Projektorganisering side 1 Projektorganisering Indholdsfortegnelse: 1. Hvad er et projekt?... 2 1.1 Projektbegrebet... 2 1.2 Studieprojekter og professionelle projekter... 3 2. Projektfaser... 4 2.1 Fase-begrebet... 4 2.2 Faser i Virksomhedsspillet... 5 3. Roller i projektet... 6 3.1 Rollebegrebet... 6 3.2 Personlige roller... 7 4. Etablering af projektgruppe... 8 Projektorganisering og Projektstyring udgør en samlet materialeenhed for etablering af projektgruppen ifbm virksomhedsspillet i IVA-regi. Dette skrift udgør sammen med opgavehæftet Projekthåndbog første del af materialet.
Projektorganisering side 2 1. Hvad er et projekt? 1.1 Projektbegrebet Ideen med projektarbejde kan føres flere tusinde år tilbage. Opførelsen af store bygningsværker som for eksempel bygningen af pyramiderne var projekter. Ligeledes kan det at iscenesætte et teaterstykke eller at føre en krig betragtes som projekter. Begrebet projekt stammer fra latin og betyder at lave et udkast eller en plan. Det vil sige, at det at projektere er det samme som at planlægge. Et projekt er løsningen af en opgave inden for en given tidsramme ved hjælp af tildelte ressourcer For at kunne gennemføre et projekt, eller det at projektere (planlægge), kræver det, at man kan definere en opgave, at der er en tidsramme og endelig, at man har nogle ressourcer til rådighed. Dette ligger tæt op ad styring, sådan som vi kender det fra andre organisatoriske teoriområder. En undersøgelse af projekter inden for sportshold, grupper i militæret og teatergrupper viser, at erfaringerne med at få et projekt til at lykkes stort set er identiske. Betingelserne for succes kan kort udtrykkes sådan: "udvikling af en stærk holdkultur med en aktiv og "anførende" ledelse". 1 Almindeligvis går vi ud fra, at "et projekt er et projekt", altså at den planlægningsproces, som et projekt udgør, er entydig. Definitionen som vi gav i starten af dette kapitel giver udtryk for denne entydighed: "Et projekt er løsningen af en opgave inden for en given tidsramme ved hjælp af tildelte ressourcer". Der findes dog andre definitioner på begrebet projekt. F.eks. vil et projekt der har fokus på udvikling være præget af det samspil der opstår undervejs i opgaveløsningen og ikke være bundet af en på forhånd fastsat og afgrænset opgave. 1 Michael Karvø og Lars Bo Pedersen, Projektledelse i tværfaglige teams, Schultz 1993, s 11
Projektorganisering side 3 1.2 Studieprojekter og professionelle projekter I alle uddannelser indgår projektarbejde som en naturlig del af den læring, der finder sted inden for det givne fagområde. At udforme et studieprojekt og ikke mindst at være deltager i et sådant er imidlertid på mange punkter forskelligt fra de projekter man etablerer i virksomhedsmæssig sammenhæng, hvor projektbegrebet også anvendes flittigt, men på afgørende punkter er der forskelle mellem professionelle projekter og studieprojekter. Projektets formål Faktorer Professionelt projekt Studieprojekt Krav Udarbejdes af projektejer eller i samarbejde med projektgruppen Fastsat i projektbeskrivelse og studieordning Mål Produkt eller proces, der har anvendelse for øje Proces - dokumentation for læring Resultat Realiseres Realiseres ikke evt. prototype Deltagernes roller Opgaveløsning - Ansat i en organisation - Har en faglig identitet - Er ofte specialist Den enkelte deltagers rolle er afgrænset til enkelte opgaver i projektet - Studerende - Har en rodløs identitet - Skal være generalist Den enkelte deltager skal kunne dække alle opgaver i projektet Fig. 1: Eksempler på forskelle mellem et professionelt projekt og et studieprojekt 2 Den væsentligste forskel på de to typer projekter er, at i et studieprojekt skal resultatet ikke realiseres, og ydermere er det ikke kun resultatet der tæller, men en beskrivelse af den læring der har fundet sted i processen er ligeledes en vigtig faktor. 2 Kilde: Baseret på: Algreen-Ussing, Helle og Fruensgaard, Niels O.: Metode i projektarbejdet, Aalborg Universitetsforlag, 2000
