GREVE KOMMUNE. Økonomiregulativ

GREVE KOMMUNE Økonomiregulativ Version 1.2 Godkendt af Økonomi- og Planudvalget d. 16.06.2014 Godkendt af Byrådet d. 24.06.2014

Indholdsfortegnelse Generelt... 4 Indledning... 4 Formål... 4 Lovgrundlag... 4 Gyldighedsområde... 5 Ajourføring... 6 Selve regelsættet... 6 Bilag til regelsættet... 6 Styringsprincipper... 7 Overordnet styringsramme... 7 Generelle styringsprincipper... 7 Økonomisk politik... 7 Økonomiske Styringsregler Én pose penge... 7 Indtægtsdækket virksomhed, IDV... 8 Budgetoverførsel... 8 Budgettildelingsmodeller... 8 Intern kontrol... 9 Generelle principper... 9 Institutioner og centre... 9 Budget... 10 Generelle principper... 10 Det enkelte års budgetprocedure... 10 Budgetstyring... 11 Generelle principper... 11 Budgetansvar og opfølgning... 11 Grundlag for budgetstyring... 12 Finansiel styring... 12 Regnskab... 13 Generelle principper... 13 Det enkelte års regnskabsprocedure... 13 Anlægsregnskaber... 13 Andre regnskaber... 13 Regnskabsføring for andre og opgaver for andre myndigheder... 13 Indkøb og Bogføring... 14 Indkøb og udbud... 14 Bogføring... 14 Ledelsestilsyn og bilagskontrol... 15 Afstemning af statuskonti... 15 Arkivering og genfinding... 15 Betalinger... 16 Generelle principper... 16 Anvendelse af bank... 16 Bankkonti, kontantkasser og betalingskort... 16 Aftaler om automatisk betaling... 17 Kassefunktion på rådhuset... 17 Nemkontoregistret... 17 Modtagelse af indbetalinger... 17 Debitorpleje... 18 Anvendelse af it-systemer... 19 Økonomistyringssystemet... 19 Opkrævnings- og udbetalingssystemer... 19 2

Aktiver... 20 Registrering af anlægsaktiver... 20 Værdifulde dokumenter... 20 It-aktiver... 20 Kommunens forsikringer... 20 Sikring af værdier tilhørende andre... 20 Øvrige områder... 21 Repræsentation og gaver... 21 3

Generelt Indledning Økonomiregulativet er Greve Kommunes overordnede regelsæt for økonomistyring. Regelsættet beskriver kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle mht. økonomistyring. Regelsættet suppleres af uddybende bilag, som i mere detaljeret grad beskriver, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. I praksis fungerer regelsættet også som indgang til diverse regler, vejledninger mv. Formål Formålet med regelsættet er at sikre: Tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi. Korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar. Et internt kontrolniveau, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem Væsentlighed og risiko. Lovgrundlag Regelsættet er den praktiske udmøntning af Styrelsesloven 42, stk 7 som siger, at: Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Regelsættet beskriver samtidig grundlaget for Økonomi- og Planudvalgets, fagudvalgenes og borgmesterens ansvar for kommunens økonomiske forhold jf. Styrelsesloven og Styrelsesvedtægten. Byrådet Bevillingsmyndigheden ligger hos Byrådet og kan ikke uddelegeres. Byrådet kan dog bemyndige Økonomi- og Planudvalget til at meddele tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra en driftseller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Økonomi- og Planudvalget Økonomi- og Planudvalget skal have indsigt i de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om sager, der vedrører disse forhold, før sagen forelægges Byrådet til beslutning. Økonomi- og Planudvalget varetager anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. 4

Udvalgene Udvalgene skal bestyre de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af årsbudgettet og i overensstemmelse med de regler mv., der er udstedt af Byrådet. Udvalgene påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne, indstiller udvalget gennem Økonomi- og Planudvalget til Byrådet om tillægsbevilling. Tillægsbevilling skal indhentes fra Byrådet før bevillingen overskrides. Borgmesteren Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration, se Styrelsesloven. Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for al økonomisk virksomhed i Greve Kommune. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse. I det omfang eksterne virksomheder varetager kasse- og regnskabsfunktioner for Greve Kommune, skal der aftales et konkret regelsæt for disse. 5

Ajourføring Selve regelsættet Regelsættet afspejler kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Direktionen, med kommunaldirektøren som ansvarlig, sikrer, at regelsættet vedligeholdes og ajourføres. Direktionen udarbejder Bilagsoversigt med ansvarsfordeling, som beskriver, hvem der er ansvarlig for henholdsvis udarbejdelse og godkendelse af de forskellige bilag. Redaktionelle ændringer af Økonomiregulativet kan uden videre foretages. Hvis der er tale om ændringer i Økonomiregulativet eller bilag, som ikke har grundlag i en politisk beslutning, er Direktionen ansvarlig for, at ændringerne forelægges Byrådet til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet og bilag, før disse træder i kraft. Bilag til regelsættet Økonomiregulativet er en samlet indgangsvinkel til Greve Kommunes regler på økonomiområdet. Regler og vejledninger som fastsættes administrativt, indgår derfor også som bilag. Bilag med regler som har væsentlig betydning for kommunens fællescentre/fagcentre, skal godkendes af Direktionen. Bilag med vejledninger, hjælpeskemaer mv, udarbejdes af Byråd & Økonomi og kræver ikke formel godkendelse. 6

Styringsprincipper Overordnet styringsramme Den overordnede ramme for Greve Kommunes virksomhed findes i Kommuneplanen og visionen. Kompetencefordelingen mellem Byråd, de stående udvalg og administrationen fastsættes af Byrådet i Delegationsplanen for Greve Kommune. Direktionen sikrer hvert år gennemførelsen af vedtagne strategier og mål som beskrevet i Koncept for strategisk styring. Udgangspunktet er Greve Kommunes Udviklingsstrategi. Fællescentre/fagcentre udarbejder centerstrategier med udgangspunkt i den overordnede udviklingsstrategi. Generelle styringsprincipper Et af de vigtigste elementer i kommunens økonomiske styring er koblingen mellem økonomi, ressourcer og mål. Det er vigtigt, at målene synliggøres. Greve Kommune arbejder med decentralisering af ansvar og kompetencer til fagcentre og institutioner under ansvar og støtte fra centralt hold. Direktionen fastsætter retningslinjer og spilleregler for decentraliseringen. I det følgende er kommunens vigtigste værktøjer til økonomisk styring beskrevet. Valget mellem disse eller andre værktøjer finder sted i dialog mellem kommunens politiske og administrative ledelse. Økonomisk politik Byrådets overordnede økonomiske styring og prioritering tager udgangspunkt i formuleringen af en Økonomisk politik. I den økonomiske politik fastsættes pejlemærker for den økonomiske udvikling, som der styres efter i budgetlægningen og den løbende økonomistyring. Det understøtter det flerårige sigte med budgetlægningen og konkretiserer de målsætninger, der indgår i arbejdet med Direktionens budgetoplæg. Den økonomiske politik behandles af Byrådet i forbindelse med budgetlægningen og omfatter alle 4 år i budgetperioden. Økonomiske Styringsregler Én pose penge Greve Kommune anvender rammestyring som styringsprincip for den økonomiske styring på det politiske niveau. Hvert udvalg har ansvar for at overholde den tildelte økonomiske ramme. Udvalgene kan delegere dispositionskompetence og -ansvar videre til den kommunale forvaltning, institutionsledere m.v. Den økonomiske dispositionskompetence, som er delegeret til de forskellige niveauer i den administrative organisation, er fastsat i bilaget Økonomiske Styringsregler. I den økonomiske styring anvendes styringsprincippet Én pose penge, som betyder, at løn og øvrige driftsudgifter udgør en samlet ramme. Der kan frit omfordeles midler indenfor rammen, såfremt kerneydelser, politiske beslutninger, overenskomster m.v. bliver overholdt. 7

For kommunens institutioner må det tildelte budget i hovedreglen styres efter principperne om Én pose penge. For centrene gælder det, at en række konti ikke ligger inden for rammerne af Én pose penge, de såkaldte formålsbestemte konti. Hvis flere formål er tæt beslægtede, kan de betragtes som en ramme, hvor de enkelte mindre- og merforbrug kan gå op mod hinanden. Hvis formålene ikke er beslægtede, skal eventuelle tillægsbevillinger/kompenserende tiltag søges ved budgetopfølgning. Hvert budgetområdes inddeling i rammer, som styres efter princippet om Én pose penge eller som formålsbestemt, godkendes af det enkelte fagudvalg. Indtægtsdækket virksomhed, IDV Centre og institutioner har mulighed for at drive indtægtsdækket virksomhed med det formål at skaffe indtægter ud over det budgetterede niveau og skabe mulighed for ekstraordinære eller forbedrede aktiviteter for borgerne eller udvikle kompetencer og arbejdsmetoder af hensyn til forbedrede opgaveløsninger. De nærmere regler er fastsat i bilaget 'Indtægtsdækket virksomhed. Administrationen skal hvert år udarbejde en opgørelse over den indtægtsdækkede virksomhed, som forelægges ØPU. Budgetoverførsel Muligheden for at kunne overføre uforbrugte budgetbeløb til næste år har til formål at reducere risikoen for kortsigtet kassetænkning. Reglerne for overførsel af budgetbeløb fastsættes af Byrådet og fremgår af bilagene Overførselsregler og Handleplan. Ved merforbrug ud over det tilladte niveau skal handleplanen til behandling i fagudvalg. Ansøgning om overførsel af budgetbeløb foretages i årets sidste budgetopfølgning og bevilges efter regnskabsårets afslutning. Budgettildelingsmodeller På områder, hvor det findes formålstjenstligt ud fra et styringsmæssigt perspektiv, kan der anvendes budgettildelingsmodeller i forhold til institutionerne, som er baseret på årets aktivitet. Budgettildelingsmodellerne har som grundlæggende princip, at der skal være en direkte sammenhæng mellem en aktivitet og det budget, der er til rådighed. Hvis der sker ændringer i aktivitetsniveauet reguleres budgettet i opadgående eller nedadgående retning. Med modellen sikres en så optimal ressourceudnyttelse som mulig. Dog er der i budgetmodellerne ofte også en række faste udgifter, som ikke påvirkes af udsving i aktivitetsniveauet, eksempelvis udgifter til ejendomsdrift. Aktivitetsbaserede budgettildelingsmodeller findes på en række områder af kommunens budget, f.eks. daginstitutionsområdet, ældreområdet mv. Principperne for den enkelte styringsmodel godkendes af Byrådet. 8

Intern kontrol Generelle principper Formålet med intern kontrol er at sikre et retvisende regnskab og at forebygge tilsigtede og utilsigtede hændelser. Det interne kontrolniveau skal tage udgangspunkt i en afvejning af væsentlighed og risiko. Institutioner og centre Den budgetansvarlige leder har ansvar for at tilrettelægge effektive økonomiske arbejdsprocesser og at overholde økonomiregulativet. For at hjælpe den enkelte institutionsleder er de væsentligste økonomiske ansvarsområder sammenfattet i Institutionslederens huskeliste for økonomiopgaver. 9

Budget Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budgetlægning findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Staten. Budgettet indeholder bevillinger, bemærkninger og målsætninger for Greve Kommune. Der er defineret et antal budgetområder under hvert udvalg. Greve Kommunes bevillingsniveau er budgetområdet. Udvalgene har dispositionsfrihed og kan således på Byrådets vegne foretage omplacering af budgetbeløb indenfor budgetområdet. Omplaceringer mellem budgetområder kræver Byrådets eller Økonomi- og Planudvalgets godkendelse. Byrådet kan i budgetbemærkningerne for de enkelte kontoområder fastsætte yderligere betingelser og forbehold for administrationens dispositionsfrihed. Nettobevillinger kan anvendes. Det skal af det enkelte års budget fremgå hvilke bevillinger, der er nettobevillinger. Det enkelte års budgetprocedure Senest i februar måned skal Økonomi- og Planudvalget og Byrådet behandle Direktionens oplæg til Budgettidsplanen for det kommende års budgetproces. Budgetmetoden skal understøtte Byrådets arbejde med at foretage de beslutninger og prioriteringer, som sikrer, at budgettet ligger inden for rammerne af den økonomiske politik. Derudover udarbejder Byråd & Økonomi en administrativ køreplan for budgetprocessen, som fastlægger tidsplanen for udarbejdelse af Direktionens budgetoplæg og indberetning af budgettet efter den politiske vedtagelse. 10

Budgetstyring Generelle principper Det budget, som er godkendt af Byrådet, definerer rammerne for årets anvendelse af kommunens penge, og budgettet er dermed det væsentligste element i kommunens samlede økonomistyring. Budgetstyringen skal styrke økonomistyringen i Greve Kommune, sikre kontrol med forbrugsudviklingen og forebygge budgetoverskridelser. Administrationen skal reagere hurtigt på merforbrug eller tegn på dette, samt tage initiativer til sikring af budgetoverholdelse. Målet for budgetstyringen er, at: overholde det samlede budget og servicerammen overholde målene i den økonomiske politik følge udviklingen i de vigtigste aktiviteter, som ligger til grund for budgettet følge op på kommunens udfordringer og indsatsområder Budgetstyringen tilrettelægges, så der er en klar sammenhæng mellem drift, anlæg og likviditet. Budgetstyringen består af følgende dele: Budgetopfølgning for driften Økonomi- og Aktivitetsrapportering Anlægsstyring Halvårsregnskab Likviditetsstyring Opfølgning på gældspleje og kapitalforvaltning I Byrådets delegationsplan er fastsat hvilket udvalg, som er beslutningstager for de enkelte dele i budgetstyringen. Byrådet godkender hvert år Koncept og tidsplan for budgetstyring, som beskriver indholdet i fagudvalgenes og Byrådets økonomiopfølgning. Budgetansvar og opfølgning Ansvarsfordelingen og beslutningskompetencen i forhold til bevillingers anvendelse skal være klar og entydig, hvilket gælder både for de forskellige niveauer i den politiske organisation og i den administrative organisation. Enhver bevilling skal entydigt henføres til en budgetansvarlig, der har ansvar for at udmønte den i praksis og føre tilsyn med den. Borgmesteren har bemyndiget Direktionen til at udpege de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. De budgetansvarlige skal sikre, at der indenfor de givne økonomiske rammer opnås helhed i servicen, og at ydelserne lever op til de politiske og lovbestemte mål på området. Direktionen har ansvaret for budgetstyringen og sikrer den overordnede sammenhæng i økonomien på tværs af organisationen. Centerchefer og institutionsledere skal som budgetansvarlige styre økonomien i egen enhed, foretage månedlig budgetopfølgning og handle på forventede afvigelser ved at inddrage centerchef/direktør og foreslå korrigerende handlinger. 11

