Skoleforvaltningen fremsender it redegørelse til Skoleudvalgets orientering. Jan Nymark Thaysen (V) og Per Clausen (Ø) var fraværende.

Transkript

1 Punkt 6. IT redegørelse Skoleforvaltningen fremsender it redegørelse til Skoleudvalgets orientering. Jan Nymark Thaysen (V) og Per Clausen (Ø) var fraværende. Sagsbeskrivelse Denne redegørelse indeholder en status over anvendelse af it i Skoleforvaltningen. Sagen er på Skoleudvalgets dagsorden, fordi det tidligere er blevet besluttet, at der skal gives en orientering om den it satsning, der er sket på skoleområdet de seneste år, samt en beskrivelse af de fremadrettede aktiviteter. Sagsbeskrivelsen består af to dele: 1. En redegørelse for den it satsning som byrådet har besluttet gennem de sidste tre budgetlægninger. 2. En beskrivelse af Den Digitale Skoleforvaltning som er et projekt som Forvaltningsledelsen har iværksat for at understøtte digitaliseringen af forvaltningen. 1. it satsning Digitale læringsformer kan være med til at understøtte varierede og differentierede undervisningsformer, der kan styrke motivation og læring hos alle elever. Motivationen bliver styrket, eleverne bliver aktivt inddraget, og mulighederne for at undervise på forskellige måder bliver flere. It og digitale læremidler kan styrke en række kompetencer som i stigende grad efterspørges. Det kan være tværfagligt projektarbejde, kreativitet og innovation, problemløsning samt informations- og kommunikationskompetencer. En øget og kvalificeret brug af it i undervisningen kræver, at it betragtes som en integreret del af undervisningen. De digitale læringsformer skal anvendes som pædagogiske og didaktiske redskaber til at øge elevernes udbytte af undervisningen. Anvendelsen af it i undervisningen understøtter muligheden for undervisningsdifferentiering, således læreren får mulighed for at tilrette undervisningen, så der kan arbejdes målrettet med hver eneste elev. Den politiske og administrative ledelse af Skoleforvaltningen (Skole- og Kulturforvaltningen) har gennem de seneste 3-4 år arbejdet målrettet på at sikre en udvikling af brugen af it i undervisningen. Det har været en klar målsætning, at it i højere grad integreres i den daglige undervisning, så det store potentiale for it baseret undervisning udnyttes til at skabe en moderne og fagligt stærk folkeskole.

2 Målsætningen har været underbygget ved, at der i forbindelse med budgetlægningerne for 2012, 2013 og 2014 er blevet afsat stadigt flere midler til it i folkeskolen med satsning på tre områder: Sikre netværk/infrastruktur på skolerne Sikre at mellemtrinene samt lærere og pædagoger alle har en bærbar it enhed til rådighed Sikre kompetenceudvikling i forhold til pædagogisk udnyttelse af it Hertil kommer at Undervisningsministeriet har støttet brugen af digitale lærermidler, og Aalborg Kommune har de seneste to år fået godt 1 mio. kr. i tilskud pr. år. Satsningen bygger på en it strategi for it i undervisningen fra 2012 samt Undervisningsministeriets arbejde med øget anvendelse af it i undervisningen. Udgangspunktet for økonomien på it området var, at der i en årrække havde været afsat 2,5 mio. kr. som var fordelt forholdsmæssigt mellem skolerne. Dertil kom 3,0 mio. kr. der blev anvendt centralt til dækning af licenser, servere m.v. I budget 2012 blev der afsat yderligere 5,0 mio. kr., i budget ,0 mio. kr. + omlægning af 4,5 mio. kr. af skolernes materialebudget og i mio. kr. Der er således nu 22 mio. kr. til rådighed årligt til it arbejdet. Midlerne er fordelt således: Licenser, servere m.v. 3,0 mio. kr. Netværk 2,3 mio. kr. Fordelt til skolerne 2,5 mio. kr. Materiel 10,8 mio. kr. Kompetenceudvikling 3,4 mio. kr. Centralt i it satsningen er, at alle elever i klasse har fået en bærbar it enhed stillet til rådighed, og hvert år vil de nye 4. klasser få en enhed stillet til rådighed. Alle lærere fik i 2013 en it enhed stillet til rådighed og i 2014 får alle pædagoger en it enhed stillet til rådighed. Ud over disse enheder har skolerne klassesæt som primært anvendes af de yngre klasser, mens de ældste elever i stort omfang har egne enheder, der medbringes på skolen. Skolerne råder samlet set over ca pc er (stationære, bærbare og ultrabooks), ca ipads og ca Chromebooks. De mange enheder betyder, at det har været nødvendigt at investere kraftigt i infrastrukturen, netværket på skolerne. Der er på alle skoler trådløst net, der løbende udbygges. Stort set alle skoler anvender Aalborg Kommunes eget fibernet som forbindelse til det centrale net og til internet. Undtagen herfra er Bislev, Godthåbskolen og Øster Uttrup, som anvender lejede forbindelser gennem TDC som forbindelse til det centrale net og internet. Skolerne har en fælles 3 Gb/s forbindelse til internet med dubleret yderligere sikkerhed ved eventuelle nedbrud, hvor der kan nås internet på anden måde. Til sammenligning anvender alle administrative arbejdspladser i Aalborg Kommune en 0,5 Gb/s forbindelse til internet. En del af satsningen på it i undervisningen har også været at foretage en kompetenceudvikling af lærere i forhold til at kunne anvende enhederne i undervisningen. Der har således i 2013 og 2014 være afviklet en række kompetencegivende aktiviteter.

