Boligforeningen Ringgården, Aarhus - kontrakt om migrering og drift af it -platform. Generell Informasjon Versjon 2 Url http://com.mercell.com/permalink/39318058.aspx Ekstern anbuds ID (udbud.dk) 0000-001798 Konkurranse type: Anbudskonkurranse Prosedyre Åpen anbudskonkurranse Tildelingskriterier Det mest økonomiske anbudet Dato for offentliggjørelse 03.06.2013 10:16 Tilbudsfrist 24.06.2013 12:00 Endret dato 03.06.2013 09:46 Oppdragsgiver Firma Boligforeningen Ringgården Adresse Dybedalen 1A Postnr/By 8210 Aarhus V Danmark Telefon +45 88 30 30 50 Faks +45 88 30 30 51 E-post bogodt@bf-ringgaarden.dk Hjemmeside http://www.bf-ringgaarden.dk/ Versjonsendringer Genudsendes med tilføjede NUTS og CPV koder af Mercell Danmark A/S Beskrivelse Side 1 av 6
Boligforeningen Ringgården ønsker at modernisere it infrastrukturen ved at opbygge en ny løsning frem for den eksisterende løsning. Den nye leverandør skal varetage driften af hele systemlandskabet medmindre andet er angivet, således Boligforeningen Ringgården kun har en fremtidige driftsansvarlig. Boligforeningen Ringgården har endvidere behov for at optimere deres processer og forretningsgange for vedligeholdelse af klientplatformen, både inden for software og hardware. Følgende er defineret: Arbejdsstationer er laptops og stationære pc ere Hardware skal klargøres ud fra PXE boot eller tilsvarende løsning Software skal distribueres og manuelle installationer skal nedbringes til absolut minimum Al distribution skal foretages centralt fra leverandøren Brugerne skal have mulighed for fuld kontrol over de enkelte maskiner til installation af udvalgte tekniske programmer Fælles klientplatform baseres på nyeste version, senest Microsoft Windows 7, 64 bit platform. Mobilitet- og hjemmearbejdspladser skal foregå via sikker opkobling Mulighed for offline arbejde på Microsoft Office It drift foretages i særskilt it system og egen sikkerhedsstruktur Det skal være muligt, for den enkelte bruger, at tilgå og afvikle alle applikationer uanset hardware og accessform. Leverandøren har ansvaret for sikring af laptops med sikkerhedspatches og antivirus Hardware Servere Boligforeningen Ringgården overlader det til Ordregiver at dimensionere de fremtidige servere, således de kan imødekomme Boligforeningen Ringgårdens fremtidige behov, som beskrevet i dette kapitel og kravskemaet. Boligforeningen Ringgården er ikke forudindtaget over for server-teknologivalg og vil således evaluere den service der tilbydes. Det er op til Ordregiver selv at vurdere om der skal bydes med fysiske eller virtuelle servere ud fra forståelsen af Boligforeningen Ringårdens krav til kvalitet. Klienter Udbuddets fastprisaftale omfatter at drifter og installerer eventuelt nye klienter, som led i den månedlige ydelse. Alle klienter skal genanvendes af leverandøren i den fremtidige løsning. Printere, plottere mm Boligforeningen Ringgården ønsker at Leverandøren drifter netværksprintere, herunder installerer og vedligeholder drivere på løsningen på alle netværksprintere. Skift af papir, toner og fysisk vedligehold er ikke en del af driften. Det er en forudsætning, at printere etableres og drives inden for netværket. Mobile klienter Løsningen skal kunne understøtte gængse mobilstyresystemer som er baseret på Windows Mobile, Android eller OS (Iphone). Enheder er ikke en del af tilbud. Sikkerhedskopiering Leverandøren skal håndtere sikkerhedskopiering af alle systemer, uanset placering af hardware. Sikkerhedskopier skal opbevares adskilt fra øvrigt informationsbehandlingsudstyr, så uheld ikke vil skade sikkerhedskopierne og skal i øvrigt håndteres efter DS 484. Boligforeningen Ringgården forventer, at Leverandøren kan afgive en erklæring om it-sikkerhed, udført efter nyeste it-revisionsstandard. Der skal implementeres ud fra følgende overordnede standard backup politik: Side 2 av 6
