Sygefraværspolitik. Danmarks Domstole

Transkript

1 Sygefraværspolitik Danmarks Domstole 2012

2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Generelt om sygefravær...4 Hvordan melder man sig syg?...4 Den første kontakt mellem medarbejder og arbejdsplads under sygdom... 5 Løbende kontakt og opfølgning på sygefravær... 5 Særligt om langtidsfravær... 7 Plan for fastholdelse... 8 Dokumentation... 9 Registrering af sygefravær... 9 Mulighedserklæringer... 9 Andre lægeerklæringer... 9 Andre redskaber til at afhjælpe sygefravær Fraværsstatisk Psykologisk rådgivning Deltidsansættelse Omplacering Delvise syge- og raskmeldinger Skånedage på arbejdet Fridage med kort varsel aftale om refusion fra 1. sygedag Andre tiltag Eventuelle konsekvenser for ansættelsesforholdet Særligt om børns sygdom Ikrafttrædelse Bilag 1 - forberedelsesskema til sygefraværssamtale leder Bilag 2 -forberedelsesskema til sygefraværssamtale medarbejder Bilag 3 -sygemeldingskort Bilag 4 mulighedserklæring Bilag 5 - fastholdelsesplan

3 Danmarks Domstoles sygefraværspolitik Forord Danmarks Domstole prioriterer medarbejdernes trivsel og sundhed højt og arbejder til stadighed for at kunne tilbyde attraktive arbejdspladser. Der bliver sat pris på alle medarbejdere og det tilstræbes derfor, at antallet af sygedage blandt medarbejderne er så lavt som muligt. Ingen medarbejdere skal unødigt miste kontakten til deres arbejdsplads på grund af omfattende eller hyppigt sygefravær. Derfor ønsker Danmarks Domstole, at der lokalt føres en aktiv politik for at skabe gode rammer for medarbejderne og forebygge arbejdsbetinget sygefravær. Den aktive politik fremstår i mange former. Medarbejderne skal løbende udvikles i jobbet, og det er vigtigt, at trivslen på de enkelte arbejdspladser er høj. Den generelle motivation og trivsel på arbejdspladsen er afhængig af, at medarbejderne oplever, at deres tilstedeværelse er værdifuld og værdsat. Sygefravær har væsentlige økonomiske og arbejdsmiljømæssige konsekvenser for den enkelte arbejdsplads, hvad enten der er tale om langvarige eller kortvarige sygeperioder. Sygefravær medfører omkostninger i form af tabt arbejdsindsats samtidig med, at de øvrige medarbejdere bliver pålagt en øget arbejdsbyrde. Derved bliver presset på medarbejderne større, hvilket kan få negativ betydning for arbejdsmiljøet der igen kan føre til øget sygefravær. En arbejdsplads med et væsentligt sygefravær risikerer således, at samarbejdet, trivslen og engagementet forringes for alle medarbejdere. Alle medarbejderes trivsel er derfor afhængig af, at sygefraværet er så lavt som muligt, og det er vigtigt, at der skabes en kultur, der sikrer netop dette. Samtidig har det store menneskelige og samfundsmæssige konsekvenser, når en medarbejder langtidssygemeldt og derfor er i risiko for at miste kontakten til arbejdsmarkedet. Der skal derfor i den daglige personaleledelse gøres en særlig indsats for at nedbringe sygefraværet. Formålet med sygefraværspolitikken er blandt andet at vise omsorg for alle ansatte. Gennem dialog mellem medarbejderen og den lokale ledelse skal sygefraværspolitikken endvidere sikre, at arbejdsforholdene er indrettet på en sådan måde, at der ikke er risiko for, at der opstår arbejdsbetingede problemer, der kan føre til en sygemelding. Politikken skal samtidig medvirke til, at der etableres en konstruktiv dialog med medarbejdere, som er blevet syge, om mulighederne for at nedbringe sygefraværet. Sygefraværspolitikken udgør den overordnede ramme for forebyggelse og håndtering af sygefravær ved Danmarks Domstole og indeholder en række anbefalinger til, hvordan ledelsen og medarbejderne i fællesskab forebygger og håndterer sygefravær. Sygefraværspolitikken kan således suppleres med lokale sygefraværspolitikker udarbejdet ved de enkelte retter. 3

4 Generelt om sygefravær Sygefravær er fravær fra arbejdspladsen i arbejdstiden som følge af uarbejdsdygtighed på grund af egen sygdom. Sygdom er en legal fraværsgrund. Sygdom kan være både fysisk og psykisk betinget og kan skyldes mange forskellige forhold. Det meste sygefravær skyldes årsager, der ikke har noget med arbejdet at gøre, men der findes også sygdom, som direkte eller indirekte kan tilskrives betingelser på arbejdspladsen. Årsager til denne type sygefravær kan eksempelvis være et dårligt samarbejdsklima, mobning, arbejdsbetinget stress og andre forhold, der kan påvirke sygefraværet i negativ retning. Det er derfor af stor vigtighed, at de lokale ledelser og samarbejdsudvalg/arbejdsmiljøorganisationer arbejder aktivt med den type sygefravær, herunder gør sig overvejelser om, hvad årsagerne til et eventuelt højt sygefravær kan være. Hvordan melder man sig syg? Sygemelding foregår normalt ved, at medarbejderen på sin første sygedag telefonisk meddeler arbejdspladsen om fraværet. Meddelelsen skal så vidt muligt gives inden arbejdstids begyndelse. Arbejdspladsen har ikke krav på at få oplysning om sygdommens art eller en eventuel diagnose, og medarbejderen må på intet tidspunkt i forløbet spørges om, hvad han/hun fejler. Det vil dog være naturligt af hensyn til arbejdspladsens planlægning at medarbejderen spørges, om der kan siges noget om forventet tilbagekomst til arbejdet, og om der er oplysninger af tjenstlig art, der skal viderebringes til andre. Ofte vil medarbejderen selv komme nærmere ind på omstændigheder omkring sygdommen, og i disse situationer er der naturligvis ikke noget til hinder for, at sygdommen, diagnose m.v. indgår i drøftelserne. Det afgørende er, at det er medarbejderen selv, der har taget initiativ hertil. Dette må der spørges om i forbindelse med den telefoniske kontakt med medarbejderen: Det er vigtigt, at der ligger helt klare retningslinjer for, hvordan og til hvem sygemelding skal ske. Alle medarbejdere skal være bekendt med retningslinjerne, og det er ledelsens ansvar at sørge for, at de fornødne retningslinjer foreligger. Den lokale sygefraværspolitik skal derfor angive, hvem medarbejderne skal sygemelde sig til typisk skal sygemelding ske til nærmeste leder. Dette skal sikre, at sygemeldingen modtages af den leder, der har bedst kendskab til medarbejderen og forståelse for afdelingens situation. Sygemelding via , telefonbeskeder eller SMS er til kollega/leder, kan generelt ikke anbefales som gyldig underretning om sygefravær, idet netop den personlige kontakt mellem medarbejder og leder er vigtig også for den videre kontakt under sygeforløbet. Hvor længe forventes sygdomsfraværet at vare? Kan det være relevant med en deltidssygemelding? Hvilke funktioner kan medarbejderen eventuelt varetage på trods af sygdommen? Bør der foretages ændringer i forhold til medarbejderens arbejdsopgaver som følge af sygdommen? 4