3 Kompetenceudviklingen er dels udført gennem afholdelse af udviklingsmoduler på skolerne, både som generelle løft og som fagspecifikke løft, dels udført gennem et fyrtårnsforløb, hvor særlige lærere har fået tildelt timer til at udvikle og hjælpe de øvrige kollegers anvendelse af it enhederne i undervisningen. Disse aktiviteter forventes fortsat fremadrettet med udbredelse til flere faggrupper efterhånden som disse udstyres med enheder og inddrages i undervisningen. 2. Den Digitale Skoleforvaltning Forvaltningsledelsen i Skoleforvaltningen har godkendt, 1. at der udarbejdes kommissorium for projektgruppe til at opdatere og samle Skoleforvaltningens strategier for arbejde med it i undervisningen, it i forvaltningen og digitalisering af Skoleforvaltningen 2. at der i forbindelse med flytning og ombygning af Godthåbsgade 8 arbejdes med udvikling af de teknologiske muligheder således medarbejderne bliver mobile og udstyres med bærbare enheder og mobil telefoni 3. at der arbejdes med udbredelse af digitalisering af administrative processer i alle Skoleforvaltningens centrale og decentrale enheder, og der afsættes ressourcer til opgaven Opdatering af strategier for it og digitalisering IT satsningen i Skoleforvaltningen bygger på en it strategi for it i undervisningen fra 2012 samt undervisningsministeriets arbejde med øget anvendelse af it i undervisningen. I forhold til Aalborg Kommunes brug af it og digitalisering har der i Skoleforvaltningen, ud over arbejdet med it i undervisningen, været arbejdet med at digitalisere forvaltningens arbejde i øvrigt. Det er sket gennem programmer med digitaliseringsstrategier for de forskellige områder i kommunen, således det sikres, at der arbejdes med digitalisering, innovation og digital ledelse på tværs i kommunen. Disse strategier ligger såvel som centrale strategier som decentrale strategier. Der er ikke direkte skabt en sammenhæng mellem strategier for brugen af it i undervisning og forvaltning og digitaliseringsstrategierne, men når der skal træffes konkrete beslutninger på området, bliver viden fra de forskellige områder inddraget. Det er forvaltningsledelsens holdning, at der skal arbejdes med øget fokus på de pædagogiske mål ved anvendelse af it i undervisningen. Der skal i højere grad være en fælles platform for arbejdet, således der kan sikres en fælles styrkelse af anvendelsen af it i undervisningen, men selvfølgelig stadig med mulighed for et råderum for den enkelte skole. Forvaltningsledelsen har godkendt, at der udarbejdes kommissorium for en projektgruppe, der har til formål at opdatere og samle Skoleforvaltningens strategier for arbejde med it i undervisningen, it i forvaltningen og digitalisering af Skoleforvaltningen. Den digitale administration

