UDBUDSBETINGELSER for Telefoninterview til brug for Danmarks Statistiks Arbejdskraftundersøgelse
1. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Danmarks Statistik Sejrøgade 11 2100 København Ø. Telefon 39 17 34 47 Telefax 39 17 39 99 Kontaktperson: Fuldmægtig Sammy Lauritsen, ssl@dst.dk 2. Udbudsmaterialets bestanddele Dette EU-udbud gennemføres i henhold til udbudsbekendtgørelsen nr. 2010/S 92-138427 med supplerende oplysninger i 2010/S 106-160068 og i 2010/S 121-182171. Det samlede udbudsmateriale består, ud over udbudsbekendtgørelsen, af følgende vedlagte materiale: 1. Opfordringsskrivelse. 2. Nærværende udbudsbetingelser. 3. Udkast til kontrakt om telefoninterview til brug for Arbejdskraftundersøgelsen (AKU). 4. Udkast til bilag 1-19 til kontrakten. 5. Formular, der kan anvendes ved afgivelse af erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen m.v. I relation til pkt. 4 ovenfor bemærkes, at tilbudsgiver som led i afgivelse af tilbud skal udarbejde: for bilag 1: en hovedtidsplan for leverancen for bilag 2A: en løsningsbeskrivelse med detaljeret tidsplan for etablering og pilottest for bilag 2B: en løsningsbeskrivelse vedr. kvalitetssikring for bilag 2C: en løsningsbeskrivelse vedr. leveringssikkerhed for bilag 9: en angivelse af eventuelle underleverandører for bilag 11: de priser tilbudsgiver tilbyder for kontraktens ydelser samt den tilhørende betalingsplan Udbudsmaterialet vedlægges og kan tillige downloades fra hjemmesiden for udbuddet, http://www.dst.dk/omds/udbud/aku2010. Det bemærkes, at Danmarks Statistik forventer at afgive kontrolbud, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2010/S 106-160068. 2
3. Tildelingskriterier Tildeling af ordren vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Danmarks Statistik vil i den forbindelse lægge følgende tre kriterier til grund: 1. Pris (40 pct.), bedømt på grundlag af følgende delkriterier/elementer: etableringsomkostninger og pilottest telefoninterview ekstra spørgsmål permanente ændringer husstandsinterview (option) Ved tilbudsvurderingen vil prisen blive vurderet på grundlag af tilbudsgivers angivelse i bilag 11, pkt. A., 5.h om de samlede omkostninger ved forventet interviewomfang. 2. Kvalitet i løsningen (35 pct.) Under kriteriet vil der blive lagt vægt på, om og i hvilken grad de af tilbudsgiver beskrevne tiltag i bilag 2A og 2B er egnede til at sikre høj kvalitet. Opfyldelsen af kravene i de nævnte bilag vægtes lige. 3. Leveringssikkerhed i løsningen (25 pct.) Under kriteriet vil der blive lagt vægt på, om og i hvilken grad de af tilbudsgiver beskrevne tiltag i bilag 2A og 2C er egnede til at sikre høj leveringssikkerhed. Opfyldelsen af kravene i de nævnte bilag vægtes lige. Ved tilbudsvurderingen vil de tre kriterier (pris, kvalitet og leveringssikkerhed) blive vægtet som anført. 4. Forbehold og alternative bud 4.1 Forbehold Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor bilag og udkast til kontrakt. 4.2 Alternative tilbud Tilbudsgiver har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternative tilbud. 3
5. Orienteringsmøde/informationsmøde og skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser ved deltagelse i det nedenfor omtalte orienteringsmøde og ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem orienteringsmødet og/eller skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 5.1 5.2. 5.1 Orienteringsmøde Der vil tirsdag 17. august 2010 kl. 11.30-12.30 blive afholdt et orienteringsmøde hos Danmarks Statistik for alle tilbudsgivere. Henvendelse ved deltagelse i orienteringsmødet sker i receptionen hos Danmarks Statistik på adressen i pkt. 1. På mødet vil Danmarks Statistik fremkomme med en overordnet redegørelse for udbudsforretningen. Der vil ligeledes blive givet en mere generel orientering om Arbejdskraftundersøgelsen og de krav, der indgår i udbudsmaterialet. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes tilbudsgiveren senest fredag 13. august 2010 meddele, hvorvidt tilbudsgiveren agter at deltage i orienteringsmødet med oplysning om forventet deltagerantal. Danmarks Statistik tager forbehold for at reducere antallet af repræsentanter pr. tilbudsgiver. Der vil være mulighed for at fremkomme med spørgsmål under orienteringsmødet. Danmarks Statistik forbeholder sig adgangen til på orienteringsmødet at henvise tilbudsgiverne til at fremsætte spørgsmål skriftligt, jf. pkt. 5.2, såfremt spørgsmålet efter Danmarks Statistiks vurdering ikke egner sig til besvarelse på mødet, herunder hvis en besvarelse vurderes at nødvendiggøre nærmere overvejelser hos Danmarks Statistik. Danmarks Statistik vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som efterfølgende fremsendes til alle tilbudsgivere samt gøres tilgængeligt på den i pkt. 2 omtalte hjemmeside for udbuddet. 5.2 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. e-mail til kontaktpersonen i pkt. 1. 4