5 Den lokale sygefraværspolitik skal endvidere indeholde oplysninger om, hvilke rutiner der indføres, såfremt sygemeldingen ikke sker til nærmeste leder. Det kan her anbefales, at nærmeste leder selv tager kontakt til den sygemeldte medarbejder i løbet af første fraværsdag, se nærmere herom nedenfor. Den første kontakt mellem medarbejder og arbejdsplads under sygdom Det er vigtigt, at der etableres og vedligeholdes en god kontakt mellem arbejdspladsen og den sygemeldte medarbejder. Erfaringer viser, at det bliver sværere at komme tilbage på arbejdspladsen efter langvarigt fravær, hvis ikke tilknytningen er blevet vedligeholdt under fraværet. Som medarbejder er det blandt andet vigtigt at sikre sig, at arbejdspladsen ved, at man ønsker at genoptage sit arbejde, og at man dermed er sit ansvar som medarbejder og kollega bevidst. For arbejdspladsen er det vigtigt at kunne tilrettelægge arbejdet og fordele ressourcerne mest hensigtsmæssigt, ligesom det er vigtigt, at kolleger oplever at være orienteret bedst muligt. Den lokale sygefraværspolitik bør indeholde klare retningslinjer for, hvornår og med hvilket interval der skal tages kontakt med en sygemeldt medarbejder. Det er vigtigt, at alle medarbejdere ved, hvornår de kan forvente at blive kontaktet af nærmeste leder i forbindelse med sygefravær. Styrelsen anbefaler i den forbindelse, at der som minimum skal være telefonisk kontakt mellem medarbejder og nærmeste leder på den 1. fraværsdag, den 5. fraværsdag og den 14. fraværsdag. For at sikre, at alle ansatte i tilfælde af sygefravær ved, hvem der gør hvad, hvordan og hvornår, er der udarbejdet et sygemeldingskort, som kan ses i bilag 3. Sygemeldingskortet kan tilpasses den enkelte ret og kan udleveres til alle ansatte ved retten. Desuden kan kortet hænges op i fællesarealer, frokoststue mv. Løbende kontakt og opfølgning på sygefravær En god dialog mellem leder og medarbejder er et nødvendigt redskab for at kunne minimere fraværet. Dialogen fungerer samtidig som et redskab til at fremme medarbejderens nærvær til arbejdspladsen. Det primære formål med løbende samtaler om sygefravær er at sikre, at arbejdspladsen i videst muligt omfang er med til at sørge for medarbejdernes trivsel og derved tilstedeværelse på arbejdspladsen. Lederen skal være opmærksom på både det hyppige og i øvrigt ellers atypiske sygefravær og på en bekymrende ændring i en medarbejders fraværsmønster, for derved så tidligt som muligt at kunne drage den nødvendige omsorg for medarbejderen. For at kunne afdække, om der er arbejdsrelaterede forhold, der ligger til grund for sygefraværet, og om arbejdspladsen kan gøre noget for at løse problemerne for den enkelte, gennemføres forebyggende fraværssamtaler/omsorgssamtaler, hvis sygefraværet over en periode overstiger et nærmere fastsat antal sygedage eller ved mange sygeperioder. Det er vigtigt, at det i den lokale sygefraværspolitik tydeligt fremgår, hvornår medarbejderen kan forvente at blive indkaldt til sådanne samtaler. Styrelsen anbefaler, at der indkaldes til fraværssamtale/omsorgssamtale hvis sygefraværet på en periode på et halvt år overstiger 7 arbejdsdage eller udgør 5 uafhængige fraværsperioder. Det anbefales 5

