CA Clarity PPM Produktvejledning til PMO Accelerator Version 14.1.00
Denne dokumentation, som omfatter embeddede hjælpesystemer og elektronisk distribueret materiale, (herefter kaldet Dokumentationen ), er udelukkende af informativ karakter, og kan til enhver tid ændres eller tilbagekaldes af CA. Dokumentationen er beskyttede oplysninger fra CA og må ikke kopieres, overføres, reproduceres, offentliggøres, ændres eller mangfoldiggøres, hverken helt eller delvist, uden forudgående skriftlig tilladelse fra CA. Såfremt du er en licenseret bruger af det eller de softwareprodukt(er), der omtales i Dokumentationen, må du udskrive eller på anden måde gøre et rimeligt antal kopier af Dokumentationen tilgængelige til internt brug for dig og dine medarbejdere i forbindelse med denne software, forudsat at alle CA-angivelser og -symboler vedrørende copyright er angivet i enhver kopi. Denne ret til at udskrive, eller på anden måde gøre kopier af Dokumentationen tilgængelig, er begrænset til den periode i hvilken den relevante licens til softwaren er gældende. Såfremt licensen, uanset årsag, ophører, er det dit ansvar skriftligt overfor CA at erklære, at alle kopier af Dokumentationen er blevet returneret til CA eller tilintetgjort. I DEN UDSTRÆKNING DET TILLADES I HENHOLD TIL GÆLDENDE LOVGIVNING, LEVERER CA DENNE DOKUMENTATION SOM DEN ER OG FOREFINDES UDEN GARANTI AF NOGEN ART, HERUNDER UDEN ENHVER INDIREKTE GARANTI FOR ANVENDELIGHED, EGNETHED TIL ET BESTEMT FORMÅL ELLER IKKE-KRÆNKELSE. CA VIL UNDER INGEN OMSTÆNDIGHEDER VÆRE ANSVARLIG OVERFOR DIG ELLER TREDJEPART FOR TAB ELLER BESKADIGELSE, DIREKTE ELLER INDIREKTE, FOR ANVENDELSE AF DENNE DOKUMENTATION, HERUNDER, OG UDEN BEGRÆNSNING FOR, TAB AF INDTJENING, TAB AF INVESTERING, FORRETNINGSAFBRYDELSE, GOODWILL ELLER TAB AF DATA, SELVOM CA UDTRYKKELIGT PÅ FORHÅND ER BLEVET ADVISERET OM MULIGHEDEN FOR SÅDANNE TAB ELLER BESKADIGELSER. Anvendelsen af ethvert softwareprodukt, omtalt i Dokumentationen, reguleres af den tilhørende licensaftale, og denne licensaftale ændres ikke på nogen måde af betingelserne i denne meddelelse. Producenten af Dokumentationen er CA. Forsynet med begrænsede rettigheder. Anvendelse, mangfoldiggørelse eller offentliggørelse af United States Government er underlagt restriktionerne angivet i FAR-afsnittene 12,212, 52,227-14 og 52,227-19(c)(1) - (2) og DFARS-afsnittene 252,227-7014(b)(3) eller tilsvarende opdaterede bestemmelser. Copyright 2014 CA. Alle rettigheder forbeholdt. Alle varemærker, firmanavne, varemærker for tjenesteydelser og logoer, der henvises til heri, tilhører de respektive ejere.
Kontakt teknisk support Hvis du har brug for teknisk onlineassistance og en komplet liste over steder, primære åbningstider for service samt telefonnumre, kan du kontakte teknisk support på http://www.ca.com/worldwide.
