Norddjurs Kommune Sammenlægningsomkostninger IT-området
Indholdsfortegnelse. 1. Indledning.... 1 2. Sammenfning og konklusion.... 1 3. Infrastruktur.... 3 4. Konvertering KMD-systemer.... 7 5. Fokusgrupper.... 9 0
1. Indledning. I henhold til projektbeskrivelsen for Fokusgruppen IT-området skal fokusgruppen udarbejde et budget for sammenlægningsomkostningerne på IT-området. Det samlede IT-budget inkluderer også de øvrige fokusgruppers omkostninger til IT. Nærværende redegørelse indeholder fokusgruppens vurdering af sammenlægningsomkostningerne på IT-området. Der som udgangspunkt tale om etablerings- eller anlægsudgifter. På enkelte områder indgår i etablerings/anlægsudgifterne 1. års drift. Fokusgruppen vil efter sommerferien udarbejde en oversigt over afledte driftsomkostninger og tilsvarende sparede driftsudgifter. 2. Sammenfning og konklusion. I afsnit 3 og 4 nedenfor beskrives henholdsvis IT-infrastrukturen og harmoniserings- og konverteringsopgaven for så vidt angår KMD-systemer, medens der i afsnit 5 redegøres for de tilbagemeldinger, de enkelte fokusgrupper har foretaget vedrørende harmonisering og sammenlægningsomkostninger på IT-området. I afsnit 4 er endvidere for hver fokusgruppe anført Fokusgruppe IT-områdets bemærkninger til tilbagemeldingerne, og hvilke områder Fokusgruppe IT-området finder, harmonisering skal finde sted. I skemaet nedenfor er udarbejdet en oversigt over sammenlægningsomkostningerne på ITområdet, og efter skemaet Fokusgruppe IT-området bemærkninger hertil. Sammenlægningsomkostninger IT-området Afsnit Område Beløb 3.0. Infrastruktur m.v. 13.586.347 4.0. Konvertering KMD-systemer 9.365.552 I alt 22.951.899 5.0. Fokusgrupper 5.1. Børne- og Familieområdet 230.000 5.2. Børnepasnings- og Undervisningsområdet 5.3. Organision, Ledelse og Kommunikion 5.4. Kultur- og fritidsområdet 5.5. Personaleområdet 5.6. Social- og Arbejdsmarkedsområdet 5.7. Sundheds- og Omsorgsområdet 5.8. Teknik- og Miljøområdet 1.506.000 5.9.Økonomiområdet Fokusgrupperne i alt 1.736.000 Skøn harmonisering 2.000.000 Fokusgrupperne i alt 3.736.000 Sammenlægningsudgifter i alt 26.687.899 Udgift pr. indbygger 696 1
Fokusgruppen skal indledningsvis bemærke, fokusgrupperne jf. projektlederens skrivelse af 20. maj 2005 er anmodet om fremsende sammenlægningsomkostningerne opgjort på to niveauer: * et anvendeligt niveau, det vil sige et niveau, der er tilstrækkeligt til organisionen kan fungere, og * et ønskeligt niveau, hvilket vil sige, hvis fokusgruppens ønsker alle opfyldes. Henstillingen fra projektlederen er ikke fulgt af fokusgrupperne, hvorfor Fokusgruppe IT-området under afsnit 5 for hver fokusgruppe har anført på hvilke områder, der må antages skulle ske harmonisering mellem programmer. Da fokusgruppen ikke umiddelbart er i stand til sætte udgiftsbeløb på de enkelte harmoniseringsområder, er der i skemaet foran medtaget et skønnet beløb på 2,0 mill. kr. I skemaet er medtaget det af fokusgrupperne anførte ønskelige niveau, det vil navnlig sige Fokusgruppe Teknik- og miljøområdet. Fokusgruppe IT-området konklusion er, den i afsnit 3 skitserede infrastruktur er nødvendig for, IT-systemerne i Norddjurs Kommune kan fungere fra den 1. januar 2007. Det anførte beløb på ca. 8,3 mill. kr. beror på en lang række vurderinger foretaget af fokusgruppen med ekstern gris bistand, og dette beløb kan nurligvis ændres som følge af prisudvikling m.v., det vil være hensigtsmæssigt i enhver henseende, men ikke en absolut nødvendighed, den skitserede løsning på telefoniområdet gennemføres, det vil være hensigtsmæssigt, der med virkning fra den 1. januar 2007 indføres en ESDH løsning implementeret i efteråret 2006. Det gælder også her, det ikke er en absolut nødvendighed, den ambitiøse og dyre løsning på Fokusgruppe Teknik- og miljøområdet kan være hensigtsmæssig, men det er ikke en nødvendighed indføre denne med virkning fra den 1. januar 2007. Fokusgruppe IT-området vil efter sommerferien, under forudsætning af, gruppen får mand hertil, foretage en mere gennemgribende og præcis vurdering dels af sammenlægningsomkostningerne og dels af driftsudgifter herunder afledte besparelser m.v. 2