Projektorganisering side 4 2. Projektfaser 2.1 Fase-begrebet Når man i et projekt taler om en fase er det oftest i forståelse, at man inden for en afgrænset tidsperiode har behov for at få udført nogle nærmere fastlagte arbejdsopgaver. En fase definerer udførelsen af fastlagte opgaver Antallet af faser og rækkefølgen af disse er afhængig af hvilken type projekt, der er tale om. Her vil vi blot nævne, at nogle typer af projekter lægger vægt på, at faserne gennemløbes en gang, hvor andre gentager gennemløbet af faserne i nye og udvidede former. Antallet af faser og deres indhold er dermed ikke en entydig størrelse, men i høj grad afhængig af valg af projektmodel. Som eksempel vil vi holde os til den opdeling af faser, der er almindelig for et studieprojekt: Indhold Problembaggrund Problemstilling Problemformulering Teori Metode Evt. Dataindsamling Dataanalyse og fortolkning Konklusion Perspektivering Beskrivelse Fortid Vurder problemets stilling Formulering af hypotese eller spørgsmål Valg af teori Valg af metode Foretag dataindsamling Ifølge metoder og teorier Svar på hypotese eller spørgsmål Fig. 2: Faseopdeling af et studieprojekt For at sikre fremdriften i et projekt, fastsætter man ofte nogle milestones, dvs. at man udvælger enkelte delresultater, der bruges som checkpunkt for om de planlagte funktioner er udført i fasen. F.eks. vil en færdigformuleret problemformulering være et synligt checkpunkt for, at problemformuleringsfasen er gennemført.
Projektorganisering side 5 2.2 Faser i Virksomhedsspillet I virksomhedsspillet vil der også være tale om opdeling af projektet i faser. Hver projektgruppe kan naturligvis vælge sine egne faser, men umiddelbart kan vi foreslå en tredelt hovedopdeling af virksomhedsspillet. Inden for hvert af de tre områder, vil det være muligt at etablere et antal faser efter gruppens eget valg. Hovedområde Etablering Gennemførelse Evaluering Aktiviteter/opgaver Gennemlæsning af materialet Fastlæggelse af faser Uddelegering af arbejde Fastlægge strategi Valg af produktområder/opgaver Fastlægge tidsplan Fastlægge arbejdsfordeling Opfølgning på de nyeste aktiviteter Analyse af resultat Vurdering af muligheder ifht. strategi Valg af næste træk Indrapportering til system Dokumentation til rapport Forberedelse til næste træk Hvordan er resultatet? Hvordan forløb vores samarbejde? Hvordan var vores forberedelse? Hvordan forløb vores beslutningsrunder? Hvordan er vores dokumentation af forløbet? Hvad kan vi lære til næste projekt? Fig. 3: Hovedområder for aktiviteter i virksomhedsspil Aktiviteterne i kolonne 2 i figur 3 er blot en opremsning af de aktiviteter, man kunne forestille sig, der eksisterer i virksomhedsspillet. Det er op til den enkelte gruppe at supplere listen og derefter sammensætte aktiviteterne, så de danner faser. For nogle af de faser I etablerer under hovedområdet Gennemførelse, vil det i virksomhedsspillet gælde, at de skal gennemløbes flere gange undervejs i virksomhedsspillet.
