Opsætning af automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA)

Opsætning af automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA) type: Fagsekretariat/Stab Kommunalbestyrelsen har i sin risikostyringspolitik vedtaget, at alle skoler skal have ABA-anlæg. De første 7 skoler har fået anlæg installeret i 2011 og 2012. Anlæg til de næste skoler skal i udbud. Minimere risikoen for en stor skolebrand. Sikre sikker drift af skolen. Opnå skarp pris på bygningsbrandforsikringen. 6 skoler skal have anlæg installeret i 2013. Antallet er betinget af, hvor mange skoler Kommunale Ejendomme får tegnet op på ny. Afrapportering Forsikringskontorets årsrapport. Indblik Indlæg i Nyt fra Stabene Infolet Bygningerne skal tegnes op. Det er en forudsætning for at udbyde opgaven. Der skal afholdes udbudsforretning efter Tilbudsloven. Der skal evt. etableres andre brandhæmmende tiltag, f.eks. brandsektionering, branddøre eller ABDLdøre. Udbudsforretningen skal være afholdt inden sommerferien. Anlæggene skal installeres i 2. halvår. 07-11-2012 14:37 Side 1 af 6

Udbud af kommunens forsikringer type: Fagsekretariat/Stab Den nuværende forsikringsaftale udløber 31. december 2013. Aftalen omfatter katastrofedækning på brand og storm. Øvrige forsikringer ligger i kommunens selvforsikringsprogram. Udbudsforretningen skal være afsluttet i 1. halvår. Holdningen i markedet er, at jo tidligere på året en portefølje bliver udbudt, jo lavere priser. Afrapportering Forsikringskontorets årsrapport. Indblik Indlæg i Nyt fra Stabene Infolet Direkte kontakt til berørte aftaleområder. Løsøresummer skal ajourføres så vi undgår underforsikring, og i den forbindelse vil Forsikringskontoret arbejde for, at alle aftaleområder udfærdiger inventarfortegnelser. Bygningsarealer på tilbygninger eller nybygninger skal ajourføres. På baggrund af nye løsøresummer og ændrede m² skal der ske opkrævning / tilbagebetaling af præmie på det berørte aftaleområde. Forsikringspolitikken og Risikostyringspolitikken skal evalueres og evt. ændres i kommunalbestyrelsen. Hvile-i-sig-selv budgettet for forsikringsområdet skal ajourføres. Efter udbuddet skal forsikringsinfo på Infolet ajourføres. 1. februar er løsøre og m² ajourført. 1. juni er udbudsforretningen gennemført. 2. halvår implementeres resultatet af den nye forsikringsaftale. 07-11-2012 14:37 Side 2 af 6

It -Sikkerhed type: Fagsekretariat/Stab Målet er dels at opfylde revisionens krav til en it-sikkerhedspolitik, men lige så væsentligt, er at få en politik, der er dynamisk og som virker uden for papiret. 1.At de dele af it-sikkerhedspolitikken der vedkommer den almindelige medarbejder er kendt og bliver brugt. 2.Der er indgået Databehandleraftaler hvor det skønnes nødvendigt. 3.Der er foretaget anmeldelser til datatilsynet, hvor det er nødvendigt. 4.Der er udfærdiget nødplaner hvor det skønnes nødvendigt Afrapportering 1. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og en tidsfrist for hvornår alle aftaler er indgået. Opgørelse og tidsfrist kommunikeres ud via INFOLET 2. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og tidsfrist for hvornår alle anmeldelser er afsendt. Opgørelse og tidsfrist kommunikeres ud via INFOLET. Der laves et opslag bredt i organisationen når de væsentligste dele af it-sikkerhedspolitikken er på plads. Gerne via INFOLET og Indblik. Og ligeledes igen når alle bilag inklusive anmeldelser og databehandleraftaler er på plads. 1. Der iværksættes en awareness kampagne 2.Der iværksættes en rundrejse til relevante dataejere 3. Der opgøres et behov for databehandler aftaler. Og der indgås aftaler hvor der mangler. 4. Der opgøres et behov for anmeldelser til datatilsynet, og der anmeldes hvor der mangler. 5. Der opgøres et behov for nødplaner, og udfærdiges hvor der mangler. Forløbet påtænkes at være afsluttet i 2013. 1. At det fremgår af kampagens afrapportering at medarbejderne kender og forholder sig til it-sikkerhed. 2. At der findes aftaler hvor det skønnes nødvendigt 3. At der findes anmeldelser hvor det skønnes nødvendigt. 4. At der findes nødplaner hvor det skønnes nødvendigt. 07-11-2012 14:37 Side 3 af 6