Filbackup: Skal gemmes 15 versioner af en fil i 90 dage, hvis filen eksisterer. Hvis den bliver slettet, gemmes de 3 seneste versioner i 180 dage. Helt præcist vil det sige, at slettede filer vil kunne genskabes i 180 dage og ændrede filer maksimum kan genskabes 15 versioner eller maksimum 90 dage tilbage Database: Genskabes 30 dage tilbage. Netværk Boligforeningen Ringgården vil overlade det til Leverandøren at dimensionere og designe den fremtidige netværksstruktur for det kommende it-setup, men med hensyntagen til genanvendelse af de eksisterende WAN forbindelser. I betegnelsen genanvendes menes der linjeføring, oprettelse mm. og ikke eksempelvis kapacitet på linjen, som leverandøren kan forhøje efter eget ønske for, at opretholde kravene til leverancen. Leverandøren kan benytte underleverandør, men Boligforeningen Ringgården ønsker ikke at have separate aftaler med underleverandører. Leverandøren skal således selv indgå aftale med eventuelle underleverandører og indregne omkostninger i forbindelse hermed, i det månedlige driftsvederlag. Boligforeningen Ringgården ønsker omkostninger for drift af netværk specificeret særskilt. Telefoni skal kunne afvikles på samme linjer/netværksenheder. LAN Der skal være et fælles LAN og WAN til Boligforeningen Ringgården, omfattende alle Boligforeningen Ringgårdens lokationer via eksisterendeog kommende forbindelser. Der er ingen krav om der skal trækkes nye kabler som en del af tilbuddet. Boligforeningen Ringgården forventer, at genbruge eksisterende switche og firewalls hvor dette giver mening. Nyanskaffelser skal være indeholdt i den endelig prissætning. Boligforeningen Ringgaarden ønsker at den kommende leverandør genanvender netværk: Med genanvendelse menes linjeførelse, oprettelse mm., men ikke eksempelvis kapacitet på linjen, som leverandøren kan forhøje efter eget valg, for at opretholde kravene til leverancen. Dokumenter og mails Boligforeningen Ringgaarden ønsker fremadrettet at anvende samme drevstruktur, og alle data skal flyttes med over. Det skal være muligt at kunne sende mails krypteret. Internet Boligforeningen Ringgaarden ønsker, at forsætter med den nuværende leverandør på www.bf-ringgaarden.dk (InComA/S). Basissoftware Leverandøren skal indregne anskaffelse af basisprogrammel som en del af den månedlige ydelse. Operativsystem - servere Boligforeningen Ringgården forventer, at nyeste version af operativsystem og teknologi (64 bit) indgår i tilbuddet. Det skal dog understreges, at operativsystemerne skal kunne afvikle Boligforeningen Ringgårdens nuværende serverapplikationer. Boligforeningen Ringgården forventer, at licensudgifter til server-operativsystem er en integreret del af den månedlige fastpris på driften. Operativsystem klienter Boligforeningen Ringgården ønsker at anvende nuværende styresystemer på de klienterne. Servervirtualisering Boligforeningen Ringgården overlader det til Leverandøren at vurdere om man vil anvende servervirtualisering og i givet fald hvilket produkt man vil anvende. Nuværende licenser ejes af Boligforeningen Ringgårde. Side 3 av 6
Terminalopkobling Det er op til Leverandøren at tilbyde den type opkobling som anses for at være den mest optimale for Boligforeningen Ringgården, men som opfylder følgende ønsker: - Det skal være muligt, for den enkelte bruger, at tilgå og afvikle applikationer uanset hardware og accessform. -Mobilitet- og hjemmearbejdspladser skal foregå via sikker opkobling og 2-faktor validering ved hjælp af SMS koder. Mobilitet/hjemmearbejdspladser Det skal være muligt at foretage opkobling udefra uanset accessform ved hjælp af 2-faktor validering med SMS eller lignende. Det er op til Leverandøren at tilbyde den opkobling der anses for at være den mest optimale for Boligforeningen Ringgården mht. brugervenlighed, under