Indhold Kapitel 1: Oversigt 11 Om PMO Accelerator... 11 Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 13 Om projektets livscyklus... 13 Processer i projektets livscyklus... 13 Projektskabeloner... 14 Sådan arbejder du med processen til idegennemgang... 16 Opret en ide... 17 Sådan arbejdes der med processen Opret vigtigt projekt... 19 Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen... 20 Overfør og send dokumenter til gennemgang... 20 Opret et projekt fra en projektskabelon... 23 Sådan arbejder du med processen Problemgennemgang og eskalering... 25 Oprettelse af et detaljeret problem... 26 Kapitel 3: Forretningstilpasning, Porteføljekategorisering og Statusrapporter 27 Om Forretningstilpasning, Porteføljekategorisering og Statusrapporter... 27 Definer tilpasningsfaktorer... 28 Definer porteføljekategorier... 30 Opret en statusrapport... 31 Kapitel 4: Generelt - sider og portletter 35 Sponsor... 35 Portletten Projekt-KPI'er sorteret efter OBS... 35 Portletten Projektplan... 40 Portletten Planlagt omkostning efter projekttype... 41 Programkontrolpanel... 41 Portletten Programleder - kontrolpanel for omkostninger... 41 Portletten Kontrolpanel for programlederplan... 59 PM-advarsler... 62 Portletten Planlæg præstation... 63 Portletten Milepæle... 67 Portletten Aktuelle problemer... 69 Indhold 5
Portletten Bemanding... 72 Projektkontrolpanel... 73 Portletten Kontrolpanel for tidsplan... 74 Portletten Kontrolpanelet Omkostning og indsats... 77 Risici, problemer og ændringer... 81 Portletten Risikostyring... 82 Portletten Problemstyring... 85 Portletten Styring af ændringsanmodning... 87 Kapitel 5: Porteføljesider og portletter 91 Porteføljekontrolpanel... 91 Omkostninger og udbytte... 92 Roles... 96 Omkostning og tilstand... 100 Målanalyse... 102 Investeringsanalyse... 107 Kapital og drift... 112 PMO-portefølje - investeringskontrolpanel... 116 Scorecard... 117 Analyse... 122 Kapacitet... 126 Finansielle poster... 132 Kapitel 6: Program- og projektsider og portletter 145 Om kontrolpanelvisninger... 145 Sidelayoutet PMO-programstatus... 146 Portletten Oversigt over omkostninger og planlægning... 146 Portletten Planlægning og status... 152 Portletten Ressourceudnyttelse... 154 Sidelayoutet PMO-projektstatus... 155 Portletten Projektindikatorer... 155 Portletten Kommende milepæle... 158 Portletten Projekt-baselines... 159 Portletten Indikatorer for statusrapporter... 159 Portletten Faktiske værdier pr. transaktionstype... 160 Portletten Teamudnyttelse... 161 Sidelayoutet PMO-projektets storyboard... 162 Portletten Teamkapacitet... 162 Portletten Kommende milepæle... 163 Portletten Problemer pr. prioritet... 164 Siden Problemer - rulleliste... 164 6 Produktvejledning til PMO Accelerator
Portletten Analyse af optjent værdi pr. fase... 166 Kapitel 7: Gennemgang af statusrapport 169 Om Gennemgang af statusrapport... 169 Statusrapportliste... 169 Portletten Statusrapportliste... 169 Forsinkede og manglende statusrapporter... 172 Portletten Forsinkede statusrapporter... 172 Portletten Manglende statusrapporter... 174 Kapitel 8: Portletter til ressourcestyring 177 Timeseddel - Oversigt... 177 Portletten Oversigt over investeringstimesedler... 178 Portletten Investering - gennemgang af timeseddel... 179 Portletten Timeseddelbemærkninger... 180 Portletten Afventer gennemgang af estimater... 181 Portletten Gennemgang af timeseddel... 183 Kapitel 9: Portletter til økonomistyring 185 Om portletter til økonomistyring... 185 Portletten Gennemgang af posterede transaktioner... 185 Portletten Gennemgang af posterede transaktioner [Investeringsniveau]... 188 Kapitel 10: Ekstra portletter 191 Om de ekstra portletter... 191 Portletten Forsinkede opgaver og milepæle... 191 Portletten Mine timesedler... 194 Portletten Procesflaskehalse... 195 Portletten Projektanalyse... 196 Portletten Tidsanalyse af projektcyklus... 200 Portletten Projektdokument - gennemsyn... 200 Portletten Gennemgang af projektets livscyklus... 202 Portletten Ressourceudnyttelse i procent pr. måned... 205 Portletten Opgaveoversigt for teammedlem... 205 Kapitel 11: Objekt til opslagstilknytning 209 Om opslagstilknytning... 209 Opret en liste over opslagstilknytninger... 209 Slet en liste over opslagstilknytninger... 210 Indhold 7
