Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger Hovedudvalget
Forord Region Syddanmark har et personalepolitisk værdigrundlag, som skal efterleves af ansatte i forbindelse med varetagelse af kerneopgaverne. Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i fagligheden Rum til fornyelse og begejstring Når der skal gennemføres organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal der være klare og gennemskuelige vilkår, som er i overensstemmelse med værdierne. Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger sætter rammerne for den lokale tilrettelæggelse af processerne ud fra forholdene på den enkelte ansættelsesenhed, og sikrer MEDudvalgets medindflydelse. Dialog, åbenhed og forudsigelighed er væsentligt, så konsekvenser for medarbejderne og organisationen begrænses mest muligt. Region Syddanmark vil gøre en stor indsats for at forsøge at fastholde medarbejdere, som bliver berørt af organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, så de i videst muligt omfang kan bevare en ansættelse i regionen. 2
Ét sæt vilkår Disse vilkår gælder for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger i Region Syddanmark. Medarbejdere, ledere, faglige organisationer og alle andre skal hermed sikres et samlet overblik over, hvilke vilkår der gælder for disse processer. Vilkårene gælder som udgangspunkt også ved flytning af opgaver og funktioner, hvor flytningen betyder en udvælgelse af medarbejdere, der skal flytte med opgaven og funktionerne. Sygehusene På sygehusledelsesområderne OUH, Odense Universitetshospital Svendborg Sygehus, Psykiatrisygehuset, Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Lillebælt og Sygehus Sønderjylland suppleres vilkårene af ordningen med garanti om et jobtilbud. Medarbejdere på sygehusene kan vælge at indgå i en ordning med en garanti om et jobtilbud og disse medarbejdere har herefter ret til at få et tilbud om en anden stilling, se side 9. Selvejende institutioner Selvejende institutioner, som Region Syddanmark har driftsoverenskomst med, er ikke umiddelbart omfattet af disse vilkår. Den selvejende institution kan vælge at følge vilkårene i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger. 3
Inddragelse af MED-udvalg Organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal altid behandles i MED-udvalget, og MED-udvalget har medindflydelse i disse situationer, inden der træffes en endelig beslutning. Oplæg til MED-udvalget Ledelsen afgrænser, hvilke afdelinger, områder, opgaver, funktioner, stillingskategorier mv. der berøres af ændringen, og fremlægger et oplæg herom til drøftelse i MED-udvalget. Oplægget skal indeholde oplysninger om baggrunden for organisationsændringen og de økonomiske forhold. Herudover skal materialet indeholde en beskrivelse af de personalemæssige konsekvenser, samt et oplæg til kriterier og tids- og procesplan. Oplægget skal samtidig indeholde en klar beskrivelse af den fremtidige organisering og opgaveløsning, samt den fysiske placering af opgaverne. Beskrivelsen danner grundlag for den videre udvælgelsesproces. Fastsættelse af kriterier Ud fra lederens oplæg til afgrænsning af hvilke områder/stillingskategorier, der er omfattet af organisationsændringen, skal der i samarbejde med MED-udvalget fastsættes kriterier, som skal anvendes til at fastlægge, hvilke medarbejdere, der konkret bliver en del af processen. Kriterierne skal sikre objektivitet. De fastsættes ud fra den konkrete situation og ud fra hvilke faglige og personlige kvalifikationer og kompetencer, der skal være til stede for at løse opgaven fremadrettet. Et kriterium vil altid være en kvalifikationsvurdering for at sikre, at det tilbageværende personale er det personale, som er bedst kvalificeret til at varetage opgaverne fremadrettet. Hvis der udelukkende er tale om nedlæggelse af en hel afdeling eller funktion, eller hvis ændringen alene vedrører en klart afgrænset opgave, er det ikke relevant at fastsætte kriterier, med mindre der samtidig er afledte organisatoriske ændringer. Alle ønsker fra medarbejdere om frivillige ændringer i ansættelsen skal også indgå i lederens overvejelser. 4
