Referat Møde Fælles Rådgivende Organ Tid 10. september 2015 kl. 18-20 Sted Skoleforvaltningen, Godthåbsgade 8, Nørresundby Sekretariat, HR og Udvikling Skoleforvaltningen Godthåbsgade 8 9400 Nørresundby Deltagere Fælles Rådgivende Organ Init.: beni Afbud Sagsnr. Bent Bengtson Jakob Ryttersgaard Indtast sagsnr. Referent Martin Østergaard Christensen / Bente Nielsen Punkt 1 4 er Skoleforvaltningens punkter. Punkt 5-9 er de forældrevalgte medlemmers punkter. 1. Godkendelse af referatet fra sidste møde den 21. maj 2015 Referatet fra mødet den 21. maj 2015 blev godkendt. 2. Budget 2016 Budgetdrøftelserne vedrørende 2016 er inde i en afgørende fase, og rådmand Tina French Nielsen og direktør Martin Østergaard Christensen vil give en orientering om de overvejelser og drøftelser, der har været i Skoleudvalget og ved Byrådets budgetseminar siden sidste møde. Budgetrapporten, der blev behandlet på Skoleudvalgets møde den 18. august (se nedenstående link) er anden udgave af den budgetrapport, der blev drøftet på Skoleudvalgets møde d. 16. juni 2015. Budgetrapporten indeholder konklusionerne fra drøftelser af temasagerne, der er behandlet i perioden fra januar til og med juni 2015. Budgetrapporten indeholder desuden enkelte budgetemner, der ligger ud over temadrøftelserne. Det nye i denne udgave af budgetrapporten står primært på siderne 59-76. Desuden er Skoleforvaltningens vision og mål indskrevet, ligesom de overordnede resultater af seneste skoleprognose er medtaget i særskilt afsnit.
Budgetrapporten har fortsat tre mål: Et ønske om, at Skoleudvalget bliver givet et klart overblik af nuværende prioriteringer og fremtidige handlemuligheder i budget 2016. Et ønske om at skabe tydelig sammenhæng mellem visionen for skolevæsnet og de økonomiske prioriteringer i budget 2016 At budgetrapporten fungerer som arbejdsgrundlag for Skoleudvalget i 2016. Ud over de konkrete økonomiforslag, der ligger i rapporten, indeholder den også en række oplæg til analyseopgaver og udarbejdelse af beslutningssager til Skoleudvalget gennem hele 2016. http://www.aalborg.dk/politik/dagsordener-og-referater/skoleudvalget Budget 2016 blev gennemgået og drøftet herunder både drifts- og anlægsbudgettet. 3. De forældrevalgtes rolle vedrørende udvikling af Samarbejdsplatformen Skoleforvaltningen deltager i en samarbejdsgruppe om platformen nedsat af KL. Medarbejdere herfra har før sommerferien besøgt skoler i Aalborg og talt med ledere, lærere og sekretærer for at få gode user stories. KL ønsker en national løsning på platformen, snakker med underleverandører og vurderer kravspecifikationer. KL udsender i denne tid brev til kommunerne med ønske om en tilslutningsaftale. Udbuddet vil finde sted i 2016 og planen er, at platformen implementeres i 2017. Direktør Martin Østergaard vil redegøre for procesforløbet hidtil og lægge op til en drøftelse om de forældrevalgtes inddragelse i processen og udviklingen af platformen. (Samarbejdsplatformen sikrer kommunikation mellem de forskellige brugergrupper via mail, chat, fildeling etc. I dag har (næsten) alle kommuner "skole-intra", der i vid udstrækning fungerer som en samarbejdsplatform, men er teknologisk utidssvarende. Der findes i dag en udgave for elever (elev-intra), en for lærere (lærer-intra) og en for forældre (forældre-intra). Målsætningen er, at kommunikationen udvikles, således at forældre, elever og lærere får en samlet indgang - en samlet samarbejdsplatform.) Udviklingen af Samarbejdsplatformen blev drøftet. 2/6
4. De forældrevalgtes inddragelse i arbejdet med Offentlig Leadership Pipeline Processen med lederudviklingsprojektet Offentlig Leadership Pipeline er nu sat i gang. Der var en stor opstartskonference den 24. august for Skoleudvalget, alle ledere i forvaltningen samt alle ledere på skolerne. De forældrevalgte medlemmer af FRO inddrages i arbejdet med Leadership Pipeline, og direktør Martin Østergaard Christensen vil redegøre for de involveringsplaner, der nu er udarbejdet. Der henvises til udsendt mail den 19. august (til de forældrevalgte medlemmer af FRO), i hvilken der redegøres for tidsplanen for det samlede projekt, og hvor programmet for og hensigten med opstartsdagen er beskrevet. Den 26. november afholdes der Workshop med FRO de forældrevalgtes inddragelse i arbejdet med Offentlig Leadership Pipeline projektet. Det blev drøftet om en generel bestyrelsesuddannelse kan anvendes der blev ikke truffet en beslutning omkring uddannelsen. 