Spørgsmål fra tilbudsgivere DAB har modtaget en række spørgsmål fra interesserede tilbudsgivere, der besvares som følger: Spørgsmål 1 Rammekontrakt side 5, første afsnit Tekstuddrag: Leverandøren har ansvar for snarest mulig overtagelse Spørgsmål: Har alle abonnementer udløb på samme tidspunkt og i givet fald hvornår? Svar: Abonnementerne har forskellig udløbsdato, men en del udløber ved årsskiftet. Spørgsmål 2 Rammekontrakt side 5, første afsnit Tekstuddrag: Leverandøren har ansvar for snarest mulig overtagelse Spørgsmål: Formodet at abonnementerne udløber 31. december, så forventer DAB at den nye leverandør står for servicering af abonnementerne gratis i perioden fra underskrivelse og til 31/12? Svar: DAB forventer ikke, at leverandøren skal administrere tidsskrifterne uden vederlag indtil abonnementerne udløber. Se tilføjelse til rammekontraktens pkt. 7 i rettelsesbladets ændring nr. 4. Spørgsmål 3 Rammekontrakt side 8, Tidsfrister første afsnit Tekstuddrag: Leverandøren skal levere tidsskrifterne Spørgsmål: Er det DAB s forventning at leverandøren står for levering af tidsskrifterne? Normal praksis er at det er forlagene der selv afgør distributionsmetode. Det betyder at det er forlaget der er ansvarlig for levering og valg af distributionspartner (eksempelvis bud, Post Danmark, DHL o.lign), og intet der ligger inden for tidsskriftsagentens kontrolområde. Svar: Generelt går DAB s kontakt til forlagene via leverandøren, og leverandøren forventes at indgå aftale med forlagene på sådanne vilkår, som leverandøren måtte finde nødvendige/hensigtsmæssige i lyset af de forpligtelser, som leverandøren påtager sig i henhold til rammekontrakten med DAB. Hvordan levering af tidsskrifterne skal ske, vil således også skulle aftales nærmere mellem leverandøren og forlagene. Se ændringer i rammekontraktens pkt. 5, afsnit 2 og sidste afsnit i rettelsesbladets ændring nr. 1 og 2. Spørgsmål 4 Rammekontrakt side 7, Tidsfrister første afsnit Tekstuddrag: Leverandøren skal garantere levering lb. Md + 30 dage Spørgsmål: Med forventet enighed om at det er forlaget der er ansvarlig for levering, hvordan forventer DAB at tidsskriftsagenten skal garantere a leverance af første tidsskrift vil finde sted senest 30 dage efter udgangen af måned for bestilling (i stort set alle tilfælde vil første levering ske langt tidligere, så det er mere et teoretisk problem)? Svar: Overfor DAB er det leverandørens ansvar, hvis leveringstiden ikke overholdes, og leverandøren må derfor sørge for, at forlagene er forpligtede af tilsvarende leveringsvilkår. Der henvises endvidere til svaret på spørgsmål 3. Spørgsmål 5 Rammekontrakt side 8, Tidsfrister anden afsnit Tekstuddrag: Online adgange
Spørgsmål: Hvordan forventes det at leverandøren skal garantere at en online adgang bliver oprettet inden for 7 arbejdsdage, når opgaven og ansvaret ligger hos forlaget? Svar: Der henvises til svaret på spørgsmål 4. Spørgsmål 6 Rammekontrakt side 11, Levering næstsidste afsnit Spørgsmål: Det bedes uddybet hvad der forstås med "sædvanlig" forbrugsstatistik? Svar: Ved sædvanlig forbrugsstatistik på brug af online tidsskrifter menes antal download og om muligt antal unikke brugere. Statistikken skal leveres ved årsskiftet samt på forlangende fra DAB. Det vil være de samme typer oplysninger, der skal leveres ved årsskiftet og på DAB s forlangende. Ved årsskiftet tilgængeliggøres statistikken for alle online-tidskrifter, som DAB abonnerer på. Spørgsmål 7 Rammekontrakt side 11, Levering næstsidste afsnit Spørgsmål: Er opgaven ifm indhentning af forbrugsstatistik begrænset til at formidle information om hvor statistikken kan hentes hos forlagene eller er der tale om at leverandøren