Indhold Aflysning af timer... 2 Afløser på holdet... 2 Børneattester... 2 Falck... 2 Forsikring... 3 Fotografier og film... 3 Førstehjælpskasse... 3 Gymnastiksæsonen... 4 Hold Program for sæsonen... 4 Hjemmeside... 4 Siden Intern på hjemmesiden... 4 Hovedforeningen... 4 Højby Nyt... 5 Instruktøransvarlig... 5 Instruktørmøder... 6 Juleafslutning... 6 Julekalendersalg... 6 Kontakt til medlemmerne... 6 Kopiering... 7 Kurser... 7 Musik... 8 Nøgler... 8 Omklædning... 8 Omkostningsgodtgørelse... 9 Eksempel på udfyldelse af en omkostningsgodtgørelse... 11 Eksempel på udfyldelse af kørselsgodtgørelse... 12 Opvisninger... 12 Opvisningstøj... 13 Orden i hallerne... 13 Redskabsrummet... 13 Redskaber/rekvisitter... 14 Samarbejdsaftale... 14 Sponsorer... 14 Stævner og børnetræf... 14 Tilmelding, kontingentbetaling og holdlister... 15 Velkomstblanket... 16 Vejledere... 16 1
Aflysning af timer Det sker heldigvis sjældent, at vi er nødt til at aflyse timer. Hvis det skulle blive nødvendigt at aflyse, får du besked herom af bestyrelsen. Der betales ikke omkostningsgodtgørelse for timer, der på forhånd er aflyst. Ved aflysning pga. sygdom eller andre akutte ting, kan du sende en mail eller sms i Conventus til deltagerne på holdet. Mail bruges i de tilfælde, hvor man ved at medlemmerne vil kunne nå at læse den. Sms bruges i sidste øjeblik, og kun i nødstilfælde. Ved aflysning modtager du ikke omkostningsgodtgørelse. Husk desuden at gøre Anna opmærksom på timer, der aflyses af kommunen eller skolen uden vi ved det, da vi skal holde regnskab over brugte timer i hallerne. Afløser på holdet Hvis du bliver forhindret i at møde op til en træning, skal du selv finde en afløser f.eks. blandt de øvrige instruktører i foreningen. Hvis du får en anden instruktør til at afløse dig, får du ikke omkostningsgodtgørelse for den time. Afløseren skal derimod skrive det på sin omkostningsgodtgørelse. Børneattester Det er lovmæssigt bestemt, at alle foreningerne, herunder også idrætsforeninger, har pligt til at indhente børneattester på alle personer, der skal fungere som træner, instruktør, holdleder mm. for børn under 15 år. I Højby Skytte- og Gymnastikforening har vi valgt at indhente børneattest på alle frivillige i foreningen. Derfor skal alle nye instruktører, hjælpeinstruktører og bestyrelsesmedlemmer i foreningen udfylde en børneattest hvert andet år. Børneattesten indsendes til kriminalregisteret, som undersøger om underskriveren har en pædofili-dom. Oplysninger, der er givet foreningen, behandles fortroligt. Hvis du ikke ønsker at skrive under på, at foreningen må undersøge, om du har en dom for pædofili, medfører det, at dit samarbejde med foreningen ophører med øjeblikkeligt varsel. Du er selvfølgelig velkommen til at ringe til en fra bestyrelsen, hvis du har spørgsmål til ovenstående. Du kan finde flere oplysninger på www.dgi.dk/paedofili Falck Alle medlemmer er dækket af Højby S&G s abonnement hos Falck. Det betyder, at du og dine gymnaster er dækket med sygetransport til sygehus eller læge ved tilskadekomst eller sygdom. Efter behandling køres den tilskadekomne enten hjem eller retur til foreningen. 2
Abonnementet omfatter ligeledes tilskadekomst eller sygdom på andre lokalisationer i Danmark, hvis medlemmet er i ærinde for foreningen. Falcks telefonnummer: 70 10 20 30 Vores abonnementsnummer: 20 26 92 76 Forsikring Gymnastikafdelingen samt Højby S&G s hovedforening har en forsikring, der dækker vores redskaber/rekvisitter i tilfælde af brand, indbrud og/ eller hærværk. Bestyrelses- og udvalgsmedlemmer samt instruktører og hjælpeinstruktører er desuden dækket ved ulykker, der sker, mens de virker for foreningen. Forsikringen dækker ikke følger af ulykkestilfælde