Intern Budgettering Koncept for intern budgettering skal understøtte jeres budgetlægning og opfølgning. Det indeholder materiale om budgetprocesser, den interne kontoplan, ledelsesinformation og systemunderstøttelse. Der er ikke tale om regler og krav, men om inspirationsmateriale, som I kan tilpasse efter behov. Materialet henvender sig til både ledelse, økonomifunktion og fagchefer. Materialet er opdelt i moduler, der gør det nemmere at vælge til og fra. Denne del af materialet omhandler "Risikostyring i budgettet". De resterende dokumenter ligger her Risikostyring i budgettet Side 1 af 10
Overblik og anvendelse giver indspark til, hvordan materialet kan anvendes. Budgetmodel giver en kortfattet faglig introduktion til materialet og sætter budgetmodellen ind i en større sammenhæng i økonomistyringen. Processer sætter fokus på god praksis for budgetlægning og budgetopfølgning. Processerne er opdelt i ansvarsniveauer svarende til ledelse, økonomifunktion og fagchefer. Organisation og formidling består af gode råd til opbygningen af den interne kontoplan - især anvendelsen af dimensioner i styringsøjemed, en tjekliste til indholdet af jeres egen budgetteringshåndbog og korte budskaber vedrørende god ledelsesinformation. Systemunderstøttelse og metode indeholder muligheder i den eksisterende systemunderstøttelse og en overordnede metodiske overvejelser omkring budgettering. Risikostyring giver en indføring i, hvordan risikobetragtninger kan anvendes i budgetteringen. Til hvert modul er der tilknyttet værktøjer via links. For et fuldstændigt sitemap - klik her (pdf) Hvad skal der ske nu? Vi vil løbende forbedre materialet, fx gennem udarbejdelse af cases og ved at tage særlige temaer op. Vi har derfor oprettet en logbog med beskrivelse af alt nyt på siden. Læs mere her. Vi opfordrer jer til at give os et praj, hvis I har en god case indenfor enkelte områder, fx lønbudgettering eller omkostningsfordelinger, som andre kan drage nytte af. Giv gerne besked, hvis I mener, der er behov for yderligere materiale eller I har idéer til relevante temaer npf@oes.dk. Vi vil desuden oprette et forum for vidensdeling læs mere her. Risikostyring i budgettet Side 2 af 10
Indhold Intern Budgettering... 1 Risikostyring i budgettet... 4 1. Risikoidentifikation i budgettet... 5 2. Risikovurdering... 7 3. Risikostyring... 8 4. Eksekvering... 9 5. Overvågning og 6. Opfølgning... 10 Risikostyring i budgettet Side 3 af 10
Risikostyring i budgettet Risikostyring i et budget er at have overblik over effekterne af uhensigtsmæssige hændelser på budgettet. Risikostyring i budgettet er rettet mod poster som kræver særlig opmærksomhed og er derfor en vigtig del af budget-lægning og -opfølgning. Risikostyring er ofte fokuspunktet, når tales bearbejdning af risici. Men selve risikostyringen er kun en del af en bredere proces (se nedenstående figur). Figurforklaring: Fremgangmåden ved bearbejdning af risici. Ved at klikke på de forskellige bokse, har du mulighed for at finde en forklaring af den pågældende delproces og forskellige værktøjer til at understøtte delprocessen. Risikostyring er således først relevant i en proces hvor man har identificeret og vurderet risici. For at have bearbejdet risici bedst, er det vigtigt at have været igennem risikoprocessen mindst en gang. Det er væsentligt at pointere at risikostyring kun bør udføres når styringsgevinsterne overstiger omkostningerne. Virksomheder som risikostyrer, bør derfor gøre det med udgangspunkt i de dele af budgettet som har store udsving. Det er således ikke nødvendigt analysere budgetomkostninger eller indtægter, som er relativt ens fra år til år. Af samme grund anbefales det at risikoprocessen gennemgås før der budgetteres. Analysen vil hjælpe med at identificere vigtige fokuspunkter i budgetteringen og vil dermed begrænse ressourcer brugt på at forudsige budgetelementer som næsten ikke ændrer sig fra år til år. Det er vigtigt at få historisk input til risiciene. Derfor anbefales det, at alle som har erfaring indenfor arbejdsopgaven involveres i risikobearbejdningen, enten ved et interview eller at personen sidder med ved risikoanalysen. Risikostyring i budgettet Side 4 af 10
