REFERAT Dialogmøde 2011 (afholdt i 2012) Fællesorganisationens Boligforening Dato: 2. februar 2012 *) Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Bestyrelsesformand Allan Juul (AJ) Forretningsfører Mona Nørgaard (MN) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) *) Mødet var oprindeligt planlagt afholdt den 6. december 2011, men er blevet udskudt p.g.a sygdom. 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. 3. Gennemgang af styringsrapporten A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Kommunen: Til efterretning. 2) Behov for aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja afd. 17, Ungdomsboliger. Boligorganisationen har entreret med BL s rådgivningsafdeling om udarbejdelse af en helhedsplan for afdelingen. Når der foreligger noget konkret (helhedsplan) vil kommunen blive kontaktet. Kommunen: Til efterretning. Drøftes dog yderligere under punkt. C. B. Gennemgang af boligorganisationen 1) Økonomi/drift : (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Fællesorganisationens Boligforening ) 1/5
Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Fortsat at kunne tiltrække nye lejere og tilbyde gode moderniserede boliger og god service. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: Der arbejdes p.t. på eventuel fusion med Gørlev Boligselskab. Der er allerede nu et rigtig godt samarbejde mellem Gørlev Boligselskab og Fællesorganisationens Boligforening igennem Vestsjællands Boligadministration. Samarbejdet gør begge mindre sårbare. Men det er nu blevet en dyr løsning for begge boligorganisationer på grund af ny lovgivning om moms på administration udført af en administrationsorganisation. Derfor arbejdes der i stedet på en fusion. Af hensyn til økonomien har Fællesorganisationens Boligforening dog besluttet, at såfremt en fusion ikke er aftalt inden udgangen af 2012, så melder de sig ud af Vestsjællands Boligadministration. Administrationsbidraget lidt højere end benchmark (gul markering), øvrige nøgletal er pæne. Der har været 2 sager ved beboerklagenævnet regnskabsåret ingen sager er tabte. Kommunen: Til efterretning. Vi har konstateret, at der er fejl i boligorganisationens stamoplysninger i Landsbyggefonden vedrørende lejemålsoplysninger/lejemålsenheder. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte oplysninger i bl.a. nøgletallene i styringsrapporten. 2) Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Det har gennem mange år været svært at få beboerne til at interessere sig for beboerdemokrati. Uanset hvilke tiltag der er gjort både i organisationsbestyrelsen og i afdelingsbestyrelserne, så kommer færre og færre til afdelingsmøder og til generalforsamlingen. Det er en meget stor udfordring. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Information, tema- og kursusdage til afdelingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen har det forløbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. Kommunen: Til efterretning. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Ventelisterne bliver mindre. Der er 0,18 % ledige familieboliger pr. ultimo regnskabsåret. Der er 6,90 % ledige ungdomsboliger pr. ultimo regnskabsåret. (Rød markering) Der er en afdelingsbestyrelse i 4 af boligorganisationens 7 afdelinger. Der er ingen afdelingsbestyrelse i afd. 17, 21 og22. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Fællesorganisationens Boligforening ) 2/5
Kommunen: Til efterretning. Den procentvise opgørelse/fordeling over udlejningen (venteliste, kommunal anvisning, fleksibel udlejning, kombineret udlejning og annoncering) er forkert, da grundoplysninger fra de enkelte afdelinger er indberettet forkert. Blev drøftet, herunder nye retningslinjer fra LBF. Tilrettes fremadrettet. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status Hvad anser boligorganisationen som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Mange gamle ejendomme. Vinduer, køkkener og badeværelser står højest på ønskelisten for de fleste lejere, og det skal helst være billigt. Boligorganisationen ønsker at fremtidssikre boligerne for rimelige penge. