PERSONALEHÅNDBOG AOF CENTER MIDTJYLLAND Personalehåndbogen er gældende for følgende foreninger/afdelinger under AOF Center Midtjylland: AOF MIDT AOF TrivselsGruppen A/S AOF Daghøjskolen i Aarhus AOF Silkeborg-Viborg Revideret november 2013 1
Indholdsfortegnelse: 1. Værdigrundlag side 3 2. Personalepolitiske hensigtserklæringer side 4 3. Sundhedspolitik side 5 a. Trivsel b. Stress c. Mobning d. Sexchikane e. Rygepolitik f. Alkoholpolitik 4. Sygefraværspolitik side 8 5. Ansættelse og introduktion af nye medarbejdere side 12 6. Afskedigelse af medarbejdere side 14 7. Medarbejderudvikling og efteruddannelse side 17 8. Retningslinjer i forbindelse med side 19 a. Lån af lokaler til private formål b. Jubilæer og runde fødselsdage c. Særlige begivenheder d. Orlov e. Deltidsansættelse f. Praktikanter g. Kørsel med kursister h. Sne og andre forhindringer 9. Seniorpolitik side 23 10. Arbejdsmiljøorganisation side 23 11. Valg af medarbejderrepræsentant side 24 12. IT-sikkerhedspolitik side 25 2
Kap 1. Værdigrundlag AOF Center Midtjyllands (AOF MIDT) opgave er i den korte udgave at understøtte voksne menneskers personlige, faglige og sociale udvikling med henblik på øgede muligheder og kompetencer i forhold til aktiv deltagelse i livet. Formålet søges opfyldt gennem tilbud om undervisning, arbejdslivsprojekter/forløb og forskellige aktiviteter i medfør af den til enhver tid gældende lov om folkeoplysning, arbejdsmarkedslovgivning, samt anden relevant lovgivning om undervisning, kulturelle tilbud m.v. AOF MIDTs arbejde er forankret i et værdigrundlag, der er udmøntet i de bærende værdier : Vi tager udgangspunkt i det sociale, selvstændige og værdige menneske. Vi ønsker ud fra et helhedssyn på menneskets familie-, arbejds- og samfundsliv at øge mulighederne for den enkeltes personlige, faglige, almene livsudfoldelse og aktive deltagelse i fællesskaber med andre. Vi ønsker at fremme et ligeværdigt menneskesyn og en samfundsbevidst livsholdning hvor evnen og muligheden for at træffe kvalificerede valg står centralt. Vi har en særlig forpligtelse over for kortuddannede og marginaliserede grupper. Vi ønsker at medvirke til at fremme kultur- og erhvervsfornyelsen i Midtjylland. Vi ønsker at være med til at skabe udvikling og til at tage nye initiativer. Vi ønsker at indgå som konstruktiv medspiller i et samarbejde med øvrige uddannelsesudbydere, faglige organisationer, virksomheder og offentlige myndigheder i Region Midt. Vi ønsker at være en organisation, der gennem samarbejde samler og koordinerer trådene på projekter og uddannelse i Midtjylland. Vi ønsker at være en attraktiv arbejdsplads, der tiltrækker spændende og kompetente medarbejdere. Vi ønsker en løbende udvikling og dialog i hele organisationen. 3
Vi er tilsluttet AOF Danmark og omfattet af AOF Danmarks formål og vedtægter. Det er vores målsætning at fastholde en egenkapital, der er tilstrækkelig til at fastholde og udvikle vores aktiviteter på et økonomisk forsvarligt grundlag. Kap. 2: Personalepolitiske hensigtserklæringer Nærværende personalehåndbog skal bidrage til, at AOF MIDT vil være i stand til at gennemføre vores aktiviteter på et højt kvalitetsniveau. Ligeledes skal den bidrage til at sikre, at vi vedvarende vil være en attraktiv arbejdsplads for alle medarbejdergrupper. Det skal ske ved at give alle medarbejdere i organisationen lige mulighed for at få et udviklende og udfordrende arbejde. Samtidig skal den skabe rammer for, at medarbejderne kan tilrettelægge en hverdag med balance mellem arbejde og privatliv. Vi vil derfor bestræbe os på at skabe arbejdspladser, hvor udvikling, arbejdsglæde og trivsel er højt prioriteret. Arbejdspladser, hvor den enkelte medarbejder får mulighed for at udvikle sig personligt og fagligt, og hvor det daglige arbejde er præget af kvalitet, stolthed over egen indsats og med gode muligheder for udfordringer. Vi vil kendes på en kultur, hvor trivsel, åbenhed og engagement er nøglebegreber. Dagligdagen skal være præget af arbejdsglæde og værdifuldt arbejde, og samværsformen både blandt kolleger og i forhold til kursister/samarbejds-partnere skal kendetegnes ved gensidig respekt og ansvarlighed. Vi vil sikre en rummelig arbejdsplads, hvor der tages socialt ansvar for personer med såvel dansk som en anden etnisk baggrund. For at sikre høj kvalitet og stor arbejdstrivsel er det et gennemgående princip, at hver enkelt medarbejder skal have optimal indflydelse på egen arbejdssituation og egne opgaveløsninger. Gennem information skal det tilstræbes, at medarbejdernes synspunkter - gennem tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter, skal indgå i de beslutninger som ledelse og bestyrelse træffer. Vi ønsker at understøtte medarbejdernes kollegiale faglige og sociale samvær. Vi ønsker derfor at understøtte sociale tiltag, som medarbejderne tilrettelægger eller ønsker at tilmelde sig. Denne personalehåndbog revideres løbende efter behov. 4
