LEDELSESGRUNDLAG Sygehusledelsen, juli 2011
INDHOLD Ydre vilkår for ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark 5 Indre vilkår for ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark 7 Ledelsesgrundlag 8 Mødestruktur 12 Sådan bruges ledelsesgrundlaget 14 Bilag 1 Kompetenceregler 15 FORORD Klar og kompetent ledelse samt klar og kompetent faglig ledelse er afgørende for, at vi holder Psykiatrien i Bevægelse på den rigtige kurs. På disse sider har vi skrevet, hvad ledelse er og skal være i psykiatrisygehuset. Det handler om central samordning og harmonisering med decentral udførelse. Tag ledelsesgrundlaget med ud i din hverdag på sygehuset og brug det uanset om du er medarbejder med eller uden ledelsesansvar. Peter Henriksen Adm. sygehusdirektør Anders Meinert Pedersen Lægefaglig direktør Ole Ryttov Sygeplejefaglig direktør
3 INDLEDNING Psykiatrien i Region Syddanmark er i bevægelse med krav, mål og visioner om, at borgere med psykisk sygdom skal have samme vilkår som borgere med en somatisk lidelse, hvad enten det drejer sig om ret til behandling, adgang til akut hjælp eller forventninger til den faglige kvalitet og specialisering. DERFOR BEVÆGER Psykiatrien i Region Syddanmark sig gradvist fra at være styret af udbuddet af ydelser til i højere grad at fokusere på, at indsatsen målrettes behovet hos patienter og pårørende. REALISERINGEN af psykiatriplanen Fremtidens Psykiatri er et væsentligt element i at sikre, at Psykiatrien i Region Syddanmark er patienters og pårørendes åbne, empatiske og fagprofessionelle ressource både inden for sygehusets rammer og i samfundet. PÅ VEJEN MOD MÅLET skal der både arbejdes med nyorganisering på behandlingsog på afdelingsplan og med harmonisering, samarbejde og kulturdannelse inden for den enkelte afdeling og i sygehuset som helhed. VIRKSOMHEDSGRUNDLAGET beskriver sammenhænge, udfordringer og perspektiver og anviser vejen at gå, for at visionen for psykiatrisygehuset skal blive virkelighed. Ledelsesgrundlaget for Psykiatrien i Region Syddanmark ligger i en naturlig forlængelse heraf og giver et samlet overblik over, hvad ledelse er. LEDELSE sker i mange sammenhænge og med mange deltagere. Ledelse handler både om normer, værdier og relationer, men i høj grad også om processer. Ledelse i Psykiatrien i Region Syddanmark defineres dels af en række YDRE OG INDRE VILKÅR, så som lovgivning, og dels af egne mål og visioner for, hvad ledelse er. Ledelsesgrundlaget og -strukturen danner sammen med de overordnede værdier FUNDAMENTET for den måde, vi arbejder på. Ledelse er en central forudsætning for at understøtte og udvikle medarbejdere og kerneydelsen, så Psykiatrien i Region Syddanmark samlet set lever op til sygehusets MISSION:
4 PSYKIATRIEN I REGION SYDDANMARK YDER BEHANDLING PÅ HOVEDFUNKTIONS, REGIONSFUNKTIONS OG PÅ HØJT SPECIALISERET NIVEAU MED DET FORMÅL, AT MENNESKER MED EN SINDSLIDELSE BLIVER RASKE ELLER SÅ VELFUNGERENDE, AT DE KAN LEVE ET VÆRDIGT LIV OG VÆRE EN AKTIV DEL AF SAMFUNDET. DEN VIGTIGSTE OPGAVE er at sikre, at borgere i Region Syddanmark får den rigtige hjælp det rigtige sted på det rigtige tidspunkt. Psykiatrisygehuset skal til hver en tid tage sig af de mest syge og i kraft af sin specialviden og faglige kompetencer gå forrest i arbejdet med at sikre et velfungerende samarbejde med patienter og pårørende på tværs af sektorer. SYGEHUSET SKAL INDRETTES, så det både fysisk, organisatorisk og fagligt har det bedste udgangspunkt for at udfylde denne komplekse rolle. Ledelsesgrundlaget er et element heri. LEDELSE ER EN SELVSTÆNDIG DISCIPLIN og godt lederskab er fundamentet for, at medarbejderne kan se mening med og mulighed for at deltage i opfyldelse af sygehusets mission. Ledelse er også grundlaget for høj faglig kvalitet og service over for patienterne samt for udvikling og effektivitet i sygehusets drift. LEDELSESGRUNDLAGET er retningsgivende i forhold til ledelse på alle niveauer i sygehuset.
