Microsoft Excel 2007
Indholdsfortegnelse 1. Indledning - Formålsbeskrivelse... 5 2. Indledning... 5 3. Deltagerinformation... 7 4. Vil du have overblik?... 9 4.1 Er dine data klar til at blive analyseret?... 12 4.2 Definition af pivottabellen... 12 4.3 Når der sker ændringer... 17 5. Hvordan står det til i Midtjylland?... 19 5.1 Rapportfilter... 20 5.2 Række/kolonnefilter... 20 5.3 Sortere data... 24 5.4 Gruppefelter... 24 5.5 Pivoter tabellen... 25 5.6 Talformater... 25 6. Når summen ikke slår til... 26 6.1 Flere felter på én gang... 27 6.2 Brugerdefinerede beregninger... 27 6.3 Videre med brugerdefinerede beregninger... 28 7. Præsentér dine data... 30 7.1 Formatér din tabel... 30 7.2 Typografier... 31 7.4 Søjler, lagkager og kurver... 32 7.5 Båndet... 35 8. Brug af eksterne data... 36 9. Vejledende løsninger... 37 10. Indeks... 41 Microsoft Excel 2007 Side 3
Side 4 Microsoft Excel 2007
1. Indledning - Formålsbeskrivelse Deltageren kan analysere store datamængder ved hjælp af pivottabeller f.eks. statistikker, interaktive rapporter, analyse af data fra økonomiprogram. Deltageren kan præsentere de analyserede data ved hjælp af diagrammer. 2. Indledning Dette materiale fører dig igennem oprettelse af pivottabeller. Gennem de første afsnit vil du blive præsenteret for forskellige muligheder og i kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. får du mulighed for at arbejde på egen hånd. Har du selv medbragt data, vil det være en god idé at tage dem frem, når du kommer dertil. God fornøjelse med arbejdet. Microsoft Excel 2007 Side 5
Side 6 Microsoft Excel 2007
3. Deltagerinformation Dette kapitel forklarer om materialets opbygning og anvendelse. Det grundlæggende princip for materialet er: Du lærer, når du er aktiv. Derfor tager materialet udgangspunkt i arbejdsopgaver og løsningen af dem. Materialet er sammensat i denne rækkefølge: En beskrivende del 1. Du præsenteres for et problem/emne, du skal sætte dig ind i 2. Problemet/emnet deles op i mindre dele, og du lærer fagudtrykkene 3. Der vil eventuelt være en beskrivelse af rækkefølgen/fremgangsmåden til at løse problemet/emnet (overordnet opskrift) 4. Oplæg til opgaver Bagest er der et stikordsregister, hvor du kan slå fagudtryk og mere dagligdags udtryk op. En oversigt over tastaturet kan du få ved at henvende dig til underviseren. En opgavedel Normalt vil der være en bestemt opgave, du skal løse plus nogle valgfrie opgaver. Du skal vælge de opgaver, der er mest nærværende for dig. Det er ikke meningen, at du skal løse alle opgaver. På hver opgave kan du se, hvilket problemfelt opgaven tilhører: Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem Huskesedler Til støtte ved løsning af opgaverne kan du bruge huskesedlerne, som er placeret særskilt. For de fleste vil det være en god idé at tage huskesedlerne ud af mappen, så det er muligt at se opgave og huskesedler samtidigt. Hvis du sidder fast, skal du kalde på din underviser og få forklaret problemet, så du kan komme videre i din opgaveløsning. Fordelene ved at arbejde på den måde er, at du: vælger at løse opgaver, der ligger tæt op ad dine daglige opgaver - dermed får du lært det rigtige for dig lærer programmets fagudtryk, så du kan anvende den elektroniske Hjælp-funktion Microsoft Excel 2007 Side 7
