Servicestrategi 2008-2009 Vores Ø Service er ikke bare service...
Indhold 3 Service er ikke bare service 5 Strategiens grundlag, formål og proces 7 Tidsplan for udarbejdelse af strategien 8 Indsatsområder - hvad prioriterer vi? 9 De 7 indsatsområder 10 Vi udvikler og tilpasser servicetilbud 12 Udbudspolitik 26 Indkøbspolitik 34 Plan for kommende udbud i Langeland Kommune Servicestrategi 2008-2009 Udgivet af Langeland Kommune 2008 Fotos: Mette Johnsen 2
Service er ikke bare service... Iden o overordnede vision forestiller vi os Langeland som et sted, hvor bosætning, fritidsliv, turisme og erhverv erv blomstrer side om side i tæt sammenhæng med de naturskønne omgivelser, og alt det andet som gør stedet til noget helt særligt. Vi skal med andre ord gøre Langeland til et bedre sted at bo og arbejde - for os som bor her og for nye tilflyttere. e. Visionen om øget bosætning kræver at der foretages es prioriteringer e og tilpasninger i den kommunale service. Kommunalbestyrelsen elsen har den dato måned 2008 behandlet og vedtaget et en servicestrategi tegi for Lang ngeland Kommune. Strategien skal bidrage til gennemsigtighed og indblik i, hvordan kvaliteten og effektiviteten ektiviteten i den kommunale opgaveva avevaretagelse else kan udvikles over tid. Omdrejningspunktet for servicestrategien er kommunens udbuds- og indkøbspolitik samt overvejelserne om anvendelsen af udbud det vil sige en beskrivelse else af de opgaver, der påtænkes sendt i udbud i de kommende år. Udbud af kommunale serviceopgaver er et middel til at opnå bedre e kvalitet eller effektivitet i kommunens opgaveløsning. Servicestrategien tydeliggør, på hvilk vilke områder kommunalbestyrelsen elsen vil have særlig fokus på at løse opgaverne bedre e og billigere e i perioden. Servicestrategien er en beskrivelse else af, hvilk vilke områder Kommunalbestyrelsen elsen særligt vil sætte fokus på i årene 2008-2009 i arbejdet for en stadig bedre e og mere effektiv kommunal service. Det betyder dog ikke, at alle andre områder ligger stille i perioden - tværtimod. Det er en løbende proces at forbedre e og effektivisere ektiviser service ydelserne for borgerne, og der arbejdes på flere fronter onter. 3 3
4
Strategiens grundlag, formål og proces... I henhold til Lov om kommunernes styrelse skal kommunalbestyrelsen inden udgangen af valgperiodens første år fastlægge en servicestrategi for den kommunale opgavevaretagelse. Kommuner som er berørt af sammenlægninger har dog fået en længere frist for strategiudarbejdelsen. Inden udgangen af 3. kvartal 2009 skal kommunalbestyrelsen endvidere redegøre for, hvordan der følges op på servicestrategien. Servicestrategien skal indeholde følgende 4 elementer: For afsnittet om kommunens udbudspolitik skal der dog som minimum beskrives følgende: Valg af leverandører, kravspecifikationer og betingelser ved udbud. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer. Kvalitetsopfølgning. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud. Inddragelse af personalet. Anvendelsen af sociale klausuler. Planstrategien kan ses på www.langelandkommune.dk Servicestrategien er et af de værktøjer, der kan understøtte planstrategiens visioner og indsatsområder. Servicestrategien danner rammen om kommunens udbudsforretninger, de organisatoriske aktiviteter og analyser. Det overordnede mål med servicestrategien er at gøre nuværende serviceopgaver bedre og/eller billigere. 1. En oversigt over indsatsområder. 2. En vurdering af, hvilke områder der påtænkes udbudt. 3. En arbejdsplan som beskriver initiativerne på de enkelte områder. 4. Kommunalbestyrelsens udbudspolitik. Kommunalbestyrelsen udpeger selv indsatsområder, ligesom denne fastsætter, hvilke initiativer der ønskes iværksat. Kommunalbestyrelsen tilrettelægger selv arbejdet, og denne er alene forpligtiget til at overveje, hvilke initiativer der kan anvendes. Der stilles således ingen specifikke detaljeringskrav. Servicestrategien kobles med planstrategien. Kommunalbestyrelsen behandlede på mødet den 13. august 2007 forslaget til planstrategi 2007 for Langeland Kommune. Planstrategien beskriver de overordnede visioner og indsatsområder for kommunen, og er dermed en slags overligger til de øvrige strategier og politikker på det kommunale område. Den kommende kommuneplan, servicestrategien o.s.v. tager således udgangspunkt eller afsæt i planstrategien for Langeland Kommune. Det betyder at Langeland Kommune på forhånd har arbejdet systematisk med formuleringen af visioner og udpegningen af indsatsområderne. Formålet med servicestrategien. Det er formålet med servicestrategien at skabe en samlet kommunal ramme for de kommende års arbejde med udviklingen af kvalitet og effektivitet i de kommunale ydelser. Servicestrategien skal skabe klarhed og overblik over kommunalbestyrelsens mål, og hvilke midler man vil anvende for at nå målene. Ved offentliggørelsen skabes samtidig en åbenhed over for kommunens borgere, leverandører og øvrige interessenter omkring kommunens overvejelser om udviklingen af opgaveløsningen, herunder udbud. 5 5
Processen for udarbejdelse af servicestrategien. Da servicestrategien er tæt koblet til planstrategien er der tilsvarende sammenfald i processen for selve udarbejdelsen af de to strategier. I forbindelse med planstrategien har Kommunalbestyrelsen afholdt en række strategiseminarer forinden drøftelsen af selve forslaget. Herefter har der været afholdt en høringsperiode på 8 uger samt et borgermøde forinden den endelige vedtagelse. Det betyder at Kommunalbestyrelsen allerede har arbejdet med formuleringen af de overordnede visioner og udpeget indsatsområderne. Den videre proces for servicestrategien er dermed naturligt at arbejde videre målrettet og mere i dybden med de relevante indsatsområder. Dette er sket ved drøftelser og behandling i de respektive fagudvalg, idet servicestrategien berører opgaverne for samtlige politikområder. 6 6
Tidsplan for udarbejdelse af strategien 12. november 2007 Planstrategi og indsatsområder vedtages i Kommunalbestyrelsen. November - december 2007 Forslag til servicestrategi behandles i udvalgene og i MED-systemet. Februar 2008 vedtagelse i Kommunalbestyrelsen. 3. kvartal 2009 Kommunalbestyrelsens opfølgning på servicestrategien. Endelig 7 7 7
