Vejledning i udfyldelse af arbejdstidsplaner med start-/slut tider. 1. Normaltjeneste...3 2. Delt tjeneste...3 3. Omlagt normaltjeneste...4 4. Ekstratimer for deltidsansatte...5 Manglende varsel... 5 5. Overarbejde...6 Manglende varsel... 6 6. Rådighedstjeneste/døgnvagt...7 Rådighedstjeneste... 7 Rådighedstjeneste uden forudgående vagt... 7 Ekstra rådighedstjeneste... 8 Døgnvagt... 8 Opkald under rådighedstjeneste/døgnvagt... 9 7. Fridage...10 Inddraget ugentligt fridøgn (mellem 1 måned og 14 døgn)... 10 For sent varslet inddraget fridøgn (indenfor 14 dage)... 10 For kort fridøgn (mellem 55 og 64 timer)...11 Tjenstligt opkald udenfor planlagt arbejdstid...11 8. Søgnehelligdage...12 Bruttonorm... 12 Nettonorm... 13 Timelønnede på søgnehelligdag... 13 9. Særlige fridage i henhold til overenskomsten...14 10. Fraværsperioder...15 Sygdom og graviditetsgener... 15 Barselsorlov... 15 Barns 1. sygedag... 15 Omsorgsdag... 16 Seniortimer. 16 Delvis fraværende... 16 Behov for flere lønarter på samme linie ved sygdom... 16 11. Ferie/ferie 6. uge...17 12. Kolonitillæg...18 1
13. Afspadsering...19 Inddraget afspadsering...20 14. Tjenestefri...21 Tillidsrepræsentanters møder med refusion.... 21 15. Kørsel...23 2
1. Normaltjeneste Ved normaltjeneste forstås effektiv tjeneste, der indgår fuldt ud i den gennemsnitlige ugentlige arbejdstidsnorm. Tjenesten anføres med start-/slut tidspunkter og føres altid under den dag, hvor tjenesten påbegyndes. Mandag Søndag 2300 0700 100 1500 2300 100 Eksemplerne viser, at der ikke skal føres andet end normaltjeneste. Tillægsbetalingerne, f.eks. weekend-/aften-/nat-/søndags-/søgnehelligdagstillæg, samt timer til afspadsering vil automatisk blive dannet ud fra de førte start-/slut tider. 2. Delt tjeneste Tillæg for delt tjeneste føres på følgende måde: 0600 1200 100 1500 1900 100 Systemet udlodder automatisk tillæg for delt tjeneste. Bemærk, at ikke alle faggrupper kan ydes dette tillæg. Ovennævnte eksempel vil således kun give tillæg, hvis der er hjemmel til dette i overenskomsten. 3
3. Omlagt normaltjeneste Hvis en normaltjeneste ikke ændres rettidigt, føres den præsterede tjeneste med start-/slut tider. På en ny linie føres start-/slut tider for de timer, man iflg. tjenestelisten ikke skulle have været i arbejde samt...lønart 800 Eksempel 1 Eksempel 2 1500 2300 100 1000 1800 100 1500 2300 800 1500 1800 800 Eksempel 1: planlagt tjeneste 07.00 15.00 ændres til 15.00 23.00 (hele tjenesten omlagt) Eksempel 2: planlagt tjeneste 07.00 15.00 ændres til 10.00 18.00 (del af tjenesten omlagt) Omlægning af fridage omfattes ikke af begrebet omlagt tjeneste. 4
4. Ekstratimer for deltidsansatte Normaltjenesten føres med start-/slut tider. Ekstratimerne føres på en linie for sig selv med merarbejders start-/slut tider samt: Hvis timerne skal udbetales...lønart 110 Hvis timerne skal afspadseres...lønart 720 Normaltjeneste fra 08.00 12.00, ekstratimer fra 12.00 16.00: Til udbetaling: Til afspadsering: 0800 1200 100 0800 1200 100 1200 1600 110 1200 1600 720 Planlagt arbejdsfri dag, ekstratimer 15.00 23.00: Til udbetaling: Til afspadsering: 1500 2300 110 1500 2300 720 Manglende varsel Hvis pålagte ekstratimer af over 1 times varighed ikke er varslet senest dagen før indenfor arbejdstiden, føres på en blank linie kun...lønart 960 0800 1200 100 1200 1600 110 960 5
5. Overarbejde Overarbejde føres på en linie for sig selv ved brug af overarbejdets start-/slut tider. Hvis timerne skal udbetales...lønart 200 Hvis timerne skal afspadseres...lønart 300 Normaltjeneste fra 07.00 15.00, overarbejde fra 15.00 16.15: Til udbetaling: Til afspadsering: 0700 1500 100 0700 1500 100 1500 1615 200 1500 1615 300 Normaltjeneste fra 07.00 15.00, overarbejde fra 06.00 07.00: Til udbetaling: Til afspadsering: 0600 0700 200 0600 0700 300 0700 1500 100 0700 1500 100 Manglende varsel Hvis pålagt overarbejde af over 1 times varighed ikke er varslet senest dagen før indenfor arbejdstiden, føres på en blank linie kun...lønart 960 0800 1530 100 1530 1730 200 960 6
