Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 0KAPITEL 5: DOKUMENTGODKENDELSE OPSÆTNINGSVEJLEDNING 1Målsætninger Målene er at: Opsætte dokumentgodkendelsessystemets generelle funktioner. Opsætte dokumentskabelonerne, så de inkluderes i dokumentgodkendelsen. Opsætte godkendelsesbrugere og grænser for godkendelsesbeløb i et hierarki. Teste godkendelsesopsætningen. Opsætte notifikationssystemet til dokumentgodkendelse. Udsende forfaldsnotifikationer. Definere, hvordan godkendelser uddelegeres til en erstatningsperson. 2Introduktion Det nye dokumentgodkendelsessystem til salg og køb er praktisk, når et dokument skal godkendes af en anden person i virksomheden før anvendelse. Dette afsnit er en introduktion til implementeringskonsulenten, der er ansvarlig for opsætning af det nye dokumentgodkendelsessystem. Dette afsnit omhandler den generelle opsætning af brugere og dokumenter til godkendelse, herunder beløbsgrænser. Desuden diskuteres, hvordan e-mail-notifikationssystemet, der er forbundet med godkendelsessystemet, tilpasses. Opsætningen udføres i nært samarbejde med regnskabschefen eller en anden tilsvarende nøglerolle hos kunden. Denne rolle er bekendt med brugerne i virksomhedens salgs- og indkøbsafdelinger. Denne nøgleperson er også ansvarlig for at definere de relevante dokumenter, der skal godkendes, og for indstilling af godkendelseshierarkiet og beløbsgrænserne for salgs- og købsdokumenter. BEMÆRK! Se afsnittet Dokumentgodkendelse Brugervejledning for at få detaljerede oplysninger om anvendelsen af dokumentgodkendelsessystemet. Side 91
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 3Godkendelsesopsætning I dette emne introduceres opsætningen af det nye godkendelsessystem til salgsog købsdokumenter. Åbn menuen Administration, Dokumentgodkendelse og derefter Opsætning af godkendelse. FIGUR 5-1: OPSÆTNING AF GODKENDELSE Under fanen Generelt angives de overordnede indstillinger, f.eks.: Formlen for den dato før hvilken godkendelsen skal være foretaget, f.eks. inden for én uge (1U). Administratoren af godkendelsessystemet. Administratoren har rettigheder til at oprette alle brugere og kan gå ind og tjekke dokumenter for alle brugere. Uanset om afvisningen af et dokument skal forklares af godkenderen i en bemærkning. Godkendelsesadministratoren: Har adgang til alle opsætningsfunktioner. Vedligeholder hierarkiet af godkendere. Beslutter, hvilke salgs- og købsdokumenter der skal godkendes. Side 92
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 4Godkendelsesskabeloner Vinduet Godkendelsesskabeloner gør det muligt for brugere at vælge, hvilke typer salgs- eller købsdokumenter, der skal inkluderes i godkendelsesprocessen og hvilken godkendelses- og grænsetype, der skal bruges til hvert dokument. Der findes en række standardskabeloner til dette formål i vinduet Godkendelsesskabeloner. Der findes følgende indstillinger: Tilbud Ordre Faktura Kreditnota Returvareordre Rammeordre Alle disse skabeloner er oprettet til både køb (K) og salg (S) bortset fra købsleverance. FIGUR 5-2: GODKENDELSESSKABELONER Skabelonerne til hver dokumenttype definerer, hvordan godkendelsesprocessen administreres den rute, der skal følges, så at sige, og de felter, der skal kontrolleres. Godkendelseskoden er blot et kort navn for skabelonen (dokumenttype definerer dokumentet). Side 93
