Forretningsorden for HIK81 Senest opdateret : 01.01.2014 1
Indholdsfortegnelse Om Hik81... 3 Vision... 3 Værdier... 3 Målsætninger... 4 Generalforsamlingen... 4 Bestyrelsen... 4 Kompetencegrupper i bestyrelsen... 5 Mødekultur i bestyrelsen... 5 Begivenheder der igangsættes på initiativ fra bestyrelsen... 5 Hvad kan man forvente af bestyrelsen... 5 Conventus... 6 Politik... 6 Adgang til administrativ del af Conventus... 6 Hjemmeside... 6 Adgang til redigering af hjemmesiden... 6 Forsikring... 7 Idrætsudvalg... 7 Udvalgenes ansvar... 7 Trænere og instruktører... 8 Aktive / medlemmer / frivillig... 8 Medhjælpere... 8 Sponsorer... 8 Klubtøj... 8 Mærkedage... 8 PR politik... 9 2
Om Hik81 HIK81 står for Hårby Idrætsklub af 1981. Klubbens primære målgruppe er børn og voksne i og omkring landsbyerne Nr. Vissing, Veng, Hårby, Søballe, Mesing og Jeksen men vi har også mange medlemmer uden for disse byer, vi er ca. mellem 400 og 500 medlemmer. Klubben tilbyder p.t. Fodbold, Håndbold, Gymnastik, Kreativ dans, Badminton, Step, Klatring samt Indoor Cycling. Desuden tilbydes der forskellige supplerende ad hoc aktiviteter. Klubben drives med frivillig arbejdskraft og alle er velkomne til at være med i fællesskabet omkring driften af klubben. Historie I midten af 50'erne spillede ungdommen fodbold på markerne efter fyraften - når bare de værste kokasser var fjernet. Det blev starten på Hårby Boldklub, der i 1981 slog sig sammen med Hårby Idrætsforening og blev til Hårby Idrætsklub 81. Vision Klubbens vision er -at bevare og styrke det lokale liv Derfor vil vi spille en central rolle i at samle landsbyerne omkring sundhed og motion. Det skal blandt andet ske ved at tilbyde et bredt tilbud indenfor idræt med kompetente og engagerede trænere gøre Borgernes Hus til det lokale mødested på tværs af idræt, kultur og andre sociale aktiviteter dyrkende netværk med andre foreninger og institutioner i området Værdier Klubbens værdier er Åbent fællesskab Motion og velvære Udvikling Engagement og involvering Glæde Værdierne skal komme til udtryk ved, at vi alle er med til at formidle HIK s tilbud og give andre lyst til at være med. Alle har et medansvar for at få klubben til at fungere. Medlemmer, forældre og frivillige skal holde en løbende dialog om forventninger til hinanden. 3
I HIK lægger vi vægt på, at idræt skal være sjovt og for alle. Socialt samvær og motion går hånd i hånd. Vi tilbyder en bred vifte af idrætstilbud og arbejder for gode faciliteter, så medlemmerne kan udfolde sig. Vi vil hele tiden arbejde for at blive bedre, både i idrætten og på sidelinien. Derfor gør vi en indsats for at fastholde og tiltrække frivillige hjælpere, og klubben tilbyder relevante kurser. Vi tilpasser HIKs tilbud til de behov borgere efterspørger i området. Målsætninger HIK81 har ikke udarbejdet målsætninger Generalforsamlingen Generalforsamlingen er klubbens højeste myndighed. Den afholdes hvert år i februar måned. Se vedtægter for generalforsamlingens afholdelse bilag 1. På førstkommende møde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig iht. vedtægterne samt nedenstående ansvarsområder og opgavefordeling. Herudover gennemgås og opdateres forretningsordenen. Bestyrelsen Bestyrelsen har fordelt følgende ansvarsområder imellem sig: Formanden Jane Bjerrisgaard Kontakt til kommunen Kontakt til halinspektøren herunder haltider Kontakt til skolen Årshjul opdatering Næstformanden Jan Nielsen. Conventus og Hjemmeside Indkøbs ansvarlig / kontakt Folkevalgtkasserer Malene Andresen Ansøgning om materiale- og medlemstilskud Indberetning af medlemmer til kommune og interesseorganisationer. Kontakt til ekstern bogholder. Ekstern bogholder - Astrid Vølund Tlf. 86 94 50 86 Vidkærvej 42, Nørre Vissing Menigt medlem 1 Lonni Møbjerg Børneattester Eventansvarlig (sommerfest / frivilligfest) Menigt medlem 2 Esben Overgaard Kontakt til interesse organisationer 4
