Virksomhedsplan 2015-2017

Virksomhedsplan 2015-2017

INDHOLD Forord 3 Virksomhedens rammer 4 kerneopgaver 4 Organisation 4 personale 4 Sygefravær 5 Økonomi 5 Indsatsområder 6 Direktionens indsatsområder 6 Egne indsatsområder 6 Baggrund og uddybning 7 Bilag 1 status på indsatsområder i virksomhedsplan 2013-2014 9 Bilag 2 Ledelsesgrundlaget 12 2

FORORD I det forløbne år: Vi har fastholdt vores gode udvikling og trivsel i Servicekorpset, faktisk har vi i 2014 haft det laveste sygefravær i flere år og det er dejligt at se den positive udvikling. Vi har implementeret principper fra Ældre KVIK (Kravspecifikation og Vejledning for Infektionshygiejnisk Kvalitetsrengøring i pleje- og ældreboliger). Vi arbejder med at synliggøre de nye kompetencer, vi har fået i Servicekorpset i forbindelse med vores uddannelsesprojekt, hvor vi stadig uddanner vores medarbejdere til erhvervsuddannede serviceassistenter. Vi er kommet langt med vores projekt med digitalisering, hvor vi kan sende beskeder på sms eller mail til vores borgere eksempelvis en velkomstmail/sms. Vi har arbejdet med Køge Kommunes overordnede ledelsesgrundlag og gjort det til vores eget i Servicekorpset. For at øge trivslen har vi arbejdet med muligheden for at tilrettelægge egen arbejdstid. Det har resulteret i at vi nu har en ordning hvor medarbejderne inden for en vis ramme selv kan bestemme om de møder tidligt eller sent, ligesom de kan flekse ud og ind i løbet af dagen blot de når dagens samlede timetal. Medarbejderne er meget glade for den nye fleksibilitet, som gør det nemmere at få arbejdsliv og privatliv til at hænge sammen. I det kommende år: 2015 bliver et spændende år hvor vi skal lave flere nye tiltag for at bevare den gode udvikling, vi er inde i og fastholde vores lave sygefravær: Vi skal lave kompetenceudvikling for medarbejderne i frit valg-gruppen med fokus på hygiejnen i borgernes hjem. Vi skal have bredt kendskabet til ældre KViK ud til personalet i ældreplejen, hvor vi i samarbejde med de enkelte boformer planlægger undervisning i metoden. Vi skal arbejde med jobrotation indenfor Servicekorpset. Det skal styrke vores kendskab til hinandens arbejde og derved sikrer vi, at opgaverne bliver fordelt retfærdigt, samtidig med at den enkelte medarbejder får respekt og tillid til at opgaverne er fordelt retfærdigt. Vi skal i Servicekorpset styrke vores sociale relationer til hinanden. 3

VIRKSOMHEDENS RAMMER KERNEOPGAVER Rengøring og tøjvask til borgere i eget hjem efter lov om Social Service 83. Rengøring og tøjvask på kommunens 12 ældrecentre og plejehjem. Bestilling af sygeplejeartikler og vedligeholdelse af depoterne. Håndtering af arbejdsbeklædning i Social- og Sundhedsservice. Serviceopgaver på kommunens ældrecentre og plejehjem samt fysioterapier. Administration og servicering af Social- og Sundhedsservice tjenestebiler. ORGANISATION Frit valg området (rengøring og tøjvask hos borgere i private hjem): Medarbejderne har deres faste borgere, primært planlagte cykelruter i et geografisk afgrænset område. Medarbejderne i Servicekorpset bruger alle PDA som kørelister og dokumentation for besøg. Medarbejderne har fra foråret 2013 indgået i kommunens beklædningsordning og skal derfor møde omklædte på deres base og derfra køre ud til deres borgere. Medarbejderne holder frokost sammen med resten af gruppen på den nærmeste base. Boformerne (rengøring mv. i kommunens ældrecenter og plejehjem): Hver medarbejder har sit faste område på de enkelte arbejdssteder. Vi arbejder efter principperne i Dansk Standard og INSTA 800. Det betyder, at den enkelte medarbejder i høj grad vurderer hvilke rum, der skal rengøres grundigt de enkelte dage. Det giver den enkelte medarbejder ansvar for at overholde de rengøringsprofiler, der er på de enkelte rum. Medarbejderne står også for at håndtere arbejdsbeklædningen for alt personalet i ældreplejen, herunder bestilling af beklædning og at fordele beklædning. Pedellerne er en del af boformsgruppen, da det giver en bedre sammenhæng i forbindelse med løsning af opgaverne, og der kan ske en opgaveglidning mellem personalet, det giver en bedre udnyttelse af vores ressourcer. Desuden udfører de servicetjek på tjenestebilerne i Social- og Sundhedsservice. PERSONALE Personalegruppe Årsværk Leder 1,0 Teamleder 1,0 Administrativ medarbejder 1,0 Tilsynsassistent 1,0 Serviceassistenter 39,97 Husassistenter 7,5 Ufaglærte 0,89 Teknisk serviceleder 1,0 Specialarbejder 1,0 Serviceassistentelev 0,95 I alt 55,3 4

