Brugervejledning Dynamicweb Exchange Opsætning OUTLOOK 2003 Document ID: UG-4008 Version: 1.30 2006.07.04 Dansk
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 JURIDISK MEDDELELSE Copyright 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument eller dele heraf må på ingen måde ændres eller gengives uden forudgående skriftligt samtykke fra Dynamicweb Software A/S. Dynamicweb er registreret varemærke tilhørende Dynamicweb Software A/S. Firma- og produktnavne angivet i dette dokument kan være registrerede varemærker eller varemærker tilhørende tredje part. 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. iii
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 INDHOLD Introduktion v Hvad handler dette dokument om... v Hvem er dette dokument rettet mod... v Andre relevante dokumenter... v 1 Inden du går i gang 1 1.1 Kontooplysninger... 1 1.2 Mailklient... 1 1.3 Eksisterende mails m.m... 1 1.4 Mere hjælp til Outlook 2003... 1 2 Opsætning af Outlook 2003 2 3 Overførsel af egne data 7 3.1 Eksport af data... 7 3.2 Import af data til Outlook 2003... 10 3.2.1 Hent data eksporteret fra Outlook...10 3.2.2 Import fra andre mailklienter...12 Appendiks A Generelle indstillinger 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. iv
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 INTRODUKTION Hvad handler dette dokument om Dette dokument beskriver opsætning af Outlook 2003 (til Windows) til at bruge Dynamicweb Exchange Hosting. Hvem er dette dokument rettet mod Dette dokument henvender sig til alle der vil anvende Outlook 2003 i forbindelse med Dynamicweb Exchange Hosting. Andre relevante dokumenter TA-9221 Typografiske Konventioner: Beskriver de generelle og typografiske konventioner der anvendes i dokumentation fra Dynamicweb Software A/S. 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. v
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 1 INDEN DU GÅR I GANG Dette afsnit indeholder en liste over hvad du skal have klar inden du går i gang med at sætte din mailklient (Outlook 2003) op til at bruge Dynamicweb Software Exchange Hosting. 1.1 Kontooplysninger Du får brug for brugernavn og adgangskode til din Exchange Hosting konto. Dette bør du være tildelt af enten Exchange Hosting kontaktpersonen ved dit firma, jeres Dynamicweb Software Partner eller direkte fra Dynamicweb Software. 1.2 Mailklient Du skal bruge en mailklient der kan arbejde sammen med Exchange Hosting. Med en Exchange Hosting konto følger en Exchange client access license (CAL). CAL giver dig ret til gratis at installere og bruge én kopi af enten Microsoft Outlook (til Windows) eller Microsoft Entourage (til Mac). 1.3 Eksisterende mails m.m. Hvis du har allerede har en mailkonto eller mailklient kan du overføre eksisterende mails og anden data til din nye Exchange Hosting konto. Det anbefales at du gemmer dine eksisterende data før du går i gang med opsætning af din Exchange Hosting konto. 3 Overførsel af egne data beskriver hvordan. 1.4 Mere hjælp til Outlook 2003 Hvis du har brug for hjælp til selve brugen af Outlook 2003 anbefales det at bruge den indbyggede hjælpefunktion (Menuen Hjælp i Outlook). På Microsofts hjemmeside kan du også få hjælp og tips til bedre at udnytte funktionerne i Outlook. Du finder hjælp til Outlook under afsnittet Gennemse Assistance på: http://office.microsoft.com/da-dk/assistance/ Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 1
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 2 OPSÆTNING AF OUTLOOK 2003 Dette afsnit beskriver opsætning af din mailklient til at bruge din Exchange Hosting konto hos Dynamicweb Software. Før du sætter en ny mailklient op skal du sikre dig flg.: Evt. eksisterende mails m.m. bliver gemt. 3 Overførsel af egne data beskriver nogle metoder til at overføre emner fra din tidligere mailkonto til din nye Exchange Hosting konto. Hvis du tidligere har haft Outlook installeret skal du (efter at have gemt dine data) slette din Outlook profil (Start Indstillinger Kon Nedenstående procedure forklarer hvordan du (i Windows XP) sætter Outlook 2003 op til at bruge din Exchange Hosting konto. Appendiks A Generelle indstillinger angiver indstillinger og parametre for opsætning der går igen uanset mailklient (eller styresystem). SÅDAN SÆTTES OUTLOOK 2003 OP TIL EXCHANGE HOSTING 1. Vælg menuen Start Indstillinger Kontrolpanel Post for at åbne vinduet Konfiguration af e-mail Outlook. Figur 1. Vinduet Konfiguration af e-mail - Outlook. 2. Klik E-mail-konti for at åbne vinduet E-mail-konti. Figur 2. Vinduet E-mail-konti. 3. Vælg Tilføj en ny e-mail-konto og klik Næste for at gå videre til valg af servertype. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 2