En bevilling kan ikke overskrides uden forudgående godkendelse i Fagudvalg og eventuelt Økonomi- og Planudvalg og Byråd. Center for Byråd & Økonomi har en kontrollerende og koordinerende rolle på tværs af organisationen. Opgave og ansvarsfordeling ved anlægsprojekter er fastsat i Opgaver, roller og ansvar i forbindelse med anlægssager. Grundlag for budgetstyring Alle budgetansvarlige i organisationen skal sikre et relevant, gennemskueligt og opdateret grundlag at foretage budgetopfølgning ud fra. Direktionen og de budgetansvarlige ledere har ansvaret for, at der er etableret betryggende værktøjer og forretningsgange, og Byråd & Økonomi har ansvar for at yde rådgivning herom. Forretningsgang til sikring af et opdateret og retvisende budget fremgår af Vejledning i Bevillingsadministration. Forretningsgang til sikring af korrekt vedligehold af kontoplan fremgår af Retningslinjer for opbygning af kontoplan samt Kontoplanoprettelse. Finansiel styring Kommunens finansielle styring omfatter anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Greve Kommune anvender en løbende bankkonto til indbetalinger og udbetalinger. Derudover har ledere af institutioner mulighed for efter aftale med Byråd & Økonomi at råde over en bankkonto efter reglerne herom. Uanset det sidste betragtes kommunens bankkonti som et samlet hele, bl.a. med hensyn til forrentningen heraf. Kommunen kan derudover placere overskydende likviditet på særlige indlånskonti i banker, danske stats- eller realkreditobligationer eller investeringsforeningsbeviser, der investerer i samme. Derudover anvender kommunen kapitalforvaltning ved hjælp af en eller flere banker med henblik på at forbedre afkastet af sin overskydende likviditet. Byrådet har vedtaget Finansiel strategi for Greve Kommune, der beskriver rammerne for anbringelsen af midler. Byrådet godkender i henhold til Styrelsesloven optagelse af nye lån. Som led i kommunens finansielle styring arbejder kommunen løbende på at nedbringe sine låneomkostninger på både kort og længere sigt. Det sker gennem samarbejde med eksterne rådgivere. Økonomi- og Planudvalget modtager løbende rapportering om gældsplejen. Byrådets vedtagne Finansiel strategi for Greve Kommune fastlægger ud over rammerne for kapitalforvaltningen tillige rammerne for gældsplejen dvs. principperne for låneadministration med hensyn til rente, valuta, brug af finansielle instrumenter og kompetencefordelingen herfor. Greve Kommune anvender kun leasing af driftsmidler og af bygninger efter godkendelse i Økonomi- og Planudvalg. Kommuner kan i nogle tilfælde yde garanti for lån. Økonomi- og Planudvalget fastsætter betingelserne for dette i bilaget Regler for kommunal garantistillelse. Field Code Changed 12

Regnskab Generelle principper Staten fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Greve Kommune aflægger et årsregnskab, der består af et udgiftsregnskab, en række oversigter, specifikationer, bemærkninger og opfølgning på fokusområder for budgetområderne. Det enkelte års regnskabsprocedure Byråd & Økonomi er ansvarlig for, at der inden udgangen af november måned forelægges en Tidsplan for regnskabet for Direktionen. Supplementsperioden fastsættes af Direktionen i forbindelse med tidsplanen. Byrådet afgiver regnskabet til revisionen senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år og godkender regnskabet i juni efter revisionens behandling. Revisionens arbejde er beskrevet i kommunens Revisionsregulativ og i kontrakten med revisionsfirmaet. Desuden i Revisionsinstruks for revisorer ved selvejende daginstitutioner, der i henhold til driftsoverenskomst modtager tilskud fra Center for Dagtilbud i Greve Kommune. Anlægsregnskaber Der aflægges særskilte anlægsregnskaber til behandling i Byrådet, når anlægssummen overstiger Statens til enhver tid gældende bundgrænse. Anlægsregnskaber under denne beløbsgrænse aflægges som en integreret del af kommunens årsregnskab. Hvert år udarbejder Byråd & Økonomi en oversigt over afsluttede og igangværende anlægsarbejder, der indgår som obligatorisk oversigt til årsregnskabet, se Anlægsbevillinger og anlægsregnskab. Andre regnskaber Kommunen kan udarbejde andre former for regnskaber, enten på grund af lovkrav eller en konkret beslutning i Byrådet, eksempelvis udstykningsregnskaber, legatregnskaber, projekt- og tilskudsregnskaber, Personalepolitisk regnskab mv. Eventuelle krav om regnskabsaflæggelse vil fremgå af relevant lovgivning og eventuelle andre retningslinjer. Der er udarbejdet to interne retningslinjer: Regler og vejledning for tilskudsregnskaber og Økonomistyring af projekter. Regnskabsføring for andre og opgaver for andre myndigheder Hvis Greve Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder og institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og virksomheden/institutionen. Greve Kommune kan udføre opgaver for andre offentlige myndigheder efter bestemmelser fastsat af Staten. 13

Indkøb og Bogføring Indkøb og udbud Køb af varer og tjenesteydelser er en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Byrådet har ansvaret for kommunens konkurrenceudsættelse, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for: udbud, indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler og indgåelse af leje- og leasingaftaler. Ved indkøb skal Greve Kommunes Politik for konkurrenceudsættelse overholdes. Byråd & Økonomi gennemfører udbud af varegrupper og indgår indkøbsaftaler i samarbejde med øvrige centre. Fagcentre gennemfører udbud af tjenesteydelser og indgår indkøbsaftaler med assistance fra Byråd & Økonomi. Den nærmere ansvarsfordeling fastsættes af Byråd og Økonomi i dokumentet Procesbeskrivelse for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. Leasingaftaler skal godkendes af Økonomi- og Planudvalget inden der indgås kontrakt. Indkøb skal foregå via de etablerede indkøbsaftaler og efter e-faktura. Bilaget Regler for indkøb og habilitet for medarbejdere og byrådsmedlemmer er udarbejdet for at forebygge at medarbejdere eller byrådsmedlemmer bringes i en situation, hvor den pågældende er inhabil i forhold til bestemmelserne i forvaltningsloven og styrelsesloven. Bogføring Bogføringen skal give en oversigt over, hvordan kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er sket i overensstemmelse med årsbudgettet og Byrådets øvrige beslutninger. Bogføringsprocessen skal tilrettelægges effektivt og forsvarligt. Kommunen skal følge god bogføringsskik. Alle transaktioner (ind- og udbetalinger), som foretages mellem Greve Kommune og en ekstern part, skal registreres i økonomisystemet. Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag, som normalt fremsendes til kommunen i elektronisk form. For opkrævede indtægter som egenbetaling, brugerbetaling og deltagerbetaling skal det være registreret, hvem der har indbetalt hvilke beløb og for hvad. Bogføringen skal ske løbende og uden unødigt ophold og skal som hovedregel finde sted i den institution eller det center, som har truffet den disposition, der medfører transaktionen. Den budgetansvarlige leder godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. Disse personer skal have de fornødne kompetencer og skal forinden oprettelsen i systemerne kende økonomiregulativet og i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. Det er et gennemgående princip, at kun én medarbejder involveres i bogføringen af det enkelte regnskabsbilag. Ingen person må udbetale beløb til sig selv. Anvisning foregår som hovedregel som en integreret del af den budgetansvarlige leders budgetopfølgning. Den budgetansvarlige leder tager stilling til, om der er områder, som kræver individuel anvisning af hvert bilag. 14

Nærmere regler og vejledning fremgår af bilaget Bogføring og ledelsestilsyn. Ledelsestilsyn og bilagskontrol De budgetansvarlige har ansvaret for at lede og fordele arbejdet inden for eget område. Det gælder også for bogføringsopgaverne, hvor dette regelsæt og bilagene hertil afstikker rammerne for, hvordan bogføringen og de tilhørende interne kontroller skal tilrettelægges. De generelle principper for ledelsestilsynet er følgende: Kontroller med bogføringen varetages altovervejende som et led i den løbende budgetopfølgning eller det almindelige ledelsestilsyn. Udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Bilagskontroller og andre kontroller udføres i udgangspunktet som stikprøver. Kontroller må ikke udføres af de samme personer, som bogfører. Der skal være to personers øjne på driften. Byråd & Økonomi gennemfører hvert år anmeldt økonomisk tilsyn i et antal institutioner og centre, hvor der foretages en overordnet kontrol af ledelsestilsynet. Direktører og centerchefer har inden for eget område ansvar for, at der følges op på anvisninger og aftaler, det økonomiske tilsyn evt. måtte give anledning til. Centercheferne har ansvar for, at der i tilhørende institutioner gennemføres ledelsestilsyn og bilagskontrol. Økonomi- og Planudvalget har fastsat de mere detaljerede regler i bilaget Bogføring og ledelsestilsyn. Afstemning af statuskonti Direktionen er ansvarlig for, at samtlige statuskonti m.v. undergives regelmæssig afstemning, idet intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Selve afstemningsarbejdet og eventuelt nødvendige korrektioner foretages af den institution/ center, som har ansvaret for kontoen. De nærmere retningslinjer for afstemningsarbejdet fremgår af bilaget Regler og vejledning for afstemning. Arkivering og genfinding Hovedparten af kommunens regnskabsbilag findes kun i elektronisk form. Direktionen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til arkivbestemmelserne, så bilaget i hele opbevaringsperioden kan læses og udskrives, se bilaget Arkivering og genfinding. De budgetansvarlige har ansvaret for, at øvrige regnskabsbilag opbevares på en forsvarlig og systematisk måde i 3 år jævnfør kassationsreglerne, og at kassation sker i overensstemmelse med kommunens arkivbestemmelser. 15

Betalinger Generelle principper Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (såvel ind- som udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, og i videst muligt omfang ske ved elektroniske overførsler og ved overførsel mellem bankkonti. Indkøb skal foregå via de etablerede indkøbsaftaler og efter e-faktura. Småindkøb, hvor det ikke er muligt at handle efter e-faktura, eller hvor andre specifikke forhold gør det nødvendigt, kan foretages efter regler i dette kapitel. Anvendelse af bank Fuldmagt til bankkonti gives af to i forening. Borgmester og Kommunaldirektør er af Byrådet bemyndiget til at underskrive fuldmagter. Disse kan delegere tegningsret til Centerchef for Byråd & Økonomi, Økonomichef og Regnskabschef. Ingen person må have alenefuldmagt til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling, hvor der ikke samtidig sker registrering i it-systemet. Undtaget herfra er konti med begrænset indskud, dvs. primært institutioners bankkonti, hvor der til tjenstligt brug kan anskaffe betalingskort. Byråd & Økonomi varetager kontakten til banken og fører liste over fuldmagtshavere, samt sikrer dokumentation for godkendelse af tildeling af fuldmagter. Greve Kommunes udbetalinger genereres i fagsystemer, som er omgivet af passende kontroller, og hvor der findes dokumentation for udbetalingen. I helt særlige tilfælde, hvor det ikke er muligt at effektuere betalingen fra et system, foretages udbetalingen direkte fra hovedkontoen af Byråd & Økonomi, hvorefter posteringen bogføres i økonomisystemet. Byråd & Økonomi sikrer behørig dokumentation for udbetalingen. Bankkonti, kontantkasser og betalingskort Til bankkonti med begrænset indskud kan anskaffes betalingskort, hvilket i hvert enkelt tilfælde godkendes af centerchef (for institutioner) / direktør (for centre) og Regnskabschefen. Oprettelse af kontantkasser samt udbetaling af kasseforskud sker kun efter særskilt aftale med Byråd & Økonomi, idet kasseindehaveren samtidig skal tilrettelægge et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. De nærmere regler for bankkonti, kontantkasser og betalingskort er fastsat i bilaget Regler for anvendelse af bankkonti, kontantkasser og betalingskort. Byråd & Økonomi fører fortegnelse over kommunens konti i pengeinstitutter og fuldmagtshavere samt hvilke medarbejdere, som har fået udstedt betalingskort til de pågældende bankkonti. Endvidere fører Byråd & Økonomi tilsyn med beløb på institutioners og centres bankkonti, der løbende kontrolleres for overtræk. Se bilaget Tilsyn med beløb på bankkonti. Byråd & Økonomi fører tilsyn med institutioner og centres overholdelse af regelsættet og kan, hvis det vurderes nødvendigt, inddrage betalingskort eller lukke bankkonti og kontantkasser. Det er tilladt at bruge kommunens betalingskort til at handle på internettet, såfremt sikkerheden er i orden. 16

Det betyder, at internetbutikken skal have e-mærket, som viser, at en internetbutik bliver drevet efter principper, der bl.a. er etiske og juridisk korrekte. Aftaler om automatisk betaling Ved brug af BS Plus foretages automatisk betaling og kontering af betalinger til leverandører. Der foretages dermed ikke attestation af opkrævningen før den betales. Der kan indgås aftaler om automatisk betaling via BS Plus, hvis fordelene ved løsningen er større end risikoen, og der samtidig som alternativ til attestationen etableres andre kontroller, som sikrer et tilfredsstillende kontrolniveau. Centerchefen for Byråd & Økonomi fastsætter rammerne for at der etableres betryggende arbejdsgange og kontroller. Disse findes i dokumentet Regler for Betalingsservice. Grundlaget for alle aftaler skal være behørigt dokumenteret og alle oprettelser efterkontrolleres af en medarbejder uden indberetningsadgang. Budgetansvarlige, som ønsker at benytte aftaler om automatisk betaling, har ansvaret for at foretage risikovurdering og følge en lokal forretningsgang, som lever op til retningslinjerne. Center for Byråd & Økonomi kan opsige aftaler om automatisk betaling, hvis retningslinjerne ikke følges og der ikke er etableret et betryggende kontrolmiljø. Kassefunktion på rådhuset Til særlige tilfælde, hvor en betaling til eller fra en borger ikke kan foretages elektronisk, er etableret en kassefunktion på rådhuset, hvor der kan ske kontante betalinger. Direktionen har fastsat regler for Kontantkassen på Rådhuset, idet principperne er følgende: Der skal ske daglig afstemning af kassen Der skal ske en 100 % funktionsopdelt kontrol af, at der foreligger bilag for de enkelte ind- og udbetalinger Nemkontoregistret Som offentlig myndighed skal kommunen have adgang til Nemkontoregistret og foretage ændringer på foranledning af dem, som kommunen foretager udbetalinger til. Nemkontoregistret styrer udbetalingerne fra offentlige myndigheder, og det er væsentligt at ændringer i registret, som foretages af kommunens medarbejdere, er behørigt dokumenteret og alle efterkontrolleres af en medarbejder uden indberetningsadgang. Centerchefen for Byråd & Økonomi er ansvarlig for kommunens adgang til Nemkontoregistret, og fastsætter betryggende regler, arbejdsgange og kontroller. Reglerne findes i dokumentet Regler for Nemkontoregister. Modtagelse af indbetalinger Indbetalinger skal i videst muligt omfang foretages som en bankoverførsel til Greve Kommunes hovedkonto eller institutioners konti. For al post, der modtages på rådhuset, skal der føres checklister over værdiforsendelser. Checkliste og checks afleveres til Byråd & Økonomi, som sætter beløbet i banken og sikrer registrering i økonomisystemet. 17

Kontanter og checks, der modtages i decentrale institutioner, skal straks efter modtagelsen registreres i kasseapparat eller kasserapport og hurtigst muligt bogføres og sættes i banken. Se i øvrigt bilaget Regler for anvendelse af bankkonti, kontantkasser og betalingskort. Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk. Økonomi- og Planudvalget fastlægger generelle Retningslinjer for forrentning, gebyrer og morarenter samt retningslinjer Regler for tilgodehavender. Direktionen orienterer hvert år Økonomi- og Planudvalget om udviklingen i kommunens restancer. 18

Anvendelse af it-systemer Økonomistyringssystemet Bogføringssystemet og brugen af det skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post). Direktionen er ansvarlig for, at kommunens økonomistyringssystemer opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. Beskrivelse af økonomistyringssystemer findes som et link til dette regelsæt. Opkrævnings- og udbetalingssystemer Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger foregår via it-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. Kravene ved anvendelse af it-systemer er fastsat i Greve Kommunes It sikkerhedspolitik og uddybet i Vejledning i systemejerskab i Greve Kommune. For alle it-systemer udpeges en systemejer, som skal sikre en hensigtsmæssig og betryggende anvendelse af systemet. Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for fejl og svig. De væsentligste arbejdsprocesser skal være beskrevet og risikovurderet og dækket af passende interne kontroller, som også skal være beskrevet og dokumenteret. Kontrollerne skal funktionsmæssigt være adskilt fra indberetningen. Dvs. at den, der har foretaget en indberetning til it-systemet, ikke kan udføre kontrollen. Kravene er fastsat i bilaget Krav til kontroller ved anvendelse af udbetalings- og opkrævningssystemer og der er som supplement udarbejdet Vejledning i kontrol af betalinger vedrørende medarbejdere med indberetningsrettighed. For alle fagsystemer, som leverer data til økonomisystemet, skal ved årsafslutningen laves en systemafstemning, som sikrer at data er leveret korrekt til økonomisystemet. De nærmere retningslinjer fremgår af Systemafstemning ved årsafslutning. 19