5. Nytænkning af DUS? Det ser ud til, at DUS- strukturen ikke vil blive berørt af de kommende budgetdrøftelser, men skal drøftes hen over efteråret? Spørgsmål: Hvad er tankerne om dette? Hvordan sikrer vi kvaliteten i DUS? Hvordan vil skolerne/skolebestyrelserne blive hørt i denne sammenhæng? Medierne skriver meget om, at børnene meldes ud af DUS, men fakta taler imod dette. Hvordan får vi vendt dette billede, når nedgang i børnetal ikke nødvendigvis er sandheden? Der ønskes en drøftelse heraf. Siderne 12 og 13 i Budgetrapporten, der omhandler DUS blev drøftet. 3/6
6. DUS registreringssystemet Min institution Registreringssystemet Min institution lider en del steder af manglende funktionalitet. Der mangler integration med andre systemer og udnyttes ikke godt nok, da det er for besværligt. Det er ofte nede, så hyppigt bruges papir og telefon til at registrere aftaler. Der printes for at bevare overblikket. Bruges ikke meget af forældregruppen, blandt andet fordi der mangler en sms funktion. Hvad gør vi ved problemet? Problemerne omkring DUS registreringssystemet Min institution blev drøftet. 7. Lange skoledage Folkeskolereformen har medført nye begreber: Fleksibilitet, fokus på bevægelse, understøttende undervisning, lektiehjælp og faglig fordybelse. Opfattelsen på flere skoler er, at det ikke fungerer optimalt, at strukturen er svær at få øje på, og at eleverne ikke ved, hvornår de har hvad? Skal der være lektier for hjemme eller ej? Måles der overhovedet på progression? Det er svært at samarbejde med andre, da skemaet dækker fra 8-15.30. Deltager man eksempelvis i forløb på et gymnasium, tages timerne fra folkeskolens fag. Specifikke tilbud skal måske planlægges bedre med eksterne parter? Der ønskes en drøftelse heraf. FRO anmoder Skoleudvalget om at drøfte muligheden for at konvertere understøttende undervisning til 2. lærer ordning i stedet for. 4/6
8. Prøvehandlinger og prototyper I forbindelse med visionsprocessen arbejdede skolerne med prototyper og prøvehandlinger, hvor det bærende princip var, at lærere, teams og skoler skulle lære af hinanden. Det er i højeste grad fornuftigt at udvikle vidensgrundlaget for praksis på skolerne i samarbejde, så gode erfaringer opnået i én sammenhæng kan nyttiggøres i andre sammenhænge. Spørgsmålet er, om og hvordan denne proces skal fortsætte på tværs af skolerne i Aalborg Kommune, og om i fald den fortsætter indtænker en eller anden form for kvalitetssikring af den viden, som deles? Spørgsmålet er også, hvordan en evt. kvalitetssikring kan udformes uden at trække ressourcer væk fra undervisningen i uhensigtsmæssig grad? Punktet ønskes drøftet. FRO drøftede den videre proces omkring deling af skolernes arbejde med prototyper og prøvehandlinger. Orientering om protypearbejdet sendes til FRO sammen med dette referat. 9. Skoleforvaltningen og Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Der er naturligvis et formaliseret samarbejde mellem de to forvaltninger om vores børn. Men ofte mangler der synlighed i processen, og der opstår diffuse forløb. Som tilskuer virker det nogle gange, som om det er ren kassetænkning mellem forvaltningerne uden hensyntagen til børnene. Kunne der udarbejdes en plan for, hvordan og hvad der kan forventes af et sagsforløb, også med henblik på at afslutte sagerne hurtigere. Det er tydeligt, at det er børnene, der er tabere i et sådant forløb. ( Håndbog på tværs er et redskab, der er udarbejdet til formålet. Den er p.t. under revision i et samarbejde mellem de to forvaltninger). Til drøftelse. Enkeltsager sendes til forvaltningen. Spørgsmål om der er politiske tanker om en Børneforvaltning. 5/6
10. Evt. UU gamle betegnelser i oplæg medfører forringet kvalitet. Punkt til næste møde i FRO: Vidensdeling Fastsættelse af mødedatoer i 2016 Bent Winther Bengtson udarbejder mødeplan for FRO for 2016 hurtigst muligt og indkalder alle via Outlook. 6/6