Kap. 3: Sundhedspolitik a. Trivsel: Arbejdspladsen har ansvar for at undgå mistrivsel, da det rammer både den enkelte og arbejdspladsen. Udvikling er en væsentlig del af vores arbejde, som især finder sted, når vi trives. Da udvikling samtidig er et krav til organisationen, skal sundhedspolitikken skabe rammer for, at udvikling sker naturligt og kontinuerligt. Trivsel på arbejdspladsen er afhængig af mange forhold: Kollegaer, tryghed, tilpas med udfordringer, åbenhed, anerkendelse og meningsfuldhed. Vores arbejde er altid påvirket af udefrakommende holdninger og beslutninger. Det er af stor betydning, at der er opmærksomhed på, hvordan vi behandler hinanden, giver hinanden plads og har det rart og sjovt med hinanden. Omvendt bliver mange ting problematiske, hvis der ikke er tillid. Ved mistrivsel har vi alle et ansvar for at reagere, enten ved at gå til ledelsen, tillidsrepræsentanten(tr) eller arbejdsmiljørepræsentanten(amr). b. Stress Mistrivsel opstår for eksempel, når man bliver stresset. Det skal derfor undgås, at den dynamiske travlhed bliver til anspændt stress. Vi arbejder i et felt, hvor vi skal være på vagt over for symptomer på stress, og være parat til at gribe ind. Vi skal være opmærksomme på stress-symptomer, så alle genkender dem, og vi skal tilstræbe, at det ikke alene bliver den enkeltes problem, men at der er en opmærksomhed på arbejdskulturen, den fysiske og psykiske adfærd. c. Mobning Mobning er en konflikt, der er kørt af sporet. Det kan derfor være vigtigt at betragte mobning som udtryk for en uløst konflikt, og så i stedet forsøge at finde årsagen til den konflikt, og gå ind i en konfliktløsning. I mobning taler man om en krænker og et offer, og dermed en skyldig og en uskyldig, uanset hvad årsagen til mobningen er. Hvis en medarbejder gør sig skyldig i mobning af særlig grov karakter, kan det medføre ansættelsesmæssige konsekvenser. d. Sexchikane Med sexchikane menes forskellige former for seksuelle tilnærmelser enten fysisk eller verbalt, som f.eks.: uønsket fysisk kontakt, uønskede hentydninger/vittigheder/kommentarer om udseende, sjofle og pågående forslag, krav om seksuelle ydelser, pornografiske billeder på arbejdspladsen og egl. fysiske overgreb. 5
Sexchikane er uacceptabel. Alle medarbejdere har ret og pligt til at gribe ind, hvis det finder sted. I tilfælde af sexchikane kontaktes arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentant eller arbejdsleder. Problemet søges løst internt af ledelsen. e. Rygepolitik Formålet med rygepolitikken er, at ingen personer udsættes for passiv rygning og kunstige cigaretter mod deres vilje. Derfor er der røgfrit indemiljø i alle AOF MIDTs lokaler. Der skal være en acceptabel udendørsløsning for rygere. Såfremt der sker overtrædelse af rygepolitikken, kan det medføre ansættelsesmæssige konsekvenser. f. Alkoholpolitik Kursister og deltagere må som altoverskyggende hovedregel ikke indtage alkohol i relation til aktiviteter. Alkoholmisbrug er ikke foreneligt med udførsel af arbejde på virksomheden. Alkohol må derfor ikke indtages i forbindelse med udførelse af arbejdet. En medarbejder, der møder påvirket på arbejde, vil blive hjemsendt og i gentagelsestilfælde vil det få ansættelsesmæssige konsekvenser. AOF har som arbejdsplads pligt til at gribe ind over for alkoholmisbrug, der påvirker arbejdsindsatsen negativt. I tilfælde af misbrug er AOF indstillet på at medvirke til at minimere de skadevirkninger, som misbrug kan medføre. Medarbejdere tilbydes derfor den nødvendige støtte og vejledning til at søge behandling for et eventuelt misbrug. Der kan tilbydes samtaler i fortrolighed med uddannede tillidspersoner, som kan vejlede den enkelte. Procedurer i forbindelse med alkoholmisbrug: 1. Den enkelte medarbejder og leder er forpligtigede til at bringe fokus på en medarbejders alkoholmisbrug og om muligt medvirke til, at den pågældende hurtigst muligt og helst på eget initiativ modtager nødvendig hjælp jf. nedenfor. 2. I situationer, hvor der bliver kendskab til alkoholforbrug, som influerer på den pågæl- 6