Intern kanalstrategi type: Fagsekretariat/Stab For at sikre en effektiv intern information (envejs) og kommunikation (tovejs) i og fra en stor og geografisk spredt organisation, er det afgørende, at vi bruger flere forskellige kanaler og udnytter de enkelte kanalers styrker. Typisk kan man med fordel bruge de forskellige kanaler i et samspil, så man når så bredt ud som muligt. De interne kommunikationskanaler skal tilsvarende bidrage til at vi kan leve op til kommunikationspolitikkens formål om at medarbejderne føler sig inddraget og oplever kommunikation som et element, der motiverer til vidensdeling og udvikling. De interne kommunikationskanaler skal skabe rum til den nødvendige kommunikation, der har længst vej gennem organisationen - nemlig direktionens budskaber i forhold til overordnede politikker og strategier. Den eksterne kanalstrategi blev udarbejdet og vedtaget i 2012. I 2013 skal der udarbejdes en intern kanalstrategi, som beskriver de forskellige interne kanaler. Den interne kanalstrategi skal sikre, at der er interne kommunikationskanaler til rådighed, så ledere og medarbejdere kan leve op til det ansvar de har for at skabe god kommunikation (jvf. kommunikationspolitikken). Afrapportering Orientering om den interne kanalstrategi gennem de respektive interne kanaler. I foråret 2013 laves en behovsundersøgelse for de interne kanaler. På baggrund af behovsundersøgelsen formuleres en intern kanalstrategi Den interne kanalstrategi skal vedtages inden udgangen af 2013. 07-11-2012 14:37 Side 4 af 6

Web- og kanalstrategiske indsatser 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg type: Fagsekretariat/Stab Den vedtagne kanalstrategi samt webstrategien, der forventes vedtaget ultimo 2012. Strategierne indeholder en række indsatser for årene 2013-2015. Fokus på kerneydelser på nettet med selvbetjening i centrum. Faaborg-Midtfyn Kommunes website og andre digitale platforme skal understøtte kommunen som virksomhed med fokus på bedre og mere effektiv service og selvbetjening. Afrapportering Løbende og relevant orientering til: Kanalstrategigruppen Direktionen Koncernledelsen Økonomiudvalget Medarbejderne Overgang til Digital Post og formularer i stedet for mailadresser på hjemmesiden. Øget fokus på selvbetjening og sammenhæng på tværs af Borger, Virksomhed og Selvbetjening. Redesign af forside og underforsider. Reorganisering af weborganisationen. Principper for hjemmesiden. Mål og webregnskab. Gennemførte indsatser og opfølgning af de vedtagne mål i webstrategien. 07-11-2012 14:37 Side 5 af 6

Sb-SYS 01-01-2011 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg type: Fagsekretariat/Stab Målet er at SBSYS bliver den fælles platform for opsamling af dokumenter i den administrative del af kommunens virke og aflevering til statens arkiver hvor det er (økonomisk) fornuftigt. 1. At SBSYS er udbredt til de administrative arbejdspladser i kommunen inkl. Institutioner. 2.Der opgøres hvilke systemer der skal aflevere dokumenter til statens arkiver, og om der i givet fald er økonomi at få SBSYS til at aflevere i stedet for fagsystemerne ved en spejling af sagerne ind i SBSYS. Afrapportering 1. Der afrapporteres løbende til direktionen. 2. Der skal gennemføres en afklarende fase der a) Samlet opgør hvilke systemer der skal afleveres fra. b) Hvad det vil koste at aflevere system for system c) Hvilke mulige arkiver der kan afleveres til inkl. priser. d) et overslag over hvor der er økonomi i at aflevere via SBSYS. Herefter laves et politisk oplæg indeholdende et forslag til strategi for aflevering til statens arkiver. Efter vedtagelse laves detaljeret projektplan. 1. Der iværksættes undervisning for det administrative personale ved: Skoler, Plejecentre, støttecentre, institutioner og bosteder. 2. a. Der skal vælges og indgås aftale med et arkiv der skal afleveres til. b. Der skal opgøres et samlet overblik over hvilke typer dokumenter der skal afleveres og fra hvilke systemer. c. Det skal opgøres om der er økonomi i at spejle sager fra fagsystemer ind i SBSYS og aflevere her fra. d. Nødvendig programmering skal iværksættes (f.eks. GeoKon til SBSYS) Punkt 2 skal afvikles så der ikke forekommer overskridelse af de lovbestemte krav til aflevering til arkiv. (2011 2013) 1. Der er udbudt og gennemført uddannelse for det administrative personale ved: Skoler, Plejecentre, støttecentre, institutioner og bosteder. 2. a. At der er indgået en aftale med et arkiv b. Der er en plan for hvilke dokumenttyper der skal afleveres og fra hvilke systemer c. Der skal laves buisnescases pr. system d. Der skal laves programmering mellem Ditmer og respektive leverandører. 07-11-2012 14:37 Side 6 af 6