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 13Godkendelsestype Godkendelsestype definerer typen af godkendelse. Den typiske godkendelsesstrøm anvendes, når type er angivet til Godkender. Der anvendes den alternative strøm, når type er angivet til Sælger/Indkøber. (Der skal være defineret en sælger eller indkøber i vinduet Brugeropsætning af godkendelser, før dette fungerer korrekt). En sælger er f.eks. en virkelig person, der har med en salgsordre at gøre, og den skal derfor sendes videre til sælgerens godkendelsesstrøm. I forbindelse med købsordren i det tidligere eksempel anvendes den typiske godkendelsesstrøm, der følger hierarkiet af godkendere for den person, der opretter ordren. 14Godkendelsesgrænser Grænsetypen forklarer, hvordan den bestemte dokumenttype skal håndteres i henhold til beløbsgrænser, som vist i følgende tabel. Beløbsgrænser Ingen grænser Godkendelsesgræ nser Anmodningsgræn ser Kreditgrænser Definition Beløbsgrænser kontrolleres ikke. Denne indstilling kræver, at der er oprettet en anden godkender. Den anvendes ofte i en situation, hvor der ikke er etableret et hierarki af brugere, men hvor den samme anden godkender godkender alt. Godkenderens godkendelsesgrænse kontrolleres, når denne godkender et dokument. Denne anvendes til en købsanmodning og kontrollerer, om godkenderen har tilladelse til at foretage en købsanmodning med det pågældende beløb. En kundes kreditgrænse kontrolleres. Dette gælder kun for salgsordrer. Grænserne kontrolleres i forhold til Brugeropsætning af godkendelser, der beskrives senere i dette afsnit. BEMÆRK! Hvis du vil bruge Kreditgrænseraf typen Godkendelsesgrænser til salgsordrer, skal kreditgrænsen for kunden altid være aktiv og højere end nul. Side 94
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 15Aktivering af skabelonerne En skabelon vælges ved at fremhæve linjen og markere kolonnen Aktiveret. I figur 5-2 ses, at købsordre- og salgsordreskabelonerne er aktiveret. Disse to dokumenttyper anvendes i alle scenarier i brugervejledningen til dokumentgodkendelse. BEMÆRK! Du skal aktivere hver enkelt skabelon på denne måde for at aktivere godkendelsessystemet. Systemet er som standard deaktiveret, da brugere ellers ikke kunne bogføre noget i disse dokumenter. Tabel-id'et for den tabel, der er forbundet med skabelonen, vises til information. For eksempel viser id'et, at det er forbundet med købshovedet. 16Andre godkendere Hvis brugerne vil have andre godkendere til at godkende en bestemt dokumenttype, kan de skrive det i kolonnen Andre godkendere. BEMÆRK! Dette kan også bruges som en let måde at definere godkendelseshierarkiet, hvis du ikke vil specificere alle roller og administrationsniveauer i opsætningen af godkendelsesbrugeren. Dette kan f.eks. bruges i en lille virksomhed, hvor chefen eller ejeren skal godkende alt. Derefter kan chefen angives som yderligere godkender for alle dokumenter. I det tidligere eksempel er der ingen yderligere godkendere, fordi hierarkiet bliver defineret i næste emne. BEMÆRK! Du kan finde flere oplysninger om felterne i vinduet Godkendelsesskabeloner i onlinehjælpen. Godkendelsesskabelonerne er forberedt til partnere, så de kan tilføje flere skabeloner som en forretningsmulighed. Side 95
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 5Oprettelse af godkendelsesbrugere i et hierarki De medarbejdere, der er ansvarlige for implementeringen, opretter hierarkiet af godkendelsesbrugere og beløbsgrænser i vinduet Brugeropsætning af godkendelser. I vinduet Opsætning af godkendelse skal du klikke på knappen Brugeropsætning for at åbne vinduet Brugeropsætning af godkendelser. Dette er hovedopsætningsvinduet i godkendelsesprocessen. Der skal allerede være oprettet brugere i Microsoft Dynamics NAV med rettigheder og logon-id'er. I følgende tabel vises et eksempel på et godkendelseshierarki fra Cronos, demonstrationsvirksomheden. Sælger/in dkøberkode Godkend er-id Brugerid Beløbsgrænse for godkendel se af salg Ubegrænset godkendelse af salg Beløbsgrænse for godkende lse af køb Ubegrænset godkendelse af køb Anmod om