lærer selv at dele en opgave op i mindre dele er meget aktiv og dermed bevidst om, hvad der skal til for at løse et problem I den beskrivende del vil der være henvisninger til relevante huskesedler - på følgende måde. Udskriv Huskesedlerne er opbygget efter følgende retningslinjer: Betegnelsen Vælg betyder, at du skal bruge båndet (nogle gange vil resultatet blive det samme ved et højreklik med musen). Navne på faner, knapper, dialogbokse m.v. er angivet med kursiv skrift, f.eks. Vælg Officeknappen, Udskriv. Når du skal trykke på to taster samtidig, er det f.eks. angivet sådan: Tryk på Ctrl + S. Det betyder, at du trykker Ctrl-tasten ned, samtidig med at du trykker på S-tasten. Derefter slipper du igen begge taster. Ofte vil der på huskesedlerne være angivet flere måder at udføre funktionen på, men ikke alle måder. Hvis du vil bruge genvejstaster, kan du se metoden på oversigten over genvejstaster. Hvis metoden ved hjælp af båndet er beskrevet, kan du trykke på Alt-tasten og derefter trykke det understregede bogstav, der kommer frem ved fanen eller den knap der skal bruges. På den måde kan du se/gætte en masse tastaturgenveje. Hvis der i opgaverne er vist billeder, skrifttyper m.v., som du ikke har installeret på din pc, så vælger du blot en af de muligheder, som du har til rådighed. Brug den indbyggede hjælpefunktion flittigt, hvis der er ting, du er i tvivl om. Side 8 Microsoft Excel 2007
4. Vil du have overblik? Du kender det nok: Du sidder og ser på et regneark fyldt med data. Række efter række og kolonne efter kolonne. Du har masser af ting, du kan bruge dine tal til, men hvordan får du lige svar på de spørgsmål, som trænger sig på? Svaret kan være: Du laver en pivottabel! Pivottabeller er et interaktivt analyseværktøj, som du kan bruge til hurtigt at opsummere store mængder af data ved hjælp af beregnings-, filtrerings- og formatmetoder, som du selv bestemmer. På den måde kan du få overblik over dine data og få svar på dine spørgsmål. Det kaldes en pivottabel, fordi række- og kolonneoverskrifter kan roteres rundt om midtpunktet kernedataområdet - så dine grunddata (dine kildedata) vises på forskellige måder. Forestil dig et Excel-regneark, bestående af hundredvis af datarækker, f.eks. en tabel med salgstal opregnet i række efter række og kolonne efter kolonne. Med en pivot-tabel kan du vende og dreje dine data, så du kan få svar på de spørgsmål, du har til dine data. Desuden kan du, ud fra den samme model, analysere dine data på forskellig måde og efter forskellige kriterier. EKSEMPEL Du sidder med et regneark, som indeholder data om hvor meget dine sælgere har solgt i to regioner, hvor meget de har solgt af forskellige produkter på enkeltdage. Det er umiddelbart mange data at håndtere, så hvordan får du et overblik? Hvor meget har Lærke solgt hvor, og hvordan ser det ud i en enkelt måned, et enkelt kvartal? Hvem sælger hvilke varer og hvor? Dine data er bygget op over denne læst: Område Sælger Ordrebeløb Varegruppe Ordredato Ordre-id Midtjylland Brodersen kr 440,00 A 16-07-2009 10248 Midtjylland Sørensen kr 1.863,40 A 10-07-2009 10249 Syddanmark Pallesen kr 1.552,60 C 12-07-2009 10250 Syddanmark Lærke kr 654,06 D 15-07-2009 10251 Syddanmark Pallesen kr 3.597,90 D 11-07-2009 10252 Midtjylland Lærke kr 1.444,80 C 16-07-2009 10253 Midtjylland Brodersen kr 556,62 B 23-07-2009 10254 Midtjylland Dam kr 2.490,50 B 15-07-2009 10255 Syddanmark Lærke kr 517,80 A 17-07-2009 10256 Syddanmark Pallesen kr 1.119,90 A 22-07-2009 10257 Syddanmark Due kr 1.614,88 C 23-07-2009 10258 Syddanmark Pallesen kr 100,80 D 25-07-2009 10259 Syddanmark Pallesen kr 1.504,65 D 29-07-2009 10260 Syddanmark Pallesen kr 448,00 C 30-07-2009 10261 Syddanmark Laudrup kr 584,00 B 25-07-2009 10262 Syddanmark Dam kr 1.873,80 B 31-07-2009 10263 Midtjylland Sørensen kr 695,62 A 23-08-2009 10264 Syddanmark Friis kr 1.176,00 A 12-08-2009 10265 Syddanmark Lærke kr 346,56 C 31-07-2009 10266 Syddanmark Pallesen kr 3.536,60 D 06-08-2009 10267 Syddanmark Laudrup kr 1.101,20 D 02-08-2009 10268 Midtjylland Brodersen kr 642,20 C 09-08-2009 10269 Microsoft Syddanmark Excel 2007 Due kr 1.376,00 B 02-08-2009 10270 Side 9
