REFERAT Sagsbehandler: Stine Høst Kjerckebye J.nr.: 6.kt. 2008/000590 11. juli 2008 MØDE I TURNUSUDVALGET 25. JUNI 2008 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 13. december 2007 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra myndigheder 4. Status på karrieresamtaler 5. Status på revision af turnusordningen 6. Status på fuldmægtiguddannelsen 7. Fuldmægtignet 8. Eventuelt Deltagere: Kontorchef Anders Jakobsen Fuldmægtig Morten Brodersen Specialkonsulent Pernille Heering Kontorchef Lars Salquist Specialkonsulent Henriette Brandstrup Kontorchef Andreas Raben-Levetzau Fuldmægtig Ulrik Tarp Jensen Brigadechef Tine Overby Fuldmægtig Kasper Borg Nielsen Fuldmægtig Stine Kjerckebye Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Sekretær i udvalget 1. Godkendelse af referat fra mødet den 13. december 2007 Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 15. februar 2008 til 14 dages silence procedure. Der blev ikke fremsat nogen bemærkninger.
2. Orientering fra formanden Anders Jakobsen oplyste, at Laila Reenberg desværre var blevet forhindret i at deltage i mødet, og at han derfor ville lede mødet. Anders Jakobsen henviste til, at der som aftalt på turnusudvalgsmødet i juni sidste år fremover vil blive afholdt turnusudvalgsmøder hvert halve år. Møderne vil få en lettere form og alene være af ca. halvanden times varighed. På baggrund af de hyppigere møder og den lettere form var dagsordenen for mødet ikke særlig lang. Myndighederne var meget velkomne til at bringe andre emner op til drøftelse. Perioden 1. december 2007 til 1. juli 2008 var kendetegnet ved, at der var meget få interne ansøgere til turnusstillingerne og mange nyansættelser. Derudover var perioden præget af, at mange turnusfuldmægtige er blevet ansat som konsulenter. Vedrørende konsulenter oplyste Anders Jakobsen, at det i den nye overenskomst for akademikere i staten anbefales, at der afholdes karrieresamtaler med konsulenter efter 3 års ansættelse og derefter efter behov. Konceptet om karrieresamtaler skal derfor på længere sigt udbredes til konsulentgruppen. Pernille Heering spurgte, om der skulle etableres et samarbejde mellem myndighederne vedrørende karrieresamtaler med specialkonsulenter. Anders Jakobsen syntes, det var en god idé at samarbejde vedrørende udbredelsen af karrieresamtaler men sagde samtidig, at emnet nok ikke vil blive drøftet på turnusudvalgsmøderne, der jo har fokus på koncernens turnusfuldmægtige. Tine Overby spurgte, om de foranstående karrieresamtaler med turnusfuldmægtige kan slås sammen med FOKUS samtalerne. Anders Jakobsen svarede, at karrieresamtalerne, ligesom FOKUS samtalerne, omhandler medarbejdernes nuværende stilling og kompetenceudvikling, men at karrieresamtalerne særligt har sigte på fremtidigt potentiale og jobmuligheder. Karrieresamtalerne afholdes af nærmeste personaleforvaltende myndighed, mens FOKUS samtalerne afholdes mellem medarbejder og nærmeste chef. Det er derfor ikke muligt at slå karrieresamtalerne sammen med FOKUS samtalerne. 3. Orientering fra myndigheder Beredskabsstyrelsen Tine Overby fortalte, at der er iværksat en større omstrukturering i Beredskabsstyrelsen, idet der ønskes større fokus på styrelsens kerneområder. Tine Overby gjorde opmærksom på, at det fortsat er vanskeligt at rekruttere interne kandidater til fuldmægtigstillingerne. Forsvarets Efterretningstjeneste Andreas Raben-Levetzau omtalte en konkret stillingssag ved Forsvarets Efterretningstjeneste, hvor en intern kandidat har fået afslag uden at have været indkaldt til samtale, og der i stedet er an- Side 2/8