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive lagt på den i pkt. 2 omtalte hjemmeside for udbuddet. Spørgsmål, der modtages senest 23. august 2010 kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. Såfremt tilbudsgiveren senere end 6 dage inden udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 6. Tilbuddets udformning og disposition 6.1 Generelt Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt med udkast til bilag 1-19, der udtrykker de krav og forventninger, som Danmarks Statistik har til tilbudsgiverens tilbud. De af bilagene, jf. bestemmelserne i pkt. 2, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag. Tilbudsgiveren bedes anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i pkt. 3 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Tilbud skal være på dansk og skal afleveres i underskrevet stand ved at signere følgebrevet, jf. pkt. 13. 6.2 Særlige erklæringer Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet nedenfor; erklæringen i pkt. 6.2.2. skal dog kun vedlægges, hvis erklæringen er relevant for tilbudsgiveren, som nærmere beskrevet i punktet. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, kan ikke forventes taget i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive den i pkt. 6.2.1 omtalte erklæring. 6.2.1 Erklæring om arbejdspladsen m.v. Tilbudsgiveren skal vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til 5
bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres. Tilbudsgiveren har sammen med det øvrige udbudsmateriale modtaget en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring. 6.2.2 Erklæring om indtægtsdækket virksomhed Såfremt tilbudsgiveren eller enheder i en sammenslutning af tilbudsgivere eller underleverandører til tilbudsgivere er omfattet af statens regelsæt for indtægtsdækket virksomhed, skal tilbud indeholde en dateret og underskrevet revisorerklæring eller tilsvarende uvildig erklæring om, at omhandlede tilbudsgiver, enhed eller underleverandør ved tilbudsafgivelsen, herunder ved prisfastsættelsen i tilbuddet, har overholdt dette regelsæt, jf. herved særligt Budgetvejledning 2010, pkt. 2.6.8 og Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning, der findes på hjemmesiden (www.oav.dk). 6.3 Forslag til disposition for tilbuddet Danmarks Statistik ser gerne, at nedenstående forslag til disposition følges, men dette er ikke et ufravigeligt krav. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge dispositionen, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger m.v. Forslag til disposition: A. Resumé af tilbuddet, herunder pris. Denne del af tilbuddet skal overordnet beskrive indholdet af de tilbudte ydelser, herunder angivelse af pris. Priser bør være specificeret, svarende til bilag 11, pkt. A. 5.h. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud, jf. pkt. 11. Resuméet af tilbuddet vil ikke indgå i den endelige kontrakt, men tjener alene til at give et samlet overblik. B. Kontrakt. Denne del skal indeholde en fuldstændig kontrakt baseret på vedlagte kontraktudkast. C. Bilag til kontrakten. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 1, 2A, 2B, 2C, 9 og 11 som anført i bilagene. D. Minimumsoplysninger. Tilbudsgiver skal afgive erklæringen(erne) nævnt i pkt. 6.2 ovenfor samtidig med tilbuddet: 6
En erklæring om arbejdspladsen mv., der angiver, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted ydelserne skal præsteres. En erklæring om indtægtsdækket virksomhed, såfremt tilbudsgiver eller eventuelle underleverandører er omfattet af statens regelsæt for indtægtsdækket virksomhed. 7. Tilbudsgivers præsentation af tilbud Hver tilbudsgiver har mulighed for at præsentere sit tilbud ved et præsentationsmøde af en varighed på maksimalt 1 time. Præsentationsmøderne forventes at finde sted 9. og 10. september 2010. Danmarks Statistik henleder tilbudsgivers opmærksomhed på, at vurderingen af tilbudsgivers tilbud alene sker på baggrund af tilbudsgivers skriftlige tilbud. Tilbudsgiver har ikke ved præsentationsmødet mulighed for at supplere eller udbygge sit tilbud. Formålet med præsentationsmødet er således alene, at tilbudsgiverne får lejlighed til at præsentere tilbuddene og det heri indeholdte. Oplysninger afgivet under præsentationen, som ikke er gengivet i det skriftlige tilbud, vil ikke blive tillagt nogen betydning ved bedømmelsen af tilbuddet. Såfremt Danmarks Statistik, i lyset af det under præsentationen oplyste, har eventuelle afklarende spørgsmål til tilbudsgivers tilbud, vil dette ske skriftligt inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994), jf. pkt. 10 nedenfor. 