Rækkerne kan fortsætte næsten i det uendelige. For at få overblikket og svar på dine spørgsmål kan en pivottabel være en god idé. Med pivottabellen kan du vende og dreje dine data. Her er oplysningerne brugt til at fremstille en oversigt, der viser hvor meget hver sælger har solgt af de forskellige varegrupper: Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter A B C D Hovedtotal Brodersen 14088,7 22043,33 17608,12 15052,1 68792,25 Dam 34170,12 19178,23 12529,7 9169,99 75048,04 Due 49224,93 33280,76 66887,98 33106,42 182500,09 Friis 57018,32 28660,13 25842,48 50982,85 162503,78 King 43050,86 19836,74 23095,87 30979,52 116962,99 Laudrup 27375,14 27131,1 34310,52 34215,91 123032,67 Lærke 45949,3 46058,24 44573,15 64615,58 201196,27 Pallesen 71147,48 60539,62 52698,81 41377,77 225763,68 Sørensen 12055,74 22680,09 18204,25 19587,55 72527,63 Hovedtotal 354080,59 279408,24 295750,88 299087,69 1228327,4 Feltet Sælger er trukket ud som rækkeetiket og totaler for de enkelte varegrupper er summeret i opstillingen. Du har også mulighed for at opstille kriterier. Hvis du ønsker at kunne se tallene for hver region, kan du bruge feltet Område som rapportfilter: Område Midtjylland Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter A B C D Hovedtotal Brodersen 14088,70 22043,33 17608,12 15052,10 68792,25 Dam 34170,12 17304,43 12380,70 9169,99 73025,24 Friis 475,11 471,20 1591,25 2537,56 King 43050,86 12544,08 23095,87 17995,54 96686,35 Laudrup 899,00 2222,20 420,00 3541,20 Lærke 5294,08 2010,30 7304,38 Pallesen 245,00 2761,00 1234,05 4240,05 Sørensen 12055,74 22680,09 15154,31 18610,03 68500,17 Hovedtotal 109379,61 78703,13 72471,5 64072,96 324627,2 På samme måde kan du opsætte kriterier for, hvilke sælgere du vil se, hvilke varegrupper m.v. Side 10 Microsoft Excel 2007
EKSEMPEL Område Midtjylland Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter A D Hovedtotal Dam 34.170,12 9.169,99 43.340,11 King 43.050,86 17.995,54 61.046,40 Pallesen 245,00 1.234,05 1.479,05 Hovedtotal 77.465,98 28.399,58 105.865,56 Her er der også filtreret på sælger og varegruppe. Tabellen viser nu total for 3 sælgere og 2 varegrupper. Desuden er der ændret på talformatet, så alle tal vises med 2 decimaler og tusindtalsseparator. Samtidig med din tabel kan du få oprettet et diagram, som viser netop de værdier, du har valgt at vise: EKSEMPEL 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 A D 10000 5000 0 Dam King Pallesen Du kan se mere om diagrammer i kapitlet Søjler, lagkager og kurver på side 32. Microsoft Excel 2007 Side 11