Kapitel 12: Adgangsgrupper 211 Om adgangsgrupper... 211 PMO Overordnet fremviser... 212 PMO Overordnet fremviser - udvidet... 214 PMO - finansiel administrator... 218 PMO-ideopretter... 219 PMO-idekontrollant... 220 PMO-investeringsopretter... 221 PMO investeringsfremviser - udvidet... 222 PMO-porteføljeadministrator... 226 PMO - programstyring... 227 PMO-projektopretter... 229 PMO Projektleder... 230 PMO Projektleder - udvidet... 232 PMO Projektfremviser... 236 PMO Ressourceadministrator... 237 PMO - ressourceleder... 239 PMO Ressourceleder - udvidet... 240 PMO - systemadministrator... 242 PMO - teammedlem... 243 PMO - timeseddeladministrator... 243 PMO Forhandleradministration... 244 Kapitel 13: Eksempeldata 245 Om eksempeldata... 245 Organizational Breakdown Structures (OBS, Organisationsmæssige fordelingsstrukturer)... 246 Firmaafdelings-OBS... 246 Firmaplacerings-OBS... 247 Organisatorisk OBS... 247 OBS'en Ressourcepulje... 248 Sikkerheds-OBS - OBS-sider... 248 Adgangsgrupper... 249 PMO-IT-partition... 249 PMO-procesleder... 249 Ressourcer... 250 Tjenester... 251 Aktiver... 251 Applikationer... 253 Ideer... 253 Andet arbejde... 255 Projektskabeloner... 255 8 Produktvejledning til PMO Accelerator
Projekter... 255 Programmer... 257 Porteføljer... 258 Tillæg A: PMO Accelerator Objektvisninger 261 Om PMO Accelerator Objektvisninger... 261 Tildeling... 262 Tildelingsegenskaber... 262 Visninger af liste over tildelinger... 262 Baseline... 263 Baseline-egenskaber... 263 Visninger af baseline-liste... 264 Visninger af baseline-filter... 264 Change Request... 265 Egenskaber for ændringsanmodning... 265 Visninger for Liste over ændringsanmodninger... 266 Visninger for Ændringsanmodningsfilter... 266 Omkostnings- og udbytteplan... 266 Egenskaber for omkostnings- og udbytteplan... 267 Visninger af omkostning og liste over udbytteplan... 268 Visninger af filter til omkostnings- og udbytteplan... 270 Finansregnskab og Ressourcekredit... 270 Egenskaber for allokering i finansregnskab og ressourcekredit... 272 Visningerne Allokering i finansregnskab og Ressourcekreditliste... 272 Visningerne Allokering i finansregnskab og Ressourcekreditfilter... 274 Investeringer... 275 Investeringsegenskaber... 276 Visninger af investeringsliste... 279 Visninger af filter for investering... 280 Issue... 282 Problemegenskaber... 282 Visninger af liste over problemer... 283 Visninger af problemfilter... 283 Project... 284 Projektegenskaber:... 284 Visninger af projektlister... 289 Visninger af projektfilter... 291 Resource... 293 Ressourceegenskaber... 294 Visninger af ressourceliste... 295 Visninger af ressourcefilter... 297 Indhold 9
Risk... 299 Risikoegenskaber... 300 Visninger af liste over risici... 300 Risiko - filtervisninger... 301 Task... 301 Opgaveegenskaber... 302 Visninger af opgaveliste... 303 Visninger af opgavefilter... 305 Team... 306 Teamegenskaber... 307 Visninger af teamliste... 308 Visninger af filter for team... 311 10 Produktvejledning til PMO Accelerator
Kapitel 1: Oversigt Denne sektion indeholder følgende emner: Om PMO Accelerator (på side 11) Om PMO Accelerator Tilføjelsesprogrammet PMO Accelerator er en samling indholds- og visningskonfigurationer, der er beregnet til projektporteføljestyring, som ikke er knyttet til en specifik branche. I tilføjelsesprogrammet PMO Accelerator findes en samling indhold, der er gjort klar til CA Clarity PPM, som organisationen ikke behøver at oprette. Med tilføjelsesprogrammet kan du understøtte de eksisterende PMO-funktioner (Program Management Office). Tilføjelsesprogrammet er nyttigt til at styre og få indsigt i portefølje-, program- og projekteffektiviteten. Emnerne beskriver samlingen af indhold