Udbud af. Madudbringning. til. borgere i Københavns Kommune

Sundheds- og Udbud af Madudbringning til borgere i Københavns Kommune

Indhold Side 1. Indledning... 3 1.1. UDBUDSFORM... 3 1.2. FORNYET ANNONCERING OG ÆNDRINGER EFTER ANNULLATION... 3 1.3. KØBENHAVNS KOMMUNE... 4 1.4. SUNDHEDS- OG OMSORGSFORVALTNINGEN... 4 1.5. VÆRDIGRUNDLAG, INDKØBSPOLITIK OG INDKØBSSTRATEGI... 4 1.6. SOCIALE HENSYN I KØBENHAVNS KOMMUNE... 5 1.7. ELEKTRONISK FAKTURERING... 5 1.8. OPLYSNINGER OM SKAT AFGIFTER, MILJØ OG ARBEJDSMILJØ... 5 2. Ydelse og orderegivende myndighed... 6 2.1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED... 6 2.2. UDBUDDETS OMFANG... 6 2.3. AFTALENS OMFANG... 7 2.3.1. KØBERS FORBEHOLD... 7 2.4. FASEOPDELING OG OPTIONER... 7 2.4.1. PRØVEPERIODE... 7 2.4.2. KØBERS FORBEHOLD... 8 2.5. GENNEMFØRELSE AF UDBUDSFORRETNINGEN... 8 2.6. HENVENDELSER VEDRØRENDE UDBUDDET... 8 3. Egnethedsvurdering... 8 3.1. UDVÆLGELSE AF TILBUDSGIVERE... 8 3.1.1. PERSONLIGE FORHOLD... 8 3.1.2. ØKONOMISK OG FINANSIEL FORMÅEN... 9 3.1.3. TEKNISK OG FAGLIG FORMÅEN... 9 3.2. UDVÆLGELSESKRITERIER...10 4. Ordregivers Kravspecifikation... 10 5. Tildelingskriterier ved valg af leverandør... 10 6. Tilbudsbetingelser... 11 6.1. PRIS- OG LEVERANDØRFORHOLD...11 6.2. AFLEVERING AF TILBUD...11 6.3. TILBUDDETS FORM...11 6.4. FORBEHOLD...12 6.5. ALTERNATIVE BUD...12 6.6. TAVSHEDSPLIGT...12 6.7. OMKOSTNINGER VED UDBUDSFORRETNINGEN...12 6.8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL...12 7. Tidsplan for udbudsforretning... 13 8. Checkliste... 13 Side 2 af 13

1. Indledning Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltning, udbyder madudbringning til borgere i Københavns Kommune. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har til hensigt at indgå kontrakt med 1 leverandør. Leverandøren vil være forpligtet til at levere til alle borgere og institutioner knyttet til Københavns Madservice a la Carte. Når udbudet er gennemført skal de ved udbudet fastsatte priser indberettes til fritvalgsdatabasen. Se om fritvalgsdatabasen og relevant lovgivning med mere på adressen www.fritvalgsdatabasen.dk. Det samlede udbudsmateriale består af. a. Udbudsbetingelser b. Bilag 1: Kravspecifikation til Madudbringning (udfyldes af tilbudsgiver) c. Bilag 2: Egnethedsskema (udfyldes af tilbudsgiver) d. Bilag 3: Prisskema (udfyldes af tilbudsgiver) e. Bilag 4: Tro og love erklæring (udfyldes af tilbudsgiver) f. Bilag 5: Kontraktudkast g. Bilag 6: Kontraktbilag med kontraktvilkår om overholdelse af lovgivningen om etnisk ligestilling, ligebehandling og ikke-diskrimination mv. 1.1. Udbudsform Opgaven vedrører en ydelse, som er omfattet af Udbudsdirektivets bilag II B og ydelsen skal således annonceres efter reglerne i Tilbudslovens Kapitel 6A. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er som følge heraf alene underlagt udbudsdirektivets artikel 23 om at anvende ikke-diskriminerende tekniske specifikationer og artikel 35, stk. 4, således at meddelelsen om indgået kontrakt skal fremsendes til publikationskontoret. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har efter tilbudsloven pligt til at annoncere, at kontrakten udbydes. Udbudet offentliggøres derfor på www.kk.dt/erhverv/indkoebogudbud.aspx, hvorefter at udbudsmaterialet kan hentes / dowloades på samme adresse af interesserede leverandører. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltning har udarbejdet udbudsmaterialet med udvælgelses- og tildelingskriterier, således at kontrakten kan tildeles efter objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier i overensstemmelse med tilbudslovens 15 d, stk. 1. 1.2. Fornyet annoncering og ændringer efter annullation Bemærk, at der her er tale om at Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltning genudbyder denne ydelse efter annullation på grund af manglende konkurrence, da kommunen efter annoncering kun modtog ét egnet tilbud. Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, har i forbindelse med denne ny annoncering foretaget ændringer i Udbudsbetingelser og bilag, således, at Side 3 af 13

