Referat af Bestyrelsesmøde i Langgarverne torsdag den 12. september 2013 kl. 19.00 (Klublokalet på Byskolen) Deltagere: Allan Nielsen, Poul Erik Tobiasen, Carina Møller, Pernille Olesen, Leif Jensen, Lars Rex Olsen, Kåre Schneekloth samt Lisbeth Bech og Lene Olsen. Afbud: Kim Lunding. 1. Referatet fra mødet den 20. juni 2013 Godkendt 2. Meddelelser fra formanden og den øvrige bestyrelse Carina oplyste, at en ny lov påbyder Langgarverne at have en elektronisk postkasse. Bestyrelsen besluttede at Carina står for en sådan postkasse og ordner det praktiske. 3. Status for hjemmesiden og klubmodul Kim Lunding havde inden mødet pr. mail oplyst, at hjemmesiden kører uændret. 4. Økonomi herunder medlemsudvikling Kassebeholdningen på nuværende tidspunkt er høj i banken, men da der foreløbig kun er kommet indtægter fra Hillerød Triatlon, og ikke betalt udgifter endnu, så giver det et skævt billede. Overskuddet fra Hillerød Triatlon vil, som de foregående år, blive indarbejdet i dette regnskabsår. Der er p.t. 241 medlemmer af klubben, fordelt på 167 løbere, 15 børn og 59 triatleter. 5. Forslag til projekter i 2014 - de skal på budgettet Marathon-holdet, trænere til løb og svømning, foredrag om løb, svømning, triatlon, skader, klubløb. Carina udarbejder budgetforslag. 6. Godkendelse af udgifter til trænere - Lars, Tommy, Caroline + præsentation af trænere på hjemmesiden Bestyrelsen godkendte de indgåede aftaler med Lars (løb) og Carolina (svømning) for perioden indtil nytår.
7. TRI ventelisten - er det stadig aktuelt? Strukturen med venteliste og efterfølgende indmeldelse i Tri-afdelingen ophører. Det meddeles de 4 personer på ventelisten, at de kan melde sig ind i klubben via klubmodul. Der er således ikke længere lukket for tilgang. 8. Forberedelser frem mod GF den 24. oktober bl.a. indkaldelse m/dagsorden, valg og alt det praktiske Pernille bestiller mødelokale og mad til mødet. Lars sørger for øl, slik og kage. Vand og sodavand er i klubben. Poul Erik udsender indkaldelse i henhold til vedtægterne og sørger for dirigent til mødet. Carina laver tilmelding via Event, og der vil være åben deltagerliste. Under diskussionen af de kommende valg meddelte Allan, at han trækker sig som formand i utide. Det skete på mødet, og bestyrelsen valgte Poul Erik som ny formand. Lene indtrådte herefter i bestyrelsen og blev valgt som ny næstformand. Lars meddelte, at han udtræder af bestyrelsen i utide på generalforsamlingen. Det betyder følgende valg på generalforsamlingen: Formand Poul Erik Næstformand Lene Kasserer Carina Sekretær Pernille Motion Leif Konkurrence Kåre Tri-ansvarlig Lars, men udtræder i utide der skal ske valg for 1 år Suppleanter på valg Kim modtager genvalg, Lisbeth modtager ikke valg, 1 vakant Revisorer på valg Erik og Rasmus (???) Revisorsuppleant på valg Anne (???) Tidsplan: 26. september Seneste udsendelse af indkaldelse til GF 10. oktober Seneste indsendelse af forslag 17. oktober Seneste offentliggørelse af forslag Bestyrelsen besluttede, at stillingtagen til indkomne forslag i perioden 10.-17. oktober sker pr. mail. Bestyrelsen besluttede at fremlægge forslag om flytning af fællesmødet til 4.kvartal, da flere løb hurtigt er udsolgt, og derfor vil 1. kvartal være for sent. Det kræver ændring af vedtægternes 7. Bestyrelsen besluttede at fremlægge forslag om flytning af fødselsdagsfesten til september. Første gang i 2014, hvor der dog tillige holdes fest i januar. Klubtilskud besluttes af bestyrelsen efter GF..
