A / B B O R U P S Ø P A R K S Ø P A R K E N 2-5 8, 4 1 4 0 B O R U P M Ø D E R E F E R A T A/B BORUP SØPARK Forum: Ordinær generalforsamling c/o DO SUM v/ LINDA FERRÉ JENSEN Tidspunkt: Mandag den 11. april 2016, kl. 19.00 Sted: Møllelundgården, Hovedgaden 72, 4140 Borup ÅSHØJVED 7 4130 VIBY SJÆLLAND bestyrelse@borup-soepark.dk CVR-NR.: 30 40 98 76 Dirigent: Britt Avlastenok (nr. 34) Referent: Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen (nr. 22) FORMAND: Christian Lønfeldt Jensen TLF: 40 20 48 97 bestyrelse@borup-soepark.dk Til stede: Andelshaver(e) fra Søparken nr. 2, 10, 14, 22, 24, 28, 32, 34, 38, 40, 48, 52, 54, 56 og 58. Økonomiansvarlig Linda Ferré Jensen. Revisor Torben Madsen, TT Revision. Repræsenteret ved fuldmagt: Andelshaver(e) fra Søparken nr. 42, 44 og 46. ADMIN.: Bjarne Sandgaard Hansen TLF: 21 67 98 03 / 35 32 93 33 administrator@borup-soepark.dk ØKONOMI: Linda Ferré Jensen TLF: 21 77 52 69 okonomi@borup-soepark.dk REF.: Bjarne Sandgaard Hansen Fraværende: Andelshaver(e) fra Søparken nr. 4, 6, 8, 12, 16, 18, 20, 26, 30, 36 og 50. Formalia i henhold til vedtægterne: Indkaldelsen til generalforsamlingen blev udsendt rettidigt, jvf. 22.1 i A/B Borup Søparks vedtægter, og med 18 repræsenterede stemmeberettigede ud af 29 mulige kunne generalforsamlingen erklæres for beslutningsdygtig i alle relevante henseender, jvf. 23.1 i A/B Borup Søparks vedtægter.
Dagsorden: Ad 1) VELKOMST Formand Christian Lønfeldt Jensen bød velkommen til den ordinære generalforsamling for 2016. SIDE 2 AF 10 Ad 2) Ad 3) VALG AF DIRIGENT OG REFERENT Til dirigent valgtes Britt Avlastenok nr. 34, og til referent valgtes Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen i nr. 22. BERETNING FRA BESTYRELSEN Formand Christian Lønfeldt Jensen fremlagde bestyrelsens beretning for bestyrelsesåret 2015/2016. De vigtigste punkter er fremhævet herunder: Der er kommet ro på i bestyrelsesarbejdet, der holdes kun få møder om året, og møderne drejer sig efterhånden mest om dagligdags problemer såsom affald, parkering og lign. Der blev afholdt fællesarbejdsdag og sommerfest i sommeren 2015 med stor tilslutning fra andelshaverne. F10-lånet blev refinansieret ultimo 2015, hvorfor der blev afholdt ekstraordinær generalforsamling i november 2015 med deltagelse fra foreningens bankrådgiver. Ultimo 2017 skal Cibor 6-lånet med renteswappen refinansieres. Bestyrelsen har registreret større og større interesse for foreningens boliger, og ventelisten, som bestyrelsen har gjort det gratis at blive indskrevet på, er blevet aktiv igen. Således skal andelshavere, der ønsker at sælge deres andel, igen til at være opmærksomme på, at de først skal henvende sig til bestyrelsen og høre, om der står nogen på venteliste til den konkrete boligtype. Også andelshavere, der vil bytte bolig, skal henvende sig til bestyrelsen og blive skrevet på ventelisten, hvor de i øvrigt altid har forrang for udefrakommende. P.t. står der to på venteliste, og begge er interesseret i stueetageboliger af alle størrelser. Gældende ventelisteinformation vil desuden fremover løbende blive opdateret på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen har både drøftet og forsøgt sig med at sælge øl og sodavand ved generalforsamlinger m.m. I praksis synes dette dog ikke at fungere, hvorfor forsøget droppes igen. Foreningen har stadig storskralds- og affaldssorteringsordning, men det hænder ofte, at der bliver blandet rundt i fraktionerne. Det henstilles derfor til alle andelshavere og beboere, at de er opmærksomme på korrekt kildesortering både i dagligdagen og ved storskraldsudsætning.
