18. marts 2015 Cphbusiness HSU Referat af 17. møde 18. marts 2015 kl. 13.00 15.00 i Cphbusiness City I mødet deltog: OGR Ole Gram-Olesen Rektor GC Gregers Christensen Uddannelsesdirektør JJER Jacob Jersild Ressourcedirektør JOCA John Callisen Områdechef, Service & Oplevelse BLA Bo Steen Larsen Områdechef, Økonomi & Finans SUR Susanne Rievers Områdechef, Salg & Markedsføring ATH Annette Thromsholdt Områdechef, Laboratorie og Miljø LBP Lars Bogetoft Områdechef, IT & Multimedie KIMI Kim Mikkelsen IT-chef BSLA Birgitte Laursen Studieadministrationschef HLBE Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerød TC Torsten Christensen TR (AC) Nørrebro JCH Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby PAB Palle Bech TR (CO10), Lyngby ALA Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro JWM Janne Madsen TR (FFT), Lyngby SHN Stine Hougård Nielsen TR (Adm-AC/ DJØF) City DK Dan Korsgaard Formand, Arbejdsmiljøudvalget Afbud: CHJ Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby HWH Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City Referent: Ann-Cathrine Andersson (ACA)
Dagsorden 1. Velkomst v/ogr 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr 3. Godkendelse af referat v/alle 4. Orientering v/ogr a. Midtvejskonference b. Bestyrelsesmøde c. MTU 5. Orientering v/alle 6. Udviklingsprogram 2015 v/ogr 7. Status på Ennova v/gc 8. Opfølgning på organisationsændringen af de administrative funktioner v/jch 9. Orientering om kvalitetsarbejde, herunder kvalitetsstrategi og ny medarbejderpolitik v/ogr 10. Status på lønpolitik v/jjer 11. Gør teams til værdi 2015 v/gc 12. Status på dialogmøder og arbejdsmiljø på Søerne v/jch 13. Status på nyansættelser v/dir 14. Orientering om arbejdet med Ny Tid 2015-2016 for underviserne v/jch 15. Status på personalepolitik v/ogr 16. Orientering om sygestatistik v/jjer 17. Manglende arbejdsplaner for indeværende semester for undervisere på nogle afdelinger v/jch 18. Status på personaleforening v/gc 19. Eventuelt
1. Velkomst v/ogr 2. Godkendelse af dagsorden v/ogr Dagsorden godkendt. 3. Godkendelse af referat v/alle Referat af sidste møde blev godkendt. 4. Orientering v/ogr a. Midtvejskonference GC orienterede om den kommende midtvejskonference, der løber af stablen d. 29. april. Det er en halvdagskonference, og Innovation har samlet en styregruppe, som involverer alle medarbejderkategorier i planlægningen. Konferencen skal give et fælles og levende indblik i Cphbusiness nutid og den transformation, vi er midt i. b. Bestyrelsesmøde Orientering om det kommende bestyrelsesmøde i Cphbusiness d. 7. april og årsregnskabet for 2014. Regnskabet offentliggøres efterfølgende på intranettet og drøftes på næste HSU. c. MTU 2015 OGR opfordrede til, at alle besvarer medarbejdertilfredshedsundersøgelsen, som er sendt til samtlige medarbejdere. Dette ledte til en drøftelse af medarbejderne i de små enheder, hvor ALA påpegede, at det kan være svært at forblive anonym. BSLA bemærkede, at der i undersøgelsen informeres om, at der som udgangspunkt skal være fem besvarelser for en enhed før der laves en rapport, og hvis der kun er tre i enheden, der besvarer spørgeskemaet bliver man spurgt til, om man vil tillade, at der bliver udarbejdet en rapport. 5. Orientering v/alle Ingen havde indlæg til dette punkt. 6. Udviklingsprogram 2015 v/ogr OGR orienterede om udviklingsprogrammet 2015, hvor projektporteføljen nu er fastlagt. Der bliver færre og større projekter, som alle udspringer af projekterne fra 2014. OGR præsenterede et overblik over de projekter, som videreføres i 2015. PowerPoint-præsentation medsendes referatet. 7. Status på Ennova v/gc Der arbejdes med Ennova undersøgelsen ude i programområderne og i de tværgående centre og funktioner med henblik på at indkredse og prioritere de konkrete tiltag, som kan løfte kvaliteten. 8. Opfølgning på organisationsændringen af de administrative funktioner v/jch JCH efterspurgte en opfølgning på drøftelserne på sidste møde, og JJER gav en opdatering. Der er gennemført en evaluering af hele det studieadministrative set-up, som har givet anledning til en række justeringer, der kan imødegå gentagelser. Der er lavet en handlingsplan i forhold til eksamensplanlægningen fremover, og planen er meldt ud på intranettet. I forhold til sommeroptag er der også en køreplan, som ligger fast frem til sommerferien. Kommunikation er afgørende. Optag.dk har ikke fungeret, og det har skabt store udfordringer for studieadministrationen. Plan B sat i værk. Vi er i en overgangsfase, og fremadrettet arbejder Cphbusiness på at få en fagligt stærk studieadministration.