8 Indsatsområder - hvad prioriterer vi?
1 Helhedsorienterede visioner 2 De fysiske rammer 3 Markedsføring og branding 4 Service De 7 indsatsområder Vi tænker i helheder Den overordnede vision og de 7 indsatsområder er udpeget i forbindelse med udarbejdelsen af planstrategien for Langeland Kommune. Planstrategien kan ses på www.langelandkommune.dk. I fremtiden ser vi Langeland som et sted, hvor bosætning, fritidsliv, turisme og erhverv blomstrer side om side i tæt sammenhæng med de naturskønne omgivelser. Det er visionen at tiltrække nye tilflyttere, og således på sigt at skabe en befolkningssammensætning, der mere ligner resten af landet. 5 Events og aktiviteter 6 Natur og kultur 7 Erhverv Det skal være attraktivt at bosætte sig på Langeland. Der tænkes etableret spændende moderne boliger, som lever op til kravene fra fremtidens familier. Boligerne placeres med en særlig attraktiv beliggenhed og i tæt tilknytning til service og fritidstilbud i øvrigt. De enestående opvækstvilkår for børn og unge er i fortsat fokus, og kvaliteten af servicetilbudene udvikles løbende. 9
Vi udvikler og tilpasser servicetilbud 10 Som en naturlig følge af visionen om at skabe øget bosætning, vil Langeland Kommune prioritere den kommunale service højt med stor vægt på pasning af børn, undervisning af børn og pleje af ældre. Planlægningen tager udgangspunkt i de fremtidige forventninger til bosætningen. Servicestrategien er derfor koncentreret om indsatsområde 4 service. En væsentlig del af arbejdet med at skabe bedre og billigere service er formuleringen af en udbuds- og indkøbspolitik, hvortil der er knyttet konkrete mål samt tids- og handleplaner. Politikkerne skal understøtte bestræbelserne på løbende at tilbyde den bedste service til den billigste pris. I udbuds- og indkøbspolitikken lægges samtidig stor vægt på udviklingen af servicetilbudene uanset om tilbudene produceres af kommunens egne medarbejdere eller i samarbejde med eksterne leverandører. Med strategien besvares væsentlige spørgsmål som, hvordan formulerer vi ønskerne til den fremtidige kommunale service, hvordan og hvem løser bedst serviceopgaverne i fremtiden o.s.v? Strategien og handleplanerne skal endvidere understøtte åbenhed omkring beslutningsprocesserne i forhold til borgere, medarbejdere, leverandører og andre interessenter.
11 11
Udbudspolitik 1. Indledning Langeland Kommunes udbudspolitik gælder ved kommunens indkøb af tjenesteydelser og varer samt ved indgåelse af kontrakter om bygge- og anlægsopgaver. Udbudspolitikken udgør Kommunalbestyrelsens afklaring af overordnede og principielle spørgsmål om, hvordan udbud og udlicitering inddrages i kommunens opgavevaretagelse. Udbudspolitikken skal sikre at udbudsforretninger gennemføres på et kendt grundlag og de bedst mulige vilkår for, at udbuddene får de ønskede resultater. Udbudspolitikken indebærer, at Langeland Kommune - ud over lovgivningens minimumskrav til indholdet af og proceduren for udbudsprocessen stiller en række yderligere krav med hensyn til medarbejderindflydelse samt anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler. * Ved udbud forstås gennemførelsen af en udbudsproces efter de gældende udbudsregler, hvor kommunen beskriver de ydelser der skal leveres og kravene til leverandøren som grundlag for indhentelse af tilbud. * Ved udlicitering forstås, at der efter en udbudsrunde indgås kontrakt med en ekstern leverandør om varetagelse af opgaver som Langeland Kommune hidtil selv har varetaget. Ved udbud skal Langeland Kommune overholde EF-traktatens principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og ikke-diskrimination ved ethvert indkøb, uanset størrelse. Ved indkøb over tærskelværdierne for vareindkøb og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsarbejder skal Langeland Kommune tillige overholde de særlige regler og procedurer i EU s udbudsdirektiver. For vejledning i gennemførelse af konkrete udbud henvises til www.udbudsportalen.dk samt www.udbud.dk. 12 12
Udbudspolitik 2. Principper for offentligt-privat samarbejde Kommunalbestyrelsen har det overordnede politiske ansvar for de kommunale opgavers varetagelse, også selv om en opgave udliciteres og varetages af en ekstern leverandør. Opgaverne skal derfor være dækkende beskrevet i kontrakten, og der skal stilles relevante krav og foretages kvalitetsopfølgning. offentligt-privat samarbejde anvendes til at fremme borgernes valgmuligheder. I forlængelse af aftalen med regeringen om kommunernes økonomi fra 2006 skal der gennemføres en konkurrenceudsættelse af opgaverne i Langeland Kommune, således at andelen af konkurrenceudsatte opgaver målt på leverandørindekset øges til 25 pct. af opgaverne i 2010. Hensigten med udbud af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver er at opnå den bedste og billigste opgavevaretagelse til gavn for borgerne i Langeland Kommune. Det afgørende for Langeland Kommune er, at opgaverne løses bedst og billigst, og ikke om leverandøren er offentlig eller privat. Konkurrencen mellem offentlige og private leverandører skal være fair og gennemsigtig. Korrekt gennemførte udbud skal anvendes som redskab til at opnå de af kommunen fastlagte målsætninger. Gennem samarbejde med eksterne leverandører indkøbes ydelser, der mest fordelagtigt kan leveres af andre end kommunen selv, og kommunen får inspiration til nytænkning i løsningen af serviceopgaverne. Hvor det er hensigtsmæssigt skal udbud og andre former for Konkurrenceudsættelse gennem udbud er et af flere effektiviseringsredskaber, som kommunen kan anvende til at sikre øget effektivitet gennem konkurrence og markedsorientering. Gennemførelse af udbud med henblik på udlicitering af kommunale driftsopgaver er dermed ikke et mål i sig selv. Kommunen skal anvende de styringsredskaber, der er mest anvendelige til at opnå de målsætninger, som er opstillet for opgaverne. Langeland Kommune vil anvende de samarbejdsformer inden for offentlig/ privat samspil, der bedst understøtter kommunens mål. På opgaveområder der ønskes konkurrenceudsat, kan der anvendes forskellige styringsværktøjer, herunder udbud og udlicitering, selskaber og ordninger med frit valg. 13 13