under sportslig aktivitet, hvor den enkelte optræder som almindelig idrætsudøver. Hvis din gymnast pådrager sig en skade under træningstimen, dækkes de ikke af afdelingens forsikring! Dog dækker forsikringen, hvis en gymnast kommer til skade, fordi træneren har givet mangelfuld eller fejlagtig instruktion. Fotografier og film Vi vil gerne have mulighed for at tage billeder af gymnasterne under træningen, til arrangementer eller opvisninger. Derfor har vi i vores handelsbetingelser indlagt, at man ved betaling og accept af handelsbetingelserne giver lov til at der må tages billeder af den tilmeldte. Så medmindre nogle forældre eller voksne medlemmer giver besked på, at der ikke må tages billeder, kan I frit tage billeder af jeres deltagere på holdet. Vi vil rigtig gerne have en masse billeder og videoer fra jer, som vi kan lægge på hjemmesiden og vores Facebook side, så der kommer mere liv på begge sider. Send jeres billeder til Anna eller Jesper og de sørger for at få det lagt på. Førstehjælpskasse Pia og de andre i cafeteriet har isposer liggende, som vi gerne må låne, når cafeteriet har åbent. Når der ikke er åbnet i cafeteriet findes der i kassen i det hvide skab i redskabsrummet, engangs-isposer samt plaster, forbinding med mere. Hvis du opdager, at der mangler noget i førstehjælpskasserne, så sig det venligst til bestyrelsesmedlem Klaus Rene. 3
Gymnastiksæsonen Sæsonen starter i uge 36, 2015 og fortsætter til og med uge 17, 2016. Der trænes ikke i skoleferierne - se aktivitetskalenderen på hjemmesiden. Husk også selv at skrive relevante stævner, træf, træninger mm i aktivitetskalendere via Conventus. I løbet af sæsonen har gymnastikafdelingen reserveret nogle lørdage og søndage, hvor det er muligt at arrangere ekstratræning. Datoerne findes i kalenderen på hjemmesiden. Du har mulighed for at reservere nogle af timerne ved at kontakte Anna, som så vil fordele dem så flest mulige har mulighed for at få tider. Kontakt Anna i god tid, da vi er nødt til at give afkald på de timer, vi ikke bruger. Og dette skal gøres i god tid. Hold Program for sæsonen Du kan finde programmet på hjemmesiden under Hold 2015/2016 Hjemmeside Vores hjemmeside hedder www.hojbygymnastik.mono.net Du har mulighed for at få lagt nyheder og billeder ud på hjemmesiden. Hvis du ønsker at få lagt noget på siden, skal du blot sende dit indlæg til Anna på annahauritzjorgensen@gmail.com På hjemmesiden findes oplysninger om bl.a. vores sæsonprogram, holdtilmelding, sponsorer, aktiviteter mm. Vi forventer, at du som instruktør holder øje med aktivitetskalenderen på hjemmesiden. Husk i øvrigt at lægge ekstra træninger og andre aktiviteter og arrangementer ind i kalenderen i Conventus. På denne måde kommer det automatisk på hjemmesiden, i den kalender, som besøgende på hjemmesiden kan se. Siden Intern på hjemmesiden På hjemmesiden er der under siden Intern en side kun for instruktører og bestyrelsen i foreningen. Anna opretter alle instruktører og bestyrelsesmedlemmer på siden, og der vil blive sendt en mail til den opgivne mailadresse. På siden Intern findes omkostningsgodtgørelser for sæsonen, kørselsskema og meget mere. Efter hvert instruktørmøde vil referatet blive lagt ud på siden Intern, så det er dit eget ansvar at gå ind og læse det. Hovedforeningen Højby Skytte- og Gymnastikforening er en flerstrenget forening, som gymnastik, trampolin, ropeskipping, floorball og volley er en del af. De øvrige afdelinger i hovedforeningen er: Håndbold, fodbold, badminton, budo, skydning, tennis og bordtennis. 4
