Sygefraværsspolitik Indledning Kalundborg Kommune ønsker, at sygefraværspolitikken skal være med til at skabe forståelse, accept og klarhed om kommunens holdning til håndtering af sygefravær. Kalundborg Kommune ønsker at være en moderne, attraktiv og rummelig arbejdsplads, hvor arbejdsmiljøet er i top og de ansatte leverer service- og sagsbehandling af god faglig kvalitet til borgere og brugere. Sygefraværspolitikken indeholder centralt fastsatte retningslinier og emner, der skal udmøntes decentralt efter drøftelse og beslutning i de lokale samarbejdsorganer (LSU). Når det i politikken bliver nævnt, at der skal ske en drøftelse i det lokale samarbejdsorgan (LSU), skal drøftelsen, hvor der ikke er nedsat et samarbejdsudvalg, ske på et personalemøde med SU-status. Formål Kalundborg Kommune sætter de ansattes trivsel højt. Formålet med en sygefraværspolitik er at skabe tryghed i organisationen ved at sende klare signaler om, at kommunens arbejdspladser vil gøre en særlig indsats for om muligt at fastholde en sygdomsramt medarbejder i ansættelsesforholdet. Kalundborg Kommune vil gennem nærvær og arbejdsmiljømæssige tiltag skabe arbejdsglæde, trivsel og sunde arbejdspladser som kan være medvirkende til at begrænse fraværet til gavn for medarbejderne og for arbejdspladsen. Forebyggelsesindsats Kalundborg Kommune har fokus på indsatsområder, der skal forebygge og fremme sundhed og trivsel. Ved hjælp af APV og trivselsundersøgelse bliver det fysiske og psykiske arbejdsmiljø afdækket, og via sundhedsordningen iværksættes forskellige sundhedsfremmende tiltag. Herudover har kommunen uddannet resursepersoner indenfor hygiejne, forflytning og kontorindretning med det formål at forebygge arbejdsrelateret fravær, ligesom statistik over sygefravær indgår som et parameter i partnerskabsaftalerne. C:\polweb\bilag2-1.doc 1/ 5
Uanset de gode intentioner og initiativer vil der forekomme sygefravær af større eller mindre omfang i Kalundborg Kommune. I Kalundborg Kommune håndterer vi sygefravær således: Sygefraværsstatistik Som led i overenskomst 2008 er der indgået aftale om, at det er lederens ansvar mindst én gang årligt i det lokale samarbejdsudvalg at fremlægge en statistik over institutionens sygefravær. LSU aftaler retningslinier for fremlæggelse og opfølgning af sygefraværet. I drøftelsen af retningslinien kan blandt andet indgå opfølgning på trivselsmålinger, APV, stress samt indsatser vedrørende fastholdelse af sygemeldte medarbejdere. Regler for sygemelding Det aftales lokalt til hvem, og senest hvornår, sygemeldingen skal være meddelt på 1. fraværsdag. Som hovedregel skal sygemeldinger ske telefonisk. Er der decentrale enheder med særlige arbejdsforhold, der kan begrunde, at medarbejderne må benytte andre kommunikationsmidler (mail, sms, fax), skal der indgås aftale herom i det lokale samarbejdsudvalg. Sygefraværsprocedure Kalundborg Kommune ønsker løbende at vise interesse og omsorg for den sygemeldte medarbejder. Det gøres som hovedregel efter følgende retningslinier Første kontakt Fraværssamtale: Sygefraværssamtale: LSU aftaler hvornår og hvordan den første kontakt skal ske til en sygemeldt medarbejder. Formålet med kontakten er omsorg for den sygemeldte samt et hensyn til institutionens planlægning af driften under fraværet. Efter 14 dages fravær indkalder lederen den sygemeldte til en personlig samtale og der anmodes sædvanligvis om en varighedserklæring, som arbejdsstedet betaler. Efter 4-ugers fravær indkaldes medarbejderen til en sygefraværssamtale med det formål at afdække om der er forhold på arbejdspladsen, der er årsag til sygefraværet at afdække om sygefraværet kan afsluttes samt i den konkrete situation at afdække mulighederne for - tilbagevenden til arbejdet helt/delvist, - ændringer i arbejdsforholdene. C:\polweb\bilag2-1.doc 2/ 5
Bisidder Til alle samtaler har medarbejderen har ret til og vil blive opfordret til - at medtage en bisidder, ligesom en leder kan tage en lederkollega eller en konsulent fra HR og Personale med til mødet. En bisidder kan være enten en tillidsrepræsentant eller en hvilket som helst anden person, som medarbejderen vil have med til samtalen Inden samtalen afsluttes, udarbejder lederen et kort referat, som underskrives af begge parter. Referatet lægges på personalesagen. Ved samtalen aftales, hvordan kontakten mellem medarbejderen og arbejdsstedet skal forløbe under fraværet. Opfølgningssamtale Med samme formål og efter de samme retningslinier som 4- ugers sygefraværssamtalen holdes en opfølgningssamtale efter 8 ugers fravær. Efter