Udbudspolitik 14 Langeland Kommune vil afprøve nye former for offentligt-privat samspil, herunder anvendelse af OPP på bygge- og anlægsområdet, partnerskaber på serviceområderne, selskaber og udviklingskontrakter. I de tilfælde hvor private kompetencer inden for forretningsmæssig drift er til fordel for varetagelse og udvikling af en opgave, kan samarbejde med private firmaer også ske gennem etablering af offentlig-private selskaber til varetagelse af kommunale driftsopgaver. Etablering af offentlig-private selskaber med kommunen som medejer forudsætter i hvert enkelt tilfælde Kommunalbestyrelsens stillingtagen til forudsætninger og deltagelse. Ved relevante bygge- og anlægsopgaver med det fornødne volumen, skal muligheden for at indgå et offentligt-privat partnerskab (OPP) vurderes. Ved OPP gennemføres et samlet udbud af en længerevarende kontrakt om projektering, privat medfinansiering, opførelse, drift og vedligeholdelse ud fra en totaløkonomisk tilgangsvinkel. På andre områder kan det være til fordel for kommunen at indgå udviklingskontrakter med virksomheder om udvikling og fremstilling af nye produkter og services, der kan være til gavn for kommunens borgere og virksomhederne. Gennem udviklingskontrakter stiller kommunen sin knowhow og kompetence som efterspørger af produkter til rådighed for innovative samarbejder med erhvervslivet. For at opnå de ønskede resultater skal udbud forberedes og gennemføres på en måde, så udbudsmaterialerne er dækkende og på en tydelig måde beskriver kommunens krav til leverandøren. Der skal stilles krav til serviceniveau, ydelser og kvalitet, men så vidt muligt ikke til leverandørernes arbejdsmetoder, så nytænkning og udvikling hindres. For konkurrenceudsatte opgaver skal der sikres den fornødne inddragelse og forankring blandt berørt personale og eventuelle brugere. Det er kommunens ansvar at fastlægge det overordnede serviceniveau som ydelserne fra såvel kommunens egne institutioner som eksterne leverandører skal leve op til. Udbud skal gennemføres på en måde, så der er mest mulig konkurrence mellem tilbudsgiverne på pris, kvalitet og løsningsforslag, hvorved der sikres mest mulig service for kommunens borgere. Ved brug af eksterne leverandører såvel som i kommunens egenproduktion skal der være overensstemmelse mellem det politisk besluttede serviceniveau og den faktisk udførte service. Der skal lægges vægt på den bedst mulige varetagelse af kommunens bestilleropgave. Leverandører og institutioner skal have tydelige og klare bestillinger, og der skal foretages den fornødne opfølgning. Langeland Kommune ønsker et aktivt partnerskab og en levende dialog med erhvervslivet i kommunen. Offentligt-privat samspil skal indgå i erhvervspolitikken, og virksomhederne skal gennem kommunens hjemmeside kunne holde sig orienteret om planlagte udbud og kommunens samarbejde med private virksomheder. Kommunalbestyrelsen foretager løbende en opfølgning af, hvorledes udbudspolitikken udmøntes. 14
Udbudspolitik 3. Valg af opgaveområder Som grundlag for udbud i Langeland Kommune skal der gennemføres en afklaring og vurdering af de kommunale opgaver. Hovedprincipperne er: 1. Det vurderes konkret, hvilke opgaver der er omfattet af udbudspligt og hvilke udbudsregler, der i givet fald gælder for den pågældende opgave. 2. For hvert udvalgsområde drøftes visioner for området, og det vurderes, i hvilket omfang opgaver skal i udbud. Hvert udvalgsområde og bevillingsområde tager årligt stilling til graden af konkurrenceudsættelse og andre effektiviserings-mæssige tiltag på områderne. 3. De enkelte afdelinger skal årligt, i forbindelse med budgetlægningen, redegøre for de gennemførte vurderinger. 3.1 Udbudspligt, tærskelværdier og underhåndsbud Kommunen er ikke forpligtet til at udbyde opgaver, der varetages af kommunalt personale. Selv om der ikke er udbudspligt, skal det vurderes om opgaverne bedst og billigt varetages af Langeland Kommune eller af eksterne leverandører. Opgaver der udføres af eksterne leverandører, er omfattet af de danske udbudsregler og EU s udbudsdirektiv og forsyningsvirksomhedsdirektiv og skal udbydes i henhold til reglerne. Kommunen skal vurdere udbudspligten i forhold til om værdien af opgaverne overstiger tærskelværdierne for udbudspligt, og om der er tale om bilag II A- eller Bilag II B-ydelser. For opgaver på bygge- og anlægsområdet skal de mest hensigtsmæssige udbudsformer anvendes. Såfremt opgaver er omfattet af tilbudsloven skal indhentelse af underhåndsbud overvejes. 4. Ved gennemgangen af kommunens opgaver vurderes omkostningsniveau, arbejdsmetoder og teknologianvendelse, markedsforhold og andre forhold. Hovedprincipperne præciseres nedenfor. 15 15
Udbudspolitik 3.2 Opgavegennemgang Der skal på bevillingsområdeniveau årligt foretages vurderinger af, i hvilket omfang der skal gennemføres udbud eller andre effektiviseringsmæssige tiltag på områderne. De enkelte afdelinger skal årligt i forbindelse med budgetlægningen redegøre for de gennemførte vurderinger. Endvidere skal der årligt for hvert udvalgsområde tages stilling til, om og i givet fald hvordan konkurrenceudsættelsen skal øges, fx ved, at der for det pågældende udvalgsområde fastsættes lavere tærskelværdier. Ved vurdering af, om en opgave skal udbydes, skal det indgå, om det er muligt for kommunen at foretage en opgørelse af omkostningerne ved egenproduktion til brug for en sammenligning med eksterne bud. I vurderingen af omkostningsniveauet skal der tages højde for de administrative omkostninger, som der vil være ved at udbyde opgaven til ekstern varetagelse, herunder til forberedelse og gennemførelse af udbuddet og til opfølgning. Vurdering af arbejdsmetoder og teknologianvendelse 16 De berørte medarbejdere inddrages forud for beslutning om udbud på nye områder. Vurderingen af konkurrenceudsættelsen af opgaver omfatter nedenstående forhold. Nuværende omkostningsniveau Ved gennemgang af kommunens opgaver skal det nuværende omkostningsniveau ved opgavens løsning vurderes og sammenlignes med andre kommuner og de løsninger, som eksterne leverandører tilbyder. Vurderingen foretages ved indhentelse af nøgletal og prisinformation. Ved gennemgang af kommunens opgaver skal det der foretages en vurdering af de nuværende arbejdsmetoder, anvendelse af teknologi mv. i forhold til de løsninger, som anvendes af andre kommuner og eksterne leverandører. Det skal indgå i vurderingen, om der vil være mulighed for at opnå en effektivisering og serviceforbedringer ved at anvende løsninger som tilbydes af eksterne leverandører. 16