4.1 Er dine data klar til at blive analyseret? Inden du kan opbygge en pivottabel, skal du sikre dig, at dit regneark er bygget op, så det kan bruges som grundlag til tabellen. Når du opretter en pivottabel, bliver de enkelte kolonner i kildedataene til et felt, som du kan bruge til opbygning af din tabel. Du skal sikre dig: At alle kolonner har kolonneoverskrifter i første række af området med kolonneoverskrifter. I eksemplet ovenfor bliver kolonnetitlerne Region, Sælger, Ordrebeløb og Produktgruppe feltnavne. At alle rækker under overskrifterne indeholder samme type oplysninger. Der skal f.eks. være tekst i én kolonne, tal i en anden kolonne og datoer i en tredje kolonne. Med andre ord må en kolonne, der indeholder tal, ikke indeholde tekst osv. At dine kildedata hænger sammen. Der må ikke være tomme kolonner eller rækker, i det område du angiver som datagrundlag. Klargør data 4.2 Definition af pivottabellen Når dataene er klar, skal du anbringe markøren et vilkårligt sted i tabellen og gå i gang med at danne din pivottabel. Når du har valgt Indsæt - Pivottabel sker definitionen i dette skærmbillede: Side 12 Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007 Side 13
Læg mærke til, at der er kommet et par ekstra punkter på båndet. Under dem kan du finde de fleste af de funktioner, du skal bruge, når du arbejder med pivottabeller. Selve definitionen sker i højre side af billedet: Tilgængelige felter kolonneoverskrifterne er blevet til feltnavne. Rapportfilter: Du kan filtrere dine data på det eller de felter, du placerer i dette område. Kolonneetiketter: Felter til kolonneoverskrifter Rækkeetiketter: Felter til rækkeoverskrifter Værdier: Det eller de felter, der skal beregnes. Hvis boksen ikke kommer frem, kan du slå visningen til på båndet. Vis/skjul Side 14 Microsoft Excel 2007
Microsoft Excel 2007 Side 15
EKSEMPEL Her er felterne Område, Sælger, Ordrebeløb og Varegruppe valgt til tabellen. Der er sat flueben ud for feltnavnene i feltlisten. Rapportfilter: Du kan filtrere på feltet Område, så kun tal fra en eller flere regioner tages med i beregningen. Kolonneetiketter: Feltet Varegruppe er valgt som kolonneoverskrift. Rækkeetiketter: Feltet Sælger er valgt som rækkeoverskrift Værdier: Feltet Ordrebeløb summeres i værdifeltområdet. Du kan tilføje flere felter som rapportfelter, kolonneetiketter, rækkeetiketter og værdier. Ikkenumeriske felter placeres automatisk i retningen Rækkeetiketter i venstre side af tabellen. Når du tilføjer flere ikke-numeriske felter, placeres de på indersiden af felter, der allerede findes i pivottabellen, så der oprettes et hierarki. Side 16 Microsoft Excel 2007
Rækkeetiketter Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Dam 75048,04 A 34170,12 B 19178,23 C 12529,7 D 9169,99 Du kan nu klikke på det lille - ud for at skjule detaljerne under hovedfeltet. Rækkeetiketter Sum af Ordrebeløb Brodersen 68792,25 A 14088,7 B 22043,33 C 17608,12 D 15052,1 Dam 75048,04 Due 182500,09 Friis 162503,78 Du har altid mulighed for at placere et felt i en anden sektion ved at trække det til den nye placering. Vis/skjul 4.3 Når der sker ændringer Tallene, der vises i pivottabellen, er som de ser ud lige nu. Hvis du ændrer i kildedataene, slår ændringerne ikke automatisk igennem til pivottabellen. Pivottabellen skal med andre ord opdateres, hver gang du ændrer i kildedataene. Opret pivottabel Microsoft Excel 2007 Side 17
Side 18 Microsoft Excel 2007
5. Hvordan står det til i Midtjylland? Efter det grundlæggende arbejde med opbygningen af din pivottabel, kommer arbejdet med at finde lige netop de data, du har brug for til dine analyser. Hvis du vil koncentrere dig om én bestemt sælger i et enkelt område i én bestemt periode, kan du filtrere dine data, så du kun ser dem, du har brug for. Der er flere muligheder for at filtrere og sortere dine data. EKSEMPEL Varegruppe B Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter Midtjylland Hovedtotal Brodersen 22043,33 22043,33 Dam 17304,43 17304,43 Friis 471,2 471,2 King 12544,08 12544,08 Laudrup 899 899 Pallesen 2761 2761 Sørensen 22680,09 22680,09 Hovedtotal 78703,13 78703,13 Her er der foretaget filtrering på felterne Varegruppe og Område, så der kun vises varegruppe B og region Midtjylland. Du kan vælge en eller flere værdier i hvert felt, når du filtrerer. Afkryds blot, hvad du har lyst til at se. Microsoft Excel 2007 Side 19
