Hjalte Haunstrup-Skov Fra: Claus Gajhede <clausgajhede@gmail.com> Sendt: 31. marts 2014 19:07 Til: Hjalte Haunstrup-Skov Emne: Fwd: Yxengaard Projektændring Vedhæftede filer: bevillingsbrev.pdf Opfølgningsflag: Flagstatus: Opfølgning Afmærket Den dag jeg bliver for gammel til at lege, kan I lige så godt kule mig ned! ---------- Videresendte meddelelser ---------- Fra: Rikke Damm <rda@friluftsraadet.dk> Dato: 17. mar. 2014 kl. 10.46 Emne: SV: Yxengaard Projektændring Til: Claus Gajhede <clausgajhede@gmail.com> Hej Claus. Tak for dine mails. Vi accepterer hermed, at projektet og dermed bevillingen overdrages til Foreningen Yxengaard. Jeg noter dette på jeres sag. Vi accepterer samtidig at I gennemfører projektet i to adskilte dele, som iværksættes i to tempi, under forudsætning af at projektet vil blive realiseret jf. ansøgningen, dvs. at alle budgetpunkter vil blive realiseret, bare i to tempi. NB: I skal dog være opmærksomme på, at den nuværende frist for udbetaling af tilskuddet er den 15. juni 2015. I kan anmode om en forlængelse af denne frist på maks. to år. Vær i øvrigt opmærksomme på bevillingsbrevets indhold, hvoraf det fremgår at Det er en forudsætning for bevillingen, at der forud for projektstart foreligger en aftale og handlingsplan for udfærdigelse af formidlingsdelen af projektet, herunder manualer for, hvordan rollespil og naturformidling kan integreres bedst muligt. Til orientering, vedhæfter jeg bevillingsbrevet. 1
Held og lykke med det videre forløb. Med venlig hilsen Rikke Damm Konsulent Direkte tlf: 24 52 60 89 E mail: rda@friluftsraadet.dk www.friluftsraadet.dk Scandiagade 13 2450 København SV Friluftsrådet udvikler friluftslivet, formidler natur og bæredygtighed og forbedrer rammerne for at opleve naturen. Visionen er: Friluftsliv for alle i en rig natur, og på et bæredygtigt grundlag. Friluftsrådet er friluftsorganisationernes paraply og administrerer desuden Tips og Lottomidler til Friluftslivet. Fra: Claus Gajhede [mailto:clausgajhede@gmail.com] Sendt: 11. marts 2014 21:13 Til: Rikke Damm Emne: Re: Yxengaard Projektændring Hej Rikke. Tak for dit positive svar. Det giver luft og ny energi til at fortsætte projektet, der på nuværende tidspunkt er godt igang i forhold til at benytte lokaliteten som beskrevet i ansøgningen. Der bliver ad frivillig vej også lagt et godt stykke arbejde der ude, men vi er nået til det punkt, hvor vi ikke rigtig kan komme videre før der bliver tilført området nogle midler, hvilket ligger til grund for vores omstrukturering af projektet. 2
Jeg vil derfor sende en begrundelse for forenings skiftet, Foreningen Yxengaards vedtægter og sluttelig en skriftlig anmodning om overtagelsen af Yxengaard projektet til Foreningen Yxengaard. Opdelingen af projektet skyldtes, ene og alene, den meget stramme tidshorisont vi har i forhold til de, af LAG, bevilligede midler og for at skabe en realistisk plan for, at få udført det arbejde, der svarer til de af LAG bevilligede midler, med tilhørende med finansiering. Projektet vil blive realiseret jf. ansøgningen, dvs. at alle budgetpunkter vil blive realiseret, bare i to tempi. Det vil også give os tid til at ansøge yderligere midler, for at nå op til det fulde budget, hvor vi manglede omkring 400.000 ddk. Vi har tidligere reduceret i budgettet og regnet med flere frivillig timer, hvilket også stiller noget større krav til projektgruppen. Dette kan lempes en del, hvis det er muligt for os, at bibeholde de af Friluftsrådet bevilligede midler til realiseringen af det fulde projekt. Hvis der er yderligere spørgsmål og formalia vi skal forholde os til, i forhold til en bibeholdelse af Friluftsrådets midler og en forlængelse af projektperioden, vil vi gøre alt der står vi vores magt, for at efterkomme disse. Go e hilsner fra Claus Gajhede Den dag jeg bliver for gammel til at lege, kan I lige så godt kule mig ned! Den 7. mar. 2014 kl. 17.59 skrev Rikke Damm <rda@friluftsraadet.dk>: Hej Claus. Tak for din mail med status for jeres projekt. Vedr. jeres første spørgsmål: umiddelbart har vi ingen indvendinger mod, at projekter overdrages til Foreningen Yxengaard. Inden jeg sender dig en formel bekræftelse heraf, vil jeg dog bede jer oplyse årsagen til dette skifte. Vi 3