dende medarbejders arbejdsindsats, er den nærmeste leder forpligtiget til at tage en samtale med medarbejderen. Ved samtalen skal lederen over for medarbejderen indskærpe AOF MIDTs alkoholpolitik, samt indskærpe at misbruget straks bringes til ophør. Medarbejderens tillidsrepræsentant eller en anden kollega (valgt af medarbejderen selv) kan, efter medarbejderens ønske, deltage i samtalen. 3. Lederen er sammen med medarbejderen ansvarlig for, at der opstilles en plan for hvordan alkoholmisbruget kan bringes til ophør. Der kan gøres brug af professionel rådgivning, enten henvisning til psykolog eller telefonisk rådgivning. Der kan alternativt blive tale om at træffe aftale om et behandlingsforløb for medarbejderen. 4. Hvis AOF MIDT skal betale for et behandlingsforløb, inddrages forretningsføreren. Lederen og kollegerne har pligt til at sikre den pågældende medarbejder fuld opbakning til et behandlingsforløb. En medarbejder, der har alkoholproblemer i så stort omfang, at ledelsen involveres, har pligt til at medvirke til at komme ud af sit misbrug. 5. Der kan ud over selve behandlingen konkret aftales nærmere vilkår for arbejdstilrettelæggelsen under et behandlingsforløb. 7
Kap. 4. Procedurer ved sygefravær Sygemelding skal ske til nærmeste leder enten pr. telefon, eller sekundært pr. sms, hvis pågældende leder ikke kan træffes. Dette så snart medarbejderen er klar over, at han/hun ikke kan komme på arbejde, og gerne inden kl. 7 den pågældende morgen. Sygdom er et fælles anliggende, men vi ønsker at respektere, at sygdom altid også er en personlig sag. Vores respekt kommer til udtryk ved, at den sygemeldtes perspektiv er det vigtigste, når vi beslutter, hvad der i det konkrete tilfælde er en forebyggende eller helbredende hjælp. Der gøres status over sygedage hver 3. måned, og ved gentagne sygefravær indkaldes til en samtale. Vi "kontrollerer" for at give omsorg. Ved arbejdsrelaterede sygemeldinger eller stressrelateret sygdom, kan der også være flere faktorer end arbejdsproblemstillinger i spil. Men uanset om årsagen til sygdomme ligger gemt i personlige, private eller arbejdsmæssige årsager, ønsker vi at bidrage med hjælp til, at den enkelte igen får et sundt liv privat såvel som arbejdsmæssigt. Vi vil ikke udmelde de konkrete tiltag, der sættes i værk til kollegaerne, med mindre det er et ønske hos den sygemeldte, eller der er særlige gode grunde til det. Det betyder selvfølgelig, at det for den enkelte kollega kan være usynligt: om der overhovedet bliver gjort noget?, om det der bliver gjort, så også er det bedste at gøre? Hvis I er i tvivl i konkrete tilfælde, er det jeres initiativ at spørge ledelsen eller jeres kollega. Vi vil svare, så godt vi kan, stadig i respekt for den sygemeldtes ret til privatliv. Initiativer før, under og efter sygemelding: a) Afklarende og forebyggende samtaler mellem leder og medarbejder b) Sygefraværssamtale c) Mulighedserklæring og fastholdelsesplan d) Den aktive sygemelding e) Muligheder for støtte og hjælp f) Orientering af kollegaer g) Samtale om tilbagevenden h) Statussamtaler 8
a. Afklarende og forebyggende samtaler mellem leder og medarbejder inden sygemelding Medarbejderen har ret til at vælge en leder, en medarbejder og en 3. part (ven, ægtefælle el. anden) til at deltage i samtalen. Hvis vi kan udarbejde en langtidsplan, der f.eks. rummer en deltidssygemelding, foretrækker vi oftest at gøre det. Det er dog ikke altid muligt. Det afhænger af sygdommen, og af hvor hurtigt vi selv, den syge og kollegaer opfatter og fortolker tegn på en ubalance, der overstiger ressourcerne. b. Sygefraværssamtale Senest fire uger efter 1. fraværsdag indkaldes medarbejderen til en sygefraværssamtale. Formålet med samtalen er at belyse, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage på arbejde, herunder hvorvidt medarbejderen kan vende delvist tilbage til jobbet, og om sygefraværet forventes at vare mere eller mindre end otte uger. Medarbejderen indkaldes med en tre-dages frist, og