1. Risikoidentifikation i budgettet Risiciene i budgettet knytter sig til budgetforudsætningerne. Hvis forudsætningerne ændrer sig så holder budgettet ikke. Det er derfor vigtigt at få identificeret risiciene, så man er omstillingsklar, hvis de skulle indtræde. Det anbefales, at man afdækker tidligere erfaringer med budgetforudsætninger. Typisk ved en brainstorm med erfarne budget- og fagmedarbejdere. Der er to typer af risici i forhold til budgetforudsætninger: Risici som regnes for en selvfølge, hvor "Worst Case"-scenariet ikke er beskrevet og håndteret. Uforudsigelige, ukendte risici. Type 1: Risici som er en selvfølge Risici som regnes for en selvfølge, er implicitte risici som budget og fag -medarbejderen kender, men ikke overvejer videre. Nøglespørgsmålene ved identificering af disse risici er fx.: Hvad kan påvirke gældende budgetforudsætningerne? Hvad har påvirket budgettet før? Hvad har haft størst effekt på udformning af budgettet? Type 2: Risici som er ukendte Det er umuligt at forudsige fremtiden, så for at identificere ukendte risici må man lade sig inspirere af historiske hændelser som eventuelt har ramt virksomheder/fagområder med lignende budgetter Nøglespørgsmålene ved identificering af risici er fx.: Hvilke hændelser har påvirket lignende budgetter? Hvad er det værste der er sket ved lignende budgetforudsætninger? Hvad har haft effekt på lignende budgetter? Som hjælp til at spotte risikokilder foreslås brugen af nedenstående figur. Risikostyring i budgettet Side 5 af 10
Figurforklaring: Figuren skal forstås som en klassificering af budgetrisici i fire forhold. Eksterne budgetrisici er elementer som er eksternt givet og som man ikke har mulighed for at påvirke. Det kan for eksempel være politisk bevågenhed på området, markedsbevægelser som kan på virke budgettet negativt. Budgetrisici i modtagne leverancer kan for eksempel være forsinkelser, fejl eller fordyrelser i de modtagne leverancer som skal bruges til at fortage institutionens kerneydelser. Budgetrisici i interne forhold kan skyldes interne flaskehalse som sygdom eller intern politik, som kan slå negativ ud i forhold til budgettet. Budgetrisici ved egne leverancer kan være fejl, forsinkelser og lignende, som vælter budget grundet omkostninger til udbedring. Den videre risikoproces' succes er afhængig af, at alle kendte risicis "Worst Case"-scenarier er beskrevet, så man ved hvordan budgettet eventuelt kan blive påvirket. Hent nedenstående filer til arbejdet med risikoidentifikation. Risikoskabelonen bruges når der skal brainstormes. Risikokildetabellen giver inspiration til identificering af risikokilder. Risikostyringsværktøjet bruges til at nedskrive risici og få et overordnet overblik over dem. Se risikostyringseksemplet som inspiration til risikostyringen. Hent: Risikokilder (pdf) Risikostyringsværktøj (xls) Risikostyringseksempel (pdf) Risikostyring i budgettet Side 6 af 10
2. Risikovurdering Risikovurderingen er en proces hvor man rangerer risiciene i budgettet. Vurderingen skaber et overblik og hjælper med at prioritere de vigtigste risici. Processen er vigtig, for den angiver hvilke områder som er kritiske og angiver hvad budget og fag - medarbejderen skal prioritere og være særlig opmærksom på i forhold til mulige ændringer i budgettet. Det anbefales, at risiciene vurderes ud fra skøn på parametre som sårbarhed og væsentlighed. Andre parametre som fx sandsynlighed, konsekvenser kan også bruges. Det essentielle er, at der tages stilling til, hvor stor en påvirkning risikoen kan have på budgettet. Nedenstående figur er et eksempel på hvordan man får overblik over risici, hvis de bliver plottet inde i figuren. Risiciene i det røde felt skal selvfølgelig prioriteres højest. Figurforklaring: Overbliksbillede af risici. Sårbarheds- og væsentligheds- tal bruges som koordinater i XY- diagrammet, som efterfølgende kan bruges til risikostyring. Brug Risikostyringsværktøjets funktioner til at vurdere og klassificere alle risici. Se risikostyringseksemplet som inspiration til risikostyringen. Hent: Risikostyringsværktøj (xls) Risikostyringseksempel (pdf) Risikostyring i budgettet Side 7 af 10