har også brug for, at den ansvarlige for Foreningen Yxengaard bekræfter pr. mail at ville overtage projektet og dermed bevillingen. I bedes samtidig oplyse foreningens adresse samt kontaktoplysninger på kontaktperson. Vedr. jeres andet spørgsmål: I vil opdele projektet i to adskilte dele, som iværksættes forskudt. Skal jeg forstå det sådan, at der bortset fra denne opdeling i to dele ikke er nogen ændring i projektets oprindelige indhold (jf. ansøgningen)? Vi kan også drøfte dette over telefonen i næste uge. Jeg træffes bedst tirsdag, men også andre dage. Med venlig hilsen Rikke Damm Konsulent Direkte tlf: 24 52 60 89 E mail: rda@friluftsraadet.dk www.friluftsraadet.dk Scandiagade 13 2450 København SV Friluftsrådet udvikler friluftslivet, formidler natur og bæredygtighed og forbedrer rammerne for at opleve naturen. Visionen er: Friluftsliv for alle i en rig natur, og på et bæredygtigt grundlag. Friluftsrådet er friluftsorganisationernes paraply og administrerer desuden Tips og Lottomidler til Friluftslivet. Fra: Claus Gajhede [mailto:clausgajhede@gmail.com] Sendt: 6. marts 2014 05:53 Til: Rikke Damm Emne: Yxengaard Projektændring 4
Hej Rikke. Vedr. Yxengaard projektet - sag nr. 100614 Vi har efterhånden arbejdet med Yxengaard projektet igennem al for lang tid, uden at have påbegyndt det reelle fysiske arbejde. Vores første hurdle var, at vi med en brugsrets-aftale på et stykke fredskov og den fulde finansiering næsten i hus, måtte erfare at vi ikke kunne påbegynde projektet uden en skovlovs-tilladelse. Denne udmelding fjernede så fokus fra fundraising, over til indhentelse af skovlovs-tilladelse. Dette nåede helt op på ministerplan og tilladelsen var endeligt i hus efter ca. 2 år. Godt 2 år af projektperioden, som vi nu har erfaret, betyder at vi er kommet i et alvorligt tidspres, grundet ophøret af LAG ordningen medio juni 2015. Dette betyder at vi nu kun har to år til søge restfinansieringen og færdiggøre det fulde projekt, hvilket ikke er muligt. I forbindelse med Yxengaard Projektet har TRoA nedsat en styregruppe, som efter længere tids overvejelser og i samråd med TRoAs bestyrelse har anbefalet at Yxengaard Projektet flyttes ud af TRoA og over i en dertil indrettet forening (Foreningen Yxengaard, hjemmehørende i Tornby/Hjørring Kommune - CVR-nr.: 28978405). Foreningen har til hovedformål at realisere projektet og facillitere de kommende aktiviteter i området. "Vores første spørgsmål omhandler derfor, om Friluftrådet vil have nogle indvendinger omkring at flytte de bevilligede midler fra TRoA til Foreningen Yxengaard? Projektet er det samme, men rent organisatorisk er det en anden forening der står bag." Næste spørgsmål handler om, at vi har i styregruppen derfor valgt, at dele projektet i to adskilte projekter, med det formål, at kunne nå at få brugt de ansøgte LAG midler, inden deadlinen juni 15. Det gør vi også for at undgå at gå på kompromis med projektets pædagogiske og didaktiske målsætninger. Opdelingen af projektet, regner vi med skal forgå, som kort beskrevet nedenfor. 1. projekt: Her har vi udvalgt de dele af projektet, der i høj grad danner de ydre basale rammer for lokaliteten Yxengaard og med et budget der matcher LAG bevillingen og som kan realiseres inden deadlinen. Denne del af projektet er medfinancieret af Hjørring Kommune og Foreningen Yxengaard, via frivilligt arbejde. 2. projekt: Her vil vi søge den manglede finansiering fra det oprindelige projekt. Det vil vi gøre i håbet om, at Friluftsrådet vil godtage denne projektændring og stadig bidrage til projektet. I dette projekt vil vi igangsætte byggeriet af de bygninger og anlæg der i højere grad er med til, at facillitere lærings og oplevelses delen af det tidligere ansøgte Yxengaard projekt. 5
Disse ændringer af projektet vil betyde, at vi vil have mulighed for at realisere det oprindelige projekt fuldt ud og derfor indfri vores visioner om Yxengaard, uden kompromiser der i værste fald kan reducere projektet, så det ikke fuldt ud vil kunne leve op til formålet. Det er dette projekt, vi tiltænker at bruge Friluftsrådets midler på. Dette projekt vil sandsynligvis først blive påbegyndt i 2015." Mvh. Claus Gajhede Den dag jeg bliver for gammel til at lege, kan I lige så godt kule mig ned! 6