Udbudspolitik Markedsvurdering Ved gennemgang af kommunens opgaver skal kommunen foretage en vurdering af det private marked for løsning af opgaven, herunder om der findes eksterne leverandører, om markedet er konkurrencedygtigt og hvilke løsninger markedet tilbyder. Vurderingen af markedet skal tillige belyse leveringssikkerheden. Øvrige vurderinger Ved gennemgang af kommunens opgaver med hensyn til mulighederne for udbud skal kommunen foretage en nærmere vurdering af, om hele området skal udbydes eller om en opgave hensigtsmæssigt kan afgrænses fra tilgrænsende opgaver, og dermed udskilles til ekstern varetagelse. Eventuelle konsekvenser for beskæftigelsen for kommunens egne medarbejdere skal vurderes, herunder eventuelle følgevirkninger for det tilbageblevne personale. Endvidere skal der foretages en vurdering af mulighederne for at indgå en kontrakt med en ekstern leverandør om opgaven, herunder om opgaven er tilstrækkelig stabil over tid, og om der kan foretages den fornødne kvalitetssikring og kvalitetskontrol. Tillige skal konsekvenserne ved at udskille opgaven belyses, herunder personalemæssigt, organisatorisk og kompetencemæssigt. Kommunen skal især vurdere, om den fornødne ekspertise og kapacitet kan opretholdes efter en evt. udlicitering, således at tilbagetagelse er en reel mulighed. Det skal sikres, at der ikke blot sker en monopoloverflytning, som på langt sigt kan gøre opgaven dyrere. 17 17
Udbudspolitik 4. Eget bud og bud på andre kommuners opgaver Det er vigtigt for Langeland Kommune, at kommunens egne omkostningskalkulationer, både i form af kontrolbud og eget bud følger gældende retningslinjer. Hovedprincipperne for kontrolbud, omkostningskalkulation og eget bud ved udbud og udlicitering i Langeland Kommune er: 5. Langeland Kommune afgiver kun bud på løsning af opgaver for andre kommuner, når opgaven falder inden for de naturlige arbejdsopgaver i forvaltningen, og disse kan løses med de eksisterende ressourcer og ikke indebærer en egentlig risiko for kommunen. 4.1 Eget bud 1. Kommunes egne afdelinger skal have mulighed for at byde på en opgave, der udbydes. 2. Ved udarbejdelse af eget bud er Langeland Kommunes egne afdelinger forpligtet til at foretage en omkostningskalkulation, som omfatter alle relevante direkte og indirekte omkostninger. Kommunens egne afdelinger skal have mulighed for at byde på en opgave, der udbydes, og som hidtil har været varetaget af kommunalt personale. De direkte involverede medarbejdergrupper inddrages i arbejdet med udarbejdelsen af eget bud. Udarbejdelsen af eget bud sker under hensyntagen til gældende regler, herunder i forhold til at skabe fornøden habilitet i processen. 18 3. Langeland Kommune kræver, at der ved udbud etableres en fuldstændig adskillelse mellem de medarbejdere, som deltager i udarbejdelse af eget bud og de medarbejdere, som udarbejder udbudsmateriale, afholder udbudsforretning og vurderer indkomne bud. 4. Langeland Kommune følger Finansministeriets anbefaling om kun at medtage midlertidige følgeomkostninger i ét år. 4.2 Omkostningskalkulationer ved udarbejdelse af eget bud Når kommunen afgiver eget bud, skal der i forbindelse hermed udarbejdes en omkostningskalkulation. Ved udarbejdelse heraf anvendes som udgangspunkt Vejledning om omkostningskalkulationer. 18
Udbudspolitik 4.3 Organisering og habilitet 4.4 Tilbudssammenligning Langeland Kommunes afdelinger forholder sig i hvert enkelt udbud konkret til spørgsmålet om inhabilitet med henblik på at etablere en fuldstændig adskillelse mellem de medarbejdere, som deltager i udarbejdelse af eget bud og de medarbejdere, som udarbejder udbudsmateriale, afholder udbudsforretning og vurderer indkomne bud. Det er afdelingsledelsens ansvar at undgå inhabilitet. Det skal konkret sikres, at der ikke er personsammenfald mellem den gruppe, der varetager bestillerenhedens opgaver og den gruppe, der udarbejder eget bud. Langeland Kommune baserer sig i øvrigt på følgende principper: - Valg af bestillerenhed foretages af direktionen - Ved større, principielle udbud kan valg af bestillerenhed evt. overlades til Økonomiudvalget eller Kommunalbestyrelsen. Der træffes beslutning om dette i forbindelse med beslutning om gennemførelse af udbud, senest i forbindelse med godkendelse af udbudsmateriale. - Udvalgene orienteres efter indgåelse af aftaler. Langeland Kommune tager ved sammenligning af kommunalt og eksternt bud højde for eventuelle følgeomkostninger. Følgeomkostninger lægges som hovedregel til det eksterne bud ved sammenligning mellem eget og eksternt bud, således at midlertidige følgeomkostninger kun undtagelsesvist medtages ud over et års varighed. I særlige situationer, hvor følgeomkostninger ikke medtages, træffer Kommunalbestyrelsen beslutning om afholdelse af disse omkostninger. 4.5 Tilbudsgivning til andre offentlige myndigheder Langeland Kommunes muligheder for afgivelse af bud på andre offentlige myndigheders opgaver er reguleret af Lov nr. 548 af 8. juni 2006 om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. Langeland Kommune anvender disse muligheder under forudsætning af, at: - Dette i hovedsagen kan ske ved udnyttelse af de eksisterende ressourcer, såvel i henseende til personale som materiel. Denne anbefaling gælder også anvendelse af hjemlen i vejloven. - Arbejdet falder inden for afdelingens/ institutionens naturlige arbejdsområde og der er tale om en opgave, afdelingen normalt varetager. - Der ikke er tale om risikobetonede aktiviteter. - Udførelsen af arbejdet for andre kommuner ikke betyder, at afdelingen får problemer med at varetage egne opgaver. 19 19
Udbudspolitik 20 5. Kommunens personale Udbud og udlicitering skal gennemføres med inddragelse af kommunens personale og under hensyntagen til ønsket om at sikre gode personaleforhold. Hovedprincipperne er: 1. At berørte MED-udvalg orienteres og skal have mulighed for at fremkomme med bemærkninger til Kommunalbestyrelsen forud for beslutning om at iværksætte udbud på nye områder, samt i den konkrete udbudsproces orienteres løbende om status i udbudsprocessen. 2. At gennemføre øvrig lovpligtig inddragelse i forbindelse med konkret overdragelse af en opgave til privat leverandør. 3. At udgangspunktet er virksomhedsoverdragelsesloven. Ved førstegangsudliciteringer kan forvaltningen ud fra en konkret vurdering overveje udvidet beskyttelse af medarbejdernes rettigheder. 4. At forvaltningen i forbindelse med udbud vurderer, om der er behov for at stille særlige krav vedrørende sikring af de rettigheder, der følger af lokalaftaler og kutymer. 5. At virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse ved hjemtagelse af opgaver fra private leverandører. 