Hovedbestyrelsen Afdelingsformændene Forretningsudvalget Bordtennis Selvforsvar Fodbold Sponsor- IT-udvalg Håndbold udvalg Gymnastik Tennis Badminton Skydning Fitness Sponsorudvalget består på nuværende tidspunkt af repræsentanter fra gymnastik, håndbold, skydning og fodbold. Der bliver arbejdet på at lave sponsoraftaler for de afdelinger, som kan have ønske herom. Nogle gange kan sponsorudvalget have brug for nogle hænder for at opfylde en sponsorkontrakt. Det er vigtigt, at vi giver en hånd med, da det betyder sponsorindtægter til gymnastikafdelingen. Til instruktørmøderne vil du løbende blive informeret om nyt fra hovedforeningen og diverse udvalg. Du vil desuden blive kontaktet pr. mail hvis vi har opgaver, der skal løses. Højby Nyt Højby Nyt er et lokalblad, der udgives ca. en gang hver anden måned. Hvis du som instruktør eller hjælpeinstruktør har oplevet noget spændende sammen med dine gymnaster, eller som gymnast, skal du være velkommen til at skrive et indlæg til bladet. Indlægget sendes til afdelingens næstformand Bettina, så det kan koordineres med de andre indlæg, som gymnastikafdelingen sædvanligvis udarbejder. Instruktøransvarlig I Gymnastikafdelingen har vi en instruktøransvarlig. Jesper er instruktøransvarlig og dette betyder, at han er kontaktperson for alle hold. Hvis du har problemer eller spørgsmål eller andet du vil drøfte, er det Jesper du skal kontakte. Hele bestyrelsen vil bestræbe sig på at komme på besøg på de forskellige hold i løbet af sæsonen. 5
Instruktørmøder Der afholdes 3 instruktørmøder i løbet af en sæson: i august, februar og efter opvisningen, hvilket oftest er i april eller maj. Datoerne bliver lagt op på hjemmesiden under aktiviteter. Bestyrelsen forventer, at du deltager i møderne, da det er en del af instruktør/ hjælperinstruktør-jobbet. Hvis du skulle blive forhindret skal du melde afbud til Jesper, medmindre andet står i indkaldelsen til mødet. Der vil blive udsendt en reminder om instruktørmøderne ca. en uge før hvert møde. Men skriv allerede datoerne i din kalender nu, så du er sikker på at du kan komme. Til møderne vil du blive orienteret om, hvordan sæsonen forløber, samt du kan orientere om hvordan det går på dit hold. Du vil være en del af planlægningen af bl.a. vores egen opvisning. Ligeledes ordnes der forskellige ting såsom: Nøgler, ønsker om redskaber/ rekvisitter, musik, kurser, velkomst til nye instruktører og hjælpere, udbetaling af omkostningsgodtgørelse m.m. Juleafslutning Der gives kr. 10,- pr. medlem pr. hold. Dog kun for medlemmer under 18 år. Gymnastikafdelingen bestiller slikposer til alle børn i starten af december, så hvis du ønsker at dine gymnaster skal have andet til afslutningen, skal du kontakte Anna, så hun ikke bestiller slikposer til dit hold. Sidste træning inden jul er i uge 51. Julekalendersalg I løbet af november måned har vi brug for friske piger og drenge til salg af foreningens julekalendere. Hvert år er det et udvalgt hold, der skal sørge for at sælge kalenderne. Der kommer mere information herom senere i sæsonen. Kontakt til medlemmerne Du har mulighed for at skrive e-mail eller sms til deltagerne på dit hold via Conventus. Det er gratis at sende e-mails uanset, hvor mange du sender. Derfor opfordrer bestyrelsen dig, til at benytte dig af denne mulighed. Alle de deltagere, som har indtastet e-mail ved tilmelding, vil modtage dine beskeder. Vær opmærksom på at du kun sender e-mail til dit eget hold, så vi ikke kommer til at spamme alle medlemmerne. Husk også at skrive tydeligt i emne-linjen hvilket hold du skriver til, så medlemmerne kan se det, når de læser mailen. Det koster 35 øre at sende en sms pr. deltager på holdet. Derfor opfordrer vi dig til udelukkende at sende sms til holdet, hvis der er tale om akut opstået sygdom og ved aflysning af træningen med meget kort varsel. Du sender e-mail eller sms på følgende måde: 1. Log dig ind i Conventus med dit brugernavn og password 2. Klik med musen på E-mail eller SMS i venstre side af startbilledet. 6
