Kravspecifikationer for Digitalisering af byggesagsarkiv Odder Kommune Bilag 2. 1
Indholdsfortegnelse Generelle beskrivelser... 3 1. Fysiske byggesagsarkiv og arkivmængde... 3 1.1 Byggesagsarkivet... 3 1.1.1 Placering af byggesagsarkivet... 3 1.1.2 Adgangsforhold... 3 1.1.3 Opbevaring af byggesagerne... 4 1.1.4 Byggesagsarkivets organisering... 4 Del 1.... 4 2. Klargøring... 4 2.1 Kravspecifikationer Klargøring... 4 2.2 Dokument typer... 5 2.2.2 Korrespondance i almindelighed... 5 2.2.3 Interne dokumenter (ikke offentligt tilgængelige dokumenter)... 5 2.2.4 Tegninger generelt... 5 2.2.5 Beregninger og rapporter... 5 2.2.6 Fotos... 5 2.2.7 Materiale vedrørende BBR og vurdering, samt olietanke.... 5 2.3 Rensning... 5 3. Opmærkning af metadata... 6 3.1 Opmærkning... 6 3.3 Valide data... 7 Del 2.... 7 4. Scanning... 7 4.1 Kravspecifikationer Scanning... 7 4.2 Kvaliteten af scanningen... 8 4.3 Optical Character Recognition (OCR)... 8 4.4 Sagsdokumenter der skal scannes... 8 5. Ekspedition og kassation af dokumenter... 9 Del 3.... 10 6. Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv) og opbevaring af arkivmateriale før, under og efter scanning.... 10 6.1 Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv)... 10 6.2 Kravspecifikationer Lokaler... 10 7. Sikkerhed... 10 8. Andet... 11 2
Indledning Odder Kommune udbyder opgaven Digitalisering af Odder Kommunes byggesagsarkiv. Tilbuddet ønskes givet i 3 dele: Del 1 - Klargøring - der består af sortering af tomme dokumenter, dokumenter uden information, sortering og klargøring af byggesagsarkivet til scanning. Del 2 Scanning - der består i nedpakning, afhentning, scanning og tilbagelevering af dokumenterne til et af Odder Kommune anvist arkiv. Del 3 Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv) og opbevaring af arkiv-materiale før, under og efter scanning. De fysiske byggesager udgør efter Odder Kommunes opfattelse brutto ca. 160 hyldemetre. Generelle beskrivelser 1. Fysiske byggesagsarkiv og arkivmængde 1.1 Byggesagsarkivet 1.1.1 Placering af byggesagsarkivet Byggesagsarkivet der skal scannes, er placeret på Rådhuset i Odder, Rådhusgade 3, 8300 Odder. Det forudsættes, at leverandøren har besigtiget arkivet inden tilbud afgives og der må ikke være ekstraomkostninger for Odder Kommune forbundet med afhentning af arkivet. 1.1.2 Adgangsforhold Den fysiske adgang til arkivet sker fortrinsvis via bygningens kælderindgang på Nørregade. Der kan parkeres med lastvogn eller varevogn tæt ved kælderindgangen. Mellem parkering og kælderindgangen er der en rampe. Døren til kælder-indgangen er en enkeltdør med en fri bredde på ca. 109 cm. Ankomsten sker til et større gang-areal som derefter går over i et almindeligt, 155 cm bredt, gang-areal der fører til selve byggesagsarkivet. Herudover er der placeret en mindre andel verserende sager i et skabsarkiv, i afdelingen for Byggeri, beliggende i bygningens stueetage. Adgangen hertil sker ad samme vej som ovenfor beskrevet og videre derfra med elevator fra kælder til stueetage. Fra elevatoren til afdelingen/arkivskabene er der ca. 40 m. Det forudsættes at leverandøren har besigtiget adgangsforholdene inden tilbud afgives. 3