5.1 Medarbejderinddragelse ved beslutning om udbud Inddragelse af medarbejderne ved beslutning om udbud følger af Aftale om medindflydelses- og medbestemmelse i Langeland Kommune (MED-aftalen). Det fremgår her bl.a., at det påhviler ledelsen specielt at tilvejebringe et grundlag for drøftelse af organisationsændringer, rationaliseringsforanstaltninger eller arbejdsomlægninger, herunder i forbindelse med udbud og udlicitering af kommunale opgaver. Informationerne skal gives på et så tidligt tidspunkt og i en sådan form, at der gives gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens/ Kommunalbestyrelsens beslutning. Berørte MED-udvalg skal orienteres og have mulighed for at fremkomme med bemærkninger til Kommunalbestyrelsen forud for beslutningen om at iværksætte udbud på nye områder. Efter beslutning om iværksættelse af et udbud, skal ledelsen aftale retningslinjer for proceduren for drøftelse af udbudsforretningen i det berørte MED-udvalg. Proceduren skal balanceres i forhold til hensynet til troværdigheden over for eksterne tilbudsgivere. 5.2 Gennemførelse af lovpligtig inddragelse ved overdragelse af opgaven Virksomhedsoverdragelsesloven indebærer generelt, at Langeland Kommune i rimelig tid inden overdragelsen skal indlede forhandlinger med lønmodtagernes repræsentanter eller de berørte lønmodtagere med henblik på at nå frem til en aftale. Enkelte overenskomster indeholder en bestemmelse om, at Kommunalbestyrelsen inden endelig beslutning om arbejdets overgivelse i entreprise, skal drøfte dette ved samråd i samarbejdssystemet eller ved et møde med tillidsrepræsentant og forbundets lokale afdeling. 20
Udbudspolitik 5.3 Gældende lovgivning virksomhedsoverdragelse Virksomhedsoverdragelseslovens hovedområde er den situation, hvor en samlet økonomisk enhed overdrages og bevarer sin identitet efter overdragelsen. Virksomhedsoverdragelsesloven omfatter lønmodtagere, hvis arbejdsforhold består ved overdragelsen. Hvis Langeland Kommune udliciterer en opgave, der hidtil har været varetaget af kommunale medarbejdere i kommunalt regi, anvendes virksomhedsoverdragelsesloven altid, dvs. også i de grænsetilfælde, hvor loven ikke nødvendigvis finder anvendelse. Virksomhedsoverdragelsesloven sikrer medarbejdernes rettigheder i den relevante, indeværende overenskomstperiode. Afdelingen vurderer ved førstegangsudliciteringer i hvert enkelt tilfælde, om der er særlige forhold, som taler for at udstrække medarbejderbeskyttelsen udover den i virksomhedsoverdragelsesloven fastlagte minimumsbeskyttelse. 5.4 Håndtering af lokalaftaler og kutymer Virksomhedsoverdragelsesloven sikrer medarbejdernes rettigheder i form af lokalaftaler og kutymer, som knytter sig tæt til de kollektive overenskomster og fortolker/uddyber disse. Langeland Kommune stiller som hovedregel krav om, at beskyttelsen skal udstrækkes til at gælde i hele kontraktperioden. Afdelingen vurderer i hvert enkelt tilfælde, om der er særlige forhold, som taler for at anvende den i virksomhedsoverdragelsesloven fastlagte minimumsbeskyttelse. Da lokalaftaler og kutymer, som ikke knytter sig tæt til de kollektive overenskomster og fortolker/uddyber disse i udgangspunktet, ikke sikres i mere end 3 måneder, pålægges afdelingen i hvert enkelt tilfælde at vurdere, om der er behov for særlige krav vedrørende lokalaftaler og kutymer 5.5 Personalemæssige forhold ved hjemtagelse af opgaver Såfremt Langeland Kommune vælger at hjemtage en opgave, vil selve hjemtagelsen være omfattet af virksomhedsoverdragelseslovens regler, såfremt opgaven fortsat udgør en økonomisk enhed, der har bevaret sin identitet. Virksomhedsoverdragelsesloven omfatter ikke tjenestemænd, for hvem overgang til ansættelse hos en privat arbejdsgiver altid er frivillig. 21 21
Udbudspolitik 22 6. Sociale klausuler og arbejdsklausuler Udbud og udlicitering i Langeland Kommune skal gennemføres under hensyntagen til Kommunalbestyrelsens ønske om at fremme brugen af sociale klausuler og arbejdsklausuler. Hovedprincipperne er: 1. Ved udbud og udlicitering skal der stilles krav til leverandører om overenskomst - eller overenskomstlignende løn- og arbejdsvilkår. 2. Langeland Kommune ønsker at fremme det rummelige arbejdsmarked og anvender derfor sociale klausuler ved udbud, hvor det er hensigtsmæssigt. 3. Ved udbud af bygge- og anlægsarbejder skal arbejdsklausuler anvendes. 6.1 Anvendelse af sociale klausuler I de tilfælde, hvor det er muligt og formålstjenligt, skal der ved udbud af kontrakter med eksterne leverandører om tjenesteydelser samt ved større bygge- og anlægsarbejder anvendes sociale klausuler. Det skal dog iagttages, at visse områder er reguleret af lovgivningen på en sådan måde, at der ikke lovligt kan stilles sociale krav til leverandørerne. Ved brug af sociale klausuler skal det fremgå af udbudsmaterialet, at den der vinder udbuddet, påtager sig en nærmere angivet social forpligtigelse. Målet er dels at fastholde personer på arbejdsmarkedet og forebygge nedslidning, og dels at integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet. Sociale klausuler skal opfattes bredt, og kan tillige eksempelvis indebære formulering af krav vedr. tilgængelighed for ældre og handicappede mv. Ved udbud af tjenesteydelser skal der som hovedregel stilles krav om, at tilbudsgivere beskriver ledelses- og personaleforhold samt personalepolitik. Der kan også stilles krav om, at tjenesteyder beskriver forhold vedrørende medarbejdernes fortsatte uddannelse og jobkvalificering, arbejdsmiljø samt samarbejds- og sikkerhedsforhold. Det er en betingelse for brug af sociale klausuler, at målgrupperne defineres præcist og uafhængigt af bestemte danske ordninger som fx fleks- og skånejobs. En henvisning til disse særlige danske ordninger ville kunne diskriminere personer fra lande, der ikke har fleks- og skånejobs som en del af deres sociallovgivning. 6.2 Anvendelse af arbejdsklausuler Som udgangspunkt stilles der ved ethvert udbud af bygge- og anlægsarbejder i Langeland Kommune krav om, at den til enhver tid gældende danske overenskomst skal følges, ligesom enhver entreprenør, der entrerer med Langeland Kommune, forpligtes til at sikre, at eventuelle underentreprenører også overholder overenskomsten. Samtidig knyttes der en ret til at ophæve kontrakten, hvis kravene ikke overholdes. Forpligtelsen til at anvende arbejdsklausulen gælder både EU-udbud og udbud efter tilbudsloven. 22
