Udbudsregler og valg af lovprogram Norddjurs Kommune har modtaget et uopfordret tilbud fra EG Kommuneinformation på køb af deres lovprogram og økonomiprogram, NIS. Norddjurs Kommune har i forvejen en kommunelicens på økonomidelen, NIS Økonomi. Der er flere udbydere af lignende lovprogrammer. På nuværende tidspunkt leveres dette af Schultz. Schultz lovprogram, KommuneKoncept, benyttes til at skabe overblik og forståelse for den til enhver tid gældende lovgivning. KommuneKoncept benyttes af jurister, sagsbehandlerne, mv. og indeholder bl.a. lovgivning og overenskomster, med juridiske tolkninger og relevante domme til hver paragraf. Både NIS og KommuneKoncept er kommunelicenser, med et fast årligt abonnement. Alle ansatte har således adgang til både NIS Økonomi og KommuneKoncept. Udover KommuneKoncept benyttes der også en række elektroniske suppleringsprogrammer fra Schultz. Natur- og miljøafdelingen anvender disse, og Myndighedsafdelingen overvejer om de også skal tilkøbe tilsvarende på deres område. Disse programmer hjælper med at holde det interne regelsæt opdateret, og sparer derved de ansatte for meget tid, samt minimerer risikoen for fejlagtig sagsbehandling. Bibliotekerne køber tillige en række trykte lovsamlinger ved Schultz. Disse køb er uafhængige af de øvrige indkøb hos Schultz. Ved EG Kommuneinformation købes der foruden NIS Økonomi, en licens til elektronisk ejendomsforvaltning. Denne benyttes i Servicedirektørens sekretariat. Dette notat belyser hvorvidt indkøb af lovprogram, er billigst at købe ved EG Kommuneinformation eller Schultz, samt hvilke personalemæssige og udbudsretlige konsekvenser der er forbundet med dette køb. Alle beløb er angivet ekskl. moms. Besparelsespotentiale Der forventes følgende udgifter til EG Kommuneinformation: NIS Økonomi (pris i 2011) Netforvaltning Ejendomshandel (udgift i 2010) I alt udgifter til EG Kommuneinformation Der er i 2010 bogført følgende betalinger til Schultz: 97.205 kr. 40.868 kr. 138.073 kr. 1
KommuneKoncept Interne regler Norddjurs Kommune Linktjek-Rapporter Trykte samlinger til bibliotekerne LovGuide Miljø I alt udgifter til Schultz Samlede udgifter i 2010 til EG Kommuneinformation og Schultz 298.382 kr. 22.466 kr. 4.816 kr. 5.316 kr. 47.282 kr. 378.262 kr. 516.335 kr. EG Kommuneinformation har fremsendt et tilbud på en samlet løsning for deres lovprogram, og NIS Økonomi. Tilbuddet fra EG Kommuneinformation lyder på (1 årig kontrakt) 383.410 kr. Såfremt der vælges at tegne kontrakt på 2 år, gives der en længderabat på 10 %. Tilbuddet fra EG Kommuneinformation er således (2 årig kontrakt) 345.069 kr. EG Kommuneinformation er godkendt på SKI 2.19. Såfremt der vælges at indgå aftale via SKI, vil der blive tillagt 1,5 % til prisen, som tilfalder SKI. Benyttes SKI skal der udføres et miniudbud mellem de leverandører som SKI har valgt. Dette gør at der for indkøbsafdelingen ikke er ret meget arbejde sparet ved at benytte SKI, set i forhold til selv at gennemføre et EU-udbud. Indkøbschefen anbefaler derfor at benyttelsen af SKI udelukkes i denne henseende. For en mere gennemskuelig prissammenligning, er de samlede udgifter i 2010 til Schultz og EG Kommuneinformation, i nedenstående skema fratrukket de dele der ikke er med i EG Kommuneinformations tilbud, dvs. Netforvaltning Ejendomshandel og de trykte lovsamlinger til bibliotekerne. Den årlige besparelse ved at vælge tilbuddet fra EG Kommuneinformation på en 2 årig kontrakt bliver derfor: Samlede udgifter til EG Kommuneinformation og Schultz 516.335 kr. - Netforvaltning Ejendomshandel 40.868 kr. - Trykte lovsamlinger 5.316 kr. - Tilbuddet fra EG Kommuneinformation på en 2 årig kontrakt 345.069 kr. Årlig besparelse i produktudgifter 125.082 kr. Det skal bemærkes at tilbuddet fra EG Kommuneinformation er i 2011 priser, mens de nuværende årlige udgifter er indhentet i 2010 priser, på nær prisen for NIS Økonomi, der 2