1.1.3 Opbevaring af byggesagerne Byggesagerne i kælder er placeret i hhv. hængemapper i arkivskabe, med hver 5 skuffer i højden og i kasser placeret ovenpå arkivskabene. Arkivet i stueetagen er placeret i hængemapper i skabe med 3 skuffer i højden. Enkelte ting står i ringbind. Der er efter Odder Kommunes opfattelse ca. 160 hyldemeter, med dokumenter. Det er leverandøren selv der skal opmåle det løbende antal hyldemeter. 1.1.4 Byggesagsarkivets organisering Byggesagerne er primært organiseret i sagsmapper indeholdende 1 byggesag. Store byggesager kan bestå af flere sagsmapper, arkivkasser eller ringbind. Herudover findes der et mindre arkiv for olietanke, placeret i 12 ringbind i afdelingen for Byggeri. Byggesagerne er organiseret under hver enkelt ejendoms gadenavn og husnummer og er opstillet, i arkivet, i alfabetiske rækkefølge. Uden på arkivskabenes skuffer er anført gadenavne. På hver hængemappe er angivet husnummer. Ved hver gadenavnsskift forefindes en tom hængemappe kun med angivelse af vejnavn. Byggesagerne indeholder hovedsagelig papirdokumenter i A4 format, og tegninger foldet i A4 format og i mindre omfang A5 format og ark i varierede længder og bredder. Papirets beskaffenhed er stærkt varierende og består som hovedregel af almindeligt tidstypisk papir, tykt papir, skrøbeligt papir, kalkepapir og lystryk m.v. Dokumenter og tegninger findes som hvidt, gulnet, farvet, blåtryk eller flerfarvet papir. Dokumenttyper er maskin- og håndskrevne breve, udfyldte fortrykte blanketter, notater, rapporter, beregninger, blyant- og tuschtegninger, fotos i sort/hvid eller farver, kort, avisudklip og andre former for tryk. De, eksempelvis miljø- og ejendoms- og byggemodningssager, der findes ilagt ejendomsmappen, skal ligeledes scannes. Del 1. 2. Klargøring Ved klargøring forstås levering af ressourcer, kompetencer og materiel til transport, sortering, rensning, registrering og anden form for klargøring af dokumenter og andet scanningsmateriale inden opmærkningen af metadata og scanning. 2.1 Kravspecifikationer Klargøring På grundlag af nedenstående vejledninger om ordning og registrering gøres dokumenterne klar til scanning. Der stilles følgende krav til ordning: Dokumentorganisering: Dokumenterne lægges i orden jævnfør 2.2 Rensning: Sagerne renses jævnfør 2.3 4
Opmærkning af Metadata: Sagerne opmærkes jævnfør 3.1 2.2 Dokument typer I dette afsnit beskrives de forskellige dokumenttyper, der forventes at optræde i arkivet og som alle skal scannes. 2.2.1 Sagsomslag Om hver enkelt sag forefindes et sagsomslag der skal scannes som første side i hver sag. Omslagene er af varierende størrelse, papirtype og farve. I nogle omslag er påhæftet ark med BBR oplysninger. Disse skal scannes iht. pkt. 2.2.7. 2.2.2 Korrespondance i almindelighed Ansøgninger, anmeldelser, afgørelser, byggetilladelse, ibrugtagningstilladelse, bygningsattest, afslutningsmeddelelse, godkendelse af anmeldelse, afslag på anmeldelse, naboorienteringer, partshøringer, varsel om påbud, påbud, diverse attester og korrespondance med ansøger m.v. 2.2.3 Interne dokumenter (ikke offentligt tilgængelige dokumenter) Sagsbehandlernes notater, korrespondance med andre afdelinger i kommunen. 2.2.4 Tegninger generelt Tuschtegninger, kuglepennetegninger, blyantstegninger og udskrevne computertegninger m.v. Hvor der er tale om store byggesager, så som erhvervsbebyggelser, etagehusbebyggelser og offentlige bygninger, skal der ske en opdeling i arkitekttegninger og ingeniørtegninger. Ved store byggesager forstås i denne sammenhæng byggesager hvor tegningerne er større end A3 og antallet af tegninger er større end 20. 2.2.5 Beregninger og rapporter Statiske beregninger samt hertil knyttede skitser/tegninger, varmetabsberegninger, geotekniske rapporter med tilhørende kort og tegninger, skimmelsvamp-rapporter med de i rapporten angivne fotos, tegninger m.v., samt øvrige beregninger og rapporter. 2.2.6 Fotos Fotos af bygningsfacader, bygningskonstruktioner, luftfotos m.v. 2.2.7 Materiale vedrørende BBR og vurdering, samt olietanke. For hver adresse kan der forekomme oplysninger om olietanke og tankattester. Derudover kan der forekommer ældre materiale vedrørende BBR. 2.3 Rensning Tilbudsgiver skal fjerne de for scanningens gennemførelse nødvendige sammenholdelses-mekanismer, så som klips, hæfteklammer, elastikker, piberensere gummibånd, ringbind, tape, rykke, spiralrygge, plastlommer, tilbudsmapper og lignende. 5