beløbsgr ænse for godkende lse Anmodning om ubegrænset godkendelse Erstatning Admin Alice Indk.chef 50000 50000 Direktør Admin 100000 100000 Martin Salgschef 20000 20000 Indk.chef Direktør 100000 100000 PS PS Direktør 100000 100000 Admin Salgschef Direktør 100000 100000 Submark Salgschef 20000 20000 Susan Salgschef 50000 50000 I dette hierarki er Susan salgsordrebehandler, og Alice er indkøber. Der er fastsat beløbsgrænser på 50.000 RV for både salg og køb for dem. Deres chefer er henholdsvis salgschefen (Salgschef) og indkøbschef (Indk.chef). Der er fastsat beløbsgrænser på 100.000 RV for både salg og køb for cheferne. De to chefer er underlagt direktøren for virksomheden. Direktøren har ubegrænset godkendelse af salg og en høj beløbsgrænse for godkendelse, fordi denne indsamler købsfakturaer for hele virksomheden. Administratoren (Admin) er det højeste niveau i dette hierarki. Administratoren har ubegrænset godkendelse i alle kategorier og har endda højere godkendelsesrettigheder end direktøren. Bruger-id henviser til bruger-id'et fra brugerens logonoplysninger, f.eks. "Admin". Feltet Sælger/indkøbskode henviser til den kode, der kan bruges til at henvise til denne person fra et dokument, f.eks. salgsordre eller købsordre. På den måde kan systemet indstilles til at bruge denne persons godkendelsesstrøm i stedet for den oprindelige godkenders godkendelsesstrøm. Denne funktion er beskrevet Side 96
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning yderligere i afsnittet Dokumentgodkendelse Brugervejledning i emnet omhandlende alternativ godkendelsesstrøm. Godkender-id er bruger-id'et for personen, der godkender, f.eks. chefen. Beløbsgrænse for godkendelse af salg henviser til beløbsgrænsen for salgsordreprocessen. Når salgsordren overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Beløbsgrænse for godkendelse af køb henviser til beløbsgrænsen for købsordreprocessen. Når købsordren overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Anmod om beløbsgrænse for godkendelse henviser til beløbsgrænsen for købsordreprocessen. Når købsanmodningen overstiger denne grænse, sendes dokumentet til godkenderen. Ubegrænset godkendelse. En godkender kan have ubegrænsede godkendelsesgrænser for salg, køb eller anmodninger. I stedet for at angive et beløb, markeres det relevante ubegrænset-felt. Feltet Erstatning giver mulighed for at tilføje en erstatningsgodkender. Dette er beskrevet yderligere i emnet om erstatningsgodkendere senere i dette afsnit. Der skal altid være en administrator i denne opsætning, hvor administratoren kan: Have flere rettigheder end alle andre brugere. Tilføje nye brugere. Angive erstatningsgodkendere. Tilknytte nye dokumenter til godkendelse. Få vist ventende godkendelser for alle brugere. BEMÆRK! Der er ingen kontrolfunktione i systemet til at sikre, at der er oprettet en administrator med ubegrænsede godkendelsesrettigheder. BEMÆRK! Ved hjælp af rapporten Kontroller godkendelsesopsætning kan du kontrollere opsætningen bruger for bruger. Der angives en e-mail-adresse for hver godkender, så notifikationssystemet kan sende e-mails til godkendelse (hvis notifikationssystemet anvendes). Opsætningen, der er vist i tabellen i dette emne, anvendes som grundlag for eksemplerne senere i afsnittet og demonstrationerne i afsnittet Dokumentgodkendelse Brugervejledning. Side 97
