Direktionen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 250, rådhuset Dato: Onsdag den 18. marts 2015 Start kl.: 9:00 Slut kl.: 13:00 Medlemmer: Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Økonomidirektør Eva Holm Iversen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen Fraværende: Norddjurs Kommune
Indholdsfortegnelse Side 1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller...1 2. Økonomi...3 3. Ledelsesinformation fra indkøbsområdet...4 4. Retningslinjer på IT området - opdateret...6 5. Eventuelt...8 Bilagsoversigt...9 Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener og beslutningsprotokoller Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Udvalgenes dagsordener gennemgås forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås umiddelbart efter udvalgsmøderne. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kommunalbestyrelsens møde den 17. marts 2015 Gennemgang af dagsorden for: voksen- og plejeudvalgets møde den 7. april 2015 erhvervsudvalgets møde den 8. april 2015 Økonomiske konsekvenser De økonomiske konsekvenser beskrives i dagsordenspunkterne til møderne i de stående udvalg m.v. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at den nævnte beslutningsprotokol og den nævne dagsorden gennemgås. Beslutning i Direktionen den 18-03-2015 Kommunaldirektøren gennemgik beslutningsprotokol for ovennævnte møde i kommunalbestyrelsen. 1
Velfærdsdirektøren gennemgik dagsorden for ovennævnte møde i voksen og plejeudvalget. Udviklingsdirektøren gennemgik dagsorden for ovennævnte møde i erhvervsudvalget. 2
2. Økonomi Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 8. oktober 2014 budgettet for budgetåret 2015 og de vejledende budgetter for overlagsårene 2016-2018. For at følge den økonomiske udvikling og gennemførelsen af budgettet indeholder direktionens møder et fast punkt om kommunens økonomi. Direktionen drøfter regnskab for 2014 og overførsler fra 2014 til 2015. Økonomiske konsekvenser Direktionen følger den økonomiske udvikling og vurderer løbende budgetopfølgningerne på de forskellige områder. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Direktionen den 18-03-2015 Direktionen drøftede og gennemgik materiale til Regnskab 2014 og overførsler fra 2014 til 2015. Regnskab 2014 og overførselssagen behandles af kommunalbestyrelsen i april måned. 3
3. Ledelsesinformation fra indkøbsområdet 88.00.00.Ø54 15/4647 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling Der er udarbejdet ledelsesinformation på indkøbsområdet for 1. kvartal 2015, som indeholder overblik over indkøbsmængde, aftaler, aftaleloyalitet og udbudsplan for Norddjurs Kommune. I ledelsesinformationen er det blandt andet beskrevet hvor stor en del af indkøbene, som sker på aftaler, og hvor stor aftaleloyalitet, der er på de aftaler som kommunen har (altså hvor mange, der køber ind hos den rigtige leverandør). Andelen af indkøb hos aftaleleverandører har været faldende siden 2012, hvilket skyldes, at mange indkøbsaftaler er udløbet hurtigere end nye er blevet indgået. Det forventes, at antallet af indkøbsaftaler vil stige i løbet af 2015, som følge af, at en del JYFI aftaler vil blive implementeret. Dette er konsekvens af, at Norddjurs Kommune nu er trådt ind i Jysk Fællesindkøb (JYFI). Norddjurs Kommune deltager som udgangspunkt i de udbud som gennemføres i SKI-regi og JYFI-regi, og derefter gennemføres egne udbud. På den baggrund forventes en yderligere stigning i antallet af aftaler i 2016. Indkøbsfunktionen kan ikke lave udbud på alle pligtige områder på én gang, og der sker løbende en prioritering. Udbudsplanen præsenteres på mødet for at vise, hvilke udbud der pt. er planlagt. Udbudsplanen er dynamisk og vil løbende blive opdateret. Der præsenteres ligeledes en aftaleoversigt, der viser et overblik over de eksisterende aftale, mens udbudsplanen viser en oversigt over de udbud som vi forventer at gennemføre enten selv, hos SKI eller JYFI. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at ledelsesinformationen på indkøbsområdet drøftes. 4