5.1 Rapportfilter Du kan angive et eller flere felter som rapportfilter. Rapportfiltre giver dig mulighed for overordnet at filtrere dine data. I eksemplet her er feltet Varegruppe valgt som rapportfilter, og du kan vælge at se én eller flere varegrupper ad gangen. Rapportfilteret placeres over din tabel. Varegruppe B Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter Midtjylland Hovedtotal Brodersen 22043,33 22043,33 Dam 17304,43 17304,43 Friis 471,2 471,2 King 12544,08 12544,08 Laudrup 899 899 Pallesen 2761 2761 Sørensen 22680,09 22680,09 5.2 Hovedtotal Række/kolonnefilter 78703,13 78703,13 Du kan filtrere på såvel række- som kolonneetiketter. Filteret sættes op ved at klikke på den lille pil ud for Række/Kolonneetiketter Her kan du vælge at markere de elementer du vil se, du kan sortere dine data, og du kan opsætte brugerdefinerede etiket- og værdifiltre. EKSEMPEL Du har opbygget en pivottabel efter denne skabelon: Side 20 Microsoft Excel 2007
Nu vil du gerne se tallene for sælger Dams salg i Midtjylland i oktober måned 2009. Dine filtreringer er: Kolonneetiketter: Rækkeetiketter Feltet Sælger Microsoft Excel 2007 Side 21
Side 22 Microsoft Excel 2007
Feltet Ordredato Her er der opsat et specielt Datofilter. Efter valg af Mellem kan du indtaste dato fra og til: Filtrer data Microsoft Excel 2007 Side 23
5.3 Sortere data Du kan sortere dine data, så de står i en anden rækkefølge. I dette eksempel er data sorteret efter det samlede salg med det mindste først. Værdier Samlet Sælger salg Brodersen 68792,25 Sørensen 72527,63 Dam 75048,04 King 116962,99 Laudrup 123032,67 Friis 162503,78 Due 182500,09 Lærke 201196,27 Pallesen 225763,68 Hovedtotal 1228327,4 Sorter data 5.4 Gruppefelter Dine data kan grupperes. Hvis du f.eks. vil vise dine tal opsummeret i kvartaler, kan du benytte funktionen Gruppefelt. EKSEMPEL Datofelterne er samlet og grupperet i kvartaler. Gruppefelter Side 24 Microsoft Excel 2007
5.5 Pivoter tabellen Det kan ske, at du gerne vi se dine data på den anden led. I det tilfælde kan du flytte rækketitlerne op som kolonneoverskrifter og på den måde få et bedre overblik. Du kan altså pivotere en allerede pivoteret tabel. Solgt i alt Kolonneetiketter Rækkeetiketter Kvt.1 Kvt.2 Kvt.3 Kvt.4 Hovedtotal Brodersen 22719,01 6857,67 16034,62 23180,95 68792,25 Dam 32480,01 14919,71 9649,35 17998,97 75048,04 Due 44236,82 45362,53 41287,39 51613,35 182500,09 Friis 48316,94 58778,29 20292,4 35116,15 162503,78 King 34865,82 38584,08 21949,93 21563,16 116962,99 Laudrup 47023,08 28573,82 20689,99 26745,78 123032,67 Lærke 90204,43 50948,79 17304,26 42738,79 201196,27 Pallesen 81283,77 33357,38 46821,04 64301,49 225763,68 Sørensen 18903,29 18106,66 14276,39 21241,29 72527,63 Hovedtotal 420033,17 295488,93 208305,37 304499,93 1228327,4 Her er resultatet ovenfor samlet for begge regioner, og rækkeetiketter er flyttet til kolonneetiketter. Det giver et bedre overblik over dine data. Gruppefelter 5.6 Talformater I eksemplet ovenfor ser tallene ikke så pæne ud. Antallet af decimaler er ikke det samme i alle tal. Ligesom når du arbejder med almindelige regneark, kan du vælge at vise dine tal formateret på en anden måde, f.eks. fjerne alle decimaler. Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter Kvt.1 Kvt.2 Kvt.3 Kvt.4 Hovedtotal Brodersen 22719 6858 16035 23181 68792 Dam 32480 14920 9649 17999 75048 Due 44237 45363 41287 51613 182500 Friis 48317 58778 20292 35116 162504 King 34866 38584 21950 21563 116963 Laudrup 47023 28574 20690 26746 123033 Lærke 90204 50949 17304 42739 201196 Pallesen 81284 33357 46821 64301 225764 Sørensen 18903 18107 14276 21241 72528 Hovedtotal 420033 295489 208305 304500 1228327 Talformater Microsoft Excel 2007 Side 25
6. Når summen ikke slår til Indtil nu har du udelukkende arbejdet med at lægge tal sammen. Der er dog også andre funktioner til rådighed. Det kan være, du har brug for at beregne gennemsnit af en sælgers tal over en periode, måske vil du gerne kunne tælle op, hvor mange ordrer en sælger har præsteret i en periode. Eller hvordan har sælgerne procentvis fordelt salget imellem sig? I pivottabellen kan du anvende flere af de funktioner, som du kan bruge i en almindelig regnearksmodel. EKSEMPEL Sum Kolonneetiketter Rækkeetiketter Midtjylland Syddanmark I alt Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,80 75048,04 Due 182500,09 182500,09 Friis 2537,56 159966,22 162503,78 King 96686,35 20276,64 116962,99 Laudrup 3541,20 119491,47 123032,67 Lærke 7304,38 193891,89 201196,27 Pallesen 4240,05 221523,63 225763,68 Sørensen 68500,17 4027,46 72527,63 I alt 324627,20 903700,20 1228327,40 Her er modellen med tallene summeret pr. sælger pr. region. Antal Kolonneetiketter Rækkeetiketter Midtjylland Syddanmark I alt Brodersen 42 42 Dam 39 2 41 Due 117 117 Friis 3 89 92 King 63 4 67 Laudrup 3 96 99 Lærke 5 120 125 Pallesen 4 147 151 Sørensen 61 4 65 I alt 220 579 799 Den samme model denne gang med antal ordrer pr. sælger pr. region. Værdifeltindstillinger Side 26 Microsoft Excel 2007
6.1 Flere felter på én gang Lad os tænke os, at du gerne, i det samme diagram, vil vise f.eks. summering og optælling af ét felt. Du skal med andre ord bruge det samme felt to gange i din definition. I eksemplet her vises såvel ordrebeløb som antal ordrer. Du kan med andre ord godt bruge samme felt flere gange. Her er vist såvel ordrebeløb som antal ordrer. Det vil sige, at feltet Ordrebeløb optræder to gange i sektionen Værdier, men med forskellige beregningsmetoder. Opret pivottabel 6.2 Brugerdefinerede beregninger Nu vil du se hver sælgers procentdel af hovedtotalen for salget. Pallesen havde de fleste ordrer, men er det ensbetydende med, at han også står for den højeste procentdel af det samlede salg? Microsoft Excel 2007 Side 27
Du kan finde ud af dette ved hjælp af en brugerdefineret beregning. Med en brugerdefineret beregning kan du f.eks. oprette en løbende total eller beregne procentdelen for hver sælgers salg sammenlignet med hovedtotalen for alle salg. Rækkeetiketter Sum af Ordrebeløb Brodersen 5,60% Dam 6,11% Due 14,86% Friis 13,23% King 9,52% Laudrup 10,02% Lærke 16,38% Pallesen 18,38% Sørensen 5,90% Hovedtotal 100,00% Brugerdefinerede beregninger 6.3 Videre med brugerdefinerede beregninger Ud over de tal du har i dine kildedata, kan du danne nye ud fra beregninger. Forestil dig, at dine sælgere skal have bonus af deres salg. En ordre på over kr. 1.000 udløser en her og nu bonus på 3%. Er ordrebeløb under kr. 1.000 er bonussen nul. Værdier Rækkeetiketter Sum af Ordrebeløb Sum af Bonus Brodersen 68792,25 kr 2.063,77 16-07-2009 440 kr 0,00 23-07-2009 556,62 kr 0,00 09-08-2009 642,2 kr 0,00 10-09-2009 1420 kr 42,60 18-10-2009 516 kr 0,00 25-10-2009 877,2 kr 0,00 26-11-2009 3471,68 kr 104,15 27-11-2009 429,4 kr 0,00 09-12-2009 9210,9 kr 276,33 19-12-2009 103,2 kr 0,00 02-01-2010 716,72 kr 0,00 06-03-2010 713,3 kr 0,00 Der er indsat et ekstra felt, Sum af Bonus som resultat af formlen: =Ordrebeløb*HVIS(Ordrebeløb>1000;3%) Side 28 Microsoft Excel 2007