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Opsætning af Outlook 2003 Figur 3. Valg af servertype. 4. Vælg Microsoft Exchange server og klik Næste for at gå videre til valg af Exchange-serverindstillinger. Figur 4. Valg af Exchange-serverindstillinger. 5. Udfyld felterne som angivet i Figur 4 med de oplysninger du modtog ved oprettelse af din Exchange Hosting konto: Microsoft Exchange Server Navnet på Exchange Hosting serveren ved Dynamicweb Software: hest Brug Cachelagret Exchange tilstand Afkryds feltet. Brugernavn Din Exchange Hosting e-mail adresse. Fx navn@firma.dk. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 3
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Opsætning af Outlook 2003 6. Klik Flere indstillinger for at åbne vinduet Microsoft Exchangeserver. Figur 5. Fanen Generelt i vinduet Microsoft Exchange-server. 7. Under fanen Generelt kan du indtaste et valgfrit navn for Exchange kontoen. Figur 6. Fanen Forbindelse i vinduet Microsoft Exchange-server. 8. Vælg fanen Forbindelse og foretag valg som angivet i Figur 6: Opret forbindelse via lokalnetværk (LAN) Det anbefales at bruge LAN forbindelse til Exchange hosting. Opret forbindelse til Exchange-postkassen med HTTP Afkryds feltet. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 4
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Opsætning af Outlook 2003 9. Klik Exchange-proxyindstillinger for at åbne vinduet Exchangeproxyindstillinger. Figur 7. Vinduet Exchange-proxyindstillinger. 10. Udfyld felterne som angivet i Figur 7: Opret kun forbindelse med SSL: Afkryds feltet. https:// Adressen til serveren ved Dynamicweb Software: exchange.dynamicsystems.dk Opret først forbindelse med HTTP Afkryds begge felter (både for hurtige og langsomme netværk.) Indstillinger for proxygodkendelse Vælg Basisgodkendelse. 11. Klik hhv. OK eller Næste for at gå videre til afslutningsbilledet. Figur 8. Afslutningsbillede. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 5
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Opsætning af Outlook 2003 12. Klik Udfør for at afslutte. Outlook 2003 er nu sat op til at bruge din Exchange Hosting konto. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 6
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning, Outlook 2003 3 OVERFØRSEL AF EGNE DATA For at overføre eksisterende mails og anden data til en Exchange Hosting konto skal du først gemme (eksportere) de data du har i din nuværende mailklient. Når du senere har sat Outlook op til at bruge nye Exchange Hosting konto skal du hente dem ind (importere) igen. Derefter bliver de lagret centralt under din Exchange Hosting konto. 3.1 Eksport af data De fleste mailklienter har funktioner til at eksportere mails, adresser m.m. så disse kan importeres af Outlook. Hvis du bruger en anden mailklient henvises til dokumentationen og hjælpen til denne for yderligere oplysninger om hvordan du eksporterer dine data. I det følgende beskrives hvordan du eksporterer eksisterende data hvis du bruger Outlook 2003. Proceduren for eksport af data fra andre versioner af Outlook minder om den for Outlook 2003. SÅDAN EKSPORTERER DU DATA FRA OUTLOOK (2003) 1. Start Outlook og lad programmet hente evt. nye mails. 2. Vælg menuen Filer Importer og eksporter for at starte guiden Import og eksport. Figur 9. Guiden Import og eksport. 3. Vælg handlingen Eksporter til en fil og klik Næste for at gå videre til valg af filtype. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 7
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Overførsel af egne data Figur 10. Valg af filtype. 4. Vælg filtypen Fil med private mapper (.pst) og klik Næste for at gå videre til valg af mapper i et nyt vindue - Eksporter private mapper. Figur 11. Valg af mapper. 5. Afkryds feltet Medtag undermapper og vælg Private mapper i listen over mapper der kan eksporteres fra. Dermed vil alt indhold i Outlook blive eksporteret. Når du henter dine data ind i Outlook igen, får du mulighed for at vælge hvilke mapper du ønsker at importere. Du kan således på det tidspunkt fravælge de data du ikke fortsat ønsker at gemme. 6. Klik Næste for at gå videre til valg af filnavn. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 8
