REFERAT Frederiksberg, 9. maj 2016 Ejd.nr. 8-472 E/F Hørsholm Park ordinær generalforsamling Mødested: Hørsholm Sognegård, Barakstien 2, 2970 Hørsholm Mødedato: 26. april 2016, kl. 19.00 Fremmødte: Der var ved fremmøde eller ved fuldmagt repræsenteret 110 af foreningens 200 lejligheder, repræsenterende 1.044 af ejendommens i alt 1.775 fordelingstal. Dagsorden 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Heraf udgjorde DIP s andel 426 fordelingstal med fradrag for lejligheder genudlejet efter 31.12.1979 (118 fordelingstal) stemmeret for 308 fordelingstal. Heraf udgjorde CGM s andel 24 fordelingstal med fradrag for lejligheder genudlejet efter 31.12.1979 (18 fordelingstal) stemmeret for 6 fordelingstal. Desuden var der fradrag for ejerforeningens egne lejligheder (garager) med 52 fordelingstal, således at det samlede stemmeberettigede fordelingstal udgjorde 1.587 fordelingstal. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. 4. Forelæggelse af budget til godkendelse. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesformand. 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen. 9. Valg af revisor. 10. Eventuelt. 1. Valg af dirigent. Formanden bød velkommen, præsenterede bestyrelsen og repræsentanterne fra DEAS og foreslog Per Holm fra DEAS A/S som dirigent. Da der ikke var andre forslag, blev Per Holm valgt. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og afholdt i henhold til vedtægternes bestemmelse samt, at generalforsamlingen var beslutningsdygtig i dagsordenens punkter. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Formanden aflagde beretning: DEAS A/S Dirch Passers Allé 76 2000 Frederiksberg www.deas.dk Tel +45 70 30 20 20 info@deas.dk cvr. 20 28 34 16 Regionskontorer: Aalborg Aarhus Kolding
Projekt nye vinduer var et stort projekt, som vi havde forberedt grundigt. På den ekstraordinære generalforsamling blev budgettet for udskiftningen vedtaget til 16,3 millioner. Da vi fandt den rette entreprenør, faldt tallet til 12 millioner. Og den 13. november 2015 forelå det endelige byggeregnskab på 10,8 millioner, så de små lejligheder fik 4.050 kr. retur, mens de store fik 6.750 kr. tilbage. Man siger ofte, at alting altid bliver dyrere, end forventet. Men sådan gik det ikke her. Det var posten for uforudsete udgifter, som ikke blev brugt i nævneværdig grad. Vi er glade for, at udgifterne blev lavere end først forudsat. Det var ikke den eneste positive vinkel. Efter en måske lidt famlende start, kom udskiftningen i fuld gang med to platforme. Det var hurtige håndværkere, som var venlige og præcise i deres arbejde. De havde desuden den sjældne egenskab for håndværkere, at de efterlod arbejdspladsen rengjort efter sig. Klagerne over dem kan jeg have på én hånd! Samtidig foregik arbejdet uden arbejdsulykker. Når man så ned på de gamle vinduer, der var smidt ud, kunne man se, hvor tæret de var af råd, svamp og ælde. Det var på høje tid, at der kom nye og energirigtige vinduer i vores lejligheder! Markeringer på græsplænerne, knækkede fliser m.m. er efter arbejdet udbedret af entreprenøren, og der bliver en 1 års gennemgang i september 2016 og en 5 års gennemgang i september 2020, hvor alt bliver tjekket på ny. Der er allerede afsat penge til dette arbejde. For at føre kontrol med arbejdet havde vi en aftale med vores administrator, DEAS, hvor projektlederne Valdemar Liesk Hansen og Jan Knudsen fulgte arbejdet i alle detaljer. Selvfølgelig er dette arbejde betalt, men vi var særdeles tilfredse med det høje informationsniveau og fagligheden. Tak for godt arbejde! Vi fik nye udendørs dansk designede og dansk producerede