samtalen afholdes så vidt muligt personligt. Den kan dog afholdes telefonisk eller i hjemmet. Medarbejderen har ikke pligt til at deltage. c. Mulighedserklæring og fastholdelsesplan Medarbejderen skal aflevere/udarbejde en mulighedserklæring. Den har til formål at vurdere mulighederne for at fastholde medarbejderen i arbejde og øge mulighederne for hel eller delvis tilbagevenden til arbejde. I den forbindelse indkaldes medarbejderen til en personlig samtale med mødepligt (kan dog afholdes telefonisk). Indkaldelsesfristen er en uge. Mulighedserklæringen skal indeholde følgende: 1) En beskrivelse af sygdommens betydning for medarbejderens arbejde (herunder skånebehov). Udarbejdes i samarbejde ml. leder og medarbejder. 2) En lægeerklæring (afleveres af medarbejderen senest 14 dage efter samta len). Lægen vurderer medarbejderens arbejdsdygtighed med fokus på muligheder frem for begrænsninger (funktionsnedsættelse, arbejdsmuligheder, skånehensyn, varighed af fravær og tilpasning af arbejdet). Denne vurdering sker på baggrund af en samtale med medarbejderen. 9
For sygemeldte, der ikke forventes at kunne vende tilbage indenfor otte uger udarbejdes i fællesskab mellem leder og medarbejder en fastholdelsesplan. I denne vurderes, hvordan og hvornår medarbejderen hurtigst muligt kan vende tilbage til arbejdspladsen. d. Den aktive sygemelding Medarbejderen har mulighed for at komme i virksomhedspraktik på egen arbejdsplads som et aktiv tilbud (sygemeldte skal gives aktive tilbud under sygemelding). e. Ekstern og intern støtte og hjælp ved fuldtidssygemelding Ekstern hjælp kan være hjælp til massage, behandlinger af forskellig art, psykologsessioner. Intern hjælp er, at lederen sikrer, at der er kontakt løbende, og tilbyder at dét at være en del af arbejdspladsen vedligeholdes. Det kan være i form af besøg, telefonsnak, en buket blomster, en uformel kaffetår på arbejdspladsen, morgenrundstykke med teamet osv. Mentorstøtte. Medarbejderen har mulighed for at få en mentor også til privatlivsforhold. Mentoren behøver ikke at være ansat i AOF MIDT. Omfang vurderes i den enkelte sag i samarbejde med kommunen. f. Lederen skal formidle den sygemeldtes ønsker til kollegaer og arbejdsplads Det kan være ønsket om at få besøg, en opringning fra særlige kollegaer, ønsker om at bytte arbejdsopgaver osv. g. Samtale om tilbagevenden Lederen skal før raskmelding tage initiativ til en samtale om, hvornår og hvordan der skal vendes tilbage, samt om, hvordan der skal følges op i opstartperioden. Lederen skal sikre, at der drøftes: hvad medarbejderen selv skal gøre hvad lederen skal gøre hvad teamet og arbejdspladsen skal gøre Det skal tilbydes, at samtalen kan blive en egentlig rundbordssamtale, hvor medarbejderen tager en støtteperson med. 10
h. Statussamtaler I særlige sygdomstilfælde og i tilfælde af arbejdspladsrelateret sygdom er lederen forpligtet til kontinuerligt, det vil sige mindst hver fjortende dag, at indkalde til og afholde en kort statussamtale. Samtalen skal udmønte sig i en konkret aftale omkring arbejdstid, hvori arbejdsmængde, opgavetyper, tidsterminer for opgaveløsning og andre forhold der er identificeret som betydende i forhold til sygdom og tilbagevenden, justeres og tilrettes i overensstemmelse med restitueringen. i. Traumatiske eller voldsomme hændelser I forbindelse med udøvelse af undervisning, vejledning el. lignende aktiviteter kan der opstå situationer, som kan virke stærkt chokerende eller ligefrem traumatiserende for medarbejderne. Det kan f.eks. være trusler om vold eller voldelige episoder. Hvis kursister optræder truende, skal man som medarbejder søge at bevare roen, undgå yderligere diskussion og bede pågældende om at forlade AOFs lokaler omgående. Hvis kursisten skønnes at være til fare for sig selv eller andre, tilkaldes politiet. Nærmeste leder orienteres hurtigst muligt om hændelsen. I forbindelse med sådanne episoder er det vigtigt, at de ramte medarbejdere bliver tilbudt den rette støtte og rådgivning for at minimere de personlige konsekvenser, der kan opstå. Derfor skal nærmeste leder orienteres øjeblikkeligt. Det sikres, at den pågældende medarbejder ikke er alene i timerne efter hændelsen. Den pågældende medarbejder skal også tilbydes en samtale med nærmeste leder og/eller med en betroet kollega samme dag. Til denne samtale