6 videre, at medarbejdernes sygefravær som minimum opgøres halvårligt med henblik på at vurdere, om der er grundlag for at indkalde til fraværssamtale/omsorgssamtale. Samtalen kan udelades, hvis nærmeste leder ved, at fraværet skyldes forhold, som er enkeltstående, f.eks. operation, konkrete sygdomsforhold m.v. Formålet med samtalen er at give medarbejderen mulighed for at fortælle om eventuelle arbejdsbetingede årsager til sygefraværet, eller om andre forhold, som medarbejderen skønner relevante. Herudover kan samtalen bidrage til, at medarbejderen bliver gjort opmærksom på, at fraværet er på vej til et omfang, der er problematisk. Medarbejderen kan således i løbet af samtalen få lejlighed til at komme med løsningsforslag, der kan være med til at nedbringe sygefraværet. Medarbejderen skal tage ansvar for sin egen situation og om nødvendigt selv henvende sig til sin leder og bede om en samtale om et særligt behov. Medarbejderen skal selv bidrage til løsningen og gøre en aktiv indsats for at reducere fraværet. Lederen indkalder til samtalen med et rimeligt varsel dog højst 1 uge. I kalenderen bør alene anføres, at der er tale om et møde - ikke f.eks. en sygefraværssamtale. Lederen har et væsentligt ansvar for at udvise diskretion, der tager hensyn til den følsomme situation, som medarbejderen befinder sig i. Det er hensigtsmæssigt, at samtalen afholdes umiddelbart efter medarbejderens tilbagekomst på arbejdet. Har medarbejderen oplyst, at der vil blive tale om længerevarende sygdom, og har leder en formodning om, at der er tale om arbejdsbetingede årsager til sygefraværet, bør denne tage telefonisk kontakt med medarbejderen undervejs i sygeforløbet, og parterne kan eventuelt aftale tidspunktet for en samtale. Under mødet drøftes baggrunden for medarbejderens fravær, og om arbejdspladsen kan bistå medarbejderen. Medarbejderen er ikke forpligtet til at fortælle om sygdommens karakter i forbindelse med samtalen, og der må ikke spørges til, hvad medarbejderen fejler. For at kunne få en så udbytterig samtale som muligt, er det vigtigt, at såvel leder som medarbejder er grundigt forberedt. Til brug for dette er der udarbejdet forberedelsesskemaer til ledere, som kan læses i bilag 1 og til medarbejdere, som kan læses i bilag 2. Er medarbejderens sygefravær et resultat af de fysiske og/eller psykiske forhold på arbejdspladsen, giver samtalen mulighed for at drøfte, hvilke konkrete initiativer der kan iværksættes for at forbedre medarbejderens arbejdssituation. Ligeledes hvis sygdommen medfører, at medarbejderen har ønsker om midlertidige/permanente ændringer i arbejdsopgaver og/eller arbejdstid, ændring af den fysiske placering eller ønsker frihed til lægehjælp, kan det ligeledes drøftes i forbindelse med samtalen. Hvis en medarbejder har fået nedsat sin erhvervsevne, kan det også komme på tale, at den pågældende kan overgå til ansættelse på særlige vilkår, f.eks. i skåne - eller fleksjob. Det skal i forbindelse med samtalen overvejes, om det er relevant at få en lægelig vurdering af medarbejderens mulighed for at udføre arbejdsopgaver (en mulighedserklæring), jf. nærmere nedenfor. Efter omstændighederne kan det være mest hensigtsmæssigt, at erklæringen udfyldes under en opfølgende samtale et par dage senere. 6

7 Selve samtalen skal foregå i en positiv ånd, således at medarbejderen ikke føler sig under mistanke for ubegrundet fravær, men skal dog gennemføres med så stor grundighed, at eventuelle arbejdspladsbetingede årsager til fraværet om muligt kan afdækkes. Der påhviler derfor leder et væsentligt ansvar for, at samtalen gennemføres på forsvarlig vis, der tager hensyn til den følsomme situation, som medarbejderen befinder sig i. Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten eller en anden form for bisidder kan efter medarbejderens ønske også deltage i samtalen. Medarbejderen kan i forbindelse med indkaldelse til samtalen, med fordel gøres opmærksom på muligheden for deltagelse af en bisidder. Umiddelbart efter samtalen skrives der en kort notits om hovedindholdet i samtalen. Fokus bør være på, om der er arbejdsrelaterede forhold samt på eventuelle aftaler. Medarbejderen skal herefter have notitsen til godkendelse eller eventuelle bemærkninger. Når medarbejderen har godkendt notitsen eller suppleret med sine bemærkninger, lægges den på personalesagen. Baggrunden for mødet og indholdet af samtalen holdes fortroligt. Hvis samtalen medfører ændringer i medarbejderens arbejdsopgaver og/eller arbejdstid, vil det imidlertid være nødvendigt at orientere andre om disse dele af aftalen. Det gælder også, hvis medarbejderen overgår til et skånejob eller lignende. Særligt om langtidsfravær Når en medarbejder er uafbrudt sygemeldt i 4 uger eller mere, skal der holdes en sygefraværssamtale med pågældende, jf. sygedagpengeloven 7a. Samtalen skal senest holdes fire uger efter første sygedag, men kan i øvrigt holdes når som helst i sygeperioden. Arbejdsgiver har pligt til at anmelde sygefravær til kommunen senest fire uger efter første sygedag, jf. sygedagpengeloven 40. Kommunen skal have følgende oplysninger: Dato for afholdelse af sygefraværssamtalen. Om sygefraværet på baggrund af den sygemeldte medarbejders oplysninger forventes at vare længere end otte uger fra første fraværsdag. Forventes fraværet at vare mere end otte uger fra første fraværsdag, skal arbejdsgiver oplyse, om der er mulighed for, at den sygemeldte medarbejder kan genoptage arbejdet delvist på et tidspunkt i løbet af sygeforløbet. I henhold til sygedagpengeloven adskiller sygefraværssamtalen sig fra fraværssamtalen/ omsorgssamtalen (beskrevet ovenfor) ved, at samtalen afholdes på et tidspunkt, hvor medarbejderen stadig er sygemeldt, hvorimod fraværssamtalen/omsorgssamtalen afholdes, når medarbejderen har genoptaget arbejdet efter en sygdomsperiode. Formålet med sygefraværssamtalen efter sygedagpengeloven er at finde ud af, hvornår og hvordan den sygemeldte medarbejder kan vende tilbage til arbejdet. Under samtalen kan det f.eks. drøftes, om medarbejderen kan vende gradvist tilbage, om der er specielle skåne- 7