3. Infrastruktur. Det er fokusgruppens opftelse, den nye kommunes IT-systemer skal være fuldt anvendelige og køreklare senest den 1. januar 2007. Dette betinger, IT-infrastrukturen er på plads, hvilket vil sige, der skal være forbindelser mellem de nuværende rådhuse eller i hvert fald rådhusene i Allingåbro, Glesborg og Grenaa. Det vil endvidere være hensigtsmæssigt, telefoniområdet er samlet på dette tidspunkt, og der anvendes IP-telefoni. Fokusgruppen opfter IT-infrastrukturen som omftende: * Dakommunikion i kommunen internt og eksternt * Netværk * Servere og serverprogrammel (serverarkitekttur, styresystemer, mailservere, dabaseservere, backupservere, filservere, terminalservere, distributions- og administrionsprogrammel). Under dette område indgår endvidere strømforsyning og indretning af serverrum. * Brugerarbejdspladser (tynde/tykke klienter) * Kontorprogrammel herunder e-post og kalender, kontorpakker, blanketsystem og lovsystem * Telefoniområdet (omstillingscentral, kabling og telefonapparer) Hertil kommer eventuelle nødkaldeanlæg i hjemmeplejen og radio o.l. i beredskabstjenesten. Fokusgruppen har i forbindelse med udarbejdelse af stusrapporten konsteret, der anvendes forskellige * styresystemer * post- og kalendersystemer * kontorpakker og * lovsystemer i de fire kommuner, og efter styregruppens opftelse skal disse basale systemer samordnes, således målsætningen om en optimal og driftssikker løsning pr. 1. januar 2007 kan opfyldes. 3
Fokusgruppen anbefaler, Windows anvendes som styresystem med en Citrix overbygning der anvendes WMWare for reducere antallet af servere, og for reducere driftsopgaverne, få en mere hensigtsmæssig udnyttelse af lagerenheder, bachupenheder, køleanlæg og nødstrømsanlæg samt en reduktion i elforbruget der som post- og kalendersystem anvendes Outlook Exchange der som kontorpakke anvendes Microsoft Office der som lovsystem anvendes Schultz Infosystem. Det er videre fokusgruppens opftelse, serverrummet placeres èt sted, og samtlige institutioner m.v. kobles op på det centrale system, således der ikke findes decentrale servere. Med hensyn til etablering af forbindelse mellem rådhusene, er det fokusgruppens opftelse, dette skal ske via det af Århus Amt nedlagte fibernet. Dette kan rent praktisk ske på en af følgende måder: * indgåelse af lejeaftale med KMD, hvorefter Norddjurs Kommune lejer en fiber til transmission af såvel da som telefoni * indgåelse en lejeaftale med Århus Amt som foran * erhverver en fiber hos Århus Amt * indgår en lejeaftale med TDC som foran. I skemaet nedenfor er vist de forventede etablerings/anlægsudgifter vedrørende infrastrukturen. 4
Sammenlægningsomkostninger IT-området Kommune Grenaa Nørre Djurs Rougsø Sønderhald I alt Software (Licenser): Post- kalenderserver 5.772 2.695 8.467 Post- kalender brugerlicenser 248.400 5.520 5.520 41.236 300.676 Office-pakke (Kontorpakke) 1.441.800 19.224 640.800 245.332 2.347.156 Windows server 47.488 19.400 66.888 Windows brugerlicenser 107.100 14.280 17.779 139.159 Windows terminalserver 295.650 116.946 39.420 49.080 501.096 Citrix xpe 1.018.800 421.104 237.510 92.487 1.769.901 WM-ware 60.000 32.000 32.000 7.003 131.003 ESDH (Uddannelse) 200.000 I alt 3.225.010 594.794 969.530 475.013 5.464.347 Anlæg (Hardware): 3 stk. servere WM-ware 150.000 1 stk. virtuel server center 20.000 Opsætning WM-hardware 200.000 30 stk. Citrix servere 900.000 Opsætning af Citrix m.v. 180.000 