Generalforsamlingsreferat År 2016, tirsdag den 3. maj kl. 19:00 afholdtes ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Annebergparken 10. Til stede på generalforsamlingen var repræsentanter for følgende ejerlejligheder: 10 A: st. tv., st. th., 1. th. og 2. sal. 10 B: st. tv, 1. tv., 1. th. og 2. sal. Repræsenteret ved fuldmagt var ejerne af følgende lejligheder: 10 A, 1.tv og 10 B, st. th. Endvidere deltog: Direktør Pauli Andersen, E/F Rådgivning og revisor Robert Krogsgaard. Der var følgende dagsorden i henhold til vedtægternes 9: a) Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år. b) Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor. c) Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. d) Valg af medlemmer til bestyrelsen. e) Valg af suppleant for bestyrelsen. f) Valg af revisor og revisorsuppleant. g) Behandling af indkomne forslag. h) Eventuelt. Ejerforeningens formand, Lone Raunsø, bød velkommen til generalforsamlingen. Pauli Andersen blev valgt til dirigent og Jane Bagge blev valgt til referent. Dirigenten konstaterede, at indkaldelsen til generalforsamlingen ikke var sket rettidig. Da der var tale om en mindre mangel på to dage, valgte dirigenten at se bort fra denne mangel, hvilket generalforsamlingen i øvrigt var enig i, og besluttede, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i henhold til vedtægterne.
Ad a: Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år Formanden takkede bestyrelsen for dens gode arbejde med mange aktiviteter og fornyelser. Bestyrelsens primære fokus har været på, at reducere ejerforeningens fællesudgifter på kort og langt sigt. Bestyrelsen nedsatte derfor et udvalg 1 til at undersøge mulighederne for at reducere fællesudgifterne. Marianne Hede, der fra en anden ejerforening havde gode erfaringer med direktør Pauli Andersen, E/F Rådgivning 2, foreslog udvalget, at tage et møde med Pauli Andersen. Dette resulterede i, at bestyrelsen indgik et samarbejde med E/F Rådgivning om rådgivning inden for bl.a. følgende emner: 1) ejendomsadministration, 2) forsikring, 3) elevatorservice, 4) energimærkning, 5) vedligeholdelsesplan og 6) varmefordelingsmålere 3. Pauli har indtil nu hjulpet ejerforeningen med at skifte til en ny ejendomsadministrator, til et nyt elevatorservicefirma og har indhentet flere attraktive tilbud på forsikring, som vil give ejerforeningen betydelige besparelser og flere besparelser er på vej. Pauli har endvidere opbygget en flot og funktionel hjemmeside 4, der indeholder sider, der er åbne for alle foreningens interessenter, og sider, der kun er åbne for ejerne via en adgangskode 5. Pauli hjælper også ejerforeningen med at udarbejde en vedligeholdelsesplan i samarbejde med en bygningskyndig, så ejerforeningens økonomi på lang sigt kommer til at stemme overens med de fremtidige vedligeholdelsesbehov. Endvidere fungerer Pauli som rådgiver for formanden og bestyrelsen. Formanden takkede Pauli for hans store indsats, interesse og overblik. Et andet væsentligt emne i bestyrelsen har været varmeforsyningen. Fra januar 2016 får ejerforeningen varme fra Nykøbing Sj. Varmeværk A.m.b.a 6. Formanden for varmeværket, René Pape, havde lover en besparelse på 30 % 7. Dette har imidlertid vist sig, at være en sandhed med modifikationer. Derfor holdt repræsentanter fra bestyrelsen møde med driftslederen fra varmeværket, Claus Hansen, for at få en forklaring på dette spørgsmål. Efter mødet udarbejdede Hans Raunsø et glimrende brev til varmeværket, som endnu ikke er besvaret. Formanden takkede beboerne for deres arbejde med ting og sager vedrørende foreningens dejlige hus. Der er blevet fejet og malet vægge i carportene, stregerne til P-båsene er blevet malet op, og træer og buske i haven er blevet beskåret i samarbejde med gartner Erdogan fra det gamle Psykiatrihospital, der også har skaffet foreningen en person, der kan slå græs. Ejerforeningen står over for en række vedligeholdelsesopgaver og i den forbindelse har foreningen behov for rådgivning fra fagfolk, hvilket Pauli hjælper foreningen med. Ejerforeningen har haft et stort udbedringsarbejde omkring skunke og kviste, da der har været konstateret vand i vindueskarme i Annebergparken 10 A, 2. sal. Alle kviste er blevet efterset og udbedret, så klimaskærmen er sikret. Det var dyrt, men nødvendigt. Ejerforeningen har fået en ny ejer i nr. 10 A, st. tv., der har oprettet ejerforeningen som en Facebookgruppe. På ejerforeningens hjemmeside er der et link til Facebook-gruppen. Der er enkelte ejere, der har fået lagt fibernet ind i lejlighederne. Formandens beretning blev taget til efterretning. 1 Erik Tougaard Jepsen, Marianne Hede og Hans Raunsø. 2 www.ef-raadgivning.dk, et firma der rådgiver ejerforeningsbestyrelser i tekniske, juridiske og økonomiske sager, herunder om omkost- ningsreduktion. 3 Se bilag 1 for en mere detaljeret gennemgang af besparelserne. 4 www.ef-annebergparken.dk 5 Kontakt formanden for at få adgangskoden. 6 http://nsfv.dk/ 7 Der blev ligeledes spurgt til, hvor meget falder priser i Annebergparken, når Nykøbing varmeværk overtager? René Pape svarede ca. 30 %.
