Projektmodel i FA. Før Under Efter. Projekt Fase overgang. Realisering/Drift. Overordnet projektmodel: Tid: Fase: Prejekt Fase. Prioritering.

Transkript

1 Projektmodel i FA Overordnet projektmodel: Tid: Før Under Efter Fase: Prejekt Fase Delfase: Idé Analyse/ design Prioritering overgang Projektstart Projekt Fase overgang Delfaser afhænger af projektets karakter og plan Fase overgang Luk & Overgang til drift Realisering/Drift Evaluering / gevinst måling

2 Skema 1 : FA Projektmodel udfoldet: TID FASE DELFASE BESKRIVELSE AKTIVITETER VÆRKTØJER FØR PREJEKT Idé I denne fase kommer ideer til overfladen af en række formelle og uformelle kanaler. Check: Er det allerede i gang? Skærpelse og præcisering Review 1* Analyse/ Design Prioritering I denne fase bliver ideerne modnet gennem mere struktureret behandling via. skabeloner og evt. ekstra internt review. Ideer har nu fået karakter af et decideret projektforslag og kan dermed prioriteres i de relevante foraer. Kan evt. blive sendt tilbage til yderligere analyse. Fase overgang Projektstart I denne faseovergang gennemføres de aktiviteter der skal til for at projektet kan startes. Udfyldelse af Business Case Arbejde med slutproduktbeskrivelse Review II * Prioritering Fastlæggelse af organisering og type * (se skema 2) Fastlæggelse af projektplan Godkendelser er på plads UNDER PROJEKT Her hersker projektet Designet af faser og projektets aktiviteter er individuelt fra projekt til projekt Projektoversigt på UCN IT Review vejledning Review vejledning Strategisk vurdering Porteføljestyring Programledelse Projektplan Projektplan mm. EFTER Fase overgang REALISERING/ DRIFT Overgang til drift, evaluér og luk projekt I denne faseovergang gennemføres de sidste aktiviteter der skal til for at projektet kan afsluttes og overdrages til drift. Projektevaluering Fejring Her er projektet sat i drift. Drift er baseret på den driftsorganisation som blev designet og vedtaget i projektet. Evaluering og gevinstmåling Hvis business case indeholder gevinster, og det er fastlagt i projektet at der skal vurderes gevinstrealisering skal der foretages en gevinstmåling X tid efter projektslut. Gevinstmåling 2

3 * Review 1 og 2 En quick guide. Hvornår og hvad?: Der gennemføres min. 2 reviews på et projektforslag: 1. I idéfasen: Et tidligt review der skal sikre at ideen/projektet skærpes og præciseres tilstrækkeligt til næste fase. Review 1 skal samtidigt introducere idemageren til værktøjerne i fase 2 2. I Analysefasen Et mere dybtgående review af den nu mere modnede idé. Hvem? Både review 1 og 2 bør rette sig mod en vurdering af 2 dimensioner af projektet: 1: Proces En opponent der forholder sig til proces, metode og ressourcer. Typisk en projektleder eller konsulent. 2: (Fag) Indhold En opponent der forholder sig til projektets faglige målsætninger og kontekst. Det er projektmagerens opgave at aftale reviews med begge profiler. Form? Ideelt set kan review 1 og 2 gennemføres som et ordinært møde på ca. 1 time. Telefonmøde/LYNC kan også anvendes. Det anbefales at review 1 og 2 gennemføres med begge opponenter på samme møde Det angives på projektplan hvem der har gennemført review, og der vedlægges evt. udtalelse til evt. godkendelsesprocesser 3

4 Review 1 Checkliste Idé og indhold Er ideen/projektet præciseret og skåret til så den kan forstås og kommunikeres videre i processen? Organisation og ledelse Er der checket om der allerede er lignende projekter i gang i UCN? Er der afstemt med ledelsen? Er ideen indledningsvist trykprøvet ved egen leder eller kommende ressortleder Inddragelse og kommunikation Er der vurderet om der er i denne tidlige fase er behov for yderligere trykprøvning/kommunikation om ideen med kolleger eller andre aktører? Er der undersøgt om projektet kræver formelle godkendelser længere fremme? Er der et billede af hvor projektet overlapper med andre projekter/afdelinger? Videre med projektet næste skridt Reviewere har gennemført introduktion af værktøjer til analysefasen Review 2 - Checkliste Idé og indhold Første version af Business Case er reviewet Første version af Slutproduktbeskrivelse er reviewet Der er gennemført strategisk vurdering Organisation og ledelse Er der fortsat afstemt med egen ledelse? Er der overvejet projektmodel, projektleder og evt. projektorganisation? Inddragelse og kommunikation Er der gennemført yderligere trykprøvning/kommunikation om ideen med kolleger eller andre aktører? Er der lavet aftaler om proces for formelle godkendelser? Er der behov for generel brugerindragelse og i givet fald hvordan? Videre med projektet næste skridt Reviewere har gennemført introduktion af værktøjer til godkendelsesfasen 4

5 Skema 2: Tre forskellige projekttyper i FA: Projekttype Kort beskrivelse/ karakteristika Organisering / roller og ansvar Projektdokumenter 1: Stort projekt Projektet indeholder flere eller mange tværgående snitflader og processer. Projektets omfang er stort dvs. > 2 mdr. og indbefatter et stort timeforbrug Store projekter etableres med en klassisk Prince II organisering (Styregruppe, styregruppeformand, projektleder og evt. følgegrupper) Styregruppeformand vil typisk være projektejer Indgår som element i porteføljeoversigt 2: Lille projekt Projektet har få tværgående snitflader og processer, og kan realiseres på relativt kort sigt (f.eks. < 2 mdr.) Der 3: Projektopgave Har mere karakter af en sag eller en meget afgrænset opgave Små projekter forankres i fællesfunktioner med en (egen) udnævnt (deltids) projektleder og liniechef som ejer Kan løses hurtigt og uden formel organisering Skema 3: Beskrivelse af 4 grunddokumenter til FA projekter A3 Projektmodel eller Projektplan (Evt.) Indgår som element i porteføljeoversigt Indgår ikke som element i porteføljeoversigt Business Case Slutproduktbeskrivelse Projektgrundlag Projektplan Besvarer hvorfor og skal bruges til senere opfølgning. Bemærk den version der er med her er en Beta på en evt. kommende UCN standard. Denne indeholder en risikovurdering. Beskriver den overordnede leverance ( produkt ) som projektet skal levere: Hvad leveres til hvem og i hvilken kvalitet Projektgrundlaget rammesætter projektet ift. definitioner og projektets organisering. Dokumentet sammensættes af Projektlederen, reviewes og godkendes af styregruppen Den overordnede beskrivelse af tid og del-produktleverancer. (Den klassiske projektplan)det er den samme skabelon der bruges til evt. faseplaner og team-planer. Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 5