sat en ekstern kandidat. Andreas Raben-Levetzau sagde, at ansættelsesproceduren ikke havde været i orden i den konkrete sag, hvilket han beklagede. Ulrik Tarp Jensen oplyste, at der er flere faste fuldmægtige i Forsvarets Efterretningstjeneste, som gerne vil se stillingsopslag vedrørende ledige turnusstillinger. Det blev besluttet, at faste fuldmægtige og konsulenter kan gives adgang til fuldmægtignet, og at myndigheder, fuldmægtige og konsulenter kan rette henvendelse til 6. kontor og få udleveret brugernavn og kodeord. Faste fuldmægtige og konsulenter vil som aftalt på turnusudvalgsmødet i juni 2007 komme sidst i køen, såfremt der er turnusmodne fuldmægtige, der vurderes egnede til konkrete stillinger. Forsvarskommandoen Pernille Heering oplyste, at der har været en organisationsændring i Forsvarskommandoen, og at militære, juridiske rådgiveres interesser fremover vil blive varetaget af FKO. Pernille Heering henviste til, at der er navne mv. på fuldmægtignet, der ikke er opdaterede. Stine Kjerckebye sagde, at fuldmægtignet vil blive opdateret snarest muligt. Forsvarets Personeltjeneste Lars Salquist oplyste, at der også har været en større organisationsændring i Forsvarets Personeltjeneste, hvor sektioner er blevet nedlagt og nye oprettet. Medarbejderne har fået nye stabsnumre og telefonnumre, hvilket indledningsvis gav anledning til en vis forvirring men nu virker efter hensigten. Lars Salquist fortalte, at Forsvarets Personeltjeneste har styrket indsatsen på AC-området i forbindelse med organisationsændringen. Lars Salquist anførte, at der ansættes flere og flere fuldmægtige inden for Forsvarskommandoens område. Dette skyldes først og fremmest, at der bliver oprettet nye fuldmægtigstillinger, men det skyldes i enkelte tilfælde også, at der er mangel på officerer i forsvaret. Farvandsvæsenet Henriette Brandstrup fortalte, at Farvandsvæsenet har omklassificeret flere turnusstillinger til specialkonsulentstillinger, da det tager lang tid at komme ind i opgaverne, og der er et særligt behov for kontinuitet på de konkrete områder. Vedrørende rokeringer sagde Henriette Brandstrup, at hun har fået indtryk af, at myndighederne skal afgive turnusfuldmægtige til departementet hurtigere, end departementet er indstillet på at afgive turnusfuldmægtige til myndighederne. Anders Jakobsen var ikke enig i, at det generelt forholder sig sådan, men fortalte, at departementet ind i mellem har behov for at ansætte nye fuldmægtige meget hurtigt, hvilket bl.a. har været tilfældet i forbindelse med oprettelsen af Forsvarskommissionen. Side 3/8
Pernille Heering spurgte til praksis for godskrivning af turnusperioder i forbindelse med rokering før tid. Stine Kjerckebye svarede, at der godskrives turnusperioder, når fuldmægtige rokerer et par måneder før udløbet af toårsfristen, men at der ellers ikke godskrives turnusperioder. Anders Jakobsen anførte, at antallet af turnusperioder ikke har så stor relevans længere, idet turnustillægget er afskaffet. Andreas Raben-Levetzau fandt ikke drøftelsen om godskrivning af turnusperioder lige så relevant som den omstændighed, at der er fleksibilitet vedrørende turnusperioders længde. Forsvarsministeriet Morten Brodersen havde forståelse for myndighedernes frustration over, at der ikke er så mange interne kandidater til turnusstillingerne. Det har imidlertid en gunstig virkning på løndannelsen, idet kampen om medarbejderne medfører, at det er nemmere at forhandle tillæg ved stillingsskift end tidligere. I den forbindelse gjorde Morten Brodersen opmærksom på vigtigheden af, at der i forbindelse med nylønsforhandlingerne sættes fokus på medarbejdere, der blev ansat på et tidspunkt, hvor konjunkturerne var anderledes, således at der ikke bliver for stor forskel på lønniveauerne. 