Beslutning i Direktionen den 18-03-2015 Direktionen drøftede ledelsesinformationen og ser frem til at modtage en status 2 gange årligt. 5
4. Retningslinjer på IT området - opdateret 00.01.00.P24 15/4627 Åben sag Sagsgang: DIR Sagsfremstilling På it området er der vedtaget nogle retningslinjer for indkøb af it-programmer, medarbejdernes køb af brugt it-udstyr m.v., samt registrering af kommunens mobile enheder. Retningslinjerne har været gældende i flere år, men er nu blevet opdateret, og skal godkendes af direktionen. Retningslinjerne handler i hovedtræk om følgende: Retningslinjer for indkøb af it-programmer: It-området har på vegne af hele Norddjurs Kommune ansvaret for at sikre: at alle de it-programmer, som organisationen ønsker at anskaffe, er forenelige med den platform som Norddjurs Kommune har valgt. at alle de programmer der anskaffes opfylder de krav, som bl.a. KOMBIT stiller til fremtidssikring af kommunale programmer. Fordelen ved, at it-afdelingen har ansvaret for disse opgaver, er et bedre samspil mellem programmer og platform. Leverandørerne udfordres samtidig til at leve op til de fremtidige krav til samspil mellem programmer f.eks. i form af snitflader og data, der skal være tilgængelige i andre programmer (ledelsesinformationssystemer m.v.). For at kunne leve op til dette ansvar er det afgørende, at it-afdelingen inddrages i overvejelser om anskaffelse af nye it-programmer m.v. Retningslinjer ved medarbejderes køb af brugt it-udstyr m.v.: Når en medarbejder forlader Norddjurs Kommune, eller der anskaffes nyt materiel, skal det brugte it-udstyr som hovedregel tilbageleveres til kommunen. Hvis medarbejderen/-ne ønsker at købe det brugte it-udstyr, kan lederen godkende denne mulighed. I disse tilfælde skal medarbejderen betale den skønnede handelsværdi for udstyret. Værdien af udstyret kan oplyses af it-afdelingen. It-udstyret skal derudover renses for alle programmer, licenser, personhenførbare oplysninger samt forretningskritiske oplysninger m.v. Denne rensning foretages af itafdelingen inden udstyret overdrages til medarbejderen. 6
Hvis aftaleenheden har finansieret it-udstyret har aftaleenheden også efterfølgende råderet over udstyret, og det kan udleveres til en anden medarbejder til arbejdsrelateret brug i aftaleenheden. Eller det kan sælges til en medarbejder. Retningslinjer for registrering af mobile enheder: Indkøb af mobilt it-udstyr, herunder mobiltelefoner, smartphones og tablets - skal altid ske gennem it-afdelingens bestillingsportal. Inden udstyret tages i brug og kan udleveres, skal programmet Mobile Device Management installeres på enheden. Programmet sikrer, at der anvendes en adgangskode til enheden, og at den kan spores i tilfælde af bortkomst/tyveri. Samtidig kan data slettes centralt fra, og applikationer kan også installeres fra centralt hold. Økonomiske konsekvenser Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at: 1. retningslinjen for indkøb af it-programmer godkendes 2. retningslinjen for medarbejdernes køb af brugt it-udstyr m.v. godkendes 3. retningslinjen for registrering af mobile enheder godkendes Bilag: 1 Åben Retningslinjer ved medarbejeres køb af brugt IT udstyr 41921/15 2 Åben Retningslinjer for registrering af mobile enheder 41812/15 3 Åben Retningslinjer for indkøb af nye programmer 41983/15 Beslutning i Direktionen den 18-03-2015 Godkendt. 7
5. Eventuelt Sagsgang: DIR Åben sag Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser Indstilling Beslutning i Direktionen den 18-03-2015 Intet. 8
Bilagsoversigt 4. Retningslinjer på IT området - opdateret 1. Retningslinjer ved medarbejeres køb af brugt IT udstyr (41921/15) 2. Retningslinjer for registrering af mobile enheder (41812/15) 3. Retningslinjer for indkøb af nye programmer (41983/15) 9