3. Derved fremkommer en e-mail/sms-skabelon, som du kan skrive din besked i. 4. Vælg modtagerne af din besked ved at sætte flueben ud for holdet og klik derefter på send. Du kan også sende en e-mail/sms til en enkelt deltager på holdet på følgende måde: 1. Log dig ind i Conventus med dit brugernavn og password 2. Klik med musen på holdet. Derefter kommer alle navne på deltagerne frem. 3. Klik på den deltager, som du ønsker at skrive til. I Højre side af billedet, fremkommer deltagerens data. 4. Vælg e-mail/sms, skriv din besked og klik derefter på send. Hvis en deltager på holdet klager over ikke at modtage dine beskeder, kan det skyldes, at medlemmet ikke har indtastet e-mailadresse eller mobilnummer eller at medlemmet ikke er registreret som tilmeldt på holdet. Du kan bede medlemmet om at opdatere sine data i Conventus. Dette gøres via foreningens hjemmeside, på forsiden er der et direkte link til medlems-login. Kopiering Ved hallens cafeteria står der en kopimaskine, som kan benyttes af alle afdelinger. Hvis du har brug for at tage kopier til dit hold, kan du benytte denne. Koden til kopimaskinen er 2245. Så bliver gymnastikafdelingen automatisk opkrævet betaling for kopierne. Men husk at benytte Conventus til at sende informationer ud så vidt det er muligt. Kurser Det er i afdelingens interesse, at du som instruktør og hjælpeinstruktør dygtiggør dig. I kan kigge på DGI og GymDanmarks hjemmesider for at se, om de tilbyder kurser, du er interesseret i. Når kursuskatalogerne udkommer, vil du blive informeret. Der kommer desuden nyhedsmails en gang imellem, som vil blive videresendt til dig, hvis det kunne være i din interesse. Volleyinstruktørerne har desuden mulighed for at benytte sig af de tilbud som Dansk Volley Forbund har. Gymnastikafdelingen afregner transport til kurset ved at betale din togbillet eller kr. 1,50,- pr. kørt km. i egen bil. Hvis der er flere kursister i samme bil udbetales der kun kørsel én gang. Hvis du har udgifter til Storebæltsbroen, betaler foreningen naturlig vis også det. Togbilletter og brobilletter skal vedlægges som bilag. Bonnen fra dit Dankort er IKKE nok. Hvis du gerne vil på kursus, kontakter du Jesper for tilmelding. Udgifter for transport samt dit kontonummer afleveres til Pernille, så du kan få dem refunderet. Du skal sørge for at melde rettidigt afbud til kursusstedet/ arrangøren, hvis du bliver forhindret i at deltage i et kursus, du er tilmeldt. Gør du ikke det, eller gennemfører du ikke kurset, skal du selv betale den fulde pris for kurset, da DGI og GymDanmark så ikke får tilskud til dette kursus. 7
DGI-Fyn arrangerer desuden inspirationskurser i forbindelse med sæsonstart. Du er velkommen til at tilmelde dig et eller flere af disse kurser. Ønsker du et længerevarende kursus på f.eks. en uge eller et særligt dyrt kursus, skal det godkendes af bestyrelsen. Musik Der gives tilskud til musik. På din samarbejdsaftale, kan du se hvilket tilskud, der gives til holdet pr. sæson. Kvittering for dine indkøb sendes til kassereren. I musik skabet i hal 1 er der: Minidisk og cd-afspiller begge med pitch kontrol samt headset-mikrofon. Der er mulighed for at tilkoble MP3-afspiller/computer, hvis du selv medbringer stik dertil. I Multihallen og Hal 2 er der: cd-afspiller og mulighed for tilkobling af minidisk og MP3- afspiller, samt trådløs mikrofon og head-set. I trampolinskabet er der en ghettoblaster med båndoptager og cd-afspiller. Nøgler Det er halbestyreren, der skal sørge for, at hallen er låst op på almindelige træningsaftner. Instruktørerne, der træner i Højby Hallerne får udleveret nøgle