Brugerdefinerede beregninger Subtotalen i kolonnen Sum af Bonus er ikke korrekt, så det vil nok være mest smart ikke at vise subtotaler. Værdier Rækkeetiketter Sum af Ordrebeløb Sum af Bonus Brodersen 16-07-2009 440 kr 0,00 23-07-2009 556,62 kr 0,00 09-08-2009 642,2 kr 0,00 10-09-2009 1420 kr 42,60 18-10-2009 516 kr 0,00 25-10-2009 877,2 kr 0,00 26-11-2009 3471,68 kr 104,15 27-11-2009 429,4 kr 0,00 09-12-2009 9210,9 kr 276,33 19-12-2009 103,2 kr 0,00 02-01-2010 716,72 kr 0,00 06-03-2010 713,3 kr 0,00 Vis/skjul Microsoft Excel 2007 Side 29
7. Præsentér dine data Hvis du skal præsentere resultatet af dit arbejde med pivottabellerne, har du mange forskellige muligheder for at ændre på layoutet. Desuden kan du i én arbejdsgang oprette såvel en pivottabel som en grafisk fremstilling af resultatet i et diagram. 7.1 Formatér din tabel Overordnet har du mulighed for at formatere din tabel på 3 måder: Kompakt format Kolonnefelter placeret i en kolonne Sum af Ordrebeløb Kolonneetiketter Rækkeetiketter Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 Dispositionsform Kolonnefelter i hver sin kolonne Sum af Ordrebeløb Område Sælger Ordredato Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 18-10-2009 516 516 25-10-2009 877,2 877,2 26-11-2009 3471,68 3471,68 27-11-2009 429,4 429,4 Side 30 Microsoft Excel 2007
Tabelformat Klassisk tabelformat. Godt hvis du skal kopiere data til et andet regneark. Sum af Ordrebeløb Område Sælger Ordredato Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 16-07-2009 440 440 23-07-2009 556,62 556,62 09-08-2009 642,2 642,2 10-09-2009 1420 1420 18-10-2009 516 516 25-10-2009 877,2 877,2 26-11-2009 3471,68 3471,68 27-11-2009 429,4 429,4 Formater pivottabel 7.2 Typografier Når du har valgt et overordnet format, har du igen mulighed for at pynte på tabellen. Der findes forskellige færdige typografier. Du kan se hele galleriet på båndet under Pivotværktøjer Design. Sum af Ordrebeløb Område Sælger Midtjylland Syddanmark Hovedtotal Brodersen 68792,25 68792,25 Dam 73025,24 2022,8 75048,04 Due 182500,09 182500,09 Friis 2537,56 159966,22 162503,78 King 96686,35 20276,64 116962,99 Laudrup 3541,2 119491,47 123032,67 Lærke 7304,38 193891,89 201196,27 Pallesen 4240,05 221523,63 225763,68 Sørensen 68500,17 4027,46 72527,63 Hovedtotal 324627,2 903700,2 1228327,4 Eksempel på anvendt typografi. Formater pivottabel Microsoft Excel 2007 Side 31
7.4 Søjler, lagkager og kurver Ud over almindelige tabeller kan du præsentere dine data grafisk og på den måde få et visuelt indtryk af dine data. Når du skal oprette dit pivotdiagram, ser skærmbilledet sådan ud: Diagramområde Feltliste Filterrude Diagramområde: Diagrammet opbygges her efterhånden som du foretager dine valg. Feltliste: Viser de felter, der er til rådighed. Markér de felter, der skal medtages. Filterrude: Viser et overblik i sprogform over opbygningen af diagrammet. Opbygningen af et diagram svarer til opbygningen af tabeller. Du vælger felter i feltlisten og placerer dem i de fire bokse under feltlisten. Et diagram står ikke alene. Når du opretter et diagram, vises både tabel og diagram. De filtreringer du kan lave i tabellen slår med det samme igennem på diagrammet. Det er også muligt at opsætte filtre i filterruden. Her følger et par eksempler på opbygningen af et diagram: Side 32 Microsoft Excel 2007