PR og annoncering - sæsonfolder Forsikringer Kompetencegrupper i bestyrelsen : Økonomigruppen Formand, Kasserer + menigt medlem (Jan) Sponsorgruppen Lonni, Jan, Esben 3 kontaktpersoner i aktivitetsudvalget for Borgernes Hus Jan, Esben, (Morten L.) Forklaring til grupperne : Økonomigruppe, som indeholder formanden, kassereren og mindst 1 person mere fra bestyrelsen. Denne gruppe er ansvarlig for kontakten udvalgene i forbindelse med at der skal laves budgetter, samt følges op på regnskabet med kvartalregnskaber til bestyrelsesmøderne. Mødekultur i bestyrelsen Mødeindkaldelse til bestyrelsesmøder udsendes med dagsorden senest 1 uge før mødet. Der laves referat fra møderne som sendes rundt til udvalgene efterfølgende. Begivenheder der igangsættes på initiativ fra bestyrelsen Afholdelse af generalforsamling Sommerfest Frivillig arrangementer Kåring af Årets Hik er Ved generalforsamlingen kåres årets HIK er, som præmieres med klubbens vandrepokal. Denne afleveres/afhentes mindst en måned før generalforsamlingen, så den behørige inskription for næste modtager kan laves. Hvad kan man forvente af bestyrelsen : At der er en løbende kontakt til foreningens udvalg, og at man støtter disse hvis der er behov for dette. At der er en løbende kontakt til interesseorganisationer så klubben er informeret om gældende lovgivning og andre tiltag som har konsekvenser for klubben. At der er en løbende kontakt til kommunen samt lokalområdets øvrige foreninger og skole. Det er bestyrelsens ansvar, at der søges materialetilskud og medlemstilskud samt, at der indberettes medlemmer til kommunen og interesseorganisationer. Der indhentes ønsker fra udvalgene om haltider og at disse søges rettidig hos kommunen. At alle trænere, hjælpetrænere, medhjælper samt udvalgs- og bestyrelsesmedlemmer har afleveret en børneattester, dette udføres for alle hvert år i september måned. 5
At foreningens trænere, hjælpetrænere og medhjælper til enhver tid er dækket af en forsikring i forbindelse med deres arbejde i HIK81. At indsendte budgetter bearbejdes og der tilbagemeldes senest den 15. januar en økonomisk ramme for det kommende år. Generelt PR materiale udarbejdes, herunder sæsonfolder, opslag i ugeavisen og kirkeblad. Opslag på hjemmeside og facebook. Conventus HIK81 har valgt administrationssystemet Conventus som foreningens it-værktøj til administration af medlemmer, aktivitetstilbud, tilmelding og som regnskabssystem. Politik Via conventus er der mulighed for at rundsende mails og SMS til træner og medlemmer, husk at Adgang til systemet tildeles efter nedenstående : Adgang til administrativ del af Conventus. Bestyrelsesmedlemmer : Admin Udvalgsmedlemmer : Super bruger Træner, hj.træner, forældrehjælper mv. : Bruger Aktive ingen adgang Ansvarlig for tildeling af adgang til Conventus er : Helle O. Thomsen - mail : Helle-T@hik81.dk Systemansvarlig er: Helle O. Thomsen - mail : Helle-T@hik81.dk Hjemmeside Hjemmesiden skal indeholde alle de tilbud klubben tilbyder, samt tider, priser og kontaktpersoner til disse tilbud. Lige ledes skal fremgå Bestyrelsen, idrætsudvalgene og kontaktpersoner til kommunen, hallen, DGI, DBU og Idrætssamvirket skal også fremgå. Ligesom ansvarlige for forsikringer og PR også skal fremgå. Adgang til redigering af hjemmesiden Bestyrelsesmedlemmer : Admin Udvalgsmedlemmer : Admin Træner, hj.træner, forældrehjælper mv. : Admin Aktive : Ingen adgang Ansvarlig for tildeling af adgang til hjemmeside er: Jan Nielsen - mail : Jan-N@hik81.dk Webmaster er : Jan Nielsen - mail : Jan-N@hik81.dk 6