Derudover skal man hvis noget, man har stillet ud til storskrald, ikke bliver taget med selv få det fjernet hurtigst muligt, og endelig man skal sørge for at vente med udsætning af storskrald til den relevante søndag. De fleste af bestyrelsesmedlemmerne har efterhånden været aktive i en lang årrække, og flere af dem overvejer at træde tilbage efter næste refinansiering. Bestyrelsen har forsøgt at lette arbejdet de senere år, og mange af de store tekniske ting er efterhånden også ved at være overstået. do Sum ved Linda Ferré Jensen forestår foreningens økonomiadministration, og Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen i nr. 22 har taget sig af meget af det andet administrationsarbejde, som bestyrelsen nu forsøger at få outsourcet, jf. også senere pkt. 6A i nærværende referat. Arbejdsmængden er altså ikke længere så overvældende, og det kan derfor være en god idé for potentielle nye bestyrelsesmedlemsinteresserede at stille op allerede nu, evt. som suppleant, og dermed få et godt indblik i foreningens drift. SKAT har fremsendt forslag til afgørelse på den ejendomsskatteklage, som foreningen indsendte ultimo 2010. Bestyrelsen har sammen med en andelshaver, der er særligt kyndig på ejendomsskatteområdet, udfærdiget to runder indsigelser over SKATs forslag vedr. fradrag for forbedringer og afventer nu den endelige afgørelse. Kongsberg A/S og dettes datterselskab Søparken, Borup ApS er gået konkurs, og foreningens advokat i femårsgennemgangsanliggender Kristian Dreyer fra Svejgaard-Galst- Qvist Advokataktieselskab har fået klarlagt, at der ikke er penge i boet til at dække mangelafhjælpningen på Søparkens ejendom. Han er derfor nu i dialog med Finansiel Stabilitet omkring udbetaling af de 486.173,13 kr., som foreningen skal bruge fra entreprenørgarantien for at få afhjulpet de anmeldte mangler. SIDE 3 AF 10 En andelshaver spurgte, om foreningen stadig førte retssag mod tidligere administrator DEAB I/S. Bestyrelsen kunne svare afkræftende på dette spørgsmål. Til formandens beretningspunkt om affaldssortering og storskrald tilføjede en andelshaver, at der efter hans mening er store problemer med stigende dagrenovationsmængder grundet dårlig sortering. Flere andelshavere erklærede sig enige. Andelshaveren foreslog, at man kunne overveje at lave en aftale mellem foreningen og kilde-
sorteringsvillige andelshavere om en lavere boligafgiftsopkrævning, hvis man kildesorterer ordentligt og samvittighedsfuldt. SIDE 4 AF 10 Ad 4) FORELÆGGELSE AF SAMT GODKENDELSE AF ÅRSRAPPORT 2015 Indledningsvis skal det nævnes, at alt relevant materiale vedrørende nedennævnte redegørelser blev udsendt sammen med indkaldelsen som bilag nr. 1. Årsrapporten blev fremlagt af foreningens revisor Torben Madsen, der i sin gennemgang bl.a. lagde vægt på følgende forhold: Revisionen har ikke givet anledning til andre bemærkninger, end at budgettallene som vanlig ikke er revideret. Anvendt regnskabspraksis er uændret i forhold til tidligere år og følger i øvrigt Erhvervsstyrelsens anbefalinger. Indtægter for 2.344.191 kr., omkostninger for 271.526 kr. og finansielle omkostninger på 1.763.558 kr. (herunder ekstraordinært 51.000 kr. til låneomkostninger og kurstab ved omprioritering), hvilket giver et resultat før afdrag på 309.172 kr.; herudover afdrag på banklån på 242.000 kr. Administrationsomkostningernes lave værdi skyldes indtægtsførsel af YouSee-regning på 30.210 kr. og kompensation fra ABF på 19.443 kr. for fejlrådgivning i forbindelse med en af eksklusionssagerne tilbage i 2013. På bankkontoen stod der ved udgangen af 2015 415.585 kr. Egenkapitalen er blevet forbedret med ca. en