8 hensyn, der skal tages i en periode, herunder ændrede arbejdsopgaver, hvilemuligheder, mulighed for hjemmearbejde mv. Under samtalen skal der spørges, om fraværet forventes at vare mere end 8 uger. Der skal indkaldes til samtalen med et rimeligt varsel. Der kan indkaldes telefonisk, ved e- mail eller brev afhængigt af hvad der i det konkrete tilfælde vurderes at være bedst for medarbejderen. Medarbejderen har pligt til at deltage i samtalen, med mindre sygdommen forhindrer dette. I så fald kan samtalen eventuelt gennemføres telefonisk. Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanten kan efter medarbejderens ønske også deltage i samtalen. Forud for mødet orienteres medarbejderen om, hvilke personer der er indkaldt til at deltage i samtalen. Der påhviler lederen et væsentligt ansvar for, at samtalen gennemføres på forsvarlig vis, der tager hensyn til den følsomme situation, som medarbejderen befinder sig i. Medarbejderen må ikke spørges om, hvad vedkommende fejler. Man må spørge til mulighederne for at vende tilbage til arbejdet, om der er opgaver, som medarbejderen vil kunne løse, og omvendt hvilke opgaver medarbejderen ikke eller kun vanskeligt vil kunne løse. Det skal i forbindelse med samtalen overvejes, om det er relevant at få en lægelig vurdering af medarbejderens mulighed for at udføre arbejdsopgaver på trods af sygdommen (en mulighedserklæring ), se nærmere herom nedenfor. Umiddelbart efter samtalen skrives der en kort notits om hovedindholdet i samtalen, herunder hvornår medarbejderen forventes at vende tilbage og om eventuelle drøftelser eller aftaler om gradvis tilbagevenden, ændring i arbejdsopgaver eller lignende. Notitsen bliver sendt til medarbejderen til godkendelse eller eventuelle bemærkninger. Når medarbejderen har godkendt notitsen eller suppleret med sine bemærkninger, lægges den på personalesagen. Indholdet af samtalen holdes fortroligt. Hvis samtalen medfører ændringer i medarbejderens arbejdsopgaver og/eller arbejdstid, vil det imidlertid være nødvendigt at orientere andre om disse dele af aftalen. Hvis sygefraværet bliver af længere varighed, vil der som regel være behov for en eller flere opfølgende samtaler. Forventes den sygemeldte medarbejder ikke at kunne genoptage arbejdet inden for 8 uger, kan medarbejderen efter sygedagpengeloven anmode om, at der sammen med arbejdspladsen udarbejdes en fastholdelsesplan for, hvordan pågældende helt eller delvist kan vende tilbage til arbejdet hurtigst muligt, se nærmere herom nedenfor. Plan for fastholdelse Forventes den sygemeldte medarbejder ikke at kunne genoptage arbejdet inden for 8 uger, kan medarbejderen anmode om, at medarbejderen og arbejdsgiveren sammen udarbejder en fastholdelsesplan for, hvordan den pågældende kan vende tilbage til arbejdspladsen hurtigst muligt helt eller delvist, jf. sygedagpengeloven 7b, stk. 1. Medarbejderen kan når som helst i sygdomsforløbet anmode om, at der udarbejdes en fastholdelsesplan eksempelvis i forbindelse med fraværssamtalen. 8

9 Hvis arbejdsgiveren ikke vurderer, at der skal udarbejdes en fastholdelsesplan, kan dette undlades, jf. sygedagpengeloven 7b, stk. 2, og der er således ikke pligt for arbejdsgiveren til at medvirke. I mange tilfælde vil det imidlertid være gavnligt for såvel arbejdspladsen som medarbejder at udarbejde en fastholdelsesplan. Der ingen formkrav eller indholdskrav til fastholdelsesplanen. Et forslag til en skabelon til en fastholdelsesplan kan ses i bilag 5. Dokumentation Registrering af sygefravær Sygefravær registreres i TimeSag. På første arbejdsdag efter fravær raskmelder medarbejderens sig i TimeSag. Mulighedserklæringer Mulighedserklæringen er en lægeerklæring, der har til formål at hjælpe arbejdsgiver og en sygemeldt medarbejder med at finde muligheder for, at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet så hurtigt som muligt og/eller fastholdes i arbejde. Som eksempler på situationer, hvor det eventuelt kan være hensigtsmæssigt at indhente en mulighedserklæring, kan nævnes: længerevarende fravær på grund af stress, rygproblemer, operation eller fravær i forbindelse med graviditet. Mulighedserklæringen består af to dele: En, der udfyldes af leder og medarbejder i fællesskab, og en, der udfyldes af medarbejderens læge. Erklæringen kan findes i bilag 4. Den første del udfyldes på baggrund af en samtale mellem chef og medarbejder. Her beskriver leder og medarbejder eventuelle funktionsnedsættelser, hvordan jobfunktionen påvirkes og eventuelle forslag til skåneinitiativer (f.eks. ændring i arbejdsopgaver). Den anden del udfyldes af medarbejderens læge på baggrund af en samtale med medarbejderen og oplysningerne i første del af erklæringen. Lægen vurderer lederens og medarbejderens beskrivelse af funktionsnedsættelse og arbejdsmuligheder og kan komme med forslag til skåneinitiativer. Lægen vurderer også, om medarbejderen fortsat skal være helt eller delvist sygemeldt. Arbejdspladsen kan kræve, at der udarbejdes en mulighedserklæring. Det kan både ske ved kortvarigt, langvarigt og gentaget sygefravær. Medarbejderen har pligt til at møde op til en samtale om mulighedserklæring eller deltage i en telefonisk drøftelse, hvis sygdommen umuliggør fremmøde. Udgiften til en mulighedserklæring betales af arbejdsgiver (retten). Andre lægeerklæringer I visse tilfælde kan en sygemeldt medarbejder blive pålagt at dokumentere ved en fri attest (lægeerklæring), at fraværet skyldes sygdom. Anmodninger om lægelig dokumentation fremsættes normalt kun i forbindelse med stort eller hyppigt fravær. 9

