BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMISYSTEM
VEJLEDNING Denne kravspecifikation er en del af kravspecifikationen af økonomi. Den samlede kravspecifikation for økonomi udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold som er specifikke økonomi. Denne kravspecifikation beskriver opgaver, processer og arbejdsgange, som skal håndteres ved hjælp af kommunens fremtidige løsning. Dokumentet indeholder dels en række generelle forhold og ikke-funktionelle krav, dels en beskrivelse af et antal procesområder, som varetages hos kunden. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.
INDHOLD 1. Indledning 1 1.1 Generelt 1 1.2 Procescases 1 2. Kunden 2 3. Udbuddets omfang 3 4. Generelle krav til tilbuddet 4 4.1 Basiskrav 4 4.2 Hovedtidsplan 4 4.3 Projektledelse 5 4.4 Opsætning og konfigurering 5 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) 5 4.6 Implementeringsbistand 6 4.7 Test 6 4.8 Uddannelse (option) 6 4.8.1 Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af løsningen (option) 6 4.8.2 Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (option) 8 4.9 Dokumentation 8 4.9.1 Dokumentation af analysefasen 8 4.9.2 Dokumentation af løsningen 9 4.10 Brugersupport 9 4.11 Udviklingsplaner 9 4.12 Projektmodel 9 4.13 Bemanding 10 4.14 Involvering af kundens medarbejdere 10 4.15 Kundens udviklingsprojekter 10 4.16 Samarbejde om optimering af brugen af systemet 10 4.17 Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data (option) 10 5. Generelle krav til løsningen 12 5.1 Forventninger til leverandøren 12 5.2 Lovmæssige krav 12 5.3 Åbne standarder 12 5.4 Brugervenlighed og fleksibilitet 13 5.5 Forhold vedr. it-arkitektur, integration m.v. 13 5.5.1 Brugeradministration 13 5.5.2 Integration i forhold til økonomisystemet 14 5.5.3 It-sikkerhed 14 5.5.4 It-arkivering 14 5.6 Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) 15 5.7 Data til ledelsesinformation generelt (option) 15 5.8 Data til indkøbsanalyser (option) 15 5.9 Dataudtræk 15 5.10 Metadata og søgbarhed 16 5.11 Programmering af batchjobs 16 5.12 Krav til driftsplaner 16 5.13 Svartider, oppetider mv. 17 6. Beskrivelse af opgaveområder og processer 18
6.1 Kontoplan 19 6.2 Økonomi og budget 22 6.3 Debitor 26 6.4 Ressourcestyring 30 6.5 Indkøb og e-handel (option) 32 6.6 Anlægsstyring og anlægsregnskab 36 6.7 Betaling (bank, kasse og e-faktura) og kreditor 39 6.8 Rapportering og analyse 42 6.9 Økonomi og regnskab, herunder årsregnskab, omkostningsregnskab 46 6.10 Likviditetsstyring 48 6.11 Beboerbetaling og huslejebetaling (option) 49
1. INDLEDNING 1.1 Generelt Denne del af det samlede udbud omfatter udbud af kundens økonomisystem. Dette dokument udgør den specifikke del af kravspecifikationen for udbuddet, som samlet udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordne krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescases er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 C - KRAVSPECIFIKATION SIDE 1
2. KUNDEN Kundens organisation er kendetegnet ved en høj grad af decentralisering, hvor kunden betragter institutionerne som selvstændige virksomheder. Institutionerne har en aftale direkte med Kommunalbestyrelsen. Opgaveområderne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Kunden anslår antallet af brugere på den nuværende økonomiløsning til at være som følger: Kategorier Brugere Administratorer 5 Superbrugere 15 Brugere 250 Brugere af ressourcestyring 3 Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 2
3. UDBUDDETS OMFANG Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke it-løsninger kunden benytter til at løse opgaver inden for økonomi, og hvilke systemer der i dag eksisterer integrationer til. Krav 2. Udgangspunktet for nærværende udbud er alene at forbedre systemunderstøttelsen inden for de områder, der i dag systemunderstøttes. Det er derfor ikke hensigten at udvide systemunderstøttelsen til at dække nye områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 3
4. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard økonomisystem. Systemet skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til en tidssvarende økonomiløsning. Der er følgende optioner, der, jf. udbudsmaterialets krav hertil, SKAL gives tilbud på (MINDSTE- KRAV): Indkøb og E-handel Beboerbetaling og huslejeadministration Uddannelse Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø Tilgængeliggørelse af eksisterende data Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data Bistand til realisering af effektiviseringspotentiale (jf. bilag 1 A) Data til ledelsesinformation Data til indkøbsanalyser Forlængelse af kontrakten med 2 x 1 år for 1 år ad gangen. Hermed forstås, at leverandørens tilbud inden for disse områder skal prissættes separat, således at kunden har mulighed for at fravælge områderne. 4.1 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Krav 5. Krav 6. Det er et krav, at leverandøren skal levere et økonomisystem baseret på et standardsystem. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Det er et krav, at processerne er automatiske, så det ikke er manuel arbejdskraft der skal anvendes for, at få systemerne til at køre. Tilbud 1. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fortsat skal gøre brug af. Tilbud 2. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer kunden fremover ikke skal gøre brug af. 4.2 Hovedtidsplan Krav 7. Det er et krav, at senest den 15. oktober 2014 skal økonomisystemet være klar til indberetning af budgettet for 2015. Den 1. december 2014 skal økonomisystemet være klar til at varetage samtlige opgaver af hensyn til håndtering af forsupplementsperioden. Den 1. januar 2015 skal økonomisystemet være klar til drift i hele kommunen BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 4
Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valget af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen viderebearbejdes i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Tilbud 3. Tilbud 4. Tilbud 5. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Implementeringsbistand Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option) 4.3 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelsen af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 8. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 9. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemførelsen af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). 4.5 Tilgængeliggørelse af eksisterende data (option) Kunden ønsker at sikre en så let overgang til det nye system som muligt. Kunden ønsker derfor at eksisterende data i kundens nuværende system i videst muligt omfang gøres tilgængelig i det nye system ved brug af den samme funktionalitet, som stilles til rådighed for nye data. Krav 10. Tilbud 6. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til tilgængeliggørelse af eksisterende data. I det omfang tilgængeliggørelsen forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 13 medtage tilgængeliggørelse af eksisterende data som option, og den endelige tilgængeliggørelse af eksisterende data fastlægges som en del af analyse- og designfasen. Omkostninger til tredjepart medtages ikke. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 5
4.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv. Krav 11. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). 4.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning, hvor repræsentanter fra kommunen deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Krav 12. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet. 4.8 Uddannelse (option) Leverandøren skal tilbyde uddannelse i forbindelse med ibrugtagning af systemet, samt ved at stille et uddannelsessystem til rådighed. 4.8.1 Uddannelse i forbindelse med ibrugtagningen af løsningen (option) Leverandøren skal kunne levere al brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer, superbrugere og brugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Kunden ønsker den størst mulige fleksibilitet i forhold til uddannelse af brugere, både i forhold til uddannelsens omfang og i forhold til den konkrete tilrettelæggelse. Undervisningen foregår hos kunden. Ved hands-on-undervisning er der plads til 8 brugere af gangen i kundens IT-lokale Krav 13. Tilbud 7. Krav 14. Krav 15. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen (mindstekrav). Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 anføre, om undervisningen forudsætter lokaler eller bør foregå i lokaler med adgang til flere pc er. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af kundens brugere i hele kontraktperioden. Leverandøren skal, som en del af tilbuddet, tilbyde uddannelse af følgende inden for økonomi: Administratorer (ca. 7 administratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Administratorer (ca. 2 administrator/superbruger - debitor): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 6
til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Administratorer (ca. 3 administrator/superbruger - ressourcestyring): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 10 økonomi): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. Krav 16. Leverandøren skal, som en del af tilbuddet, tilbyde uddannelse af følgende inden for indkøb og e-handel (option): Administratorer (ca. 3 administratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 10 superbrugere): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. Krav 17. Leverandøren skal, som en del af tilbuddet, tilbyde uddannelse af følgende inden for Beboerbetaling og huslejebetaling (option): Administratorer (ca. 2 administratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 5 superbrugere): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være superbruger af systemet. Krav 18. Krav 19. Krav 20. Krav 21. Krav 22. Superbruger uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde superbrugerne på til at løse komplekse fagspecifikke problemer samt de basale elementer i brugerhåndtering. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet, og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra kunden til at sikre den bedst mulige kobling mellem kommunens opgaveløsning og økonomisystemets muligheder, eller superbrugere kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Uddannelsen af superbrugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af økonomisystemets moduler er koordineret med imple- BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 7
