MARSTRAND PLANNING INTELLIGENCE

Transkript

1 Visuel portefølje-, ressource- og projektstyring til vandselskaberne

2 Hvorfor er projekt, økonomi og ressourcestyring vigtigt? Tid Økonomi Kvalitet Fordi det handler om at blive bedre til at optimere planlægning, økonomi og kvalitet på samme tid

3 Formål Formål med anvendelse af et projekt, økonomi og ressourcestyringsværktøj kunne være at: Projektlederne får et værktøj, der giver dem bedre overblik over deres projekter, i forhold til både økonomi og tidsplanlægning. Ledelsen får et værktøj, der kan anvendes til et bedre overblik i forhold til økonomi og tidsoverholdelse så der kan reageres tidligere. Give mulighed for at vurdere udfordringer i forhold til belastning af organisationen på tværs af projekterne inden endelig beslutning træffes. Anvende mindre administrativ tid på opfølgning pga. alle informationer samles i et system Opnå bedre datagrundlag for budgettering af fremtidige projekter.

4 Samarbejde med Maconomy/Deltek Succesfuldt samarbejde ( ) med Maconomy. OEM aftale: People Planner Maconomy køber platform og udviklingstimer. Marstrand Innovation beholder de fulde IP rettigheder People Planner installationer WW

5 Udvalgte referencer

6 Vi kan i dag lave en væsentlig mere effektiv projektopfølgning, både i forhold til budget og i forhold til evaluering og læring. Bortset fra selve dokumenterne, der ligger i et andet system, kan vi samle alt, der vedrører de enkelte projekter i MPI, hvorved vi hurtigere får et bedre, samlet overblik Martin Staunsbjerg, Projektleder

7 Genkender du nogle af udfordringerne? Er vores projekter på budget? Har vi kontrol med projekterne i alle faserne? Hvor stor en andel af projektet er færdige? Har vi overblik over de afholdte omkostninger? Kan vi levere til tiden? Hvordan kan jeg se om vi følger tidsplanen? Opstår der forsinkelser pga. flaskehalse? Får vi leverancerne fra underleverandørerne til tiden? Har vi en plan B hvis leverandøren ikke kan levere? Har vi styr på data/informationer? Arbejder vi alle ud fra de samme og rigtige/opdaterede data? Har vi hurtig og let adgang til data og informationer? Kan vi let se afhængighederne mellem faserne i projektet og brug af ressourcer? Er vi på rette spor? Har vi konstant overblik over forbrug af timer og øvrige omkostninger? Har vi et realistisk billede af milepæle, økonomi og leveringstider? Er vores oprindelige årsplan i overensstemmelse med den aktuelle plan? Ser vi de røde lamper blinke i tide? Kan vi gøre det bedre? Har vi for lange projektforløb kan vi blive mere effektive? Bruger vi unødvendigt meget tid på administration? Har vi mange omplanlægninger og har vi for meget i gang på samme tid? Kan vi let se afhængighederne mellem faserne i projektet og konsekvenserne af omplanlægning?

8 Samtaler hørt i Vandselskaberne Det er et generelt problem, at vandselskabernes it-systemer arbejder på forskellige niveauer og ikke er i stand til at kommunikere tilstrækkeligt med hinanden. Derfor mangler overblikket simpelthen. Vi mangler ikke viden og information i vandselskaberne, men vi mangler metoder til at anvende den optimalt - både internt i vandselskaberne og mellem dem vi samarbejder med. Problemet er grundlæggende, at virksomhederne og medarbejderne i vandselskaberne ikke tager information alvorligt. Mange selskabers projektstyring består stadig af systemer, som de enkelte projektledere selv har udviklet. Ofte er det systemer, som der skal indrapporteres til af hensyn til ledelsen, men som ingen reelt bruger til at styre efter.

9 MPI og den skjulte ineffektivitet Målsætning er at motiverede medarbejdere udfører værdiskabende aktiviteter rettidigt og effektivt Lettere at identificerer flaskehalse Bedre prioritering Bedre estimater og budgetter Rettidig og bedre håndtering af ændringer Rettidig og bedre kommunikation En nemmere og mere effektiv hverdag Uanset hvilke punkter der passer på jeres organisation, er værdien meget høj, mens investeringen i MPI er relativ lav.

10 Hurtig og sikker implementering der når målene Konfigureret til forsyningsvirksomhed Trinvis implementering Tilpasses jeres projektmodel Best Practice

11 Succeskriterier og ROI Målsætning med anvendelse af MPI: Godt overblik over alle projekter i organisationen Understøtte virksomhedens projektmodeller Enkelt håndtering af de centrale processer Identificere flaskehalse (ressourcer og økonomiske) Konfigureret og brugervenligt MPI giver følgende ROI: Færre uforudset omkostninger Færre projekter fejler Kortere projektforløb Mindre administrativ tid og færre fejl Produktivitets forbedringer