vurderes det, om medarbejderen bør være alene resten af dagen, og om medarbejderen skal møde på arbejde den/de kommende dage. Den nærmeste leder har pligt til at sørge for, at der opstilles en plan for, hvordan man kan afhjælpe de gener, som medarbejderen oplever og tager en opfølgende samtale med medarbejderen indenfor to dage efter hændelsen. I forbindelse med denne samtale aftales det: - om der er brug for yderligere samtaler mellem medarbejder og leder - hvordan medarbejderen skal møde i de efterfølgende uger - om der skønnes at være brug for yderligere hjælp, f.eks. i form af samtaler med en coach, psykoterapeut eller psykolog. I tilfælde af, at det viser sig påkrævet med samtaler med enten coach, psykoterapeut eller psykolog, orienteres forretningsføreren. Ledelsen i AOF vil foreslå brug af de fagpersoner, som vi har positivt kendskab til gennem vores daglige virke. Har medarbejderen særlige ønsker i den forbindelse søges de i vid udstrækning at blive imødekommet. AOF afholder udgifterne til op til fem samtaler efter aftale med medarbejderens nærmeste leder. 11
Samtidig skal der aftales, hvem og hvad der udmeldes til de nærmeste samarbejdspartnere, f.eks. teamet, således at usikkerhed omkring hvornår medarbejderen atter er og forventes at være 'fit for fight' bliver elimineret. Kap. 5. Ansættelse og introduktion af medarbejdere AOF MIDT tilstræber at føre en klar og åben ansættelsespolitik med henblik på at tiltrække de til enhver tid bedst kvalificerede ansøgere til en ledig stilling. Der tages i denne forbindelse hensyn til ønsket om en hensigtsmæssig sammensætning af personalegruppen hvad angår faktorer som køn, alder, særlige faglige kvalifikationer, etnisk baggrund, personer ansat på særlige vilkår mv. Der skal ved ansættelse af en ny medarbejder tilrettelægges en ansættelsesproces, der tilgodeser inddragelse af, og god information til, nuværende medarbejdere. Tillidsrepræsentanten for det pågældende område skal orienteres i forbindelse med ansættelser. AOF forventer, at medarbejdere er medlem af områdets faglige organisation. Kompetence Bestyrelsen ansætter forretningsføreren. Forretningsføreren ansætter øvrige ledere og regnskabschefen. Ved ansættelse/afskedigelse af regnskabschefen, skal forretningsføreren rådføre sig med bestyrelsen. Afdelingslederen ansætter øvrige medarbejdere i afdelingen. Forretningsføreren godkender normeringen. Procedure Ved ansættelse af fastansatte medarbejdere eller periodebegrænsede ansættelser over 6 mdr. gælder nedenstående procedure. TR og ledelse kan evt. aftale en ændret procedure. Ved ansættelse af medarbejdere i tidsbegrænsede stillinger i op til 6 mdr. fastsættes ansættelsesproceduren af afdelingslederen. Ved konstatering af, at der er, eller bliver, mangel på en eller flere medarbejder (-e), gennemføres nedenstående procedure: 12
- Den relevante leder afdækker det konkrete behov for kvalifikationer, udarbejder jobprofil og personprofil. - Det undersøges, om der evt. internt er personer der er relevante ift. stillingen. - Stillingsopslaget annonceres. - Potentielle ansøgere gives mulighed for at indhente informationer inden ansøgningsfristen. - Ved ansøgningsfristens udløb tilskrives samtlige ansøgere og med tak redegøres for den videre procedure og tidsplan. - Den relevante leder, samt et evt. ansættelsesudvalg, udvælger et passende antal ansøgere til samtale og indkalder dem. - Det skal tilstræbes, at ansøgere, der har været til samtale, får besked om resultatet samme dag. - Øvrige medarbejdere informeres snarest om udfaldet af ansættelsesproceduren. - TR orienteres, når der er underskrevet ansættelseskontrakt. Introduktion Vi ønsker at give en nyansat medarbejder den bedst mulige introduktion til arbejdet i AOF MIDT. Introduktionen vil typisk strække sig over 1-2 mdr. og de informationer, procedurer mv. der skal formidles, skal indtænkes i en tidsplanlægning i forhold til vigtigheden, set ud fra den nye medarbejders synsvinkel. Følgende personer bidrager til introduktionen: 1. Mentor. En 'nærmeste kollega' udnævnes til mentor for den nye kollega og skal dels tage sig af introduktion til alle de daglige forhold og dels være opmærksom på den nye kollegas behov og trivsel i introduktionsperioden. 2. Afdelingslederen giver den overordnede information herunder også den generelle information om organisationen mv. 3. Tillidsrepræsentanten bidrager med en introduktion til overenskomsten, ansættelsesforholdene og en gennemgang af ansættelseskontrakten. Afhængig af omstændighederne kan dette gøres enten personligt, pr. telefon eller via mail. 13