4. Status på karrieresamtaler Anders Jakobsen oplyste, at 6. kontor i begyndelsen af februar gennemførte en workshop vedrørende karrieresamtaler for de medarbejdere, der skal afholde karrieresamtaler. Referat fra mødet, skema til brug for karrieresamtaler, udkast til orienteringsbrev til fuldmægtige og chefer samt oversigt over stillinger i turnusordningen og kontaktpersoner ved myndighederne blev sendt ud til myndighederne i begyndelsen af april. Anders Jakobsen fortalte, at der bliver afholdt opfølgningssamtaler med departementets fuldmægtige i løbet af sommeren og i begyndelsen af efteråret. Lars Salquist oplyste, at de foranstående karrieresamtaler med turnusfuldmægtige inden for Forsvarskommandoens område er en af grundene til, at der fremover vil være flere medarbejdere på fuldmægtigområdet i Forsvarets Personeltjeneste. Lars Salquist fortalte, at Forsvarets Personeltjeneste har god erfaring med afholdelse af udstikkersamtaler og ser et stort behov for karrieresamtaler. Pernille Heering spurgte, om det ikke ville være en god idé at afholde karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige på samme tid, så der ikke bliver afholdt karrieresamtaler med departementets fuldmægtige, før der afholdes samtaler med andre fuldmægtige. Stine Kjerckebye svarede, at det desværre ikke kan lade sig gøre, da karrieresamtalerne afholdes i umiddelbar forlængelse af FOKUS samtalerne mellem medarbejder og nærmeste chef, og der er forskel på, hvornår de enkelte myndigheder holder FOKUS samtaler. Morten Brodersen oplyste, at han synes, det vil være ærgerligt at udskyde de foranstående karrieresamtaler i departementet. Ulrik Tarp Jensen sagde, at der bør fastsættes en dato for, hvornår alle karrieresamtaler inden for Forsvarsministeriets område skal være afholdt. Anders Jakobsen henviste til, at turnusudvalget på Side 4/8
mødet i juni sidste år besluttede at evaluere konceptet vedrørende karrieresamtaler efter to år. Det er derfor vigtigt, at alle myndigheder får afholdt karrieresamtaler med deres turnusfuldmægtige i løbet af 2008. Kasper Borg Nielsen udtrykte undren over, at 6. kontor ikke skal afholde alle karrieresamtalerne. Anders Jakobsen svarede, at 6. kontor ikke har ressourcer til at afholde karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige i koncernen, og at de personaleforvaltende myndigheder kender de enkelte fuldmægtige. Den viden, der oparbejdes i forbindelse med afholdelse af karrieresamtalerne, vil blive drøftet på de ordinære møder i såvel den lille som den store turnuskoordinationsgruppe. Tine Overby gav udtryk for, at det også kan være svært at finde de fornødne ressourcer til afholdelsen af karrieresamtaler i Beredskabsstyrelsen men sagde samtidig, at hun synes, at konceptet om afholdelse af karrieresamtaler er rigtig godt. 5. Status på revision af turnusordningen Anders Jakobsen oplyste, at gruppen af tillidsrepræsentanter og arbejdsgiverrepræsentanter, der har til opgave at udarbejde et forslag til et revideret hæfte om turnusordningen, er nedsat og har påbegyndt arbejdet. Gruppen består af Pernille Heering (FKO), Tine Stender Kofoed Andersen (FMN), Mette Møller Pedersen (BRS), Birgitte Flansmose (FPT) og 6. kontor. Anders Jakobsen fortalte, at Finansministeriets retningslinjer fra 1985 vedr. turnusordninger i staten fortsat er gældende, men at Finansministeriet lægger op til, at turnusordningerne tilpasses forholdene på arbejdsmarkedet og myndighedernes behov. Der er derfor vide rammer for revisionsarbejdet. Stine Kjerckebye skitserede, hvilke ændringer af turnusordningen arbejdsgruppen har drøftet: Der vil blive formuleret en formålsparagraf og blive foretaget konsekvensrettelser som følge af nedlæggelse og oprettelse af myndigheder samt nedlæggelsen af 10. kontor og oprettelsen af 6. kontor. Derudover vil arbejdsfordelingen mellem 6. kontor og de