Transkript

1 Vejledning til søgning i digital byggesagssagsarkiv, Sønderborg Kommune Er hjemmeside portal for tilgængeliggørelse af digitaliserede byggesager fra Sønderborg Kommune i produktion. Efterhånden som scanninger af byggesagerne færdiggøres i DataScanning / PostDanmarks produktionsfacilitet, publiceres de færdige pdf dokumenter på nærværende hjemmeside, med henblik på at gøre arkivsagerne tilgængelige for kommunens sagsmedarbejdere. Menuvalg: Valg af kommune

2 Rullemenuen til højre giver følgende valgmuligheder: Alle kommuner Augustenborg Kommune Broager Kommune Graasten Kommune Nordborg Kommune Sonderborg Kommune Sundeved Kommune Sydals Kommune Ved anvendelse af rullemenuen til højre kan søgning afgrænses til en specifik gammel kommune, eller der kan søges i samtlige gamle kommuner under eet, ved valg af Alle kommuner (standard valg). Menuvalg: Valg af information / metadata tilknyttet byggesagen Ved anvendelse af rullemenuen i midten vælges hvilken information / metadata tilknyttet byggesagsdokumentet der ønskes søgning i.

3 Rullemenuen i midten giver følgende valgmuligheder: Ejendomsnr. (filnavn) Adresse Indholdsresumé Ejendomsnr. (+ Nordborg: Ejerlav / Matrikel) Kendes ejendomsnummeret, vælges menupunktet Ejendomsnr. (filnavn) (standard valg). Kendes adressen, forstået som vejnavn + husnr., vælges menupunktet Adresse Menupunktet Resumé giver mulighed for bred søgning i det kortfattede resumé af byggesagens indhold. Menupunktet Ejendomsnr. (+ Nordborg: Ejerlav / Matrikel) giver mulighed for søgning på Ejendomsnr. Nordborg Kommunes byggesager er tilknyttet Ejerlav & Matrikelnr., og her kan der således også søges efter ejerlav og matrikelnr. Menuvalg: Sortér efter...

4 Ved anvendelse af menupunktet Sortér efter bestemmes i hvilken sorteringsrækkefølge resultatet af en given søgning fremvises. Der gives her følgende mulighed for valg af følgende sorteringsrækkefølge: Ejendomsnr. (filnavn) Adresse Højest rangeret (fleste forekomster af søgeord(ene) i resulterende dokumenter) Seneste ændring (af pdf dokument) Filstørrelse (af pdf dokument) Søgning på f.eks. Ejendomsnr. resulterer typisk i flere pdf dokumenter, eet dokument for hver byggesag for den pågældende ejendom. Vælges Sortér efter Ejendomsnr. (filnavn) (standard valg), listes søgeresultatet efter det fortløbende nummer for byggesagerne. Menupunktet Descending ( nedadgående ) og Ascending ( opadgående ) bestemmer om sorteringen sker efter højeste værdi først eller laveste værdi først. Eksempel på Sortér efter Filnavn rækkefølge, med seneste byggesag listet først ( Descending ): pdf pdf pdf pdf Vælges f.eks. Sorter efter Filstørrelse, sorteres søgeresultatet efter størrelse af filerne, med største filnavn listet først ( Descending) : pdf (3,02mb) pdf (424kb) pdf (423kb) pdf (332 kb)

5 Udvælgelse af byggesager i systemet I det følgende gives en kortfattet trin-for-trin anvisning på søgning i Sønderborg Kommunes byggesager. For nærværende ( ) er byggesagerne for 3 gamle kommuner under Ny Sønderborg tilnærmelsesvist færdigproducerede (evt. restpartier vil blive tilføjet efterhånden som de bliver scannet) og er hermed gjort tilgængelige som anført i nedenstående trin-for-trin anvisning. Det drejer sig om følgende 3 kommuner: Broager Kommune Nordborg Kommune Sundeved Kommune Byggesagerne for de øvrige 4 kommuner gøres tilgængelige efterhånden som sagsarkiverne er færdig scannet hos DataScanning / PostDanmark. Simpel søgning i byggesager efter ejendomsnummer: A. Følgende URL adresse indtastes i web browser: B. I midterste rullemenu udvælges Ejendomsnr. (filnavn) (er valgt som standard). Og i højre rullemenu vælges gammel kommunenavn; i dette eksempel vælger vi Broager. Herefter indtastes ejendomsnummeret for de ønskede byggesager i søgefeltet Søg efter: ; i dette eksempel indtastes ejendomsnummer Herefter vælges Søg med museklik:

6 C. Resultat af søgning giver ialt 10 dokumenter, alle indeholdende 2737 i pdf dokumentets filnavn svarende til ejendomsnummeret. Hermed listes samtlige scannede byggesager for det pågældende ejendomsnr, ialt 10 dokumenter:

7 Flere af de fremviste oplysninger afhjælper nu identifikationen af en specifik byggesag under det udvalgte ejendomsnr.:

8 Linie 1: Kirkegade 13, 6310 (23%). Her anføres vejnavn, husnummer og postnummer (dvs. post adresse lokaliteten) for det udvalgte ejendomsnr. Linie 1 er samtidig genvej til fremvisning af det pågældende pdf dokument. Museklik på Kirkegade 13, 6310 henter og fremviser det pågældende pdf dokument i sagsmedarbejderens Adobe Reader eller Acrobat software. Line 2: Abstract: PRODUKTION OG LAGER. Ejendomsnr felt informationer af metadata (indlejret i pdf dokumentet) fremvises herefter. Førstnævnte ord / sætning, i dette eksempel PRODUKTION OG LAGER, er kortfattet resumé / Inholdsbeskrivelse for den pågældende byggesag. Anden nævnte information angiver ejendomsnummeret, i dette eksempel Ejendomsnr. 2737, for den pågældende byggesag. Linie 3: Her fremvises den absolutte URL adresse samt filnavn for den pågældende byggesag: En vigtig, mulig anvendelse er her gældende: Ovennævnte absolutte URL adresse kan anvendes til eksempelvis integration med GIS system (MapInfo eller tilsvarende). Ved i GIS sammenhæng at knytte / udvide informationer om et givent ejendomsnr. med den nævnte absolutte URL adresse, gives der tilgængelighed til pdf dokumenterne fra eksterne tredjeparts systemer (typisk GIS systemer). Linie 4: Her anføres fil informationer om det pågældende pdf dokument: Filname: pdf Filsize (filens størrelse): 3,98MB (store filer = ventetid for download) Last Modified (filens dato): 30. januar :31:09 Et givent ejendomsnummers byggesager fil-navngives fortløbende. Eksemplets filnavn pdf er med det fortløbende nummer 008 det første, fremviste pdf dokument af de ialt 9 pdf dokumenter for ejendomsnr Omvendt / bagvendt listning er valgt som standard (højeste nummer listes først). Det skønnes at de seneste byggesager (højeste nummer) er de hyppigst forespurgte.

9 De efterfølgende pdf dokumenter navngivet pdf, pdf, etc. fremvises herefter. Linie 5 (sidste linie): I sidste linie gengives som Document Author det kommunenr., som af Datscanning er afkodet i forbindelse med produktionen. I Sønderborg Kommunes eksempel altså Indscannet sag fra kommune 540 Bemærk: En given søgning på ejendomsnr. resulterer også i fremvisningen af 2 yderligere dokumenter, som kan siges at være overflødige pdf: Pdf dokumenter nummereret 000 indeholder scanning af omslag for en given ejendoms samlede byggesager. Omslaget er desuden før scanning af DataScanning påført label med unikt produktionsnummer, gengivet som stregkode og som menneske læsbart nummer xml: Dette XML dokument indeholder de metadata, som er tilknyttet de forskellige byggesagsdokumenter under det søgte ejendomsnummer. Bemærk: Begge disse fil typer kan undertrykkes i fremvisningen, hvis brugere mener det mere forvirrer end gavner...

10 Udvidet søgning i byggesager efter adresse: A. Følgende URL adresse indtastes i web browser: B. I rullemenuen udvælges Adresse. Og i anden rullemenu vælges gammel kommunenavn; i dette eksempel vælger vi Sundeved. Herefter indtastes ønsket komplet vejnavn og husnr. i søgefeltet Søg efter: ; i dette eksempel indtastes Lerløkke AND 035. Bemærk her, at det er påkrævet anvendelse af boolsk AND for at afgrænse søgningen til den specifikke postadresse Lerløkke 035. Udeladelse af boolsk AND giver et vildt, ikke anvendeligt resultat. Herefter vælges Søg med museklik:

11 C. Resultat af søgning giver ialt 4 dokumenter, alle indeholdende Lerløkke 035 som postadresse (vejnavn og husnr.). Som i førstnævnte eksempel, hvor vi udførte søgning på Ejendomsnr., fremvises følgende liner for en given byggesag som resultat af søgningen, her kortfattet opsummeret: Linie 1: Lerløkke 035, 6400 (14%). Postadressen, som samtidig er genvej til fremvisning i Adobe Reader af det pågældende pdf dokument.

12 Line 2: Abstract: Lerløkke 035. Ejendomsnr felt informationer af metadata for den pågældende byggesag: Kortfattet indholdsresumé: B_HELÅRSBEBOELSE Ejendomsnr.: Line 3: Som i ovenfor anførte eksempel, anføres her den absolutte URL sti til det pågældende dokument: Line 4: Som i ovenfor anførte eksempel, anføres her fil informationer om det pågældende pdf dokument: filnavn, filstørrelse og filens dato. FileName: pdf, Size: 348KB, Last Modified: 1. frebruar :40:20 Line 5: Sidste linie gengiver som Document Author kommunenummeret relateret til det pågældende pdf dokument. Document Author: Indscannet sag fra kommune 540.

13 Udvidet søgning i byggesager efter Resumé: Eksempel på anvendelse af søgning i Resumé : Der ønskes fremvisning af byggesager for Nordborg Kommune, hvor ordene carport og redskabsrum indgår i byggesagens resumé. Følgende menuvalg foretages: 1. Nordborg vælges som kommune 2. Resume vælges som metadata 3. carport AND redskabsrum indtastes i søgefeltet

14 Resultatet af søgningen giver ialt 386 dokumenter, jf. nedenstående listning.

15