3. Risikostyring Ved risikostyring tages der stilling til, hvordan håndteringen af budgetrisiciene skal foregå. En fyldestgørende plan for "Worst Case"-scenariet skal planlægges. I nedenstående figur angives, hvilken risikostyring der kan anvendes ved de forskellige klasser af risici. Figurforklaring: Risikostyringen af risiciene afhænger af deres væsentlighed og budgettets sårbarhed i forhold til dem. Der er fire måder at håndtere risici afhængigt af hvordan de er prioriteret: Reducerer risiciene: Fortag en analyse(fx Root-cause, hent eksempel nederst på siden) og tag fat på minimering af risiciene hurtigst muligt. Fastlæg hvad der skal ske, hvis hændelsen sker. Overvåge og/eller sikre beredskab: Analyser, tænk videre og find løsninger på hændelsen før den sker. Overvåge og/eller forebygge: Analyser og minimere at hændelsen sker. Gør intet: Hændelserne er ikke tilpas vigtige til at foretage noget. I stedet bør fokus lægges på hændelser med højere risici. I forlængelse af de fire risikohåndteringsmetoder, kan videre risikostrategier overvejes. For uddybning af disse se vedlagte filer. Brug Risikostyringsværktøjet til at angive risikostyringen af alle risici. Se risikostyringseksemplet som inspiration til risikostyringen. Hent: Root-cause analyse (pdf) Risikostrategier (pdf) Risikostyringsværktøj (xls) Risikostyringseksempel (pdf) Risikostyring i budgettet Side 8 af 10
4. Eksekvering I denne delproces udøves risikostyringen. I dette punkt fastlægges hvad der skal gøres, hvem der skal gøre det og hvornår. Overvågning af risici er koordineret og arbejdes ind i de ansvarliges arbejdskalendere. Derudover udpeges en risikokoordinator, som har det samlede overblik over risici, risikoansvarlige, risikostyring og kontrolfrekvenser. Risikokoordinatorens ansvar er at sikre eksekveringen af risikostyring, hvilket gennemgås i de næste faser af risikoprocessen (overvågning og opfølgning). Nedenstående figur er et eksempel på overvågningsperioder ved udvalgte risici. Afhængigt af risikoen kan overvågningsperioden op- eller nedjusteres. Figurforklaring: Overbliksbillede af opfølgningsperioder. Læs mere om risikokoordinatorrollen i Økonomistyrelsens Vejledning "Risikostyring i staten (pdf)" Brug Risikostyringsværktøjet til at nedskrive hvem som har ansvaret for risikoen. Hent: Risikostyringsværktøj (xls) Risikostyringseksempel (pdf) Risikostyring i budgettet Side 9 af 10
5. Overvågning og 6. Opfølgning 5. Overvågning Risikokoordinatoren overvåger risiciene ved at kontakte de risikoansvarlige og følge op deres risikostyring. Hvor tit de risikoansvarlige skal kontaktes er en vurderingssag, som skal tilpasses organisationens behov. Det er i denne sammenhæng vigtigt at pointere at risikostyringsomkostningerne ikke bør overgå gevinsterne. 6. Opfølgning Risici moniteres løbende og efter en given periode med risikostyring må det vurderes om de risici der fokuseres på er fyldestgørende i forhold til nedbringelsen af risiko. Derudover kan perioden have givet indsigt i nye risici, som kan indgå i en ny risikobearbejdningsproces. Derudover bør selve risikostyringen evalueres og opdateres. Har der været for meget eller for lidt risikostyring? Hvor bør der sættes fokuseres mere/mindre på? Det anbefales at man som minimum, laver opfølgningsanalyser på risikobearbejdningen 2-3 gange om året. Ved opfølgningen kan man analysere hvorvidt sårbarheden og væsentligheden i risiciene er permanente eller midlertidige. Dette er afgørende for om risiciene forsat skal risikostyres. Derudover bør analysen være fremadrettet og fokus bør være på hvordan man kan forbedre implementeringen af risikorisikostyringen, så man bedre kan spotte fremtidige risici. Hvis det er nødvendigt, kan der ved opfølgning også udarbejdes en statusrapport til ledelsen, om status på risici og risikostyring. Det anbefales også at lave interne risici databaser/lister som kan hjælpe med at spotte fremtidige risici. Videreudvikl risikostyringsværktøjet og brug det som internt dokument til risikostyring af budgettet på tværs af virksomheden. Læs mere om risikokoordinatorrollen i Økonomistyrelsens Vejledning "Risikostyring i staten (pdf)" Se risikostyringseksemplet som inspiration til risikostyringen. Hent: Risikostyringsværktøj (xls) Risikostyringseksempel (pdf) Risikostyring i budgettet Side 10 af 10