10 Den fri attest er en lægelig attestation på, at medarbejderen er uarbejdsdygtig og skal indeholde en lægefaglig vurdering af, hvor længe uarbejdsdygtigheden forventes at vare. Udgifter til udarbejdelse af lægeattester betales af arbejdsgiver (retten). Andre redskaber til at afhjælpe sygefravær Fraværsstatisk Det er vigtigt at have fokus på sygefraværet løbende, og det er derfor en god idé at sætte emnet på dagsordnen på møder i SU/arbejdsmiljøorganisation, ledelsesmøder og afdelingsmøder. TimeSag giver mulighed for at trække statistikker på sygefravær til brug herfor. Psykologisk rådgivning Domstolsstyrelsen kan via psykologfirmaet Psykon, formidle hurtig psykologbistand til medarbejdere, der er kommet i en krise, der påvirker arbejdsevnen. Ordningen er alene møntet på at sikre en kriseramt medarbejder en hurtig adgang til at tale med en psykolog nogle få gange. Det bemærkes, at brug af arbejdsgiverbetalt psykologbistand er skattepligtigt med mindre det konkret kan påvises, at psykologbehandlingen sker til behandling af stress, der er opstået som følge af medarbejderens arbejdsfunktion. Hvis en medarbejder får brug for ordningen, skal medarbejderens retspræsident eller administrationschef kontakte Domstolsstyrelsens HR-center. Der skal i den forbindelse - i store træk - oplyses om problemets karakter, omfang og årsag samt hvilken betydning det har for arbejdssituationen. HR-centret vil derefter hurtigt tage stilling til, om der kan bevilges bistand. Hvis der kan bevilges bistand, vil HR-centret orientere Psykon om den konkrete sag, hvorefter medarbejderen selv kontakter Psykon. Psykon følger selv op på sagen, hvis der ikke er taget kontakt fra medarbejderens side inden ca. en uge fra den første henvendelse. Nærmere oplysninger om Psykon kan findes på Ved svære lidelser bør man samtidig kontakte sin egen praktiserende læge med henblik på at få en henvisning til en psykolog. Samtaleforløbet tilrettelægges af psykologen og medarbejderen. Psykologen er underlagt tavshedspligt og foretager ingen systematiske registreringer af samtalerne, ligesom indholdet af samtalerne ikke videregives til nogen. Udgifterne afholdes af Domstolsstyrelsen. Deltidsansættelse Er medarbejderens helbredsnedsættelse langvarig eller kronisk, kan medarbejder og arbejdsplads i fællesskab overveje muligheden for deltidsansættelse. Denne mulighed kan også overvejes, hvis medarbejderen i en periode har brug for eksempelvis kortere arbejdsdage. 10

11 Omplacering Er den oprindelige stilling for belastende, kan permanent omplacering til en anden stilling eller funktion overvejes. Det kan også overvejes i tilfælde, hvor en medarbejder af den ene eller anden grund ikke trives med eksempelvis kolleger eller leder. Delvise syge- og raskmeldinger Delvise sygemeldinger kan anvendes i de situationer, hvor medarbejderen af helbredsmæssige årsager ikke kan arbejde en hel arbejdsdag. I sådanne tilfælde kan det være hensigtsmæssigt at bevare medarbejderens tilknytning til arbejdet også selvom vedkommende ikke er fuldt arbejdsdygtig. Tilsvarende kan en delvis raskmelding efter et forløb med en fuld sygemelding ofte medvirke til, at medarbejderen kan vende hurtigere tilbage til arbejdet. Skånedage på arbejdet Der kan forekomme dage, hvor man ikke nødvendigvis har behov for at holde sengen, men alligevel ikke er fuld arbejdsdygtig eksempelvis hvor man har ondt i hovedet eller ryggen. Man kan i mange tilfælde nedbringe sygefraværet ved, at der gives mulighed for at få en skånedag på arbejdet. På sådanne dage kan det anbefales, at kollegerne, så vidt det er muligt, udviser hensyn ved eksempelvis at omfordele telefonvagter og i øvrigt forsøge at omorganisere arbejdsopgaverne. Det er naturligvis en forudsætning, at skånedagen i øvrigt er forenelig med arbejdets udførsel, og at kolleger ikke bliver belastet unødigt ekstra. Fridage med kort varsel Der kan også forekomme dage, hvor man af forskellige årsager har svært ved at møde på arbejde, uden at man er egentlig syg eller uarbejdsdygtig. Det kan eksempelvis være dage, hvor man ikke har sovet nok. Sådanne dage opstår typisk uforudset og kan derfor ikke planlægges i god tid. Det anbefales, at der gives mulighed for i sådanne situationer at kontakte nærmeste leder for at drøfte muligheden for en fridag ferie, fleks eller omsorgsdag idet en sådan fridag måske kan være med til at forhindre en eventuel truende sygemelding. Det må dog forudsættes, at man på en sådan dag ikke har møder eller opgaver, som kolleger kun vanskeligt kan overtage, at friheden i øvrigt er forenelig med arbejdet og at muligheden for at holde en fridag med kort varsel i øvrigt ikke misbruges. 56-aftale om refusion fra 1. sygedag Sygedagpengelovens 56 giver i visse tilfælde en arbejdsgiver mulighed for sygedagpengerefusion fra første fraværsdag. Det er medarbejderens kommune, der vurderer, om der er grundlag for en sådan ordning i den konkrete sag. Aftalen indgås for to år ad gangen. Andre tiltag Der kan iværksættes særlige tiltag i tilfælde, hvor en medarbejder for en periode har vanskeligt ved at varetage sit sædvanlige arbejde på grund af midlertidige fysiske årsager. 11

12 Har medarbejderen armen i gips, kan det overvejes eksempelvis at give bistand til skrivearbejde eller telefonpasning. I andre situationer kan en udvidet adgang til at arbejde fra hjemmet overvejes. Eventuelle konsekvenser for ansættelsesforholdet Som det fremgår i det foregående, er sigtet for Danmarks Domstole i håndteringen af sygefraværet at give det bedst mulige grundlag for at fastholde medarbejderne. Medarbejderne skal dog være bevidste om, at sygefravær kan have konsekvenser for ansættelsesforholdet. I nogle tilfælde kan det således blive nødvendigt at indlede en afskedigelsessag eksempelvis hvis en medarbejders fravær på grund af sygdom er uacceptabelt højt, sygefraværet har været af længere varighed, der har været hyppige sygefraværsperioder eller hvis der i øvrigt kan skabes tvivl om, hvorvidt pågældende kan varetage sin stilling. Beslutningen om, hvorvidt der skal indledes en afskedigelsessag, vil i givet fald ske på baggrund af et konkret skøn og en individuel vurdering i den enkelte sag. Inden en eventuel afskedigelsessag indledes skal blandt andet sygefraværets karakter og omfang vurderes, ligesom hensynet til fraværets indvirkning på rettens drift og ressourceudnyttelse skal vurderes. Udsigten til, hvornår pågældende medarbejder kan genoptage arbejdet vil også indgå i vurderingen af, hvorvidt en afskedigelsessag skal indledes. En nærmere beskrivelse af de særlige regler og procedure i forbindelse med afskedigelsessager kan læses i Domstolsstyrelsens Personaleadministrative vejledning kap. 20 og i Moderniseringsstyrelsens Personaleadministrative Vejledning kap. 31 Særligt om børns sygdom Bliver en medarbejders barn syg, kan der bevilges tjenestefrihed med løn på barnets 1. og/eller 2. sygedag, når hensynet til barnet gør dette nødvendigt og relevant, arbejdsforholdene gør det muligt, og barnet er under 18 år og hjemmeboende. Barnets 1. sygedag er den første dag, hvor barnet er sygt. Dvs. bliver man kaldt hjem fra arbejdet midt på dagen på grund af barnets sygdom, er dette at forstå som barnets 1. sygedag. Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af barnets 1. sygedag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. Man kan altså ikke have barns 1. sygedag fredag og barns 2. sygedag mandag. Det skal understreges, at fravær på grund af barns sygdom ikke er en ret, men en mulighed man kan benytte sig af, såfremt lederen vurderer, at arbejdets forhold og tilrettelæggelse tillader det. 12

