Danske virksomheders erfaringer med outsourcing HR-analyse December 2015
Indhold 1. Resumé... 3 2. Om undersøgelsen... 4 3. Udbredelse... 5 4. Hvad vil man opnå?... 6 5. Implementering og drift... 9 6. Evaluering af outsourcingsaftaler... 11 7. Hvordan får man succes med outsourcing?... 12 Bluegarden - 22.01.2016 Copyright 2015 - Bluegarden A/S Side 2 / 12 Alle rettigheder skal respekteres. Enhver form for hel eller delvis distribution (fx udlån, kopiering og videregivelse) uanset form og formål samt registrering og opbevaring i en database eller tilsvarende system, er ikke tilladt uden forudgående skriftlig tilladelse fra Bluegarden A/S.
1. Resumé Outsourcing en succeshistorie. Et flertal af danske virksomheder har outsourcet dele af deres drift og administration. Det er en bred vifte af opgaver som outsources, men i denne undersøgelse er områder som Facility Management, drift af virksomhedens IT-udstyr og lønadministration topscorerne. Det er ofte strategiske overvejelser, som ligger til grund for virksomhedens beslutning typisk et ønske om at effektivisere det interne tidsforbrug og reducere omkostninger, men mange nævner også et ønske om forbedret performance (færre fejl) og reduceret afhængighed af nøglepersoner internt i virksomheden som hovedårsagerne til deres beslutning. Virksomhederne er tilfredse. Kun et fåtal vælger at insource opgaverne igen, og størstedelen vurderer at de i høj grad når deres mål. Det skyldes måske grundig forberedelse. De fleste virksomheder tog beslutningen om outsourcing på baggrund af en analyse af virksomhedens ressourceforbrug, ligesom mange opstillede klare mål og succeskriterier før de begyndte samarbejdet. Størstedelen af outsourcing-partnerne havde et klart koncept for opstart og drift af samarbejdet, og langt de fleste havde en klar afstemning af mål og ansvarsfordeling for samarbejdet ved opstart. Bluegarden, december 2015 Bluegarden - 22.01.2016 Side 3 / 12
2. Om undersøgelsen Undersøgelsen Outsourcing er udført i november 2015 af Bluegarden A/S. 130 virksomheder deltog i undersøgelsen og de fordeler sig på branche og størrelse som vist nedenfor. Branche Antal virksomheder Andel Landbrug, skovbrug og fiskeri 2 1,5% Forsyning og råstoffer 1 0,8% Industri 18 13,8% Medicinal- og kemisk industri 12 9,2% Bygge og anlæg 9 6,9% Handel 29 22,3% Transport 8 6,2% Hoteller og restauranter 0 0,0% Medier og kommunikation (herunder telekommunikation) 3 2,3% IT-virksomhed 11 8,5% Finansiering og forsikring 4 3,1% Ejendomshandel og udlejning 3 2,3% Videnservice 12 9,2% Rejsebureauer, rengøring mv. 3 2,3% Offentlig administration, undervisning, sundhed 3 2,3% Kultur, fritid, anden service (herunder organisationer og foreninger, lotteri) 12 9,2% Total 130 100% Antal medarbejdere i Danmark Antal virksomheder Andel 30 og derunder 74 57% 31-100 23 18% 101-250 13 10% 251-500 7 5% Mere end 500 13 10% Total 130 100% Bluegarden - 22.01.2016 Side 4 / 12
3. Udbredelse Et flertal af de deltagende virksomheder (58 procent) har outsourcet dele af deres administration og drift. Et fåtal af virksomhederne (2 procent) har tidligere prøvet outsourcing, men benytter det ikke længere. Figur 3.1 Har I outsourcet hele eller dele af flg. områder: Løn, personaleadministration, økonomi, kundeservice, jura, salg, IT, Facility Management (fx rengøring, reception og kantine)? Ja 58% Nej, ikke længere, men vi har tidligere haft det 2% Nej, det har vi aldrig overvejet 32% Nej, vi har overvejet det, men har valgt det fra 7% Nej, vi har overvejet det, men er ikke kommet videre i processen 2% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Antal besvarelser: 130 Blandt de 60 procent af de deltagende virksomheder, som enten benytter eller har benyttet outsourcing, er det primært Facility Management, IT og Lønadministration som outsources (figur 3.2). Figur 3.2 Hvilke områder har/havde I outsourcet? Facility Management 59% IT 41% Lønadministration 33% Jura Økonomistyring 16% 20% Personaleadministration 11% Salg Kundeservice 4% 7% Andet 13% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Antal besvarelser: 75 Bluegarden - 22.01.2016 Side 5 / 12
4. Hvad vil man opnå? Resten af rapporten er baseret på svar fra de 60 procent af deltagerne der benytter sig af outsourcing eller tidligere har gjort det. Det er ofte strategiske overvejelser, som ligger til grund for virksomhedernes outsourcing (fokus på kerneforretning, reducere sårbarhed), men et stort mindretal ønsker også at opnå besparelser (figur 4.1). Figur 4.1 Hvorfor valgte I at outsource et eller flere områder? Fordi vi ønskede at fokusere på vores kerneforretning 51% Fordi vi ville spare penge 31% Fordi vi ville reducere virksomhedens sårbarhed og afhængighed af nøglepersoner 27% Andet 17% 7% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Antal besvarelser: 75 To tredjedele af virksomhederne baserede beslutningen om outsourcing på en analyse af omkostningerne (figur 4.2). Figur 4.2 Regnede I på jeres omkostninger (inkl. intern tid), inden I tog beslutningen om outsourcing? 13% 21% Ja Nej 65% Antal besvarelser: 75 Bluegarden - 22.01.2016 Side 6 / 12
Figur 4.3 Satte I klare mål (KPI er) for, hvad I ville opnå ved at outsource? 12% 31% Ja, alle mål er klare, og vi måler på dem løbende Ja, vi har sat mål, men vi har endnu ikke fulgt op på dem Nej, vi har ikke opsat mål, men vi har en fornemmelse af, om det fungerer eller ej 4% 53% Antal besvarelser: 75 Godt halvdelen af virksomhederne har ikke formuleret klare succeskriterier for de outsourcede områder, men benytter sig af uformelle vurderinger. En god tredjedel har opsat klare mål og indikatorer for samarbejdet med den eksterne partner (figur 4.3). De 35 procent af virksomhederne, der har sat klare mål, for hvad de vil opnå ved at outsource, er blevet spurgt om hvad deres hovedmål har været. Som det fremgår af figur 4.4 er det primært ønsker om effektivisering (af økonomien og tidsforbruget), men mange nævner også mål om at reducere mængden af fejl. Figur 4.4 Inden for hvilke områder satte I mål? Økonomisk besparelse 64% Reduktion af tidsforbrug 60% Optimeret udnyttelse af interne ressourcer 56% Færre fejl 36% Andet 8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Antal besvarelser: 25 Bluegarden - 22.01.2016 Side 7 / 12
De virksomheder, der løbende måler på deres opsatte mål, er blevet spurgt i hvor høj grad de har nået deres mål. Som det fremgår af figur 4.5 har to ud af tre af disse virksomheder I høj grad eller I meget høj grad nået deres mål. Der er således stor tilfredshed med samarbejdet blandt de virksomheder, som sætter klare mål. Figur 4.5 I hvor høj grad har I nået jeres mål? 70% 60% 59% 50% 40% 30% 27% 20% 10% 0% 0% 5% Slet ikke I mindre grad I nogen grad I høj grad I meget høj grad 9% Antal besvarelser: 22 Bluegarden - 22.01.2016 Side 8 / 12