er 2011 priser. Da der må forventes en årlig prisstigning på de resterende indkøb, vil de reelle nuværende udgifter derfor være højere, hvorfor besparelsespotentialet bliver tilsvarende større. Tilbuddet fra EG Kommuneinformation indeholder til sammenligning med Schultz: EG Kommuneinformation NIS Socialpakken Boligstøtte Børnetilskud og andre bidrag Integration Pension Social service Sociale ydelser Sygdom og barsel NIS Administrationspakken Familieret Kommunal forvaltning Udbud og indkøb Valg og folkevalgt NIS Teknik- og miljøpakken Beredskab Energi og affald Natur mv. Plan og byg Trafik og veje Vand og jord Virksomheder og landbrug Kvalitetsguider NIS Byggehåndbøger NIS Arbejdsmiljø NIS Borgerservice NIS Dagtilbud NIS Jobcenter NIS Kultur og fritid NIS Løn og personale NIS Opkrævning NIS Sundhed NIS Undervisning NIS Økonomi Schultz Socialforvaltning Udbudsstyring Teknik, Miljø, Plan, Natur Borgerservice Jobcenter Løn og personale Vidensdeling, Lovtjek og Intralink er indeholdt i pakkerne fra EG Kommuneinformation. Regler for hvornår indkøb af lovprogram skal i udbud Alle kommuner er ifølge Udbudsdirektivet pålagt at gennemføre EU-udbud på køb af databaseydelser, når den samlede kontraktsum over en 4-årig periode, overstiger tærskelværdien på 1.438.448 kr. dvs. 359.612 kr. om året. 1 1 Udbudsdirektivets bilag II A (tjenesteydelser), kategori 7 (databaseydelser). 3
Såfremt kontraktsummen er mindre end EU s tærskelværdi, men over 500.000 kr. over en 4-årig periode, dvs. 125.000 kr. om året, skal opgaven i nationalt udbud i henhold til tilbudsloven. Uanset udbudsforpligtigelse og udbudsform, er kommunen forpligtet til at overholde EFtraktatens principper om ikke-diskrimination, gennemsigtighed og proportionalitet. Det skal endvidere ALTID kunne påvises, at der er udvist et fornuftigt skøn over kontraktsummens størrelse. Beregning af kontraktsum Hvorvidt Norddjurs Kommune ligger over eller under tærskelværdien ved et eventuelt køb af NIS, afhænger af hvilke af de nuværende indkøb der skal medregnes i kontraktsummen. Udgangspunktet er at alle indkøb, som der er en oplagt sammenhæng imellem, skal medregnes. Der skal her ses på, hvorvidt der er lighedspunkter mellem de købte varer. Det at det er muligt at benytte samme leverandør til køb af flere varer, er et centralt lighedspunkt, og defineres som når en del af leverandørerne kan levere alle varerne, og resten af leverandørerne kan levere de fleste af varerne. I dette tilfælde skal alt undtagen følgende medtages i beregningen af kontraktsummen: NIS Økonomi Netforvaltning Ejendomshandel De trykte lovsamlinger til bibliotekerne NIS Økonomi skal ikke medtages, fordi EG Kommuneinformation har eksklusive rettigheder til KL s elektroniske budgetvejledning, der er indeholdt i NIS Økonomi. Da KL s elektroniske budgetvejledning er uundværlig for kommunens budgetlægning, er der derfor ingen andre leverandører, der kan levere et alternativ til NIS Økonomi. 2 Netforvaltning Ejendomshandel skal ikke medtages, fordi denne ingen lighedspunkter har med de øvrige indkøb ved EG Kommuneinformation og Schultz. Netforvaltning Ejendomshandel er en digital løsning til ejendomsmæglernes bestilling af ejendomsoplysninger fra kommunen. Programmet er tidsbesparende for sagsbehandlerne, ved at en stor del af sagsbehandlingen foregår digitalt. Programmet er desuden integreret med KMD s ejendomsoplysninger, BBR registret og ESR. Manglen på lighedspunker skyldes, at Netforvaltning Ejendomshandel er en bagvedliggende digital løsning, der letter kommunens sagsbehandling, mens lovprogrammet benyttes direkte af kommunens medarbejdere. Derudover er der ingen indkøbsmæssig forbindelse til de produkter der sælges i den samlede tilbudspakke fra EG Kommuneinformation. 2 Hvis der var flere leverandører af økonomiprogrammet, skulle den medtages i beregningen af kontraktsummen, fordi det har det væsentlige lighedspunkt med lovprogrammet, at det er et hjælpeværktøj, i form af en database, der benyttes direkte af medarbejderne. 4