De fjernede sammenholdningsmekanismer, herunder ringbind bortskaffes af tilbudsgiveren. Større sammenholdte dokumenter omfattet af pkt. 5, afsnit 2, såsom rapporter, statiske beregninger skal af tilbudsholderen efter scanningen sammenholdes af et mavebælte. Dubletter og informationsløse dokumenter (uden tekst eller sigende tegning) inden for samme sag skal fjernes. Derudover stilles følgende krav til rensningen: Optræder der et eller flere cpr. numre i materialet der skal scannes, skal de overstreges af Leverandøren. Cpr. numrene skal således være ulæselige og må ikke kunne genskabes elektronisk eller på anden måde. Post-it, hvis sedlen indeholder væsentlig information om sagen, skal de skrives over på et dokument, såfremt de ikke kan scannes. Rengøring af snavsede dokumenter. Opsplitning af limede eller indbundne sider. Underretning til Odder Kommune skal ske straks, såfremt det konstateres, at dokumenterne er angrebet af svamp, råd eller anden væsentlig skade. Servicen udføres i overensstemmelse med tilbud, illustrationer og beskrivelser og det i bilag 1 aftalte. 3. Opmærkning af metadata 3.1 Opmærkning I forbindelse med klargøring af sagerne ønskes opmærkning af metadata, hvis de findes på omslaget eller på byggetilladelsen, eksempler herpå kunne være nedenstående, samt enkelte punkter fra afsnit 4.4, endelig udformning af metadata og antal, aftales med Leverandør: Beboelse Carport/Garage Erhverv Landbrug Offentlig bygning Miljø Lovliggørelse Til og ombygning Udhus/drivhus/skur/annex Brand/brandsikring Skilt/pylon Nedrivning Parabol/mast/antenne BBR Ejendomsvurderinger Tankattest Olietanke Grundlaget for lokalplaner Dispensationssag 6
Diverse 3.2 Metadata i øvrigt Hvis de findes, registreres følgende data for hver enkelt byggesag: Årstal (4 cifre) Journal nr. Landsejerlavskode Matrikel nr. Husnummer Hus bogstav Ejendoms nr. Vejnavn 3.3 Valide data Odder Kommune forudsætter, at Leverandøren tilsikrer, at der gennemføres en kvalitetskontrol, der dels kontrollerer registret datas validitet, eksempelvis at adressen er valid og at den hænger sammen med den angivne matrikel, og dels frasorterer sager med invalide data til senere manuel behandling. Del 2. 4. Scanning Efter klargøring og opmærkningen skal dokumenterne scannes. Efter scanningen skal dokumenterne være tilgængelige i kronologisk rækkefølge indenfor hver byggesag. Kvaliteten af det scannede skal være så tydelig og læsbar som det er muligt ud fra originalen. 4.1 Kravspecifikationer Scanning Der er følgende krav ved scanning af dokumenterne: Scanningen foretages generelt i 400 DPI og i farver. Tekstdokumenter skal scannes i 400 DPI. Scanningen skal foretages efter lineart princippet, således at resultatet er skarpkantet. Dokumenter hvori indgår foto, kortmateriale og/eller detaljerede billeder må kvaliteten ikke være under 400 DPI og farvedybden ikke under 24 bit. Originaldokumenterne må ikke blive beskadiget af scanningen. Der kan forefindes gamle byggesager der er syet sammen, disse ønskes også scannet. Dokumenter der ikke opfylder nævnte krav skal genscannes inden for maksimalt 2 arbejdsuge, fra fejlmelding er meddelt Leverandøren, til Odder Kommune har modtaget det genscannede dokument. Ovennævnte skal ske uden udgift for Odder Kommune indtil udgangen af april 2016. 7