til: Redskabsrummene og musikskabet i hal 2 og multihallen. Derudover får instruktører en speciel nøgle, der passer til vores depotskab, musikskab til hal 1 og airtracken. Instruktørerne, der træner på Friskolen får udleveret nøgler, der passer til indgangen, musik skabet og vores eget skab med redskaber. Der skal kvitteres for modtagelse af nøglerne og de er strengt fortrolige. Nøglerne skal leveres tilbage til afdelingen, hvis du stopper som instruktør. Tab af nøgler skal omgående meddeles Klaus Rene. Omklædning Der er 6 omklædningsrum i hallerne. Der er to omklædningsrum i forbindelse med hal 1. Der er to omklædningsrum i kælderen i forbindelse med hal 2. Der er to omklædningsrum under fitnessafdelingen, som kan bruges af de hold der træner i multihallen. Hvis omklædningsrummene under fitnessafdelingen er aflåst, kan de åbnes med samme nøgle som bruges til redskabsrummet. Vi vil gerne opfordre til, at du som instruktør, henviser dine gymnaster og forældre til omklædningsrummene. Det giver mere ro og orden i området foran multihallen. 8
Omkostningsgodtgørelse Omkostningsgodtgørelse udbetales 2 gange i løbet af sæsonen. Som instruktør skal du underskrive dine hjælpeinstruktørers og medinstruktørers omkostningsgodtgørelse, som kvittering for at det de har opgivet er korrekt. Foruden de almindelige træninger udbetales der omkostningsgodtgørelser for ekstra træninger i hallerne, dog kun hvis de ekstra timer er bestilt hos Anna. Sedlerne, der skal udfyldes i forbindelse med udbetaling, findes på hjemmesiden på den interne side. Det er lovligt at få udbetalt kr. 5600,- skattefrit pr. kalenderår, herudover kan der frit udbetales kørselsgodtgørelse efter statens gældende takster. Omkostningsgodtgørelsesskema kan udfyldes på to måder: a) Optjent mindre end kr. 5600,- pr. kalenderår: Det er lovligt af få udbetalt Kr. 5600,00 skattefrit pr. kalenderår. I henhold til skattelovgivningen skal det beløb, som I har optjent, fordeles på følgende 3 skattefrie godtgørelsesarter: Skattefri godtgørelse af køb, vask og vedligeholdelse af eget sportstøj. (Max kr. 2.300,- pr. år) Skattefri godtgørelse af udgifter til porto, kontorartikler samt møder (Max kr. 1.400,- pr. år) Skattefri godtgørelse af udgifter til telefonsamtaler (Max kr. 1.900,- pr. år) b) Optjent mere end kr. 5600,- pr. kalenderår: Har en instruktør optjent mere end kr. 5600,- i et kalenderår, kan der herudover alene udbetales skattefri kørselsgodtgørelse efter statens gældende takster. (2015: Kr. 3,7 pr. kørt kilometer) De kørte kilometer kan være kørsel til/fra træning i hallen, opvisninger, stævne, kursus m.m. Har I fået transporten dækket på anden vis, kan kilometrene ikke anvendes her. Lønudbetalingen skal holdes inden for rammerne af a) og b). I skal være opmærksomme på, at omkostningsgodtgørelsen skal afstemmes i forhold til kalenderår og ikke til en sæson. Om efteråret skal der derfor tages hensyn til, hvad I har skrevet i foråret i den foregående sæson. For at kunne huske beløbene om efteråret, er det derfor en god idé at tage kopi af omkostningsgodtgørelses skemaet, inden I afleverer det til Pernille. Omkostningsgodtgørelsen skal være kassereren i hænde senest d. 1. dec. for efterårssæsonen og senest d. 1. maj for forårssæsonen, ellers får man ikke nogen omkostning for den pågældende periode! 9
På de følgende sider er vist et eksempel på udfyldelse af en omkostningsgodtgørelse og den tilhørende blanket for kørselsgodtgørelse. Da det kan være lidt indviklet, kan du altid henvende dig til Pernille eller Anna med dine spørgsmål. 10