Udbudspolitik 7. Gennemførelse af udbud Langeland Kommune har som ambition at samarbejdet med private leverandører er baseret på klare, præcise opgavebeskrivelser og et fleksibelt dialogbaseret samarbejde, hvilket inden for rammerne af gældende regler vil være gennemgående, også ved gennemførelse af udbud. Der vil derfor blive udarbejdet specifikke retningslinier for: Udbudsmaterialet /Kravspecifikationer Betingelser ved udbud Offentliggørelse af udbud Tilbudsåbning Vurdering af tilbud og valg af leverandører. Men følgende overordnede retningslinier er gældende: 7.1 Udbudsmaterialet / Kravspecifikationer Udbudsmaterialet skal indeholde en klar angivelse af udbudsbetingelserne, dvs. tilbudsgivernes vilkår for afgivelse af tilbud med tydelig markering af den valgte udbudsform, kontraktlængde, udvælgelses- og tildelingskriterier samt øvrige krav til afgivelse af tilbud. Udbudsmaterialet bør indeholde et udkast til kontrakt. Som bilag til kontrakten indgår den konkrete opgavebeskrivelse/ kravspecifikation samt evt. øvrige bilag. Kravspecifikationen beskriver kvalitetsmål samt metoder til kvalitetsopfølgning og kontrol. Langeland Kommune lægger vægt på, at kravspecifikationen til det konkrete udbud er formuleret, så den er et fleksibelt redskab, der kan tage højde for ændringer, fx i lovgivningen. Samtidig er kravspecifikationen det naturlige udgangspunkt for dialogen mellem kommunen og den private leverandør. Kravspecifikationen skal sikre en tilstrækkelig præcis beskrivelse af opgaven til, at tilbudsgiverne kan afgive relevante tilbud. Beskrivelsen skal om muligt udarbej-des under inddragelse af relevante medarbejdere, idet Langeland Kommuner sikrer, at der ikke opstår habilitetsproblemer. Kravspecifikationer godkendes sammen med det øvrige udbudsmateriale af direktionen, med mindre andet er besluttet af Kommunalbestyrelsen ved beslutning om gennemførelse af udbud. 23 23
Udbudspolitik 7.2 Betingelser ved udbud Langeland Kommune fører en aktiv leverandørstrategi og ønsker et aktivt partnerskab og en levende dialog med sine leverandører. Det skal fremgå klart af kommunens udbudsmaterialer, hvilke forventninger til samarbejdet, leverandørerne må påregne at skulle leve op til, jfr. f.eks. Langeland Kommunes indkøbspolitik. 7.3 Offentliggørelse af udbud Langeland Kommune annoncerer udbud som krævet ifølge gældende regler. Kommunen anvender desuden kommunens hjemmeside til offentliggørelse af udbud samt efter konkret overvejelse i den enkelte afdeling annoncering i dagspressen med henvisning til uddybende information på hjemmesiden. 7.4 Tilbudsåbning Langeland Kommune anvender som udgangspunkt ikke oplæsning af priser eller anden offentlighed ved tilbudsåbning, udover på de lovbundne områder. 7.5 Vurdering af tilbud og valg af leverandører Tilbud vurderes på baggrund af de i udbudsmaterialet formulerede tildelingskriterier og i øvrigt på baggrund af en proces, der følger gældende regler, herunder de EU-retlige grundprincipper om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination. Indsatsen tilrettelægges således, at lokale virksomheder har lige mulighed for at deltage i et udbud. 24 24
25 25
Indkøbspolitik 1. Grundlag for indkøbspolitikken Indkøbspolitikken tager sit udgangspunkt i kommunens styrelsesvedtægt. Samordningen sker gennem kommunens indkøbskontor, der gennem et koordineret, decentralt indkøbssystem skaber rammerne for, at kommunen som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Indkøbspolitikken beskriver efterfølgende de rammer, som gælder for indkøb foretaget af Langeland kommune. 2. Indkøbspolitikkens overordnede målsætning Det overordnede formål med Langeland Kommunes indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at kommunen som helhed kan købe varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige vilkår. Samordningen og koordineringen af kommunens indkøb skal - for at udnytte indkøbsressourcerne optimalt sikre, at kommunen optræder som én kunde over for leverandørerne for herigennem at opnå forretningsmæssige og administrative fordele. Kommunens indkøb skal afspejle ressourceog miljøbevidsthed. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser skal ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s indkøbsdirektiver. 3. Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i kommunen. Alle kommunens forvaltninger, afdelinger og institutioner er dermed forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Indkøbspolitikken omfatter ud over kommunens egne institutioner også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Indkøbsdisponering foretages decentralt. Det er således de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlig for, at indkøb sker i overensstemmelse med gældende indkøbspolitik. Indkøbsområder, der hører under tilbudslovens bestemmelser og/eller reglerne om EU-udbud, foretages i henhold til gældende lovgivning. 26 26 26
Indkøbspolitik 4. Indkøbspolitikkens indhold Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal det sikres: - at antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Herudover skal det sikres, at de enkelte decentrale indkøbere ikke køber produkter af en bedre kvalitet end nødvendigt tilstrækkelighedsprincippet. I øvrigt skal indkøbsfunktionen påse, at der stilles krav til leverandører om overenskomst - eller overenskomstlignende løn- og arbejdsvilkår, hvor dette er muligt. Samarbejde om indkøbsaftaler kan etableres i samarbejde med andre kommuner, hvor det skønnes fordelagtigt for kommunen. En sikring af udbredelsen af e-handel skal dog ske på en sådan måde, at lokale virksomheder har lige mulighed for at deltage. - at kommunen optræder som én kunde, og der indgås indkøbsaftaler med henblik på at opnå storkundefordele - at de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere 27 27
Indkøbspolitik 5. Anvendelse af fælles indkøbsaftaler 5.2 Brugergrupper. 5.1 Indkøbsaftaler Alle indkøb af udbudspligtige varer og tjenesteydelser i kommunen skal som udgangspunkt være omfattet af fælles indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås som rammeaftaler for en given periode ( 2-4 år ) med en eller flere leverandører på hvert vareområde, dog hvor dette er formålstjenligt, indgås aftalerne med kun én leverandør. Aftaleperioder afhænger af udbudsform, varetype og økonomiske og servicemæssige betingelser. Forslag til etablering af fælles indkøbsaftaler kan komme fra driftsområder eller institutioner. I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager Indkøbskontoret i størst muligt omfang decentrale indkøbere ved nedsættelse af brugergrupper. Brugergrupperne sammensættes så bredt, det er muligt, for at sikre, at der opnås faglig ekspertise og suppleres med miljø- og sikkerhedsområderne, hvor dette er relevant. Brugergrupperne deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, produktudvælgelse, afprøvning, formidling samt løbende evaluering af aftalerne. 