5. Implementering og drift I dette afsnit behandles de deltagende virksomheders oplevelse af implementeringsprocessen. Generelt har outsourcing-partnerne faste koncepter for opstart og drift af samarbejdet. Det er kun et fåtal af partnerne, som intet koncept har (figur 5.1) Størstedelen af aftalerne startes ligeledes op med en klar definering af opgaverne og ansvarsfordeling mellem parterne. (figur 5.2) Figur 5.1 Ved du, om jeres outsourcing-partner(e) har et fast koncept for implementering og drift af outsourcingløsningen? 25% 15% 52% Ja, det har de Nej, det har de ikke Nogle har, og andre har ikke Antal besvarelser: 69 9% Figur 5.2 Havde I en klar forventningsafstemning af opgaver og ansvarsfordeling med jeres samarbejdspartner(e), inden de overtog opgaverne? 10% 3% 9% Ja Nej Ja, med nogle samarbejdspartnere, men ikke med alle 78% Antal besvarelser: 69 Bluegarden - 22.01.2016 Side 9 / 12
Langt størstedelen af virksomhederne følte sig godt forberedte på at indgå i outsourcingsamarbejdet (figur 5.3). Figur 5.3 Var I bevidste om de krav, det stillede til jeres organisation at overgå til outsourcing inden for det/de valgte område(r)? 0% 23% Ja, vores samarbejdspartner(e) forberedte os godt, og der var klar forventningsafstemning af opgaver og ansvarsfordeling. Delvist, vi ville dog gerne have været bedre forberedt. Nej, vi blev overraskede over den omstilling, vi selv skulle igennem. 77% Antal besvarelser: 65 Deltagerne peger på at ansvaret for en succesfuld outsourcing ikke kun ligger hos leverandøren af ydelsen. Virksomheden som outsourcer, må ligeledes være indstillet på at skulle tilpasse sig den nye situation (figur 5.4). Figur 5.4 Hvor stor betydning mener du, at forandringsparathed i organisationen har, hvis man skal have succes med outsourcing? 60% 50% 53% 40% 30% 26% 20% 18% 10% 0% 0% Antal besvarelser: 68 3% Ingen betydning Lille betydning Nogen betydning Stor betydning Meget stor betydning Bluegarden - 22.01.2016 Side 10 / 12
6. Evaluering af outsourcingsaftaler Nedenfor i figur 6.1 ses hvor ofte virksomhederne vurderer kvaliteten af deres outsourcing. Figur 6.1 Hvor ofte har I evalueret jeres beslutning om outsourcing og værdien for virksomheden? Oftere end 1 gang om året 22% 1 gang om året 30% Hvert andet år 4% Sjældnere end hvert andet år 19% Kun ved udløb af kontrakt 6% 19% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Antal besvarelser: 69 Der er generelt udbredt tilfredshed i virksomhederne med deres outsourcing-aftaler (figur 6.2). Figur 6.2 Er der områder, hvor en eller flere af jeres outsourcing-aftaler ikke har indfriet jeres forventninger? Nej 44% Ja, men de er løst og har ikke betydning for vores valg af outsourcing 32% Ja, og det fik os til overveje at insource på et eller flere områder 7% Ja, og derfor valgte vi at insource på et eller flere områder 6% 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Antal besvarelser: 69 Bluegarden - 22.01.2016 Side 11 / 12
7. Hvordan får man succes med outsourcing? Virksomhederne er blevet spurgt hvilke faktorer, de mener, er de vigtigste, for at virksomheden får succes med outsourcing. De svar der oftest går igen er grundigt forarbejde og forventningsafstemning: Fuldstændig klar forventningsafstemning og opgavebeskrivelse. Godt forarbejde og løbende forventningsafstemning. Mange nævner også behovet for god dialog: Godt samarbejde og god dialog mellem partnerne - både før, under og efter. Tæt opfølgning omkring funktioner i aftalen, og professionel tilbagemeldinger fra samarbejdspartnere, når der er ændringer. Indsigt, kompetence og fleksibilitet hos samarbejdspartneren er også vigtigt: At samarbejdspartner, forstår forretningen, er fleksibel, nærværende og til rådighed ud over den faste aftale. Faglig kompetence og fleksibilitet. Kommunikation til medarbejderne internt i virksomheden fremhæves også af mange. Kommunikation og information til medarbejdere er meget vigtigt. Bluegarden - 22.01.2016 Side 12 / 12