6. Rådighedstjeneste/døgnvagt Rådighedstjeneste Normaltjenesten føres med start-/slut tider på 1. linie. Rådighedsvagten føres på 2. linie med start-/slut tider samt: fra bolig...lønart 280 fra vagtværelse...lønart 290 1500 2300 100 2300 0700 290 Normaltjeneste 15.00 23.00 efterfulgt af rådighedstjeneste fra vagtværelse 23.00 07.00. Rådighedstjeneste uden forudgående vagt Det er kun personale, der er omfattet af Sundhedskartellets arbejdstidsaftaler, som må benytte rådighedsvagt uden foregående vagt. Det findes ikke i de øvrige overenskomster. Rådighedsvagten føres på 1. linie med start-/slut tider samt fra bolig...lønart 281 fra vagtværelse...lønart 291 0100 0700 281 Lønarten udlodder mindst 7,4 timer. 7
Ekstra rådighedstjeneste Pålagt ekstra rådighedsvagt for fuldtidsansatte føres som vist nedenfor. I startfeltet føres 000. I lønart føres hvis de omregnede timer skal udbetales...lønart 200 hvis de omregnede timer skal afspadseres...lønart 300 1500 2300 100 2300 0700 290 000 200 eller 300 Normaltjeneste 15.00-23.00. Pålagt ekstra rådighedstjeneste 23.00-07.00. Pålagt ekstra rådighedsvagt for deltidsansatte føres som vist ovenfor. I start-feltet føres 000. I lønart føres hvis de omregnede timer skal udbetales...lønart 110 hvis de omregnede timer skal afspadseres...lønart 720 Døgnvagt Døgnvagt føres altid under den dag, hvor den påbegyndes. På 1. linie føres døgnvagtens start-/slut tider samt ved døgnvagt fra bolig...lønart 280 ved døgnvagt fra vagtværelse...lønart 290 0800 0800 280 Døgnvagt 08.00-08.00 fra bolig. 8
Opkald under rådighedstjeneste/døgnvagt Opkald til afspadsering...lønart 330 Opkald til udbetaling...lønart 230 Lørdag Start slut lønart 1500 2300 100 2300 0700 290 2315 0130 330 0400 0600 330 Normaltjeneste 15.00 23.00 efterfulgt af rådighedstjeneste fra vagtværelse 23.00 07.00. Opkald 23.15 01.30 samt 04.00 06.00. 9
7. Fridage Inddraget ugentligt fridøgn (mellem 1 måned og 14 døgn) Hvis et ugentligt fridøgn eller anden frihedsperiode på 24 timer eller mere inddrages, føres præsteret tjeneste med start-/slut tider. I lønart føres: hvis timerne skal udbetales (giver aut. min. 6 timer)...lønart 250 hvis timerne skal afspadseres (giver aut. min. 6 timer)...lønart 320 700 0700 1500 320 Planlagt ugentlig fridøgn, pålagt tjeneste 07.00-15.00 For sent varslet inddraget fridøgn (indenfor 14 dage) Hvis inddragelse af ugentligt fridøgn ikke er rettidigt varslet, føres på en ny linie uden start- og slut tider kun...lønart 880 700 0700 1500 320 880 Planlagt ugentligt fridøgn, pålagt tjeneste 07.00-15.00, for sent varslet. 10
For kort fridøgn (mellem 55 og 64 timer) planlagt langt fridøgn den ansatte bliver pålagt tjeneste 23.00-07.00 Hvis frihedsperioderne på begge sider af vagten ikke opfylder længden af en kort frihedsperiode skal den føres: Planlagt fridøgn 700 2300 0700 320 880 000 320 Føres på 1. dag Føres på 2. dag den viser ikke noget i TT men det bliver rigtig når lønnen bliver kørt. Tjenstligt opkald udenfor planlagt arbejdstid Hvis en ansat får tjenstligt opkald udenfor normal arbejdstid føres...lønart 370 0700 1500 2300 0100 370 Normaltjeneste 07.00 15.00, tjenstligt opkald 23.00 01.00. Lønsystemet vil automatisk udlodde minimum 3 timers overarbejde. Særydelser ydes i forhold til den præsterede tjeneste. 11