lamper sat op. Elforbruget er nu med LEDbelysning nede på 40 % af det tidligere forbrug. Vi har også sat en ny lampe op helt nede i bunden af p- pladsen. Lamperne kan give forskellig lysstyrke til forskellige tider på døgnet og individuelt lys for den enkelte lampe. Det er endt med bedre lys og et generelt løft for hele arealet. Indgangspartierne har også fået et løft. Der er bl.a. malet for slagmærker i træ, pyntet på de blå lister, repareret på vægge og gelændere samt lagt nye måtter. Specielt opgang 16, hvor børnehaven holdt til, og der senere var boligrenovering, har fået en omgang med udvidet malerarbejde og nyt linoleum. Det betyder meget for alle i hverdagen, at indgangen til vores boliger ser pæn, ren, velholdt og nydelig ud. Og så fastholder det i øvrigt værdien for vores boliger. Stormen Gorm af nogle kaldet for Gorm den Grusomme ramte vores tag over 13 til 16. Det er efter samarbejde med vores forsikringsselskab nu bragt i orden. Der røg samtidig en stor birk ved gavlen til nr. 5 og en del store grene fra fyrretræerne på vejen over til Netto. Vi blev også tidligere ramt på samme blok af stormen Bodil, men nu er tagpappet skruet fast med det dobbelte antal skruer. Det skulle holde fremover. Den 19. oktober 2015 havde vi ekstraordinær generalforsamling om samlet køb af 47 dobbeltgarager. Det blev vedtaget med kvalificeret flertal på over 66 % af de mulige stemmetal. Hele 91 % af de tilstedeværende fordelingstal stemte for et samlet køb, hvor udgifterne til garagekøbet skal svare til den indkomne leje af garagerne. Projektet vil dermed økonomisk hvile i sig selv. Referat er udsendt til alle. Efter en sådan vedtagelse er det i min optik bestyrelsens soleklare opgave at gennemføre generalforsamlingens beslutning og intet andet! Generalforsamlingen er Ejerforeningens højeste myndighed, og bestyrelsens rolle er i den forbindelse at være tjenere og gennemføre beslutningen. I det videre forløb blev det fastslået efter nøje undersøgelser, at vi i forbindelse med udlejningen af de kommende garager var momspligtige. Kun udlejere af udlejningsejendomme og andelsboligforeninger kunne fritages for moms. En række af de boligkomplekser med garager, som vi havde sammenlignet os med, kom i samme situation og må nu fremover opkræve moms. Enkelte protesterede mod momsen, og vi søgte derfor juridisk råd flere steder bl.a. hos vores administrator, der ikke mente, at en moms ville ændre forudsætningerne for generalforsamlingens beslutning. Momsen betød en øget udgift for den enkelte, men ikke en ændring af beslutningen. Måske var det en god idé at spørge de aktuelle lejere af garagerne, blev det foreslået. Det gjorde vi så, og resultatet var positivt. Et stort flertal ville fortsætte som lejere. Derefter gik vi i gang i samarbejde med DIP at udsende vores nye lejekontrakter, der blev vel modtaget. Alle garager er nu udlejet, og der er fem på venteliste til en enkelt garage og fem på venteliste til en dobbeltgarage. 2
Købsaftalen er underskrevet. Garagerne er overtaget, så vi er nu alle ejere af garagerne. Og om 20 år er garagerne en sikker indtægtskilde for Ejerforeningen. Vi har hermed sikret os mod udefra kommende økonomiske interesser med, hvad det måtte medføre af prisforhøjelser, uro og andre negative påvirkninger af vores boligmiljø. Da børnehaven blev nedlagt, betød det, at den gamle legeplads blev ryddet. Dette område er nu lagt ud som græsplæne. I den forbindelse har vi drænet, så vandet ledes væk i en eksisterende brønd. I løbet af sommeren, når græsset får fat, er vi blevet lovet, at det vil komme til at fungere tilfredsstillende. Træhegnet