Lokal tilrettelæggelse af MED-processen Hvordan den enkelte MED-proces tilrettelægges i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, følger lokal praksis i henhold til Lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark, og processen aftales i det relevante MED-udvalg. Herefter skal lederen oplyse medarbejderne, MED-udvalget og relevante tillidsrepræsentanter om organisationsændringen, om tids- og procesplanen, og om hvilke kriterier, der vil blive anvendt i forbindelse med udvælgelsen af medarbejdere. Den tidsmæssige udstrækning af en MED-proces afgøres konkret i hvert enkelt tilfælde, og afhænger af organisationsændringens omfang og kompleksitet. Som minimum skal der være rimelig tid til, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan inddrages i beslutningsgrundlaget. Der henvises til Lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark. Efter åbne og grundige drøftelser af lederens oplæg (se ovenfor) i MED-udvalget og inddragelse af medarbejdernes synspunkter, træffer lederen beslutning om organisationsændringen og processen. 5
Individuelle samtaler mellem medarbejder og leder Lederen skal afholde individuelle samtaler med de medarbejdere, der bliver omfattet af processen. Medarbejderen skal orienteres om baggrunden for, at der skal reduceres i antallet af stillinger, om hvorfor vedkommendes stilling/opgaver bliver en del af processen, og om hvilke rettigheder og pligter medarbejderen har i forbindelse med processen. MED-udvalget har drøftet tids- og procesplanen for afholdelsen af de individuelle samtaler, og samtalerne tilrettelægges efter de lokale forhold. Der kan være behov for en eller flere samtaler, og samtalerne kan placeres på forskellige tidspunkter i processen. Det anbefales, at den enkelte ansættelsesenhed udleverer målrettet informationsmateriale om processen og medarbejderens rettigheder, og at der udarbejdes et skema til brug ved drøftelsen af medarbejderens kompetencer og kvalifikationer. Samtalen skal som minimum indeholde: Information til medarbejderen om den konkrete ændring Information til medarbejderen om regionens forpligtelse til at forsøge omplacering, og om medarbejderens rettigheder i forbindelse med omplacering. Drøftelse af medarbejderens kompetencer og ønsker, og eventuelle omplaceringsmuligheder. Det vil ikke altid være muligt, at tilbyde omplacering til en helt tilsvarende stilling. Hvis medarbejderen er indstillet på, at alternative muligheder undersøges (tidsbegrænsede stillinger, stillinger med helt andre opgaver osv.) og på at foretage et geografisk eller fagligt skifte, vil mulighederne for omplacering blive større. Drøftelse af medarbejderens eventuelle ønsker til ændringer i ansættelsen, herunder at gå ned i tid, indgå en fratrædelsesaftale eller andet. Information til medarbejderen om processens videre forløb. Information til medarbejderen om rettigheder i en eventuel opsigelsesperiode. Information til medarbejderen om lokale støttemuligheder 6
Omplacering Afsøgning af omplacering Når Region Syddanmark gennemfører organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal det forsøges at omplacere den berørte medarbejder til en anden relevant stilling, som medarbejderen er kvalificeret til. Afsøgningen af omplacering sker både inden for den enkelte ansættelsesenhed/ det enkelte sygehusledelsesområde og på øvrige ansættelsesenheder i Region Syddanmark. Omplaceringsforpligtelsen starter, når medarbejderen er udvalgt til omplacering, og ved en samtale er blevet informeret herom. Omplaceringsforpligtelsen slutter, når medarbejderen får sin endelige opsigelse. Der skal i videst muligt omfang i hele omplaceringsperioden arbejdes for, at der sker omplacering. Perioden med afsøgning af omplacering skal have en rimelig længde. Hvis medarbejderen afslår et tilbud om omplacering stopper afsøgningen. Medarbejderen vil herefter modtage sin opsigelse i henhold til tidsplanen, som er besluttet i MED-udvalget. Derefter må medarbejderen søge ledige stillinger i regionen på lige fod med andre ansøgere, dog med ret til at komme til samtale (Se side 11). Medarbejderen har ikke ret til at få mere end ét tilbud om omplacering. For sygehusene er der i forbindelse