Eksempel på udfyldelse af en omkostningsgodtgørelse Navn: Navn Navnsen Omkostningsgodtgørelse Adresse: Villavej 26, 5678 villaby Omkostningsgodtgørelse overføres til: Reg. nr.: xxxx Kontonr. xxxxxxxxxxx Omkostningsgodtgørelse for perioden: September-december 2015 Hold: Krudtuglerne Funktion: Instruktør Ugenummer: Antal timer pr uge: 36 1 37 1 38 1 39 1 40 1 41 1 43 1 45 1 46 1 47 1 49 1 50 1 51 1 Ekstratræning Ekstratræning Timer for perioden: 13 Á kr. 75 Kr. i alt. 975 Ovennævnte anmoder herved om godtgørelse af afholdte udgifter for ovenstående periode: Telefon- og internetudgifter Maks. 2.300 kr. pr. år 500 Administrative omkostninger (kontorartikler, porto, møder m.v.) Maks. 1.400 kr. pr. år 300 Køb, vask og vedligeholdelse af sportstøj og lign. Maks. 1.900 kr. pr. år 175 Befordringsgodtgørelse (Vedlagt specifikation af kørte km.) 322 km á 3,7 kr/km 1191,4 I Omkostningsgodtgørelse i alt til udbetaling: alt: 2166,4 Udarbejdet af: Navn Navnsen Underskrift: Dato: 25/11-2015 Godkendt af: Underskrift: Dato: 11
Eksempel på udfyldelse af kørselsgodtgørelse Navn: Navn Navnsen Befordringsgodtgørelse Adresse: Villavej 26, 5678 Villaby For kørsel i egen bil i perioden: September-december 2015 Dato: Bestemmelsessted: Kørte km: 22.08.2015 Instruktørmøde Højby Hallen 12 06.09.2015 Træning Højby Hallen 12 13.09.2015 Træning Højby Hallen 12 20.09.2015 Træning Højby Hallen 12 27.09.2015 Træning Højby Hallen 12 04.10.2015 Træning Højby Hallen 12 07.10.2015 Ekstra træning Højby Hallen 12 11.10.2015 Træning Højby Hallen 12 25.10.2015 Træning Højby Hallen 12 01.11.2015 Træning Højby Hallen 12 08.11.2015 Træning Højby Hallen 12 12.11.2015 Stævne 118 15.11.2015 Træning Højby Hallen 12 22.11.2015 Træning Højby Hallen 12 23.11.2015 Instruktørmøde Højby Hallen 12 29.11.2015 Træning Højby Hallen 12 06.12.2015 Træning Højby Hallen 12 13.12.2015 Træning Højby Hallen 12 Kørte km for perioden: km: 322 Befordringsgodtgørelse 322 km á kr. 3,7 i alt kr. 1191,4 Udarbejdet af: Navn Navnsen Underskrift: Dato:25/11-2015 Godkendt af: Underskrift: Dato: Opvisninger Ved opvisningen deltager alle børnehold og voksenhold. 12
Opvisningen finder denne sæson sted lørdag d. 16. april 2016 fra kl.11.00 til senest kl. 17.00 i Højby Hal 2. Dog møder alle instruktører/hjælpere og bestyrelsesmedlemmer kl. 9.00 for at hjælpe med at gøre klar. Efter opvisningen bliver alle og hjælper med oprydningen. Tidspunktet for dagen rykkes muligvis frem til et tidligere tidspunkt. Du vil få besked i løbet af sæsonen. De sidste år har vi afholdt DGI Fyns opvisning, og det skal vi igen i denne sæson. I denne sæson bliver det to dage: d. 12. og. 13. marts 2016. Vi håber at alle jer, der har børnehold vil deltage. Desuden arrangerer DGI-Fyn andre børne- og voksenopvisninger i forskellige haller rundt omkring på Fyn. Bestyrelsen vil gerne opfordre til, at du tilmelder dit hold til en eller flere af disse opvisninger for på denne måde at repræsentere Højby S&G i fremmed hal. Desuden får gymnasterne en god oplevelse og indsigt i gymnastikkens verden udenfor Højby. Opvisningstøj Man kan desværre ikke leje dragter mere, men heldigvis er der forskellige gode firmaer, hvor man kan købe pæne dragter, bluser og bukser. Hvis du er kreativ, kan du jo også selv producere. Du får kr. 45,- i tilskud fra foreningen pr. gymnast til dragten, hvad enten du køber eller laver den selv. Gymnasterne skal selv betale det resterende beløb. Med Conventus kan vi opkræve det resterende beløb, som medlemmerne skal betale for opvisningstøjet. Efter aftale med Pernille oprettes der en event, som deltagerne på holdet betaler dragtlejen igennem. På den måde slipper du for at bøvle med at indkræve penge. Du finder listen over, hvem der har betalt dragtleje på samme måde, som du udskriver en holdliste. Du får refunderet dine portoudgifter i forbindelse med prøvning af tøjet, ved at aflevere kvitteringer