1
Hvor digital indberetning En analyse fra 2002 viste, at mange regler og frister gør det svært at administrere for både virksomheder og kommuner. mange papirblanketter er forkert eller mangelfuldt udfyldte. Der indberettes årligt ca. 1,7 mio. blanketter, som alene vedrører anmeldelse og anmodning og der udbetales årligt syge- og barseldagpenge for ca. 24 mia. Der er derfor stort potentiale for effektiviseringer og administrative besparelser. 2
Besparelser Virksomheder skal gerne opnå følgende besparelser/lettelser: Spare tid på indberetningen Hjælp til valg af rette blanket Færre (ingen) portoudgifter Ingen underskrift fra den fraværende Kommuner skal gerne opnå følgende besparelser/lettelser: Manuel indtastning af blanketterne bortfalder Bedre datakvalitet Reduceret kontakt med arbejdsgivere Hurtigere sagsbehandling Færre portoudgifter 3
Hvad og hvem er NemRefusion NemRefusion er afløseren for den gamle løsning fra 2006 på virk.dk. NemRefusion er ejet af alle kommuner via KOMBIT A/S og det er kommunerne, der finansierer løsningen. KOMBIT A/S har ansvaret for at udvikle og drive løsningen. KOMBIT A/S samarbejder med KL og Arbejdsmarkedsstyrelsen. En styregruppe der bl.a. prioriterer videreudvikling. Brugergrupper på både bruger- og myndighedssiden. NemRefusion er obligatorisk for alle virksomheder, a-kasser, selvstændige og kommuner (myndighed). Fremgår af bekendtgørelse nr. 117 fra 2011. 4
Hvordan får man adgang til NemRefusion? Man logger på med digital (medarbejder) signatur og på sigt kan NemID for erhverv også anvendes. Man skal have følgende rettigheder på Virk.dk for at få adgang: "Ret til at anmode om refusion" for en bestemt virksomhed "Ret til at se personfølsomme data" om andre medarbejdere i ens virksomhed Man kan kun ændre i egne og andres rettigheder, hvis man er Virkadministrator. Se mere på http://www.virk.dk/rettigheder 5
Hvordan får man adgang til NemRefusion? NemRefusion har to indgange, som man frit kan vælge imellem. Webdialogen via www.virk.dk/nemrefusion System-til-system via egne systemer Målgruppen er de mindre virksomheder. Målgruppen er bl.a. store virksomheder, lønbureauer eller revisorer, der administrerer refusion for mindre virksomheder. NemRefusion kan det samme, uanset hvilken indgang man benytter. 6
System-til-system System-til-system er en snitflade mellem virksomhedens løn-, timeregistrerings- eller personalesystem på den ene side og NemRefusion på den anden. Snitfladen er baseret på åbne OIOXML-standarder. Alle systemleverandører har mulighed for gratis at koble sig på NemRefusion. Alle leverandører vil i forbindelse med test- og tilslutningsforløbet få adgang til 10 timers gratis support. Der er pt. tilsluttet 14 systemer. 7
System-til-system Er man tilsluttet system-til-system er det muligt at sende komplette indberetninger til NemRefusion. Er man tilsluttet med ét enkelt system, kan indberetningen færdiggøres i NemRefusions dialog. Man kan vælge at system-signere eller signere enkeltvis i NemRefusion. Beskeder og udbetalingsspecifikationer sendes også via system-til-system. 8
9
Antal indberetninger i NemRefusion 10
Hvad kan NemRefusion? Det er stort set umuligt at vælge den forkerte blanket. Ud med blanketnumre ind med en handlingsorienteret tilgang. Kun muligt at benytte løsningen med digital signatur (og snart NemID). Fuldautomatisk overførsel af data (system-til-system). Indberetningerne for et fravær hænger sammen. Starte en indberetning op og gemme som kladde. Data gemmes i hvert trin (faneblad). Forbedrede søgemuligheder, herunder se kollegaers indberetninger. Låse en indberetning, så den kun kan ses af den, der har indberettet den. Venteregister. 11
Venteregister NemRefusion lagrer indberetninger, hvor tidsfrister ikke er udløbet, i et venteregister. Fx anmeldelser hvor arbejdsgiverperioden ikke er udløbet. Disse tilbageholdes indtil 15. sygefraværsdag, med mindre man har en gyldig grund til at få refusion tidligere. Indberetningerne får et datostempel for hvornår de kan signeres og sendes til kommunen. Der sendes en meddelelse til virksomheden når den givne dato indtræder. 12
Hvad kan NemRefusion? Muligt at indberette for personer bosat i udlandet. Muligt at raskmelde uden at man søger refusion. Forudfyldt P-nummer og SE-nummer. Kopiere indberetninger og genbruge disse. Kopiere tidligere anmodninger og genbruge sparer meget tid. Oprette skabeloner. Status for indberetningen kan følges, fx om den behandles i kommunen. Kvitteringer for indberetninger kan findes frem og udskrives. Udbetalingsspecifikation for den enkelte indberetning sendes fra kommunen til NemRefusion. Servicebeskeder om fx tidsfrister. 13
Udbetalinger Udbetalingsspecifikationerne for de enkelte refusionsanmodninger kan hentes i NemRefusion. På sigt vil papirversionen fra kommunen udgå.