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Overførsel af egne data Figur 12. Valg af filnavn for den eksporterede fil. 7. Indtast et filnavn og en sti i feltet Gem den eksporterede fil som. Hvis du eksporterer til en eksisterende fil bør du vælge Erstat dubletter med de eksporterede emner. Dermed sikrer du at det kun er de nyeste data der gemmes i filen. 8. Klik Udfør for at fortsætte. 9. Første gang du anvender en fil til eksport bliver du bedt om at vælge indstillinger for filen. Figur 13. Indstillinger for den eksporterede fil. Du har følgende valgmuligheder: Navn: Navn der anvendes for den øverste mappe (Private mapper i de foregående trin) når filen importeres igen. Krypteringsindstillinger: Graden af kryptering af filen. Højere kryptering gør det sværere for uvedkommende at læse filens indhold. Ingen kryptering giver den hurtigeste eksport og import. Adgangskode: Her kan du angive en adgangskode som skal bruges for at åbne eller importere filen igen. Dette kan forhindre andre i at bruge dine data. Klik OK for at fortsætte. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 9
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Overførsel af egne data 10. Dine data gemmes nu i den angivne fil. Når eksporten er gennemført er du klar til at sætte Outlook op til at bruge din nye Exchange Hosting konto. 3.2 Import af data til Outlook 2003 Outlook 2003 kan importere mails, adresser m.m. fra en bred vifte af kilder. Når du har sat Outlook 2003 op til at bruge din Exchange Hosting konto, kan du importere evt. tidligere eksporteret data fra andre mailklienter. 3.2.1 Hent data eksporteret fra Outlook SÅDAN IMPORTERER DU DATA I OUTLOOK 2003 1. Start Outlook og vælg menuen Filer Importer og eksporter for at starte guiden Import og eksport. 2. Vælg menuen Filer Importer og eksporter for at starte guiden Import og eksport. Figur 14. Guiden Import og eksport. 3. Vælg handlingen Importer fra et andet program eller en anden fil og klik Næste for at gå videre til valg af filtype. Figur 15. Valg af filtype. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 10
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Overførsel af egne data 4. Vælg filtypen Fil med private mapper (.pst) og klik Næste for at gå videre til valg af fil i et nyt vindue - Importer private mapper. Figur 16. Valg af fil der skal importeres. 5. Klik Gennemse for at finde den fil du ønsker at importere data fra, eller indtast filnavnet direkte i feltet Importer følgende fil. 6. Klik Næste for at gå videre til valg af mapper. Figur 17. Valg af mapper. 7. Afkryds feltet Medtag undermapper og vælg Private mapper i listen over mapper der kan importeres fra. Dermed vil alt det gemte indhold blive importeret. Du kan evt. udvælge mapper enkeltvis og angive alternative placering for de enkelte mapper du ønsker at importere. Dermed kan du bl.a. fravælge de data du ikke fortsat ønsker at gemme. 8. Vælg Importer emner til den samme mappe i. Vælg din mailboks fra menuen. 9. Klik Udfør for at importere dine data. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 11
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Overførsel af egne data 3.2.2 Import fra andre mailklienter De fleste mailklienter har funktioner til at eksportere mails, adresser m.m. så disse kan importeres af Outlook. Der henvises til dokumentationen og hjælpen til mailklienten for yderligere oplysninger om hvordan du eksporterer dine data. Outlook kan importere mails m.m. fra en række andre kilder. Mulighederne ser du ved i Outlook at vælge menuen Filer Importer og eksporter. Figur 18. Importer og eksporter (Microsoft Outlook 2003). Der henvises til Microsofts Outlook dokumentation og øvrige hjælp for yderligere oplysninger om hvordan du bruger de forskellige importmuligheder. Version 1.30 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. 12
Appendiks A Generelle indstillinger Dette appendiks indeholder generelle oplysninger der skal bruges ved opsætning af andre mailklienter sammen med Dynamicweb Software Exchange Hosting.
UG-4008 - Dynamicweb Exchange Opsætning Appendiks A - Generelle indstillinger A.1 INDSTILLINGER Du kan få adgang til din Exchange Hosting konto med enhver mailklient der understøtter en de protokoller Microsoft Exchange Server stiller til rådighed fx POP3 eller IMAP. Dette afsnit giver en oversigt over de indstillinger der evt. skal bruges. E-mail adresse E-mail adressen tilknyttet din Exchange Hosting konto. Fx info@dynamicsystems.dk. Brugernavn Samme som e-mail adresse. På nogle mailklienter skal @ udskiftes med punktum (.). Fx info.dynamicsystems.dk. Der henvises til dokumentationen for mailklienten. Adgangskode Adgangskoden til din Exchange Hosting konto. Exchange server https://exchange.dynamicsystems.dk SSL forbindelse Der skal anvendes SSL forbindelse til serveren. Domæne POP3 server Servernavn: (Samme som Exchange server.) Port: 110 IMAP server Servernavn: (Samme som Exchange server.) Port: 143 SMTP server Servernavn: (Samme som Exchange server.) Outlook Mobile Access (OMA) Port: 25 Godkendelse: Samme indstillinger som for indgående post. Servernavn/adresse: exchange.dynamicsystems.dk/oma/ 2005-2006 Dynamicweb Software A/S. A-2