til Pernille. Dog skal det siges, at vi kun opretter det via Conventus, hvis der er tale om et beløb over 40 kr. HUSK: at være ude i god tid med oprettelse af betaling til dragterne, så du eller foreningen ikke ender med en regning, der ikke bliver betalt i tide! Orden i hallerne Da vi er rigtigt mange brugere af Højby hallerne, er det vigtigt: At du rydder op efter dig selv. Husk dine cd er, papirer m.m. Glemte sager afleveres til Pia, eller tages med hjem indtil næste træning. Hvis der er noget, der ikke fungerer, kontakt da venligst Pia og/eller Klaus Rene. Tag hensyn til de andre idrætsgrene: forlad salen/hallen til den rigtige tid, så næste hold kan komme ind til tiden. Redskabsrummet Der er rigtigt mange redskaber i vores redskabsrum. Der er ikke så meget plads, og vi er mange, der deles om pladsen. 13
Derfor er det vigtigt, at du sørger for at rydde op efter dig! Sørg for at redskaberne står, som det er vist på billederne i redskabsrummet. Det er dit ansvar som instruktør at sørge for dette, også selv om børn og forældre hjælper med at rydde redskaberne på plads. Lad være med at springe over, hvor gærdet er lavest, for det giver anledning til irritationer fra foreningens øvrige brugere. Redskaber/rekvisitter Foreningen råder over en del redskaber. Du kan se listen over redskaber til sidst i dette hæfte. Hvis du som instruktør har nogle ønsker til nye redskaber eller rekvisitter, skal du være velkommen til at afgive dine ønsker på instruktørmøderne eller pr. mail til den instruktøransvarlige. Samarbejdsaftale Gymnastikafdelingen har udarbejdet en samarbejdsaftale, mellem instruktøren eller hjælpeinstruktøren og bestyrelsen. Samarbejdsaftalen indeholder blandt andet aftaler om omkostningsgodtgørelse, kørselsgodtgørelse, kurser m.m. Aftalen er lavet for at sikre, at der ikke opstår misforståelser i aftaler, der er indgået mellem dig og foreningen. Samarbejdsaftalen træder i kraft fra underskrivelsen og gælder indtil sæsonens afslutning i 2016, med mindre instruktøren eller foreningen skriftligt opsiger aftalen forinden. Hvis man selv har fundet en hjælpeinstruktør til sit hold, skal bestyrelsen have besked derom, ellers kan de ikke få udbetalt omkostningsgodtgørelse. Nye instruktører skal desuden ved start i afdelingen sende deres data til Pernille, så de kan blive oprettet i Conventus. Hvis instruktører ikke er oprettet i Conventus, vil de ikke modtage vigtige beskeder. Så tjek om dine medinstruktører eller hjælpere er oprettet. Sponsorer Vi er efterhånden ved at have mange sponsorer i foreningen. Kig på vores hjemmeside og se, hvilke sponsorer vi har, samt hvilke aftaler der er lavet. De fordele, der er ved at have disse sponsorer er også beskrevet på hjemmesiden. Stævner og børnetræf DGI arrangerer udover opvisninger, både stævner og træf. Gymnastikafdelingen giver et tilskud på kr. 75,- pr. sæson pr. medlem, der deltager i et stævne eller i et træf. Hvis gymnasten udebliver fra et arrangement, som denne er tilmeldt, hæfter gymnasten selv for betalingen. 14
Instruktører og hjælpeinstruktører får dækket ethvert tilmeldingsgebyr for deltagelse ved stævner og træf. VIGTIGT Tilmelding til DGI Fyns stævner, opvisninger m.m. skal oftest ske lang tid før selve arrangementet. Gymnastikafdelingen håber, at I som instruktører har lyst til at benytte jer af de mange muligheder, da medlemmerne synes, at det er sjovt og lærerigt at prøve noget nyt. Tilmelding, kontingentbetaling og holdlister Tilmeldingen til de forskellige hold sker via foreningens hjemmeside. Det er slut med håndskrevne lapper med tilmeldinger og hjemmelavede lister. Medlemmerne betaler kontingent via Dankort. Når betalingen er registeret fremgår de af holdlisten. Ved de