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 6Test af oprettet godkendelsesbruger Brugeropsætningen skal kontrolleres for fejl før brug af dokumentgodkendelsessystemet. Implementeringskonsulenten udfører kontrollen i nært samarbejde med en person, der er bekendt med kundens virksomhed, brugerne og deres roller. I vinduet Brugeropsætning af godkendelser skal du klikke på knappen Brugeropsætning af godkendelser kontrol. Kontrollen udføres bruger for bruger ved at indtaste bruger-id'et i det vindue, der åbnes. FIGUR 5-3: BRUGEROPSÆTNING AF GODKENDELSER KONTROL Du kan kontrollere hver bruger for alle følgende, afhængigt af hvilken strøm den pågældende bruger er del af: Opsætning af salgsgodkendelse Opsætning af købsgodkendelse Opsætning af anmodningsgodkendelse Alle Det anbefales at vælge Alle. Kontrollen sikrer, at der ikke er nogen løkker i godkendelsesprocessen, og at beløbsgrænserne på forskellige chefniveauer er indstillet korrekt. Hvis beløbsgrænsen f.eks. er angivet til 50.000 for indkøberen, skal beløbsgrænsen for indkøbschefen være angivet til det samme eller mere end 50.000, før systemet fungerer korrekt. Efter gennemførelse af kontrollen er det muligt at udskrive eller få vist rapporten på skærmen. Side 98
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning I de følgende to eksempler vises et muligt resultat af kontrollen. Eksempel 1. Opsætning gennemført korrekt for Susan, der er ordrebehandler hos Cronus: FIGUR 5-4: KONTROLLER GODKENDELSESOPSÆTNING EKSEMPEL 1 Side 99
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Eksempel 2. Opsætning gennemført ukorrekt for Susan, der er ordrebehandler hos Cronus: FIGUR 5-5: KONTROLLER GODKENDELSESOPSÆTNING EKSEMPEL 2 I eksemplet i figur 5-5 er beløbsgrænsen for Susans chef lavere end hendes grænse på 50.000 RV. Salgschefens grænse er angivet ukorrekt til 10.000 RV i dette eksempel. Fejlen angives i en meddelelse: "Brugeren har lavere værdi for Beløbsgrænse for godkendelse af salg end den tidligere bruger". Grænsen skal ændres til 100.000 RV. Side 100
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 7Opsætning af notifikationssystem Notifikationssystemet er beregnet til at sende notifikationer til brugerne, hvis et dokument skal godkendes eller hvis en godkendelse forfalder. Notifikationssystemet er obligatorisk at bruge. De medarbejdere, der er ansvarlige for implementeringen, konfigurerer det grundlæggende i notifikationssystemet under fanen Notifikation i vinduet Opsætning af godkendelse. FIGUR 5-6: OPSÆTNING AF GODKENDELSE NOTIFIKATION På fanen Notifikation skal du angive, hvornår systemet automatisk skal sende notifikationer via e-mail om begivenheder. Beløbsgrænser Godkendelser Annulleringer Definition Godkendelser vælges, når du vil have besked om godkendelser. Dette skal altid anvendes, når du vil bruge det nye dokumentgodkendelsessystem i Microsoft Dynamics NAV 5.0. Det er som standard deaktiveret, fordi brugeren skal aktivere det. Annulleringer vælges, når godkenderen vil have besked om alle foretagne annulleringer i dokumenter, der er godkendt af godkenderen. Det kan være praktisk at få besked om dette, men antallet af e-mails kan også påvirke systemets ydeevne. Side 101
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Beløbsgrænser Afvisninger Uddelegeringer Definition Vælg Afvisninger, hvis du vil have besked, når der foretages afvisninger i dine godkendelsesdokumenter. Det anbefales at aktivere denne, så du ved, om dokumenter afvises. Vælg Uddelegeringer, hvis du vil have besked om det, hvis en godkendelsesopgave er blevet uddelegeret. Nederst i vinduet i feltet Sidste kørselsdato kan du få vist sidste gang, at funktionen Forfaldne godkendelser blev kørt. Brug af notifikationssystemet er valgfrit. Hvis du ikke vil bruge det, skal du sørge for, at ingen af afkrydsningsfelterne under fanen Notifikation er markeret. Alternativt kan hver enkelt bruger gå direkte ind og få vist ventende godkendelser via vinduet Godkendelsesposter, der findes i ordrebehandlingsdelen af menuerne Salg & marketing og Køb. 17Serveropsætning til notifikationer Når du vælger at bruge notifikationssystemet, skal SMTP-serveren være konfigureret til det. Dette udføres i menuen IT-administration under Opsætning - generelt, Opsætning af SMTP-mail. FIGUR 5-7: OPSÆTNING AF SMTP-MAIL Angiv navnet på SMTP-serveren, og skriv et bruger-id og en adgangskode. Side 102
