KAPITEL 8: OPRETTELSE OG ADMINISTRATION AF DOKUMENTGODKENDELSE

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse KAPITEL 8: OPRETTELSE OG ADMINISTRATION AF DOKUMENTGODKENDELSE Målsætninger Introduktion Målsætningerne er at: Oprette dokumentgodkendelsessystemets generelle funktioner. Oprette godkendelsesskabeloner. Oprette godkendelsesbrugere i et hierarki. Oprette notifikationssystemet til godkendelser. Håndtere forfaldsnotifikationer. Vedligeholde erstatningsgodkendere. Dokumentgodkendelsessystemet til salg og køb er praktisk i Microsoft Dynamics NAV 5.0, når et dokument skal godkendes af en anden person i virksomheden før anvendelse. Dette kapitel fungerer som en introduktion til den programadministrator, der er ansvarlig for oprettelse og administration af dokumentgodkendelsessystemet. Dette afsnit omhandler den generelle opsætning af godkendelsesbrugere og dokumenter til godkendelse, herunder beløbsgrænser. Desuden beskrives det, hvordan e-mail-notifikationssystemet, der er forbundet med godkendelsessystemet, tilpasses. Oprettelsen af godkendelsessystemet sker i tæt samarbejde med regnskabschefen eller en lignende nøgleperson i virksomheden. Denne rolle er ansvarlig for virksomhedens salgs- og indkøbsafdelinger og kan definere, hvilke dokumenter det er relevant at godkende, og hvordan brugere skal placeres i godkendelseshierarkiet. Funktioner til dokumentgodkendelse kan udvikles i alle andre tabeller for at udvide dem til andre domæner, f.eks. produktion. BEMÆRK! Du kan finde detaljerede oplysninger om, hvordan du kan bruge dokumentgodkendelsessystem, i kurset Introduktion. 8-1

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Oprettelse af dokumentgodkendelser I denne lektion introduceres opsætningen af dokumentgodkendelsessystemet for salg og køb. Det forklares, hvordan du kan angive felterne i vinduet Opsætning af godkendelse, og hvordan du kan bruge vinduet Godkendelsesskabeloner. Som godkendelsesadministrator kan du: Få adgang til alle opsætningsfunktioner. Vedligeholde hierarkiet af godkendere. Beslutte, hvilke salgs- og købsbilag der skal godkendes. Grundlæggende opsætning af godkendelse Du kan åbne vinduet Opsætning af godkendelse fra Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Opsætning. FIGUR 8.1 VINDUET OPSÆTNING AF GODKENDELSE, FANEN GENERELT De overordnede indstillinger defineres under fanen Generelt og omfatter følgende: Formlen for den dato, hvor godkendelsen skal være foretaget, f.eks. inden for én uge (1U). Administratoren af godkendelsessystemet. Administratoren har rettigheder til at oprette alle brugere og kan gå ind og tjekke dokumenter for alle brugere. Om afvisningen af et dokument skal forklares af godkenderen i en bemærkning. Der skal altid være en godkendelsesadministrator, så denne person kan: Have flere rettigheder end alle andre brugere. Tilføje nye brugere. 8-2

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Angive erstatningsgodkendere. Tilknytte nye dokumenter til godkendelse. Få vist ventende godkendelser for alle brugere. Godkendelsesadministratoren findes også typisk øverst i godkendelseshierarkiet. Se lektionen Brugeropsætning af godkendelser. Alle felter under fanen Notifikation vedrører e-mail-notifikationer til godkendelsesbrugere. Se Opsætning af notifikationssystem. Godkendelsesskabeloner Skabeloner til dokumentgodkendelse gør det muligt for brugere at vælge, hvilke typer salgs- eller købsbilag, der skal inkluderes i godkendelsesprocessen, og hvilken godkendelses- og grænsetype der skal bruges til de enkelte dokumenter. Til dette formål findes der en række standardskabeloner i vinduet Godkendelsesskabeloner, som kan åbnes fra Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Godkendelsesskabeloner. FIGUR 8.2 LISTEN OVER GODKENDELSESSKABELONER Følgende skabeloner for dokumenttyper understøttes i standardversionen: Salgstilbud Ordre Faktura Kreditnota Returvareordre Rammeordre. 8-3