hensyntagen til den nødvendige sikkerhed omkring bl.a. adgang til lokale ressourcer såsom drev, printere etc. Kontorpakke Boligforeningen Ringgården anvender Microsoft Office 2010 i dansk version. Leverandøren er ansvarlig for centralstyret installation lokalt på klienter med forud konfigureret opsætning på Outlook. Det skal være muligt, at afvikle Microsoft Outlook og lokale Office dokumenter uden internet adgang, men der er ikke krav og automatisering omkring synkronisering af disse dokumenter. E mail Der skal etableres ny Exchange server og samtlige mailbokse skal migreres til denne. Endvidere skal der tilbydes mulighed for synkronisering mellem Exchange server og mobile klienter. Mail skal kunne tilgås fra en hvilken som helst hardware platform via Webmail og Mobiltelefon. Anden software Software asset management Ordregiver skal fremover være ansvarlig for licensstyring, både basissoftware (hvor tilbud skal indregne disse i driftsprisen) samt øvrige licenser til applikationer, hvor Boligforeningen Ringgården er ansvarlig for licensprisen, men hvor licensstyringen er leverandørens ansvar, som en del af driftsopgaven. Opgaven omfatter både klient, server og netværksstruktur. Ordregiver skal angive hvordan dette vil blive udført. Applikationer Samtlige licenser skal overføres til ny infrastrukturplatform og driftes af Leverandøren. Leverandøren forventes at kunne overføre licenserne uden yderligere omkostninger for Boligforeningen Ringgården, bortset fra medgået tid til migrering. Nuværende vedligeholdelsesaftaler, med leverandørerne af applikationer, fortsættes uændret. Driften af applikationerne skal kunne overtages uden hensyntagen til applikationsleverandørernes krav. Boligforeningen Ringgården har specificeret alle applikationer, som skal indgå i den fremtidige løsning. Alle applikationer skal som udgangspunkt kunne tilgås uafhængigt af klient og accessform. boligforeningen Ringgården forventer, at alle applikationer flyttes til den fremtidige hostede løsning. Webapplikationer Boligforeningen Ringgården har indkøbt en webboligløsning som driftes og vedligeholdes af InCom i deres hostingcenter, men der er integration mellem EG WebBolig og CMS løsningen. Økonomisystem Boligforeningen Ringgården skal fortsat anvende EG WebBolig. Drift skal overtages af Leverandøren, men nuværende softwareleverandør foretager ændringer i applikationen. Operationelle opgaver Boligforeningen Ringgården har følgende forventninger til daglig drift og tilbagevendende opgaver: Side 4 av 6
Proaktiv løbende overvågning af netværk, databaser og korrekt indlæsning af data jf. oplæg til SLA mellem Leverandør og Boligforeningen Ringgården Installation af klienter ooperativsystemer til servere og klienter, udrulning og vedligeholdelse af applikationer Sikkerhedskopiering af servere, operativsystemer og Boligforeningen Ringgårdens data oremote back up idet det forventes, at der tages hensyn til det offentliges krav til back up, samt sikkerhedskrav til fysisk og logisk opbevaring af data Løbende sikkerhedsopdateringer af servere og klienter oanti-virus samt opdatering af operativsystemer på servere og klientkapacitet Administration af brugeradgang Administration af adgang for eksterne leverandører via VPN (klient/tunnel) som Boligforeningen Ringgården har godkendt Løbende programopdateringer på servere i samarbejde med 3 parts leverandører Det operationelle setup skal etableres på en sådan måde, at oppetidskrav kan overholdes. Migrering Boligforeningen Ringgården ønsker at implementeringen foretages efter en sammenhængende og konsistent plan, som Leverandøren skal udforme ud fra deres anbefalinger. Planen skal inden eksekvering godkendes og forventningsafstemmes med Boligforeningen Ringgården. Boligforeningen Ringgården ønsker at lade Leverandøren foreslå hvorledes