er blevet malet i naturfarve, og facaderne er ligeledes sat i stand og malet. Ud mod Skolestien har vi sat graner op og plantet en stor gruppe af blomstrende buske. Ind mod skolen er der sat tre japanske kirsebærtræer og tre blodblommer. Hække m.m. er nyplantet. Området ved 16, 15 og 14 er blevet pænere, efter den nedslidte legeplads blev kørt bort. Som I kan se af regnskabet for 2015 bruger vi en del penge på f. eks. rensning af kloakker, reparation af faldstammer, tjek af stigstrenge med ventiler og andre tekniske installationer. Det er udfordringer, der SKAL løses ofte her og nu. Vandet skal ind til boligen, og det skal ud igen. Det er et fortløbende arbejde, der ikke er så synligt men nødvendigt. Sjovere er det jo altid f.eks. at plante guldregn under træerne ved gavlen til nr. 5. Vi er i god og fast kontakt med både Hørsholm skole og kommunens Center for Dagtilbud og Skole. Der har været en række møder, hvor vi har fremført, at hegnet ind til skole skal være i orden samt, at benyttelsen af anlægget uden for skoletid og i ferierne bør ske under hensyntagen til områdets beboere. Der er god kontakt til kommunens SSP-konsulenter, som kan hjælpe os, hvis der er uro på skolens område uden for skoletiden. Sommeren 2015 forløb roligt. Med hensyn til skolens containere, der er placeret ud mod Skolestien, så har vi flere gange bedt om, at de bliver enten fjernet, nymalet i en grøn naturfarve eller dækket ind af f.eks. et hegn eller et træværk i naturfarve. Vi følger op på denne sag. Fra vores nabo Bakkehusene fik vi en henvendelse om vores fælles hegn. Det var efterhånden blevet så højt og tæt, at det gik i en bue ind over deres vej og ødelagde lysindfaldet i en række lejligheder. Det er nu blevet bragt i orden til alles tilfredshed, og uden at det er gået ud over de store fyrretræer. Vores vicevært Jørgen Kyhl har fået bedre garageforhold. Vi har nu fire dybe garager ved siden af hinanden med gode lysforhold og i en lys farve. Der er fine betingelser for opbevaring af snehegn og de forskellige maskiner. For en række år siden var vi stærkt plaget af flagermus, der bl.a. tog ophold inde i vores tagkonstruktion. Antallet af flagermus er reduceret kraftigt, og der er sat en stopper for indtrængning med etablering af net mellem beton og tag. Det efterses årligt af firmaet Anticimex. Rundt omkring de tre blokke har vi på jorden opsat giftdepoter mod rotteplage. I kloaksystemet har vi en dobbelt spærring ud mod hovedkloakken, så der ikke kan komme skadedyr ind til os. Rundt om i kloakledningerne på vores areal har vi opsat fælder, der efter en reaktion fra dyrene sender spyd ned, hvorefter skadedyrene skylles ud med spildevandet. Antallet af skud er faldende. - Vi gør vort bedste for at bekæmpe skadedyr på vores område. Når Jørgen Kyhl slår græs eller fejer sne, er hans mobiltelefon lukket. Jeg vil gerne opfordre til, at man i højere grad bruger kontortiderne mandag morgen 9-10 og onsdag aften 17-18. Så bliver han ikke afbrudt i sit arbejde, og I får ro til at få svar på jeres spørgsmål. - Og så må jeg benytte lejligheden til at sige en stor tak til vores flittige og fleksible vicevært! Sidst i marts måned har vi oplevet indbrud og indbrudsforsøg. Vi udsendte derfor den 31. marts en anmodning til alle om, at man ikke lukker ukendte ind via dørtelefonen. Er man i tvivl, så lad være med at åbne! Det skal også her gentages, at lågerne til bl.a. Netto skal holdes lukket og være låst. Det er desværre konstateret, at enkelte personer undlader at holde lågerne lukket, hvilket kan være medvirkende til uønskede personer på ejendommens areal. I forbindelse med indkaldelsen til denne generalforsamling har vi udsendt en orientering om fremtidssikret varmeforsyning i Hørsholm Park. Dette dokument har I haft mulighed for at læse inden dette møde. Det er en fyldig orientering, hvor vi anbefaler, at der sættes en projektering i gang med egen stikledning 3