5.3 Anvendelse af fælles indkøbsaftaler Af hensyn til effekten af de indgåede fælles aftaler, f.eks. forbedringsmuligheder, service, reklamationer m.v., skal aftalerne anvendes af alle decentrale indkøbere i kommunen. 28 Indkøbskontoret tager initiativ til etablering af udbudspligtige indkøbsaftaler og øvrige områder, hvor det skønnes hensigtsmæssigt. Der skal ved indgåelse af aftaler tages økonomiske og logistiske hensyn til aftaleområdets sammensætning. I enkelte tilfælde kan aftalerne begrænses til at omfatte de største forbrugere. Derudover er lovgivningen således, at aftaler på varer og tjenesteydelser, som har været i nationale eller EU-udbud, er obligatoriske aftaler, som alle decentrale indkøbere/ institutioner og afdelinger er forpligtet af. Såfremt en decentral indkøbende enhed får tilbudt et vareområde, som er omfattet af fælles indkøbsaftaler på mere fordelagtige 28
- Indkøbspolitik vilkår end den gældende indkøbsaftale, berettiger dette ikke til indkøb udenom fælles indgåede indkøbsaftaler. Dette vil dels være aftalebrud, og dels give en mindre indkøbs-volumen ved senere udbud, og dermed forringe muligheden for at indgå attraktive aftaler fremover. I sådanne tilfælde skal indkøbskontoret underrettes med henblik på afklaring. De decentrale indkøbere forestår selv deres egne indkøb på gældende indkøbsaftaler, herunder bestilling, varemodtagelse, priskontrol, betaling og bogføring. Aftalerabatter og/eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale indkøbende institution/enhed ved direkte fakturering fra leverandøren. Selvejende institutioner med kommunale tilskud er også omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Ved fornyelse af driftsoverenskomsterne skal det sikres, at alle selvejende institutioner med kommunale tilskud på 50% eller derover bliver omfattet af indkøbspolitikken. Kommunale selskaber (forsynings-, el-, vandselskaber og lignende) kan efter aftale benytte sig af indkøbsaftalerne, hvis de ønsker det. Privat handel på indkøbsaftaler eller benyttelse af kommunernes eventuelle rekvisitioner til privat handel må ikke finde sted. 5.4 Særlige forhold I helt specielle og særlige tilfælde hvor eksisterende obligatoriske aftaler ikke dækker et specifikt indkøb, f. eks. supplerende indkøb af specielle produkter, skal Indkøbskontoret kontaktes inden sådanne indkøb foretages, og indkøb af denne karakter kan kun foretages i samarbejde med Indkøbskontoret. Småindkøb og lignende er undtaget fra indkøbspolitikkens bestemmelser, der hvor dette eksempelvis indgår som en del af det pædagogiske arbejde på institutionerne - selvom der måtte være etableret en fælles indkøbsaftale på området. 5.5 Engangskøb og køb uden for aftaledækkede områder Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb, typisk større anskaffelser samt indkøb af vareområder, der ikke er dækket af rammeaftaler, skal ligeledes foretages i henhold til indkøbspolitikken. 29 29
Indkøbspolitik Decentrale indkøbere skal sikre, at indkøbspolitikken overholdes, herunder principperne om økonomisk mest fordelagtige indkøb, udbuds- og tilbudsreglerne, tilstrækkelighedsprincippet og relevante miljøforhold. Med henblik på at øge antallet af fælles rammeaftaler i kommunen, skal de decentrale indkøbere i samarbejde med indkøbskontoret løbende følge op på omfanget af disse former for indkøb. 5.6 Elektronisk handel I henhold til lov om offentlige betalinger, der trådte i kraft den 1. februar 2005, stiller kommunerne krav til leverandørerne om, at de kan leve op til de krav, der er indeholdt i loven. Derudover prioriterer kommunerne de leverandører, der kan tilbyde e-handelsløsninger. 6. Miljøvurdering af leverandører og produkter Kommunen vil fortsat arbejde med forbedring af miljø- og energivenlige indkøb. For at mindske miljøbelastningen arbejdes der på at øge antallet af indkøbsaftaler med dokumenterede miljøhensyn. Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål til leverandører og produkter i nødvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indgår i en helhedsbetragtning af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EUdirektiverne. 6.1 Leverandører Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger om: at virksomheden har aflagt grønt regnskab at virksomheden overholder miljømyndighedernes lovkrav i henhold til miljøbeskyt telsesloven (f. eks. miljøgodkendelser, påbud m.m.) 6.2 Produkter Ved vurdering af produkter bør tages hensyn til det/de produkter, der er mindst miljøbelastende og ressourceforbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. 30 Anvendelse af kommunens til enhver tid gældende e-handelsløsning er obligatorisk for de kommunale indkøbere ved bestilling af varer på indgåede rammeaftaler. Manglende brug af e-handelsløsningen kan derfor kun accepteres ved bestilling af varer, der ikke er omfattet af e-handelsløsningen, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. at virksomheden er miljøcertificeret ( f.eks. EMAS, ISO 14001). Hvis virksomheden ikke er miljøcertificeret indhentes oplysninger om: at virksomheden har en miljøpolitik at virksomheden har en miljøhandlings- plan Ved vurdering af produkterne kan der indgå oplysninger om: Hvorvidt produkterne er mærket med et anerkendt miljømærke Produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer Emballering, herunder genanvendelse af emballagen 30
Indkøbspolitik Omfanget af forureningen ved produktion og anvendelse af produktet Levetiden af produktet Bortskaffelsen af produktet Miljøbelastende produkter erstattes i størst mulig omfang af mindre miljøbelastende produkter. I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Der skal tages hensyn til personer ( brugere, personale ) og til materialer ( inventar, overflader, beklædning, apparater m.v. ) De ergonomiske konsekvenser indgår i denne sammenhæng. I vurderingen af økologiske varer indgår kvalitet, troværdig mærkning, leveringssikkerhed, distribution, herunder leveringsafstand, lagerforhold, bearbejdning på forbrugs- eller produktionssted, økonomi m.v. Ved indkøb af elforbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug. Som hovedregel sker dette ved at følge relevante energimærker og indkøbsvejledninger. 7. Information og opfølgning Indkøbskontoret er ansvarlig for den elektroniske indkøbsdatabase, der indeholder alle gældende indkøbsaftaler og informationer om systemets anvendelse. Databasen indeholder desuden generelle oplysninger om indkøb, nyheder fra indkøbskontoret, nyttige oplysninger samt oplysninger om miljøforhold og gældende lovregler. Databasen revideres og udbygges løbende. Indsatsen tilrettelægges således, at lokale virksomheder har lige mulighed for at deltage, når der indhentes tilbud. Indkøbsaftaler er fortrolige oplysninger, som ikke må videregives til uvedkommende. Det aftales med leverandørerne, hvilke oplysninger i indkøbsaftalerne, der må lægges ud på indkøbsdatabasen. Efter behov udsendes nyheder omhandlende indkøbsspørgsmål, f. eks. leverandørændringer, nye produkter, advarsler mod dårlige/farlige produkter, advarsler vedr. fup & svindel firmaer, oplysning om udstillinger, intern børs for køb/salg/ bytte. Formålet er at motivere til en større bevidsthed om rationelle indkøb og virke som en inspirationskilde for kommunens ansatte. Denne bevidsthed og inspiration søges udbygget gennem fællesmøder med decentrale indkøbere. 31 31