5 YDRE VILKÅR FOR LEDELSE I PSYKIATRIEN I REGION SYDDANMARK De ydre vilkår omfatter lovgivningsmæssige regulerede bestemmelser, regler og regulativer på såvel nationalt som regionalt niveau. DEN GENNEMFØRTE STRUKTURREFORM med sondringen mellem det regionale ansvar for behandlingspsykiatrien og det kommunale ansvar for socialpsykiatriske tilbud og støtte er endvidere et vilkår. Sundhedsloven og Psykiatriloven SUNDHEDSLOVEN regulerer indsatsen i sundhedsvæsenet og fastsætter kravene med henblik på at sikre respekt for det enkelte menneske, dets integritet og selvbestemmelse samt at opfylde behovet for: Let og lige adgang til sundhedsvæsenet Behandling af høj kvalitet Sammenhæng mellem ydelserne Valgfrihed Let adgang til information Et gennemsigtigt sundhedsvæsen Kort ventetid til behandling. FOR PSYKIATRIENS VEDKOMMENDE gælder tillige de særlige bestemmelser, som er fastlagt i psykiatriloven i forhold til frihedsberøvelse og anvendelse af tvangsforanstaltninger i behandlingen af psykisk syge. Disse beføjelser stiller krav om særlig ledelsesmæssig bevågenhed. PÅ REGIONALT NIVEAU er regionsrådet øverste myndighed og ansvarligt for, at sundhedsvæsenet tilbyder en befolkningsrettet indsats vedrørende forebyggelse og sundhedsfremme samt behandling af den enkelte patient. REGIONEN SKAL endvidere i samarbejde og dialog med øvrige interessenter sikre en stadig udvikling af kvaliteten og en effektiv ressourceudnyttelse i sundhedsvæsenet gennem uddannelse, forskning, planlægning og samarbejde. Psykiatriplanen Fremtidens Psykiatri er et element heri.
6 Medarbejderindflydelse RAMMEAFTALE OM MEDINDFLYDELSE OG MEDBESTEMMELSE danner sammen med særligt aftalte spilleregler i Region Syddanmark den lokal aftale, som er den overordnede ramme for medindflydelses-, medbestemmelses- og arbejdsmiljøarbejdet i sygehuset. Rammeaftalen danner ligeledes en del af grundlaget for Region Syddanmarks personalepolitik. LOKALAFTALEN skal skabe grundlag for kontinuerlig udvikling af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere samt sikre, at alle medarbejdere har ret til medindflydelse og medbestemmelse. Ledelsen er forpligtiget til at informere om væsentlige ledelsesbeslutninger og andre forhold, der har betydning for arbejds- og personaleforhold. Ledelsen er ligeledes forpligtiget til at inddrage medarbejderne ved fastlæggelse af retningslinjer i relation til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. DET KONKRETE ARBEJDE foregår primært i det daglige samarbejde mellem ledelsen og tillidsrepræsentanter og gennem Fælles MED-udvalg, Lokale MED-udvalg og arbejdsmiljøorganisationen.
7 REGION SYDDANMARKS PSYKIATRIPLAN Psykiatriplanen Fremtidens psykiatri REGIONENS PSYKIATRIPLAN fastlægger på overordnet niveau det faglige indhold i, antallet af og placering af afdelinger og funktioner i Psykiatrien i Region Syddanmark. SAMARBEJDE med kommuner, praksissektoren og det øvrige sundhedsvæsen skal sikre gode og sammenhængende patientforløb. Samtidig skal der til stadighed arbejdes på at udvikle sygehuset som en attraktiv arbejdsplads blandt andet ved fokus på forskning, udvikling og uddannelse. TIL AT KONKRETISERE og operationalisere psykiatriplanens intentioner er der udarbejdet et koncept for lokalpsykiatri og et koncept for døgnpsykiatri. Disse er retningsgivende for tilrettelæggelsen af indsatsen i Psykiatrien i Region Syddanmark. Virksomhedsgrundlag Psykiatrien i bevægelse VIRKSOMHEDSGRUNDLAGET fastlægger de overordnede rammer inden for hvilke god ledelse defineres. Der er formuleret vision, mission og værdier samt udarbejdet en strategi for sygehuset. Mission Psykiatrien i Region Syddanmark yder behandling på hovedfunktionsniveau, specialiseret niveau og på højt specialiseret niveau med det formål, at mennesker med en sindslidelse bliver raske eller så velfungerende, at de kan leve et værdigt liv og være en aktiv del af samfundet. Vision Alle syddanske borgere med en psykisk sygdom skal opleve, at Psykiatrien i Region Syddanmark møder dem individuelt og med empati og at psykiatrisygehuset arbejder aktivt for at sikre afstigmatisering og åbenhed omkring psykisk sygdom. Værdier Psykiatrien i Region Syddanmark bygger sin virksomhed på de fælles nationale værdier for psykiatri samt på Region Syddanmarks borgerrettede og personalemæssige værdier. Værdierne supplerer hinanden og sammen udgør de fundamentet i den måde, psykiatrisygehuset arbejder på. Værdierne danner også grundlaget for ledelse i sygehuset og for, hvordan både ledere og medarbejdere kan skabe mening og forpligtigelse i organisationen.