og omfatter detaljerede oplysninger om følgende, som er inkluderet i tilføjelsesprogrammet: Kontrolpanelsider Portletter Processer Visningskonfigurationer Adgangsgrupper PMO Accelerator omfatter også eksempeldata som en valgfri installation i ikkeproduktionsmiljøer. Eksempeldataene bør aldrig installeres i et produktionsmiljø. Eksempeldataene omfatter porteføljer, projekter, ideer, applikationer, aktiver, tjenester, andet arbejde, ressourcer, ressourceroller, skabeloner, økonomiplaner og organisatoriske fordelingsstrukturer (OBS). Det omfatter også den minimale administrationskonfiguration, der kræves til dette indhold. Kapitel 1: Oversigt 11
Om PMO Accelerator I vejledningen til PMO Accelerator refereres der til følgende CA Clarity PPMvejledninger, som du kan gennemgå: Installationsvejledning Administrationsvejledning Studio - vejledning til udviklere Grundlæggende brugervejledning Bemærk: Indholdet i CA Clarity-brugervejledning til personlig tilpasning findes nu i Grundlæggende brugervejledning. Brugervejledning til projektstyring 12 Produktvejledning til PMO Accelerator
Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer Denne sektion indeholder følgende emner: Om projektets livscyklus (på side 13) Processer i projektets livscyklus (på side 13) Projektskabeloner (på side 14) Sådan arbejder du med processen til idegennemgang (på side 16) Sådan arbejdes der med processen Opret vigtigt projekt (på side 19) Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen (på side 20) Opret et projekt fra en projektskabelon (på side 23) Sådan arbejder du med processen Problemgennemgang og eskalering (på side 25) Om projektets livscyklus Ideen kan gennemgå en godkendelsesproces eller kan blive en genvej til oprettelse af projekter. Når ideen er klar til at blive konverteret, starter processen til idegennemgang en proces til oprettelse af et projekt. Processen er baseret på følgende kombinationer af idetype og idekategori. Processen til oprettelse af et projekt konverterer ideen til et projekt med brug af den relevante projektskabelon. Desuden kopieres feltværdierne fra ideen til projektet. Idetype Idekategori Projektoprettelsespr ocessen Projektskabelon Vigtigt projekt Anvendes ikke Opret vigtigt projekt Skabelon til stort projekt Implementering af infrastruktur Anvendes ikke Opret infrastruktur for projekt Skabelon til etablering af infrastruktur Applikationsænd ringer Forbedring Opret projekt til applikationsændring Skabelon til applikationsændring Applikationsænd ringer COTS-vurdering Opret projekt til applikations-cots Skabelon til applikations- COTS Processer i projektets livscyklus Følgende automatiserede processer er medtaget som en hjælp til dig, når du skal styre projektets livscyklus, fra gennemgang og godkendelse af ideen til oprettelse af projektet: Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 13
Projektskabeloner Dokumentgennemgang Processen Dokumentgennemgang styrer arbejdsgangen ved gennemgang for dokumenter af typerne Forslag eller Handlinger. Idegennemgang Med ideer kan du foretage analyser, hvilket er mere hensigtsmæssigt i en tidlig fase. Analysen er et forsøg på at bortfiltrere mindre gode ideer, eller ideer som ikke er økonomisk gennemførlige, før de bliver til investeringer. Du kan spore og konvertere ideer til investeringsmuligheder. Problemgennemgang og eskalering Processen Problemgennemgang og eskalering styrer arbejdsgangen af gennemgangen for projektproblemer med høj prioritet. Opret projekt til applikationsændring Processen Opret projekt til applikationsændring opretter et projekt baseret på skabelonen til applikationsændring. Opret projekt til applikations-cots Processen Opret projekt til applikations-cots opretter et projekt baseret på skabelonen til applikations-cots. Opret infrastruktur for projekt Processen Opret infrastruktur for projekt opretter et projekt baseret på skabelonen til implementering af infrastruktur. Opret vigtigt projekt Processen Opret vigtigt projekt opretter et projekt baseret på skabelonen til vigtigt projekt. Projektskabeloner Du kan bruge projektskabeloner til at oprette projekter, der er baseret på standardopgaver og rolletildelinger til denne projekttype. Skabeloner medvirker til at sikre sammenhæng og effektivitet i oprettelse af projekter. Disse skabeloner bruges i processen Idegennemgang til at oprette disse typer projekter for dig. Du kan alternativt bruge disse skabeloner til at oprette projekter. 14 Produktvejledning til PMO Accelerator