aftale med medarbejderen kan en sagsbehandler fra sygedagpengekontoret i bopælskommunen deltage i samtalen. Rundbordssamtale Er medarbejderen ikke blevet raskmeldt efter 12 uger indkaldes til en rundbordssamtale. Udover den sygemeldte deltager TR/faglige organsiation, sygedagpengesagsbehandler og lederreræsentant(er). Samtalen skal skabe fælles viden om helbred og mulige arbejdsfunktioner og danne grundlag for at træffe de bedste beslutninger for alle parter. Formålet er herudover en opfølgning på 8-ugers samtalen afklaring af fremtidig situation og arbejdsevne udarbejdelse af handleplan Ved fortsat sygemelding vil forløbet efterfølgende bero på en individuel vurdering, hvor hensynet til såvel den sygemeldte som de driftsmæssige forhold på arbejdspladsen indgår. Den respektive chef kan foretage denne vurdering i samråd med den til institutionen knyttede personalekonsulent. Ved fravær er det lederens ansvar løbende at følge op på varighedserklæringer. Hyppigt fravær Ved mere end fem fraværsperioder (sygemeldinger) indenfor en periode på 1 år eller hvis der konstateres et bestemt mønster i en medarbejders fravær, vurderer lederen, om der er grundlag for at afholde en sygefraværssamtale. Formålet er at C:\polweb\bilag2-1.doc 3/ 5
identificere om der er fysiske, psykiske eller øvrige arbejdsmiljømæssige årsager til fraværet. Fastholdelse I forbindelse med den individuelle vurdering skal lederen overveje, hvilke alternative muligheder medarbejderen kan tilbydes for at fastholde medarbejderen i et ansættelsesforhold. Lokalt kan der være en vifte af fastholdelsestiltag, som kan indgå i overvejelserne. Følgende skal indgå i overvejelserne, hvis de ikke tidligere har været indtænkt i forløbet mulighed for omplacering til andre opgaver mulighed for delvis raskmelding mulighed for etablering af flexjob (skal godkendes af kommunen som myndighed inden aftale kan indgås) indgåelse af en 56-aftale ved væsentlig forøget sygdomsrisiko/kronisk lidelse Afsked Uanset de gode intentioner om at fastholde medarbejderen i ansættelsesforholdet, kan det i nogle tilfælde blive nødvendigt at opsige en medarbejder på grund af sygefravær. Det er lederens ansvar konkret og individuelt at vurdere, om afsked af en medarbejder på grund af sygdom vil være forårsaget af en række forskellige faktorer, eksempelvis: v Det er ikke muligt at fastholde medarbejderen ud fra de tiltag, der er gennemført på centralt og decentralt niveau v Der er ikke udsigt til, at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen inden for en overskuelig fremtid v Der skal tages hensyn til arbejdspresset hos de andre kollegaer v Driftsmæssige hensyn v Andre lokale faktorer Der kan ikke ske opsigelse som følge af graviditetsbetinget sygdom. Lokal retningslinie Denne sygefraværspolitik er en overordnet ramme for ansatte i Kalundborg Kommune. Sygefravær rammer lokalt meget forskelligt. Derfor skal de lokale sikkerheds- og samarbejdsfora drøfte sygefraværspolitikken med det formål at udarbejde en detaljeret retningslinie, der skal gælde på den lokale arbejdsplads. C:\polweb\bilag2-1.doc 4/ 5
Den uddybende lokale retningslinie tager udgangspunkt i den overordnede sygefraværspolitik og skal indholde: - procedure for fremlæggelse og opfølgning på sygefraværsstatistik (se afsnittet om sygefraværsstatistik) - regler for sygemelding (se afsnittet herom samt afsnit om sygefraværsprocedure) og som eksempler nævnes, at retningslinien kan indholde regler/procedurer om følgende: - etik i kontakten til den syge - orientering til kollegaer - information under sygefraværet - deltagelse i arrangementer på arbejdspladsen - blomsterhilsen - besøg i hjemmet - kollegial kontakt Kopi af den lokale retningslinie skal inden den 1. april 2009 indsendes til HR og Personale. Evaluering Med det formål at sikre, at sygefraværspolitikken følger den personalepolitiske udvikling i kommunen, opfylder ny lovgivning og indgåede aftaler på arbejdsmarkedet, er følgende aftalt om evaluering: Sygefraværspolitikken vil årligt blive fremlagt til drøftelse på et fællesmøde med Hovedsikkerhedsudvalget og Hovedsamarbejdsudvalget, første gang i år 2010. OK 08 Denne sygefraværspolitik understøttes af en administrativ vejledning og implementerer samtidig "Aftale om trivsel og sundhed"s bestemmelser om sygefraværsstatistik og sygefraværssamtaler og træder i kraft efter godkendelse i Hovedsamarbejdsudvalget og Hovedsikkerhedsudvalget. Vedtaget af Hovedsamarbejdsudvalget og Hovedsikkerhedsudvalget på et fællesmøde den 9. september 2008. C:\polweb\bilag2-1.doc 5/ 5