8 LEDELSESGRUNDLAG Ledelse handler om at lede andre. Ledelse er at træffe beslutninger, sætte retning, opstille klare og tydelige mål og følge op. Ledelse er at vise tillid og loyalitet. Ledelse er at skabe resultater sammen med medarbejderne og skabe rammer for udvikling af selvledelse. Ledelse er at anvende de tildelte ressourcer optimalt samt at udvikle og tage initiativer. Alt sammen med det mål at give den bedste behandling til borgere med en psykisk sygdom. Ledelse er at vise respekt for patienter, pårørende og medarbejdere ved at gå i dialog og åbent inddrage dem i planlægningen og tilrettelæggelsen af indsatsen. Respekt er at udstikke klare mål og følge op, vise ordentlighed, tydelighed, vilje og evne til at lytte, anerkende og samarbejde. Ledelse er at sætte fagligheden i højsædet ved at skabe rum til fornyelse og begejstring. Faglighed forstået som at sætte mål for den faglige indsats og drage læring. Faglighed som at sikre sammenhæng i indsatsen og fokusere på patienten og de pårørende. Ledelse er at tage ansvar for, at rammer, ressourcer og motivation er på plads. Ansvar er at sikre, at opgaver og kompetencer følges ad, og at der er klare og korte kommunikationsveje. Ansvar er at tage vare på det fælles arbejdsmiljø. Ledelsesstrukturen i Psykiatrien i Region Syddanmark PSYKIATRIEN I REGION SYDDANMARK består af psykiatriske afdelinger, børne- og ungdomspsykiatriske afdelinger samt behandlingscentre for traume- og torturoverlevere, PsykInfo, en serviceafdeling og en administration. EN KLINISK AFDELING er som udgangspunkt organiseret, så der er lokalpsykiatri/ ambulante funktioner, døgnpsykiatri og akuttilbud. Der vil både være tale om funktioner på hovedfunktionsniveau og på specialiseret niveau.
9 LEDELSESSTRUKTUREN er det fundament, hvorpå sygehuset skal udvikle den faglige indsats over for patienterne. Ledelsesstrukturen afspejler de formelle ledelsesniveauer, som i et forpligtende samarbejde med den faglige struktur skal sikre den bedst mulige behandling og sammenhæng i forløbene for patienterne. Ledelsesstrukturen består af 3 formelle ledelsesniveauer sygehusledelse, afdelingsledelse og funktionsledelse, suppleret med en tværgående faglig struktur, som skitseret nedenfor. Psykiatri- og socialdirektør Sygehusledelse Afdelingsledelse Funktionsleder Funktionsleder FAGOMRÅDE FAGOMRÅDE FAGOMRÅDE Lokalpsykiatri ambulant funktion Døgnfunktion Ledelse af sygehuset Sygehuset ledes af en sygehusledelse bestående af den administrerende sygehusdirektør, den lægefaglige og den sygeplejefaglige direktør. Sygehusledelsen har ansvaret for den overordnede ledelse af psykiatrisygehuset under respekt for de udmeldte rammer og beslutninger. Ved uenighed i sygehusledelsen er den administrerende direktør øverste ansvarlig. Sygehusledelsen refererer til psykiatri- og socialdirektøren som repræsentant for regionens direktion.