Aktiver Registrering af anlægsaktiver De nærmere regler for registrering og regnskabsaflæggelse af kommunens aktiver er fastsat af Staten. Byrådet fastsætter Regler og regnskabsprincipper for registrering af finansielle aktiver, materielle aktiver mv. Registrering af anlægsaktiver skal ske, når et aktivs brugstid og værdi overstiger Statens til enhver tid gældende bundgrænser. Værdifulde dokumenter Direktionen er ansvarlig for, at der fastsættes Regler for registrering af værdifulde dokumenter som skøder, pantebreve, garantier mm., og for at disse dokumenter opbevares betryggende. It-aktiver Kommunaldirektøren er ansvarlig for, at der via Greve Kommunes It -sikkerhedspolit ik fastsættes regler for beskyttelse af kommunens it-aktiver, dvs. såvel hardware som software og data. Kommunens forsikringer Byrådet fastsætter Greve Kommunes Sikrings- og risikostyringspolitik i Greve Kommune. De enkelte afdelings- og institutionsledere er ansvarlige for at udmønte politikken i praksis. Sikring af værdier tilhørende andre Hvis kommunen opbevarer, håndterer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal det ske på en måde, som er betryggende for både borgeren og medarbejderen. Økonomi- og Planudvalget fastsætter regler i bilaget Regler for håndtering af andres midler. 20

Øvrige områder Personer, som kan være særligt udsatte for kritik For ind- og udbetalinger til personer, hvor en fejl kan medføre, at disse personer er særligt udsatte for kritik, skal tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Det gælder medlemmer af Byråd og direktion samt centercheferne. Direktionen afgør om andre personer skal omfattes af kontrol. Repræsentation og gaver Repræsentation er Greve kommunes mulighed for at vise erkendtlighed og for at markere en vigtig begivenhed. Det kan være et jubilæum, en indvielse eller vigtige samarbejdspartneres mærkedage. Byrådet fastsætter i bilaget Regler for repræsentation og gaver for byrådsmedlemmer inden for hvilke rammer Byrådets medlemmer kan give eller modtage gaver/ydelser. Byrådet fastsætter i bilaget Regler for at give og modtage gaver rammerne for den administrative organisations muligheder for at give og modtage gaver. 21

Regler og vejledning for afstemninger Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.09.2013 Greve Kommune, Byråd & Økonomi 1 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Baggrund og indhold I dette dokument findes regler og retningslinjer for afstemning af statuskonti, jævnfør Økonomiregulativets afsnit om Afstemning af statuskonti. Der er både fra Byrådets og revisionens side stor fokus på at sikre sig, at vores statuskonti altid er afstemte, og at der ikke forefindes poster, der ikke kan redegøres for. Afstemningen skal sikre, at alle beløb indgår i driftsregnskabet og at dette dermed viser det rigtige billede af kommunens økonomi. Afstemningen skal desuden sikre, at saldoen på statuskontiene i regnskabssystemet stemmer overens med beholdningen i banken / kontantkassen. Som bilag til dokumentet findes en praktisk vejledning i hvordan afstemningen foretages korrekt. Reglerne Statuskonti omfatter bl.a. kontantkasser, bankkonti, mellemregningskonti og restancekonti. Centerchefer og institutionsledere er ansvarlige for afstemning og kontrol af statuskonti indenfor deres ansvarsområde i henhold til Økonomiregulativet. Byråd & Økonomi har fastsat officielle afstemningsterminer, som udgør et minimum for afstemningshyppigheden, men i mange tilfælde anbefales det at afstemningen foretages oftere. Afstemning af statuskonti skal indeholde de informationer, som er fastsat af Byråd & Økonomi og dokumenteres på det skema, som er udarbejdet til formålet. Afstemningen ultimo året samles og kvalitetskontrolleres af Byråd & Økonomi og klargøres til revision. Byråd & Økonomi foretager løbende stikprøvekontrol af afstemningers udførelse og kvalitet, samt yder bistand til at få afstemningerne afsluttet korrekt, hvis der er problemer. Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.09.2013 Greve Kommune, Byråd & Økonomi 2 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Hvor ofte skal der afstemmes Alle statuskonti skal afstemmes på nedenstående tidspunkter: Afstemningsterminer Afstemningsterminer Afleveringsfrist Opbevaring Ultimo april Sidste frist 15. maj Vedhæftes på kontonr. i Prisme. Ultimo august Sidste frist 15. september Vedhæftes på kontonr. i Prisme. Ultimo oktober Sidste frist 15. november Vedhæftes på kontonr. i Prisme. Ultimo året Sidste frist 20. januar Vedhæftes på kontonr. i Prisme. Kasseeftersyn (revisionen) Ca. 14 dage Systemafstemninger 20. januar Ud over ovenstående tidspunkter for afstemning anbefaler vi at: Kasse- og bankkonti afstemmes minimum 1 gang om ugen Mellemregningskonti afstemmes oftere end 4 gange årligt Afstemningsskema og afstemningens indhold Afstemningerne skal indeholde følgende oplysninger: Dato og årstal for postering af de enkelte beløb Beløbets størrelse Specifikation af hvad de enkelte beløb vedrører - kan dokumenteres med underliggende materiale Hvornår beløbet forventes udlignet Eventuelle bemærkninger Navn på den person, der har foretaget afstemningen Afstemningsskemaet og denne manual til statusafstemninger ligger på: Mit Greve / Fælles viden / Økonomi / Regnskab Vedhæftning af dokumentation På hver konto, som afstemmes, skal vedhæftes både afstemningsskema og dokumentation i Prime. Længere fremme i dette dokument findes en vejledning i, hvordan man vedhæfter dokumenter til en konto. Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.09.2013 Greve Kommune, Byråd & Økonomi 3 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

I tilfælde, hvor dokumentationsmaterialet er meget omfangsrigt, kan det aftales med Byråd & Økonomi, at det afleveres i papirform. Denne dokumentation skal gemmes til næste års afstemning er godkendt i forbindelse med regnskabet. Bemærk at afstemningsskemaet under alle omstændigheder skal vedhæftes i Prisme. Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.09.2013 Greve Kommune, Byråd & Økonomi 4 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Bilag 1 Vejledning i at foretage afstemning Greve Kommune, Byråd & Økonomi 5 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Afstemning af bank Når banken skal afstemmes er det statuskontoen, som stemmes op imod kontoudtoget fra banken. Hvis der er en difference, skal dette forklares i afstemningsskemaet. Her skal det fremgå, hvad differencen skyldes, samt hvornår beløbet forventes udlignet. Udskrift fra statuskontoen, afstemningsskema og kontoudtog fra banken skannes ind på kontoen. Afstemning af kasse Når kassen skal afstemmes, er det statuskontoen, som stemmes op imod den faktiske optalte pengebeholdning. Ved de officielle afstemningsterminer skal kassebeholdningen optælles af to forskellige personer, som begge underskriver afstemningen. Den der afstemmer kassen, skal selvfølgelig have adgang til kassebeholdningen. Udskrift fra statuskontoen, afstemningsskema og kontoudtog fra banken skannes ind på kontoen. Vi anbefaler, at Kontantkassen afstemmes 1 gange om ugen. Hvis der er en difference, skal dette forklares i afstemningsskemaet. Her skal det fremgå, hvad differencen skyldes, samt hvornår beløbet forventes udlignet. Kontante beholdninger I henhold til Økonomiregulativet må der max. være 5.000 kr. i kassebeholdning, og denne skal opbevares i aflåst skab i et rum, der er tilkoblet tyverialarm. Beløb derover skal opbevares i et aflåst indbrudssikret pengeskab. Mellemregningskonti En mellemregningskonto bør som udgangspunkt altid gå i nul, det vil sige, at på en mellemregningskonto vil beløbet både være i debet- og kredit. Åbenstående poster skal udlignes hurtigst muligt og må aldrig udlignes senere end 3 måneder efter bogføring. Hvad betyder konto 8 og konto 9: Konto 8 = saldo er et udtryk for de posteringer, der er foretaget i indeværende år. Dvs. at saldoen ikke benyttes til at stemme af efter, men at posteringerne udsøges på denne konto. Konto 9 = saldo er et udtryk for de posteringer, der har været foretaget løbende igennem årene på konto 8. Det er ikke muligt at aflæse de enkelte posteringer på konto 9, kun såfremt der har været direkte bogføring på konto 9, hvilket er yders sjældent. Dvs. at saldoen skal benyttes i forbindelse med afstemning, men at det ikke her vil være muligt at se, hvordan saldoen er sammensat, da dette ses på konto 8. Greve Kommune, Byråd & Økonomi 6 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Vejledning i udsøgning af poster til brug for afstemningen 1 Finans (grv) 2 Forespørgsler 3 Finanssaldi Menu-pile 1 Vælg menupunktet Finans 2 Vælg Forespørgsler 3 Vælg Finanssaldi Hvis du ikke kan se menupunktet Finans, skal du klikke på de to menu-pile. Greve Kommune, Byråd & Økonomi 7 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

3- Skriv kt.nr. 1 - Periode 4- Tryk ok olokok 5 - Tryk periodesaldi periodeperiodesaldo perolokok 2 - Ctrl+k På Finanssaldi får du vist forbrug, som du skal bruge til statusafstemninger. Ønsker Du at se forbrug pr. måned, skal du stille dig på den ønskede konto og vælge Periodesaldi. Husk at rette datofeltet til ultimo året eller d.d., alt efter hvilken periode du ønsker. 1 Udfyld den periode, som du ønsker at se forbrug på 2 Tryk Ctrl+k 3 Skriv statuskonto eks. 905 006 6700 4 Tryk OK 5 Tryk periodesaldi Ctrl+k bruges hvis det er en bestemt konto, du ønsker. Greve Kommune, Byråd & Økonomi 8 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

1 - Dato Du ser nu, hvordan forbruget har været på de enkelte måneder Husk at ændre dato, da Prisme automatisk vælger dags dato 1 Rette dato 2 Tryk på printer eller Ctrl+p Tryk Esc, hvis du ønsker at komme tilbage til oversigten Greve Kommune, Byråd & Økonomi 9 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Periodens resultat Ultimo saldo saldosaldool OKOK Her får i saldo pr. måned på en bankkonto, og hvis det er ultimo skrives saldoen kr. 15.027,76 i afstemningsskemaet, som I finder på Mit Greve, og derefter skriver i saldoen for bankkontoudtoget i beløbsrubrikken nedenunder, herefter vil der i de fleste afstemninger fremkomme en saldo og denne skal i forklare i skemaet som i plejer. Saldo består af følgende beløb specificeres således: 1 Skriv bogføringsdato 2 Skriv tekst 3 Skriv hvornår beløbet udlignes vigtig af hensyn til kvalitetskontrol og revision 4 Skriv beløb Se nedennævnte eksempel på specifikation: Greve Kommune, Byråd & Økonomi 10 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Ultimo saldo Usaldosaldo Saldo udtog olokok saldosaldool OKOK Beløb ej udlignet Ovennævnte beskrivelse bruger I ligeledes til bankafstemning og mellemregningsafstemning. Greve Kommune, Byråd & Økonomi 11 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Vejledning i at vedhæfte afstemningen på kontoen i Prisme 1 Finans ((grv) 2 - Kontoplan Menu-pile Arbejdsgang til vedhæftelse af bilag på konto: 1 Vælg Finans 2 Vælg Kontoplan Hvis du ikke kan se menupunktet Finans, skal du klikke på de to menu-pile. Greve Kommune, Byråd & Økonomi 12 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

1 Ctrl+k CtrCtrl+k I finanskontoplan søger du efter det statuskonto nr. som du ønsker at vedhæfte en afstemning på: 1- Tryk Ctrl+k Greve Kommune, Byråd & Økonomi 13 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

1 - Skriv kt.nr 2 Tryk OK TrykTrykOO KCtrCtrl+k 1 Skriv statuskonto nr. eks. 905 002 0107 2 Tryk OK Greve Kommune, Byråd & Økonomi 14 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

1 Dokumenthåndtering Når du står på den ønskede linie er det muligt at knytte et dokument til kontoen 1 Vælg Dokumenthåndtering Greve Kommune, Byråd & Økonomi 15 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

1- Vælg nyt VVDokument håndtering 1- Vælg fil Dokumenthåndt ering Når du står på den øverste linier er det muligt at tilknytte et dokument, altså afstemningskemaet, eller et excel-ark, worddokument el. lign, men i dette tilfælde vælger vi en fil. 1- Vælg Nyt 2- Vælg Fil Når der er vedhæftet et dokument til en post, kommer der til at stå noget i feltet type, og der står fil i dette tilfælde. PÅ sigt kan vi så have ultimo gammelt år samt indeværende års statusafstemninger liggende som dokumenter på statuskonto 9. Så vil dokumentationen for afstemning altid være tilgængelig både for Økonomi & It og revisionen. God fornøjelse! Greve Kommune, Byråd & Økonomi 16 Sagsbehandler: Pia Rasmussen

Regler og vejledning for tilskudsregnskaber Baggrund I dette bilag beskrives reglerne for aflæggelse af et revisorpåtegnet regnskab og administration af tilskud som Greve Kommune modtager fra fonde, ministerielle puljer, eksterne virksomheder og offentlige myndigheder mv. (tilskudsgiver). Formålet med reglerne er at sikre, at: Greve Kommunes tilskudsforvaltning sker på en økonomisk forsvarlig og hensigtsmæssig måde tidsfrist for fremsendelse af et revisorpåtegnet regnskab til ministeriet/tilsagnsyder overholdes kravene til regnskabsmaterialet, som skal sendes til revisionen, er klare ansvarsfordelingen ved udarbejdelsen af tilskudsregnskabet er klar Formålet er desuden, at dokumentationen til regnskabet bliver planlagt rigtigt fra starten, da det kan være meget ressourcekrævende og i nogle tilfælde umuligt - at etablere korrekt dokumentation for hele projektperioden ved projektets afslutning. Ansvarsfordeling Det center, som har modtaget tilskuddet (tilskudsmodtager), skal til Byråd & Økonomi aflevere et regnskab, som lever op til kravene i tilsagnsskrivelsen senest 2 måneder før, det skal være indsendt til ministeriet /tilskudsgiver. Fristen på 2 måneder er af hensyn til, at regnskabet kan blive revisionspåtegnet. En mere konkret ansvarsfordeling mellem dem, der modtager/administrerer tilskuddet/projektet, Byråd & Økonomi samt Revisionen gennemgås i det følgende. Tilskudsmodtager: Skal sikre: At der er ansøgt om bevilling (evt. medfinansiering, samt evt. kommende driftsudgifter er vurderet) At Skema til oplysning om tilskudsprojekter, samt kopi af tilsagnsskrivelse, fremsendes til Byråd & Økonomi, så det er muligt at lave plan for, hvornår regnskabet senest skal være revideret af revisor, og efterfølgende fremsendt til revisionen At tilskudsgivers regler og krav efterleves At tilskuddet anvendes i overensstemmelse med tilsagnsskrivelsen (skrivelsen fra tilskudsgiver, som indeholder de formelle krav til partnerne, herunder krav/vilkår der stilles, samt regnskabsinstruks og revisorerklæring). At udgifter og indtægter til projektet løbende registreres og der foretages opfølgning At der udarbejdes et regnskab som overholder kravene og afleveres til Byråd & Økonomi senest 2 måneder før det skal være indsendt til ministreret/tilskudsgiver opfyldelse af særlige krav til dokumentation, kontoplan og bogføring (hvordan skal kontoplanen oprettes, så den understøtter eventuelle rapporteringskrav og den efterfølgende regnskabsaflæggelse) Godkendt af Direktionen 04.09.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 1