Underskriftsside Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen Udviklingsdirektør Kim Kofod Hansen 10
Bilag: 4.1. Retningslinjer ved medarbejeres køb af brugt IT udstyr Udvalg: Direktionen Mødedato: 18. marts 2015 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41921/15
l lsen Medarbejderes køb af brugt it-udstyr mv. Når én af Norddjurs Kommunes medarbejdere får mulighed for at købe deres gamle itudstyr, enten ved fratrædelse eller ved udskiftning af nuværende it-udstyr, skal det pågældende it-udstyr forinden omkring IT-afdelingen, bl.a. fordi kommunen (som en offentlig institution) ved lov er forpligtiget til at destruere eller rense harddiske mv i udtjent it-udstyr. Når f.eks. en PC påtænkes solgt til en medarbejder til privat brug bør afdelingslederen altid først kontakte it-afdelingen for at få oplyst hvad medarbejderen lovligt kan få overdraget af software mv., inden denne træffer beslutning om køb af it-udstyret. Medarbejder fratræder. Når en medarbejder ved Norddjurs Kommune fratræder sin stilling skal det af kommunen udleverede it-udstyr som hovedregel tilbageleveres til kommunen. Medarbejderens afdelingsleder kan godkende at den fratrådte medarbejder får mulighed for at erhverve dette it-udstyr til privat anvendelse. Følgende forudsætninger skal da opfyldes: Overdragelsen kan alene ske til it-udstyrets værdi i fri handel o (værdien kan oplyses af it-afdelingen) Licenser ejet af Norddjurs Kommune som er installeret på enheden f.eks. Microsoft kontorpakken skal afinstalleres, da de ikke lovligt kan overdrages til privat anvendelse o (afinstalleringen sker i it-afdelingen). Der kan i stedet installeres et Open Source produkt f.eks. kontorpakken fra Libre (Open Source) o (it-afdelingen kan vejlede herom). Enheder (Pc er) af ældre dato der ikke er indkøbt (født) med operativsystemet Windows 7 Pro Licens, men et ældre operativsystem, kan ikke udleveres til privat brug med operativsystemet Windows 7 Pro Licens. Udlevering må alene ske med installation af det operativsystem enheden er født med. Medarbejderen skal Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa - Tlf: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk CVR nr. 29 18 99 86 Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: 8.30-15.00 torsdag: 8.30-17.00 fredag: 8.30-12.00
forinden stillingtagen til et køb informeres herom. Der kan i stedet lovligt installeres et Open Source produkt f.eks. Linux. o (it-afdelingen kan vejlede herom). Alle personhenførbare/forretningskritiske data skal slettes fra enheden forinden udlevering til privat brug finder sted o (sletning sker i it-afdelingen). Ansat medarbejder får godkendt køb af tidligere anvendt it-udstyr. Her gælder de samme regler som anført under ansat medarbejder. IT-udstyr fra fratrådt medarbejder. Når en medarbejder ved Norddjurs Kommune fratræder sin stilling skal det af kommunen udleverede it-udstyr som hovedregel tilbageleveres til kommunen. Hvis aftaleenheden har finansieret dette it-udstyr har man også efterfølgende råderet over udstyret, hvorfor det f.eks. kan udleveres til en anden medarbejder til arbejdsrelateret brug i aftaleenheden. Hvis denne medarbejder har andre arbejdsfunktioner skal personhenførbare/forretningskritiske data slettes forinden overdragelsen. (sletning sker i it-afdelingen). VIGTIGT I forbindelse med aflevering af it-udstyret skal medarbejderen selv altid nulstille enheden, da anden medarbejder ellers ikke vil kunne tilgå enheden (gælder f.eks. IPads, Mobiler, Smartphones m.fl.). - 2 -
Bilag: 4.2. Retningslinjer for registrering af mobile enheder Udvalg: Direktionen Mødedato: 18. marts 2015 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41812/15