9. Motionsudvalget - Den nye struktur m/trænere Begyndere/Letøvede har fastholdt træningen mandag, torsdag, lørdag hen over sommeren sammen med Henrik, og det fortsætter efterår/vinter. For øvrige løbere er der træning med Lars mandag og torsdag i hvert fald til nytår. Der er også fælles løbetræning hver lørdag. I løbet af efteråret påtænkes et marathon-hold med træning om lørdagen. Kirsten og Dorthe vil være tovholdere. Leif og Lisbeth vil sammen med Henrik og Lars fortælle mere på løbermøder i nær fremtid. 10. Status på revision af løbetider Der har været delte meninger om forsøget med ændrede løbetider. Bestyrelsen besluttede derfor, at bede generalforsamlingen om en vejledende afstemning. 11. Projekt Træning til Skovmaren (og måske halv-/helmarathon i foråret 2014) - udgifter? Der vil ikke være udgifter forbundet med disse tiltag, da der udelukkende er tale om fællesskab, der aftales via forum på hjemmesiden. 12. Marathon-træning v/kirsten og Dorthe - godkendelse af udgifter Bestyrelsen besluttede, at der kan afholdes udgifter til en annonce i Hillerød Posten samt rimelige udgifter i forbindelse med informationsmødet. Annoncens endelige udformning sker i samarbejde med Heino, der også vil stå for bestilling af annoncen. 13. Svømmetid organisering af bassinvagter Pernille laver skema over bassinvagter for onsdag, mens der ikke vil være bassinvagt om lørdag. Skemaet vil blive lagt på hjemmesiden. Bytning af vagter sker indbyrdes. Onsdag vil man kunne komme og svømme i hele svømmetiden kl. 20-22, mens der om lørdagen kun vil være adgang ca. kl. 16.45-17.00. Herefter vil døren være låst. Præcise oplysninger om adgang lørdag vil blive lagt på hjemmesiden. Det forventes, at man holder øje med hinanden om lørdagen, og derfor må man aldrig gå i vandet alene på vores baner.
14. TRI-afdelingen Lars annoncerede et nyhedsbrev inden generalforsamlingen. Desuden oplyste han, at Løberiet har fået en ny sending Tri-tøj hjem. 15. Hillerød Triatlon 2013 - hvordan gik det - hvad gør vi næste år Lene oplyste, at stævnet var afviklet til langt de flestes tilfredshed. Så vidt vides kun et par uheld, der krævede medicinsk assistance, og en håndfuld, der kørte forkert på Roskildevej. Godt vejr og en fantastisk stemning på den flotte stævneplads. Tyveri af øl, sodavand og vand skabte lidt uro. 16. Status for Julestjerneløbet 2013 Leif er bestyrelsens repræsentant i gruppen. Han oplyste, at der er uddelt mange brochurer, der er aftale med Events4u, nytiltag med et børneløb og julemærkehjemmet får donation på kr.10.000. Det er lykkedes at få yderligere sponsorgaver. Gruppen holder møde igen i oktober. Alt går efter planen. 17. Tidtagningsanlægget Hvad sker der ift. software? - Skal vi investere? Bestyrelsen besluttede, at aktuelt ikke gøres yderligere i forhold til tidtagningsanlægget, da det ifølge Peter fungerer på et tilfredsstillende niveau. 18. Status for udsalg af klubtøj Bsstyrelsen besluttede, at der gøres status over det gamle klubtøj, hvorefter restværdien afskrives. Hvis denne værdi er over kr. 25.000,- stilles et forslag til generalforsamlingen om afskrivning på næste års regnskab. 19. Status for det nye løbetøj, herunder godkendelse af DAF + regler i.f.t. DM og klubløb på hjemmesiden skal revideres Lars har fået godkendelse af det nye klubtøj fra DAF. Løberiet har fået ny sending løbetøj hjem. Lene vil forsøge at låne dukken hos Lars for at vise klubtøjet på generalforsamlingen. Bestyrelsen bad Leif om en liste over, hvem der skal have og hvem der har fået klubtøj i kraft af deres indsats som frivillige holdledere/træner. Vilkår/Betingelser for medlemmer af Langgarverne vedtaget i 2012 er stadig gældende og kan ses på hjemmesiden. Det gælder både klubtøj og refusion. 20. Skal klubben/bestyrelsen have en facebook-ansvarlig
Udsat 21. Selvstændige hjemmesider til vores to/tre løb? - Hjemmeside-ansvarlige? Udsat Udsat 22. Nyhedsmail til medlemmerne - hvem er ansvarlig? 23. Næste bestyrelsesmøde Klares pr. mail i perioden 10.-17. oktober. Bestyrelsen aftaler næste møde umiddelbart efter generalforsamling. Intet 24. Eventuelt Referent Poul Erik Tobiasen