Kap. 6. Afskedigelse af medarbejdere AOF MIDT ønsker grundlæggende, at et ansættelsesforhold skal fortsætte så længe det er ønskeligt for hver enkelt medarbejder. Men det er også en del af opfattelsen, at et ansættelsesforhold ikke nødvendigvis er en livstidsstilling, men at det er naturligt, at man som medarbejder er ansat i organisationen i en kortere eller længere årrække, og at der kan komme et tidspunkt, hvor man som medarbejder får lyst til andre udfordringer. Det er ligeledes erkendt, at der sker store ændringer i de opgavetyper AOF MIDT varetager, og dermed også i hvilke kvalifikationer, der er brug for i medarbejdergruppen. Vi ønsker gennem årligt tilbagevendende medarbejdersamtaler, en veltilrettelagt personaleplanlægning og løbende kompetenceudvikling at sikre, at ansatte medarbejdere i højest muligt omfang er kvalificeret til fortsat at udføre opgaverne i organisationen eller evt. vil kunne indgå i løsningen af nye opgaver således en afskedigelse kan undgås. HVIS en afskedigelse af en medarbejder er nødvendig (på grund af mangel på relevante opgaver, eller af andre årsager), skal processen omkring dette ske på etisk forsvarlig vis med respekt for medarbejderen og i overensstemmelse med lovgivning og overenskomster. Tillidsrepræsentanten for det pågældende område kan inddrages i forhold til fastlæggelse af den konkrete afskedigelsesproces. Der skal omkring afskedigelsessager være størst mulig åbenhed dog skal der tages et ubetinget hensyn til den/de pågældende, der bliver ramt af en afskedigelse. Kompetence Bestyrelsen kan afskedige forretningsføreren og regnskabschefen. Forretningsføreren kan afskedige øvrige ledere. Afdelingschefen kan afskedige øvrige medarbejdere i afdelingen (forretningsføreren skal dog godkende dette). 14
Procedure ved afskedigelse på pga. manglende relevante opgaver (f.eks. nedgang i aktiviteterne) 1. Hvis det drejer sig om generel nedgang i aktiviteterne eller ændringer i aktiviteterne der medfører, at lederen forudser en situation med en eller flere afskedigelse (-r), orienteres TR om situationen. 2. Hvis andre muligheder ikke kan ses, fastlægger lederen kriterierne for udvælgelse af den/de medarbejder(-e), der skal afskediges. 3. Lederen fastlægger den nærmere proces for afskedigelsen, herunder også hvordan og hvornår medarbejdergruppen skal informeres og hvordan afdelingens samarbejdsorgan/medarbejdermøde skal inddrages. TR orienteres om det planlagte og kan indgå i processen efter aftale. 4. Lederen orienterer skriftligt den pågældendes faglige organisation såfremt det fremgår af overenskomsten, hvis pågældende har været ansat i mere end otte måneder. 5. I den udstrækning en medarbejder, der er opsagt, ønsker en samtale om fremtidige karrieremuligheder og personlige kvalifikationer, vil det blive tilbudt. I opsigelsesperioden vil der være mulighed for deltagelse i relevante uddannelsestilbud og andre aktiviteter, der vil kunne medvirke til, at den opsagte medarbejder kan forbedre sine beskæftigelsesmuligheder på arbejdsmarkedet. Der skal være mulighed for tjenestefrihed med løn til at kunne deltage i jobsamtaler. Procedure ved afskedigelse pga. individuelle forhold (f.eks. personlige-, faglige-, samarbejdsmæssige forhold). 1. Hvis en leder konstaterer problemer i forhold til en medarbejders udførelse af arbejdet, herunder samarbejdsmæssige problemer, er det lederens forpligtigelse at orientere den pågældende medarbejder herom og forsøge at iværksætte foranstaltninger, der kan afhjælpe problemerne. 2. Hvis problemerne fortsætter, orienteres TR. Lederen gennemfører en samtale med den pågældende medarbejder. TR kan deltage i samtalen. 3. I samtalen beskriver lederen, hvori problemet består og medarbejderen kommenterer lederens udtalelser. På baggrund af en drøftelse træffes der aftale om, hvad det videre forløb skal være. Det kan f.eks. være iværksættelse af yderligere foranstaltninger. Der kan også være tale om, at lederen vil give en skriftlig advarsel og kræve, at der inden for en nærmere angivet 15