l lsen Retningslinjer for registrering af mobile enheder. Når der indkøbes mobilt it-udstyr i Norddjurs Kommune mobiltelefoner, smartphones og tablets sker dette altid gennem IT-afdelingens bestillingsportal. Medarbejderen der bestiller it-udstyret skal udfylde en blanket (digitalt) med oplysning om bl.a. nærmeste leders navn samt godkendelse af at der sker registrering i Mobile Device Management (MDM) programmet. Dette program sikrer bl.a.: at énheden kun kan tilgås ved brug af adgangskode at den fysiske placering af énheden kan spores ved bortkomst/tyveri at data på énheden kan slettes fra centralt hold ved bortkomst/tyveri samt at applikationer kan skubbes ud på énheden fra centralt hold Der er iværksat en procedure, der sikrer at énheden kun spores i særlige tilfælde såsom bortkomst/tyveri. Hvis medarbejderen ikke ønsker registrering i MDM, kan der ikke udleveres mobilt itudstyr til medarbejderen. Nærmeste leders ansvar. Medarbejderens nærmeste leder skal godkende, at der kan ske køb af det efterspurgte it-udstyr. Herudover skal nærmeste leder sikre at blanketten Udlevering af IT enhed til medarbejder udfyldes og underskrives af medarbejderen forinden énheden udleveres. Blanketten findes på bestillingsportalen (via link). Ved medarbejderens fratrædelse skal nærmeste leder sikre at det udleverede it-udstyr tilbageleveres. Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa - Tlf: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk CVR nr. 29 18 99 86 Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: 8.30-15.00 torsdag: 8.30-17.00 fredag: 8.30-12.00
Bilag: 4.3. Retningslinjer for indkøb af nye programmer Udvalg: Direktionen Mødedato: 18. marts 2015 - Kl. 9:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 41983/15
l lsen Retningslinjer for anskaffelse af programmer i Norddjurs Kommune. Det er som udgangspunkt aftaleenhederne, der er forpligtet til løbende at vurdere hvilke programmer mv, der bedst understøtter aftaleenhedens forskellige arbejdsopgaver. ITafdelingen indgår gerne i disse vurderinger hvis aftaleenheden ønsker det. IT-afdelingen opfordrer aftaleenhederne til så hurtigt som muligt at involvere ITafdelingen når der opstår nye behov til IT-understøttelsen i aftaleenheden, således at der kan etableres et samarbejde omkring nedennævnte punkter. Forretningsgangen for anskaffelse af nye programmer til anvendelse i Norddjurs Kommune er følgende: Aftaleenheden vurderer hvilket/hvilke programmer der bedst opfylder aftaleenhedens krav til understøttelse af aftaleenhedens arbejdsopgaver. Når aftaleenheden har vurderet hvilket/hvilke programmer der opfylder kravene til understøttelse af arbejdsgangen i aftaleenheden, skal der forinden indgåelse af juridisk bindende aftale rettes henvendelse til IT-afdelingen med henblik på afklaring af følgende: o Har andre aftaleenheder i Norddjurs Kommune allerede anskaffet et program der opfylder aftaleenhedens opgaveunderstøttelse o Kan programmet afvikles på Norddjurs Kommunes Citrix platform o Indeholder kontraktudkastet alle relevante punkter såsom kontraktens løbetid, priser, opsigelsesvarsel, exitstrategi mv. o Opfylder kontraktudkastet alle Kombits generelle krav til rammearkitekturen, tilgangen til serviceplatformen mm. Aftaleenheden vurderer altid hvorvidt udgifterne til anskaffelse af programmet vil være omfattet af udbudsreglerne (herunder annonceringspligten), og er ansvarlig for at udbudsreglerne overholdes. Her gælder samme betingelser som anført ovenfor omkring kravsspecifikation mv. Aftaleenheden er ansvarlig for at den fornødne bevilling til anskaffelsen af programmet er på plads. Når samtlige ovennævnte punkter er opfyldt fremsendes kontraktudkastet med eventuelle ændringer til IT-afdelingen, der herefter underskriver kontrakten. Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenaa - Tlf: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk CVR nr. 29 18 99 86 Telefon- og åbningstider: Mandag-onsdag: 8.30-15.00 Torsdag: 8.30-17.00 Fredag: 8.30-12.00