10 Ledelse af afdelinger De kliniske afdelinger ledes af en afdelingsledelse bestående af en ledende overlæge og en oversygeplejerske. Afdelingsledelsen refererer til sygehusledelsen. Afdelingsledelsen har fælles ledelse i betydningen, at den enkeltes handlinger og beslutninger sker på vegne af afdelingsledelsen, og det enkelte medlem er overordnet leder for alle ansatte i afdelingen. Den ledende overlæge har dog den lægefaglige ledelse af alle læger i afdelingen. PsykInfo, Service, behandlingscentrene for traume- og torturoverlevere samt afdelingerne i administrationen ledes af en centerchef eller afdelingschef, som har det samlede ledelsesansvar for afdelingen. Denne refererer til sygehusledelsen. Ledelse af funktioner Funktionsledelse etableres, hvor driftsgrundlaget under hensyntagen til behandlingstilbuddet, funktionens størrelse, geografiske placering eller organisering nødvendiggør dette. En funktion kan være et sengeafsnit, en lokalpsykiatri eller et større fagområde/-gruppe. En funktionsleder defineres som én leder med personaleansvar, funktionslederen varetager den daglige ledelse af alle ikke lægefaglige medarbejdere i en funktion. Funktionslederen refererer til afdelingsledelsen. Funktionslederen har, inden for de rammer som er udstukket af afdelingsledelsen, ansvaret for, at den daglige drift finder sted under hensyntagen til gældende regler, bestemmelser og instrukser. Funktionslederen har ansvaret for en hensigtsmæssig planlægning af ressourceforbrug i funktionen i forhold til delegation fra afdelingsledelsen. Funktionslederen er ansvarlig for de ledelsesmæssige opgaver i funktionen, herunder afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler. Funktionslederen og den behandlingsansvarlige overlæge skal i et forpligtende samarbejde koordinere og tilrettelægge indsatsen over for patienterne. Intern organisering af den enkelte afdeling godkendes af sygehusledelsen. Den faglige struktur FAGLIG BEVÅGENHED på enkelt funktioner og områder sikres gennem etablering af fagområder i Sundhedsstyrelsens terminologi. DE KLINISKE AFDELINGER organiseres i et antal fagområder, typisk mellem tre og seks afhængig af afdelingens størrelse og forpligtigelser, herunder specialfunktioner. Et eksempel på et fagområde er psykoser, gerontopsykiatri eller spiseforstyrrelser. Et fagområde omfatter såvel den ambulante indsats som indsatsen under indlæggelse.
11 FAGOMRÅDERNE for hver afdeling fastlægges af sygehusledelsen i samråd med afdelingsledelsen. Et fagområde kan etableres inden for én afdeling eller på tværs af kliniske afdelinger, hvor funktionens størrelse og kompleksitet tilsiger dette. Specialeansvarlig overlæge Som faglig ansvarlig for et fagområde udpeges en specialeansvarlig overlæge. Specialeansvaret omfatter hele fagområdet, hvad enten det er etableret inden for én afdeling eller på tværs af kliniske afdelinger. Den specialeansvarlige overlæge skal sikre den faglige kvalitet og udvikling inden for et eller flere fagområder (herunder udarbejdelse af kliniske retningslinjer og instrukser inden for fagområdet) og løbende medvirke til uddannelse og opdatering af kollegaer fra alle faggrupper. Ansvaret for godkendelse og implementering påhviler afdelingsledelsen. Den ansvarlige overlæge er specialeansvarlig i relation til eventuelle specialfunktioner inden for fagområdet. Den specialeansvarlige overlæge indgår i et forpligtende samarbejde med funktionsledere og behandlingsansvarlige overlæger omkring driften og udviklingen af fagområdet. Ansvar og kompetence LEDELSE i Psykiatrien i Region Syddanmark indebærer ansvar og kompetence afstemt efter ledelsesopgaven på det konkrete ledelsesniveau. Se endvidere bilag 1 vedrørende kompetenceregler. ANSVAR er både ret og pligt til at udføre en opgave. Ansvar kan ikke delegeres. Den ansvarlige kan delegere kompetence til medarbejdere, således at disse får ret til beslutning og handling. KOMPETENCE er ret til at varetage løsning af en opgave, selvom ansvaret ikke nødvendigvis er placeret samme sted. AFDELINGSLEDELSEN har det overordnede faglige og ledelsesmæssige ansvar for patientbehandlingen. Afdelingsledelsen har ligeledes et ansvarsforhold i forlængelse af autorisationslovenes bestemmelser. Delegation af forbeholdt sundhedsfaglig virksomhed påhviler den ledende overlæge i henhold til bek. 1219 af den 1/12-2009. Ansvar og kompetencer til at foretage økonomiske dispositioner fastlægges i Regler for Økonomstyring og registreringspraksis i Region Syddanmark. Psykiatriens udmøntning af regelsættet fremgår af Psykiatriens Ledelsestilsyn.