Regler om indtægtsdækket virksomhed Indledning Centre og institutioner i Greve Kommune anvender indtægtsdækket virksomhed (IDV). IDV har til formål at skabe mulighed for indtægter ud over det budgetterede niveau, således at der skabes ekstraordinære ressourcer til udvidede eller forbedrende aktiviteter for borgerne samt til at udvikle kompetencer og arbejdsmetoder i opgaveløsningen. Indtægten ved IDV tilfalder derfor den eller de centre/institutioner, der har anskaffet indtægten, som er omfattet af det nedenstående regelsæt. Forudsætning For at kunne benytte IDV er det en forudsætning, at følgende overholdes: IDV skal til enhver tid foregå inden for den generelle lovgivning for kommuner, herunder kommunalfuldmagten, reklamelovgivningen, markedsføringsloven - samt eventuel speciallovgivning for området. IDV skal foregå inden for de af Byrådet vedtagne politikker, bl.a. om udbud, indkøb, habilitetsregler m.v. IDV skal foregå ud fra etiske og moralske hensyn for at sikre, at kommunens integritet, omdømme og uafhængighed bevares. IDV må ikke være konkurrenceforvridende i forhold til private virksomheder. Centrets/institutionens kerneopgaver skal til stadighed løses. Hvad er indtægtsdækket virksomhed Indtægtsdækket virksomhed er lig med de indtægter et center eller en institution modtager, og som ikke er en del af et i forvejen budgetteret beløb. Indtægtsdækket virksomhed skal være et naturligt supplement til centrets/institutionens normale virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed kan omfatte følgende typer: Tildeling af legater, fonde og statslige/andre offentlige myndigheders puljer. Salg af ydelser og produkter inden for virksomheden Greve Kommune. Salg af ydelser og produkter til andre offentlige myndigheder. Indtægter ved sponsorater, reklamer m.v. fra virksomheder og private. Salg af nye former for ydelser og produkter ud over kerneydelserne til brugere af kommunens institutioner mv. efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom. Godkendt af ØPU 18.04.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 1

Retningslinjer for forrentning, gebyr og morarenter Indledning I dette bilag fastsættes de generelle retningslinjer for beregning af forrentning af udlæg, opkrævning af gebyr og morarenter. Renter af tilgodehavender Forrentning af tilgodehavender og udlæg, f.eks. mellemværende med Park & Vej, beregnes med en årlig rente svarende til markedsrenten. Markedsrenten fastsættes til den rente kommunen pr. 01.04. forud for regnskabsåret, skal betale for gæld i kommunens pengeinstitut, dog mindst diskontoen. Såfremt der over et år viser sig store udsving i rentesatsen, beregner Byråd & Økonomi i oktober måned forud for regnskabsåret en gennemsnitlig rentesats for perioden 1.10. til 30.09 forud for regnskabsåret, som benyttes i stedet for rentesatsen pr. 01.04. Rentesatsen anvendes både ved budgetlægningen og regnskabsafslutningen til det kommende år. Særlovgivning Ved særlovgivning følges de i lovgivningen anførte regler for forrentning. Morarenter Ved for sen indbetaling af privatretslige tilgodehavender beregnes morarenten med diskontoen + et tillæg på 5 % jfr. Bekendtgørelse nr. 896 af 21. december 1990 om ændring af morarentesatsen. Særlovgivning Ved særlovgivning følges de i lovgivningen anførte regler for forrentning. Gebyr Byrådet vedtager hvert år i forbindelse med budgettet takster og gebyrer, som skal opkræves i det enkelte år. Oversigt findes i det vedtagne budget. Godkendt af Økonomichef Maj Buch 12.10.2010 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 1

Ved salg af ydelser og produkter, skal prisfastsættelse til: Andre offentlige myndigheder foregå ud fra et princip om fuld omkostningsdækning, herunder fx husleje og overhead m.m. Andre dele af Greve Kommune foregå ud fra et princip om dækning af de direkte omkostninger herved. Brugere af kommunens institutioner foregå efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom og efter princippet om dækning af de direkte omkostninger. Hvad betragtes ikke som indtægtsdækket virksomhed Ofte vil det være et center, hvor nedenstående gør sig gældende: Indtægter, der er lovbestemte og/eller som er vedtaget/budgetlagt af Byrådet. Aktiviteter, omfattet af takstbetaling. Opgaver, der løses i et af Byråd/udvalg godkendt samarbejde med andre kommuner. Uddelinger fra statslige eller private pulje- og fondsmidler, hvor byråd/udvalg træffer beslutning om anvendelsen. Dokumentation Center for Byråd & Økonomi udarbejder en samlet opgørelse af omfanget af IDV i kommunen, der aflægges sammen med regnskabet, og som Byrådet herefter behandler. Al IDV bogføres i kommunens økonomisystem Prisme, og skal kunne identificeres. Al IDV registreres sideløbende i centret/institutionen på et særligt skema, der er udarbejdet til formålet. I skemaet skal stå: Hvilket center/institution IDV en gælder Dato for modtagelse af indtægten Hvem, der har givet tilskud, sponsorat, puljemidler, betalt for ydelse udover kerneydelsen. Formålet med indtægten. Hvad har centret/institutionen brugt den konkrete IDV til Beløb i 1.000 kr. Modtagelse af varer/ydelser som f.eks. slikposer (skal ikke prissættes) Godkendt af ØPU 18.04.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 2

Vejledning og inspiration til indtægtsdækket virksomhed Dette bilag uddyber retningslinjerne for indtægtsdækket virksomhed på 2 måder dels i form af vejledning og uddybning af de i reglerne skitserede rammer, og dels i form af eksempler til inspiration. Det henvender sig til ledere m.fl., der overvejer at anvende indtægtsdækket virksomhed. Indtægtsdækket virksomhed registrering og overblik Adgangen til at skabe indtægtsdækket virksomhed forstærker kravet om, at lederen til enhver tid har overblik over hele sit budget, og dermed de konsekvenser, der følger af at modtage indtægter udover budgettet. Indtægten vil ofte være af begrænset varighed, eller af engangskarakter, hvilket begrænser den mere langsigtede effekt af indtægten. Al indtægtsdækket virksomhed skal bogføres i kommunens økonomisystem, og skal adskilles fra posteringer under budgetrammen. For hvert regnskabsår skal indtægtsdækket virksomhed indberettes til Center for Byråd & Økonomi. Skemaet findes som bilag hertil. Indtægtsdækket virksomhed formål og hovedkrav Indtægtsdækket virksomhed har til formål at skabe aktiviteter uden for en enheds normale drift, der finansieres fuldt ud af ekstra indtægter. I det følgende er nogle særligt væsentlige forhold uddybet til brug for overvejelser forud for iværksættelsen af indtægtsdækket virksomhed. Det drejer sig om: Etiske overvejelser Reklame og sponsorering Kommunalfuldmagt og konkurrencelovgivning m.v. Prisfastsættelse ved salg af ydelser Etiske overvejelser Iværksættelse af alle former for indtægtsdækket virksomhed kræver ledelsesmæssig overvejelse af, om den aktivitet, der omfattes af indtægtsdækket virksomhed, er forenelig med kommunens interesser. Det betyder bl.a., at det er en god ide at stille sig selv spørgsmål som Er samarbejdspartners interesser forenelige med kommunens? Vil samarbejdspartners produkt, virksomhed og image kunne skade kommunens anseelse? Får samarbejdspartneren en ikke hensigtsmæssig indflydelse på kommunens evt. omtale af samarbejdet? Udelukker samarbejde med én partner evt. andre mulige samarbejdspartnere? 3

Det er således en konkret bedømmelse, der afgør, om indtægtsdækket virksomhed i den konkrete situation er etisk korrekt. Eksempel A - sammenfaldende interesser mellem sponsor og kommune En støtteforening til en daginstitution, bestående af forældrene til børnene, sponserer institutionens arrangementer som f.eks. årlig kolonitur, tur til Det Kgl. Teater, fisk i akvariet, o.l. Støtteforeningen tilvejebringer sine indtægter fra salg af kalendere, julekort m.v. Støtteforeningens sponsorer støtter foreningen med tilskud, får logo på kalendere og julekort, og bistår støtteforeningen med praktiske ting vedrørende indsatsen, f.eks. trykning af kort og kalendere. Støtteforeningens arbejde går ud på at forbedre og udvikle daginstitutionens tilbud og vilkår. Støtteforeningens interesser er klart forenelige med daginstitutionens. Reklame og sponsorering Reklame Ved reklamering forstås i denne forbindelse en privat virksomheds anvendelse af kommunale aktiver til fremme af pågældende virksomheds produkter. I dette tilfælde består kommunens fordel af at modtage en indtægt for fremmed anvendelse af kommunal ejendom. For en nærmere beskrivelse af regelsættet på området henvises til Greve Kommunes Reklame og sponsorpolitik. Sponsorering o.l. Sponsorering kan betragtes som en aftale mellem en privat, kommerciel virksomhed og kommunen med præcisering af ydelser og modydelser. Kommunen vil her levere modydelsen i forhold til, at en privat virksomhed o.l. leverer varer og/eller tjenesteydelser til kommunen. Hvad modydelsen består i, kan variere fra ingenting (gave) over præsentation på en eller anden måde (positiv omtale i tale eller på skrift) til, at kommunen selv skal yde lidt for at kunne modtage sponsorstøtten. Eksempel B En privat virksomhed betaler for et legestativ i en børnehave mod opsætning af et messingskilt med oplysning om, hvem der har sponsoreret legestativet. Det forudsætter, at messingskiltet ikke på nogen måde strider imod de etiske regler, jfr. ovenfor om etik. Eksempel C En kommunal institution anvender vederlagsfrit materiale, udarbejdet og sponsoreret af en arbejdsgiverorganisation og en arbejdstagerorganisation. Anvendelsen forudsætter, at det ikke strider imod de etiske regler, jfr. ovenfor om etik. 4

Uddelinger fra puljer, fonde o.l. Centre/institutioner kan ansøge private fonde/legater m.v. og offentlige myndigheders puljer o.l. om støtte til navngivne aktiviteter som indtægtsdækket virksomhed. Forudsætningen for at se dette som indtægtsdækket virksomhed er fortsat, at det ikke i forvejen er budgetteret af kommunen. Kommunalfuldmagt og konkurrencelovgivning m.v. Kommunalfuldmagten indebærer, at kommunen kan løse en række opgaver uden udtrykkelig lovhjemmel. Det gælder samtidig, at kommuner ikke må drive erhvervsvirksomhed uden lovhjemmel og heller ikke påføre andre unfair konkurrence. Det betyder, at kommunen kan løse opgaver med tilknytning til den kommunale virksomhed som f.eks. reklame, sælge sin overskudskapacitet o.l. forudsat der ikke er tale om konkurrenceforvridning. Konkurrenceloven Har en kommunal beslutning 1 hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne, er den ikke omfattet af konkurrencelovens forbudsbestemmelser, uanset om den måtte have en konkurrencebegrænsende virkning. Eksempel: Det, at en ungdomsskole, der stiller PCére til rådighed for de unge vederlagsfrit, kan føre til utilfredshed hos områdets internetcaféer, som kan opleve tiltaget som konkurrenceforvridende. Situationen vil imidlertid som udgangspunkt være omfattet af kommunalfuldmagtsreglerne, fordi der forfølges en lovlig kommunal interesse, og der vil derfor heller ikke være tale om en overtrædelse af konkurrenceloven. Konkurrencerådet kan i de situationer, hvor en beslutning har hjemmel i almindelige kommunalfuldmagtsregler, beslutte at sende en henvendelse til kommunen, hvori man påpeger den konkurrencebegrænsende virkning. Konkurrencemyndighederne er meget opmærksomme på evt. konkurrenceforvridende offentlig støtte. En evt. ulovlig støtte vil efter konkurrenceloven kunne kræves tilbagebetalt. Eksempel D - konkurrenceforvridende salg En offentlig udstillingsvirksomhed indeholder aktive værksteder, hvor besøgende kan iagttage, hvordan gammelt håndværk udføres. Fra værkstederne sælges blandt andet keramik. Hvis prisen på keramik ikke indeholder alle omkostninger ved fremstillingen, er der tale om konkurrenceforvridning. 1 Kilde: KL.dk 5

Speciallovgivning Centre/institutioner med overvejelser om indtægtsdækket virksomhed skal herudover vurdere, om den for området gældende lovgivning giver muligheder eller begrænsninger herfor. Eksempelvis kan nævnes, at loven om folkebiblioteker giver biblioteker udvidede muligheder for indtægtsdækket virksomhed, og at loven om sundhed omvendt udelukker indtægtsdækket virksomhed i tandplejen. Man bør derfor kende de evt. særlige lovgivningsmæssige rammer inden for eget område. Udlejning/udlån af lokaler Kommunens udnyttelse af egne lokaler vil ofte variere over tid. Derfor vil der inden for rammerne af indtægtsdækket virksomhed kunne være overvejelser om evt. udleje af lokaler. Der gælder de følgende regler for lokaleudleje: Et lokale på en institution kan lejes ud til en privat virksomhed. Dette vil normalt forudsætte: o o o at udlejningen strækker sig over en kortere periode at denne virksomhed ikke strider imod det kommunens etiske holdning - dvs. ingen uetisk skiltning, ikke opbevaring af ting, som har en negativ værdi for kommunens omdømme o.l. at kommunen fortsat har opsyn med lokalerne (forsikringsspørgsmål) Prisfastsættelse ved salg af ydelser Når centre/institutioner sælger ydelser til andre, skal der ske en korrekt prissætning af ydelserne. Omkostningsægte priser er nødvendige for at sikre lige vilkår mellem private og offentlige leverandører. Prissætningen i det enkelte tilfælde er imidlertid afhængig af, hvem man sælger til: Salg internt i kommunen Salg af ydelser til andre offentlige myndigheder Salg til andre (private m.v.) Prisfastsættelsen i de enkelte situationer foregår principielt således: Alle direkte omkostninger medregnes Overhead til dækning af indirekte omkostninger medregnes v/salg internt i kommunen Pris v/salg til andre offentlige myndigheder v/salg til andre (private m.v.) Ja Ja Ja Nej Ja Ja 6

Omkostningsberegninger skal tage udgangspunkt i Økonomi- og Indenrigsministeriets regler for omkostningskalkulationer. Vejledningen kan hentes på følgende webadresse: http://www.budregn.im.dk/imeverest/publications/brx2dkommuner/9%20vejledning%20om%20om kostningskalkulationer/afsnit/20061214162829/currentversion/kapitel%209.3.pdf Internt salg i kommunen Herved forstås, at en enhed sælger ydelser til andre enheder i kommunen. Prisen skal være udgiften til ydelsen uden overhead til dækning af indirekte omkostninger. Dvs. kun de udgifter, som den sælgende enhed har til ydelsen. Greve Kommune er én virksomhed, hvorfor der ikke skal beregnes tillæg til dækning af indirekte omkostninger. Salg af ydelser til andre offentlige myndigheder Kommunen kan udføre sådanne opgaver for andre offentlige myndigheder, som kommuner kan løse for sig selv. Kommunen kan således ikke levere helt nye ydelser til andre offentlige myndigheder. Derudover gælder, at centre/institutioner kun kan løse opgaver for ca. 1,5 mio. kr. i kontraktperioden for andre offentlige myndigheder, når opgaven er vundet efter udbud. Hertil kommer, at prisen for løsning under alle omstændigheder skal indeholde samtlige omkostninger ved at udføre opgaven. Uanset dette vil der være mulighed for at løse opgaver for andre offentlige myndigheder i mindre omfang. Salg til andre (private m.v.) Centre/institutioner har kun i begrænset omfang mulighed for at tilbyde brugerne af kommunens service salg af ydelser og produkter. De lovgivningsmæssige rammer er ikke ens på dette punkt: I visse tilfælde som f.eks. hjemmeplejen forbyder lovgivningen kommunen i at sælge såkaldte tillægsydelser (ydelser ud over det visiterede). I andre tilfælde er lovgivningen mindre restriktiv. Som eksempel kan nævnes, at biblioteksloven giver mulighed for at stille informationssøgningstjeneste til rådighed mod betaling. Centre/institutioner skal derfor kende den konkrete lovgivning på deres område. Som gode ledetråde for overvejelser gælder, At kommunalfuldmagten og bestemmelserne om at undgå konkurrenceforvridning kan indebære, at det ikke er muligt at sælge ydelser fra kommunens side. At kommunens centre og institutioner først og fremmest skal udføre sin såkaldte kerneopgave, og derfor ikke kan anvende ressourcer afsat til at udføre kerneopgaven til IDV.. At centre/institutioner ikke uden videre kan deltage i samarbejde med private virksomheder om løsning af private virksomheders opgaver for herved at opnå indtægtsdækket virksomhed. Dog kan et samarbejde tillades, hvis opgaverne indgår som en del af centrets/institutionens naturlige virksomhed, og samarbejdet er udgiftsneutralt eller indtægtsgivende for centret/institutionen/kommunen. 7