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Alle disse skabeloner er oprettet til både køb (K) og salg (S) bortset fra købsleverance. En godkendelsesskabelon definerer for de enkelte dokumenttyper, hvordan godkendelsesprocessen administreres, f.eks. hvilket flow der skal følges, og de feltværdier der skal kontrolleres. De enkelte godkendelsesskabeloner har et kort navn, der angivet i feltet Godkendelseskode. I feltet Bilagstype angives det, hvilken dokumenttype godkendelsesskabelonen gælder for. I feltet Godkendelsestype defineres det, hvilket type godkendelse skabelonen gælder for. Der bruges følgende godkendelsestyper: Godkender til typiske godkendelsesflows Sælger eller Indkøber til alternative flows. I forbindelse med godkendelsestyperne Sælger eller Indkøber skal sælgerne og indkøberne oprettes i vinduet Brugeropsætning af godkendelser. En sælger er f.eks. den logiske bruger at knytte til et godkendelsesflow for en salgsordre. Se Oprettelse af godkendelsesbrugere i et hierarki. I feltet Grænsetype forklares, hvordan beløbsgrænser håndteres, når den pågældende dokumenttype godkendes, som vist i følgende tabel. Beløbsgrænser Ingen grænser Godkendelsesgræ nser Anmodningsgræ nser Kreditgrænser Definition Beløbsgrænser kontrolleres ikke. Denne indstilling kræver, at der er oprettet en anden godkender. Den anvendes ofte i en situation, hvor der ikke er etableret et hierarki af brugere, men hvor den samme anden godkender godkender alt. Godkenderens godkendelsesgrænse kontrolleres, når denne godkender et dokument. Anvendes ved en købsanmodning og kontrollerer, om godkenderen har tilladelse til at foretage en købsanmodning med det pågældende beløb. En kundes kreditgrænse kontrolleres. Dette gælder kun for salgsordrer. Når du markerer afkrydsningsfeltet Aktiveret, aktiveres godkendelsesskabelonen, og den gælder for den pågældende dokumenttype. I Cronus er alle godkendelsesskabeloner som standard deaktiveret, og alle bilag kan derfor fra starten bogføres efter behov. Feltet Tabel-id for den tabel, der er forbundet med skabelonen, vises til information. Godkendelsesskabelonen K-RAMMEORDRE er f.eks. knyttet til tabel 38, Købshoved. 8-4

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Andre godkendere Hvis et bestemt bilag kræver to forskellige korrekturlæsere, kan du angive det i en godkendelsesskabelon ved at vælge et bruger-id i vinduet Andre godkendere. FIGUR 8.3 DIREKTØR VALGT SOM EKSTRA KORREKTURLÆSER AF SALGSORDRE, DER OVERSTIGER EN BESTEMT GRÆNSE Ekstra godkendere kan bruges som en let måde at definere godkendelseshierarkiet, hvis du ikke vil specificere alle roller og administrationsniveauer i vinduet Brugeropsætning af godkendelser. Se næste lektion Brugeropsætning af godkendelser. Dette kan f.eks. bruges i en lille virksomhed, hvor chefen eller ejeren skal godkende alt. Derefter kan chefen angives som yderligere godkender for alle dokumenter. Brugeropsætning af godkendelser Vinduet Brugeropsætning af godkendelser er det centrale opsætningsvindue, da det er her, godkendelsesstrømmen defineres i hierarkiet over brugere og regler. Figur 8.4 er et eksempel på et godkendelseshierarki. FIGUR 8.4 EKSEMPEL PÅ BRUGEROPSÆTNING AF GODKENDELSER (IKKE I CRONUS) 8-5