tidsperiode skal ske forbedringer i forhold til de beskrevne problemer. Eventuelle sanktioner (f.eks. en opsigelse) i tilfælde af at der ikke sker forbedringer, beskrives ligeledes. Der laves et skriftligt referat af mødet, der underskrives af mødedeltagerne. 4. Opfølgning sker på baggrund af de aftaler der blev truffet på ovenstående møde. Er der tale om, at der er givet en skriftlig advarsel med en tidsfrist, afholdes et nyt møde, og det vurderes, om der er sket forbedringer eller sanktionen skal finde sted. 5. I tilfælde af en afskedigelse orienterer lederen den pågældendes faglige organisation om afskedigelsen, jvf. overenskomsten. 6. I den udstrækning en medarbejder, der er opsagt, ønsker samtale om frem - tidige karrieremuligheder og personlige kvalifikationer, vil det blive tilbudt. I opsigelsesperioden vil der være mulighed for deltagelse i relevante uddannelsestilbud og andre aktiviteter, der vil kunne medvirke til, at den opsagte medarbejder kan forbedre sine beskæftigelsesmuligheder på arbejdsmarkedet. Der skal være mulighed for tjenestefrihed med løn til at kunne deltage i jobsamtaler. Procedure ved embedsmisbrug Såfremt en leder konstaterer, at en medarbejder groft forsømmer sine forpligtigelser, agerer direkte ulovligt eller groft tilsidesætter almindelige regler, kan der ske en bortvisning. Lederen orienterer TR og den pågældendes faglige organisation. Etik i forbindelse med afskedigelser Generelt er det således, at lederen og TR aftaler hvordan en konkret afskedigelsessituation skal gennemføres, så det sker med størst mulig respekt for den/de berørt(-e). Afskedigelsen meddeles så vidt muligt mundtligt Opsigelse udelukkende pr. brev eller telefonisk må så vidt muligt ikke finde sted TR kan deltage, når en afskedigelse meddeles en medarbejder Afskedigelser bør ikke meddeles op til en weekend eller en ferie Der bør være mulighed for, at den pågældende kan drøfte situationen med TR og kolleger, og ikke lades alene med afskedigelsen Der bør om fornødent være mulighed for at tilbyde supervision til en afskediget medarbejder Øvrige medarbejdere skal hurtigst muligt gives den nødvendige/mulige information om en afskedigelse med et ubetinget hensyn til den/de pågældende, der bliver ramt af en afskedigelse. 16
Kap. 7. Medarbejderudvikling og efteruddannelse AOF MIDT er afhængig af dygtige og engagerede medarbejdere, der har et godt og ajourført uddannelsesniveau. Gode udviklings- og efteruddannelsesmuligheder er af stor betydning for, at AOF MIDT forbliver en attraktiv arbejdsplads. Såvel ledelsen som den enkelte medarbejder tager ansvar i forhold til at sikre en god medarbejderudvikling. Efteruddannelseskontoen, udviklingsmuligheder mv. prioriteres højt i budgetterne og der skal principielt være lige gode muligheder for udvikling og efteruddannelse for alle ansatte uanset, hvilken afdeling man arbejder i, jvf. overenskomstmæssige forskelle. Der bør være mulighed for både at deltage i interne kurser ligesom brug af eksterne uddannelsestilbud skal være muligt. Desuden kan brug af supervision eller forskellige former for personaleintern supervision eller kollegasparring indgå som udviklingsredskaber. Det bør være muligt både at deltage i kurser/uddannelse med alt betalt og kurser/uddannelse, hvor man selv betaler en del af udgiften (fx tiden). Uddannelses- og udviklingsbudgettet skal udover direkte udgifter til kursusbetaling mv. også omfatte arbejdstid, transport, transporttid mv. og alle udgifter skal indgå i regnskabet. Dette for at øge synligheden af den samlede uddannelses- og udviklingsindsats. Medarbejdere, der deltager i uddannelse, skal søge om SVU, VEU eller andre former for godtgørelse, hvis dette er muligt. Ledelsen udarbejder årligt retningslinjer for medarbejderudvikling og efteruddannelse, der kan bruges i forhold til de konkrete aftaler, der indgås med medarbejderne. Mindst én gang om året afholdes en medarbejdersamtale med den nærmeste overordnede. Her skal både den ansatte og lederen have forberedt sig på de emner, der ønskes drøftet. Emnerne aftales mellem den ansatte og lederen. 17