8. Søgnehelligdage Bruttonorm Dette afsnit gælder for de personer, som ikke bliver reduceret i normen ved søgnehelligdage f.eks HK. og ledere Planlagt tjeneste på en søgnehelligdag, hvor der gives fri på dagen, føres den planlagte start-/slut tid samt...lønart 640 0700 1500 640 Planlagt 07.00 15.00, frihed er givet på selve dagen. Hvis planlægningskortet er ført med fri på s/h-dag, sættes lønart 640 automatisk på en s/h-dag. 12
Nettonorm Dette afsnit gælder for pædagogisk personale, og for personale der er omfattet af Sundhedskartellets arbejdstidsaftaler (sygepl., fys, ergo m.fl.). I forbindelse med sh-dage nedskrives normen med en dagsnorm pr. helligdag. For at få timerne/normen til at passe, skal der fjernes nogle vagter i løbet af normperioden. Dette gøres ved at delete vagten. Der oprettes en vagtkode der indikerer fri i henhold til overenskomst f.eks FO eller fri s/h. Denne vagtkode sættes på når du har deletet den oprindelige vagtkode. Timelønnede på søgnehelligdag For de timelønnede er der nogle specielle regler på sh-dage. Har den timelønnede arbejdet mere end 6 dage i streg før sh-dagen, skal timerne kodes med lønart 260. Ellers kodes timerne med lønart 100. 13
9. Særlige fridage i henhold til overenskomsten I de fleste overenskomster er aftalt, at medarbejderne i størst mulig omfang har ret til frihed uden at normaltjenesten omlægges på: 1. maj, grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag fra kl. 12.00. De personalegrupper, der har fri i henhold til overenskomsten på nævnte dage, fører denne friheds start-/slut tider samt...lønart 710 0700 1200 100 1200 1500 710 Planlagt tjeneste 07.00 15.00. Overenskomsten giver i dette tilfælde i størst mulig omfang ret til fri fra kl. 12.00 f.eks. 1. maj. Bemærk at 24/12 skal betragtes som en helligdag for sundhedskartellets personale, og FOA, og som en specialdag for pædagogisk personale. 14
10. Fraværsperioder Registreres i arbejdstidsplanen med F8. Der vælges den ønskede fraværstype fra listen. Sygdom og graviditetsgener Sygdom og graviditetsgener føres som åben periode. Første fraværsdag: F8 og vælg sygdom eller graviditetskomplikationer. Sæt flueben i åbent. Fraværet bliver gult (5 dage frem fra d.d.). Ved raskmelding: Dobbeltklik på den gule baggrund, og fluebenet i åbent fjernes. Datoen rettes, og fraværet bliver hvidt. Sidste fraværsdag for graviditetsgener: Hvis der er graviditetsgener op til barselsorloven, er det altid 4 uger før forventet fødsel, der er sidste fraværsdag. De 4 uger før forventet fødsel skal ændres til barselsorlov i arbejdstidsplanen. Barselsorlov Første fraværsdag: F8 og vælg barselsorlov. Sæt flueben i åbent. Lønkontor skal have besked om dato for forventet fødsel. Efterfølgende skal der også gives besked om faktisk fødsel. Når faktisk fødsel kendes, regnes 24 uger frem. Dobbeltklik på den gule baggrund, og fluebenet i åbent fjernes. Slutdatoen rettes. Barns 1. sygedag F8 på dagen og vælg barns 1. sygedag. 15
Omsorgsdag F8 på dagen og vælg omsorgsdag. Seniortimer F8 på dagen og vælg seniortimer Delvis fraværende Ved fravær en del af tjenesten føres start-/slut tider for præsteret tjeneste på 1. linie. På 2. linie føres start-/slut tider, og der vælges den lønart fra lønartslisten, der passer til fraværsårsagen. Delvis sygdom: Delvis sygemeldt pga. graviditetskomplikationer: Start slut lønart 0800 1200 100 0800 1200 100 1200 1530 526 1200 1530 780 Lønkontor skal have besked ved delvis fravær. Behov for flere lønarter på samme linie ved sygdom, ferie eller omsorgsdag fravær Nogle gange kan du ha behov for at sætte flere lønarter på samme linie. Der kan være planlagt ekstratimer på en medarbejder, som bliver syg. Sætter du sygdom ind med F8, bliver timerne omdannet til lønart 790. Men i dette tilfælde skal du både bruge lønart 110 + lønart 790. Det kan du kode på følgende måde: 0700 1500 110 777 790 16