første træninger skal du udlevere en velkomstblanket på holdet, som en velkomst til afdelingen. Velkomstblanketten vil bl.a. indeholde en vejledning til medlemmerne om, hvordan de tilmelder sig foreningens hold. Medlemmerne har tre gange til at prøve hvilket hold, der passer dem. Senest efter 3. træning, skal medlemmerne tilmelde sig. Dette skal du som instruktør tjekke på deltagerlisten, som du printer ud i Convetus. Når medlemmerne har tilmeldt sig, får de tilsendt et password via mail. Ønsker medlemmerne at ændre password eller egne data, kan det gøres ved at anvende Medlemslogin på hjemmesiden. Flere (typisk inden for samme familie) kan godt have samme mailadresse og password. Holdlisten skal du selv sørge for at hente via Conventus. Du skal logge dig ind i Conventus via hjemmesiden www.conventus.dk. Du kan også bruge listen til at få et overblik over, hvem der går på holdet, og hvis du ønsker det, afkrydse fremmøde i de enkelte uger. Her er en kort vejledning til at hente holdlisten: 1. Log dig ind i Conventus med dit brugernavn og password 2. Klik med musen på ud for det hold, som du ønsker at printe en holdliste fra. 3. Vælg AFKRYDSNINGSLISTE, vælg lille eller stor skrift og klik derefter på print. Det er vigtigt at understrege, at kun medlemmer, hvis betaling er registreret, fremgår af holdlisten. Hvis medlemmerne mener, at have betalt, men ikke fremgår af listen, skal du bede vedkommende om at kontrollere at betalingen er gennemført eller tage kontakt til Pernille via mail. Det samme gælder, hvis medlemmet ønsker at deltage på et andet hold, end det der er tilmeldt og lignende. 15
Hvis medlemmerne starter efter 1. januar, betales der halv pris for resten af sæsonen. Kontingentpriser bliver rettet på hjemmesiden, inden opstart i det nye år. For deltagerne på trampolin konkurrence betales kontingentet i to rater. Det vil sige, at medlemmerne skal tilmelde sig i september og igen i januar. Medlemmer skal betale 50 kr. pr. ekstra hold de vil gå på i afdelingen. Dermed betaler de fuld pris for det dyreste hold, og 50 kr. for det eller de resterende hold som de vil gå på. På forældre/barn er det barnet, der er tilmeldt, hvilket betyder at en forælder ikke kan gå på andre hold uden at betale kontingent. Pernille sørger for, at gymnasterne registreres på flere hold. Det er vigtigt, at alle gymnaster, der deltager på dit hold, er registreret. Tilmelding er bindende for hele sæsonen. Ønsker en gymnast, efter tilmelding, alligevel ikke at deltage på dit hold, skal dette skriftligt meddeles Pernille. Medlemmer der ikke har betalt efter 3 mdr. kan blive udelukket af gymnastikafdelingen og samtlige afdelinger under Højby S&G. Har du længerevarende problemer med medlemmer, der ikke betaler, skal du kontakte Pernille, og så vil bestyrelsen tage sig af det. Velkomstblanket Ligger i det lille skab ude ved Pia. Alle på holdet skal have en blanket med hjem. Lad være med at tage den sidste. Kopier nogle flere i stedet, så du hjælper den næste instruktør. Skulle det ske, at der ikke er flere sedler i skabet, skal du kontakte Klaus Rene. Så vil der blive kopieret flere. Vejledere DGI-Fyn tilbyder vejledning til både nye og gamle instruktører. Hvis du ønsker vejledning, skal du kontakte den instruktøransvarlige, der så vil tage dit ønske med til DGI. Vejlederen kommer med gode råd og forslag til undervisningen, opvisningen mm. Vejlederen vil besøge dit hold i en træningstime efter nærmere aftale med dig. Vi understreger, at vejledningen ikke er en kontrol af dit arbejde som instruktør, men i stedet hjælp og støtte til dig. Ved GymDanmark og Dansk Volley Forbund har vi desuden mulighed for at benytte en konsulent hvis vi har brug for hjælp. Bestyrelsen, 2015 16