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 8Afsendelse af forfaldsnotifikationer Forfaldsnotifikationer sendes ud af administratoren, f.eks. hver uge, for at sikre, at alle brugere husker at godkende deres dokumenter. Hvis du vil sende forfaldsnotifikationer til alle brugere, skal du klikke på fanen Notifikation, klikke på Forfald og derefter klikke på Send e-mail om forfald. E-mailene sendes nu til godkenderne, og feltet Sidste kørselsdato opdateres med datoen for sidste forfaldsnotifikationskørsel. Datoformlen sikrer, at forfaldne godkendelser, der allerede er sendt ud, ikke sendes ud igen. Den beregnes som den sidste kørselsdato plus den forfaldsdatoformel, der er angivet i feltet Formular for forfaldsdato under fanen Generelt i vinduet Opsætning af godkendelse. I dette tilfælde er det én uge (1U). 18Forfaldne dokumenter Systemet angiver automatisk en oprettelsesdato for alle dokumenter og beregner en forfaldsdato ved at bruge formularen for forfaldsdato (f.eks. oprettelsesdatoen plus én uge). Dokumenter forfalder, hvis den aktuelle dato overstiger forfaldsdatoen. Eksempel Forfaldne meddelelser udsendes i dag. De godkendelser, der har en forfaldsdato, der ligger før dags dato, modtager en forfaldsnotifikation. Når forfaldskontrollen køres næste gang, kontrollerer systemet ud fra sidste kørseldato plus én uge (i henhold til formularen for forfaldsdato). Alt med en forfaldsdato før denne dato, modtager en notifikation. Der vises en liste over alle forfaldne godkendelser, der blev fundet og udsendt, i vinduet Forfaldne notifikationsposter. Dette er en logfil, der viser, om der er nogen poster. Hvis vinduet er tomt, er der ingen forfaldsposter. Brugere kan ikke redigere i vinduet Forfaldne notifikationsposter. Dette er udelukkende en informationslogfil fra systemet. 19Notifikationsskabeloner De medarbejdere, der er ansvarlige for implementeringen, kan tilpasse skabelonerne i forhold til de e-mails, der skal sendes ud til godkenderne. Dette udføres ved at klikke på knappen Notifikationer og vælge E-mail-skabeloner og derefter E-mail-skabeloner til godkendelse. Brug denne funktion til at indlæse, udlæse eller slette e-mail-skabeloner, der skal sendes ud med henblik på godkendelse af dokumenter. De tilsvarende skabeloner for forfaldsdokumenter kan administreres på samme måde via funktionen Forfaldsskabelon. Side 103
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Implementeringskonsulenten skal sammen med regnskabschefen og andre personer, der er ansvarlige for implementeringsprojektet, blive enige om teksten til disse skabeloner. Derefter indlæser implementeringskonsulenten dem. BEMÆRK! Microsoft leverer disse skabeloner sammen med dataene fra demodatavirksomheden. De skal kopieres herfra til andre databaser. Det er vigtigt at gøre det på denne måde, for at skabelonerne fungerer korrekt. Som tidligere behøver du ikke at bruge e-mail-notifikationsdelen af dokumentgodkendelsessystemet. Det hjælper dog at minde brugere om at kontrollere for indkommende godkendelser. 