også skal indhente statistikken og samle den i rapporter? Svar: Leverandørens opgave med fremskaffelse af forbrugsstatistik er at formidle information om, hvor DAB kan få adgang til statistikken, evt. på forlagenes hjemmesider. Derudover skal leverandøren oplyse DAB om evt. logininformation. Spørgsmål 8 Rammekontrakt side 11, Levering næstsidste afsnit Spørgsmål: Indhentning af statistik kan være en særdeles stor og tidskrævende opgave, og derfor ønskes "på forlangede" nærmere beskrevet? Er det pr. Halvår, kvartal eller måned? Svar: Med på forlangende menes, at DAB i særlige/specielle situationer kan få behov for at indhente forbrugsstatistik på et enkelt abonnement midt i et kalenderår. Der er ikke tale om, at der rutinemæssigt ønskes eksempelvis kvartalvise eller halvårlige brugsstatistikker. Spørgsmål 9 Rammekontrakt side 12, Hæftelse, første afsnit Tekstuddrag: Leverandørens hæftelse Spørgsmål: Hvordan forventes det at leverandøren skal hæfte for underleverandørers (forlags) produkter og tjenesteydelser? Svar: Hvis leverandøren aftaler med forlagene, at forlagene sørger for levering af tidsskrifterne, er forlagene i den henseende underleverandører til leverandøren, da leverandøren er ansvarlig for at sikre levering af tidsskrifterne i overensstemmelse med rammekontrakten. I andre henseender betragtes forlagene dog ikke som underleverandører til leverandøren. Se ændringer til rammekontraktens pkt. 16, 2. pkt., i rettelsesbladets ændring nr. 8. Spørgsmål 10 Rammekontrakt side 12, Hæftelse, første afsnit
Tekstuddrag: Leverandørens hæftelse Spørgsmål: Er leverandøren f.eks. Ansvarlig for fejl på et forlags website eller database? Svar: Nej. Men leverandøren har ansvaret for, at der er adgang til onlinetidsskrifter, jf. rammekontraktens pkt. 9 og 12.1, og leverandøren forventes derfor også ved aftaleindgåelse med forlagene at sikre, at forlagene sørger for at rette evt. fejl, der hindrer adgang, således at adgangen kan genetableres i overensstemmelse med bestemmelserne i rammekontrakten. Spørgsmål 11 Rammekontrakt side 12, Hæftelse, første afsnit Tekstuddrag: Leverandørens hæftelse Spørgsmål: Er leverandøren ansvarlig for redaktionelt indhold i et tidsskrift eller magasin? Svar: Nej, jf. svaret på spørgsmål 9. Spørgsmål 12 Rammekontrakt side 12, Meddelelsespligt Tekstuddrag: Besked ved forsinkelse Spørgsmål: Hvordan forventes det at leverandøren skal give besked om en leverance er forsinket når levering sker direkte fra forlag til DAB/DAB s kunder? Svar: Leverandøren skal kun give besked om forsinkelse, hvis leverandøren må påregne, at der er en risiko for forsinkelse. Det kunne eksempelvis være tilfældet, hvis leverandøren bliver oplyst herom fra forlaget. Spørgsmål 13 Rammekontrakt side 13, Bod, første afsnit Tekstuddrag: 20 dages frist Spørgsmål: Hvordan skal leverandøren kunne garantere på et forlags vegne at trykt tidsskrift bliver genleveret eller en online adgang genoprettet inden for 20 arbejdsdage, når opgaven (og dermed ansvaret) ligger hos forlaget? Svar: Det er et anliggende mellem leverandøren og forlag, jf. svarene på spørgsmålene 3 og 4. Spørgsmål 14 Rammekontrakt side 13, Bod, første afsnit Tekstuddrag: Bod 30% Spørgsmål: Hvordan skal leverandøren kunne betale en bod for noget hvis ansvar påligger forlaget og dermed er helt uden for leverandørens kontrolcirkel? Svar: Der henvises til svarene på spørgsmål 3 og 4. Spørgsmål 15 Rammekontrakt side 13, Bod, første afsnit Tekstuddrag: Bod 30% Spørgsmål: Ved accept af denne bod, må det da være med et forbehold om at boden bliver videresendt til forlaget, og at leverandøren dermed ikke er betalingsskyldig? Svar: Der henvises til svarene på spørgsmål 3 og 4.