ud til hovedledningen og etablering af egen varmecentral. Det vil vi gerne her i aften have jeres accept af, så vi kan forberede en ekstraordinær generalforsamling i slutningen af 2016, hvor et endeligt projekt med tilhørende økonomi kan forelægges til vedtagelse. Efter vores mening er der tale om rettidig omhu omkring sikkerhed for en konstant varmeforsyning. Vi har en omfattende, fyldig og ajourført hjemmeside på www.hørsholmpark.dk og er man i udlandet, så søg også på www.horsholmpark.dk og få information. Nyhederne er lagt ud på forsiden, og et væld af dokumenter, kontaktlister og tekniske tegninger kan let hentes ned. Her er fotos fra området året rundt og lidt om den historiske baggrund. Der var cirka 21.000 besøgende på vores hjemmeside i 2015 mellem 57 og 58 besøgende pr. dag! Vi har således en levende og meget aktiv hjemmeside, så besøg den og bliv orienteret. Den er en væsentlig del af vores image udadtil. Til slut vil jeg blot understrege, at Hørsholm Park skal være et attraktivt og godt sted at bo midt i en stor grøn park ikke langt fra bymidten, skoven og stranden. På generalforsamlingen, den 26. april 2016. Flemming Lundahl, formand Herefter bad dirigenten om, at spørgsmål til beretningen indledningsvis drejede sig om varmeforsyningen, idet projektleder Carsten Nielsen var kortvarigt til stede for at besvare disse spørgsmål. Der var spørgsmål fra salen, om hvor mange penge der var blevet brugt på reparation af stikledningerne de seneste år. Formanden svarede, at der var et nedbrud i 2015 der kostede 50-60.000 kr., men at bestyrelsen med dette oplæg gerne vil udvise rettidig omhu for at undgå kommende udgifter. Carsten Nielsen redegjorde, at varmeforsyningen er usædvanlig ved, at der leveres via Opnæsgård. Der er en kontrakt med Opnæsgård og en med Nordfors. Opnæsgård betaler for varmetabet og for en del af reparationsudgifterne på stikledningen. Aftalen kan af begge parter opsiges med 1 års varsel. Carsten Nielsen oplyste endvidere, at der er tale om gamle forsyningsledninger, der ligger godt, så længe de ligger tørt. Modsat ligger de fugtigt eller vådt, er der risiko for brud. Det er ikke til at forudsige, hvornår et brud vil opstå. Ved skadestedet i 2015 lå røret ikke tørt. Carsten Nielsen tilføjede, at han undrede sig over, at Opnæsgård ikke for længe siden havde opsagt kontrakten. Nordfors vil ikke kræve tilslutningsbidrag ved en ændring af varmeforsyningen. Carsten Nielsen anslog, at de samlede udgifter til en omlægning af varmeforsyningen andrager 1,4 mio. kroner. Da ikke flere ønskede ordet, bad dirigenten om forsamlingens tilkendegivelse og kunne konstatere, at bestyrelsen fik enstemmigt mandat til at arbejde videre, med henblik på at afholde en ekstraordinær generalforsamling i efteråret, hvor et egentligt beslutningsforslag med tilhørende økonomiske konsekvenser fremlægges til generalforsamlingens stillingtagen. Herefter efterlyste dirigenten kommentarer eller spørgsmål til beretningen i øvrigt. Der fremkom ingen spørgsmål fra forsamlingen, hvorefter dirigenten konstaterede, at beretningen var taget til efterretning. 3. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse. Administrator gennemgik regnskabet og fremhævede en række positioner, herunder revisors påtegning, afvigelser i forhold til årets budget, årets underskud på 58.869 kr. samt egenkapitalens størrelse på 936.137 kr. Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til regnskabet. 4