million kr. sammenlignet med sidste år, dels fordi der er blevet afdraget på banklånet, dels fordi renteswappens negative værdi er aftagende. Ved renteswappens udløb ultimo 2017 vil egenkapitalen blive yderligere forbedret. Nogle af pengene til vedligeholdelse er femårsgennemgangsrelaterede og kan forhåbentlig hentes ind igen fra entreprenørgarantien. De to gamle realkreditlån er erstattet af to nye. Der er indgået en kreditoraftale mellem foreningen og dens kreditorer (se note 20 i regnskabet). Andelskronen, som er defineret ud fra ejendommens anskaffelsespris, er siden sidste år steget fra 1,059973 til 1,087639 med stigning af andelenes værdi til følge. På et spørgsmål fra en andelshaver om, hvorfor der ikke er hensat midler til vedligeholdelse i regnskabet, svarede revisor, at den aftalebestemte årlige hensættelse af midler til vedligeholdelse først træder i kraft fra og med regnskabsåret 2016.
En andelshaver spurgte, om de 486.173,13 kr., som foreningen søger at få udbetalt fra entreprenørgarantien i forbindelse med femårsgennemgangen, ikke bør regnskabsføres som eventualforpligtelse. Revisor medgav, at man godt kunne have gjort sådan. Imod en sådan praksis kunne tale, at de relevante mangler godt kan afhjælpes hen ad vejen og for det almindelige vedligeholdelsesbudget, idet disse dog naturligvis skal afhjælpes før eller siden. SIDE 5 AF 10 Årsrapporten blev enstemmigt godkendt (uden brug af stemmeseddel). Ad 5) FORELÆGGELSE AF DRIFTSBUDGET 2016 TIL GODKENDELSE OG EVT. BESLUTNING OM ÆNDRING AF BOLIGAFGIFTEN Indledningsvis skal det nævnes, at alt relevant materiale vedrørende nedennævnte redegørelse blev udsendt sammen med indkaldelsen som bilag nr. 2 og 3. Budget og oversigt over boligafgift blev fremlagt af økonomiansvarlig Linda Ferré Jensen. Eneste forskel fra den på den ekstraordinære generalforsamling i november 2015 fremlagte version er tilføjelsen af en forventet udgift til udarbejdelse af energimærkningsrapport; denne skal dog tidligst laves i november. En andelshaver spurgte, hvad de 19.000 kr. til advokat-og øvrig ekstern konsulentbistand dækker. Linda svarede, at midlerne ikke er øremærket til noget specifik, men at de f.eks. kan dække udgifterne til foreningens advokat ifm. femårsgennemgangssagen. Budgettet og oversigten over boligafgiften blev enstemmigt godkendt (uden brug af stemmeseddel). Ad 6) INDKOMNE FORSLAG FRA BESTYRELSEN A: OUTSOURCING AF SELVADMINISTRATIONEN Formand Christian Lønfeldt Jensen i nr. 40 fremlagde bestyrelsens forslag om, at generalforsamlingen bemyndiger bestyrelsen til på et tidspunkt, hvor bestyrelsen skønner det hensigtsmæssigt i forhold til boligernes omsættelighed m.v. at outsource den del af selvadministrationen, der vedrører køb og salg af andele og dertil relaterede ydelser, til et af bestyrelsen udvalgt advokatfirma. Bestyrelsen foreslog endvidere tiltaget finansieret sådan, at det gebyr, som i en salgssituation p.t. skal betales til foreningen, vil udgå
til fordel for det af advokatfirmaet definerede salær. Ved en hurtig rundringning har bestyrelsen fundet frem til, at dette salær kan forventes at beløbe sig til mellem ca. 2.000 og 9.000 kr. alt afhængig af valgt advokat og dennes tidsforbrug (formodentlig mellem 1-3 timer). Dette forhold vil dog blive undersøgt nærmere, inden endelig advokatsamarbejdspartner vælges. SIDE 6 AF 10 Til dette forslag indvendte en andelshaver, at et højt gebyr/advokatsalær vil besværliggøre boligsalget og gøre andelene mindre attraktive. Bestyrelsen erklærede sig principielt enig heri men pointerede samtidig, at salgsgebyr er helt normalt også i andre andelsboligforeninger, at