tilbudsgivere, der tidligere har læst udbudsmaterialet, opfordres til på ny at overveje, om de vil fremsende tilbud på den udbudte ydelse. Ændringerne er foretaget i håb om, at kommunen ved denne annoncering opnår flere og bedre tilbud således, at der reelt opstår konkurrence om den udbudte ydelse. Tilbudsgivere, der tidligere har overvejet at fremsende tilbud eller har fremsendt tilbud, kan ikke forvente, at kommunen redegør for ændringerne, hvorfor interesserede tilbudsgivere opfordres til at gennemlæse Udbudsbetingelser og bilag grundigt før de udarbejder tilbud. 1.3. Københavns Kommune Københavns Kommune har ca. 40.000 ansatte og et budget på godt 42 mia. kr. til at servicere kommunens ca. 500.000 indbyggere. Kommunen består af 7 forvaltninger med ca. 1.200 kommunale institutioner, kontraktinstitutioner og selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Kommunen er en væsentlig aktør i den offentlige forvaltning og deltager i en lang række samarbejder med andre offentlige myndigheder og private virksomheder. Yderligere information om Københavns Kommune kan fås på www.kk.dk 1.4. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager sig af Københavns Kommunes opgaver inden for sundhed og omsorg til byens borgere. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen hører under Sundheds- og Omsorgsudvalget og varetager opgaverne inden for udvalgets to hovedområder: Aktiviteter og tilbud til ældre over 65 år og sundhed og forebyggelse for alle københavnere. Opgaverne omfatter blandt andet boliger og hjemmepleje til ældre, folkepension, hjælpemidler, forebyggelse, sundhedsfremme og tandpleje til ældre. Yderligere information om Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i Københavns Kommune kan fås på www.kk.dk/suf. 1.5. Værdigrundlag, indkøbspolitik og indkøbsstrategi Borgerrepræsentationen vedtog den 8. oktober 1998 Københavns Kommunes værdigrundlag. Københavns Kommunes værdigrundlag København er som Danmarks hovedstad og centrum i Øresundsregionen et kraftcenter for menneskelig, kulturel og økonomisk udvikling på et bæredygtigt grundlag. Det giver Københavns Kommune nogle særlige forpligtelser og muligheder for at være udadvendt og udviklingsorienteret. Københavns Kommune er en offentlig servicevirksomhed. Kommunens opgave er at yde en service overfor borgere og virksomheder, som gør det attraktivt at bosætte sig og investere i byen. Kommunen skal være bevidst om kvaliteten i sine serviceydelser, og kommunen skal møde brugeren med respekt, ligeværdighed, dialog og tillid. Københavns Kommune skal være en attraktiv arbejdsplads, der er præget af effektivitet, samarbejde og stadig udvikling. Kommunen skal som arbejdsplads være kendetegnet ved et udfordrende og sundt arbejdsmiljø. Kommunen skal være en virksomhed, hvor medarbejdernes ansvarlighed, engagement og initiativ værdsættes, og hvor mangfoldighed betragtes Side 4 af 13 som et aktiv.