Udbetalinger Oversigten over udbetalinger kan tilgås via venstremenuen og listen kan downloades til fx Excel.
Meddelelser Oversigten over meddelelser tilgås via venstremenuen.
Hvad betyder NemRefusion for arbejdsgivere? NemRefusion betyder ændring af nuværende praksis. Man skal overveje hvilken indgang, man vil benytte Kun via dialog på www.virk.dk/nemrefusion? Kun via system-til-system? Kontakt leverandør for at høre, om de kan levere en løsning. En blanding af de to? Uanset hvad, bør man gennemgå egne arbejdsgange, for at få det bedste ud af NemRefusion. 17
Ændringer der er på vej Afskaffelse af indberetning af sygefraværssamtalen (marts 2012) Selvstændige kan indgå aftaler ved kronisk sygdom, svarende til lønmodtagerens 56-aftale (marts 2012) Harmonisering af anmeldelsesregler (april 2012) Forlænget anmeldelsesfrist (april 2012) Søgnehelligdagsordningen afskaffes i juli 2012. Beskæftigelseskravet for sygedagpenge udvides fra 13 uger til 26 uger i juli 2012. 18
Ændringer der er på vej Papirversionen af udbetalingsspecifikationerne afskaffes i 2012. Barselområdet flyttes fra kommunen til Udbetaling Danmark i 2012. Dvs. ny modtager af indberetningen, men stadig indberetning via NemRefusion. Forenkling af Lønoplysninger (genbrug af data fra eindkomst) Oplysninger, der skal afgives ved anmeldelsen Løntilskud og fleksjob forventes implementeret i 2013. 19
Løbende forbedringer Forbedret kommunikation med kommunernes systemer Åbne og lukke indberetninger Rette i indberetninger Optimeret forløb hurtigere og nemmere indberetning Udvidet venstremenu Særligt fokus på selvstændige/enkeltmandsvirksomheder 20
Anvend mulighederne! Kopiér indberetninger Hvis man fx har ansatte med 56-aftaler (kronisk syge) eller ansatte i fleksjob kan man kopiere en tidligere anmeldelse i stedet for at starte forfra med en ny. Opret skabeloner Er velegnet til grupper med fx samme arbejdsforhold. Opret en skabelon på den typiske indberetning. Skabelonerne er ikke personlige.
Få den refusion du har ret til Udarbejd en god arbejdsgang som sikrer, at I får anmeldt fravær til tiden. Har I først har anmeldt fraværet i NemRefusion, hjælper NemRefusion med at holde styr på frister. Tilmeld jer Meddelelser så sender NemRefusion en besked, når fx fristen for at søge refusion er ved at udløbe. Men husk at arbejdsgivers ret til refusion er betinget af, at lønmodtageren opfylder betingelserne om udbetaling af sygeeller barseldagpenge fra kommunen. Vær opmærksom på de nye dispensationsregler, som kan komme i brug, når der er driftsforstyrrelser i NemRefusion. 22
Dispensationsmuligheder Der er 1. juli 2011 kommet nye dispensationsmuligheder: skyldes driftsforstyrrelser hos SDPI-løsningen af et omfang og en varighed, der har afskåret arbejdsgiveren fra at anmelde rettidigt. Der er tale om en mulighed (for dispensation) og ikke en ret. På www.nemrefusion.dk kan du få et overblik over driftsstatus. 23
Mere information På www.nemrefusion.dk findes der: Kom let i gang en introduktion til NemRefusion Brugervejledning E-learning videovejledninger Aktuelt fra supporten Aktuel driftsstatus Tilmelding til informationsmail Ændringsønsker sendes til support@nemrefusion.dk
Support NemRefusion Support yder support, der retter sig mod indberetningsløsningen. Ved problemer med log-in og rettigheder bør man kontakte DanID erhvervssupport eller Virk-supporten. NemRefusion Support Ring på 4460 7213 (man-fre kl. 8.00-16.30) eller send e-mail til support@nemrefusion.dk. DanID Erhvervssupport Send besked til DanID fra www.nets-danid.dk eller ring på 8030 7090 (man-fre kl. 8.30-20.00 samt lør-søn kl. 10-16) Virk-support Send e-mail til support@eogs.dk eller ring på 7220 0039 (man-fre kl. 10-15).
Husk at NemRefusion er ikke et arkiv-system. Gem derfor altid dokumentationen lokalt. Kommunen kan først udbetale din refusion, når de har taget stilling til om lønmodtageren er berettiget til syge- eller barseldagpenge. Dette kræver ind imellem supplerende oplysninger fra lønmodtageren. Hvis en lønmodtager ikke medvirker i kommunens opfølgning, bortfalder retten til sygedagpenge. Fra 2012 kan en sygedagpengemodtager kun én gang fortryde den manglende medvirken. 26