Projektskabeloner Du kan ændre skabelonerne, så de passer til organisations behov. Du kan også kopiere disse skabeloner for at oprette nye projektskabeloner til hver af din organisations projekttyper. Vigtigt! Hvis du vil bruge processerne til godkendelse af vigtigt projekt og gategennemgang, skal du ændre navnene og egenskaberne for de sidste opgaver i hver fase. Men du skal ikke ændre id'erne. Processen til gate-gennemgang starter, når opgaver med de angivne id'er er fuldført. Se Brugervejledning til projektstyring for at få flere oplysninger. Følgende projektskabeloner er inkluderet: Applikationsændringer Skabelonen til applikationsændringer bruges til at styre projekter, der skal ændre softwareapplikationer. Projektskabelonen bruges i processen Opret projekt til applikationsændring. Processen sikrer automatiseret arbejdsproces til oprettelse af projekter. Du kan også bruge skabelonen til at oprette nye projekter til applikationsændring. Applikations-COTS Skabelonen applikations-cots er designet til at styre valget af COTS-applikation (Commercial Off-the-Shelf). Brug denne projektskabelon til at styre aktiviteterne, når du vælger en leverandør til at levere et nyt produkt. Projektskabelonen bruges i processen Opret projekt til applikations-cots. Processen sikrer automatiseret arbejdsproces til oprettelse af projekter. Du kan også bruge skabelonen til at oprette projekter til applikations-cots. Implementering af infrastruktur Skabelonen Implementering af infrastruktur er med til at styre implementeringen af en forbedring af infrastrukturen. Projektskabelonen bruges i processen Opret infrastruktur for projekt. Processen sikrer automatiseret arbejdsproces til oprettelse af projekter. Du kan også bruge skabelonen til at oprette projekter til implementering af it-infrastruktur. Vigtigt projekt Skabelonen Vigtigt projekt skaber en ramme for processer til applikationsforbedring og udvikling. Denne skabelon hjælper projektlederen med at føre projektet gennem alle gate-gennemgange. Projektskabelonen bruges i processen Opret vigtigt projekt. Processen sikrer en automatiseret arbejdsproces til oprettelse af projekter og styring af arbejdsprocesser til godkendelse og gate-gennemgange. Du kan også bruge skabelonen til at oprette projekter. Denne skabelon omfatter et eksempel på en arbejdsfordelingsstruktur (WBS). WBS har seks større faser, hver med underopgaver. Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 15
Sådan arbejder du med processen til idegennemgang Sådan arbejder du med processen til idegennemgang Følgende opgaver er involveret i processen til idegennemgang: 1. Den oprindelige anmoder gør følgende: a. Opretter ideen. (på side 17) b. Når ideen er klar, sendes ideen. (på side 17) 2. Processen til idegennemgang starter, og der sker et af følgende: Genveje til oprettelse af projekter. Afkrydsningsfeltet Genvej er markeret, processen til oprettelse af projekt starter baseret på den valgte kombination af idetype og idekategori. Der oprettes en WBS og en baseline. Processen slutter for alle processer til oprettelse af projekter undtagen for processen Opret vigtigt projekt. Starter processen til idegennemgang. Hvis markeringen i afkrydsningsfeltet Genvej er fjernet, sendes et handlingspunkt til virksomhedsejeren om at gennemgå ideen. 