menteringen af disse, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Tilbud 8. Leverandøren skal i bilag 3 afgive 2 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne. Leverandøren skal ved hvert tilbud beskrive hvilke undervisningsformer (fx hand-on-holdundervisning, stormøder og e-learning) der vil blive benyttet til undervisning af de enkelte profiler (Administratorer, superbrugere og brugere) - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb. 4.8.2 Etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø (option) I tilfælde af, at kunden selv ønsker at varetage uddannelsen af brugerne, ønsker kunden uhindret og ubegrænset adgang til et uddannelsesmiljø, der driftes og vedligeholdes af leverandøren. Uddannelsesmiljøet er ikke omfattet af servicemål og bodsbestemmelserne i bilag 9. Uddannelsesmiljøet skal gøre det muligt for kunden at oplære brugere i anvendelse af økonomisystemet. Leverandøren skal tillige kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Krav 23. Krav 24. Krav 25. Krav 26. Tilbud 9. Tilbud 10. Leverandøren skal stille et uddannelsesmiljø til rådighed for kunden. Adgangen til uddannelsesmiljøet skal være uhindret og ubegrænset i tidsrummet alle arbejdsdage kl. 8.00 17.00. Leverandøren skal i samarbejde med kunden sætte uddannelsesmiljøet op, så det afspejler kundens forhold, herunder at det indeholder et autentisk datagrundlag. Den nærmere konfigurering af uddannelsesmiljøet fastlægges i analyse- og designfasen. Uddannelsesmiljøet skal kunne nulstilles efter endt undervisning, så undervisningen af nye kursister tager afsæt i det oprindelige datagrundlag. Det skal være muligt for kunden selv at kunne redigere i uddannelsesmiljøets datagrundlag. Leverandørens skal i underbilag til bilag 2 redegør for det uddannelsesmiljø, som leverandøren kan stille til rådighed. Leverandørens skal i bilag 13 medtage etablering, drift og vedligeholdelse af samt adgang til uddannelsesmiljø som en option. Leverandøren skal prissætte ydelsen så det tydeligt fremgår, hvis prisen for adgang til uddannelsesmiljøet er afhængig af antallet af samtidige kursister. 4.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system, rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden (vedligeholdelsesaftalen). Dokumentationen bør foreligge i et ajourført, online, søgbart format. 4.9.1 Dokumentation af analysefasen Som en del implementeringen skal leverandøren gennemføre en analyse- og designfase, der skal give leverandøren den fornødne viden til udarbejdelse af den endelige løsningsbeskrivelse på baggrund af kravspecifikationen jf. kontraktens bestemmelser. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 8
Krav 27. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav). 4.9.2 Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (fx. manualer, online hjælp) Administrationsdokumentation (udvidede manualer) Systemdokumentation (løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx. installations- og system, fejlhåndtering) Kursusmateriale Krav 28. Krav 29. Krav 30. Tilbud 11. Al brugerrettet dokumentation skal foreligge på dansk. Tilbuddet skal omfatte tilstrækkeligt dokumentation til at understøtte brug af systemet. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Kursus materialet skal dog foreligge ved afholdelse af kurserne. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen. 4.10 Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde dansk brugersupport/helpdesk til support af kundens medarbejdere. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget og karakteren af den tilbudte brugersupport, samt beskrive eventuelle valgmuligheder for serviceniveau i forhold til brugersupport. 4.11 Udviklingsplaner Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv. Leverandør skal endvidere angive om dele af den tilbudte løsning vil blive erstattet af nye delløsninger i kontraktperioden (vedligeholdelsesperioden). Kunden ønsker mulighed for at kunne påvirke udviklingsplaner og fremtidige initiativer i forhold til den tilbudte løsning. Tilbud 14. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive leverandørens arbejdsgange i forhold til opsamling af viden fra kunden og prioriteringer til udviklingsplaner og fremtidige initiativer, samt hvorledes kunden vil blive inddraget i dette arbejde. 4.12 Projektmodel Tilbud 15. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 9