13 Ikrafttrædelse Denne aftale er vedtaget i Domstolenes Hovedsamarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation (DHA) den 15. marts

14 Bilag 1 - forberedelsesskema til sygefraværssamtale leder Forberedelsesskemaet kan anvendes som inspiration til emner og spørgsmål man som leder kan overveje som forberedelse på sygefraværssamtalen. Skemaet kan bruges efter behov i den konkrete situation og er ikke udtømmende. Medarbejderens navn Dato for samtale Er der tidligere afholdt samtaler om fraværet? Hvad blev aftalt? Antal sygedage Fraværsoversigt Hvilken betydning har fraværet haft for afdelingen/arbejdet? Kan der efter din vurdering være forhold i det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, der er medvirkende årsag til fraværet? Trives medarbejderen efter din vurdering? Kan du eller arbejdspladsen gøre noget for at mindske fraværet? Tror du, at medarbejderen kan gøre noget for at mindske fraværet? Er der arbejdsopgaver, medarbejderen har svært ved at udføre? Er der andre opgaver, der er nemmere for medarbejderen at udføre?? Hvilke faglige konsekvenser vil fraværet få for medarbejderen? Er der opgaver, som medarbejderen ikke kan løse/ikke har overskud til? Er der behov for deltidsansættelse i en periode? Er der andre fleksibilitetsmuligheder, der skal overvejes? Evt. omplacering/ rokering? Hvornår skal der være opfølgningssamtale? Hvilke andre aftaler kan/skal der indgås med medarbejderen? 14

15 Gode råd til selve samtalen Skab rammerne: Dialogen begynder allerede, når du indkalder til samtalen. Det er en god idé på forhånd at overveje, hvad der virker bedst. Er det for eksempel via et venligt brev, eller er en telefonopringning bedre? Det er vigtigt at overholde aftalen. Sæt den nødvendige tid af, og sørg for ikke at blive forstyrret. Gode rammer omkring selve samtalen giver en bedre dialog. Tal arbejde, ikke sygdom: Det er ulovligt at spørge medarbejderen om en diagnose altså hvad han fejler. Tal i stedet om arbejdet. Hvornår den syge kan arbejde igen, og om der er arbejde, han kan udføre, selvom han ikke er helt rask. Det gælder selvfølgelig ikke, hvis medarbejderen er så syg, at det ikke giver mening at tale om sygdommens længde eller gradvis tilbagevenden. Tag ansvar: Selve det at tale om arbejdet kan være grænseoverskridende for den sygemeldte medarbejder. Selvtilliden får hurtigt et knæk, når man går hjemme. Man føler sig måske mindre værd for arbejdspladsen og er bekymret for, hvad kollegerne og chefen tænker. Derfor er det vigtigt, at man som arbejdsgiver er positiv og bidrager til at se muligheder frem for problemer. 15

16 Bilag 2 -forberedelsesskema til sygefraværssamtale medarbejder Forberedelsesskemaet kan anvendes som inspiration til emner og spørgsmål man som medarbejder kan overveje som forberedelse på sygefraværssamtalen. Skemaet kan bruges efter behov i den konkrete situation og er ikke udtømmende. Dato for samtale Lider du af en kronisk lidelse eller tilsvarende, som kan være relevant at fortælle din leder om? (Du har ikke pligt til at oplyse, hvad du fejler) Skyldes dit sygefravær forhold ved det fysiske arbejdsmiljø? Trives du med arbejdstilrettelæggelsen? Hvis ikke hvad savner du? Trives du med dine kolleger og jeres samarbejde? Hvad kan du gøre for at mindske fraværet? Hvad kan din leder eller arbejdspladsen gøre for at mindske fraværet? Er der arbejdsopgaver, du har svært ved at udføre? Er der andre opgaver, der er nemmere for dig at udføre? Har du behov for deltidsansættelse i en periode? Er der andre fleksibilitetsmuligheder, der skal overvejes? Evt. omplacering/rokering? Er det arbejdsforhold, der er medvirkende til, at du er sygemeldt/har højt sygefravær? Er der andet, du vil drøfte med din leder? 16