Salg af nye former for ydelser og produkter ud over kerneydelserne til brugere af kommunens institutioner mv. skal ske efter nærmere dialog med centerchef/direktion herom. Prisfastsættelse af ydelser og produkter til brugere af kommunens institutioner skal ligeledes foregå efter nærmere dialog med centerchef/direktion og efter princippet om dækning af de faktiske omkostninger ved ydelsen. Prisfastsættelsen vil under alle forhold skulle følge ovenstående model. Eksempel F - internt salg En daginstitution konstaterer, at det er vanskeligt at besætte stilling som økonoma o.l. Institutionen forespørger kantinen og plejecentre, om de(n) i en periode vil kunne forestå leverancer af mad inkl. udbringning. Kantinen prisfastsætter ydelsen ud fra en dækning af de direkte omkostninger dvs. løn, materialer, transport o.l. Ingen overhead. Eksempel G - salg til andre offentlige myndigheder Biblioteket har indgået kontrakt med det lokale gymnasium om biblioteksfaglige ydelser ved at stille bibliotekarbistand til rådighed. Biblioteket prissætter ydelsen ud fra en dækning af løn og andre udgifter med tillæg af et bidrag til dækning af de indirekte omkostninger, jfr. skemaer ovenfor. Altså med overhead. Eksempel H - internt salg og salg til andre offentlige myndigheder En institution skal ansætte en person med kvalifikationer i en særlig pædagogik. Stillingen er deltid på 20 timer ugentlig. Rekruttering vanskeliggøres, fordi aktuelle ansøgere til stillingen kun er interesseret i fuldtids ansættelse. Institutionen har en klar fornemmelse af, at overskydende timer kan sælges som kursus- og konsulentaktivitet for kommunens daginstitutioner, og formentlig også til nabokommunens institutioner. Institutionen prisfastsætter ydelsen til naboinstitutionen ud fra, at alle de direkte omkostninger dækkes (primært løn og evt. andre driftsudgifter). Institutionen prisfastsætter ydelsen til nabokommunen ud fra samme plus et bidrag til dækning af de indirekte omkostninger. Også med overhead. Fællesfunktioners indtægtsdækkede virksomhed Et fællescenter vil kunne udføre opgaver for andre centre og institutioner i kommunen i større omfang, end der er afsat ressourcer til. Det forudsætter dog, at centret i forvejen har løst sine kerneopgaver i forhold til centre og institutioner - og derved brugt sine personaleressourcer hertil. Et fællescenter kan derfor ikke tage sig betalt for leverancer af kerneopgaver til centre og institutioner. Centret vil i medfør af reglerne om indtægtsdækket virksomhed ikke kunne anvende denne fremgangsmåde, fordi det ikke sikrer ligelig adgang til udnyttelsen af centrets ressourcer. Prioriteringen af centrets opgaver skal løses på en anden måde end nævnt. Derimod vil et fællescenter kunne udføre andre opgaver for centre og institutioner forudsat dialog/aftale med direktionen herom. 8

Skema Indtægtsdækket virksomhed 2012 En gang årligt udarbejdes nedenstående skema og sendes til Center for Byråd & Økonomi i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. For 2012 skal skemaet sendes til lka@greve.dk Center/institution: Dato: Modtaget af: Formål med IDV: I 1.000 kr. xx.xx.xx I alt - Tips! Det er en fordel at have excelregnearket liggende på et drev og sideløbende opdatere arket, når I modtager IDV. For at åbne excelregnearket, stiller du dig i skemaet og dobbeltklikker med musen. Så er det aktiveret og du kan skrive. Skemaet udfylder du med: Hvilket center/institution IDV en gælder. Dato for modtagelse af indtægten. Hvem, der har givet tilskud, sponsorat, puljemidler, betalt for ydelse udover kerneydelsen. Formålet med indtægten. Hvad har centret/institutionen brugt den konkrete IDV til. Beløb i 1.000 kr. 9

Byråd & Økonomi: Har følgende ansvar: Rådgive og vejlede tilskudsmodtager om tilskudsmodtagers opgaver og ansvar Kvalitetssikre det afleverede regnskab inden det afsendes til revisor overholder det kravene i tilskudsskrivelsen, og er dokumentationen i orden Sikre påtegnet erklæring til regnskabet. Såfremt regnskabet kræver revisorpåtegnet erklæring af statsautoriseret revisor, afsendes regnskabet til revisor Sende regnskab med revisionserklæring til ministeriet/tilsagnsgiver og give kopi til tilskudsmodtager Sikre at der er oprettet en sag i e-doc, hvor materialet er journaliseret Krav til regnskabet Kravene til regnskabet varierer alt afhængig af, hvem der har givet tilskuddet. De specifikke krav vil fremgå af tilskudsskrivelsen, samt den tilhørende revisionsinstruks. For det meste henvises der i tilskudsskrivelsen til relevant revisionsinstruks, men i enkelte tilfælde skal man selv finde frem til den på ministeriets/styrelsens hjemmeside. I nogle tilfælde findes der bestemte regnskabsskabeloner, som skal anvendes til regnskabet. Af revisionsinstruksen fremgår det, hvem som skal påtegne regnskabet. Dokumentation til regnskabet fremgår af bevillingsskrivelsen, regnskabsinstruksen eller særlige indberetningsskemaer eller skabeloner. Hvis ikke andet er anført, gælder kravene i den vedlagte tjekliste. Centre/institutioner skal sikre sig, at disse krav er opfyldt, inden regnskab fremsendes til Byråd & Økonomi. Materialet skal have en form, så en revisor umiddelbart kan vurdere om regnskabet er korrekt i forhold til kravene i tilsagnsskrivelsen. Hvis der er sket noget, så afleveringsfristen ikke kan overholdes, må tilskudsmodtager søge at få udsættelse hos ministeriet/tilsagnsgiver, og der skal sikres skriftlig bekræftelse på dette, som medsendes til revisionen. Tilskudsregnskabet Der skelnes mellem direkte og indirekte omkostninger. Direkte omkostninger, dvs. omkostninger, der kan relateres direkte til aktiviteten, f.eks. lønomkostninger, tjenesterejser og befordring, anskaffelser, varekøb og tjenesteydelser. Indirekte omkostninger, dvs. omkostninger, der ikke direkte kan henføres til aktiviteten, f.eks. lokaleudgifter, kontorudgifter, ledelse og administration, forsikringer, afskrivning af anlægsaktiver. Tilskudsmodtager skal allerede inden afsendelse af ansøgningen være opmærksom på, hvilke omkostninger der kan/skal henføres til aktiviteten, herunder hvilke der kan dækkes af tilskuddet jf. tilskudsyders regler, så der evt. ansøges om tilskud til indirekte omkostninger. Tilskudsgiver kan også have fastsat særlige regler for omkostningerne, f.eks. laveste sats ved benyttelsen af eget befordringsmiddel, regler for aflønning (timenorm, offentlige overenskomst). Godkendt af Direktionen 04.09.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 2

Dokumentation af eksterne og interne omkostninger: Eksterne omkostninger følger sædvanligvis almindelig godkendelsesprocedure og skal dokumenteres med elektroniske fakturaer og kontrakter mv. Interne omkostninger beregnes typisk på baggrund af diverse opgørelser og fordelingsnøgler. Dokumentation af lønomkostninger: Når lønomkostninger skal opgøres, skal der skelnes mellem medarbejder som har fast tilknytning til projektet (fuld- og eller deltid) eller sporadisk tilknytning Der skal ske direkte kontering af lønomkostning fra lønsystemet på projektets konto. Som dokumentation for denne type omkostning kan ansættelsesbrev og/eller arbejdsbeskrivelse benyttes. Vær opmærksom på hvilket krav tilskudsgiver stiller. Det er ligeledes vigtigt at dokumentere de anvendte timer på projektet. Det kan ske som løbende tidsregistrering, som skal ledelsesgodkendes. Et alternativ er anden løbende registrering, f.eks. underskrevne mødereferater hvor deltagere og mødelængde fremgår. I forbindelse med større beregninger til projektets regnskab, kan der udfærdiges en note, hvor man dokumenterer, hvordan tal er fremkommet i regnskabet. For at dokumentere lønomkostninger skal der foretages udtræk fra lønsystemet, som udviser hvilket lønkonti der er bogført på, og hvilke personer som har fået udbetalt løn for de enkelte lønkonti. Indregning af skyldige omkostninger: Der kan være omkostninger som endnu ikke er blevet betalt, når regnskabet skal revisorpåtegnes. Her er det vigtigt at lave en note i regnskabet, som fortæller, at der er medtaget en faktura, som endnu ikke er betalt. Det kan evt. være til revisorhonorar. Her kan der vedlægges dokumentation f.eks. aftaler, kontakter, ekstern bekræftelse mv. Skabelon til regnskabsopstilling: Med mindre andet er krævet, anvendes denne skabelon: Godkendt af Direktionen 04.09.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 3

Greve Kommune Regnskab for (eks. året 20xx) for projektet (navn) Regnskab for xxxxxx Regnskab 20xx Budget 20xx Indtægter: xx xx Puljetilskud for 20xx xx xx Overførte puljemidler fra tidligere perioder xx xx Indtægtspost 1 xx xx Indtægtspost 2 xx xx Indtægter i alt xxx xxx Udgifter: Udgiftspost 1 xx xx Udgiftspost2 xx xx Udgiftspost 3 xx xx Udgifter i alt, ekskl. moms xxx xxx Over/-underskud xx xx Underskuddet for 20xx er finansieret af Greve Kommune. Overskuddet tilbagebetales til Puljekontoret/ søges overført til 20xx, jf. anmodning af (dato). Sted, dato, underskrift Ledelseserklæring Med mindre andet er påkrævet i tilsagnsskrivelsen, skal følgende ledelseserklæring benyttes: Ledelsespåtegning for projektregnskab xxxxxxxxxxx., journal nr. xxxxxxx Vi har dags dato aflagt ovennævnte projektregnskab for perioden xx.xx.20xx til xx.xx.20xx Regnskabet er aflagt i overensstemmelse med tilskudsskrivelse fra (indsæt navn på ministeriet) af (indsæt tilskudsskrivelses dato) Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig, således at regnskabet opfylder (indsæt navn på ministeriet) bevillingsforudsætninger. Husk dato, sted, samt navn og underskrift fra projekt og regnskabsansvarlig. Godkendt af Direktionen 04.09.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 4

Journalisering i e-doc Tilskudsmodtager har ansvar for, at der oprettes en sag for hvert tilskudsregnskab. Byråd & Økonomi har ansvaret for, at der er udarbejdet en liste over alle tilskudsprojekter, der er givet tilsagn til, og at kontrollere, at selve projektregnskabet er oprettet i e-doc. I sagen arkiveres Revisionserklæringen Underskrevet regnskab, evt. ledelseserklæring og andet materiale, som er fremsendt til ministeriet Kommunens ansøgning om puljemidler Bevillingsskrivelse og regnskabsinstruks Projektrapport (samme som ministeriet/tilsagnsgiver, udbeder sig) Tjekliste inden regnskabet fremsendes til Byråd & Økonomi og revisor: Ansøgningsskrivelse Projektbeskrivelse og budgetmateriale Tilskudsyders tilsagnsskrivelse og godkendte ændringer i projektet Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab Regnskabs- og revisionsinstruks Underskrevet og dateret regnskab (af den projektansvarlige og dennes chef). Husk at sikre at tidsfrist for aflevering af regnskab er overholdt. Udskrifter fra PRISME/lønsystem om projektets registrering (Posteringsliste) Samtlige bilag eller oplysning om, hvor bilagene opbevares (er der dokumentation for alle indtægter/udgifter) Årsberetning om projektet, hvis dette kræves i tilsagnet Underskrevet og dateret ledelseserklæring Godkendt af Direktionen 04.09.2012 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Maria Højerslev Møller 5

Retningslinjer for opbygning af kontoplan Indledning Kommunerne er underlagt Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler for opbygning af kontoplan og generelle regler for kontering. Reglerne findes i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner. Medarbejdere som anmoder om oprettelse af konti skal have kendskab til Indenrigs- og Sundhedsministeriets opbygning af den autoriserede kontoplanstruktur. Ansvar Centrene er ansvarlig for at meddele Byråd & Økonomi om oprettelse/ændringer/lukning af konti til kontoplanen, således at registrering altid sker efter regelsættet fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet, jfr. diverse orienteringsskrivelser fra ministeriet. Centrene har ansvar for at meddele Byråd & Økonomi hvilket politisk område kontoen skal tilknyttes hvilken administrativ kode kontoen skal tilknyttes om kontoen hører til indenfor eller udenfor servicerammen om kontoen tilhører driftsrammen eller er en formålsbestemt konto om der skal tilknyttes personnummer krav til kontoen om der skal tilknyttes pensionskode til kontoen om kontoen tilhører en momsregistreret virksomhed om der skal knyttes et omkostningssted til kontoen om kontoen vedrører tilskud fra fonde, private eller lignende tekst til ikke autoriserede grupperinger hvilket år kontoen skal tages i brug at der ikke i indeværende år og overslags årene er budgettal til en konto der skal lukkes Centrene har yderligere ansvaret for, at der oprettes de nødvendige autoriserede arter til området. Byråd & Økonomi yder rådgivning til centrene ved behov. Byråd & Økonomi har ansvar for at oprettelse og ændringer de fra centrene ønskede konti i kommunens økonomistyringssystem. Godkendt af Økonomichef Maj Buch 12.10.2010 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Lene Andersen 1

Revisionsregulativ Revisionen Revisionen i Greve Kommune foretages af et revisionsfirma, der er godkendt af Byrådet, og der med tilsynsrådets godkendelse er antaget som sagkyndig revision for kommunen. Dette regulativ er en præcisering af kontrakten, som er indgået med Revisionsfirmaet. Lovgivnings- og myndighedskrav Udgangspunktet for al revision er den kommunale styrelseslov, Greve Kommunes revisionsregulativ - og Greve Kommunes økonomiregulativ, Revisionsstandarder, samt øvrige love og bestemmelser. Revisionens omfang Generelt Revisionsopgaven omfatter lovpligtig revision ifølge styrelsesloven 42. Det vil sige finansiel revision og forvaltningsrevision, herunder ex. Revisionsberetning vedr. årsregnskabet, sagsrevision på det sociale område, revisionsberetning vedrørende udgifter der er omfattet af statsrefusion, redegørelser til ministerier, VIP revision, revision på lønområdet samt It-området. Hvor der ikke er aftalt andet, omfatter revisionen også anlægsregnskaber, regnskaber for private og selvejende institutioner, legater og fonde. Opgørelser og indberetninger, som i henhold til lov m.v. skal forsynes med særskilt revisionspåtegning, er også omfattet af revisionen, samt erklæringer, specialeregnskaber, projektregnskaber og regnskab af tildelte puljer. Revisionen forventes udført ved stikprøver eller øget revisionsintensitet på basis af revisors risikovurdering og god revisionsskik. Revisionsopgaven omfatter ikke selvejende, private institutioner, der ifølge overenskomst selv ansætter og honorerer revisor. Greve Kommunes revision har dog ansvaret for at vurdere, om institutionernes regnskaber er undergivet betryggende revision, samt at institutionernes regnskaber indgår korrekt i kommunens regnskab. Revision af ydelser bevilliget i andre kommuner indenfor handle- og betalingskommunereglerne. Tilkøbsydelser Tilkøbsydelser kan være særlige rådgivning, udredningsopgaver, opfølgning, konsulentopgaver, specialopgaver som for eksempel analyse af et opgaveområde, økonomisk rådgivning, implementering af processer, udarbejdelse eller justering af forretningsgange og arbejdsgangsbeskrivelser for eksempel i forbindelse med ændringer til principper for økonomistyring (Økonomiregulativet). Kommunen kan aftale supplerende revision med den revisor, der udfører den lovpligtige revision, men er ikke bundet til noget bestemt revisionsfirma eller konsulentvirksomhed i forbindelse med iværksættelse af udvidet forvaltningsrevision eller konsulentundersøgelser. Godkendt af Byrådet den 24.06.2014 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Kontaktperson: Maria Højerslev Møller 1