indeholde kundens roller og forventninger til disse, samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør. 4.13 Bemanding Tilbud 16. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for, hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden. 4.14 Involvering af kundens medarbejdere Tilbud 17. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har. Endelig skal leverandøren beskrive omfanget af de ressourcer kunden skal anvende for at drifte løsningen. 4.15 Kundens udviklingsprojekter Tilbud 18. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor. 4.16 Samarbejde om optimering af brugen af systemet Kunden ønsker sammen med leverandøren at gøre økonomiadministrationen nemmere, bedre og billigere. Der er kundens vurdering, at der et betydeligt potentiale for at tilbyde opgavevaretagere og institutioner en opgaveunderstøttelse, som gør det muligt at løse opgaverne nemmere og bedre, hvilket vil give øget tilfredshed og kvalitet. Der er desuden et betydeligt potentiale for effektiviseringer, det vil sige for at reducere tidsforbruget til økonomiopgaver, Effektiviseringen drives af digitalisering, forbedret systemunderstøttelse, ændrede arbejdsprocesser og standardisering. Samtidig går en lang række af arbejdsprocesserne på økonomiområdet på tværs af den centrale økonomifunktion og opgavevaretager/institutioner. Leverandøren forventes at påtage sig et betydeligt medansvar for, at administrative processer med relation til økonomistyringen løbende forbedres og effektiviseres. Kunden forventer at leverandøren vil bistå kunden med at identificere, kvalificere og implementere effektiviseringer i de arbejdsprocesser som berører kunden. Kunden forventer, at leverandøren løbende, og mindst én gang årligt, overvejer og kommer med konkrete forslag til forbedring til af it-understøttelsen af økonomiadministrationen, herunder forslag til bedre udnyttelse af leverandørens system. Tilbud 19. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive hvorledes leverandøren ønsker at støtte op om kundens tilgang en mere optimal brug af den tilbudte løsning. Tilbud 20. Det beskrevne samarbejde skal være indregnet i prisen i bilag 13. 4.17 Regnskabsafslutning og læseadgang historiske data (option) Ved udløb af denne kontrakt skal opgaven genudbydes. Det kan indebære, at kunden skal overdrage opgaven til en ny leverandør. Kunden ved af erfaring, at det er vanskeligt at konvertere da- BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 10
ta, hvorfor det kan være nødvendigt i en periode at opretholde en spørgeadgang til historiske data. Spørgeadgangen omfatter læseadgang herunder rapportadgang - til samtlige data i systemet, som de forefindes ved kontraktens udløb. Spørgeadgangen skal foregå ved brug af det benyttede system eller et system med lignende spørgefunktionalitet. Endvidere vil der være behov for fuld adgang til systemet i de første 4 måneder efter evt. overgang til andet system i forbindelse med afslutning af kommunens regnskab. Tilbud 21. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde spørgeadgangen til data i 5 år, samt fuld adgang til systemet i de første 4 måneder efter denne kontrakts udløb. Der angives en pris pr. måned for 1. år inkl. fuld adgang til systemet i de første 4 måneder, samt én pris pr. måned for spørgeadgang i de næste 4 år. Det forventes, at læseadgangen i år 1 skal omfatte ca. 80 licenser, samt et antal brugere med fuld adgang til systemet (10). Læseadgangen i de resterende år skal omfatte ca. 10 licenser. Priserne angives som en %-sats af det ved kontraktudløb gældende faste månedlige vederlag for brugsret, drift og vedligeholdelse. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 11
5. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 5.1 Forventninger til leverandøren Kunden forventer, at leverandøren har et indgående kendskab til økonomiopgaver og økonomistyring i en dansk kommune, herunder de politiske og administrative processer som kendetegner kommunale økonomiforhold. 5.2 Lovmæssige krav Krav 31. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning m.v. (mindstekrav), herunder: A. Lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven) B. Datatilsynets sikkerhedskrav C. Arkiverings- og kassationsbestemmelser D. Forvaltningsloven E. Offentlighedsloven F. Styrelsesloven G. Bogføringsloven H. Lov om offentlige betalinger I. Budget- og regnskabssystemet ( den gule mappe ) J. Årsregnskabsloven Krav 32. Tilbud 22. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere kommunens økonomiopgaver og økonomistyring under overholdelse af aktuel, relevante lovgivning. Leverandøren skal i kontraktperioden holde den tilbudte løsning funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til ændrede lovgivningsmæssige og reguleringsmæssige rammer. 5.3 Åbne standarder Kunden skal overholde gældende lovgivning omkring anvendelse af åbne standarder for software, hvorfor tilbuddet skal opfylde gældende krav. Tilbud 23. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for systemets opfyldelse for hver af nedenstående standarder, herunder skal leverandøren i fald en eller flere standarder helt eller delvist ikke opfyldes, for disse standarder beskrive baggrunden for leverandørens fravalg af at anvende standarden i leverandørens system. Standarder for dataudveksling mellem offentlige myndigheder (OIOXML) Standarder til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (FESD) Standarder til elektroniske indkøb i det offentlige (OIOUBL) Standarder for digital signatur (OCES) Standarder for dokumentudveksling (ODF/OOXML) For yderligere information om obligatoriske, åbne standarder henvises til vejledning om anvendelse af obligatoriske, åbne standarder for software i det offentlige, som kan rekvireres på http://www.digst.dk/arkitektur-og-standarder/standardisering/aabne-standarder-politiskbaggrund. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 12