der allerede er et gebyr nu, at køber også skal lægge depositum, og at gebyret derfor næppe er afgørende for salgsmulighederne. Derimod mente bestyrelsen, at en outsourcing kunne lette bestyrelsesarbejdet og -rekrutteringen Efter en del diskussion, hvor bl.a. muligheden for tilknytning af en decideret ekstern administrator flygtigt blev nævnt, nåede generalforsamlingen frem til enighed om, at forslaget skulle modificeres, sådan at sælger ikke skal være betinget af et af bestyrelsen udvalgt advokatfirma men i stedet selv frit må vælge, hvilken advokat denne ønsker at benytte sig af. Det således reviderede forslag blev enstemmigt vedtaget (uden brug af stemmeseddel). B: DELTAGELSE I BORUP VANDVÆRKS GENERALFORSAMLING Bestyrelsesmedlem Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen i nr. 22 fremlagde bestyrelsens forslag om, at generalforsamlingen skal tillade bestyrelsen at bemyndige en andelshaver til at deltage i Borup Vandværks generalforsamling den 28. april 2016 og på A/B Borup Søparks vegne foreslå og diskutere muligheden for, at vandværket installerer et kalkfjernelses-/blødgørings-/ionbytningsanlæg eller lign., som kan reducere kalkmængden i vandet betragteligt for alle i hele Borup. En fem år gammel rapport fra Naturstyrelsen om fordele og ulemper ved central blødgøring af drikkevandet kan til almen orientering hentes på http://naturstyrelsen.dk/media/nst/attachments/cen tralbldgringafdrikkevandnstmaj20116.pdf. Flere andelshavere erklærede sig enige i, at det var en god idé at forsøge at presse på og skabe debat, men pointerede samtidig at de
næppe ville være samarbejdsvillige på vandværket. En enkelt andelshaver spurgte løseligt ind til, om fjernelse af kalken i vandet kunne have helbredsmæssige konsekvenser. SIDE 7 AF 10 Forslaget blev enstemmigt vedtaget (uden brug af stemmeseddel) Ad 7) INDKOMNE FORSLAG FRA ANDELSHAVERE Der var forud for generalforsamlingen indkommet ét forslag fra Tina Hyldegren i nr. 24. A: SKILTNING Forslagets ordlyd er: Jeg har flere gange set, at både andelshavere, lejere og gæster kører med høj hastighed i Søparken. Derfor foreslår jeg at der opsættes hjemmelavede skilte med henstilling til forsigtig/langsom kørsel pga. legende børn. Alternativt foreslår jeg at vi ansøger Køge Kommune om tilladelse til skiltning med hastighedsbegrænsning på max 15 km/t. pga. legende børn. Den efterfølgende diskussion centrerede sig mest om, hvad bestyrelsen bedst kan gøre for at begrænse problemet. Af mulige tiltag nævntes netop selvlavede skilte med legende børn og indsendelse af ansøgning til kommunen om hastighedsbegrænsning på 15 km/t. Sidstnævnte er dog en større proces, hvor der også kræves rådgivning fra politiet til kommunen. Som en tredje mulighed nævntes på generalforsamlingen etablering af vejbump, men også dette skal bestyrelsen nok cleare med kommunen og evt. politiet. Endelig blev det under diskussionen pointeret, at der faktisk allerede er nedfældet en hastighedsbegrænsning på 15 km/t i foreningens ordensreglement (husorden), og at flere af de foreslåede tiltag også har et økonomiske aspekt over sig, som også skal overvejes. Forslaget blev enstemmigt vedtaget (uden brug af stemmeseddel) i en revideret version, iflg. hvilken bestyrelsen pålægges at undersøge mulighederne for hastighedsbegrænsende tiltag. Ad 8) VALG TIL BESTYRELSEN Bestyrelsesmedlemmerne Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen, Tina Hyldegren og Britt Avlastenok var ikke på valg og skal fortsætte indtil den ordinære generalforsamling i foråret 2017. Formandsposten, en bestyrelsesmedlemspost og op til to suppleantposter var således på valg.