med omplacering en garanti om et jobtilbud. (Se side 9). Afsøgning af omplacering på egen ansættelsesenhed Afsøgningen af omplacering inden for den enkelte ansættelsesenhed/det enkelte sygehusledelsesområde omfatter alle ledige stillinger, også dem der endnu ikke er slået op. For ansatte i centrene på det sociale område er området for denne afsøgning af omplacering alle de øvrige centre inden for Socialområdet. I Regionshuset med tilhørende satellitter/ enheder er området for denne afsøgning af omplacering Regionshuset og tilhørende satellitter/enheder. Hvis der er en relevant stilling, tilbydes medarbejderen en afklarende samtale hos lederen med den ledige stilling. Medarbejdere i omplacering skal vurderes forud for andre ansøgere, og skal ikke søge stillingen. 7
Der sker kun omplacering, hvis både medarbejder og modtagende leder ønsker det. Lederen med den ledige stilling vurderer, om medarbejderen i omplacering har de rette kvalifikationer, eller om der vil kunne ske opkvalificering indenfor en rimelig tidshorisont. Opnås der ikke enighed om en omplacering, kan sagen forelægges for den øverste leder for det pågældende område. Ved omplacering skal de fremtidige lønog ansættelsesvilkår forhandles og aftales med den forhandlingsberettigede organisation. Hvis medarbejderen ikke tilbydes omplacering til stillingen, skal medarbejderen tilbydes en skriftlig begrundelse herfor. Afsøgning af omplacering i hele Region Syddanmarks område Afsøgning af omplacering på alle øvrige ansættelsesenheder i Region Syddanmark sker blandt de opslåede stillinger. Proces for denne afsøgning i hele Region Syddanmark: Under samtalerne i personaleprocessen vejledes medarbejderen i omplacering om selv at se efter ledige stillinger på jobportalen. Hvis medarbejderen er interesseret i en opslået stilling, kontakter medarbejderen HR på egen ansættelsesenhed. HR formidler kontakten til lederen med en ledig stilling, og foranlediger, at medarbejderen bliver indkaldt til samtale hos lederen med den ledige stilling. Hvis medarbejderen i omplacering er en blandt flere kvalificerede, ansættes denne, og der sker en omplacering til stillingen. Løn- og ansættelsesvilkår for den tilbydte stilling forhandles og aftales med den forhandlingsberettigede organisation. Hvis medarbejderen ikke tilbydes omplacering til stillingen, skal medarbejderen tilbydes en skriftlig begrundelse herfor. Afsøgningen af muligheden for omplacering fortsætter i den resterende omplaceringsperiode. Det skal medarbejderen gøre På Region Syddanmarks jobportal job.regionsyddanmark.dk er ledige stillinger i regionen opslået. Der er mulighed for at oprette en Jobagent på Region Syddanmarks jobportal, og på denne måde vil medarbejderen automatisk få oplysninger om relevante ledige stillinger i regionen. Hvis medarbejderen er interesseret i en opslået stilling, kontakter medarbejderen HR-afdelingen. 8
Sygehusene - garanti om et jobtilbud Tilbud om at indgå i ordningen med garanti om jobtilbud I forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger på det psykiatriske og de somatiske sygehuse kan medarbejderen vælge at indgå i en ordning med en garanti om et jobtilbud, såfremt medarbejderen ønsker det. Der er tale om en ændret garanti set i forhold til den hidtidige jobgaranti. Fra at være en ansættelsesgaranti i samme type stilling, er der nu tale om en garanti for et tilbud om en anden stilling. Medarbejderen vil efter en rimelig betænkningstid skulle tilkendegive, om vedkommende ønsker at indgå i ordningen. Hvis medarbejderen ikke indgår i ordningen, gælder den almindelige omplaceringsforpligtelse (Se side 7-8). Såfremt omplacering ikke finder sted, opsiges medarbejderen i henhold til den besluttede tids- og procesplan. Der gives ét tilbud om en anden stilling, og tilbuddet om en anden stilling vil kunne indebære en geografisk flytning af ansættelsesstedet og/eller en ændring af stillingstypen og overenskomsten. Ordningen med garanti om et jobtilbud forudsætter, at der er budgetoverholdelse inden for det enkelte sygehusledelsesområde i det konkrete budgetår. Hvis ordningen med garanti om et jobtilbud midlertidigt er ophævet, er området for