5.4 Brugervenlighed og fleksibilitet Det er vigtigt for kunden, at systemet er brugervenligt og intuitivt. Dette betyder også, at der skal være online hjælp fx. i form af elektroniske manualer/f1-assistance eller lignende, og det skal være muligt at bruge genvejstaster i stedet for mus. Disse støttefunktioner, manualer m.v. skal foreligge på dansk. Herudover bør systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden selv at foretage ændringer fx. i rapporter, kontoplan m.v. Krav 33. Krav 34. Krav 35. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger, herunder individuelle opsætning af skærmbillederne. Der ønskes et system med en intuitiv og letforståelig brugergrænseflade, som kan tilgodese behovene for brugere på mange forskellige niveauer af viden om systemet, og som reducerer behovet for oplæring til et minimum. Den enkelte bruger skal have mulighed for samtidig at have flere sessioner/ skærmbilleder åbne af systemet samtidig. 5.5 Forhold vedr. it-arkitektur, integration m.v. Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder (de-facto og dejure) samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal i størst mulig omfang være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. Tilbud 24. Tilbud 25. Tilbud 26. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke eksterne grænseflader løsningen tilbyder. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser og/eller app på smartphone og tablet, og hvilke krav dette stiller til slutbrugerens hardware og software. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med økonomi og økonomistyring, herunder udtræk og forespørgsler. 5.5.1 Brugeradministration Af hensyn til bl.a. brugervenlighed er det for kunden vigtigt at adgang til systemet medfører brug af færrest mulige brugernavne og adgangskoder for den enkelte medarbejder, herunder brug af single-signon. Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for hvordan brugeradgang til løsningen fremstår for brugeren og hvordan den administreres. Det skal beskrives hvilke muligheder kunden har for frit at tildele brugernavne i løsningen, samt hvilke muligheder for dokumentation ifm. brugeradministration som løsningen tilbyder. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 13
Kunden anvender i dag Microsoft AD til administration af brugerrettigheder, og en kommende løsning ønskes tilknyttet denne løsning. Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for i hvilken udstrækning løsningens brugeradministration kan integreres med Microsoft AD og hvilke krav løsningen evt. stiller i denne sammenhæng. 5.5.2 Integration i forhold til økonomisystemet Løsningen til økonomi skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning m.v. Det er i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) angivet hvilke systemer og interessenter, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til den eksisterende løsning til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning. Løsningen til økonomistyring skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med kundens indkøbs og e-handelsystem Kunden forventer desuden, at der kan være behov for yderligere snitflader. Tilbud 30. Krav 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning. 5.5.3 It-sikkerhed Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 31. Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kommunen sikres mod diverse vira o.l., når økonomisystemet i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor. 5.5.4 It-arkivering De tilbudte løsninger skal leve op til arkivlovens bestemmelser omkring elektronisk aflevering. I forhold til aflevering til et offentligt arkiv gælder det, at den efterspurgte løsning skal leve op til bestemmelserne i Arkivloven og Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Krav 37. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet der afleveres ved afleveringsforhandling. Den tekniske dokumentation bør indeholde en tabeloversigt og et struktur-diagram. Der skal fra leverandørens side foreligge et tilbud der indeholder arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion. (forudsætning om en årlig arkivering). BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 14