Ad b: Ad c: Ad d: Ad e: Ad f: Bestyrelsens forelæggelse til godkendelse af årsrapport og status med påtegning af revisor. Revisor Robert Krogsgaard gennemgik detaljeret årsrapporten for 2015. Årsrapporten udviser et underskud på 14.405 kr. Ejernes indbetalinger til opsparingskontoen giver dog en egenkapital på 3.905 kr. Marianne Hede og Bjarne Svendsen mente ikke, at de var blevet opkrævet de beløb, som de skylder foreningen. Robert vil genfremsende opkrævningerne, så de kan blive betalt. Pauli tjekker med ejendomsadministrationen, Datea A/S, om der er andre udstående blandt ejerne. I Sjællands Sparekasse har ejerforeningen en konto, der kun bliver brugt til e-bank gebyr. Det blev besluttet, at nedlægge denne konto. Generalforsamlingen besluttet også at skifte pengeinstitut, idet Pauli foreslog et pengeinstitut, hvor ejerforeningen kan få 5 % i rente p.a. på en indlånskonto og låne penge til 2,75 % p.a. Erik Tougaard Jepsen efterlyste varmeregnskabet. Pauli vil kontakte Datea A/S om dette. Årsrapporten for 2015 blev vedtaget af generalforsamlingen med undtagelse af Bjarne Svendsen, der protesterede mod, at han ikke havde modtaget nogen opkrævning, som han ikke havde betalt. Lone og Pauli takkede Robert for hans arbejde, regnskabsgennemgangen og for en nem og forståelig opsætning af regnskabet. Bestyrelsens forelæggelse af driftsbudget for det løbende regnskabsår. Pauli gennemgik driftsbudgettet, der blev præsenteret på en overskuelig måde ved at sammenholde budgettet med foreningens tidligere driftsresultater 8. Der har været store udgifter til vedligeholdelse og årets driftsresultat udviste et underskud på 14.405 kr. Generalforsamlingen godkendte budgettet for 2016. Vedligeholdelsesplanen Pauli har gennemgået husets tilstand med en bygningskyndig. Det viser sig, at der er problemer med bl.a. isolering på loft 9, med kviste og tagrender 10, sætningsskader i murværk 11 og fuger omkring vinduer, samt skader, der er blevet repareret for kort tid siden og som burde være udbedret nu. Pauli tager en samtale med Holm og Svendsens Tømrer- og Snedkerforretning, som har udført kvist og tagrende arbejdet og får dem til af foretage mangelafhjælpning, samt eventuelt ser på hvad forsikringen kan bidrage med i den forbindelse. De nævnte problemer burde derfor ikke komme til at belaste foreningens økonomi i væsentlig grad. Pauli gennemgik det fremlagte forslag til en vedligeholdelsesplan, som vil blive drøftet og vurderet på næste bestyrelsesmøde. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Da den nuværende bestyrelse sidste år blev valgt for en toårig periode, var der ikke valg af bestyrelsesmedlemmer, da alle bestyrelsesmedlemmer ønsker at fortsætte. Valg af suppleant for bestyrelsen. Bjarne Svendsen blev valgt som suppleant. Valg af revisor og revisorsuppleant. Revisor Robert Krogsgaard blev genvalgt som ejerforeningens revisor. 8 Se bilag 2. 9 Manglende udluftning ved spærfod. Langs tagkanten skal der etableres en spalte på ca. 20 mm for at sikre tilstrækkelig ventilation af tagkonstruktionen. Hvis fugten ikke ledes ud af tagkonstruktionen, vil fugten kunne sætte sig i spær mv. og efterfølgende medføre råd og svamp. 10 Ikke udført håndværksmæssigt korrekt. 11 Særligt ved alle hjørner, formentlig fordi der er valgt en skalmur uden på et betonelement.