Samtalen skal foregå i dialog med gensidige tilbagemeldinger, men skal først og fremmest være en mulighed for at se fremad. Ved medarbejdersamtalen drøftes: Udnyttes medarbejderens ressourcer (Uddannelse, videreuddannelse, placering i virksomheden o.s.v.) Passer uddannelse og erfaring til nuværende opgaver Har den ansatte ønsker eller behov om uddannelse Ønsker den ansatte rokering inden for AOF MIDT eller nationalt Planlægning af karriere på længere sigt Personlig udvikling, kurser, reduktion af arbejdstid m.m. Hvordan befinder den ansatte sig socialt på arbejdspladsen har den ansatte kommentarer til ledelse, virksomhedsstruktur m.m. Trivsel i arbejdet. Arbejdsmængde rimeligt, for meget, for lidt Samt andre emner, der ønskes behandlet af enten ansatte eller leder Prioriteringen af uddannelses- og udviklingsmidler. Vi forsøger at tilgodese alle fire områder ( kasser ) AOF s behov Kortsigtede tiltag Instruktion og oplæring internt eller via eksterne kurser Langsigtede tiltag Udarbejdelse af obligatoriske uddannelsetiltag baseret på virksomhedens strategiske planer Medarbejdernes ønsker og interesser Selvvalgte her og nu-lyst uddannelsesforløb Individuel uddannelses- eller karriereplan Efteruddannelse For at sikre en høj kvalitet i vores undervisning og øvrige jobfunktioner, tilbyder AOF hvert år kurser i det interne akademi. Nogle af disse kurser er obligatoriske certificerings - kurser, og retter sig mod forskellige medarbejdergrupper. Det forventes, at nye medarbejdere deltager i de obligatoriske kurser, som er relevante for den enkelte medarbejder 18
inden for de første tre år af deres ansættelse. Allerede fastansatte medarbejdere har også tre år til at gennemføre kurserne. Hvilke kurser der er relevante, aftales i forbindelse med ansættelse og i forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale. Uddannelsesorlov Enhver medarbejder kan søge uddannelsesorlov op til et år uden løn efter aftale med nærmeste overordnede. Ønskes der længere orlov vurderes det i hvert enkelt tilfælde i en dialog mellem lederen og den ansatte, om dette kan bevilges. I vurderingen indgår bl.a. indhold og længde. Orlov kan gives til personlig og faglig uddannelse. Orlovsregler for de enkelte ansatte følger i øvrigt overenskomsten. Ved tildeling af uddannelsesorlov skal der tages hensyn til AOF MIDTs tarv, i forhold til varsel og antallet af medarbejdere, der er på uddannelsesorlov. Aftenskole AOF betaler 50 procent af alle aftenskolekurser gældende for de aftenskoler, der er en del af AOF Center Midtjylland. I fald der er tale om kurser, som er direkte arbejdsrelevante (f.eks. it-kurser) kan der dækkes op til 100 procent. Kap. 8. Retningslinjer a. Lån af lokaler til private formål AOFs lokaliteter kan lånes til følgende formål: egne AOF-jubilæer egne eller ægtefællers runde fødselsdage eget bryllup, kobberbryllup eller sølvbryllup barnedåb og konfirmation for egne børn, og børn medarbejderne har forsørgelsespligt overfor i andre tilfælde sker det efter aftale med ledelsen Lånebetingelser: Lokaler og service udlånes gratis. 19
Den enkelte medarbejder er ansvarlig for oprydning og rengøring. Ved evt. skader på inventar, service mv. er medarbejderen ansvarlig, og der kan blive tale om erstatning. Lokalerne afleveres klargjort til næste dags undervisning/aktivitet med bordopstilling osv. Køkkenet samt AOFs drikkevarer, kaffe med mere kan kun udlånes efter aftale med køkkenlederen/lederen. Undervisningsudstyr kan udelukkende lånes efter aftale Lånebetingelser ud af huset: Lån af bestik/service og kantinemøbler ud af huset til egne personlige fester, eller fester i den nærmeste familie, kan kun ske efter aftale med køkkenlederen/lederen. b. Jubilæer, fødselsdage og afskedsreceptioner Jubilæer: Ved 10 års jubilæum: En intern markering, samt en gave med et max.-beløb svarende til de fastlagte skatteregler på området. Ved 25 og 40 års jubilæum: En intern reception med de relevante interne og eksterne samarbejdspartnere. Gave kr. 8.000,- (skattefrit). Runde fødselsdage: Ved 40-50 - 60 års fødselsdage: Der kan individuelt aftales en intern markering, og en gave med et max.-beløb svarende til de fastlagte skatteregler på området. Afskedsreceptioner: For medarbejdere, der har været ansat i en vis periode, kan der afholdes en intern markering. For chefgruppen vil der være særlige aftaler i forhold til receptionen ved mærkedage og afsked. c. Særlige hændelser Ved begravelse i nærmeste familie kan der gives frihed med løn til deltagelse ved begravelsen. Nærmeste familie er her, bedsteforældre, forældre, ægtefælle/samlever, børn og søskende. 20