5.6 Data til Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem (FLIS) Den kommende løsning forventes at kunne levere data til FLIS, således at kundens data kan analyseres via FLIS. Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvordan og i hvilket omfang løsningen vil aflevere data til FLIS. Krav 38. Den beskrevne funktionalitet skal være indregnet i prisen i bilag 13 5.7 Data til ledelsesinformation generelt (option) Kunden ønsker direkte adgang til alle data registreret i løsningen (ned til mindste registrerede enhed, fx cpr-nr), således at disse kan indlæses i kundens eget ledelsesinformationssystem. Data stilles til rådighed via datawarehouse, således at kunden herfra kan læse data til eget ledelsesinformationssystem. Adgangen skal udformes således at data automatisk kan indlæses af gængse løsninger til dataanalyse og datakonsolidering. Overførsel af aktuelle data skal ske mindst en gang pr måned. Tilbud 34. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for systemadgang til data i datawarehouse. Den oplyste pris vil samtidig udgøre vederlagsreduktionen ved eventuelt bortfald af denne opgave. 5.8 Data til indkøbsanalyser (option) I dag anvender kunden et analysesystem til markeds- og complianceanalyser. Kunden forventer, at der også fremover hos kunden vil være stor fokus på indkøbs-analyser for bl.a. at følge op på brugen af indkøbsaftalerne og lave prisanalyser.. Derfor ønsker kunden mulighed for månedlig eller kvartalsvis udtræk af bogførte e-bilag til brug i et indkøbsanalysesystem. Tilbud 35. Tilbud 36. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, det tilbudte systems mulighed for at levere data til indkøbsanalyser. Leverandøren skal i bilag 13 som option specifik angive det månedlige faste vederlag for systemadgang til data til complianceanalyserne. Priserne skal angives med månedlige og kvartalsvise udtræk. 5.9 Dataudtræk Kunden benytter i høj grad ad hoc dataudtræk fra systemer til løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning i den daglige produktion. Anvendelsen og omfanget af disse data er meget varierende og skal understøttes på flere niveauer: Niveau 1: Kunden ønsker at kunne analysere alle data i løsningen via en specialiseret brugerflade, der leveres som en del af tilbudsgivers løsning. Niveau 2: Brugere kan vælge at udtrække valgte data, eller data behandlet i niveau 1 til manuel eller maskinel behandling i andre systemer, herunder til gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater. Niveau 3: Brugere kan opstille og gemme egne standardrapporter, eller redigere i foruddefinerede standardrapporter. Rapporterne skal kunne udskrives eller eksporteres jf. niveau 2. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 15
Tilbud 37. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til dataudtræk på de beskrevne niveauer, samt den tilbudte validitet og aktualitet af tilgængelige data inden for hvert af de 3 trin. Kunden ønsker fra regneark at kunne foretage direkte opslag og trække data (fx budgettal) fra Økonomisystem via forprogrammerede makroer. Tilsvarende makrobaseret funktionalitet benyttes til at tilbageinddatere de i regneark bearbejdede data til Økonomisystemet. Tilbud 38. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvorledes løsningen fra regneark håndterer direkte opslag og datatræk (fx budgettal) fra Økonomisystem via forprogrammerede makroer. Tilsvarende skal redegøres for den tilsvarende tilbageinddateringsfunktion. Kunden ønsker at sikre uafhængighed af enkelte systempakker, hvorfor dataudtræk i gængse regnearks- og tekstbehandlingsformater skal, indbefatte formater baseret på åbne standarder. Kunden benytter i dag Microsoft Office 2007, og løsningen skal understøtte formater der kan anvendes med denne programpakke, og alle senere versioner af Microsoft Office. Kunden ønsker mulighed for at kunne anvende Open Office, hvorfor den tilbudte løsning skal understøtte formater der kan anvendes med denne programpakke. Tilbud 39. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for løsningens anvendelse af filtyper i forbindelse med dataudtræk, og hvorvidt disse opfylde ovenstående ønsker til understøttelse af nævnte kontorpakker. 5.10 Metadata og søgbarhed Kunden ønsker fortsat at kunne benytte den nuværende løsnings funktionalitet i forhold til at knytte ad hoc kommentarer til poster, herunder tilknytte filer. Denne funktionalitet har stor betydning i forhold til især decentrale brugeres anvendelse af økonomisystemet. Funktionaliteten ønskes anvendt til dokumentationsformål gennem tilknytning af originaldokumenter til poster. Tilbud 40. Tilbud 41. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder til hvilke typer af poster der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet, herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og resultatpræsentation, samt muligheder for at tilpasse visningen af søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc. 5.11 Programmering af batchjobs Krav 39. Løsningen skal indeholde funktionalitet til at afvikle periodiske jobs (batchjobs), fx i forbindelse med inddatering via overførsel eller udskrivning af data, rapportering, ad hocanalyser eller andet. Løsningen skal kunne afvikle periodiske og tidsforskudte jobs (batchjobs), fx udenfor arbejdstiden i forbindelse med inddatering og overførsler. 5.12 Krav til driftsplaner Krav 40. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. BILAG 1 C - KRAVSPEFICIKATION SIDE 16