1.6. Sociale hensyn i Københavns Kommune Københavns Kommune har som landets hovedstad et særligt ansvar for at generelle sociale hensyn varetages i behørigt omfang. Kommunen ønsker at sikre inddragelsen af sociale hensyn i sine indkøbsaftaler gennem et tæt samarbejde med det private erhvervsliv. Københavns Kommune vil gerne være sine leverandører behjælpelig med at danne sig overblik over de muligheder, erfaringer og værktøjer, som kommunen stiller til rådighed for det private erhvervsliv i forbindelse med varetagelsen af sociale hensyn. Tilbudsgivere, der antages på nærværende kontrakt forpligter sig derfor til at deltage i et dialogmøde med Københavns Kommune. Formålet med dialogmødet er at oplyse leverandøren om, hvilke uddannelses- og beskæftigelsesordninger Københavns Kommune kan tilbyde leverandøren i relation til bl.a. integration af langtidsledige på arbejdsmarkedet. 1.7. Elektronisk fakturering Leverandører til Københavns Kommune skal kunne fremsende elektroniske fakturaer og elektroniske kreditnotaer til Københavns Kommune i overensstemmelse med Lov om Offentlige Betalinger og kravene i kontraktudkastet. Leverandøren bør være opmærksom på, at de krav, som kommunen stiller til elektronisk dokumentudveksling, overgår kravene i Lov om Offentlige Betalinger. Den elektroniske faktura og kreditnota skal kunne sendes gennem en vans leverandør, og fakturaen skal være på ordrelinieniveau. Dette er ensbetydende med, at leverandøren ikke kan anvende et Læs-ind bureau i forbindelse med fremsendelsen af elektroniske fakturaer. Dette skyldes, at en elektronisk faktura, som afsendes via et Læs-ind bureau, ikke fremsender fakturapriserne på ordrelinieniveau. Ovennævnte krav er i praksis ensbetydende med, at leverandørens eget økonomisystem skal skabe en elektronisk faktura, eller der skal anvendes et ekstra modul/system til elektronisk fakturahåndtering. Se i øvrigt appendiks 2, punkt 5.1. Kravene til den elektroniske faktura kan løbende ændres af ordregiver. 1.8. Oplysninger om skat afgifter, miljø og arbejdsmiljø Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: Skat København Adresse: Sluseholmen 8B By: København SV Telefon: +45 72 22 18 18 E-mail: Postnummer: 2450 Fax: Land: Danmark Side 5 af 13

skat@skat.dk +45 72 22 19 19 Internetadresse: www.skat.dk Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Telefon: +45 72 54 40 00 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk Postnummer: 1401 Fax: +45 33 32 22 28 Land: Danmark Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsyne Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Telefon: +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk Postnummer: 2100 Fax: +45 70 12 12 89 Land: Danmark 2. Ydelse og orderegivende myndighed 2.1. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Sjællandsgade 40 2200 København N Kontaktperson: Solgerd Thomsen 2.2. Udbuddets omfang Kontrakten vedrører daglig udbringning af varm og kold mad til borgere i Københavns Kommune. Maden udbringes portionsanrettet og den varme mad skal opvarmes i forbindelse med/under transporten. Side 6 af 13

Modtager gruppen består hovedsagelig af hjemmeboende pensionister, som har svært ved at købe ind og lave mad. I begrænset omfang er der tale om leverancer til beboere i ældreboligkomplekser, hvor der også kan være tale om mad pakket i bulk. Mad leveret i bulk skal ikke varmes op under kørslen. I øvrigt henvises til Bilag 1, Kravspecifikation til madudbringning 2.3. Aftalens omfang Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en kontrakt mellem Københavns Kommune og én leverandør, omfattende al madudbringning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens madordning Københavns Madservice a lá Carte. For tiden modtager gennemsnitligt ca. 1850 borgere leveringer hver dag flest portioner bliver leveret mandag, onsdag og fredag. Madleverancer og forventet fordeling heraf er uforbindende nærmere beskrevet i bilag 1 til nærværende materiale. Bemærk, at kommunen forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder i aftaleperioden efter kontraktens bestemmelser herom, samt nedenfor under punkt 2.3.1. 2.3.1. Købers forbehold Resultatet af nærværende udbudsforretning, administrative og politiske beslutninger samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer i såvel kørselsomfang som kørselsmønster, jf. afsnit 2.4 Derfor er Københavns Kommune ikke forpligtet til at sikre, at Leverandøren efter kontrakten opnår en bestemt omsætning i aftaleperioden. Oplysninger om antal leveringer pr. dag er alene af vejledende karakter, og er ganske uforbindende og således på ingen måder bindende for kommunen. 2.4. Faseopdeling og optioner Københavns Kommune ønsker at indgå en 2-årig kontrakt med option på forlængelse 1 år ad gangen. Københavns Kommune kan med et skriftligt varsel til leverandøren på 6 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år ad gangen. Forlængelse sker efter Sundheds- og Omsorgsforvaltningens valg. Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode eller eventuelle optionsperioder ophører kontrakten uden yderligere varsel. 2.4.1. Prøveperiode De første 6 måneder af aftaleperioden er prøvetid. Såfremt samarbejdet forløber tilfredsstillende, fortsætter aftalen indtil udløb. I modsat fald er køber berettiget til at ophæve aftalen med et skriftligt varsel på 30 dage til den 1. i en måned. Side 7 af 13