Sikrings- og risikostyringspolitik i Greve Kommune. Bilag 5 Formål Formålet med Greve Kommunes sikrings- og risikostyringspolitik er: at forebygge skader at passe på ansatte og brugere at passe på ejendomme, inventar, køretøjer m.v. at være forberedt og sikret - så godt som muligt - når en skade er sket. Det gøres ved at tage ansvar. Hver eneste leder og medarbejder i Greve Kommune er derfor forpligtiget til i sin adfærd at vise hensyn og passe på kommunens ejendom som var det ens egen. De 7 værdier danner det fælles grundlag for Greve Kommune. Sikrings- og risikostyringspolitikken tager derfor udgangspunkt i de 7 værdier. Metode I sikrings- og risikostyringspolitikken har det høj prioritet at skader forebygges. Ansvaret for forebyggelse har alle ledere og medarbejdere. Sikrings- og risikostyringspolitikken skal desuden passe på ansatte, brugere, ejendomme, inventar m.v. Derfor skal viden og erfaringer om risici, skader og uheld udbredes og deles. I sikrings- og risikostyringspolitikken er det vigtigt, at når en skade er sket, skal der hurtigt træffes modforholdsforanstaltninger, således at hverken ansatte, brugere eller andre værdier lider unødig skade. Greve Kommune tegner forsikringer på de områder hvor det vurderes at være økonomisk fordelagtigt. Forsikringer tegnes alene for at minimere de økonomiske konsekvenser når en skade er sket. I udmøntningen af sikrings- og risikostyringspolitikken udvises ressourcebevidsthed. Det betyder at sikring og risikostyring som formål skal minimere antallet af skader og incitamenterne til at forebygge skader skal være det bærende element. Greve Kommune organiserer sin Sikrings- og risikostyringsindsats omkring risikokoordinator. Risikokoordinator skal igangsætte initiativer som indsamler viden om skader, forebygger skader, informerer om skader og endelig koordinerer og styrer den samlede indsats for Sikrings- og Risikostyringspolitikken. Byrådet 24.09.02

Greve Kommune Kapitel VII Ændringer i vedtægten. 22. Denne vedtægt træder i kraft den 1. januar 2014 Stk. 2. Samtidig ophæves Styrelsesvedtægt for Greve Kommune af 01.01.2011. Således vedtaget af Byrådet den 26. november og den 17. december 2013. Greve Byråd den 19. december 2013. Hans Barlach Allan Vendelbo Borgmester Kommunaldirektør Styrelsesvedtægt for Byrådet Stk. 3. Forslag til ændringer i denne vedtægt skal behandles på to byrådsmøder med mindst 6 dages mellemrum. Vedtagne ændringer skal indsendes til Statsforvaltningen til underretning.

TIDSPLAN for aflæggelse af årsregnskab 2013 Aktivitet Direktionen behandler aflæggelse af årsregnskab 2013, incl. bilag: * Tidsplan til samlet årsregnskab 2013 * Dagsordenspunkt til ØPU og BY s behandling tidsplan Oplysningsskemaer til ajourføring af fysiske aktiver sendes til centre/institutioner, samt bekræftigelser på aktiver tidligere år Ansvarlig Sidste frist Bemærkning Status Direktionen 2013.10.29 Direktion Merete 2013.11.01 Centre Økonomi- & Planudvalgets behandling af tidsplan for årsregnskab 2013 Udvalgsmøde 2013.11.13 Direktion/Centre Byrådets behandling af tidsplan for årsregnskab 2013 Udvalgsmøde 2013.11.26 Direktion/Centre Returnering af oplysningsskemaer til ajourføring af fysiske aktiver retur fra centre/institutioner, samt udsendt bekræftigelser på aktiver tidligere år Centre 2013.12.03 Centre Direktionen behandler aflæggelse af årsregnskab 2013, incl. bilag: * Dagsordenspunkt skabelon til fagudvalgene, ØPU og BY af årsregnskab 2013 Direktionen 2013.12.10 Direktion Bogføring - afsendelse af interne fritekstfakturaer til centre/institutioner. Centre 2014.01.10 Centre Bogføring af interne fritekstfakturaer modtaget fra centre/institutioner. Centre 2014.01.15 Centre Bogføring til regnskabsår 2013 Centre 2014.01.15 Direktion/Centre Lukning af regnskabsår - undtagen Regnskabsteamet Support 2014.01.15 Direktion/Centre Send statusafstemninger til Center for Byråd & Økonomi Centre 2014.01.20 Direktion/Centre Rapportudtræk til afvigelsesbemærkninger til centrene Budget 2014.01.29 Centre Bogføring af selvejende institutioners regnskaber i kommunens regnskab Dagtilbud 2014.01.31 Centre Aflevering af afvigelsesbemærkninger budgetområder og udvalgsberetning samt opfølgning på Centre 2014.02.06 Direktion/Centre indsatsområder på sektorredegørelser fra centrene til budgetteamet Udarbejd garantiforpligtelser - enkeltpersoner ( fraflytning ) Centre 2014.02.10 Centre Udarbejd garantiforpligtelser - regarantier/boligselskaber /støttede almene boligbyggeri Byråd & Økonomi 2014.02.10 Centre Lukning af regnskab 2013 - Endelig lukning alle Support 2014.02.10 Direktion/Centre Budgetteamet drøfter afvigelsesbemærkninger til budgetområder og udvalgsberetning med Budget 2014.02.13 Direktion/Centre Direktøren Send systemafstemninger til Center for Byråd & Økonomi Centre 2014.02.20 Direktion/Centre Udarbejd omkostningskalkulation v/km.lev.virk. af pers./praktisk bistand Sundhed & Pleje 2014.02.21 Centre Udarbejd forslag til emner til annonce i Sydkysten til årsregnskabet Centre 2014.03.07 Centre Direktionens behandling af årsregnskab 2013 Direktionen 2014.03.11 Direktion/Centre Direktionen behandler annonce i Sydkysten af årsregnskabet - oplæg af emner Direktionen 2014.03.18 Direktion/Centre Udarbejd - Borgmesterens tale Maria 2014.04.01 Direktion Aflevering af beskrivelser af emner til annonce i Sydkysten til årsregnskabet Centre 2014.04.02 Centre Børne- og Ungeudvalget behandling egne områder Udvalgsmøde 2014.04.03 Direktion/Centre Social- og Sundhedsudvalget behandling egne områder Udvalgsmøde 2014.04.08 Direktion/Centre Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget behandling egne områder Udvalgsmøde 2014.04.08 Direktion/Centre Teknik- og Miljøudvalget behandling egne områder Udvalgsmøde 2014.04.09 Direktion/Centre Kultur- og Fritidsudvalget behandling egne områder Udvalgsmøde 2014.04.09 Direktion/Centre Revisionsberetning modtaget fra revisionen / udkast af revisionsberetning sendes til Centerchefer Maria/ Tine 2014.04.16 Direktion/Centre Økonomi- & Planudvalgets behandling af egne områder + samlet årsregnskab Udvalgsmøde 2014.04.23 Direktion/Centre Direktionen behandler annonce i Sydkysten til årsregnskabet Direktionen 2014.04.29 Direktion/Centre Side 1 af 2

Tilsyn med beløb på bankkonti Byråd & Økonomi fører tilsyn med beløb på institutioners og centres bankkonti. Der kontrolleres dagligt for overtræk. Der er defineret en vejledende grænse for indestående på de forskellige institutioners bankkonto. Grænsen er sat ud fra det erfaringsmæssige likviditetsbehov i hver type institution. Byråd & Økonomi foretager ugentligt kontrol af likviditeten og trækker beløb over grænsen tilbage til kommunens hovedkonto. Institution (-stype) Max. indestående Bemærkning Gadeteam Dagplejen 10.000 Daginstitutioner 0-6 år 10.000 SFO Klubber 10.000 Brogården 10.000 Biblioteket 30.000 Museet 10.000 Mosede Fort 10.000 Musikskolen 20.000 Greve Idrætscenter 50.000 Greve Ungdomsskole 50.000 Skoler 50.000 Kirkemosegård 50.000 Bugtskolen 50.000 PPR 20.000 Udviklingscenter Greve Greve Familiecenter 20.000 Tandplejen 25.000 Plejecentre 50.000 PPV 50.000 Greve Brandvæsen 50.000 Svømmehallen 50.000 Park & Vej 2.500.000 5.000 Styres af fagcentret 10.000 I ferieperioder 25.000 kr. 50.000 Der SKAL stå 50.000 på kontoen I forbindelse med rejser o.lign. hvor der er behov for et større indestående på kontoen kan dette aftales med Byråd & Økonomi. Henvendelse sker pr. mail til Regnskab CBØ. Byråd & Økonomi foretager stikprøvekontrol af betalinger på bankkontoen, og vejleder i hensigtsmæssig brug af kontoen. Godkendt af Økonomichef 12.10.2010 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: Louise Jørgensen 1

Udviklingsstrategi strategi 2014

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Vejledning i Bevillingsadministration Indledning Baggrunden for denne opdaterede (4. udgave) samlede vejledning i bevillingsadministration er bl.a., at der pr. 1.8.2013 indberettes frigivne anlægsbevillinger i økonomisystemet. Afgrænsning Denne vejledning vedrører den del af den administrative proces, som strækker sig fra, at det ansøgende center fremsender et bevillingsrelateret dagsordenpunkt til politisk behandling - til at selve bevillingen ligger på den korrekte placering i Centerets kontoplan/korrigerede budget i økonomisystemet. Bemærk at bevillinger som søges i forbindelse med budgetopfølgninger - ikke er underlagt den nye procedure. Hvad er nyt? Der er nu tre typer bevillingsskemaer til anlæg: 1. Omplaceringsskema til anlæg: Dette skema bruges, når der skal omplaceres mellem to anlægskonti. 2. Rådighedsbeløb - Anlæg: Dette skema bruges, når Byrådet bevilliger et rådighedsbeløb eller et tillæg til eksisterende rådighedsbeløb. 3. Frigivne bevillinger: Dette skema bruges, når Byrådet har frigivet anlægsbevilling, hvad enten det er frigivelse af eksisterende eller nyt anlæg. De nye skemaer ligger på Mit Greve under Fælles Viden/økonomi/budgetstyring. Brug din budgetkonsulent! Bevillingsproceduren lægger op til et tæt samarbejde mellem økonomimedarbejdere i de bevillingsansøgende centre og Center for Byråd & Økonomi. Brug din konsulent dels for at man bedre kan holde sig ajour med, hvad der rører sig på fagområdet dels for at få det par ekstra øjne på, som måske kan forhindre efterfølgende dobbeltarbejde eller fejl. Tidslinie i sager med bevillingsmæssige konsekvenser Hvad skal der laves, af hvem og hvornår 1. Centret udarbejder dagsordenstekst med ansøgning om bevilling til drift og/eller anlæg. Brug gerne din budgetkonsulent i processen, og følg vejledningen for udarbejdelse af indstillingsteksterne. 2. Hvis der skal oprettes nye kontonumre i forbindelse med bevillingen, retter centret henvendelse til regnskabsteamet i Center for Byråd & Økonomi på ØAkontoplan@greve.dk. Bemærk at næste trin i processen forudsætter kontonumre. Tag derfor højde for den ekstra arbejdsgang i planlægningen. Beregn normalt 3-4 arbejdsdage fra henvendelse til at kontonummeret ligger i Prisme. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 1 af 10

Kontrol af betalinger vedrørende medarbejdere med indberetningsrettighed Baggrund Medarbejdere, som har indberetningsrettighed til opkrævnings- og udbetalingssystemer, kan have mulighed for at foretage indberetning til eget cpr. Nummer, hvis dette er oprettet i systemet. Desværre oplever kommuner ind imellem svig foretaget af betroede medarbejdere. Der skal årligt foretages besvigelseskontrol for de medarbejdere, som har umiddelbar adgang til det. Systemejer er ansvarlig for kontrollen. En væsentlig del af kontrollen er, at der tales åbent om den og medarbejderne ved at den udføres. Omtalen giver en forebyggende effekt. Besvigelseskontrollen Systemejer udpeger den person, som udfører kontrollen. Kontrollanten må som udgangspunkt ikke selv have indberetningsadgang til systemerne. Hvis det ikke kan undgås, så skal systemejer sikre, at en uafhængig person foretager kontrol af kontrollanten. Der tages udgangspunkt i en liste over de medarbejdere, der har adgang til systemerne, og som kan indberette eller har adgang til at vedligeholde systemet eller tildele adgangsrettigheder. I mange systemer er der automatisk spærring for indberetning vedrørende eget cpr. Nummer, og i disse tilfælde omfatter kontrollen kun de medarbejdere, som har rettighed til at ændre i opsætningen af kontrollerne. For relevante medarbejdere: kontrolleres om de selv er oprettet i systemet, og i så fald foretages kvalitetskontrol af årets opkrævninger/udbetalinger Særlige opmærksomhedspunkter ved kontrollen: den skal omfatte alle personer, som har haft indberetningsrettighed i løbet af året det skal sikres at kontrolmaterialet er fuldstændigt, hvilket vil sige at alle med indberetningsmulighed fremgår og at alle posteringer/registreringer vedrørende disse medarbejdere er med i materialet det vurderes, om der er opkrævninger som burde have været foretaget, men som mangler i systemet Tidspunkt Kontrollen udføres så ofte, som leder finder det hensigtsmæssigt. Den skal som minimum udføres 1 gang årligt, og senest d. 20. januar året efter et regnskabsår. Greve Kommune, Vejledning, 01.07.13 Byråd & Økonomi, Tine Moesgaard 1

Økonomisk politik for Greve Kommune for 2014-2017

Økonomistyring af projekter Greve Kommune har i flere år arbejdet ud fra en fast projektmodel, hvor økonomistyringen af projekter har været en integreret del heri. Formålet med dette notat er at skabe klarhed for kommunens projektledere om retningslinjerne for økonomistyringen af kommunens projekter. Notatet redegør for retningslinjerne for økonomistyringen af projekter, beskriver den konkrete udmøntning af økonomistyring i projekterne og undervisningsindholdet på kommunens projektuddannelse. Afgrænsning Retningslinjerne i dette notat omhandler projekter med økonomi som indgår i: Direktionens strategiplan Centrenes centeraftaler Hvis et projekt er omfattet af reglerne for aflæggelse af anlægsregnskaber, gælder særlige regler. Eksterne projekter med selvstændig regnskabsaflæggelse er ligeledes undtaget for retningslinjerne. Finansiering Midlerne til projekter kan komme fra flere steder: Direktionens udviklingspulje It-puljen Centrenes egne midler Bevillinger besluttet af Byrådet Projektleder er budgetansvarlig overfor styregruppen og evt. Byråd Model for økonomistyring af projekter Økonomistyring af projekter kan inddeles i fire faser: 1. Udarbejdelse af budget 2. Indberetning af budget til økonomisystemet 3. Bogføring og budgetopfølgning 4. Aflæggelse af regnskab I forbindelse med fremlæggelse af projektbeskrivelsen for styregruppen, bør der altid indgå et budget for projektet. I projektbeskrivelsen skal det angives, hvorfra projektet finansieres. Som input til hvilke elementer budgettet kan bestå af, kan der tages udgangspunkt i en standardkontoplan (se nedenfor). Afhængig af projektets størrelse og tidsmæssige omfang kan det være hensigtsmæssigt at opdele projektets budget i forhold til de enkelte faser og milepæle. Det anbefales, at der udarbejdes dels et timebudget for projektdeltagernes forventede timeforbrug, og et udgiftsbudget for projektets forventede udgifter. Budgettet kan tage udgangspunkt i følgende standard kontoplan for projekter: Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.07.2011 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: 1