TRoA Att: Claus Gajhede Nordsøvej 16 Tornby 9850 Hirtshals Sagsnummer: 100614 København, den 18. juni 2012 Tilskud fra Tips- og Lottomidler til Friluftslivet Som svar på jeres ansøgning om tilskud fra Tips- og Lottomidler til Friluftslivet vedrørende Yxengaard har Friluftsrådets bestyrelse besluttet at yde et Tilskud til udvikling af koncept og faciliteter til rollespil. Konceptet skal integrere rollespil og naturformidling, og kunne indgå i udeskole og socialpædagogiske sammenhænge. Faciliteterne vil desuden fungere som almindelige, offentligt tilgængelige friluftsfaciliteter. Projektet gennemføres ved inddragelse af frivillige rollespillere, skoleelever, elever med særlige indlæringsvanskeligheder samt lokale borgere. I samarbejde med University College Nordjylland vil der blive udviklet materiale til en publikation om udeskoledidaktik med udgangspunkt i de erfaringer der høstes i projektperioden. Der vil blive udviklet nogle simple manualer om, hvordan rollespil og naturvejledning kan integreres. Tilskuddet udgør 400.000 kr. jf. indsendte budget. Der er i bevillingen lagt særlig vægt på følgende forhold i projektet: Det er en forudsætning for bevillingen, at der forud for projektstart foreligger en aftale og handlingsplan for udfærdigelse af formidlingsdelen af projektet, herunder manualer for, hvordan rollespil og naturformidling kan integreres bedst muligt. Rollespilslejrpladsens drift sikres af rollespilsforeningen TroA i samarbejde med Naturstyrelsen. Faciliteterne tilmeldes www.udinaturen.dk. Hvad skal være opfyldt, for at tilskuddet kan udbetales? - For at det fulde tilskud kan udbetales, skal der være afholdt udgifter for mindst 1.664.189 kr. i henhold til bevillingsteksten ovenfor. - Projektet skal gennemføres som beskrevet i den indsendte projektbeskrivelse. Såfremt projektet ikke gennemføres i overensstemmelse med budget og projektbeskrivelse, skal det meddeles Friluftsrådets Tipsadministration hurtigst muligt. Væsentlige afvigelser fra budget eller projektbeskrivelse vil medføre at tilskuddet reduceres eller bortfalder. Hvilken dokumentation skal indsendes og hvornår udbetales tilskuddet? Scandiagade 13 DK-2450 København SV Tel +45 33 79 00 79 (10-15/10-14) Fax +45 33 79 01 79 tips@friluftsraadet.dk www.friluftsraadet.dk
Udbetaling af tilskuddet kan finde sted, når projektet er afsluttet og samtlige udgifter er afholdt. Tilskuddet skal hæves inden for tre år fra dags dato. Når projektet er afsluttet og alle udgifter er afholdt, bedes I indsende: - Fotos af det færdige projekt. Friluftsrådet kan frit anvende disse fotos. - Rapport om projektets forløb og resultater. Formålet med rapporten er at viderebringe erfaringer til andre ansøgere. - Fotos fra projektets udførelse. Friluftsrådet kan frit anvende disse fotos. - Projektet skal revideres i henhold til nærværende bevillingsbrev og projektregnskabet skal opstilles som det indsendte budget, og skal indeholde både udgifter og indtægter. Regnskabet skal revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. - Anlæg med mulighed for overnatning skal tilmeldes www.teltpladser.dk under menupunktet "lav en teltplads". Andre anlæg/faciliteter med offentlig adgang skal tilmeldes www.udinaturen.dk. Dette bedes dokumenteret, f.eks. med et skærmprint. - Faciliteten skal forsynes med et skilt placeret på et synligt sted, hvoraf det fremgår at den er etableret med støtte fra tipsmidlerne. Skiltet sendes til ansøger i forbindelse med anmodning om udbetaling. - Det skal fremgå af hjemmesiden at projektet er støttet med "Tips- og Lottomidler til Friluftslivet". - Oplysning om bank- eller girokonto (registrerings- og kontonummer samt kontohaverens navn) hvortil pengene kan overføres. Når I har indsendt ovennævnte dokumentation, vil Friluftsrådets Tipsadministration sørge for udbetaling af tilskuddet snarest derefter. Ved henvendelse om sagen oplys venligst sagsnummer 100614. Det er Friluftsrådets bestyrelse, der har det endelige ansvar for fordelingen af Tips- og Lottomidler til Friluftslivet. Vi ønsker jer held og lykke med gennemførelsen af projektet. Med venlig hilsen Lars Mortensen Formand for bestyrelsen Side 2 af 2