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 I dette hierarki er Susan salgsordrebehandler, og Alicia er indkøber. Der er fastsat beløbsgrænser på 50.000 RV for både salg og køb for dem. Deres chefer er henholdsvis salgschefen (SManager) og indkøbschef (PManager). Der er fastsat beløbsgrænser på 100.000 RV for både salg og køb for cheferne. De to chefer er underlagt direktøren for virksomheden. Direktøren har ubegrænset godkendelse af salg og en høj beløbsgrænse for godkendelse, fordi denne indsamler købsfakturaer for hele virksomheden. Administratoren (Admin) er det højeste niveau i dette hierarki. Administratoren har ubegrænset godkendelsesrettigheder i alle kategorier og har endda flere godkendelsesrettigheder end direktøren. BEMÆRK! Oprettelsen af godkendelsesbrugere vises i næste lektion, men det vil være baseret på meget færre brugere og regler end vist i figur 8.4. Bruger-id henviser til bruger-id'et fra brugerens logonoplysninger, f.eks. Admin. Feltet Sælger/Indkøberkode henviser til den kode, der kan bruges til at henvise til denne person fra et dokument, f.eks. salgsordre eller købsordre. På denne måde kan systemet indstilles til at bruge denne persons godkendelsesstrøm i stedet for den oprindelige godkenders godkendelsesstrøm. Godkender-id er bruger-id'et for den person, der udfører godkendelsen, f.eks. chefen. Beløbsgrænse for godkendelse af salg henviser til beløbsgrænsen for salgsordreprocessen. Når salgsordren overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Beløbsgrænse for godkendelse af køb henviser til beløbsgrænsen for købsordreprocessen. Når købsordren overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Anmod om beløbsgrænse for godkendelse henviser til beløbsgrænsen for købsordreprocessen. Når købsanmodningen overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Brugeropsætning af godkendelser fortsat Ubegrænsede godkendelser bruges, når en godkender har ubegrænsede godkendelsesgrænser for salg, indkøb og anmodninger. I stedet for at angive et beløb markeres det relevante ubegrænset-felt. I feltet Erstatning kan der tilføjes en erstatningsgodkender. 8-6

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Når notifikationssystemet bruges, angives der en e-mail-adresse til de enkelte godkendere i feltet E-mail, så notifikationssystemet kan sende e-mails ud til godkendelse. Knappen Brugeropsætning af godkendelser kontrol bruges til at teste opsætningen af de enkelte brugere og vise resultaterne i en rapport. Demonstration Oprettelse af godkendelsesbrugere i et hierarki I denne lektion vises, hvordan du kan oprette hierarkiet af godkendelsesbrugere og beløbsgrænser i vinduet Brugeropsætning af godkendelser. Der kan ikke oprettes godkendelsesbrugere, før alle involverede brugere er defineret som databaselogon med roller og rettigheder. Se Administration af brugerrettigheder i dette kursus. Men med henblik på denne demonstration i undervisningen oprettes der et par brugere (databaselogon) i databasen, før den faktiske opsætning af et godkendelseshierarki demonstreres. Oprettelse af de nødvendige brugere Hvis du vil demonstrere vinduet Brugeropsætning af godkendelser, skal du først oprette følgende bruger-id'er i vinduet Databaselogon: Direktør Salgschef Sælger. Der er ikke knyttet roller til nogen af de nye brugere, da det ikke er relevant for godkendelsessystemet. Følg nedenstående trin for at oprette de tre brugere: 1. Klik på Funktioner Sikkerhed Databaselogon. 2. Opret tre bruger-id'er som vist i figur 8.5. Tildel ingen roller. FIGUR 8.5 TRE BRUGERE, DER ER OPRETTET I DATABASEN FOR AT DEMONSTRERE GODKENDELSER 8-7