personaleforvaltende myndigheder blive nævnt, og der vil blive skrevet om fuldmægtignet, karrieresamtaler og FOKUS. Arbejdsgruppen ønsker større fleksibilitet vedr. turnusperioders længde og en formalisering af praksis, således at det kommer til at fremgå af hæftet om turnusordningen, at 6. kontor træffer beslutning om undtagelse af fuldmægtige og stillinger fra turnusordningen og fravigelse af turnusperioders længde i konkrete sager på baggrund af retningslinjer, der drøftes i turnusudvalget. Arbejdsgruppen har endvidere drøftet, hvorvidt det skal være et ufravigeligt krav, at de tre første turnusperioder skal være ved minimum to forskellige myndigheder og ligge i mindst to forskellige hovedkategorier. Endelig har gruppen drøftet, hvilke retningslinjer der bør gælde for meddelelse af tjenestefrihed. Side 5/8
Stine Kjerckebye oplyste, at et udkast til revideret hæfte om turnusordningen påregnes forelagt turnusudvalget på næste møde i december 2008. Andreas Raben-Levetzau sagde, at han synes, det er vigtigt, at turnusfuldmægtige har et bredt kendskab til Forsvarsministeriets område, og at han derfor ønsker bestemmelsen om tjeneste ved flere forskellige myndigheder bibeholdt. Morten Brodersen sagde, at det kan overvejes at skrive om international tjeneste i hæftet om turnusordningen. Det er endvidere vigtigt, at Forsvarsministeriets turnusordning fungerer i tider, hvor der er mangel på arbejdskraft men også i tider, hvor der er mange jobsøgende. Kasper Borg Nielsen spurgte, om arbejdsgruppen til revision af turnusordningen drøfter lønniveauerne ved myndighederne. Anders Jakobsen svarede benægtende herpå. Kasper Borg Nielsen sagde, at det kan være svært for turnusfuldmægtige at rokere, hvis de har en meget høj løn, idet andre myndigheder ikke altid er indstillede på at give den samme løn. Anders Jakobsen forklarede, at 6. kontor ikke har indflydelse på løndannelsen ved de enkelte myndigheder. Anders Jakobsen sagde, at det ind imellem kan være svært for fuldmægtige at få anden ansættelse i turnusordningen på grund af lønnen, men at det heldigvis normalt lykkes at matche lønkravene i forbindelse med rokeringer. Ulrik Tarp Jensen anførte, at turnusordningen bør være karriereudviklingsorienteret, og at der skal være fokus herpå i forbindelse med revisionsarbejdet. Pernille Heering sagde, at det bør overvejes at indføre et afsnit om talentpleje i det reviderede hæfte om turnusordningen. Lars Salquist gav udtryk for, at det kan være svært at skrive om talentpleje for udvalgte fuldmægtige, da det nemt kan føre til utilfredshed blandt andre fuldmægtige. Det er vigtigt, at alle fuldmægtige føler, at deres talenter bliver værdsat og udviklet. Henriette Brandstrup spurgte, hvorfor Farvandsvæsenet ikke er repræsenteret i arbejdsgruppen til revision af turnusordningen. Anders Jakobsen forklarede, at Farvandsvæsenet ikke har ytret ønske om at deltage i arbejdet. 6. Status på fuldmægtiguddannelsen Anders Jakobsen fortalte, at det fortsat er 6. kontors ønske at revidere fuldmægtiguddannelsen, således at den kommer til at bestå af et introduktionsmodul, et modul om forsvarets opgaver og struktur m.v., et modul om forvaltningsloven og offentlighedsloven og et valgfrit modul. Revisionen af uddannelsen er dog ikke faldet helt på plads, da antallet af nyansatte nødvendiggør, at modulet om forsvarets opgaver og struktur m.v. afholdes to gange om året, og Forsvarsakademiet muligvis alene har ressourcer til at afholde kurset en gang årligt. Side 6/8