2.4.2. Købers forbehold Administrative, politiske eller andre beslutninger kan give behov for ændringer. Dette vil i givet fald blive varslet hurtigst muligt. Køber forbeholder sig derfor i aftaleperioden at kunne foretage hel eller delvis opsigelse, udvidelse eller nyetablering af den udbudte ydelse med et skriftligt varsel på 3 måneder til den 1. i en måned. 2.5. Gennemførelse af udbudsforretningen Alle interesserede leverandører kan afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretager Sundheds- og Omsorgsforvaltningen en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med udvælgelsesfasen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som Sundheds- og Omsorgsforvaltningen finder egnede til at varetage opgaven. Udvælgelsen af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgivers personlige forhold, tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og faglig formåen. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud for at beslutte, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tilbudsvurderingen sker på grundlag af de i udbudsmaterialet offentliggjorte tildelingskriterier; jf. punkt 5. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil således først vurdere virksomhedernes egnethed og dernæst tage stilling til de afgivne tilbud. 2.6. Henvendelser vedrørende udbuddet Alle henvendelser vedrørende udbuddet bedes foregå skriftligt på samme måde, som det er angivet nedenfor under punkt 6.9. 3. Egnethedsvurdering 3.1. Udvælgelse af tilbudsgivere Tilbudsgivere, der ønsker at komme i betragtning til nærværende udbud, skal vedlægge de i 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 efterspurgte oplysninger. Formålet hermed er at sikre, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen får alle nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbudsgiveres egnethed i relation til den udbudte kontrakt. Tilbudsgivere bedes bemærke, at kommunen forbeholder sig ret men ikke pligt til at afvise tilbud, der ikke indeholder nedenstående oplysninger. Oplysningerne skal samles i det af kommunen udarbejdede egnethedsskema (bilag 2) vedlagt den relevante dokumentation og sendes sammen med tilbudet. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ønsker følgende dokumentation i forbindelse med egnethedsvurderingen. 3.1.1. Personlige forhold 1. Tilbudsgiver bedes vedlægge en underskrevet tro og love erklæring om, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 DKK, vedlagt udbudsmaterialet som bilag 4. Side 8 af 13

3.1.2. Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal vedlægge følgende oplysninger om ansøgers økonomiske og finansielle formåen: 2. Ansøgers årlige omsætning for de seneste 3 regnskabsår 3. Ansøgers soliditetsgrad for de seneste 3 regnskabsår beregnet efter følgende formel: (Egenkapital x 100)/(Totale Aktiver) 4. Ansøgers likviditetsgrad for de seneste 3 regnskabsår beregnet efter følgende formel: (Kortfristede Omsætningsaktiver x 100)/(Kortfristet gæld) 5. Erklæring fra virksomhedens ledelse eller revisor om, at der ikke er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det seneste godkendte regnskabsår. 6. Gyldig erhvervsforsikring. I det omfang anmodende virksomhed er et konsortium, skal nøgletal beregnes på baggrund af samtlige konsortiedeltageres akkumulerede regnskabsoplysninger. Dokumentation for punkt 2.-5. i form af forskriftsmæssig erklæring afgivet i bilag 2 til nærværende materiale. Dokumentation for punkt 6. i form af kopi af forsikringspolice. Kan tilbudsgiver dokumentere, at der er tale om en nyetableret virksomhed, det vil sige en virksomhed, der er stiftet inden for de seneste 3 år, kan der efter aftale med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen gives dispensation således, at tilbudsgiver alene skal inkludere oplysninger fra virksomhedens reelle levetid. 3.1.3. Teknisk og faglig formåen Ansøger skal vedlægge følgende oplysninger om virksomhedens tekniske og faglige formåen. 7. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af de betydeligste opgaver gennem de seneste 3 år vedrørende madudbringning for borgere i eget hjem eller andre plejehjem eller opgaver, der kan sidestilles hermed, med angivelse af firmanavn, kontaktperson og telefonnummer. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for nærmere oplysninger om disses erfaring med tilbudsgivers virksomhed. 8. Oplysninger om, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiver eventuelt agter at give i underentreprise. 9. Oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos de personer der skal være ansvarlige for madudbringningen. Oplysningen anføres i bilag 2. 10. Beskrivelse af tilbudsgivers generelle foranstaltninger til sikring af kvaliteten i virksomhedens udførelse af opgavetypen. 11. Beskrivelse af teknisk udstyr og faciliteter virksomheden råder over til opgavens løsning. Side 9 af 13