Udgiftsbudget Løn hvis der er tale om en projektansættelse Forplejning Konsulentydelser Kurser og konferencer Rejseudgifter Diverse materiale (tryk omkostninger, uddannelsesmateriale) Time budget Projektleder Projektdeltagere Interne medarbejderressourcer Disse indregnes normalt ikke som udgifter i forbindelse med projekter, men indgår i stedet i timebudgettet. Der kan undtagelsesvis være tale om ekstraordinær aflønning (denne hører så under konsulentydelser eller projektansættelse). 2. Indberetning af budget i økonomisystemet. Timebudgettet indgår ikke som standard i kommunens økonomisystem. Udgiftsbudgettet skal indberettes til kommunens økonomisystem efter nedenstående model for hvert projekt. Det betyder, at det er nemt at få overblik over det enkelte projekt, der får sin egen kontoplan med selvstændige konti. Kontoplan for f.eks. et center: Kontoplan for projekt 1 Forplejning Konsulentydelser Kontoplan for projekt 2 Forplejning Konsulentydelser.. Projekter finansieret af centrets Én pose penge økonomistyres efter principperne om Én pose penge. Projekter finansieret af formålsbestemte budgetter, udviklingspuljen og eksterne midler fra Byrådet styres efter reglerne for beslægtede formålsstyrede konti, dvs. i en ramme uden for Én pose penge. Det er hensigten, at når en ansøgning om midler fra fx udviklingspuljen er godkendt, sker der en budgetomplacering af det pågældende beløb til den enkelte enheds projektkontoplan, uden for centrets Én pose penge. Bevillinger afgivet særskilt af Byrådet til et projektformål, placeres ligeledes udenfor rammen. Projektledere, der ikke har kendskab/indsigt i kommunens økonomisystem, kan rette henvendelse til regnskabsmedarbejderne i Byråd & Økonomi via ØA-kontoplan@greve.dk, som vil sikre oprettelsen af kontoplan. 3. Bogføring og budgetopfølgning Evt. opfølgning på timeforbruget sker efter aftale med projektets styregruppe, hvor opfølgning kan ske på baggrund af skøn over timeforbruget eller konkrete registreringer. Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.07.2011 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: 2

I udgiftsbudgettet skal de konkrete regninger bogføres løbende i overensstemmelse med projektets kontoplan. For projektledere, der sjældent anvender kommunens økonomisystem, kan centret udpege en regnskabsfører, der sikrer, at regninger bogføres og konteres korrekt. Centrets budgetmedarbejder sikrer efter aftale med projektlederen, at der udarbejdes økonomirapporter, så budgetmedarbejder/projektleder kan følge op på økonomien. Budgetopfølgningen sker på flere niveauer: Projektlederens egen opfølgning. Projektlederen skal løbende følge op på projektets økonomi. Ved udsigt til budgetoverskridelser er projektlederen ansvarlig for at varsle dette og inddrage Projektgruppe og Styregruppe med henblik på at sikre, at projektets budget overholdes fx ved korrigerende adfærd eller yderligere finansiering. Styregruppen Det anbefales, at der med jævne mellemrum (evt. hvert styregruppemøde) afrapporteres til styregruppen. Antal opfølgninger i forhold til styregruppen aftales mellem projektlederen og styregruppen. Der skal som minimum være en opfølgning ved regnskabsårets afslutning med henblik på evt. overførsel af budgetmidler. Hvis der er tale om flerårige projekter bør der være en opfølgning minimum hvert ½ år. Samtidig kan det være hensigtsmæssigt at foretage opfølgning pr. milepæl i projektet afhængig af projektets størrelse og varighed. Sker der væsentlige ændringer i projektets økonomi, skal styregruppen og Direktionen underrettes. Desuden skal der udarbejdes et revideret budget for projektet og evt. søges yderligere finansiering. Det er derfor vigtigt at projektlederen har en styregruppe med beslutningskompetence fra projektstart, hvilket vil gøre beslutningsprocessen smidig. Direktionen Direktionen kan efter ønske få forelagt regnskaber og opfølgninger for de enkelte projekter. Byrådet for projekter Byrådet har givet bevilling til Der skal som minimum ske opfølgning ved regnskabsårets afslutning med henblik på evt. overførsel af budgetmidler. Afhængig af den politiske interesse for projektet og projektets varighed, kan afrapportering af projektets økonomi ske i forbindelse med årets budgetopfølgninger. Antallet af opfølgninger aftales ved projektets vedtagelse. Økonomiopfølgning skal omhandle både projektets udgifter og eventuelle indtægter. 4. Aflæggelse af regnskab Aflæggelse af projektregnskab sker som følger: a) Ved afslutning af et projekt skal regnskabet for det enkelte projekt fremlægges til godkendelse i projektets styregruppe b) For projekter besluttet af Direktionen og/eller finansieret af Direktionens udviklingspulje, skal projektet afrapporteres til Direktionen ved projektets afslutning c) For projekter som Byrådet har besluttet og/eller hvor Byrådet har givet en bevilling, skal regnskabet forelægges Byrådet til godkendelse Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.07.2011 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: 3

Regnskab skal indeholde oprindelig budget, korrigeret budget, regnskabstal og evt. bemærkninger til eventuelt over-/underskud. I forbindelse med kommunens årlige regnskabsaflæggelse udarbejder Byråd & Økonomi en samlet oversigt til Direktionen over anvendelsen af midlerne fra udviklingspuljen. Oversigten behandles ligeledes politisk i sammenhæng med Direktionens strategiplan. Overførselsadgang Overførselsadgangen for projekter følger de almindelige regler, dvs. projekter i centrets ramme (Én pose penge) har automatisk overførselsadgang op til 5 pct. af rammebevillingen. Der kan ansøges om formålsbestemte overførsler for projekter finansieret af Direktionens udviklingspulje, Byrådet og rammefinansierede projekter. Eventuelle overskridelser behandles som tidligere nævnt i notatet af styregruppen, samt af Direktionen. Overskud/underskud Der skal ske følgende behandling af eventuelle over-/underskud: Overskydende projektmidler finansieret af udviklingspuljen tilbageføres til udviklingspuljen Overskydende projektmidler bevilget af Byrådet tilføres kassen Overskydende projektmidler finansieret af centrets egne midler tilbageføres/indgår i centrets ramme Underskud finansieres som hovedregel af centrenes rammer, eller der kan søges om finansiering fra eks. Direktionens udviklingspulje. For projekter besluttet af Byrådet, kan der søges om tillægsbevilling eller afgives regnskabsforklaring Projektleder kan få hjælp til aflæggelse af projektregnskab fra centrets budgetmedarbejder. Godkendt af Vicedirektør Maj Buch 01.07.2011 Greve Kommune, Byråd & Økonomi Sagsbehandler: 4

Indb. Økonomisk politik for Greve Kommune for 2014-2017 Indledning Målet med den økonomiske politik er at formulere nogle pejlemærker for den økonomiske udvikling, der kan styres efter. Det kan understøtte det flerårige sigte med budgetlægningen samt konkretisere de målsætninger, der skal indgå i arbejdet med budgettet. Den økonomiske politik behandles hvert år af Byrådet i forbindelse med budgetlægningen og omfatter alle 4 år i budgetperioden. Greve Kommunes økonomi er under pres. Kommunen har en befolkningsmæssig tilbagegang ledsaget af markante befolkningsforskydninger med flere ældre og færre erhvervsaktive, jf. figuren herunder. 30.000 Udvikling i aldersgrupper Greve Kommune iflg. befolkningsprognose 2012 25.000 20.000 15.000 10.000 24-64 år 65 + år 5.000 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 Ændringerne i befolkningens sammensætning har konsekvenser for kommunens økonomi og kan aflæses direkte i kommunens budget. Det betyder på den ene side bl.a. større udgifter for kommunen på det sociale og det sundhedsmæssige område. På den anden side betyder det færre skatteindtægter, da der bliver færre borgere til at betale skat. Greve Kommunes økonomi befinder sig derfor i et krydspres mellem drifts- og anlægsudgifterne og de løbende indtægter fra skatter, tilskud m.v. Indtægtssiden kan på sigt ikke finansiere udgiftssiden. Finansieringsklemmen tager til i de kommende år. Som det fremgår af nedenstående oversigt, vedtog Byrådet et Budget 2013 med et overskud på den ordinære drift på ca. 79 mio. kr. Dette overskud reduceres til en lille kasseforøgelse på ca. 0,1 mio. kr. efter, at der er afsat midler til anlægsudgifter og afdrag på lån med mere. Vedtaget budget 2013 mio. kr. 2013 2014 2015 2016 Ordinær drift 46,7 51,6 58,7 50,6 Ændring i likvide aktiver Kassevirkning i alt 0,1 1,9 18,7 11,6 2 af 6

I Budget 2013-2016 er der driftsoverskud i alle årene. Likviditetsudviklingen er positiv i alle årene, med den største kasseforøgelse i 2015 på 18,7 mio. kr. Den økonomiske politik for Budget 2014-2017 indeholder følgende overordnede målepunkter: 1. Overskud på den ordinære drift. 2. Niveau for anlægsrammen. 3. Skatteudskrivning. 4. Økonomiaftalen mellem KL og regeringen. 5. Kassebeholdningen og den gennemsnitlige likviditet. 6. Gældens størrelse. For hvert af de 6 målepunkter er der formuleret et antal konkrete mål for, hvordan det overordnede mål udmøntes. Dette er uddybet i det følgende. 1. Overskud på den ordinære drift Greve Kommune skal sikre en sund økonomi til at finansiere den politisk prioriterede drift og udvikling af kommunens virksomhed. Greve Kommune er kendt for at være en ambitiøs kommune, som gerne vil være på forkant med udviklingen. Hvis Greve Kommune forsat skal være foregangskommune, så kræver det ikke blot, at der er skabt balance på budgettet, men at der bliver genereret et solidt budget med overskud til at finansiere investeringer i anlæg og i den fortsatte udvikling af kommunens opgaveløsning. Greve Kommunes økonomi befinder sig i et krydspres mellem de stigende drifts- og anlægsudgifter og de vigende løbende indtægter fra skatter, tilskud m.v. Det er endvidere vigtigt, at der anlægges et flerårsperspektiv, så der kan sikres stabilitet også ved kommende budgetlægninger. Målsætningen Greve Kommunes resultat af den ordinære drift skal vise et overskud, som kan finansiere det ordinære anlægsbudget og er robust overfor økonomiske konjunkturudsving. Der skal derfor være et overskud på mindst 50 mio. kr. i 2014 og i hvert af overslagsårene 2015-2017. Ved ordinært driftsresultat forstås de løbende indtægter (i form af skatter, tilskud og renter) minus de løbende nettodriftsudgifter. I det løbende budgetår (inkl. overslagsår) vedtages der ikke ufinansierede tillægsbevillinger vedrørende serviceudgifter indenfor de enkelte udvalgs budgetrammer. 3 af 6

2. Niveau for anlægsrammen Greve Kommune skal være et godt sted at leve. Et centralt element er, at Greve Kommune til stadighed skal have et stort og bredt udbud af kvalitetsboliger og ledige byggegrunde, og at både eksisterende og nye boligområder har en høj kvalitet. Det er desuden af stor betydning, at kommunen i øvrigt kan tilbyde ordentlige og trygge rammer for børnefamiliens hverdag, gode natur- og fritidsoplevelser, og inspirerende og oplevelsesrige bymiljøer. Der skal derfor sikres midler i budgettet til investeringer i anlæg, som kan udvikle kommunen. Størrelsen af anlægsinvesteringer skal fastsættes under hensyntagen til et realistisk ambitionsniveau og økonomi samt til overførsler af anlægsmidler mellem årene og kommunens anlægsstyring. I Budget 2013 er anlægsrammen på det skattefinansierede område (ekskl. byudvikling) ca. 77 mio. kr. i 2013. Samlet set over de 4 år er rammen ca. 185 mio. kr. Målsætningen Greve Kommunes skattefinansierede anlægsbudget udgør ca. 50 mio. kr. årligt, svarende til et anlægsbudget på 200 mio. kr. over 4 år. Hertil kommer byudviklingsprojekter. Byudviklingsprojekter budgetlægges således, at der skabes klarhed og overblik over de enkelte projekter. Det skal samtidig sikres, at der er budgetmæssig sammenhæng. I budgetperioden 2014-2017 budgetteres jordforsyning ud fra konkret viden om jordsalgsindtægter, herunder underskrevne kontrakter samt igangværende forhandlinger og udbud. 3. Skatteudskrivning Skatteprocenterne for Greve Kommune i 2013 er fastsat som følger: Den kommunale skatteprocent 23,90 % Grundskyldpromille 18,06 Dækningsafgift af forretningsejendomme 5,0 Den gennemsnitlige kommunale skatteprocent på landsplan er 24,9 procent. Greve Kommune har landets 10. laveste kommunale skatteprocent. Den gennemsnitlige grundskyldspromille er på 26,3 promille. Greve Kommune har den 3. laveste grundskyldspromille. Det kommunale beskatningsniveau kan beregnes som det samlede provenu fra indkomstskat og grundskyld sat i forhold til kommunens beskatningsgrundlag. Greve Kommune har landets 3. laveste beskatningsniveau. Målsætningen Beskatningsniveauet i Greve Kommune fastholdes på det nuværende niveau. De skattefinansierede takster skal afspejle serviceniveauet. Takster skal, indenfor lovgivningens rammer, fremskrives med den samme pris- og lønfremskrivning, som anvendes på driftsudgifterne. 4 af 6

4. Økonomiaftalen mellem KL og regeringen Hvert år forhandles der mellem KL og regeringen en aftale om kommunernes økonomi. Heri indgår blandt andet aftaler om niveauet for serviceudgifterne, den kommunale skatteudskrivning og anlægsrammer mv. Disse aftaler indgås for kommunerne under ét. Den enkelte kommune kan afvige fra dele af aftalen på bestemte punkter, hvis lokale forhold taler herfor. Det skal dog understreges, at hvis kommunerne samlet ikke kan overholde Økonomiaftalen for så vidt angår serviceudgifterne eller skatteudskrivningen, så får det store økonomiske konsekvenser for kommunerne via det betingede bloktilskud eller skattesanktionen. Målsætningen Greve Kommune tager forhandlingsresultatet mellem KL og regeringen til efterretning og har som forudsætning i forbindelse med budgetvedtagelsen, at den årlige aftale om kommunernes økonomi overholdes. Greve Kommune vil dermed bidrage til, at aftalen mellem KL og regeringen om kommunernes økonomi overholdes for kommunerne under ét. 5. Kassebeholdningen og den gennemsnitlige likviditet Ændringen af likvide aktiver er det samlede resultat af alle kommunens indtægter minus kommunens udgifter inklusiv optagne lån, afdrag og øvrige finansforskydninger. Greve Kommunes kassebeholdning skal som minimum have den nødvendige likviditet til at dække de løbende betalinger. Der bør også i kassebeholdningen være kapacitet til at fungere som stødpude overfor statslige indgreb og uforudsigelige begivenheder. Økonomi- og Indenrigsministeriet arbejder ud fra en antagelse om en ultimo likviditet på 3 procent af bruttodrifts- og anlægsudgifter ved vurderinger af låneansøgninger fra kommunerne og ved tidligere påbud om binding af likviditet. Dette vil for Greve Kommune svare til en ultimo likviditet på ca. 98 mio. kr. Greve Kommunes likviditet ved udgangen af 2012 forventes at være ca. 100 mio. kr. (beregnet ved seneste likviditetsopgørelse ultimo oktober 2012). Ifølge kassekreditreglen må den gennemsnitlige likviditet (årsgennemsnit) ikke være negativ. Den gennemsnitlige likviditet i Greve Kommune lå i oktober 2012 på ca. 319 mio. kr. Dette er udtryk for en stigning i forhold til perioden fra 2010 til anden halvdel af 2011, hvor den gennemsnitlige likviditet var faldende. Stigningen skyldes bl.a. det betydelige mindreforbrug i 2011. Fremadrettet forventes en let faldende tendens i den gennemsnitlige kassebeholdning bl.a. som følge af etableringen af Udbetaling Danmark. Målsætningen Den årlige ændring af de likvide aktiver i alt (kassevirkningen) må samlet set ikke være negativ over den 4 årige budgetperiode. Ultimo likviditeten skal hvert år være på 3 procent af kommunens samlede bruttodrifts- og anlægsudgifter. Det svarer til ca. 98 mio. kr. Den gennemsnitlige likviditet (årsgennemsnit) skal være på minimum 150 mio. kr. I tilfælde af ekstraordinær likviditet prioriteres en reduktion af gældsbyrden. 6. Gældens størrelse Greve Kommune havde i henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets nøgletal primo 2012 en gæld pr. indbygger på ca. 14.400 kr. pr. indbygger. Landsgennemsnittet var på 14.800 kr., og for kommunerne i hovedstadsområdet var den gennemsnitlige gæld 14.600 kr. pr. indbygger. 5 af 6