Forsikring HIK81 i lighed med alle andre idrætsforeninger, har ikke forsikringer, der dækker i tilfælde af uheld under træning (heller ikke tænder og briller) og vi opfordrer derfor vores medlemmer til selv at tegne en fritidsulykke-forsikring, så også børnene er forsikret. Vore trænere/ledere og andre frivillige (f.eks. ved Sommerfesten) er dækket gennem en fælles DGI/DIF forsikring. Se omfang og vejledning på følgende link : http://www.idraettensforsikringer.dk Hvis skaden er sket: https://disk1.hosteddisk.nu/hd00289/idraettensforsikringer/hvis_skaden_er_sket_arb_skade.pdf Har du yderligere spørgsmål vedr. forsikringer, så kontakt den forsikrings ansvarlige : Esben Overgaard mail : efo@okop.dk / tlf. 25 87 27 77 Idrætsudvalg Jf. vedtægterne så kan generalforsamlingen nedsætte udvalg for de enkelte idrætter. Udvalgenes ansvar At den pågældende idræt driftes, herunder menes de tiltag der en nødvendige for at de tilbudte hold kan fungerer, så som at der findes træner og instruktører til de hold der startes op og at evt. forældre hjælpere findes efter opstart mv. At der laves kontrakter på instruktører, hjælpeinstruktører / trænere og hjælpe trænere. At der indsendes børneattester i september måned på trænere, hjælpetrænere, medhjælper samt udvalgsmedlemmer disse afleveres til den ansvarlige i bestyrelsen. At de der er aktive på holdene har betalt kontigent. Der udarbejdes et realistisk budget ønske til bestyrelsen, som afleveres senest i november måned. Der arbejdes efter et årshjul. denne opdateres løbende. Afholdte udgifter dokumenteres løbende med bilag og sendes til bogføring. 7
Trænere og instruktører Alle trænere, instruktører og hjælpetrænere mv. er ansat iht. deres kontrakt. Der tillades kun instruktører, trænere mv. i klubben der kan stille med et godkendt børneattest. Aktive / medlemmer / frivillig Som aktivt medlem og samt som forældre til et aktivt barn (< 18 år) er man at betragte som en del af klubbens medlemmer, og vil heraf til tider kunne blive opfordret til at yde et stykke frivilligt arbejde i klubben. Klubben eksistens er betinget af at der er nogen der indimellem gør et stykke frivilligt arbejde. Jo flere der er om arbejdet jo sjovere bliver det for alle. Medhjælpere Ingen politik i øjeblikket. Sponsorer Nytegning foretages kun af sponsorudvalget, efter godkendelse af aftale ved bestyrelsen Vedligeholdelses og nytegning af eksisterende sponsor aftaler er sponsorudvalgets ansvar. Sponsorpleje og opfyldelse af de indgåede aftaler med sponsorerne, er bestyrelsens ansvar. Klubtøj HIK81 har ikke indgået indkøbsaftaler med nogen bestemt butik omkring sportstøj. Spørg gerne efter priser mindst 2 steder ved større køb. (>1.000,-) Klubtøj og andet udstyr indkøbes efter aftale med den indkøbsansvarlige. LOGO og sponsor tryk koordineres med den indkøbsansvarlige som har kontakt til sponsorudvalget omkring nye aftaler der skal tages hensyn til. Mærkedage Der er ikke nedskrevne regler for mærkedage. 8
PR politik Ved udarbejdelse af egne opslag, plakater, foldere, løbesedler og lignede så skal det meget klart fremgå at det er HIK81 der står bag det pågældende arrangement det betyder at der på forsiden af alt trykt PR og oplysnings materiale - skal minimum vores LOGO fremgå klart og tydeligt. Dette er for at gøre HIK81 s identitet så tydeligt som muligt og så skal vores LOGO være genkendelig dette gøres nemmets ved at den er mest muligt synlig Vores LOGO symboliserer vores til enhver tid gældende vision og værdier og det er det der i sidste ende kvalitetsstempler vore tilbud. Alt materiale der skal i den trykte presse herunder ugeaviser, kirkeblade, postkasse omdeles mv. skal den PR ansvarlige i Bestyrelsen orienteres rettidig så evt. øvrige idrætter kan komme med / nævnes i det pågældende materiale kan koordineres indbyrdes. Vær altid opmærksom på, om der er mulighed for at promoverer vore sponsor på trykt materiale. 9