Opsætning IP-struktur m.v. 1.000.000 Andet: Etablering serverrum 175000 Online backup 25.000 Virus- og spambeskyttelse 175.000 Scanning virus/spam e-mail 38.000 38.000 I alt 2.863.000 I alt overordnet IT-stregi 8.327.347 Kommunikion: Lejeaftale med KMD (Etablering) 19.000 IP-telefoni 5.240.000 I alt 5.259.000 Infrastruktur i alt 13.586.347 Til skemaet skal bemærkes: Kommunikion rådhuse. Vedrørende oprettelse af fiberforbindelse mellem rådhusene er anvendt KMD s tilbud, da der ikke på nuværende tidspunkt er modtaget tilstrækkelige sikre tilbud fra Århus Amt og TDC. Det skal videre bemærkes, der på driftssiden vil være en årlig lejeudgift på ca. 125.000 kr. I foranstående løsning er der tale om kommunikion mellem rådhusene i Grenaa, Glesborg og Allingåbro. Medtages rådhuset i Auning vil etableringsudgiften udgøre 22.000 kr., og driftsudgiften 168.000 kr. 5
Telefoni. Fokusgruppen anbefaler, der anvendes IT-telefoni fra den 1. januar 2007, og alle institutioner kobles op på den fælles centralenhed. Såvel telefoni som da sendes via amtets fiber. TDC har udarbejdet en foreløbig beregning over etableringsudgifterne, der alene vedrører Nørre Djurs, Rougsø og Sønderhald Kommuner, da Grenaa Kommune anvender systemet i dag. Etableringsudgifterne er indtil videre beregnet til ca. 4,8 mill. kr. hvortil kommer PDS-kabling, der af fokusgruppen er anslået til 0,5 mill. kr. Driftsudgifterne skønnes ville udgøre ca. 0,9 mill. kr. årligt, der dog skal reduceres med driftsbesparelser navnlig i Nørre Djurs og Sønderhald Kommuner, idet Rougsø Kommune tidligere har hjemtaget driftsbesparelsen i kommunens nuværende telefonisystem. Vedrørende PDS-kablingen skal anføres, det er fokusgruppens vurdering af beløbsstørrelsen, der er anført, men dette forudsætter, Rougsø Kommunes radiokædesystem på telefoniområdet kan samkøres med Grenaa Kommunes system. Dette undersøges for tiden af TDC. Kalde- og radioanlæg. Fokusgruppen har drøftet problemikken omkring kaldeanlæg på kommunernes ældreinstitutioner m.v. Fokusgruppen er i tvivl om i hvilket omfang, der indgår IT eller telefoni i disse systemer, og har besluttet anmode Fokusgruppen Sundheds- og Omsorgsområdet om vurdere denne problemik. Såfremt der indgår IT-problemik i disse anlæg, finder fokusgruppen, problemikken må drøftes og vurderes i samarbejde mellem de to fokusgrupper. For så vidt angår radioanlæg i f.eks. beredskabstjenesten og IT-i øvrigt i beredskabstjenesten er dette ikke behandlet af fokusgruppen, men gruppen er opmærksom på, der kan være forhold på dette område som henhører under fokusgruppen. ESDH. Fokusgruppen er af den opftelse, målet for ESDH må være, der etableres et ESDH-system i alle fire kommuner med virkning fra den 1. januar 2007. Grenaa og Nørre Djurs Kommuner anvender p.t. ikke ESDH, medens Rougsø og Sønderhald Kommuner anvender ESDH, men hver sit system. Det er herved foruds, implementeringen sker i efteråret 2006. Fokusgruppen har drøftet ESDH i alle de afholdte møder herunder FESD projektet. FESDprojektet er et projekt under Projekt Digital Forvaltning, og er en fælles teknisk standard for sådanne systemer. Efter udbud er der indgået en rammeaftale med tre leverandører, som kan fremtidssikre ESDH-systemer og ydelser. Alle offentlige myndigheder og institutioner kan benytte sig af dette projekt. Fokusgruppen anslår, etableringsudgifterne ved en FESD-løsning vil beløb sig til ca. 5,5 mill. kr. Fokusgruppen ser klare fordele ved et sådant standardsystem, men finder til gengæld prisen som en klar ulempe, hvorfor fokusgruppen har vurderet alternive muligheder, idet gruppen på forhånd har set bort fra de systemer, der anvendes i Rougsø og Sønderhald Kommuner på grund af usikkerhed om disses programmers overlevelsesmuligheder efter kommunalreformen. Fokusgruppen har herefter koncentreret sig om to systemer: 6