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 De tre brugere findes nu som bruger-id'er i den database, der kan vælges i trinnene til oprettelse af godkendelsesbrugere. Oprettelse af godkendelseshierarkiet Følg nedenstående trin for at oprette de tre brugere i et godkendelseshierarki: 1. Klik på Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Opsætning af godkendelse. 2. Søg i feltet Godkendelsesadministrator i vinduet Opsætning af godkendelse, og vælg DIREKTØR. Dette er ikke strengt nødvendigt, for at oprettelsen af godkendelsesbrugere fungerer, men det er generelt en god ide at gøre det. 3. Klik på Brugeropsætning for at åbne vinduet Brugeropsætning af godkendelser. 4. Søg i hvert af felterne Bruger-id for at oprette godkendelsesbrugere i et hierarki som vist i figur 8.6. FIGUR 8.6 SIMPEL OPRETTELSE AF GODKENDELSESBRUGERE MED TRE BRUGERE I ET HIERARKI Det godkendelsessystem, der er defineret i denne simple opsætning, betyder, at: Sælgeren altid skal indhente godkendelse fra salgschefen, før salg bogføres. Salgschefen kan godkende salg for beløb op til 10000 LCY. Salgschefen skal indhente godkendelse fra direktøren, før han kan godkende salg for beløb over 10000 LCY. Når salgsordreskabelonen er aktiveret, er der ingen salgsmedarbejdere, der kan udføre bogføring, uden at de angives i vinduet Brugeropsætning af godkendelser. 8-8

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Test af oprettelsen af godkendelsesbrugere Før brugere går i gang med at arbejde på baggrund af opsætningen af godkendelsesbrugere, kan du teste opsætningen ved at køre en kontrolrapport ved at trykke på knappen Brugeropsætning af godkendelser kontrol. Du kan teste de enkelte bruger-id'er i opsætningen for en af følgende indstillinger: Opsætning af salgsgodkendelse Opsætning af købsgodkendelse Opsætning af anmodningsgodkendelse Alle. Følg nedenstående trin for at teste den aktuelle opsætning af godkendelsesbrugere: 1. I vinduet Brugeropsætning af godkendelser skal du klikke på Brugeropsætning af godkendelser kontrol. 2. Søg i feltet Bruger-id i vinduet Brugeropsætning af godkendelser kontrol, og vælg Sælger. 3. Vælg feltet Opsætning af salgsgodkendelse, og klik på Vis udskrift. FIGUR 8.7 TEST AF OPSÆTNING AF GODKENDELSESBRUGERE I kontrolrapporten vises det faktiske hierarki, og det angives, at opsætningen er OK for de enkelte brugere. En typisk fejl i rapporten over godkendelsesbrugere er, når en godkenders beløbsgrænse er lavere end beløbsgrænsen for brugeren under godkenderen. Hvis direktøren f.eks. har 10.000 LCY som beløbsgrænse, og sælgeren har ubegrænset salgsgodkendelse. Oprettelse af notifikationssystemet Notifikationssystemet er udviklet til at sende e-mail-notifikationer mellem brugere og deres godkendere om et dokument, der skal godkendes. 8-9

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Du kan finde detaljerede oplysninger om funktionerne for godkendelsesnotifikationer i kurset Introduktion. Hele notifikationssystemet oprettes under fanen Notifikation i vinduet Opsætning af godkendelse og drejer sig mest om, hvordan og hvornår e-mails skal sendes. FIGUR 8.8 OPRETTELSE AF NOTIFIKAITONER FOR GODKENDELSESSYSTEMET I følgende tabel forklares, hvordan du kan bruge felterne under fanen Notifikation: Beløbsgrænser Definition Godkendelser Vælg Godkendelser, hvis brugere skal have besked via e- mail om dokumenter, der skal godkendes. Annulleringer Afvisninger Uddelegeringer Vælg Annulleringer, hvis godkendere skal have besked, hvis dokumenter, der er godkendt af godkenderen, er annulleret. Det kan være en god ide at følge denne proces sammen med processen for et godkendt dokument, men mængden af e-mails kan også påvirke systemets ydeevne. Vælg Afvisninger, hvis brugere skal have besked om, at deres godkendelsesanmodninger er afvist. Det anbefales at aktivere denne indstilling, så du ved, om dokumenter afvises. Vælg Uddelegeringer, hvis brugere skal have besked om, at en godkendelsesopgave er uddelegeret. Nederst i vinduet i feltet Sidste kørselsdato kan du se sidste gang, funktionen Send e-mail om forfald blev kørt. Det er valgfrit, om du vil bruge notifikationssystemet. Hvis virksomheden ikke vil bruge e-mail-notifikation, skal du sikre dig, at ingen af felterne er markeret. Som et alternativ til e-mails kan brugere se trafikken med godkendelser i vinduerne Godkendelsesposter og Godkendelsesanmodningsposter. Se kurset Introduktion. 8-10