Ad g: Ad h: Behandling af indkomne forslag. Der forelå ingen indkomne forslag. Eventuelt. Dorte Schmidt i nr. 10 A st. tv. føler sig generet af belysningen i carportene og foreslog, at der blev ændret på lyskilden. Desuden er der et problem med nedløbsrøret fra carportens tag på de yderste pladser. Bestyrelsen tager dette op på næste møde, hvor også Niels efterladte bil i carporten vil blive drøftet. Dirigenten og formanden takkede for god ro og orden. Herefter blev generalforsamlingen hævet. Nykøbing Sj., den 24. maj 2016 Formand: Dirigent: Lone Raunsø Pauli Andersen Bilag: Oversigt over besparelser Økonomisk oversigt, årsrapporter og budget.
Bilag 1: Oversigt over besparelser Ejendomsadministration Nuværende 29.000 Ny 15.625 13.375 Forsikring Nuværende 23.600 Ny 12.785 10.815 Elevatorservice Nuværende 25.000 Ny 7.625 17.375 Energimærkning Planlagt 15.000 idet en ny energimærkning ikke er påkrævet. 0 15.000 Vedligeholdelsesplan Normalpris mellem 12.500-25.000 kr. 12.500 Ny 4.375 8.125 Faktiske besparelser pr. år fremadrettet i alt: 64.690 Omkostninger til E/F Rådgivning 22.500 Nettobesparelse i år 1 i alt: 42.190 Endvidere undersøges det om det er muligt, at opnå en besparelse på driften af varmeanlægget på mellem 10-14 % ved et skift af varmefordelingsmålerudbyder.
Bilag 2: Oversigt over besparelser Ejerforeningen Annebergparken Resultatopgørelser og budget 2006-07 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Budget Indtægter: Indbetalte fællesudgifter 155.171 165.575 169.649 175.354 179.767 182.000 182.000 182.000 222.000 250.571 Øvrige indtægter 0 0 0 0 0 0 0 0 0 36.246 Opsparing til oprettende vedligeholdelsesprojekter 0 0 0 0 0 0 0 0 20.004 20.004 Renteindtægter 9 13 29 35 242 38 44 37 27 0 Diverse 0 0 0 0 0 0 0 0 0-36.246 Diverse 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Indtægter i alt: 155.180 165.588 169.678 175.389 180.008 182.038 182.044 182.038 242.031 270.575 Udgifter: Ejendomsskatter 24.848 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Elektricitet 9.411 9.689 10.773 12.562 10.923 11.705 12.234 12.048 11.819 12.500 Vandforbrug 862 368 1.011 1.070 2.353 2.111 1.835 1.930 2.141 2.500 Forsikringer og kontingenter 15.811 16.514 16.975 19.007 19.079 19.855 21.601 23.354 23.687 19.236 Renholdelse 1.719 600 900 900 1.200 1.200 14.224 12.614 4.700 6.500 Reparation og vedligeholdelse 67.270 67.105 81.792 72.920 108.549 80.915 73.149 102.598 136.101 144.250 Lokaleomkostninger i alt: 119.921 94.276 111.450 106.459 142.103 115.786 123.043 152.544 178.448 184.986 Administrative ekstraarbejder 49.943 62.570 37.323 59.002 60.541 37.430 51.666 51.997 77.989 55.688 Udgifter i alt: 169.864 156.846 148.773 165.460 202.645 153.216 174.710 204.541 256.437 240.674 Resultat før renter: -14.684 8.742 20.905 9.929-22.636 28.823 7.334-22.503-14.406 29.902 Renteudgift: -141 475 8 0 0 0 0 0 0 0 Årets driftsresultat: -14.825 9.218 20.912 9.929-22.636 28.823 7.334-22.503-14.406 29.902 Egenkapital (ejerforeningens formue): -14.825-5.607 15.305 25.234 6.856 36.095 20.810-1.693 3.905 29.902 Første regnskabsår: 18. september 2006-31. december 2007 Herefter kalenderår.