KMD-sag kombineret med EDH, og SBSYS. De klare fordele ved KMD-sag kombineret med EDH er integrionen til KMD s fagsystemer, hvilket er en mangel i de øvrige systemer, der findes på markedet. Fokusgruppen har haft en drøftelse med KMD om mulighederne ved anvendelse af dette system, og det er aftalt, KMD fremsender en oversigt over mulighederne tillige med en prisberegning. Oversigt og beregning kan muligvis ikke foreligge før efter sommerferien. SBSYS er et ESDH-system, der er udviklet af Ringkøbing og Århus Amter, og som i udgangspunktet er gris såvel i anskaffelse som drift. Der skal dog betales et kontingent til en brugerforening, der anvendes til vedligeholdelse og udvikling af systemet. Systemet har for tiden nogle mangler i forhold til de kommunale behov, men disse forventes afklaret inden kommunesammenlægningen. Med hensyn til prisen for systemet kan anføres, Ny Randers Kommune forventer en årlig udgift på 600.000 kr. I KMD s version er der ikke tale om egentlige etableringsudgifter, men der forventes årlige driftsomkostninger på ca. 1.300 kr. pr. bruger. Fokusgruppen skønner, der vil være ca. 1.000 brugere, hvorefter driftsudgiften vil udgøre ca. 1,3 mill. kr. Fokusgruppen har ikke indregnet udgifter til ESDH i skemaet foran, idet gruppen indtil videre arbejder med KMD-løsningen, hvor udgifterne først vil komme i 2007, når der ses bort fra uddannelsesomkostninger. I skemaet foran er der indregnet 200.000 kr. til uddannelse i 2006. 4. Konvertering KMD-systemer. I forbindelse med etableringen af Norddjurs Kommune skal der igangsættes en proces med samkøre de implicerede kommuners IT-systemer. Kommunerne anvender forskellige IT-systemer, dels systemer, der leveres af KMD, og dels systemer der leveres af andre leverandører. Samkøringsprocessen kan opdeles i en harmoniseringsfase og en konverteringsfase, hvor der i harmoniseringsfasen skal træffes en lang række valg f.eks. valg af programmer/systemer, valg af niveauer i de forskellige systemer m.v. I konverteringsfasen sker overførsel af da fra de enkelte kommuners nuværende programmer/systemer til den nye kommunes programmer/systemer. Med henblik på forberede og gennemføre konverteringsopgaven, således der er sikkerhed for, IT-systemerne fungerer så optimalt som muligt fra den 1. januar 2007, har KMD udviklet en række reformmodeller, der kan tilvælges og fravælges af sammenlægningskommunerne i løbet af procesperioden. Fokusgruppen på IT-området har valgt de reformmodeller, der for nærværende anses for relevante. Den Administrive Styregruppe har godkendt et forslag til projektorganisering og godkendt valget af reformmodeller, og Fokusgruppen på IT-området har i samarbejde med KMD udarbejdet en konverteringsaftale (kontrakt). Den samlede udgift er med de valgte moduler opgjort til 10.354.315 kr., hvor Sønderhald Kommune indgår med hele kommunen. Det er aftalt, når der foreligger en afklaring i forhold til deling af Sønderhald Kommune, skal der foretages en justering af aftalerne mellem Norddjurs Kommune og Ny Randers Kommune. I skemaet nedenfor er vist udgifterne fordelt på de valgte reformmodeller, og hvor Sønderhald 7
Kommune er medregnet med en forholdsmæssig andel beregnet i forhold til befolkningstallet pr. 1. januar 2005. Reformmodeller konvertering KMD-systemer Reformmodel Nr. Område Udgift 2.1. Debitor total 435.805 2.2. Økonomi total 572.501 2.4. Ledelse og budget total 200.602 2.5. Lønadministrion total 457.109 2.6. Tidsstyring total 437.215 2.7. Personopgaver total 394.001 2.8. Boligstøtte total 347.990 2.9. Ejendomssk total 569.135 2.10. Teknik- og miljø total 458.867 2.11. Beskæftigelse total 379.265 2.12. Dagpenge total 562.423 2.13. Familie tital 388.989 2.15. Pension total 441.107 2.17. Elev total 66.654 2.18. Institution total 195.612 2.19. Lærer total 128.311 2.20. Omsorg total 118.554 2.22. S&A inkl. FKO total 513.985 2.27. Sikkerhed total 38.754 2.28. Værksflytning total 222.513 2.31. Strukturreform projektledelse m.v. total 729.404 2.32. Overordnet projektledelse total 684.139 2.33. Teknik total 22.617 Hovetotal 8.365.552 Tilvalgsydelser (Skøn) 1.000.000 I alt 9.365.552 I henhold til den indgåede aftale med KMD forfalder ovennævnte beløb i rer i henholdsvis 2005, 2006 og 2007 jf. betalingsoversigten i nedenstående skema. 8