migrering foretages men forventer, at dette omfatter: En veldokumenteret plan for hvordan flytningen foretages, teknisk såvel som under hensyn til de systemer som brugerne anvender, således overgang til ny løsning foregår så gnidningsfrit som muligt. Planen skal som minimum beskrive: Hvordan den tekniske overgang foretages Hvordan brugerne sikres bedst mulig anvendelse af de nye løsninger snarest efter flytning Hvordan interne og eksterne interessenter forventes at bidrage i overgangsfasen En tidsplan for flytningen Det er meget vigtigt, at der ikke opstår driftsforstyrrelser i forbindelse med flytningen samt at perioden for samtidig nedetid, på både det gamle og det nye system, er absolut minimal. Boligforeningen Ringgården overlader det til leverandøren at beslutte, hvorledes flytningen foretages, men ønsker, at leverandøren oplyser hvilken metode der tænkes anvendt og hvilke fall back procedurer leverandøren anvender, hvis flytningen løber ind i problemer. Boligforeningen Ringgården ønsker der foretages en test og gennemføres en driftsprøve, som skal godkendes af Boligforeningen Ringgården, forinden løsningen tages endeligt i drift. Hvis leverandøren foretager flytningen løbende og gradvist, vil endelig driftsprøve blive godkendt når migreringen er helt afsluttet og belastningen på systemet er normal. Projektplan Boligforeningen Ringgården har en intern projektledelse, men Boligforeningen Ringgården forventer at Leverandøren varetager følgende processer i forbindelse med migrering til ny løsning: Projektering, prioritering og projektledelse af hele projektet Etablering af serverplatform, og infrastruktur, herunder etablering af server infrastruktur Side 5 av 6
Migrering og overdragelse af eksisterende netværkstoplologi til Boligforeningen Ringgården, adgang og dimensionering af filserver og printfunktion Udrulningsplatform således der opnås en ensartet og brugervenlig udrulning af klienter og serveres operativ systemer og applikationer Test, pakning og migrering af applikationer Detailspecifikation og funktions specifikation af klienters operativ system. Migrering af eksisterende brugerdata og nuværende systemer hos Boligforeningen Ringgården til ny infrastruktur løsning. Levering af kvalitetssikring af delelementer i ydelserne i form af udfyldte tjeklister samt tegninger over systemopbygning som er relevant for Boligforeningen Ringgården. Kontakt med og styring af leverancer fra samtlige Boligforeningen Ringgaarden 3. parts leverandører. Projektplanen godkendes og forventningsafstemmes med Boligforeningen Ringgården inden eksekvering, således alle parter er enige om udførelsen. Boligforeningen Ringgården har som krav at være i drift med ny leverandør, senest 1. september 2013. Se i øvrigt udbudsmaterialet, der kan rekvireres ved henvendelse til Boligforeningen Ringgaarden ved fremsendelse af mail til udbud@bf-ringgaarden.dk CPV koder Kode Beskrivelse 30000000 Kontor- og PC-maskineri, utstyr og forsyninger bortsett fra møbler og programvarepakker 48200000 Nettverks, internett og intranett programvare 72000000 Datatjenester: rådgivning, programvareutvikling, internett og systemstøtte 72200000 Programmering av software og rådgivning 72212000 Programmering i forbindelse med applikasjonsprogrammer 72222000 Informasjonssystemer eller teknologistrategisk gjennomsyn- og planleggingstjenester 72224000 Konsulentvirksomhet i forbindelse med prosjektstyring 72224100 Planleggingsarbeid av implementering av et system 72243000 Programmeringstjenester 72250000 System- og støttetjenester 72253200 Systemsupport 72260000 Programvarerelaterte tjenester 72263000 Implementering av programvare 72266000 Konsulentvirksomhet i forbindelse med programvare 72267000 Programvareutvikling for vedlikeholds- og reperasjonstjenester 72315200 Drift av datanettverk Side 6 av 6