200000 150000 100000 50000 0 Midtjylland Syddanmark Rapportfilter: Sælger. Du vælger rapportfilter i tabellen. Aksefelt: Område Værdier: Sum af Ordrebeløb Microsoft Excel 2007 Side 33
250000 200000 150000 100000 50000 0 Midtjylland Syddanmark Brodersen Dam Due Friis King Laudrup Lærke Pallesen Sørensen Her er feltet Sælger valgt som forklaringsfelt. Forklaringen er placeret nederst. 200000 180000 160000 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0 Midtjylland Syddanmark Due Laudrup Sørensen I filterruden kan du ved forklaringsfeltet se, at der er filtreret på feltet Sælger. Pivotdiagram Side 34 Microsoft Excel 2007
7.5 Båndet I forbindelse med oprettelsen af diagrammer skal du være opmærksom på, at du får en række nye muligheder i båndet. Der kommer 4 ekstra faner med flere funktioner. Fanerne Design og Layout drejer sig især om diagrammerne. De funktioner du kan bruge i forbindelse med diagrammerne med hensyn til layout m.v. svarer til dem, du normalt kan bruge, når du arbejder med diagrammer. Du kan evt. hente oplysninger i mappen: Præsentation af data i regneark. Microsoft Excel 2007 Side 35
8. Brug af eksterne data Du har allerede dine data. De er registreret i et andet system, og der ligger de jo godt. Du har altid mulighed for at importere data, men det var jo nemmere, hvis du ikke behøver at sætte det apparat i gang. Har du forbindelse til eksterne data, kan du bygge din pivottabel direkte på disse tal. Det kræver dog, at du har mulighed for populært sagt at stikke snabelen ned i disse data. Da data jo kan ligge i mange forskellige programmer, tager dette eksempel udgangspunkt i data, som i forvejen er placeret i en Access-database, men med den rigtige opsætning er fremgangsmåden den samme. Vær opmærksom på, at du skal opdatere dine data, hver gang du indlæser pivottabellen. EKSEMPEL Her er data hentet fra en Access-database og indsat i en pivottabel. Rækkeetiketter Sum af Timer Aktiv Personale 416 2009 349 2010 67 JKS 404 2009 343 2010 61 Temp-Team 306 2009 271 2010 35 Vikaren 210 2009 182 2010 28 Hovedtotal 1336 Som du kan se, er resultatet fuldstændig identisk med de tabeller, du oprette direkte fra dine Excel-data. Du kan hente data fra forskellige datakilder. Der er forskellige sikkerhedsmæssige forhold der bestemmer, hvilke forbindelser du har ud af dit ark. Du kan læse mere om forbindelse til eksterne data i hjælpen under punktet: Oprette, redigere og administrere forbindelser til eksterne data. Eksterne data Side 36 Microsoft Excel 2007
9. Vejledende løsninger Kapitel 4 Opgave A Opgave B Microsoft Excel 2007 Side 37
Kapitel 5 Kapitel 6 Opgave A Side 38 Microsoft Excel 2007
Kapitel 7 Opgave 3 Opgave 4: Microsoft Excel 2007 Side 39
Afsnit 6 Side 40 Microsoft Excel 2007
10. Indeks brugerdefineret beregning;28 båndet;35 datofilter;23 detaljer;17 dispositionsform;30 eksterne data;36 feltliste;32 filterrude;32 filtrere;19 gruppefelt;24 huskesedler;8 klargør data;12 kompakt format;30 pivotdiagram;32 rapportfilter;10;16;20;33 række/kolonneetiketter;20 rækkeetiket;10 rækkeetiketter;16 sortere;19;24 tabelformat;31 talformater;25 typografier;31 værdier;16 værdifeltindstillinger;26 kolonneetiketter;16 Microsoft Excel 2007 Side 41