3. Virksomhedsejeren evaluerer de funktionelle og tekniske fordele og analyserer lønsomheden ved ideen. Virksomhedsejeren vælger en af følgende indstillinger for handlingspunktet: Afvis. Ideens status er angivet til "Afvist", og processen stopper. Ufuldstændig. Ideens status er angivet til "Ufuldstændig". Der sendes et handlingspunkt til den oprindelige anmoder, om at vedkommende skal opdatere ideen med yderligere oplysninger. Desuden skal statussen for handlingspunktet også ændres til "Udført". Der sendes et nyt punkt til virksomhedsejeren, om at vedkommende skal gennemgå ideen. Godkend. Ideens status angives til "Godkendt". Der sendes et handlingspunkt til den oprindelige anmoder om, at status for handlingspunktet skal ændres til "Udført". 4. Processen til projektoprettelse starter. Den type proces, der starter, er baseret på kombinationen af idetype og idekategori. Der oprettes en WBS og en baseline. Processen til oprettelse af projekter slutter med undtagelse af vigtige projekter. 5. For et vigtigt projekt starter processen til gate-gennemgang. (på side 19) 16 Produktvejledning til PMO Accelerator
Sådan arbejder du med processen til idegennemgang Opret en ide Brug siden ideer til at oprette en ide. Du kan gemme ideen og sende den, når ideen er klar til godkendelse. Alternativt kan du lave en genvej til ideen og gå uden om godkendelsesprocessen og konverteret ideen til et projekt. Før du kan oprette en ide, skal der være defineret automatisk nummerering for projektid'et. Kontakt CA Clarity PPM-administratoren, eller se Administrationsvejledningen for at få flere oplysninger. Følg disse trin: 1. Åbn Startside, og klik på Ideer under Efterspørgselsstyring. Siden med ideer vises. 2. Klik på Ny. Oprettelsessiden vises. 3. Udfyld følgende felter: Emne Ide-id Idetype Definerer oversigten/navnet for mappen. Emnet kæder investeringen sammen med ideen, når du konverterer ideen til en investering. Emnet for ideen bliver beskrivelsen af investeringen. Definerer det unikke id for ideen. Angiver idetypen. Værdier: Vigtigt projekt, Implementering af infrastruktur eller Applikationsændring Påkrævet: Nej Idekategori Angiver idekategorien. De værdier, der er tilgængelige, afhænger af den idetype, du vælger. Din CA Clarity PPM-administrator definerer felttilknytningerne. Værdier: Ny udvikling, Overholdelse/lovmæssige krav, Nyt produkt eller ny tjeneste, Andet, Forbedring, COTS-vurdering, Distribueret, Netværk/telekommunikation eller Skrivebord Påkrævet: Nej Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 17
Sådan arbejder du med processen til idegennemgang Ideprioritet Genvej Mål Specificerer ideens prioritet. Værdier: Lav, Mellem og Høj. Angiver, at ideen skal konverteres til et projekt ved at forbigå gennemgangs- og godkendelsestrinnene i processen til idegennemgang. Standardindstilling: Tom Påkrævet: Nej Definerer målet med ideen. Grænse: 200 tegn Anmoder Definerer navnet på den ressource, som ideen stammer fra. Standard: Navnet på den ressource, der aktuelt er logget på Virksomhedsejer Leder Definerer navnet på den virksomhedsejer, som ejer ideen og godkender konverteringen af ideen til et projekt. Virksomhedsejeren for ideen bliver til virksomhedsejer for projektet, når ideen er konverteret. Bemærk! Hvis afkrydsningsfeltet Genvej er markeret, kræver processen til idegennemgang en værdi i feltet. Definerer navnet på ressourcen, som administrerer og ejer ideen. Lederen af en ide har adgang til budget- og planlægningsegenskaber for ideen. Start Date Slutdato Mål Definerer startdatoen for ideen. Definerer slutdatoen for ideen. Definerer målet for ideen. Grænse: 200 tegn Organisatorisk Definerer den organisatoriske OBS for ideen. 18 Produktvejledning til PMO Accelerator