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Serveropsætning til notifikationer Når du beslutter dig for at bruge notifikationssystemet, skal SMTP-serveren konfigureres til e-mails til de involverede brugere. Dette arbejde udføres i vinduet Opsætning af SMTP-mail, som kan åbnes fra It-administration Opsætning generelt Opsætning af SMTP-mail. FIGUR 8.9 KONFIGURATION AF SMTP-SERVEREN TIL E-MAIL- NOTIFIKATIONER TIL BRUGERE 8-11

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Øvelse 8.1 Oprettelse af dokumentgodkendelser Scenario Den aktuelle opsætning af godkendelsesbrugere skal udvides med et lignende flow for købsordrer. Giv dig selv en udfordring! Opret bruger-id'er for en indkøbschef og en indkøbsmedarbejder. Opret de to nye brugere i et godkendelseshierarki for køb som det eksisterende godkendelseshierarki for salg. Brug den eksisterende direktør som øverste godkender for indkøbschefen. Har du brug for hjælp? 1. Angiv disse nye brugere i vinduet Databaselogon: a. Indkøbschef b. Indkøbsmedarbejder. 2. Opret følgende godkendelsesbrugerlinje for indkøbschefen: a. Godkender-id: Direktør b. Beløbsgrænse for godkendelse af køb: 10000 3. Opret følgende godkendelsesbrugerlinje for indkøbsmedarbejderen: c. Godkender-id: Indkøbschef 4. Giv ubegrænset godkendelse af køb til direktøren. 5. Test opsætningen af godkendelsesbrugere. Trin for trin 1. Klik på Funktioner Sikkerhed Databaselogon. 2. Skriv INDKØBSCHEF på den nye linje i feltet Bruger-id. 3. Skriv INDKØBSMEDARBEJDER på den nye linje i feltet Brugerid. 4. Sørg for at gemme posterne, og luk derefter vinduet Databaselogon. 5. Klik på Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Opsætning af godkendelse. 6. Klik på Brugeropsætning for at åbne vinduet Brugeropsætning af godkendelser. 7. Søg i feltet Bruger-id på en ny linje, og vælg INDKØBSCHEF. 8. Søg i feltet Godkender-id, og vælg DIREKTØR. 8-12

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse 9. Skriv 10000 LCY i feltet Beløbsgrænse for godkendelse af køb. 10. Søg i feltet Bruger-id på en ny linje, og vælg INDKØBSMEDARBEJDER. 11. Søg i feltet Godkender-id, og vælg INDKØBSCHEF. 12. Vælg feltet Ubegrænset godkendelse af køb på linjen for direktøren. 13. Klik på Brugeropsætning af godkendelser kontrol. 14. Søg i feltet Bruger-id i vinduet Brugeropsætning af godkendelser kontrol, og vælg INDKØBSMEDARBEJDER. 15. Vælg feltet Alle, og klik derefter på Vis udskrift. 16. Gennemse kontrolrapporten. Der skal kun være en fejl i grænser for anmodningsgodkendelser. 8-13