12 MØDESTRUKTUR Ledelsesmæssige beslutninger i psykiatrisygehuset træffes i et vist omfang i en række overordnede ledelsesfora. Dette tydeliggør beslutningsprocessen og informationer omkring ledelsesbeslutninger. Der er følgende overordnede mødefora. Sygehusledelsesmøder SYGEHUSLEDELSESMØDER er besluttende møder om strategiske, overordnede og konkrete forhold vedrørende varetagelse af sygehusets drift. Møderne holdes én gang om ugen. DELTAGERNE ER sygehusledelsen, afdelingschefer i administrationen, og chefkonsulenten for kommunikationsfunktionen. Øvrige medarbejdere i administrationen kan deltage ad hoc. REFERAT fra den åbne del af sygehusledelsesmødet foreligger 2 dage efter mødet. Referatet sendes til mødedeltagerne, social- og psykiatridirektøren, psykiatristaben og afdelingsledelserne. Referatet lægges i øvrigt på intranettet. Ledermøder SYGEHUSLEDELSEN OG AFDELINGSLEDELSERNE mødes én gang om måneden. Ledermødet er et møde, som primært handler om generelle og konkrete sager af principiel eller konkret betydning for ledelsesmæssige eller tværgående forhold for psykiatrisygehuset. Afdelingscheferne i administrationen og chefkonsulenten for kommunikationsfunktionen deltager ligeledes i møderne. Øvrige medarbejdere kan deltage ad hoc. EN TIL TO GANGE OM ÅRET holdes Ledermøde i seminarform, primært med fokus på tematiseret drøftelse. REFERAT fra Ledermøde foreligger senest en uge efter mødet. Referatet sendes til mødedeltagerne, social- og psykiatridirektøren, psykiatristaben og lægges på intranettet. Specialemøder SYGEHUSLEDELSEN mødes én gang månedligt med afdelingsledelserne inden for hvert af specialerne psykiatri og børne- og ungdomspsykiatri. Lederne for PsykInfo og behandlingscentrene for traume- og torturoverlevere deltager i møderne for psykiatri.
13 MØDERNE vedrører især faglige og driftsmæssige problemstillinger knyttet til specialerne. Referat fra specialemøderne foreligger senest en uge efter mødet og sendes til mødedeltagerne, social- og psykiatridirektøren og lægges på intranettet. Bilaterale møder mellem sygehusledelsen og afdelingsledelsen SYGEHUSLEDELSEN mødes systematisk to gange om året med den enkelte afdelingsledelse. Møderne vedrører primært økonomi og aktivitet, afdelingernes udfordringer og ledelsessparring. UD OVER DE SYSTEMATISKE MØDER deltager sygehusledelsen i møder med afdelingsledelsen, når dette er relevant. Initiativ herfra kan komme fra begge parter. REFERAT fra møderne foreligger senest en uge efter mødet. Afdelingsledelsesmøder HVER AFDELINGSLEDELSE afholder løbende møder om ledelses og driftsmæssige forhold. Den enkelte afdelingsledelse tilrettelægger mødekadencen og struktur.
14 SÅDAN BRUGES LEDELSESGRUNDLAGET Ledelsesgrundlaget er grundlag for ledelse i det daglige og er referenceramme i situationer eller ved drøftelser, hvor ledelse er på dagsordenen, både formelt og uformelt. Det skal bruges i forbindelse med rekruttering af nye ledere på alle niveauer, omlægninger og sammenlægninger af afdelinger og funktioner. LEDELSESGRUNDLAGET er løbende genstand for drøftelse i ledelsessystemet og behandles fast på bilaterale møder mellem sygehusledelsen og afdelingsledelser.
15 BILAG 1 KOMPETENCEREGLER Region Syddanmark Sygehusledelse Afdelingsledelse Funktionsledelse 1. Personale Ansættelse af sygehusledelse Ansættelse af afdelings ledelse Ansættelser i øvrigt Tjenestefrihed Afsked uansøgt Lønforhandling/lønaftaler Uddannelse og kompetenceudvikling MUS 2. Økonomi Attestation Anvisning Anskaffelser > kr. 100.000 Ansøgning om midler fra satspuljer m.m. 3. Organisation Lukning af afdelinger Lukning af afsnit Midlertidig lukning af senge 4. Anlæg Ombygning, herunder renovering Nybygning, herunder tilbygning 5. Fast ejendom Køb og salg Lejemål Udlejning 6. Forskning (eksterne midler) Ansøgning Attestation Anvisning Anskaffelser
Psykiatrien i Region Syddanmark Teglgårdsparken 26 5500 Middelfart Tlf. 73646000 kontakt@psyk.regionsyddanmark.dk www.psykiatrienisyddanmark.dk GRAFISK DESIGN : P19