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Ser frem til at komme i gang med nybyggeri ved Nyvangsparken sammen med Kalundborg Kommune. Eneste nuværende igangværende støttesag ved Landsbyggefonden (LBF) er afd. 16 (kælderrenovering af Nørre Alle 64-74), hvor boligorganisationen skal fremsende skema C til kommunen. Skema B blev godkendt af kommunalbestyrelsen den 3. april 2009. MN undersøger, om det skal fremsendes på papir eller digitalt. Herudover har boligorganisationen planer om, at søge renoveringsstøtte i LBF til afdelingerne 8, 9 og 21. Kommunen: Til efterretning. Det blev drøftet, at kommunen gerne vil involveres så tidligt som muligt i forbindelse med de helhedsplaner, som boligorganisationerne skal udfærdige til brug for ansøgningerne i LBF. Det er boligorganisationen, der er bygherre af nybyggeriet i Nyvangsparken, og der holdes løbende møder mellem boligorganisationen og kommunen (arbejdsgruppe) herom. C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne Der er kritiske nøgletal i forhold til benchmark vedrørende: Afd. 8, Nyvangsvej 9-13 + 10-16 + 24-26, Fr. Andersensvej 18-26, Nørre Alle 33-49 : Væsentlige problemer eller behov for særlig tiltag : Behov for løbende fortsat renovering af køkkener og badeværelser. afd. 9, Nørre Alle 45-61, Nyvangsvej 28-32 + 30A-30B, Lupinvej 1-7 + 9-15, Fr. Andersensvej 61-65, Bag Slotsgraven 1-1A, Skibbrogade 27 : Ledige boliger (gul markering), fraflytningsprocent (rød markering). afd. 17, Ungdomsboliger, Bag Slotsgraven 10/Slotsgade 1 og Adelgade 30 : Ledige boliger (gul markering), opsamlet underskud (gul markering). afd. 22, Fr. Andersensvej 35 A-D : Fraflytningsprocent (gul markering). Afdelingsmødet i afd. 8 har godkendt at den kollektive råderet kan benyttes til nye køkkener og badeværelser. Herudover oplyses, at afdelingen har mange lejligheder med små rum, indtil videre har det været muligt at udleje dem, men der er tiltagende ønske om lyse og luftige lejligheder med større rum. De største udlejningsproblemer i afd. 9 er i Nørre alle 45-61, Nyvangsvej 28-32 og Lupinvej 1-7. Boligorganisationen oplyser, at der ikke er nogen speciel årsag til den høje fraflytningsprocent i afdelingen. Der har bare været stor udskiftning. Den væsentligste årsag til de ledige boliger i afdelingen er, at man ikke kan få lån til indskud i de 118 lejemål ud af afdelingens 188 afdelinger (dem som er bygget før 1964). Iflg. loven kan (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Fællesorganisationens Boligforening ) 3/5
der ikke gives boligindskud, hvis boligen er opført før 1. april 1964. Herudover oplyste boligorganisationen, at de i flere tilfælde har oplevet, at et pengeinstitut siger nej til en boligansøger om et boligindskudslån på trods af, at kommunen giver garanti. Til imødegåelse af problemet har boligorganisationen i en forsøgsperiode på 1 år nedsat indskuddene til 3 måneders husleje, hvorefter virkningen vil blive evalueret. Afd. 17 har i alt 29 ungdomsboliger. Afdelingen har udlejningsproblemer generelt, men helt umuligt at udleje Bag Slotsgraven 10, vær. 1-5. Disse 5 ungdomsboliger har ikke været lejet ud i et år. Ejendommen har været udsat for hærværk indvendigt. Boligorganisationen har nu modtaget et udkast til helhedsplan, men der er overvejelser om, at ungdomsboligerne i Adelgade (Risumsgård) også skal med i helhedsplanen. Afd. 22 består af 33 ældreboliger (dementboliger), hvilket i sig selv er med til at give en lidt høj fraflytningsprocent. Afdelingen har et opsamlet underskud på i alt 146.942 kr. (gul markering), heraf udgør indeværende års underskud 85.336 kr. Der afvikles på underskuddet. Boligorganisationen oplyser, at der rettes op på dette i budget 2011 og 2012, hvor lejen løbende bliver sat op. Lejen udgør p.t. ca. 1.000 kr./ m2. Kommunen: Ovennævnte afdelinger blev drøftet og taget til efterretning. Det blev aftalt, at boligorganisationen snarest fremsender helhedsplanen for afd. 17 i sin nuværende udformning, og at boligorganisationen efterfølgende tager kontakt til Plan, Byg og Miljø (By og Landskab, v/jesper Handberg) inden ca. 1 måned. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde I forlængelse af sidste års dialogmøde blev der etableret et samarbejde med boligorganisationen og Børn og Familie, idet Børn-og Familiechefen forinden og på baggrund af de 5 ledige ungdomsboliger i afd. 17 havde udtalt, at B&F oplevede, at der mangler boliger/værelser til unge som kommunen skal boligplacere, eventuelt med tilknyttede støttekontaktpersoner betalt af kommunen. Det viste sig efterfølgende, at boligerne alligevel ikke kunne bruges til formålet. På sidste års dialogmøde havde boligorganisationen et konkret spørgsmål omkring mulighed for nedsænkede renovationstanke. En tømningsordning, som ikke p.t. findes i kommunen. Foranlediget heraf har boligorganisationen og kommunen efterfølgende indledt et samarbejde om et forsøg med ordningen i et afgrænses område i afd. 9 (2 blokke). Forsøgsperioden forventes at være i 2012. Boligorganisationen har store forventninger hertil og tilkendegav, at det var et positivt resultat af dialogmødet. 4. Drøftelse af eksisterende udlejningsaftale med kommunen Der er behov for ny udlejningsaftale. Kommunen er p.t. i gang med en gennemgang af samtlige vores udlejningsaftaler. Kommunen forventer at kunne melde mere generelt ud herom på fællesmødet i februar 2012. Kommunen har p.t. anvisningen til hver 6. familiebolig. Den nuværende 100% anvisning til kommunen for de 12 familieboliger på Slagelsevej 12-14 og Stationsvej 12-14 blev drøftet, og boligorganisationen vil fremsende kopi af den nuværende aftale, som kommunen i forbindelse med gennemgangen har konstateret, at vi ikke er i besiddelse af. Boligorganisationen tilkendegav, at de godt kan udleje disse boliger efter venteliste, såfremt vi ikke kan anvise dertil. BDA og HP orienterede om kommunens igangværende gennemgang af ældre- og ældrevenlige boliger m.v. Boligorganisationen tilkendegav, at de er positive overfor en ommærkning af de 8 ældreboliger i afd. 21 (Adelgade/Risumsgård) til familieboliger. (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Fællesorganisationens Boligforening ) 4/5
5. Regnskabet for 2010 Regnskabet for 2010 er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tog regnskabet for 2010 til efterretning uden bemærkninger. 6. Eventuelt MN ønsker oplyst, hvem der er kontaktperson i kommunen vedrørende Ejerforeningen for Nyvangsparken (budgetter, regnskaber m.v.). MN fremsender vedtægterne til kommunen, hvorefter BDA og HP undersøger dette og tilbagemelder herom. MN og AJ påtaler, at boligerne Nørre Alle 64, 66 og 68 samt Blegdammen 20 (ca. ud for Kastanievej) har vand i kælderen ved voldsomt regnskyl, selv efter af de har renoveret kælderne. BDA har efter dialogmødet rettet henvendelse til direktør Torben Jørgensen, og Forsyningen oplyser overfor kommunen, at området er planlagt renoveret i anden planperiode dvs. år 2015-2020. Forsyningen oplyser, de ikke har registreret problemer i området, men anmoder om at få oplysning om evt. yderligere henvendelser om problemet til den overordnede planlægning. Kommunen har videresendt Forsyningens besvarelse til boligorganisationen. HP oplyste, at de vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes automatisk fra www.danmarkbolig.dk, Det er derfor vigtigt, at disse er korrekte. Det er i.h.t. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. 7. Næste dialogmøde 2012 Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 31. maj 2012. MN forventer, at styringsrapporten kan være tilgængelig for kommunen senest 15. juli 2012. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Helhedsplan for afd. 17 (ungdomsboligerne). Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Samarbejde om helhedsplaner. Fællesorganisationens Boligforening er positiv for en ommærkning af 8 ældreboliger i afd. 21 (Adelgade/Risumsgård) til familieboliger. Boligorganisationen fremsender vedtægter for Ejerforeningen Nyvangsparken, hvorefter kommunen afklarer, hvem der er kontaktperson i kommunen. Nærværende referat godkendes af Fællesorganisationens Boligforening Kalundborg Kommune den 7 / 3-2012 den / - 2012 Formand Allan Juul Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign. underskrift) (sign. underskrift) (Referat fra dialogmødet 2011 (afholdt i 2012) med Fællesorganisationens Boligforening ) 5/5