JCH anbefalede, at programlederne tages med på råd, da de sidder med meget viden om den daglige drift og informeres om handlingsplanen. JWM pointerede, at det også er vigtigt, at man inddrager pedellerne i eksamensplanlægning. Handlingsplanen medsendes referatet. JJER orienterede om et nyt eksamensinformationssystem WiseFlow. Alle erhvervsakademier implementerer systemet henover foråret, og det kan digitalisere eksamensflows som fx administration af censorer, opgaver og karakterer. Der er udvalgt en række eksamener, som skal pilottestes i foråret for at teste systemet. I efteråret vil det nye system blive taget i brug, såfremt pilottestene forløber tilfredsstillende. De andre uddannelsesinstitutioner har god erfaring med systemet. ALA nævnte, at der kan være et problem med at læse projekter på skærm. 9. Orientering om kvalitetsarbejde, herunder kvalitetsstrategi og ny medarbejderpolitik v/ogr Der arbejdes lige nu på implementering af systematisk ledelsesinformation og dokumentation for, at information, der relaterer sig til kvalitet, bliver vurderet og omsat til handling i de relevante dele af organisationen. Ledelsesinformation følger et årshjul med rapporteringer, og årshjulet er koblet til årshjulet for bestyrelsens arbejde. Vi følger nøje akkrediteringsforløbene på de øvrige videregående institutioner for at lære af disse. Cphbusiness samlede kvalitetspolitik og strategi er under udarbejdelse. Den dokumenterer kvalitetsarbejdets afsæt i Strategi 2020 Gør viden til værdi og den løbende udviklingskontrakt med ministeriet. Kvalitetspolitikken er opdelt i otte temaer, som knytter sig til dem kvalitet, vi leverer før, under og efter et uddannelsesforløb hos os. Kvalitetspolitikken lægges op til drøftelse i HSU på junimødet. I sammenhæng hermed arbejdes der på den nye medarbejderpolitik, som skal afspejle værdierne i Strategi 2020. 10. Status på lønpolitik v/jjer Der er afholdt to møder i lønudvalget. Info rundsendes inden påske. 11. Gør teams til værdi 2015 v/gc Struktur og roller i den nye teamorganisering af programområderne er på næsten på plads. Fælles forståelse af hvad områdechefens og teamets rolle har været i fokus sammen med en definition af koordinatorers opgaver og roller. Det er samtidig ved at blive gjort op, hvor mange nye undervisere der skal ansættes. JCH spurgte til, hvordan vi definerer teams, og hvor mange teams en medarbejder kan være tilknyttet? GC svarede, at teams defineres ud fra de hold, de har ansvaret for, og at man har sin faste tilknytning i ét teams, men godt kan undervise i andre teams. LBP og BLA tilføjede, at aktiviteterne kan være forskellige fra forårssemesteret til efterårssemesteret. JCH tilføjede, at definition af teams skal beskrives. Det er relevant for alle medarbejdere i Cphbusiness at få at vide, hvor snitfladerne mellem områdeledelse og programkoordinatorer går. GC orienterede om, at disse beskrivelser stort set er færdige og vil efterfølgende blive lagt på intranettet. OGR orienterede om den sidste rapport fra kvalitetsudvalget, også kaldet Søndergaardudvalget. Oplæg er på vej fra ministeren i forhold til nye initiativer, som overvejende er adresseret til universiteterne, men der er også initiativer, der tager sigte på kvaliteten i de videregående uddannelser. Fokus på ledelse på institutionerne. Der er en fin sammenhæng mellem oplægget og den tilgang, Cphbusiness har til kvalitetsopgaven. I takt med vi arbejder i en matrix organisation, som er teambaseret, har vi allieret os med Søren Barlebo, som har skrevet bogen Potentialeledelse om strategisk ledelse i fagprofessionelle organisationer, og så var med til at tegne de første streger på Cphbusiness organisation. 12. Status på dialogmøder og arbejdsmiljø på Søerne v/jch Kort opfølgning fra sidste møde i HSU på dialogmøder. SUR berettede om, at dialogmøder er afholdt ved Søerne med underviserne og direktionen. Indsatsområder og strategier er fastlagt, og det har været en konstruktiv proces, hvor alle har været inddraget. OGR nævnte, at der tages pejling på udviklingen i efteråret.
13. Status på nyansættelser v/dir Ansættelsesproces er i gang, og stillingsopslag er ude. Der er kommet mange henvendelser generelt. Når vi efter påske har fået afdækket hvor mange opgaver der er, har vi et nøjagtigt overblik over hvor mange der skal ansættes. 10-15 undervisere skal bruges til fuldtid og deltid. Ønske fra LSU om nyhed på intranettet, når nye medarbejdere starter og faste medarbejdere stopper en gang om måneden fx. ALA kom med input vedr. jobrotation. Det står beskrevet i personalepolitikken, men vi skal måske være bedre til at tænke det ind som en mulighed. OGR udtrykte, at vi meget gerne vil fremme intern rotation og dermed give nye muligheder i organisationen. 14. Orientering om arbejdet med Ny Tid 2015-2016 for underviserne v/jch Aktuel aftale er ved at udløbe, så der er aftalt møderække med ledelse og TR med henblik på at få lavet en ny aftale. 15. Status på personalepolitik v/ogr Opfølgning på drøftelser om lægebesøg og rådighedsforpligtelse. Kommer til at indgå i revision af personalepolitik. Vi venter med offentliggørelse af notat vedr. lægebesøg. 16. Orientering om sygestatistik v/jjer JJER orienterede om sygestatistik slides medsendes referatet. 17. Manglende arbejdsplaner for indeværende semester for undervisere på nogle afdelinger v/jch Punktet udgår, da problemet er løst. 18. Status på personaleforening v/gc Der er nedsat en bestyrelse og udarbejdet forretningsorden. Der er afholdt to møder, og der er kommet liv i personaleforeningen. På midtvejskonferencen vil personaleforeningen komme på banen. På et senere tidspunkt vil der komme information på intranettet. 19. Eventuelt Ingen punkter til Eventuelt.