Spørgsmål 16 Rammekontrakt side 13, Ophævelse, første afsnit Tekstuddrag: Væsentlige mangler Spørgsmål: Det bedes udspecificeres hvad der kan være at betragte som væsentlige mangler og forsinkelser udover det oplyste? Svar: DAB betragter det f.eks. som væsentlige mangler og forsinkelser, hvis levering af et tidsskrift udebliver eller forsinkes gentagne gange, eller leverandøren ikke besvarer DABs gentagne henvendelser angående manglende leveringer. Om der foreligger en væsentlig forsinkelse/mangel vil dog bero på en konkret vurdering. Spørgsmål 17 Rammekontrakt side 13, Ophævelse, sidteafsnit Tekstuddrag: Tilbagebetaling ifm. Ophævelse Spørgsmål: Gælder tilbagebetalingen det fulde abonnementsbeløb eller en forholdsvis del for resterende periode? Svar: Tilbagebetalingen gælder kun den forholdsmæssige del for den resterende periode. Se ændring til rammekontraktens pkt. 12.2, sidste afsnit, i rettelsesbladets ændring nr. 7. Spørgsmål 18 Rammekontrakt side 13, Ophævelse, sidteafsnit Tekstuddrag: Tilbagebetaling ifm. Ophævelse Spørgsmål: Kan det bekræftes at denne tilbagebetaling fra leverandøren er baseret på de tilbagebetalinger som leverandøren modtager fra forlaget? Svar: Det vil være op til leverandøren at aftale tilsvarende vilkår med forlagene, jf. svarene på spørgsmålene 3 og 4. Spørgsmål 19 Rammekontrakt side 13, Ophævelse, sidteafsnit Tekstuddrag: Sikring af arbejdsvilkår Spørgsmål: Hvordan forventes det at leverandøren sikrer korrekte løn og arbejdsvilkår hos underleverandører f.eks. De trykkerier eller distributører som forlagene har valgt? Forventes det at vi beder Post Danmark, DHL m.fl. Om at udlvere dokumentation om dette? Svar: Som statslig myndighed er DAB forpligtet til at indsætte en arbejdsklausul i kontrakten. Generelt kan det oplyses, at DAB som udgangspunkt kun vil gøre brug af sin adgang til at kræve relevant dokumentation mv., hvis DAB har konkret anledning hertil. Spørgsmål 20 Øvrigt Tekstuddrag: Spørgsmål: Foruden fremsendte titelliste kan DAB oplyse samlet årligt abonnementsindkøb i kroner? Svar: Der henvises til udbudsbekendtgørelsens pkt. II.1.4, II.2.1 og VI.3.
Spørgsmål 21: Vi er lidt i tvivl om den "vederlag", som nævnes i rammekontrakten, 12.2, "Ophaevelse", kun dækker administrationsprocent eller også abonnementsprisen. Ved ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale alle modtagne vederlag for tidsskriftsabonnementer, der omfattes af ophævelsen. Vil I være så venlig og præcisere? Svar: I tilfælde af ophævelse skal leverandøren tilbagebetale abonnementspris og administrationsprocenten til DAB for de ikke modtagne tidsskrifter, jf. svaret på spørgsmål 17. Spørgsmål 22: Efter alvorlige overvejelser har vi, [ ], konkluderet at vi ikke kan opfylde klausulen omhandlende 50 % deling af eventuelle leverandørrabatter tildelt [ ], som henvist til i sektion 7 i Rammekontrakten. [ ]. Vi mener samtidig at denne type betingelse ikke længere hører til i det konkurrencemæssige landskab indenfor vores branche. Af denne grund har [ ] valgt ikke at deltage i jeres udbud medmindre I vil overveje at udelade dette særlige krav. Hvis kravet bliver fjernet fra kontrakten vil [ ] meget gerne deltage i udbuddet. Vi ville i det tilfælde basere vores tilbud på det faktum, at de 50 % af eventuelle leverandørrabatter ikke ville blive tildelt kunden. I det omfang Leverandøren er i stand til at opnå nedslag på abonnementsprisen hos forlag/udgivere i forhold til den officielle listepris, tilfalder 50 % af den således opnåede rabat Leverandøren, mens de resterende 50 % af den opnåede rabat tilfalder DAB. Den del af rabatten, der tilfalder DAB, skal være fratrukket i Leverandørs fakturaer, jf. punkt 8. Svar: DAB har besluttet at ændre dette punkt i rammekontrakten således, at leverandøren beholder 100 % af en evt. rabat. Se ændringer til rammekontraktens pkt. 7, afsnit 2, 7 og 8 i rettelsesbladets ændringer nr. 3, 5 og 6.