Konverteringsudgifter. Fordeling mellem kommunerne Aktivitet Beløb Kommune Afregnes Fordelt Grenaa Nørre Djurs Rougsø Sønderhald I alt 1. re 1.035.432 925.985 450.075 185.018 195.038 95.853 925.985 2. re 1.553.147 1.388.978 675.113 277.528 292.557 143.780 1.388.978 I alt 2005 2.588.579 2.314.963 1.125.188 462.546 487.596 239.633 2.314.963 3. re 2.070.863 1.851.970 900.151 370.037 390.077 191.706 1.851.970 4. re 2.070.863 1.851.970 900.151 370.037 390.077 191.706 1.851.970 I alt 2006 4.141.726 3.703.940 1.800.301 740.073 780.153 383.413 3.703.940 5. re 3.624.010 3.240.948 1.575.263 647.564 682.634 335.486 3.240.948 I alt 10.354.315 9.259.851 4.500.753 1.850.183 1.950.383 958.532 9.259.851 Som det ses fremkommer der en mindre difference i den fordelte udgift mellem de to skemaer. dette skyldes beregningsmåden ved fordelingen af Sønderhald Kommunes udgifter. Dette vil blive korrigeret når den endelige fordelingsnøgle kendes. Der vil givet vis blive tale om, en del af KMD s systemer skal harmoniseres et eksempel er på Økonomiområdet, hvor Grenaa Kommune i stedet for KMD-kompas skal anvende KMD-ØS i lighed med de andre kommuner. Der forventes ikke blive etableringsudgifter i den forbindelse, da KMD som udgangspunkt ikke anvender tilslutningsbidrag. Fokusgruppen på IT-området har drøftet omfanget af medarbejderressourcer, der skal anvendes i forbindelse med den manuelle del af konverteringsarbejdet, ligesom gruppen har drøftet dette med KMD. Fokusgruppen har ikke på nuværende tidspunkt fundet det muligt foretage et kvalificeret skøn af ressourceforbruget, men vil i forbindelse med den kommende tilrettelæggelse af konverteringsarbejdet forsøge komme med en vurdering. 5. Fokusgrupper. I henhold til projektbeskrivelse for Fokusgruppen IT-området skal gruppens budget for sammenlægningsomkostningerne på IT-området også indeholde de enkelte fokusgruppers vurderinger for så vidt angår sammenlægningsomkostninger på IT-området inden for deres område. Projektlederen har den 20. maj 2005 skrevet til samtlige formænd for fokusgrupperne, eventuelle IT-omkostninger skal opgøres på to niveauer: * et anvendeligt niveau, der vil sige et niveau, der er tilstrækkelig til organisionen kan fungere, og * et ønskeligt niveau, hvilket vil sige, hvis fokusgruppens ønsker alle opfyldes. 9
Fokusgruppen har gennemgået de modtage tilbagemeldinger vedrørende sammenlægningsomkostninger på IT-området, og de fra fokusgrupperne indsendte stusrapporter. Oplysningerne fra hver enkelt fokusgrupper er beskrevet i det følgende. 5.1. Fokusgruppe Børne- og Familieområdet. Fokusgruppen meddeler, der bør ske en harmonisering på sundhedsplejeområdet, således der fra den 1. januar 2007 anvendes samme system. Det fremgår af Fokusgruppe på IT-områdets oplysninger, Grenaa og Sønderhald Kommuner ikke anvender elektronisk sundhedsplejesystem, medens Nørre Djurs og Rougsø kommuner anvendes Novax skole og småbørnssystem. Anskaffelsesudgifterne ved en harmonisering, hvorefter der anvendes Novax system andrager ifølge Fokusgruppen Børne- og Familieområdets oplysninger 200.000 kr. til anskaffelse af 9 bærbare pc-ere og printere med tilhørende software. Udover anskaffelsesudgifterne kommer der en årlig driftsudgift på 30.000 kr. til licenser. Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * PPR i Grenaa og Sønderhald Kommuner anvender hvert sit system vedrørende vidensdeling, medens Nørre Djurs og Rougsø ikke anvender systemer på dette område. 5.2. Fokusgruppe Børnepasnings- og Undervisningsområdet. Fokusgruppen meddeler, der forventes konvertering af skolesystemer, og udgifterne hertil kun forventes vedrøre driften, og det formentlig vil ligge på uændret niveau. Fokusgruppen på IT-området skal bemærke, for så vidt angår elevadministrionssystem og skoleplanlægning anvender Rougsø og Sønderhald Kommuner KMD s systemer, medens Grenaa og Nørre Djurs Kommuner anvender Tabulex s system. Fokusgruppen på IT-området er enig i, der skal ske en harmonisering enten til KMD s system eller til Tabulex s system. Fokusgruppen kan ikke umiddelbart vurdere, om der vil fremkomme etableringsudgifter ved en harmonisering, men går foreløbig ud fra, dette ikke er tilfældet jf. foran, der skal etableres nyt skolebibliotekssystem i Rougsø og Sønderhald Kommuner, og det investeringsmæssigt drejer sig om anskaffelse af computere, hvilket skønnes være en mindre post, medens systemanskaffelse forventes blive en driftsudgift. Fokusgruppen på IT-området skal bemærke, ifølge fokusgruppens stusbeskri- 10
velse anvender Rougsø og Sønderhald Kommuner Bibliomic, medens Grenaa Kommune anvender Mikro Master og Nørre Djurs Kommune anvender Bibdia Dantek, der pr. 1. januar 2006 forventes udskiftet med Aleph. Fokusgruppen på IT-området konsterer, de fire kommuner anvender forskellige systemer på skolebiblioteksområdet, og der følgelig skal ske en harmonisering af systemerne. Efter fokusgruppens opftelse må der foretages en vurdering af, hvilket system der skal anvendes i Norddjurs Kommune i et samarbejde mellem de to fokusgrupper. Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * ungdomsvejledningssystem, hvor Rougsø og Sønderhald Kommuner anvender KMD, medens Grenaa og Nørre Djurs Kommuner anvender Tabulex * ungdomsskolesystem, hvor Sønderhald Kommune anvender Efter 16, medens de øvrige kommuner anvender Tabulex * vidensdeling, hvor Grenaa og Sønderhald Kommuner anvender UNI-C, medens Nørre Djurs og Rougsø Kommuner ikke anvender systemer på dette område * skolevejledersystem, hvor Grenaa og Nørre Djurs Kommuner anvender Fronter via 10. klasse Center Djursland, medens Rougsø og Sønderhald Kommuner ikke anvender systemer på dette område * tandplejesystem, hvor Nørre Djurs og Rougsø Kommuner anvender KMD, og Sønderhald Kommune anvender DSI Tandsystem, medens Grenaa Kommune ikke anvender systemer på dette område. 5.3. Fokusgruppe Organision-, Ledelses- og Kommunikionsområder. Fokusgruppen har ikke fremsendt meriale til Fokusgruppen IT-området, men Fokusgruppen på IT-området skal bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * personregistrering CPR, hvor Grenaa Kommune, Nørre Djurs Kommune og Sønderhald Kommune anvender CPR Web, medens Rougsø Kommune anvender CSC-CPR * decentral personregistrering (DPR), hvor Grenaa Kommune anvender LPR91, Rougsø Kommune anvender CSC-DPR og Sønderhald Kommune anvender Indenrigs og Sundhedsministeriet, medens Nørre Djurs Kommune ikke anvender system på området. 5.4. Fokusgruppe Kultur- og Fritidsområdet. Fokusgruppen har ikke fremsendt opgørelse over sammenlægningsomkostninger på IT-området. Et medlem af gruppen har henledt opmærksomheden på, der vil forekomme udgifter på 11