4 Den større og større fokus på digitalisering af borger- og forvaltningsprocesser, der har været de seneste år, sætter også fokus på, hvordan vi som medarbejdere agerer i en digital hverdag, og ikke mindst hvordan vi indretter os med værktøjer og redskaber. Den digitale medarbejder er i dag ikke alene afhængig af adgang til it ved et skrivebord, men kan med fordel også anvende it til møder, undervejs i det offentlige rum eller hjemme. Dette ændrer naturligt de værktøjer og redskaber, som understøtter disse muligheder. At udstyre medarbejdere med muligheder for at arbejde fleksibelt, indføre digitale processer og digitale samarbejdsmuligheder, vil på sigt kunne give et forventet kvalitetsløft i opgaveløsningen ligesom det må forventes, at der kan opnås effektiviseringer. En understøttelse og optimering af de digitale processer er en forudsætning for at nå de målsætninger som sættes i de offentlige digitaliseringsstrategier. En strategi hvor de traditionelle stationære computere erstattes med en bærbar enhed kombineret med muligheden for at anvende denne som stationær, vil kunne give den enkelte medarbejder en betydelig større frihed i forhold til tid og sted. En bærbar enhed vil således kunne understøtte en digital medarbejder ved at øge fleksibiliteten og give mulighed for at digitalisere manuelle arbejdsrutiner. Forvaltningsledelsen har godkendt, at der i forbindelse med flytning og ombygning af Godthåbsgade 8 arbejdes med udvikling af de teknologiske muligheder, således Skoleforvaltningens administrations medarbejderne bliver mobile og udstyres med bærbare enheder og mobil telefoni. Digitalisering af administrative processer I forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger mellem KL og Regeringen er der i flere år blevet reduceret i kommunernes bloktilskud med den begrundelse, at den øgede digitalisering giver kommunerne mulighed for at hente betydelige besparelser på administration. Der er beskrevet forskellige indsatser senest Moderniseringsaftale og før det Gensidighedsaftale hvor mulighederne beskrives. I Skoleforvaltningen er udmøntningen og besparelseskravet opfyldt ved en forholdsmæssigt besparelse i centrale forvaltning og i skoler og andre decentrale enheder. Skolerne har opfattet besparelsen som en rammebesparelse, idet skolen har fået besparelsen, men der er ikke sat initiativer i gang, der har betydet, at besparelsen kan hentes hjem ved øget digitalisering. Der er dog sat nogle initiativer i gang. F.eks. er det blevet muligt at indberetning af elevernes fravær kan ske fra den enkelte lærers bærbare enhed i stedet for, at det skal ske via papir til kontoret der så skal taste fraværet ind i fraværssystem. Et andet eksempel er, at det elektroniske sagsbehandlingssystem, der anvendes i forvaltningen, også kan anvendes på skolerne. Endvidere har forvaltningen implementeret selvbetjeningsløsninger til skole- og DUS indskrivning, som er en del af Regeringens plan for digitale selvbetjeningsløsninger. Der kan nævnes flere muligheder, men ingen af mulighederne har ændret væsentligt hverken på den administrative sagsgang eller på opfattelsen af, at besparelserne begrundet i mulighederne for digitalisering blot er en rammebesparelse.

5 Det er tydeligt, at de digitale muligheder ikke udnyttes ved blot, at der centralt peges på mulighederne. I stedet foreslås, at udbredelsen af de digitale muligheder bliver mere håndholdt. Forvaltningsledelsen har godkendt, at der afsættes ressourcer til, at en person 2-3 dage om ugen arbejder med udbredelsen af digitalisering af administrative processer ved at tage ud på de enkelte skoler og hjælpe skoleledere og skolesekretærer med at digitalisere processerne. Den digitale Skoleforvaltning. IT redegørelse 2014 It redegørelse foråret 2014 Strategi Beslutning: Til orientering.

6