17 Bilag 3 -sygemeldingskort I tilfælde af sygefravær - hvem gør hvad, hvordan og hvornår? Med dette sygemeldingskort ønsker vi at skabe klarhed over, hvad du skal gøre i tilfælde af sygdom. Formålet med sygefraværspolitikken er drage omsorg for alle medarbejderne ved at sikre et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, så alle trives og har det godt på vores fælles arbejdsplads. Sygemelding Du skal så tidligt som muligt ringe til retten på telefon XX og sygemelde dig til din nærmeste leder. Hvis du lægger en telefonbesked, må du forvente at blive ringet op af nærmeste leder i løbet af dagen. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder: 1. Hvordan går det? 2. Er der noget jeg kan gøre? 3. Er der møder/aftaler, der skal meldes fra til? 4. Er der arbejdsopgaver der skal tages hånd om? 5. Anslået varighed - hvornår forventer du at genoptage arbejdet? 6. God bedring Kontakt Er du syg i længere tid end det du formodede ved sygemeldingen, er det vigtigt, at du ringer i god tid, så der kan blive taget hånd om dine arbejdsopgaver og kommende møder i kalenderen. Har du ikke selv kontaktet os, kan du forvente at blive kontaktet af din nærmeste leder efter senest XX dage. Din leder vil også kontakte dig, hvis den forventede sygeperiode ikke er oplyst. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder: 1. Hvordan går det 2. Er der noget jeg kan hjælpe med? 3. Anslået varighed - hvornår forventer du at genoptage arbejdet? 4. God bedring! Omsorgssamtaler Omsorgssamtalen afholdes, når sygefraværets længde, hyppighed og mønster viser, at der er behov for en samtale. Der holdes typisk omsorgssamtaler, når en medarbejder har mindst X sygeperioder eller antallet af sygedage udgør X dage inden for de seneste X måneder. Barns sygdom Bliver dit barn syg, har du mulighed for at aftale frihed med løn på barnets 1. og 2. sygedag. Din leder kan give hel eller delvis frihed, når hensynet til barnets forhold gør det nødvendigt, og forholdene ved retten i øvrigt tillader det. Ligesom ved sygdom skal du ringe til retten så tidligt som muligt og senest kl. XX og tale med din leder. Er du nødt til at hente dit syge barn i løbet af en arbejdsdag, betragtes det som 1. sygedag. 17

18 Bilag 4 mulighedserklæring Mulighedserklæringen kan udfyldes her 18

19 Bilag 5 - fastholdelsesplan Kilde: Skabelon for fastholdelsesplan Arbejdsgiver og medarbejder Virksomhedens navn, cvr-nummer, adresse, telefon og kontaktperson Medarbejderens navn, cpr-nummer, adresse og telefon Nuværende situation 1. Sygefravær Dato for første fraværsdag i den nuværende sygeperiode: Har medarbejderen haft gentagne sygeperioder? Ja: Nej: 2. Mulige jobfunktioner Hvilke arbejdsfunktioner og opgaver kan medarbejderen trods sin sygdom fortsat varetage? 3. Begrænsninger i jobfunktioner Hvilke arbejdsfunktioner har medarbejderen på grund af sin sygdom ikke mulighed for at varetage? 19

20 Forslag her og nu 4. Hjælp til nuværende jobfunktion Hvad kan gøre det nemmere for medarbejderen at udføre samme arbejdsfunktioner? (For eksempel hjælpemidler) Forslag: Hvornår kan det iværksættes? 5. Gradvis tilbagevenden Kan medarbejderen gradvist vende tilbage på fuld tid via en deltidsraskmelding? (Aftalen skal godkendes af kommunens jobcenter) Forslag: Hvornår kan det iværksættes? 6. Særlige hensyn Er der særlige hensyn, som virksomheden skal være opmærksom på? (For eksempel mulighed for behandling i arbejdstiden) Forslag: Hvornår kan det iværksættes? Forslag på lidt længere sigt 7. Nye jobfunktioner Kan nye arbejdsfunktioner og opgaver enten midlertidigt eller permanent hjælpe medarbejderen tilbage? Forslag: Hvornår kan det iværksættes? 20

21 8. Fastholdelse via jobcentrets tilbud Er der ordninger for eksempel 56-aftale, mentorordning, virksomhedspraktik som er relevante for medarbejderen? Konklusion 9. Den samlede plan Hvad er den samlede fastholdelsesplan på kort og længere sigt? 10. Opfølgning på planen Hvornår og hvordan følges der op på fastholdelsesplanen? Underskrift Dato og underskrift, arbejdsgiver Dato og underskift, medarbejder 21

22 Vejledning til fastholdelsesplan En sygemeldt medarbejder kan bede om at få udarbejdet en fastholdelsesplan, hvis han eller hun forventer, at der går mere end otte uger, før arbejdet kan genoptages. Det fremgår af 7b i lov om sygedagpenge. Hvis arbejdsgiveren vurderer, at der ikke skal udarbejdes en fastholdelsesplan, kan arbejdsgiveren afslå det. Formålet med en fastholdelsesplan er at sikre, at medarbejderen hurtigst muligt kommer tilbage i arbejde under hensyntagen til personens sygdom. Planen giver medarbejder og arbejdsgiver mulighed for at gå i dialog og afstemme forventninger og skabe tryghed omkring medarbejderens fremtid i virksomheden. Medarbejder og arbejdsgiver udarbejder fastholdelsesplanen sammen. Det kan for eksempel ske i forbindelse med medarbejderens sygesamtale med arbejdsgiveren, som skal holdes senest fire uger efter den første sygedag. En fastholdelsesplan har ingen arbejdsretlige konsekvenser. De regler, der gælder i forbindelse med afskedigelse af syge medarbejdere, er de samme, uanset om der er udarbejdet en fastholdelsesplan eller ej. Denne skabelon indeholder ti punkter som kan være relevante at afdække i en fastholdelsesplan. Alle sygeforløb er dog forskellige. Det er derfor ikke sikkert, at alle punkter er relevante i den konkrete situation. Der eksisterer ikke nogen krav til, hvordan en fastholdelsesplan skal se ud. Denne skabelon tjener alene som inspiration til, hvad medarbejder og arbejdsgiver kan overveje i den forbindelse. Det primære er, at fastholdelsesplanen er et redskab til dialog mellem medarbejder og arbejdsgiver, så der kommer fremdrift i forhold til den syges tilbagevenden til arbejdet. Bemærk, at arbejdsgiver ikke har generel adgang til medarbejderens helbredsoplysninger. Det fremgår af Helbredsoplysningsloven. Arbejdsgiveren må derfor ikke spørge, hvad medarbejderen fejler, men alene spørge til hvilke funktionsbegrænsninger medarbejderen har i forhold til arbejdet. Når en medarbejder har fået udarbejdet en fastholdelsesplan, skal vedkommende tage planen med til næste opfølgningssamtale i kommunens jobcenter. Bemærkninger til de enkelte punkter i skabelonen Punkt 2, mulige jobfunktioner: Beskriv, hvilke arbejdsfunktioner og opgaver medarbejderen kan varetage til trods for sin sygdom. Det kan for eksempel være, at en medarbejder med depression fortsat vil kunne den del af sine arbejdsopgaver, der er af ren administrativ karakter. Punkt 3, begrænsninger i jobfunktioner: Beskriv begrænsninger i arbejdsfunktioner for den sygemeldte. Det kan for eksempel være, at samme depressionsramte medarbejder har svært ved at løse den del af arbejdsopgaverne, som indebærer kundekontakt. Hvis der er udarbejdet en mulighedserklæring, kan det være relevant at tage udgangspunkt i denne, idet der er et tilsvarende punkt i denne erklæring. Punkt 4, hjælp til nuværende jobfunktioner: Beskriv, hvis hjælpemidler eller andre foranstaltninger kan sikre, at medarbejderen bliver i stand til udføre sine nuværende opgaver. For eksempel via hjælp fra kollegaer eller nyindretninger på arbejdspladsen. Punkt 5, gradvis tilbagevenden: Hvis medarbejderen ikke umiddelbart har mulighed for at vende tilbage på fuld tid, kan en delvis raskmelding være relevant. Medarbejderen kan på den måde gradvist vende tilbage på fuld tid. Kommunen kan yde sygedagpengerefusion for fraværstimer. Beskriv under hvilke former, en delvis raskmelding kan fungere i praksis. Bemærk, at kommunens jobcenter skal godkende aftalen. 22