biblioteksområdet f.eks,. opkobling af Rougsø Bibliotek til Grenaa Bibliotek, ligesom det er oplyst, Grenaa og Nørre Djurs Kommuner netop har indgået samarbejde på biblioteksområdet, og har anmodet deres IT-leverandører om en pris på opkobling af et eller måske to biblioteker til systemet. Det er Fokusgruppe IT-områdets opftelse, der inden der indgås kontrakter på området må foretages en nærmere drøftelse mellem de to fokusgrupper. Fokusgruppen på IT-området skal til biblioteksområdet bemærke, Grenaa Kommune anvender Aleph og Nørre Djurs Kommune anvender Bibdia, medens Rougsø og Sønderhald Kommuner anvender Book-It i forbindelse med samarbejdet i Randersegnens Biblioteker. 5.5. Fokusgruppe Personaleområdet. Fokusgruppens beskrivelse af IT-området er foretaget ganske kortftet i stusbeskrivelsen, og gruppen har meddelt, der ikke er noget tilføje. Det fremgår af stusbeskrivelse, alle fire kommuner på lønadministrionsområdet anvender KMD. Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * lokale lønda, hvor Grenaa Kommune ikke anvender system, medens de øvrige tre kommuner anvender Kommuneinformion 5.6. Fokusgruppe Social- og Arbejdsmarkedsområdet. Fokusgruppen meddeler, der ikke forventes særlige sammenlægningsudgifter på IT-området i forbindelse med udvikling af en ensartet programstruktur, da der er forholdsvis enartethed i det nuværende programvalg. Det anføres i meddelelsen, der skal ske en manuel indberetning af en lang række da i forbindelse med konverteringen af IT-programmer, og dette ikke forventes kunne holdes indenfor den nuværende normering, hvorfor der forventes et behov på 100.000 kr. til betaling herfor. IT-gruppen skal vedrørende ressourceforbrug til konveteringsopgaven henvises bemærkningerne under afsnit 4. Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * beskæftigelsessystemer, hvor kommunerne Grenaa, Nørre Djurs og Sønderhald anvender Amfora, medens Rougsø Kommune ikke anvender systemer på området 5.7. Fokusgruppe Sundheds- og omsorgsområdet. Der er ikke modtaget tilbagemeldinger fra fokusgruppen, og den fremsendte stusbeskrivelse 12
indeholder tilsyneladende ikke beskrivelser på IT-området. Fokusgruppen på IT-området er vidende om, Fokusgruppen Social- og Sundhedsområdet på et møde den 6. juni 2005 har drøftet IT-området, men der er ikke modtaget nogen tilbagemelding. Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * omsorgssystem, hvor Sønderhald Kommune anvender Vitae, medens de øvrige kommuner anvender Zealand Care * hjælpemiddelsystem, hvor Grenaa Kommune anvender Elbek & Vejrup, Rougsø og Sønderhald Kommuner anvender KMD, medens Nørre Djurs Kommune anvender et egen udviklet system. Fokusgruppen på IT-området har i møde den 9. juni 2005 godkendt, Rougsø Kommune anskaffer hjælpemiddelmodul fra Zealand Care begrundet i, alle kommuner er enige i, fremover anvedes Zealand Care som omsorgssystem. 5.8. Fokusgruppe Teknik- og miljøområdet. Fokusgruppen på Teknik- og miljøområdet har fremsendt en redegørelse for det ønskelige på ITområdet inden for fokusgruppens område. I redegørelsen lægges der megen vægt på, der indføres en fælles GIS-plform for Norddjurs Kommune hurtigst muligt, og løsningen skal være Web-Gis etableret på programmet GeoMedia Web Map, som anvendes af Nørre Djurs Kommune. Fokusgruppen Teknik- og miljøområdet anbefaler, oprettelsen af Web-Gis foretages ved anvendelse af intern arbejdskraft, og anslår, der skal anvendes ca. 2 årsværk til opgaven med oprette og klargøre systemet. Fokusgruppens skøn over omkostningerne er af Fokusgruppen på IT-området samlet i nedenstående skema. Web-Gis Art Beløb Anskaffelse af 3 servere 200.000 Konvertering da 75.000 Diverse 75.000 I alt 350.000 2 medarbejder årsværk 600.000 I alt 950.000 Fokusgruppen på IT-området anser foranstående som ønskeligt, men ikke nødvendigt for, det tekniske område kan fungere, da dette rent faktisk sker i dag i de tre af kommunerne. Fokusgruppen skal videre bemærke, der er stor forskel på netop dette område mellem de fire kommuner, hvor Nørre Djurs Kommune er et godt stykke foran de tre øvrige kommuner. Fokusgruppe på Teknik- og miljøområdet meddeler videre, der skal udarbejdes et samlet entydigt adressetema for Norddjurs Kommune koordineret fra centralt hold. Implementeringen 13