12. Såfremt virksomheden ikke fuldt ud råder over den nødvendige kapacitet, herunder teknisk udstyr, biler og medarbejdere mv., skal virksomheden vedlægge en plan for, hvorledes den kan udvide kapaciteten til det ønskede omfang. Kan tilbudsgiver dokumentere, at der er tale om en nyetableret virksomhed, det vil sige en virksomhed der er stiftet inden for de seneste 3 år, kan der efter aftale med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen gives dispensation således, at tilbudsgiver alene skal inkludere oplysninger fra virksomhedens reelle levetid. 3.2. Udvælgelseskriterier Københavns Kommune har ved denne annoncering ikke fastsat mindstekrav til tilbudsgivernes henholdsvise økonomiske og finansielle formåen og tekniske og faglige formåen, men skal dog gøre opmærksom på, at kommunen forbeholder sig ret til at udelukke tilbudsgivere som uegnede, såfremt en tilbudsgiver ikke vurderes at have den nødvendige formåen til at løfte opgaven. I den forbindelse vil kommunen lægge vægt på om de fremsendte oplysninger efter kommunens vurdering viser, at tilbudsgiver er i stand til at varetage en driftsikker, kompetent opgaveløsning af den udbudte opgave. 4. Ordregivers Kravspecifikation Københavns Kommunes ufravigelige (minimums-) krav fremgår af bilag 1 til nærværende udbuds-materiale. Ved fremsendelse af tilbud accepterer tilbudsgiver samtidig alle ufravigelige krav i bilag 1. Det er således ikke nødvendigt, at det for hvert enkelt krav tilkendegives, at den tilbudte ydelse lever op til kravene. Kommunen forventer dog, at Tilbudsgiver i Bilag 1 supplerer kravene med en beskrivelse af hvorledes kravet imødekommes. Bilaget samt med den vindende tilbudsgivers tilkendegivelser, herunder ovennævnte beskrivelser vil indgå som bilag til kontrakten. 5. Tildelingskriterier ved valg af leverandør Sundheds- og Omsorgsforvaltning vil indgå aftale med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I vurderingen vil indgå nedenstående delkriterier, hvilke er anført i prioriteret og vægtet rækkefølge: 1. Pris vægtes med 60 % 2. Kvalitet vægtes med 20 % 3. Driftssikkerhed vægtes med 20 % Ad 1) Ved vurdering af pris vil der blive lagt vægt på de afgivne priser til henholdsvis hjemmeboende borgere og samlede leveringer til plejehjem og andre institutioner. Prisen for enkeltleveringer til hjemmeboende vægtes 80 % i den samlede prisvurdering. Prisen for levering til plejehjem eller andre institutioner tæller 20 % i den samlede prisvurdering. Se i øvrigt bilag 3. Side 10 af 13