Indkøbspolitik Der åbnes for kontakter udadtil, således der fra kommunal side, via kommunens hjemmeside, informeres til erhvervslivet om indkøbsorganisationen. I forbindelse med årsrapport indarbejdes et afsnit vedrørende status i forhold til udviklingen i kommunens indkøb, anvendelse af indkøbsaftaler og e-handel. I forbindelse med den løbende opfølgning på indkøbspolitikken vil afdelinger og institutioner i kommunen efter behov skulle bistå indkøbskontoret med supplerende oplysninger om deres indkøb. Årsrapporten vil ligeledes indeholde evaluering af samarbejdet mellem indkøbskontoret og decentrale indkøbere. Indkøbskontoret følger løbende leverandørmarkedet for at kunne vurdere miljøforhold, produktsammensætning, leveringsmuligheder, leveringssikkerhed, ændring af teknologi m.v. Indkøbskontoret iagttager, at ligestillingsprincippet overholdes, og hvor dette er muligt og formålstjenligt, indretter udbud således at både store, mellemstore og små virksomheder får mulighed for, at byde ind på kommunens udbud af varer og tjenesteydelser. Ligeledes iagttager indkøbskontoret de lovgivningsmæssige muligheder for inddragelse af iværksættervirksomheder i de kommunale udbudsforretninger, hvor dette skønnes muligt og formålstjenligt. Indkøbskontoret deltager endvidere i eksterne Erfa-grupper i relevante sammenhænge. 32 8. Forhold til leverandør Der anvendes en saglig, åben og hæderlig holdning til leverandørerne, således der samarbejdes om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål, og således at samarbejdet indebærer en gensidig udveksling af information. I samarbejdet med leverandører gøres endvidere opmærksom på forhold som børnearbejde, sociale klausuler m.m. som en del af kommunernes etiske og sociale indstillinger. 9. Uddannelse af indkøbere samt erfaringsudveksling Med henblik på en effektivisering af indkøb søges opbygget en optimal uddannelse af de decentrale indkøbere. Uddannelsen, der omfatter alle dele af indkøbsaspektet, kan etableres i eget regi, ved samarbejde med andre kommuner og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere. 32
Indkøbspolitik 10. Samarbejde - med andre offentlige instanser og med erhvervslivet Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og bedre leveringsbetingelser i øvrigt. Der kan desuden opnås betydelige fordele på områder som uddannelse af indkøbere og erfaringsudveksling i bred forstand. Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med hel- eller halvprivate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i information om brugen af forskellige produkter og deres udvikling ( f.eks. teknologi ), uddannelse af indkøbere og udveksling af erfaringer på forskellige områder. 11. Tegning Den indkøbsmæssige underskriftsprocedure er: 12. Ændring af indkøbspolitikken Med gennemførelse af denne indkøbspolitik vil kommunen have fastsat procedure- og kompetenceregler for, hvorledes kommunen agerer ved indkøb af varer og tjenesteydelser såvel alene som i indkøbsfællesskab med andre kommuner. Indkøbspolitikken kan i fremtiden tages op til revision efter behov. 13. Samarbejde Med baggrund i denne indkøbspolitik kan der umiddelbart indgås samarbejdsaftale med andre kommuner om fællesindkøb og administrationen af indkøbspolitikken kan overdrages til et indkøbskontor i en anden kommune eller et kommunalt indkøbsfællesskab, såfremt det vurderes som økonomisk mest fordelagtigt. 1. Kontrakter og rammeaftaler underskrives af indkøbschefen og en indkøbsmedarbejder 2. Leasingaftaler underskrives i henhold til gældende regler. 33 33
Bilag 1 - Handlingsplan for udbud/udlicitering 2008/2009 Handlingsplanen er en oversigt over de konkrete initiativer, som planlægges på de enkelte områder. Ud for det enkelte initiativ fremgår det, om der er tale om en foranalyse, et udbud, udlicitering eller andet. Det bemærkes, at for initiativer, hvor der udarbejdes foranalyse og/eller gennemgange, tages der først herefter stilling til det eventuelt videre forløb. Område 2007 2008 2009 Bemærkninger Miljø, natur, infrastruktur m.m.: Veje Rottebekæmpelse Færger X X X Registering og foranalyse igangsættes i 2008 Udbud besluttes 12.02.2007 (KMB) Interesse ( ex. Faaborg/Midtfyn) Forsyning: Indsamling - dagrenovation Tømning af hustanke Gadebelysning Vandforsyning Spildevandsforsyning X X X X X EU-udbud i 2008 til implementering i 2009 Udbud besluttet xx.xx.2007 (KMB) Gadelys Langeland A/S fra 01.01.2007 Selskabsdannelse Selskabsdannelse Dagtilbud 0-5 årige: Familier med særlige behov: Skoler: Ny skole - OPP-projekt X OPP-projektet er vedtaget i 2007 bl.a. i form af udviklingsaftale med ministeriet. Ekstern bistand til udbudsfasen (Price Waterhouse) Udbud og kontrahering primo 2008 Sundhed:
Område 2007 2008 2009 Bemærkninger Ældre og Handicapområdet: Individuel handicapkørsel Handicapkørsel til dagcentre og aktivitetscentre X X Er afsluttet i 2007 Behandles i Sundhedsudvalget den 01.11.2007 Administration og tværgående intern service: Biler Telefoni X X Udbud i forbindelse med leasingaftaler (hjemmeplejeområdet m. fl.) udarbejdes oktober kvartal 2007 Udbud januar kvartal 2008 Telefoni har været i udbud i 2006 og er implementeret i 2006 Evt. udbud IP-telefoni 2008 IT X IT har ikke været i egentligt udbud; men er i forbindelse med kommunesammenlægningen placeret i egen IT-afdeling. Der arbejdes med mulig udlicitering af opgaven ultimo 2007 - primo 2008 Rengøring (excl. ældreområdet) X Rengøringsanalyse udarbejdet i 2007. Besluttet at besparelse på området opnås ved udførelse af kommunens medarbejdere i nyt tværgående rengøringsteam.
36