Sådan arbejdes der med processen Opret vigtigt projekt Department Definerer afdelings-obs'en for ideen. 4. Gør ét af følgende: Gem den ideen. Klik på Send til godkendelse for at starte processen til idegennemgang. Ideen oprettes. Sådan arbejdes der med processen Opret vigtigt projekt Processen til styring af vigtige projekter foregår med brug af følgende processer: Processen Opret vigtigt it-projekt. Starter, når et projekt er oprettet med brug af skabelonen Vigtigt projekt. Underprocessen Gennemgang af projekt-gate Styrer en arbejdsproces til gategennemgang for alle vigtige projekter. Processen starter tre gange fra processen Opret vigtigt projekt: Til styring af gate-godkendelser, efterhånden som projektet flyttes til planlægningsfasen, bygningsfasen og afsluttende fase. Følgende opgaver er involveret i styringen af livscyklussen for et vigtigt projekt med brug af en automatiseret proces: 1. Når processen til oprettelse af et vigtigt projekt starter, og projektet er oprettet, kan projektlederen definere interessenten for kontor for projektadministration (PMO). Gå til egenskabssiden, mens projektet er åbent, og vælg i afsnittet Interessenter, interessenten for kontor for projektadministration. Klik derefter på Send. Der sendes et handlingspunkt til PMO-interessenten til gennemgang og godkendelse af projektet. 2. PMO-interessenten vælger en af følgende indstillinger for handlingspunktet: Godkendt. Der sendes et handlingspunkt til projektlederen om, at projektet er godkendt. Projektets status er angivet til "Godkendt". Processen Opret vigtigt projekt starter planlægningsfasen. Afvist. Der sendes et handlingspunkt til projektlederen om, at projektet er afvist. Projektets status angives til "Afvist". 3. Når den sidste opgave i planlægningsfasen er fuldført, opdaterer projektlederen opgaven. Desuden ændres feltet % fuldført til 100 procent, og feltet Status angives til "Fuldført". Der sendes et handlingspunkt til PMO-interessenten til godkendelse, så der kan flyttes til næste gate. Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 19
Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen 4. PMO-interessenten vælger en af følgende indstillinger for handlingspunktet: Godkendt. Underprocessen Gennemgang af projekt-gate starter den næste fase. Der sendes et handlingspunkt til hver af følgende: Den oprindelige anmoder, som bliver orienteret om, at PMO-interessenten har godkendt projektet. Projektlederen. Når den sidste opgave i den aktuelle fase er fuldført, ændres feltet % fuldført til 100 procent. Status for den sidste opgave i den aktuelle fase angives til "Fuldført". Afvist. Send igen. Der sendes et handlingspunkt til projektlederen om, at projektoplysningerne skal revideres. Når det er fuldført, ændrer projektlederen status for handlingspunktet til "Udført". Der sendes et handlingspunkt til PMO-interessenten om, at vedkommende skal godkende projektet og fortsætte til næste fase. 5. Underprocessen Gennemgang af projekt-gate gentages for de resterende faser. 6. Når lukkefasen er fuldført, lukker projektlederen projektet. Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen I processen Dokumentgennemgang føres et indsendt forslag eller handlingsdokument gennem følgende cyklus til gennemgang: 1. Teammedlemmet overfører forslaget eller handlingsdokumentet og sender dokumentet til gennemgang, når det er klart. Et handlingspunkt sendes til projektlederen. 2. Projektlederen gennemgår dokumentet og opdaterer status for handlingspunktet: Godkend. Dokumentets status angives til "Godkendt". Afvis. Angiver dokumentets status til "Afvist". Der sendes en handling til dokumentets ejer, som orienteres om projektlederens beslutning. Overfør og send dokumenter til gennemgang Du kan bruge processen Dokumentgennemgang til at flytte projektrelaterede dokumenter gennem en proces til gennemgang og godkendelse. Denne proces starter, når kategorien er angivet til Forslag eller Handlinger, og dokumentet status er angivet til "Sendt". 20 Produktvejledning til PMO Accelerator
Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen Følg disse trin: 1. Åbn projektet. Siden med egenskaber vises. 2. Klik på Samarbejde. Siden til samarbejde vises. 3. Åbn menuen Egenskaber, og klik på Tilføj dokumenter. Siden Tilføj flere dokumenter vises. 4. Udfyld følgende felter på denne side: Nuværende placering Viser dokumentets nuværende placering. Markér filer Status Kategori Angiver de filer, der føjes til mappen. Grænser: Fem filer ad gangen Angiver status for dokumentet. Værdier: Sendt, Godkendt eller Afvist Starter gennemgangsprocessen: Sendt Angiver dokumentets kategori. Værdier: Forslag, Planlægning, Udvikling, Implementering og Handlinger Starter proces til gennemgang: Forslag eller Handlinger Oprettelsesdato Ejer Definerer den dato, hvor dokumentet er overført. Definerer den ejer, der styrer dokumentet. Ressourcen bekræfter, at dokumentet styres og spores korrekt gennem livscyklussen. Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 21
Sådan arbejder du med dokumentbedømmelsesprocessen Adgang Angiver, hvilken type adgang der er til dokumentet. Værdier: Alle deltagere. Angiver, at alle deltagerne i gruppen tildeles læse- /skriveadgang til mappen. Vælg deltagere. Angiver, at de enkelte ressourcer er fra den eksisterende deltagergruppe. Standard: Alle deltagere Tillad, at ikke-deltagere får adgang til dokumentet Angiver, at ikke-deltagere kan få adgang til dokumentet. Standardindstilling: Tom Aktiver udtjekning Angiver, om den relevante adgangsrettighed kan tjekke ud og redigere dokumentet. Standard: Valgt Aktiver versioner Angiver, om ressourcer med den relevante adgangsrettighed kan oprette en anden version af dokumentet. Standard: Valgt Giv besked til ressourcer/grupper Angiver, om de ressourcer, som har adgang til filerne, får besked, når der tilføjes dokumenter. Standardindstilling: Tom Description Definerer beskrivelsen af dokumentet. Kommentarer 5. Klik på Tilføj. Angiver eventuelle kommentarer til dokumentet. Dokumentet overføres og sendes til bedømmelse. 22 Produktvejledning til PMO Accelerator
Opret et projekt fra en projektskabelon Opret et projekt fra en projektskabelon Følg disse trin: 1. Åbn Startside, og klik på Projekter i menuen Porteføljestyring. Oversigtssiden vises. 2. Klik på Ny fra skabelon. Valgsiden vises. 3. Klik på en af følgende skabeloner, og klik på Næste: Skabelon til applikationsændring Skabelon til applikations-cots Skabelon til etablering af infrastruktur Skabelon til stort projekt Siden Opret projekt vises. 4. Udfyld følgende felter: Projektnavn Definerer projektets navn. Grænser: 80 tegn. Påkrævet: Ja Projekt-id Definerer det entydige id for projektet, som normalt nummereres automatisk. Grænser: 20 tegn Påkrævet: Ja Start Date Viser projektets startdato. Slutdato Viser projektets fuldførelsesdato. Mål Definerer de mål, der er sat for dette projekt. Grænse: 200 tegn Status Angiver opgavens status. Værdier: Startet, Ikke startet og Fuldført Kapitel 2: Projektets livscyklus og processer 23
Opret et projekt fra en projektskabelon Status Angiver det arbejdsniveau, der er udført på opgaverne. Værdier: Fuldført (100 procent) Startet (1-99 procent) Ikke startet (0 procent) Standard: Ikke startet Påkrævet: Ja Tildelingspulje Angiver den pulje af ressourcer, der er tilladt, når der tildeles ressourcer til programmer. Værdier: Kun team. Tillad kun medarbejdere. Ressourcepulje. Tillad, at teammedlemmer og ressourcer, som du har adgang til, kan reserveres til et projekt. Med denne indstilling tilføjes ressourcen også som teammedlem, når du tildeler en ressource til et projekt. Visning af kontrolpanel Angiver den visning af kontrolpanel, der er valgt for projektet. Klik på rullemenuen for at vælge en visningsindstilling. Eksempel: Brug værdien Projektets standardlayout til at få vist standarddiagrammer over arbejdskrafts- og teamudnyttelse på siden med projektkontrolpanel. Værdier: PMO-projektstatus, PMO-programstatus, PMO-projektstoryboard, Programlayout eller Projektets standardlayout Standard: Projektets standardlayout % fuldført beregning Definerer den metode, der bruges til at beregne færdiggørelsesprocenten for opgaver i dette projekt. Værdier: Manuel, Indsats, Varighed Organisatorisk Definerer den organisatoriske OBS, der er tilknyttet projektet. Department Definerer den afdelings-obs, der er tilknyttet projektet. 24 Produktvejledning til PMO Accelerator