Anders Jakobsen sagde, at der har været for lang tid mellem indkaldelserne til fuldmægtiguddannelse i den senere tid, og at dette er meget beklageligt. Det er vigtigt, at alle turnusfuldmægtige efteruddannes, og der vil derfor ikke være så lang tid mellem indkaldelserne fremover. Kasper Borg Nielsen spurgte, om det fortsat er hensigten at udbyde det valgfri modul til alle fuldmægtige. Stine Kjerckebye svarede, at det er hensigten at udbyde det valgfri modul til både nyansatte fuldmægtige og til fuldmægtige, der har afsluttet deres fuldmægtiguddannelse, men at det samtidig er hensigten, at en del af udgifterne til det valgfri modul skal dækkes af myndighederne. Kasper Borg Nielsen sagde, at han ikke synes, at 6. kontor er synlige nok i relation til de turnusfuldmægtige. Anders Jakobsen forklarede, at 6. kontor ikke har ressourcer til at forvalte alle fuldmægtige, men sagde, at der kan holdes oplæg ved myndighederne om turnusordningen, hvis der er behov for det. Stine Kjerckebye oplyste, at 6. kontor holder et oplæg om turnusordningen på fuldmægtiguddannelsen, og at der blev afholdt turnustræf i Hjørring for alle turnusfuldmægtige i Jylland i efteråret 2007. Derudover er turnusfuldmægtige altid velkomne til at kontakte 6. kontor. Det blev aftalt, at Kasper Borg Nielsen skulle afklare behovet for et oplæg om turnusordningen for ansatte i Beredskabsstyrelsen. 7. Fuldmægtignet Stine Kjerckebye sagde, at fuldmægtignet var blevet oprettet, fordi der ønskedes en bedre mulighed for at opslå ledige stillinger og give turnusfuldmægtige adgang til relevante informationer. Alle ledige turnusstillinger slås op på fuldmægtignet, hvor der også er information om turnusordningen, fuldmægtiguddannelsen, tjenestefrihed, kurser og sociale begivenheder. På fuldmægtignet ligger der endvidere referater fra turnusudvalgsmøderne, rokeringsoversigter i anonymiseret form og en oversigt over alle turnusfuldmægtige med information om, hvor de gør tjeneste, og hvor længe de har siddet i stillingerne. Stine Kjerckebye gjorde opmærksom på, at alle turnusfuldmægtige har fået udleveret brugernavn og kodeord til fuldmægtignet, og at det er et rigtig godt sted at komme i kontakt med gruppen. Der har tidligere været et indlæg om fuldmægtigstillingen i London og et indlæg fra en militær, juridisk rådgiver i Irak på fuldmægtignet. Stine Kjerckebye opfordrede myndighederne til at sende indlæg om myndigheder, stillinger, fuldmægtige eller andet til 6. kontor, således at de kan blive lagt ud på fuldmægtignet. Ulrik Tarp Jensen gav udtryk for, at det er vigtigere, at der sker en løbende opdatering af fuldmægtignet, end at nettet udvides. Stine Kjerckebye var enig heri. Side 7/8
8. Eventuelt Pernille Heering spurgte til status vedrørende revisionen af den militærjuridiske rådgiverordning. Stine Kjerckebye oplyste, at rapporten fra Projektgruppen vedrørende revision af den militærjuridiske rådgiverordning (PG-MJUR) er ved at blive gennemgået i Forsvarsministeriets 8. kontor. Vedrørende relationen mellem turnusordningen og den militærjuridiske rådgiverordning fortalte Stine Kjerckebye, at 6. kontor har etableret en praksis, der følger de konklusioner i rapporten, som blev drøftet på sidste møde. Pernille Heering spurgte, hvorfor ansættelse som militær, juridisk rådgiver bliver anset som en ekstern turnusperiode. Stine Kjerckebye svarede, at det bliver anset som en ekstern turnusperiode, fordi militære, juridiske rådgivere er ansat på helt andre vilkår end turnusfuldmægtige, og fordi stillinger som militær, juridisk rådgiver ikke forvaltes af departementet. Stine Kjerckebye oplyste, at tjeneste som militær, juridisk rådgiver bliver godskrevet som en turnusperiode, og at det ikke umiddelbart har nogen betydning, hvorvidt det betegnes som en intern eller en ekstern turnusperiode. Anders Jakobsen oplyste afslutningsvis, at medlemmerne vil få tilsendt et referat fra mødet, og at der vil blive indkaldt til et nyt møde i turnusudvalget om et halvt år. Side 8/8