I det krydspres mellem de løbende indtægter og udgifter, som kommunens økonomi befinder sig i, er det vigtigt, at der kan skabes tilstrækkeligt overskud på driften til at kunne betale afviklingen af lånene over tid. Ud fra det senest vedtagne budget for 2013-2016 forventes der den følgende udvikling i kommunens gæld i kroner pr. indbygger. År 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Gæld pr. indbygger pr. 1/1 14.381 14.582 14.908 14.084 13.013 12.249 Målsætningen Greve Kommune kan lånefinansiere en del af anlægsinvesteringerne for at sprede belastningen over en årrække. Greve Kommune skal vurdere behovet for låneoptagelse i forbindelse med budgetlægningen af anlægsinvesteringerne. Kommunens lånoptagelse vurderes i forhold til det nødvendige behov, og kommunen skal ikke nødvendigvis anvende den fulde lånemulighed. Der lånes ikke til finansiering af den løbende drift. Greve Kommunes gæld pr. indbygger skal set over den samlede fireårige budgetperiode reduceres. 6 af 6

Dokumentation Dokumentation for de udførte kontroller skal opbevares betryggende, og det skal fremgå hvem der har udført kontrollen. Omfattede systemer Byråd & Økonomi Prisme (spærring for indberetning til eget cpr. nummer) Lønsystem (spærring for indberetning til eget cpr. nummer) Borgerservice & Fritid Debitorsystem (minus påligninger) Ejendomsskattesystem/Struktura Institutionssystem Pensionssystem Boligstøttesystem Begravelseshjælpssystem Job- og Socialservice KMD-aktiv (har ikke spærring for indberetning til eget cpr) Dagpengesystem (har ikke spærring for indberetning til eget cpr) Der skal rettes særlig opmærksomhed mod undersystemer, som leverer data til lønsystemet f.eks. vagtsystemer. Medarbejdere med indberetningsrettighed i vagtsystemer som styrer lønudbetalinger skal underlægges samme kontrol. Lønsystemet modtager fra følgende: PDC Vagtplan: PDC Vagtplan modtager indberetninger fra 4 plejecentre samt Område Ude og udveksler data med Rambøll Care omsorgssystem. PDC Vagtplan afleverer fravær, ferie, engangsydelser og andre tidsdata til lønsystemet, som igen omdanner disse til løndata. TRIO: TRIO modtager indberetninger fra 11 skoler. TRIO afleverer fravær, ferie, engangsydelser og andre tidsdata til lønsystemet, som igen omdanner disse til løndata. Buanco (kantinesystem): Buanco modtager indberetninger fra brugere af rådhusets kantine. Buanco afleverer madkøb til lønsystemet, som igen omdanner disse til nettoløntræk. Fujitsu Park & Vej taster timer direkte i delsystem som afleverer data, som igen omdanner til løndata. Hvert center skal selv undersøge om listen er udtømmende. Kontrollen skal foretages for alle systemer, som genererer udbetalinger eller opkrævninger. Opfølgning Byråd & Økonomi sikrer hvert år i forbindelse med regnskabsafslutningen, at kontrollen er foretaget for de relevante systemer. Greve Kommune, Vejledning, 01.07.13 Byråd & Økonomi, Tine Moesgaard 2

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi 3. Centret udarbejder et indberetningsskema til bevillingen. Indberetningsskemaerne ligger på MitGreve under Fælles Viden/økonomi/budgetstyring. 4. Centret opretter dagsordenspunktet i KMD Sag og lægger bevillingsskema(er) på samme sag. Skemaet skal ikke knyttes til dagsordenen som bilag, for politikerne skal ikke se skemaet. Skemaet skal bibeholde Excelformatet, således at Byråd & Økonomi har mulighed for at rette i det. Centret sender en meddelelse til ØA Budgetpostkasse. Skriv sagstitel og sagsnr. i KMD Sag, samt udvalgsnavn og behandlingsdato. Bemærk hvis bevillingsskema og eventuelle kontonumre ikke foreligger, kan det resultere i, at sagen ikke fremsættes. 5. Center for Byråd & Økonomi sikrer, at indstillingstekst og bevillingsskema stemmer overens. 6. Byrådet behandler indstillingen. 7. Center for Byråd & Økonomi sikrer, at Byrådets beslutning og bevillingsskema stemmer overens. I modsat fald retter Center for Byråd & Økonomi bevillingsskemaet til. 8. Herefter indberetter Center for Byråd & Økonomi bevillingen i økonomisystemet. Bevillinger indberettes i økonomisystemet senest 7 hverdage efter Byrådsmødet. Center for Byråd & Økonomi udsender en mail til økonomimedarbejderne i centrene, når bevillingerne er indberettet. Bevillingsansøgninger og anlægsregnskaber I forbindelse med bevillingsanøgninger skal skema 1 bruges i dagsordenteksten, hvis ikke hele rådighedesbeløbet søges frigivet. Skema 1. Anlægsbevillinger Bevillingsdato Projekt Anlægsbevillinger Rådighedsbeløb Handicapvenlig adgang til stranden U -700.000 kr. 28.05.2013 Tillæg til rådighedsbeløb U -300.000 kr. 28.05.2013 Tillæg til rådighedsbeløb I 300.000 Kr. 26.06.2012 Udbud og projektering U -80.120 kr. 28.05.2013 * Etablering af handicaprampe incl. U -919.880 kr. rådgivning 28.05.2013 * Tilskud fra Bevica Fonden og Friluftsrådet I 300.000 kr. -1.000.000 kr. 300.000 kr. Til rest Til rest U I 0 kr. 0 kr. *Under forbehold af Byrådets godkendelse Ved anlægsregnskaber skal skema 2 bruges i dagsordenteksten, hvis det indeholder både en udgifts- og indtægtsbevilling. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 2 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Skema 2. Anlægsregnskab Anlægsbevillinger -1.000.000,00 kr. 300.000,00 kr. Regnskabsresultat -1.000.000,00 kr. 300.000,00 kr. Mer-/mindreforbrug netto 0,00 kr. Ved anlægsregnskaber/slutregnskaber skal skema 3 bruges i dagsordenteksten, hvis det kun indeholder en udgiftsbevilling.. Skema 3. Anlægsregnskab Anlægsbevillinger -5.050.000,00 kr. Regnskabsresultat -5.317.990,17 kr. Merforbrug -267.990,17 kr. Merforbruget, der andrager 5,3 %, kan henføres til o.s.v. Indstillingsteksterne Den gode indstillingstekst er med til at sikre en korrekt og effektiv bevillingsadministration. Den skal være let forståelig, dækkende, præcis og utvetydig, så der ikke kan opstå tvivl om bevillingens indhold, hverken i den politiske beslutningsproces eller den efterfølgende administration. Eksempler på indstillingstekster som vedrører driftsbevillinger: Forslag 1 Nedenstående formuleringer anvendes, såfremt en aktivitetsændring medfører mer- og mindreudgifter, der reguleres over kassen. Konsekvenser Hvis aktivitetsændringen godkendes, indarbejdes det beregnede mer- og mindreforbrug i budget 2013 samt budgetoverslagsårene 2014-2017. Administrationens indstilling Center for XX Indstiller, 1. at ovennævnte aktivitet godkendes igangsat 2. at der meddeles tillægsbevilling vedrørende det beregnede merforbrug svarende til X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, og 3. at der meddeles tillægsbevilling vedrørende det beregnede mindreforbrug svarende til X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, og 4. at der meddeles tillægsbevilling vedrørende de kompenserende tiltag svarende til X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, X,XXX mio. kr. i 20XX, og 5. at det godkendes, at samtlige mer- og mindreforbrug finansieres ved forbrug/tilgang til kassen. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 3 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Forslag 2 Nedenstående formuleringer anvendes, såfremt en aktivitetsændring medfører merudgifter, der ikke kan indeholdes indenfor eksisterende driftsbudget. Forslag Konsekvenser 1 Hvis aktivitetsændringen godkendes, indarbejdes det forventede merforbrug i budget 2013 samt budgetoverslagsårene 2014-17. Administrationens indstilling Center for XX indstiller, 1. at ovennævnte aktivitet godkendes igangsat 2. at der meddeles tillægsbevilling vedrørende det forventede merforbrug på X,XXX mio. kr. i 20XX X,XXX mio. kr. i 20XX X,XXX mio. kr. i 20XX X,XXX mio. kr. i 20XX X,XXX mio. kr. i 20XX 3. at det godkendes, at merforbruget finansieres ved forbrug af kassen Eksempler på indstillingstekster som vedrører anlægsbevillinger Forslag 1 Nedenstående formuleringer anvendes, når der søges anlægsbevilling til et budgetlagt anlægsprojekt. Økonomiske konsekvenser Der søges om anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio. kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb. Indstilling Center for XX indstiller, 1. at projektet godkendes 2. at der meddeles anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio. kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 4 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Forslag 2 Nedenstående formuleringer anvendes, når der søges om anlægsbevilling, der kun delvis kan afholdes indenfor det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb. Økonomiske konsekvenser Der søges om anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio. kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb på X,XXX mio.kr. og X,XXX mio.kr. finansieret ved udskydelse af projekt X (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet/kassen). Indstilling Center for XX indstiller, 1. at projektet godkendes 2. at der meddeles anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. 3. at X,XXXmio.kr. finansieres af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb og 4. at X,XXX mio.kr. finansieres ved udskydelse af projekt X (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet) at X,XXX mio.kr. finansieres ved kassen Forslag 3 Nedenstående formuleringer anvendes, når der søges om anlægsbevillinger til udgifter og indtægter, der kan afholdes indenfor det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb. Økonomiske konsekvenser Der ansøges om: anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb og anlægsbevilling til indtægter på X,XXX mio.kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb. Indstilling Center for XX indstiller, 1. at projektet godkendes 2. at der meddeles anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb og 3. at der meddeles anlægsbevilling til indtægter på X,XXX mio.kr. finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rådighedsbeløb. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 5 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Forslag 4 Nedenstående formuleringer anvendes, når der søges om anlægsbevillinger til udgifter og indtægter, hvortil der ikke er afsat rådighedsbeløb på investeringsoversigten. Økonomiske konsekvenser På investeringsoversigten er ikke afsat rådighedsbeløb til projektet. Der ansøges om rådighedsbeløb og anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. finansieret ved udskydelse af projekt X (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet/kassen). Indstilling Center for XX indstiller, 1. at projektet godkendes 2. at der meddeles rådighedsbeløb og anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. og 3. at rådighedsbeløbet finansieres ved udskydelse af projekt (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet) at rådighedsbeløbet finansieres ved kassen Forslag 5 Nedenstående formuleringer anvendes, når et anlægsprojekt bliver dyrere end oprindelig beregnet (uforudsete udgifter) Økonomiske konsekvenser Der ansøges om tillæg til rådighedsbeløb og anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. finansieret ved udskydelse af projekt X (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet/kassen). Indstilling Center for XX indstiller, 1. at projektet godkendes 2. at der meddeles tillæg til rådighedsbeløb og anlægsbevilling til udgifter på X,XXX mio.kr. og 3. at rådighedsbeløbet finansieres ved udskydelse af projekt X (udskydelsen kan evt. finansieres af efterfølgende års anlægsramme eller indarbejdes i budgettet) 4. at rådighedsbeløbet finansieres ved kassen Forslag 6 Nedenstående formuleringer anvendes, når et anlægsprojekt afsluttes. Økonomiske konsekvenser Forbrug af kassen på kr. XX.X eller kr. XX.X tilgår kassen Indstilling Center for XX indstiller, 1. at anlægsregnskabet godkendes 2. at mer-/mindreforbruget reguleres over kassen 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 6 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Bemærk: Der er bestemte krav i den autoriserede kontoplan ( den gule bibel ), der bestemmer indholdet af dagsordenstekst og indstillinger i forbindelse med ansøgning om anlægsbevillinger. Det drejer sig om følgende punkter, der skal fremgå af sagen: Bevillingssag anlægsbevilling til X (kontoplanens stedtekst) projekt nr. X (kontoplanens stednummer) Baggrund - Beskrivelse af behovet/formålet med projektet Beslutningsgrundlag - Beskrivelse af projektets materielle forudsætninger (fysisk placering, størrelse, indhold, med/uden inventar, teknologi, legeplads, udenomsarealer osv.) kvalitet samt evt. alternativer. Projektets beløbsmæssige forudsætninger samt overslag. Projektets finansiering Når der søges anlægsbevilling finansieret af det på investeringsoversigten afsatte rammerådighedsbeløb, skal rammerådighedsbeløbet opgøres, således at anvendelse af rammen tydeliggøres. Eksempel: Oversigt over forventet disponering af anlægsramme på budget 2014 Kr. Bevillingsdato Anlægsramme på budgetområde 2.01 i 2014 15.000.000 Kr. Ledningsrenovering 2014 5.500.000 Kr. XX-XX-2014 Greve Midt ved Gymnasiet 2.735.000 Kr. XX-XX-2014 Restsum 6.765.000 Kr. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 7 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Bevillingsskemaerne Indberetninger til økonomisystemet foregår efter en fast procedure. Anlægs- og driftsbevillinger vil blive indberettet hurtigst muligt og senest 7 hverdage efter godkendelsen, hvis skemaerne er indkommet i ØA- Budgetpostkassen rettidigt. Indberetningsskemaerne ligger under Fælles Viden/økonomi/budgetstyring på Mit Greve. Herunder: Bevillingsskema Drift (indeværende år samt overslagsår) Husk at overslagsårene skal fremskrives. F.eks.: Skal du indberette en bevilling i 2013 og overslagsårene, skal beløbet i 2013 være i 2013-priser og overslagsårene (2014 17) skal være i 2014-priser. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 8 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Herunder: Rådighedsbeløb Anlæg Dette skema bruges, når Byrådet bevilliger et nyt rådighedsbeløb eller et tillæg til eksisterende rådighedsbeløb. Skemaerne skal vedhæftes sagen, inden den bliver behandlet. Se Tidslinie. Dette skal være med til, at indberetningen kan ske hurtigere og give en kortere ventetid på opdateret budget m.v. Der kan fortsat kun være ét budgetområde pr. skema, grundet bevillingsniveauet samt overskuelighed i indtastningsfasen. Den enkelte økonomimedarbejder vil modtage en mail fra Center for Byråd & Økonomi, når indberetningen er foretaget. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 9 af 10

Vejledning i bevillingsadministration Udarbejdet af Center for Byråd & Økonomi Herunder: Frigivne bevillinger Anlæg Dette skema bruges, når Byrådet har frigivet anlægsbevilling, hvad enten det er frigivelse af eksisterende eller nyt anlæg. Skemaerne skal vedhæftes sagen, inden den bliver behandlet. Se Tidslinie. Dette skal være med til, at indberetningen kan ske hurtigere og give en kortere ventetid på opdateret budget m.v. Der kan fortsat kun være ét budgetområde pr. skema, grundet bevillingsniveauet samt overskuelighed i indtastningsfasen. Den enkelte økonomimedarbejder vil modtage en mail fra Center for Byråd & Økonomi, når indberetningen er foretaget. På skemaerne kan der hentes hjælp, da de fleste felter har tilknyttet en kommentar. Bemærk også at flere felter er udstyret med rullemenuer. 5. udgave opdateret 24.03.2014 Side 10 af 10