De trykte lovsamlinger til bibliotekerne skal ikke medtages, fordi de er papirudgaver (bøger), som borgerne benytter på bibliotekerne, der er således ingen lighedspunkter med de resterende indkøb ved EG Kommuneinformation og Schultz. Derudover er der ingen indkøbsmæssig forbindelse til de øvrige produkter fra Schultz. De resterende varer, er en del af det nødvendige lovprogram, som der er flere mulige leverandører til. Disse skal derfor medtages i beregningen af kontraktsummen. Den skønnede kontraktsum opgøres således til EG Kommuneinformations tilbud, fratrukket prisen for NIS Økonomi. Kontraktsummen bliver således som følger for en 4 årig periode: Det samlede tilbud fra EG Kommuneinformation* 1.380.276 kr. - Tilbudsprisen for NIS Økonomi ved køb af hele pakken* 279.907 kr. Skønnet kontraktsum over en 4 årig periode 1.100.369 kr. * Priserne er fra EG Kommuneinformations tilbud ved en 2 årig kontrakt i 2011-priser. Vurdering af udbudsforpligtelse Tærskelværdien for hvornår der skal gennemføres et EU-udbud er på 1.438.448 kr. for en 4 årig periode. Den skønnede kontraktsum er derfor under tærskelværdien, hvorfor Norddjurs Kommune ikke er forpligtet til at gennemføre et EU-udbud. Den skønnede kontraktsum er dog mere end 500.000 kr. for en 4 årig periode, hvorfor indkøbet skal i nationalt udbud. Indkøbskonsulentens anbefaling Det er indkøbskonsulentens anbefaling at gennemføre et EU-udbud, da den skønnede kontraktsum er forholdsvis tæt på tærskelværdien. Når kontraktsummen er så tæt på tærskelværdien, kan den fremtidige prisudvikling og muligheden for efterfølgende at købe flere moduler, let senere hen få kontraktsummen over tærskelværdien. Det er derfor mest hensigtsmæssigt at gennemføre udbuddet med det samme, dels for at få den optimale pris fra starten, og dels for at undgå at skulle udskiftet systemet med få års mellemrum. Udbuddets indhold Det er kun lovprogrammet inkl. eventuelle tilkøbsmoduler der skal i udbud. 5
Konsekvenser for chefområderne ved at skifte fra KommuneKoncept til NIS Afdeling Konsekvens Behov for tilkøb Natur- og miljøafdelingen Der er brugt 3 år på at opbygge et kvalitetsstyringssystem i KommuneKoncept. Det vil være tidskrævende at flytte alt dette over i NIS. Færre funktionaliteter i NIS end i KommuneKoncept, vil medføre et øget tidsforbrug i afdelingen. Der kan være et ønske om tilkøb af vejledninger for at opnå en tidsbesparelse. Økonomi- og lønafdelingen Ingen Nej Myndighedsafdelingen Ingen Nej Kultur- og udviklingsafdelingen Ingen Nej Byg- og planafdelingen Ingen Nej Servicedirektørens sekretariat Ingen Nej Der kan være et ønske om tilkøb af vejledninger for at opnå en Skole- og dagtilbudsafdelingen KommuneKoncepts vejledninger vil blive savnet. tidsbesparelse. Der kan være et Direktionssekretariatet og HR Uanset om der vælges NIS eller KommuneKoncept, så vil afdelingen være nødt til at købe Thomson Reuters Karnov elektroniske lovsamling. KommuneKoncepts vejledninger vil blive savnet. ønske om tilkøb af vejledninger for at opnå en tidsbesparelse. IT-afdelingen Ingen Nej KommuneKoncept indeholder juridiske tolkninger, domme og omfattende vejledninger til forståelsen af lovgivningen. NIS indeholder domme og sagshjælp. Omfangsmæssigt er NIS endnu ikke i nærheden af hvad KommuneKoncept indeholder, men EG Kommuneinformation er i gang med en omfattende udvidelse af NIS. Dette gør at de enkelte afdelingers eventuelle ønsker om tilkøb, ikke kendes før udbuddet er gennemført, og der ses på hvorvidt de opstillede kravsspecifikationer er mødt i de indkomne tilbud. Opsummering Der vil kunne opnås besparelser på omkring 125.000 kr. om året ekskl. eventuelle tilkøb, ved at skifte fra KommuneKoncept fra Schultz til NIS fra EG Kommuneinformation. Et programskifte kan dog i enkelte afdelinger medføre et ønske om tilkøb af vejledninger til lovtekster, hvorfor den reelle besparelse kan være mindre. Endvidere vil Natur- og miljøafdelingen have behov for at bruge mange ressourcer på omlægningen, da afdelingens sagsbehandlingsprocedurer er integreret i KommuneKoncept, hvorfor en udskiftning af programmet vil være ressourcetung i opstartsfasen. Det er et lovkrav at lovprogrammet som minimum sendes i nationalt udbud, men indkøbschefen anbefaler at det sendes i EU-udbud, med den begrundelse, at der er flere udbydere og kontraktsummen er tæt på tærskelværdien. Prisudviklingen og muligheden for efterfølgende at tilkøbe modulprogrammer, kan derfor få kontraktsummen til at overskride tærskelværdien, hvorfor det er mest hensigtsmæssigt at gennemføre et EUudbud fra starten. Det er kun lovprogrammet inkl. eventuelle tilkøbsmoduler der skal i udbud. 6