Ad 2) ved vurdering af Kvalitet vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers beskrivelse af imødekommelse af krav nr. 4, 8a-b, 9b, 9h, 20 a og 21a i forhold til kommunens forventning til opgaveløsningen i bilag 1. Ad 3) ved vurdering af Driftssikkerhed vil der blive lagt vægt på tilbudsgivers beskrivelse af imødekommelse af krav nr. 4, 6a-d, 11 og 22a i forhold til kommunens forventning til opgaveløsningen i bilag 1. 6. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af udbudsmaterialet, udkast til kontrakt med bilag og tilbudsgivers tilbud. 6.1. Pris- og leverandørforhold Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en rammeaftale mellem Københavns Kommune og 1 leverandør, alternativt 1 konsortium. Tilbud skal afgives i nettopriser i danske kroner eksklusiv moms og fratrukket rabatter, bonus og lignende. 6.2. Aflevering af tilbud Tilbud skal være ordregiver i hænde senest den 30. november 2010 klokken 13.00 på nedenstående adresse: Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Sjællandsgade 40 2200 København N Att.: Solgerd Thomsen Tilbud mærkes: Tilbud på Madudbringning og med tydelig angivelse af MÅ IKKE ÅBNES I POSTMODTAGELSEN. Tilbud skal afleveres i ét (1) papir eksemplar og ét (1) eksemplar i elektronisk form i almindeligt læsbart format for eksempel pdf eller lignende leveret på Cd-rom eller USB stik. Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 6.3. Tilbuddets form Tilbuddet skal udfærdiges på dansk, mens bilagsmateriale af generel karakter kan være på engelsk, svensk eller norsk. Tilbuddet skal indeholde en kort, generel beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed. Tilbuddet skal indeholde de i bilag 1, 2, 3 og 4 vedlagte skemaer i udfyldt stand. Det er vigtigt, at leverandøren besvarer og kommenterer alle punkter i tilbudsskemaerne og kravspecifikationerne, specificerer ydelser og priser samt besvarer konkrete spørgsmål. Side 11 af 13

Skulle der være punkter i udbudsgrundlaget, der forekommer uklare, kan der stilles spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 6.9. Er bilagene ikke udfyldt, eller udfyldt mangelfuldt, er Sundheds- og Omsorgsforvaltningen berettiget til at se bort fra tilbuddet. Følgende bilag skal udfyldes og vedlægges tilbuddet: Bilag 1 Kravspecifikation til Madudbringning. Bilag 2 Virksomhedsoplysninger. Bilag 3 Prisskema Bilag 4 Tro og love erklæring 6.4. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for indholdet af kontrakten eller kravspecifikationen i bilag 1. Hvis der forekommer forbehold til disse dokumenter vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. 6.5. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Forhold i udbudsmaterialet, herunder kontraktudkast med bilag, der ikke er omtalt i tilbuddet, betragtes som accepteret af tilbudsgiver. 6.6. Tavshedspligt Nærværende materiale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgivere skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt. Det skal bemærkes, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 6.7. Omkostninger ved udbudsforretningen Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Sundheds- og Omsorgsforvaltningen uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 6.8. Skriftlige spørgsmål Det er muligt at stille uddybende skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive publiceret på www.kk.dt/erhverv/indkoebogudbud.aspx. Virksomheder der efterfølgende rekvirerer udbudsmateriale, vil modtage besvarelserne sammen med udbudsmaterialet. Side 12 af 13

Skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet bedes fremsendt til den i punkt 2 angivne adresse eller via mail dq20@suf.kk.dk, att.: Solgerd Thomsen og skal tydeligt mærkes Madudbringning. 7. Tidsplan for udbudsforretning Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående tidsplan: 15.11.2010 Bekendtgørelsen sendes til Udbudsvagten. 30.11.2010, klokken 13.00 Frist for modtagelse af tilbud 10.12.2010 Beslutning om leverandørvalg er truffet og tilbudsgiverne orienteres 01.02.2011 Rammeaftalen træder i kraft 8. Checkliste Tilbudsgiveren skal, før afsendelse, være opmærksom på, at tilbuddet indeholder alle de informationer, der efterspørges: Underskrift fra de relevante personer Alle bilag i udfyldt stand og underskrevne hvor nødvendigt Tro og love erklæringer udfyldt Virksomhedsbeskrivelse, indeholdt referenceliste Det komplette tilbud i ét eksemplar Elektronisk kopi Kontrollér, at tilbuddet afsendes til den korrekte adresse. Vær opmærksom på, at hvis fristen for aflevering af tilbud ikke bliver overholdt punktligt, vil det medføre, at tilbuddet bliver afvist. Side 13 af 13