afsøgning af omplacering det pågældende sygehusledelsesområde og de øvrige enheder i forhold til opslåede stillinger (Se side 7-8). I forbindelse med garantien om et jobtilbud gælder følgende: Medarbejderen bevarer sin nuværende løn frem til det tidspunkt, hvor der kan gives et tilbud om en anden stilling, og medarbejderen vil som minimum være sikret sin hidtidige løn i en periode svarende til det individuelle opsigelsesvarsel. Tilbuddet om en anden stilling skal ligge så tæt som muligt på den hidtidige stilling. Dette gælder både i forhold til stillingstype og geografisk placering. Hvis der ikke gives et tilbud om en anden stilling inden for perioden svarende til det individuelle opsigelsesvarsel, forlænges denne periode. Perioden forlænges indtil der bliver givet et jobtilbud og den hidtidige løn bevares. I den forlængede periode vil medarbejderen få et tilbud om en anden stilling, og vil herefter være forpligtet til at overgå til denne stilling med et varsel på 1 måned. Det samme varsel vil gælde for en fratræden, såfremt medarbejderen ikke tager imod tilbuddet om den anden stilling. I forbindelse med tilbuddet om en anden stilling er der ikke en løngaranti. Løn- og ansættelsesvilkårene for den tilbudte stilling forhandles og aftales med den forhandlingsberettigede organisation. 9
Medarbejdere i fleksjob mv. Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger gælder også faste stillinger oprettet inden for lovgivningen om det rummelige arbejdsmarked, eksempelvis fleksjob mv. Medarbejdere i disse stillinger indgår derfor på lige fod med øvrige ansatte, både i forhold til processen og i forhold til vurderingerne af hvilke medarbejdere, der bliver udvalgt til omplacering. Da fleksjob mv. er stillinger oprettet i en særlig situation, og da der er tale om specielt udvalgte funktioner, tilpasset denne medarbejder, vil disse medarbejdere på sygehusene i denne type stillinger ikke være omfattet af ordningen med en garanti om et tilbud om en anden stilling. Region Syddanmark har et særligt ansvar efter Rammeaftalen om Det Sociale Kapitel i forhold til medarbejdere i disse stillinger. Inden en eventuel afskedigelse skal der foretages meget grundige undersøgelser af, om medarbejderen vil kunne omplaceres til et andet fleksjob eller om der kan iværksættes andre foranstaltninger inden for ansættelsesenheden/det enkelte sygehusledelsesområde. 10
Opsagte medarbejderes rettigheder i opsigelsesperioden Medarbejdere, der bliver opsagt i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, har ret til at komme til samtale på opslåede stillinger i Region Syddanmark. Denne ret gælder i hele opsigelsesperioden og på alle ansættelsesenheder i regionen. Er en ansøger med ret til at komme til samtale en blandt flere kvalificerede, ansættes denne. Hvis lederen vælger ikke at ansætte medarbejderen, skal lederen tilbyde medarbejderen en skriftlig begrundelse for afslaget. Det skal medarbejderen gøre På Region Syddanmarks jobportal job.regionsyddanmark.dk er ledige stillinger i regionen opslået. Hvis medarbejderen er interesseret i en stilling, skal der sendes en ansøgning. Det er vigtigt, at skrive i sin ansøgning, at man er omfattet af retten til at komme til samtale, hvis man ønsker at gøre brug af retten. Der er mulighed for at oprette en Jobagent på Region Syddanmarks jobportal, og på denne måde vil medarbejderen automatisk få oplysninger om relevante ledige stillinger i regionen. 11
Region Syddanmark Damhaven 12. 7100 Vejle Tlf. 7663 1000 regionsyddanmark.dk 12380 - Region Syddanmark - 02.2013 Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger erstatter Rammer for håndtering af organisationsændringer, der medfører bortfald eller flytning af stillinger og er udarbejdet af en arbejdsgruppe under Hovedudvalget ud fra erfaringerne fra de hidtil gennemførte processer. Reglerne om den hidtidige jobgaranti for medarbejderne på sygehusene fra Garantipapiret gælder ikke længere. Garantien om et jobtilbud er skrevet ind i Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, og fremover gælder ét sæt vilkår i Region Syddanmark, når der skal ske reduktion af stillinger som følge af organisationsændringer.