Projektorganisering side 6 3. Roller i projektet 3.1 Rollebegrebet Alle mennesker optræder i forskellige roller. Disse roller spilles i såvel privatlivet som i arbejdslivet. I en virksomhed vil en rolle kunne betegnes som det job man udfører og rollen vil ofte være beskrevet i en jobbeskrivelse. Det skal understreges, at der ved roller ikke er tale om at spille skuespil. Rolleteorien fokuserer på, at vi optræder på forskellig vis i forskellige situationer blandt andet afhængig af de forventninger, der er til os. En rolle er den forventede måde, hvorpå vi udfører en bestemt opgave, funktion eller job I projektsammenhæng vil der ligeledes være tale om at udfylde forskellige roller, der kan beskrives ud fra de forventninger projektets deltagere har til hinanden og til projektets fremdrift og resultat. Typiske roller i et projekt kan f.eks. være: Rolle i projektet Projektleder Dokumentansvarlig Tidsplanansvarlig Opgaver Har et overordnet overblik Leder og fordeler arbejdet Repræsenterer projektet udadtil Ansvar for at holde styr på flowet af dokumenter i gruppen Ansvar for at hele tiden at samle de nyeste versioner af dokumenterne Ansvar for at holde tidsplanen ajour Ansvar for at sætte dagsorden ifht tidsplan Ressourceansvarlig Procesansvarlig Ansvar for at gruppen overholder de ressourcekrav den er underlagt, som f.eks. tid, penge, arbejdskraft Ansvar for at samarbejdet i gruppen forløber som aftalt Ansvar for at være mægler ved konflikter Fig. 4: Eksempler på roller i et projekt
Projektorganisering side 7 3.2 Personlige roller Vi danner alle vores personlige identitet, der er et resultat af de træk vi har arvet plus de vaner og den adfærd vi har tilegnet os gennem samværet med andre. Som nævnt i afsnittet om rollebegrebet, så spiller vi forskellige roller i forskellige situationer, og vores identitet bliver derfor også opfattet som værende forskellig. Der er udviklet mange tests, der forsøger at kortlægge hvilke roller og hvilke identiteter, der er mest fremherskende hos os, men fælles for dem alle er, at de er meget afhængige af den situation, der er gældende i forbindelse med udfyldelsen. Adizes er en af de teoretikere der har udviklet en rollebeskrivelse med tilhørende test: Rolle Kendetegn Fokusområde Producent Ihærdig, arbejdsom Hvad skal vi Altid parat til at tage et ekstra nap lave? Administrator Entreprenør Integrator Omhyggelig, regelorienteret Sikrer sig at alt følger reglerne og alt registreres Idérig, fremtidsorienteret Finder helst på en ny idé hver dag og glemmer hurtigt de gamle idéer Samarbejdsorienteret, konfliktløser Vil helst have at alle deltager og at samarbejdet forløber ordentligt Hvordan skal vi udføre det? Hvad nyt kan vi lave? Hvem skal være med? Fig. 5: Adizes roller Det er ifølge Adizes sådan, at vi alle har noget af alle fire roller i os, blot er vi bedre til nogle af rollerne. For et team eller en gruppe er det vigtigt, at der i gruppen er personer, der har en stærk profil inden for hver af de fire roller. På den måde opfylder gruppen som helhed alle fire roller på den bedst mulige måde. Internt i en gruppe bør man tage hensyn til den enkeltes rolleprofil ved tildeling af roller i projektet. F.eks. kan det være at foretrække at den dokumentansvarlige er en god administrator.
Projektorganisering side 8 4. Etablering af projektgruppe Når I ved starten af Virksomhedspillet skal etablere en projektgruppe, så er det vigtigt at sørge for at følgende denne checkliste, så de basale krav til etablering er opfyldt: Opgave Aktivitet Henvisninger Overblik Gennemlæs materialet grundigt Faseopdeling Opdel projektet i faser 2.2 Faser i virksomhedsspillet side 4 (Projekthåndbog skema 1) Rollefordeling Opstil kontrakt Fig. 6: Checkliste for projektetablering Beslut jer for hvilke rolletyper der skal være i projektet Find din egen rolleprofil Fordel roller i projektet i forhold til rolleprofiler Træf beslutning om følgende og skriv det ned: o Mødedisciplin o Arbejdsindsats o Rollefordeling (se ovenfor) o Sanktioner Alle underskriver 3.1 Rollebegrebet side 6 (Projekthåndbog skema 2) 3.2 Personlige roller side 7 (Projekthåndbog skema 3A) (Projekthåndbog Skema 3B) (Projekthåndbog skema 4) Til brug for projektetableringen er der udarbejdet en Projekthåndbog med skemaer, der kan udfyldes på grundlag af dette materiale.