Scannede tegninger skal kunne udskrives i samme målestoksforhold og størrelse samt læsbarhed, som originalen. Med baggrund i brugervenligt net, ønskes de enkelte filer reduceret i fil størrelse, til et passende niveau, hvor kvaliteten er tilfredsstillende. Filer bør ikke overstige 50 MB, inden de opdeles i flere. Opdelingsprincip aftales nærmere efter Leverandør er fundet. 4.2 Kvaliteten af scanningen Scanningskvaliteten kontrolleres ved stikprøve. Sammen med tilbuddet skal fremsendes en prøve på en scannet byggesag og kvaliteten må ikke fravige fra kravspecifikationen. Eksemplet skal være tilgængeligt for Odder Kommune i digital form. Prøvescanningens resultater indgår i udvælgelsen af scanningsleverandør. Byggesagseksemplet udleveres af Odder Kommune, ved besigtigelse af byggesagsarkivet. 4.3 Optical Character Recognition (OCR) Odder Kommune ønsker, at leverandøren skal kunne levere en OCR service på alle sort hvide og farvede dokumenter til og med A3 med følgende funktionelle krav: OCR-behandlingen skal kunne håndtere tegnsættet ISO 8859-1 (8 bit) af hensyn til korrekt behandling af æ, ø og å. Leverandøren skal oplyse i hvilken kvalitet OCR scanningen er, vedr. karakterniveau og felter. Resultatet heraf indgår i udvælgelsen af scanningsleverandør Det skal være muligt at lade felter, der er OCR behandlet indgå i metadata. 4.4 Sagsdokumenter der skal scannes Odder Kommune ønsker alle sagsdokumenter i byggesagsarkivet scannet herunder: Byggesager incl. tegninger, ansøgningsskemaer, byggetilladelser, dokumenter, fuldmagter og afslag Nedrivningstilladelser Dispensationssager Naboorienteringer og partshøringer Forespørgselssager (byggelov, deklarationer, byplanvedtægter og lokalplaner) Principielle tilladelser og godkendelser Øvrige godkendelser og korrespondance Afgørelser i politiske udvalg og nævn Deklarationer Svar fra andre afdelinger vedr. intern høring Korrespondance med brandmyndigheden Varslinger om påbud, påbud og politianmeldelser Ibrugtagningstilladelser, afslutningsmeddelelser og bygningsattester Afløbssager Anmeldelser fra kloak- og vvs-mestre Skorstensattester Undersøgelsesrapporter vedr. skimmelsvamp Notater 8
Tilsynsrapporter og geotekniske rapporter Statiske beregninger Varmetabsberegninger og energirammeberegninger Lydmålerrapporter Anmeldelser om bortskaffelse af bygningsaffald Olietanksager og benzin- og olieudskillere Afløbs- og spildevandtilladelser til samletanke og nedsivningsanlæg m.v. Miljøgodkendelser Bolignedlæggelsessager Planlovssager Landzonesager Brandsikringssager Godkendelser fra eksterne myndigheder (Naturklagenævn, Amt, Statsforvaltning/Statsamt, Vejdirektoratet, ministerier, Fødevarekontrollen, Arbejdstilsynet, m.v.) Div. bekendtgørelser Ejendomsoplysningsskemaer Skøder og købsaftale BBR - ejermeddelelser 5. Ekspedition og kassation af dokumenter Leverandøren skal opbevare de scannede dokumenter/sager indtil udgangen af april 2016. Herefter skal de scannede dokumenter/sager destrueres ved forbrænding. Leverancen til forbrændingen påhviler Leverandøren og skal ske uden udgift for Odder Kommune dvs. være indeholdt i tilbuddet. Destruktionen skal ske ved godkendt forbrændingsanlæg og skal ske senest 1. august 2016. Der skal tilgår Odder Kommune skriftlig besked, når destruktionen er foretaget. Undtaget er dokumenter, tegninger m.m. vedrørende historiske bygninger i Odder Kommune omfattende Slotte, Herregårde, Fredet Bygninger o.lign.. Odder Kommune udarbejder en særskilt liste over disse bygninger og antager, at det drejer sig om ca. 100 adresser. Listen udleveres til den valgte Leverandør ved kontraktindgåelsen og sagerne leveres tilbage til kælderarkivet i særskilte kasser med omslag pr. ejendom. Der udleveres endvidere en spærringsliste over ejendomme der ikke skal være tilgængelige for borgere i FilArkiv. Disse sager skal ved aflevering til FilArkiv være mærket fortrolig. 9