Til posten som formand for to år valgtes uden modkandidater Christian Lønfeldt Jensen i nr. 40 (genvalg). SIDE 8 AF 10 Til posten som bestyrelsesmedlem for to år valgtes uden modkandidater Lise Aagerup i nr. 48 (genvalg). Til posten som suppleant for ét år valgtes uden modkandidater Mohammed El-Khodeir i nr. 28 (nyvalg). Kontaktoplysninger til de nye bestyrelsesmedlemmer følger her: Christian Lønfeldt Jensen, nr. 40 (formand) Telefon: 51 30 94 67 E-mail: bimer@bimer.dk / administrator@borup-soepark.dk Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen, nr. 22 Telefon: 21 67 98 03 / 35 32 93 33 E-mail: bjarne@borup-soepark.dk / administrator@borupsoepark.dk Tina Hyldegren, nr. 24 Telefon: 28 70 20 21 E-mail: tina@borup-soepark.dk Lise Aagerup, nr. 48 Telefon: 25 38 92 69 E-mail: lise.aagerup@gmail.com Britt Avlastenok, nr. 34 Telefon: 51 52 01 53 E-mail: britt@borup-soepark.dk Mohammed El-Khodeir, nr. 28 Telefon: 60 60 57 07 E-mail: moh2013@live.dk Efter generalforsamlingen var afsluttet, konstituerede bestyrelsen sig på følgende måde: Formand: Christian Lønfeldt Jensen Næstformand: Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen Sekretær: Bjarne Simmelkjær Sandgaard Hansen Referent: Alle bestyrelsesmedlemmer efter turnusordning. Ad 9) EVENTUELT En andelshaver påpegede, at der i en af carportene i modstrid med foreningens ordensreglement (husorden) holder en uindregistreret bil parkeret, og at dette forhold kan få fatale konsekvenser for foreningen, idet der så ikke er forsikringsdækning, hvis den pågældende bil forårsager brand eller lign. Bestyrelsen meddelte, at
andelshaveren vil få et påbud om enten at få indregistreret bilen eller fjerne den fra foreningens ejendom. SIDE 9 AF 10 En andelshaver påpegede, at der meget snart bør udarbejdes en drifts- og vedligeholdelsesplan for ejendommen, da bygningerne nærmer sig en alder af ti år og efterhånden pådrager sig et stadig større vedligeholdelsesbehov. Bestyrelsen erklærede sig ubetinget enig heri og understregede samtidig, at en del af opmærksomhedspunkterne allerede er med i femårsgennemgangen. Ved enkelte af bygningerne er problemerne omkring opfugtning af murværk m.m. dog så grelle, at det bør overvejes, om ikke der skal gribes øjeblikkeligt ind. Konkret kunne man i disse tilfælde overveje at tale med IGS Rådgivende Ingeniører ApS om muligheden for i femårsgennemgangshenseende at plædere for force majeur-forhold så udbedringen kan påbegyndes tidligere, uden foreningen mister retten til udbetaling fra entreprenørgarantien. Afslutningsvis bemærkede en andelshaver, at beholderen til blødt plastik i tredje rækkes affaldsskur stinker voldsomt af rådden fisk. I den forbindelse henstillede hun, at affald, der har været i direkte kontakt med madvarer, skal i dagrenovationscontaineren og ikke sorteres ud i blød plast, pap m.m.
Godkendelse af referatet: Undertegnede dirigent, bestyrelsesmedlem og/eller referent erklærer sig hermed enig i, at referatets indhold er i overensstemmelse med sandheden: SIDE 10 AF 10