Da ingen ønskede ordet, konstaterede dirigenten, at regnskabet var godkendt. 4. Forelæggelse af budget til godkendelse. Peter Westerdahl fra DEAS A/S gennemgik bestyrelsens budgetforslag for 2016 herunder bestyrelsens forslag om uændrede fællesudgifter. Der fremkom enkelte afklarende spørgsmål fra forsamlingen, herunder spørgsmål om der var kendskab til vandforbruget pr. lejlighed. Formanden og administrator redegjorde for, at der ikke er vandmålere på ejendommen, men at ejendommens energiforbrug følges løbende med månedlige aflæsninger af alle energimålere med indberetning til et elektronisk energistyringssystem hos DEAS, der overvåger forbruget i forhold til det forventede. Det fremlagte budget for 2016 blev herefter enstemmigt godkendt som nedenstående: BUDGET 2016 Aconto E/F-bidrag... 4.697.000 Vaskeriindtægter... 93.000 Nøglebrikker, salg af... 10.000 Indtægter i alt... 4.800.000 Leje af viceværtgarage... 50.400 El... 310.000 Vand... 740.000 Renovation... 417.000 Forsikringer... 225.000 Abonnementer... 305.000 Vicevært... 441.000 Ejendomsservice, trappevask mm... 456.000 Snerydning/vejsalt... 24.000 Materialeudgifter og anskaffelser... 35.000 Drift af fælleslokale... 70.000 Administrationshonorar, DEAS A/S... 300.000 Godtgørelse til bestyrelse... 9.000 Revisor... 20.000 Advokat, juridisk bistand... 52.000 Arkitekt og ingeniør... 137.000 Udarbejdelse af varmeregnskab... 53.000 Gebyrer, tingsbogsattester m.v... 212.000 Porto... 15.000 Mødeudgifter... 6.000 Løbende vedligeholdelse... 750.000 Beskæring af træer, klipning af buskads... 125.000 Udskiftning af termoruder... 40.000 Samlede udgifter i alt... 4.792.400 Årets resultat... 7.600 5
5. Indkomne forslag. Der var forslag fra Niels Lund om, at det pålægges bestyrelsen at indhente tilbud på administration af ejendommen Hørsholm Park fra tre selskaber, der kan varetage sig opgaven tilsvarende den nuværende, der i dag administreres af DEAS A/S Forslagets fulde ordlyd var udsendt som supplement til indkaldelsen. Forslagsstilleren motiverede sit forslag. Dirigenten efterlyste kommentarer til det fremsatte forslag, hvorefter der udspandt sig en længere debat herom. Formanden oplyste, at man i bestyrelsen udover pris tillige vægter tillid, kvalitet og samarbejde med sine leverandører. Det blev tilkendegivet, at man i foreningen bør konkurrenceudsætte sine leverandører med mellemrum, f.eks. hvert 5. år. Bestyrelsen tilkendegav, at man vil indhente tilbud på administration som ønsket i den kommende forsamling, og at resultatet vil blive forelagt på den næste ordinære generalforsamling. Med denne tilkendegivelse fra formanden og med forslagsstillerens accept blev forslaget ikke sat til afstemning. Der var forslag fra Hans ten Stroete om etablering af briksystem på mindst én af lågerne, som det er på opgangsdørene. Forslagets fulde ordlyd var udsendt som supplement til indkaldelsen. Forslagsstilleren ønskede ikke at uddybe sit forslag. Dirigenten efterlyste kommentarer til det fremsatte forslag. Torben Rohde redegjorde for, at bestyrelsen var positiv for det fremsatte forslag og allerede havde iværksat undersøgelser som følge heraf. Der har været besigtigelse af forholdene med foreningens leverandør af adgangskontrol, og der er indhentet tilbud på opgaven, som forventes modtaget inden for et par uger. Bestyrelsen forventer, at udgiften kan holdes inden for vedligeholdelsesbudgettet og udføres så hurtigt som muligt. Forslagsstilleren erklærede sig tilfreds med disse tiltag, hvorfor forslaget ikke blev sat til afstemning. 6. Valg af bestyrelsesformand. Flemming Lundahl var på valg og havde tilkendegivet at modtage genvalg. Der var genvalg til Flemming Lundahl 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen. Torben Rohde, Verner Søgaard og Per Illum var på valg og havde tilkendegivet at modtage genvalg. Der skulle vælges 2 bestyrelsesmedlemmer for en 2 årig periode og 1 bestyrelsesmedlem for en 1 årig periode. Der var genvalg til følgende: Torben Rohde, Verner Søgaard og Per Illum 6