11. Ferie/ferie 6. uge Ferie F8 på første feriedag, vælg ferie fra listen og indsæt den ønskede periode. Hvis der er optjent ferie både med og uden løn, vil ferien med løn blive afviklet først. For ferieperioden, der er med løn, vil tillæg blive udbetalt automatisk. Ferie 6. uge F8 på dagen, vælg ferie 6. uge fra listen og indsæt den ønskede periode. 17
12. Kolonitillæg Når en medarbejder er på koloni, suspenderes arbejdstidsreglerne. Der skal alene honoreres for eventuelle mistede fridøgn. I arbejdstidsplanen føres start-/slut tider for de timer, der skal medregnes i periodens norm. På næste linie føres...lønart 860 Dag 1 Dag 2 0800 1524 100 700 860 0800 1524 320 860 Dag 1: Normal arbejdstid, der skal medregnes i periodens norm, samt kolonitillæg Dag 2: Normal fridag, der skal honoreres som mistet fridøgn, samt kolonitillæg. 18
13. Afspadsering Ved afspadsering skal der altid føres start-/slut-tider. Hvis du benytter lønart: 900 trækker den først i kritisk saldo - du skal selv løbende sætte 920 på. 920 trækker den i aften/nattimer først, derefter i kritisk saldo Hvis der afspadseres en hel dag, føres...lønart 900 eller...lønart 920 0700 1500 900 el. 920 Planlagt normaltjeneste 07.00 15.00, afspadsering hele vagten. Hvis der afspadseres en del af dagen, føres start-/slut tider for den udførte tjeneste. På en ny linie føres start-/slut tider for de timer der afspadseres samt...lønart 900 eller...lønart 920 0800 1200 100 1200 1500 900 el. 920 Planlagt normaltjeneste 08.00 15.00, der afspadseres fra 12.00 15.00. 19
Inddraget afspadsering Hvis en planlagt afspadseringsdag suspenderes med for kort varsel, føres den planlagte afspadsering som normalt. I en ny vagtkode (tryk F5) føres den præsterede tjeneste med start-/slut tider samt hvis timer til afspadsering...lønart 300 hvis timer til udbetaling...lønart 200 0700 1500 900 el. 920 0700 1500 300 Planlagt afspadsering 07.00 15.00, kaldt ind 07.00 15.00. 20
14. Tjenestefri Kursus...lønart 680 Tjenestefri uden løn...lønart 750 Tjenestefri med løn...lønart 760 Hvis der skal gives tillæg på en vagt med tjenestefri med løn, skal vagten kodes således: 0700 1500 100 000 760 Tillidsrepræsentanters møder med refusion. Hvis tillidsrepræsentanter deltager i møder hvor der skal ydes refusion fra fagforbundet, føres arbejdstiden samt tillidsmandsarbejde...lønart 690 0700 1500 690 Hvis tillidsrepræsentanter deltager i møder hvor der skal ydes refusion fra fagforbundet, og der skal afregnes med ekstratimer, føres arbejdstiden samt Tillidsmandsarbejde lønart 658 0700 1500 658 21
OBS! Udover at indberette vagten i Tjenestetid skal der indsendes skema med dokumentation for mødet til L&P (skemaet ligger på intranettet). 22
15. Kørsel Når der skal indberettes kørsel kodes i slutkolonnen det ønskede antal kilometer samt...lønart 915 80 915 Der udbetales for 80 kilometer til pågældende. Udgiften trækkes på den almindelige kørselskonto. Der er ikke mulighed for at indberette afvigende kontonr. Da Told og Skat kræver dokumentation for kørsel, skal der laves en køreseddel med fra/til samt årsag til kørslen. Listen skal opbevares på institutionen. For at synliggøre vagten i Modul Tjenestetid, kan man oprette en vagtkode til kørsel (se brugermanualen pkt. 4). Koden skal indeholde et navn, kategorien skal være andet, og lønarten 915 skrives. Der skal ikke skrives noget i start og slut. Når vagten skal indberettes i arbejdstidsplanen, trykkes der F5 og kilometerne skrives i sluttidspunktet. Så er det tydeligt at se, hvilke dage der er indberettet kørsel. 23