge AU s adjunktforløb. Dog har man valgt, at fastholde et supplerende adjunktforløb for ASE. Efter afslutningen af grundforløbet skal adjunkten gennemføre et forløb, som har et omfang af minimum 5 ECTS point. Der bør tages specielt hensyn til undervisere ved AK i adjunktforløbet, idet de har nogle andre udfordringer i forhold til valg af aktiviteter efter endt AU adjunktforløb. En arbejdsgruppe bestående af EUJ, KlausK samt JBB blev nedsat til at gennemgå adjunktvejledningen. d. Orlov med henblik på beskæftigelse uden for AU Ved orlov forstås, at medarbejderen fritages for alle eller nogle af sine tjenestepligter i en bestemt periode med ret og pligt til efter periodens udløb at genindtræde i en stilling inden for ansættelsesområdet. Universitetet kan bevilge en medarbejder orlov efter ansøgning. Som udgangspunkt bevilges orloven uden løn. HSU har på sit møde den 18. april 2013 behandlet og godkendt retningslinjerne for orlov med henblik på beskæftigelse uden for AU, jf. orlov på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/ Retningslinjerne for reglerne for bevilling af orlov uden løn, blev af LSU godkendt uden bemærkninger. e. Ansvarlig EDB-brug herunder regler for brug af e-mail
Idet Michael Kærgaard havde meldt afbud til mødet tages dette punkt op til et kommende LSU-møde, hvor Michael deltager. Side 4/5 f. Kursusdeltagelse og deltagelse i anden kompetenceudvikling Idet Michael Kjærgaard havde meldt afbud til mødet tages dette punkt op til et kommende LSU-møde, hvor Michael deltager. g. Misbrug Det er Universitetets politik at handle på misbrugssignaler og støtte en misbruger i at komme ud af sit misbrug At være misbruger af f.eks. alkohol og/eller narkotiske stoffer og være påvirket på arbejdspladsen er ikke foreneligt med at arbejde på AU. HSU har på sit møde den 18. april 2013 behandlet og godkendt retningslinjerne omkring misbrug, jf. misbrug på http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/abc/ AU s politik indenfor dette område blev overordnet godkendt. Et oplæg til en ASE-alkoholpolitik skal drøftes på et senere møde. h. Medarbejderbredbånd Ledelsen har på et ledelsesmøde behandlet og tiltrådt, at medarbejdere ved Ingeniørhøjskolen kan - ved behov for mobilitet - ansøge om trådløst internet via et usb-stick. Anmodningen med begrundelse skal være skriftlig til nærmeste leder. CSI orienterede om, at ledelsen har en forventning om, at medarbejderne som udgangspunkt opholder sig på arbejdspladsen i tråd med ønsket om synlighed i forhold til de studerende. Dog har nogle medarbejdere behov for større mobilitet og i disse tilfælde kan den mobile bredbåndsløsning med fordel benyttes. En mobil bredbåndsløsning eller bredbånd i hjemmet skal altid godkendes af nærmeste leder. Ad 5 Økonomi m.v. KLA orienterede om ASE s budget / Forecast 1,5 for 2013. Materiale vedr. Budgettet for 2013/ Forecast 1,5 blev uddelt til personlig orientering. ASE skal ud af ASE s omsætning, som primært består at den samlede STÅindtægt for adgangskursus og ingeniøruddannelserne, bidrage økonomisk til ENG. Blandt andet med fokus på at sikre levering af undervisning (forskningsbaseret) primært til civilingeniøruddannelserne og i et begrænset omfang til diplomingeniøruddannelserne. Ledelsen pointerede, at det er vigtigt at fastholde det fælles incitament samt vigtigheden i at fremstå som én enhed med ENG. CSI påpeger vigtigheden i, at ASE fortsat påviser det samme gode dækningsbidrag på uddannelserne.
LSU efterspurgte en businessplan for Ingeniørområdet ved AU. B-siden ytrede bekymring vedr. den økonomiske relation mellem ASE og AU og hvordan det sikres, at udviklingsbehovene på diplomingeniørområdet tilfredsstilles og motivationen fastholdes i medarbejderstaben. Side 5/5 Ad 6 Institutionelle forhold a. Navitas og Hangøvej CSI orienterer om, at byggeriet af Navitas holder tidsplanen samt at det forventes, at lokalerne på Hangøvej vil kunne tages i brug i efteråret 2013. Det vil være labundervisning, som foregår på Hangøvej. Lokation for klasseundervisning er endnu ikke fastlagt, men der er flere involverede i processen om at få dette på plads snarest. b. ASE systemintegration JBN orienterer: AU mailintegration er gennemført AU mailadresser vil følge i efteråret 2013 Overflytning til AU s telefonisystem (TDC) sker ultimo august 2013. Orientering er udsendt til alle ASE-medarbejdere pr. mail den 5. juli 2013. IHA Stads vil blive integreret med AU Stads i oktober 2013 Integrering af journalisering er foreløbig udsat til 2014 ASE skal flyttes over i AU s bogføringskreds lige efter sommerferien. c. Overførsel af elektronikingeniøruddannelsen og adgangskursus i Herning Underviserne overgår til ASE-arbejdstidsnormeringsaftale. Ad 7 Meddelelser Ingen. Ad 8 Næste møde Forslag til de to næste møder den 9. oktober 2013 samt 18. december 2013 blev godkendt. Ad 9 Eventuelt Intet. Referent Tine Aaboe Malden 3. juli 2013 / godkendt til opslag den 12.09.2013