Torben Rohde meddelte, at han modtog valg for 1 år Bestyrelsen er herefter således sammensat: Flemming Lundahl (formand) (på valg i 2018) Verner Søgaard (på valg i 2018) Torben Rohde (på valg i 2017) Per Illum (på valg i 2018) Jan Christiansen, på vegne af DIP (på valg i 2017) 8. Valg af suppleanter til bestyrelsen. Der var forslag om følgende som suppleanter: Kjeld Jeppesen 14, 3. mf og Bente Lindhard, 9, 5. tv. Begge kandidater blev nyvalgt Suppleanterne er herefter følgende: Kjeld Jeppesen (på valg i 2018) Bente Lindhard (på valg i 2017) 9. Valg af revisor. Der var genvalg af BDO Statsautoriserede revisorer 10. Eventuelt. Følgende emner blev drøftet: Mulighed for inddækning af altaner. Der var tidligere indhentet prisoverslag, der lyder på ca. 27.000 kr. ved minimum 30 tilslutninger. Adspurgt oplyste formanden, at der i bestyrelsen ikke havde været større interesse for sagen, men at det indhentede materiale kan fremlægges med initiativ og forarbejde fra Bjørn Bogason, som hans forslag på generalforsamlingen i 2017. Der blev udtrykt ønske om ensartethed i lighed med reglerne om markiser. Da ikke flere ønskede ordet, hævede dirigenten generalforsamlingen og takkede de fremmødte for en god og saglig debat. Generalforsamlingen blev afsluttet kl. 20.45. ------------------------------------------------------------------------- Dette referat er underskrevet elektronisk ved brug af NemID, jf. foreningens tegningsregler. Underskrifterne fremgår af dokumentets sidste side. 7
Underskrifterne i dette dokument er juridisk bindende. Dokumentet er underskrevet via Penneo sikker digital underskrift. Underskrivernes identiteter er blevet registereret, og informationerne er listet herunder. Med min underskrift bekræfter jeg indholdet og alle datoer i dette dokument. Peter Westerdahl referent På vegne af: DEAS A/S Serienummer: CVR:20283416-RID:27340214 IP: 194.255.14.130 09-05-2016 kl. 12:27:25 UTC Per Holm dirigent På vegne af: DEAS A/S Serienummer: CVR:20283416-RID:54438861 IP: 194.255.14.130 09-05-2016 kl. 12:44:41 UTC Flemming Lundahl Jakobsen formand På vegne af: Ejerforeningen Hørsholm Park Serienummer: PID:9208-2002-2-600574299626 IP: 176.22.163.145 09-05-2016 kl. 18:15:14 UTC Dette dokument er underskrevet digitalt via Penneo.com. Signeringsbeviserne i dokumentet er sikret og valideret ved anvendelse af den matematiske hashværdi af det originale dokument. Dokumentet er låst for ændringer og tidsstemplet med et certifikat fra en betroet tredjepart. Alle kryptografiske signeringsbeviser er indlejret i denne PDF, i tilfælde af de skal anvendes til validering i fremtiden. Sådan kan du sikre, at dokumentet er originalt Dette dokument er beskyttet med et Adobe CDS certifikat. Når du åbner dokumentet i Adobe Reader, kan du se, at dokumentet er certificeret af Penneo e-signature service <penneo@penneo.com>. Dette er din garanti for, at indholdet af dokumentet er uændret. Du har mulighed for at efterprøve de kryptografiske signeringsbeviser indlejret i dokumentet ved at anvende Penneos validator på følgende websted: https://penneo.com/validate