9Uddelegering til erstatningsgodkendere Administratoren er ansvarlig for vedligeholdelse af vinduet Brugeropsætning af godkendelser, hvor erstatningsgodkendere føjes til godkendelsesstrømmen. Når der føjes en erstatningsgodkender til en bruger, sendes alle dokumenter direkte til erstatningspersonen, når administratoren aktiverer uddelegeringsfunktionen. Hvis notifikationssystemet er konfigureret til at sende notifikationer, når dokumenter uddelegeres, sendes der en e-mail til den bruger, som dokumentet er uddelegeret til. I modsat fald sendes ingen notifikation. Administratoren åbner vinduet Godkendelsesanmodningsposter og aktiverer funktionen Uddeleger for at sende notifikationer til erstatningsgodkendere, hvis en person ikke er på kontoret, f.eks. på grund af sygdom eller ferie (vælg poster til massedelegering). I vinduet Godkendelsesanmodningsposter kan administratoren se alle poster i dokumentgodkendelsessystemet og kontrollere status og datoer for godkendelserne. Statussen Åben angiver, at godkendelsesdokumentet skal godkendes. BEMÆRK! Hvis godkenderens erstatning heller ikke er på kontoret, skal administratoren ændre erstatningsgodkenderen manuelt i vinduet Opsætning af godkendelse. Side 104
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 10Konklusion Det nye dokumentgodkendelsessystem for salg og køb er et omfattende værktøj til brug med købsdokumenter og salgsdokumenter, som skal godkendes af en anden person i virksomheden. I dette afsnit blev der undersøgt, hvordan de nødvendige grundlæggende parametre konfigureres, før det nye dokumentgodkendelsessystem kan anvendes. Hierarkiet for godkendelsesledere og beløbsgrænser skal overvejes nøje for at opnå en balance mellem antallet af trin i godkendelsesprocessen og sikkerheden. E-mail-notifikationsdelen er fleksibel og kan tilpasses i forhold til de enkelte virksomheders behov. I afsnittet Dokumentgodkendelse Brugervejledning beskrives den faktiske brug af dokumentgodkendelsessystemet. Side 105
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I 11Øvelse 5.1 Oprettelse af dokumentgodkendelse Scenario: Du er regnskabschef hos Cronus. Du er på vej til at kontrollere de forskellige opsætningsvinduer for at få større kendskab til det nye dokumentgodkendelsessystem som forberedelse til det første møde med implementeringskonsulenten. 20Giv dig selv en udfordring! Åbn vinduet Opsætning af godkendelse. Klik på fanen Generelt. Åbn vinduet Brugeropsætning af godkendelser, og få vist de forskellige felter i vinduet. Opret en lille godkendelsesstrøm, hvis der findes nogen tilgængelige brugere i din version af systemet. Åbn fanen Notifikation i vinduet Opsætning af godkendelse. Åbn vinduet Godkendelsesskabeloner. Gennemse de forskellige skabeloner, der er tilgængelige i systemet. 21Har du brug for hjælp? Åbn menuen Administration, derefter Programopsætning og endelig Dokumentgodkendelse. Klik på Opsætning af godkendelse, og klik på fanen Generelt. Se felterne på fanen Generelt. I vinduet Opsætning af godkendelse skal du klikke på knappen Brugeropsætning for at åbne vinduet Brugeropsætning af godkendelser. Det er i dette vindue, at alle brugere arrangeres i et godkendelseshierarki. I feltet Bruger-id skal du bruge rullemenuen til at vælge en bruger mellem dine logons. Prøv at oprette nogle brugere og give dem beløbsgrænser for godkendelse. Se eksemplet i afsnittet Oprettelse af godkendelsesbrugere i et hierarki. Luk vinduet. I vinduet Opsætning af godkendelse skal du klikke på fanen Notifikation. Kig på felterne på fanen Notifikation. Åbn menuen Administration, derefter Programopsætning og endelig Dokumentgodkendelse. Klik på Godkendelsesskabeloner. I vinduet Godkendelsesskabeloner vises alle de forskellige skabeloner, der er tilgængelige i notifikationssystemet. Side 106
Kapitel 5: Dokumentgodkendelse Opsætningsvejledning 12Hurtig besvarelse: Resumé Brug et øjeblik på at skrive tre nøglepunkter ned, du har lært af dette kapitel: 1. 2. 3. Side 107
Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del I Side 108