Del 3. 6. Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv) og opbevaring af arkiv-materiale før, under og efter scanning. 6.1 Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv) Scanningsleverancen skal bestå af : PDF + XML. Scanningsleverandøren skal sørge for at scannede byggesager automatisk uploades til det digitale arkiv. Dette kan ske på følgende 2 måder: 1) Asynkron overførsel - Leverandøren stiller en SFTP server til rådighed, hvor dokumenter (PDF) og metadata (XML) gøres tilgængelig for arkivsystemet. Arkivsystemet vil downloade i bestemte tidsvinduer efter aftale med leverandøren. 2) Synkron overførsel - Leverandøren anvender arkivets webservice til upload af dokumenter og eventuelle rettelser. Arkivets webservice har en funktion/metode til Upload, der skal have 2 parametre: En PDF og en XML med tilhørende metadata. XML formatet er det samme uanset hvilke af ovenstående metode der vælges. Opbygning af XML-filen med feltnavne for metadataoplysninger aftales nærmere efter kontraktindgåelse. 6.2 Kravspecifikationer Lokaler Lokalerne hos Leverandøren, hvor de pågældende dokumenter opbevares, skal opfylde følgende krav: Temperaturen i lokalet skal ligge over 10 C og under 30 C. Variationen inden for 24 timer må højst være +/- 5 C Luftfugtigheden skal ligge mellem 40 % og 50 % RF (Relativ fugtighed) +/- 5 % Der skal være luftcirkulation i lokalet, hvor luften fornys. Lokaler i kældre skal have afløb i gulv og dokumenterne skal være anbragt mindst 10 cm over gulvet i sådanne lokaler. Der bør ikke være vandrør eller dampførende rørgennemføringer i lokalet. Hvis der findes fjernvarmerør, bør der være installeret en varmeveksler forud for lokalet. Ved elinstallationer skal hovedsikring, gruppecentral og målere være placeret udenfor lokalet for at reducere brandfare. Tage og vægge skal være tætte mod regn, sne og skadedyr. 7. Sikkerhed Der kan være tale om fortrolige eller personfølsomme informationer i arkiverne. Leverandøren skal til enhver tid følge de aktuelle anvisninger og vejledninger fra Kunden. Med henvisning til Statsministeriets Cirkulære vedrørende sikkerhedsbeskyttelse (CIR nr. 204 af 07/12/2001) af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt, skelnes der mellem følgende klassificeringer: 10
YDERST HEMMELIGT Denne klassifikationsgrad anvendes om informationer, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Danmark eller landene i NATO, EU eller WEU overordentlig alvorlig skade. HEMMELIGT Denne klassifikationsgrad skal anvendes om informationer, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Danmark eller landene i NATO, EU eller WEU alvorlig skade. FORTROLIGT Denne klassifikationsgrad skal anvendes om informationer, hvis videregivelse uden dertil indhentet bemyndigelse ville kunne forvolde Danmark eller landene i NATO, EU eller WEU skade. TIL TJENESTEBRUG Denne klassifikationsgrad anvendes om informationer, der ikke må offentliggøres eller komme til uvedkommendes kendskab. Odder Kommune ønsker at Leverandøren og dennes personale som minimum er klassificeres i klassifikationsgrad 4 til tjenestebrug. Dette skal dokumenteres. 8. Andet Såfremt Leverandøren finder forhold der ikke er beskrevet, skal der straks gøres opmærksom herpå. 11