af adressetema omkring Web-GIS anslås til 100.000 kr. Fokusgruppen på Teknik- og miljøområdet anfører videre, der skal foretages opgradering af registrerings- og tegneprogrammer (Mícrostion og Autocad), hvortil udgiften anslås til 40.000 kr., ligesom fokusgruppen finder, der vil forekomme udgifter til følgende: Program Beløb Brugsret topografiske kort 40.000 Orthofoto 10.000 Ejendoms- og miljødabase 70.000 GeoEnviron (Miljøområdet) 161.000 Byggesagsprogram (uddan) 175.000 Vejsystem konsuelntbistand 100.000 I alt 556.000 Fokusgruppen Teknik- og miljøområdet anfører videre, der skal anvendes medarbejderressourcer til konmverteringopgaver. Fokusgruppen på IT-området skal hertil henvises til bemærkningerne i afsnit 3 foran. Fokusgruppen på IT-området forudsætter, det af Fokusgruppen Teknik-og miljøområdet anførte omfter hele området, og skal bemærke, der vil være områder, hvor der skal foretages harmonisering, og der vil her være tale om følgende: * kendelse om fast ejendom, hvor Grenmaa Kommune anvender et af DJØF udarbejdet system, meden de øvrige kommuner ikke anvender systemer på området * ejendoms- og miljødabase, hvor Grenaa Kommune anvender KMD, Sønderhald Kommune anvender FileMaker Pro, medens Nørre Djurs og Rougsø Kommuner ikke anvender system på området * bygningsvedligeholdelsessystem, hvor Grenaa Kommune anvender Caretaker, Cowi, Sønderhald Kommune anvender FileMaker Pro, medens Nørre Djurs anvender KMD, og Rougsø Kommune ikke anvender system på området * ressourcestyringssystem, hvor Grenaa Kommune anvender Trend Styrings-system (varmestyringssystem), Nørre Djurs Kommune anvender Keep Focus, Sønderhald Kommune Simple Day, medens Rougsø Kommune ikke anvender system på området * miljøadministrionssystem, hvor Grenaa Kommune og Nørre Djurs anvender GeoEnviron, Rougsø Kommune anvender KMD-mis, og Sønderhald Kommune anvender FileMaker Pro I Fokusgruppen Teknik- og miljøområdet skrivelse er foreslået, GeoEnviron anvendes i den nye kommune jf. foran * trafiktællingssystem, hvor Grenmaa og Nørre Djurs Kommuner anvender Count- 14
On-Me, Sønderhald Kommune anvender Metro Count, medens Rougsø Kommune ikke anvender system på området * vejadministrionsystem, hvor Grenaa og Nørre Djurs Kommuner anvender Vejman, Vejdirektoret, Rougsø Kommune anvender KMD, medens Sønderhald Kommune anver en eget udviklet system 5.9. Økonomiområdet. I Fokusgruppen Teknik- og miljøområdets skrivelse er foreslået, Vejman fra Vejdirektoret anvendes i den nye kommune jf. foran Fokusgruppen Økonomiområdet medeler, der skal foretages udskiftning af Grenaa kommunes økonomisystem, og udgiften hertil forventes udgøre ca. 100.000 kr.. Fokusgruppen IT-området skal bemærke, Grenaa Kommune anvender KMD-Kompas, medens de øvrige kommuner anvendes KMD-ØS, og Fokusgruppen på Økonomiområdet har besluttet, den nye kommune skal anvende KMD-ØS jf. også det under afsnit 4 anførte eksempel. Det er ikke klart hvad den af Fokusgruppen Økonomiområdet anslåede udgift på 100.000 kr. dækker (f.eks. uddannelse?). Fokusgruppen på IT-området skal i øvrigt bemærke, følgende systemer inden for fokusgruppens område formentlig skal harmoniseres: * tinglysningssystem, hvor Grenaa Kommune anvender CSC via KMD, og hvor Rougsø og Sønderhald Kommuner anvender T&S, medens Nørre Djurs Kommune ikke anvender system på området * personbogssystem, hvor Grenaa Kommune anvender CSC via KMD, og hvor Sønderhald Kommune anvender Domstolstyrelsen, medens Nørre Djurs og Rougsø Kommuner ikke anvender system på området * bilbog, hvor Grenaa Kommune anvender CSC via KMD, og hvor Sønderhald Kommune anvender Domstolstyrelsen, medens Nørre Djurs og Rougsø Kommuner ikke anvender system på området 15