23 Eksempel: En 36-årig elektriker sygemeldes efter operation i det ene knæ. Efter tre måneders behandling er han klar til at genoptage sit arbejde på deltid, hvis han kan undgå at stå på stiger. Samtidig fortsætter han sin genoptræning hos fysioterapeut og akupunktør. En måned senere er han klar til at arbejde på fuld tid. Den delvise sygemelding betød, at han kom hurtigere i gang igen på jobbet. En aftale om en delvis raskmelding er kun en midlertidig løsning. Er det ikke muligt for medarbejderen på længere sigt at vende tilbage på fuld tid, skal der sammen med jobcentret tages stilling til eventuelle andre støtteordninger (se punkt 8). Punkt 6, særlige hensyn: Beskriv, hvis der er særlige hensyn, som virksomheden kan tage. For eksempel transport til og fra arbejde, længere pauser, mulighed for behandling i arbejdstiden, fysisk træning, mulighed for hjemmearbejde. Punkt 7, nye jobfunktioner: Beskriv, hvis nye arbejdsopgaver enten midlertidigt eller permanent kan sikre, at medarbejderen vender tilbage. Hvis der er udarbejdet en mulighedserklæring, kan det være relevant at inddrage lægens vurdering i denne erklæring. Her vurderer lægen sygdommens betydning for medarbejderen. Eksempel på nye arbejdsfunktioner: En 42-årig ambulancefører sygemeldes på grund af rygproblemer. Efter et forløb på en arbejdsmedicinsk klink vender han tilbage i jobbet, men med andre arbejdsopgaver. Fremover tager han sig alene af ambulancekørsel af siddende patienter, hvorved han undgår tunge løft. Vær opmærksom på, at hvis ansættelsesforholdet er omfattet af en overenskomst, så kan denne indeholde bestemmelser om, hvilket arbejde medarbejderen kan sættes til. Det kan derfor være relevant at inddrage en tillidsrepræsentant. Punkt 8, fastholdelse via jobcentres tilbud: Hvis medarbejder og arbejdsgiver vurderer, at et eller flere af jobcentrets tilbud kan hjælpe medarbejderen, så beskrives det her. Det kan blandt andet være: En 56-aftale: Denne aftale kan være relevant, hvis medarbejderen for eksempel har gentagne sygeforløb eller en kronisk lidelse. Navnet henviser til 56 i sygedagpengeloven, som giver jobcentret mulighed for at udbetale sygedagpengerefusion fra første fraværsdag. Virksomheden kompenseres derved for alle sygedage, i stedet for som normalt først efter 21 dage. Støtte til hjælpemidler: Jobcentret har mulighed for at yde støtte til hjælpemidler og ændringer af arbejdspladsen. Der kan fx være tale om en særlig stol; en kran, der hjælper ved løft; eller noget helt tredje, der kan kompensere for den sygemeldtes nedsatte arbejdsevne. Mentorordning: En mentor er en kollega, som hjælper med at introducere den syge i arbejdsopgaverne og på andre måder støtter den syges tilbagevenden til jobbet. Jobcentret kan yde støtte til mentoren. Virksomhedspraktik: Jobcentret kan tilbyde medarbejderen et praktikophold i egen virksomhed, hvis medarbejderen ikke har arbejdsevne til at arbejde på ordinære vilkår. Praktikken kan være en måde at lede en sygemeldt tilbage i job på. Personlig assistance: Jobcentret kan yde personlig assistance til lønmodtagere, der på grund af en varig og betydelig fysisk eller psykisk funktionsnedsættelse har behov for særlig personlig bistand for at varetage deres job. Eksempel: En revisor får leddegigt, så hun ikke længere kan køre på kundebesøg. Hun får hjælp i form af personlig assistance til at klare kørsel og sekretæropgaver ti timer om ugen. Hvis medarbejder og arbejdergiver vurderer, at et af jobcentrets tilbud kunne være relevant i den konkrete situation, vil det være naturligt, at medarbejderen går videre med denne vurdering til det lokale jobcenter. Jobcentret kan rådgive om mulighederne. 23

24 Punkt 9, den samlede plan: Beskriv den samlede plan på kort og lang sigt, og opstil det langsigtede mål for planen. For eksempel at medarbejderen skal tilbage på fuld tid i sin oprindelige stilling. Punkt 10, opfølgning på planen: Beskriv, hvordan og hvornår arbejdsgiver og medarbejder følger op på fastholdelsesplanen, så begge parter er enige om, hvordan processen kommer videre. 24