12 Projektplanlægning 10 Årsplaner Projektplanlægning og eksekvering Evaluering

13 Projektplanlægning 10 Årsplaner Projektplanlægning og eksekvering Evaluering

14 Planlægningsprocesser Porteføljestyring / projektkoordinering Opret projekt Prioritering Justering 10 årsplan Budgettering Årsplan Opfølgning Revideret plan Evaluering Projektplanlægning / gennemførsel Projektgrundlag Detailprojektering Idriftsættelse Idé- og planlægningsfase Udførelse / implementering Evaluering Projektplan Projekt rapport Projekt rapport Projekt rapport Projekt rapport Evaluerings rapport

15 Alle tidshorisonter i samme system (MPI) Aggregering Operationel Taktisk Strategisk Igangværende opgaver Igangværende opgaver Igangværende opgaver Ikke igangsatte opgaver Detaljer Ikke igangsatte opgaver Ikke igangsatte opgaver Ikke Igangsatte opgaver Ikke Igangsatte opgaver Hvem har vi til rådighed (navne)? Hvem kan vi disponere over? Hvor mange har vi brug for (roller)? Hvilke kompetencer har vi brug for?

16 Driftsopgaver Import/oprettelse af opgaver Allokering Opfølgning Prioritering og delegering Udførelse Fælles ressourcer Projektplanlægning / gennemførsel Projektgrundlag Detailprojektering Idriftsættelse Idé- og planlægningsfase Udførelse / implementering Evaluering Projektplan Projekt rapport Projekt rapport Projekt rapport Projekt rapport Evaluerings rapport

17 Portefølje / projektkoordinering Opret projekt Prioritering Justering Budgettering Opfølgning Evaluering Planlægning Prioritering Evaluering Projekt Gantt Ressource Gantt Budgettering Skabeloner Kompetencer Porteføljeoverblik ABC analyser Kapacitet Økonomi Parametre Dashboards ABC analyser Tidsplan Økonomi Rapportering

18 Porteføljeplanlægning Ledelse niveau Projekt A Portefølje Projekt B Projektledere Projekt A Projekt B Afdelinger Udførende niveau Medarbejdere

19 Porteføljeplanlægning Ledelse niveau Projekt A Portefølje Projekt B Ny beslutning Projektledere Projekt A Projekt B Afdelinger?????? Udførende niveau Medarbejdere????? Projekter kan i sig selv være komplekse, men der opstår en anden form for kompleksitet når projekterne deler ressourcer på tværs af projekterne. Flaskehalse opstår og sænker organisationens effektivitet Visuel med portefølje- risiko for ressource- at hele projektet og projektstyring forsinkes

20 MPI: Alle projekter og ressourcer er samlet i et system Afd. chef PMO Koordinering, beslutningsgrundlag Ledelsen Projektleder Projekt 123 Afdeling 007 ERP Har ansvar for angivelse af forventet kapacitet Har ansvar samt for overholde angivelse aftalen forventet om Tids.reg kapacitet levering samt (belægning) overholde aftalen om levering (belægning) ESDH Ress. Manager XSL

21 Investeringer og gevinster på en tidslinje Projekt A Projekt A er i drift År 0 År 1 År 2 År 3 Planlægning Projekt A Gennem førelse Gevinst Gevinst Invest. Drift

22 Investeringer og ressourcer på en tidslinje FINANSIELLE ressourcer MENNESKELIGE ressourcer: Flaskehalse (planer ikke realistiske) Negativt Cashflow

23 Investeringer og ressourcer på en tidslinje IT Projekt flyttes FINANSIELLE ressourcer MENNESKELIGE ressourcer: Ingen Flaskehalse (planer er realistiske) Stort negativt Cashflow

24 Kapacitet og belægning hvad kan lade sig gøre? Belægning i timer Belægning af afdelingen Kapacitet Kapacitet bestemmes af: Ugeprofil Virksomheds kalender Afdelingskalender Personlig kalender Belægning af medarbejderen Flaskehals = Kræver ekstra kapacitet (omk.), flytning af opgaver eller forsinkelse af projektet Belægning og kapacitet Belægning Kapacitet Opgaver

25 Synkroniseret projekt og ressource Gantt-Kort Budgetteret projekt, men ikke igangsat. Belastning af ressourcer er vist med rød Kapacitet Kapacitetsgrænse Oversigt over hvilke projekter, der giver en overbelægning af Jan Samlet belægning af ressourcen i perioden

26 Porteføljeanalyse Fynsvej projektet er rykket over i den kvadrant, der viser at projektet har anvendt flere penge end budgetteret Projekter hvor der er anvendt flere penge end budgetteret Projekter hvor der er anvendt færre penge end budgetteret

27 Eksempel på Projektopfølgning

28 Opsummering MPI er et værktøj, der giver bedre overblik over projektlederens projekter, i forhold til både økonomi og tidsplanlægning. MPI giver ledelsen et værktøj, der kan anvendes i forholdt til overblik og træk på de enkelte ressourcer. MPI er et værktøj der giver mulighed for at vurdere potentiale for synergier eller udfordringer i forhold til belastning på organisationen på tværs af projekterne. MPI fører til mindre brug af administrativ tid på opfølgning. MPI sikre bedre datagrundlag for budgettering af fremtidige projekter.

29