8. Tilbudsfrist, vedståelse m.v. Tilbud skal være skriftlige og affattet på dansk og skal være modtaget hos Danmarks Statistik, Sejrøgade 11, 1100 København Ø, senest 3. september 2010 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Danmarks Statistik ser gerne, at tilbud afgives i 5 papireksemplarer i en lukket forsendelse mærket "Interview til Arbejdskraftundersøgelsen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på cd-rom. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud til 1. januar 2011. 9. Behandling af tilbud m.v. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Danmarks Statistik. Tilbudsgiver kan ikke overvære åbningen af tilbud hos Danmarks Statistik. 7
Danmarks Statistik er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Danmarks Statistik anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Danmarks Statistik forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Danmarks Statistik har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 8. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Danmarks Statistik uvedkommende, herunder også hvis Danmarks Statistik måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 10. Forhandling Danmarks Statistik skal fremhæve, at der ikke i traditionel forstand vil kunne forhandles med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Danmarks Statistik vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør sikre, at deres tilbud er udfærdiget således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Danmarks Statistik. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.) på så detaljeret niveau som overhovedet rimeligt, og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 11. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold i relation til Danmarks Statistik, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiveren er uberettiget til at anvende udbudsmateriale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. 8
Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Danmarks Statistiks udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget indsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Danmarks Statistik vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 12. Oplysninger m.v. om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Nedenfor er angivet adresse, internetadresse og telefonnummer m.v. for de relevante statslige tjenester, hvor tilbudsgiverne kan indhente oplysninger om 1) skatter, 2) miljøbeskyttelse og 3) sikkerhed på arbejdspladsen samt arbejdsvilkår i Danmark. 1) SKAT Østbanegade 123 2100 København Ø Telefon: 72 22 18 18 Telefax: 72 22 19 19 E-mailadresse: skat@skat.dk Internetadresse: www. skat.dk 2) Miljøstyrelsen Strandgade 29 1401 København K Telefon: 72 54 40 00 E-mailadresse: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk 3) Arbejdstilsynet Postboks 1228 0900 København K Telefon: 70 12 12 88 Telefax: 70 12 12 89 E-mailadresse: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk Danmarks Statistik stiller ikke særlige krav til arbejdsmiljøet i forbindelse med de udbudte ydelser, jf. bekendtgørelse nr. 1109 af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. 9
13. Tjekliste Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har Danmarks Statistik udarbejdet en tjekliste med henblik på identifikation og indhold i dokumenter, der skal leveres som en del af det samlede tilbud. Således henledes opmærksomheden på, at tilbudsgiveren i sit tilbud husker: Dateret og underskrevet følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Resumé af tilbuddet samt med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Kontrakt. Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand i den udstrækning tilbudsgiveren har skullet udfylde/færdiggøre bilagene. Dateret(de) erklæring(er) som omhandlet i pkt. 6.2. Tilbudsmaterialet i det i pkt. 8 angivne antal eksemplarer. Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i pkt. 8. Mærkning af forsendelsen som angivet i pkt. 8. Korrekt adressering, jf. pkt. 1 og 8. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i pkt. 8. Ansvaret for, at materialet er tilstrækkeligt og opfylder Danmarks Statistiks krav, påhviler alene tilbudsgiver. 14. Tidsplan for udbudsforretningen 17. august 2010 kl. 11.30: Informationsmøde, jf. pkt. 5.1, på adressen anført i pkt. 1. Tidspunktet kan blive ændret. 23. august 2010 kl. 12.00: Spørgsmål, jf. pkt. 5.2, der modtages inden dette tidspunkt, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 3. september 2010 kl. 12.00. Sidste frist for indlevering af tilbud. 9.-10. september 2010. Præsentationsmøder 17. september 2010. Forventet ordretildeling. 1. oktober 2010. Forventet kontraktindgåelse. 10