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Afsendelse af forfaldsnotifikationer Forfaldsnotifikationer sendes ud af godkendelsesadministratoren, f.eks. hver uge, for at sikre, at alle brugere husker at godkende deres dokumenter. Du kan åbne denne funktion fra Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Opsætning af godkendelse Forfald Send e-mail om forfald. E-mailene sendes derefter til godkenderne, og feltet Sidste kørselsdato opdateres med datoen for sidste gang, funktionen blev kørt. Datoformlen sikrer, at forfaldne godkendelser, der allerede er sendt ud, ikke sendes ud igen. Den beregnes som den sidste kørselsdato plus den forfaldsdatoformel, der er angivet i feltet Formular for forfaldsdato under fanen Generelt i vinduet Opsætning af godkendelse. I dette tilfælde er det én uge (1U). Forfaldsnotifikation Systemet angiver automatisk en oprettelsesdato for alle dokumenter og beregner en forfaldsdato ved at bruge formularen for forfaldsdato (f.eks. oprettelsesdatoen plus én uge). Dokumenter forfalder, hvis den aktuelle dato overstiger forfaldsdatoen. Tag f.eks. en situation, hvor forfaldne meddelelser sendes ud i dag. De godkendelser, der har en forfaldsdato, som ligger før dags dato, modtager en forfaldsnotifikation. Når forfaldskontrollen køres næste gang, kontrollerer systemet ud fra sidste kørselsdato plus én uge (i henhold til formularen for forfaldsdato). Alt med en forfaldsdato før denne dato modtager en notifikation. Der vises en liste over alle forfaldne godkendelser, der blev fundet og udsendt, i vinduet Forfaldne notifikationsposter. Dette er en logfil, der viser, om der er poster. Hvis vinduet er tomt, er der ingen forfaldsposter. Notifikationsskabeloner Du kan tilpasse skabeloner for de e-mail-notifikationer, der skal sendes til godkendere. Du kan åbne denne funktion fra Administration Programopsætning Dokumentgodkendelse Opsætning af godkendelse Email-skabeloner. Brug denne funktion til at indlæse, udlæse eller slette e-mail-skabeloner. De tilsvarende skabeloner for forfaldsdokumenter kan administreres på samme måde via funktionen Forfaldsskabelon. BEMÆRK! Microsoft leverer disse skabeloner sammen med demodatavirksomheden CRONUS. De skal kopieres herfra til andre databaser. Det er vigtigt at gøre det på denne måde, for at skabelonerne fungerer korrekt. 8-14

Kapitel 8: Oprettelse og administration af dokumentgodkendelse Uddelegering til erstatningsgodkendere Som godkendelsesadministrator er du ansvarlig for at vedligeholde vinduet Brugeropsætning af godkendelser, herunder tilføje erstatningsgodkendere og sørge for, at ventende notifikationer uddelegeres til erstatningsgodkenderne. Når der føjes en erstatningsgodkender til en bruger, sendes alle dokumenter direkte til erstatningspersonen, når du kører funktionen Uddeleger i vinduet Godkendelsesanmodningsposter. Hvis notifikationssystemet er konfigureret til at sende notifikationer, når dokumenter uddelegeres, sendes der en e-mail til den bruger, som dokumentet er uddelegeret til. Ellers sendes der ingen notifikation. I vinduet Godkendelsesanmodningsposter kan administratoren se alle poster i dokumentgodkendelsessystemet og kontrollere status og datoer for godkendelserne. Statussen Åben angiver, at godkendelsesdokumentet skal godkendes. BEMÆRK! Hvis godkenderens erstatning heller ikke er på kontoret, skal du ændre erstatningsgodkenderen manuelt i vinduet Brugeropsætning af godkendelse. Oversigt Dokumentgodkendelsessystemet for salg og køb er et omfattende værktøj til brug med købsbilag og salgsbilag, som skal godkendes af en anden person i virksomheden. I dette afsnit blev det undersøgt, hvordan de nødvendige grundlæggende parametre konfigureres, før det nye dokumentgodkendelsessystem kan anvendes. Hierarkiet over godkendelsesbrugere og beløbsgrænser skal overvejes nøje for at opnå en balance mellem antallet af trin i godkendelsesprocessen. E-mail-notifikationsdelen er fleksibel og kan tilpasses i forhold til de enkelte virksomheders behov. Godkendelsesadministratoren skal håndtere alle opsætningsaspekter i godkendelsessystemet, fordi det påvirker brugernes effektivitet i databasen, og fordi system skal opdateres jævnligt f.eks. for at planlægge erstatningsgodkendere. 8-15

Programopsætning i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Hurtig besvarelse: Resumé Brug et øjeblik på at skrive tre nøglepunkter ned, som du har lært i dette kapitel: 1. 2. 3. 8-16