Mødestruktur Servicekorpsets mødestruktur er planlagt på følgende måde: Ledermøde 2 gange om måneden og efter behov. Budgetmøde 1 gang om måneden. LMU afholder ordinære møder 6 gange årligt á 2 timers varighed. Arbejdsmiljøgruppemøde 6 gange årligt. Tillidsmandsmøde 6 gange årligt. Personalemøderne er delt op i 4 grupper. Der afholdes 1 møde hver 4. uge pr. gruppe á 1 times varighed. Fællesmøder i henholdsvis boformerne, pedeller og frit valgs-området. Der afholdes 2 møder om året (marts og september), disse møder er temabestemte. Fællesmøder af 1 times varighed for alle i Servicekorpset. Der afholdes 2 møder om året (juni og december). Vi har skabt en mødestruktur i Servicekorpset, som er baseret på dialog og åbenhed, og samtidig får medarbejderne samme information og mulighed for medindflydelse og medansvar i hvad der sker i Servicekorpset. Vi styrker det faglige miljø og åbner mulighed for dialogen i mindre grupper. SYGEFRAVÆR I Servicekorpset arbejder vi målrettet med at nedbringe sygefraværet, blandt andet med tidlig indsats for langtidssyge, hvor vi sammen finder en mulighed for at medarbejderen hurtigt kan vende tilbage til arbejdet eller arbejdspladsen med skånehensyn eller andre fora n- staltninger. Dette er været med til at nedbringe antallet af langtidssyge. Vi uddeler forsat anerkendelsescertifikater til medarbejderne der ikke har haft fravær i 6 m å- neder, og personalet er glade for, at de bliver anerkendt af ledelsen. Sygefravær % 2012 2013 2014 Måltal 2015 I alt 8,3 % 4,8 % 3,53 % 5,0 % ØKONOMI Er sammensat af rammebaserede og aktivitetsbaserede indtægter. Rammebaserede opgaver: kr. 7.640.053 Salg af rengøring og andre serviceopgaver opgaver kr. 2.773.668 Vi har for en del af budgettet aktivitetsbaseret afregning på kr. 9.625.600 Der er lagt disse forudsætninger ind at vi leverer: Praktisk hjælp 29.000 timer (8.723.200 kr.) Hovedrengøring 3.000 timer (ældrepuljemidler) (902.400 kr.) Budget 2013 2014 2015 (forventet) 17.728.574 18.110.850 20.039.321 5

INDSATSOMRÅDER DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Det sunde arbejdsliv Vi vil forsætte den kurs, vi har lagt i 2014 for det sunde liv, hvilket betyder: Udarbejde en kort årlig måling af den sociale kapital i Servicekorpset, så vi hurtigt kan sætte ind, hvis der er noget, der skal justeres. Forsætte med de sociale aktiviteter, vi cykler på arbejde, Køge på vægten, cykle tøserunden. Alle medarbejdere skal på personalemødet udfylde de 4 hurtige fra Branche Arbejdsmiljø Rådet, som giver os et fingerpeg om den sociale kapital i Servicekorpset. Efterfølgende drøfter vi resultatet og vælger nogle områder, vi arbejder videre med. De sociale aktiviteter er med til at binde Servicekorpset sammen og styrke sammenholdet. 2015-2017 Vi har gode erfaringer fra 2014, dem vil vi bygge videre på. Brugerundersøgelse Vi har valgt at arbejde med brugerundersøgelse i et afgrænset område i Servicekorpset: hovedrengøring. Opgaven med at lave hovedrengøring er en ny opgave vi fik i 2014 og vi vil se, om den udførte opgave også lever op til forventningerne hos vores borgere. Vi vil måle tilfredsheden med den udførte hovedrengøring. På baggrund af undersøgelsen, vil vi se, om der eksempelvis er behov for kompetenceudvikling til vores medarbejdere eller ændringer i udførelsen af hovedrengøringen. Vi starter i foråret med at udarbejde spørgeskemaet. 2015 Vi er i gang med at planlægge forløbet. EGNE INDSATSOMRÅDER INSTA/DS (dansk standard) i frit valg Vi vil i frit valg gruppen arbejde efter de rengøringsprincipper, der er i INSTA og Dansk Standards 10 fokusområder indenfor kvalitetsstandarden. Personalet skal have kendskab til INSTA og Dansk Standard. Personalet kan efter endt rengøring fortage en kvalitetskontrol af eget arbejde. 2015-2017 Vi er i gang med at planlægge forløbet. Ældre KViK på tværs Sundhedspersonalet i Boformerne skal lære principper fra vores projekt med ældre KViK. Personalet skal have kendskab til INSTA og Dansk Standards 10 fokusområder, og hvad deres 2015-2016 Vi er i gang med at planlægge forløbet. 6

Medarbejderne i Servicekorpset skal medvirke til undervisningen. opgave er i den forbindelse. Der skal afklares gråzoner i forhold til: - Rengøringen af senge. - Hjælpemidler. - Den daglige rengøring. Jobrotation i Servicekorpset Vi vil indføre jobrotation i Servicekorpset. Alle skal igennem et forløb, hvor den enkelte medarbejder prøver andre områder i Servicekorpset med forskellige opgaver. Det skal skabe større forståelse og respekt for hinandens arbejde og områder. Det skal styrke samarbejdet ved fravær, når der skal fordeles opgaver. 2015-2017 BAGGRUND OG UDDYBNING DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Indsatsområde - det sunde arbejdsliv Vi vil tage udgangspunkt i vores Trivselsmåling fra 2014. Vi er begyndt at arbejde med de områder, som social kapital afdækker. Vi bruger et personalemøde om året i hver gruppe. Der udeles et spørgeskema med 4 hurtige spørgsmål til social kapital. Det tager 2 minutter at udfylde skemaet. Tillidsmand og arbejdsmiljørepræsentant udregner gennemsnittet og de fremlægger resultatet, som er grundlaget for diskussionen. Resultatet drøftes på mødet, og der sættes noget i gang, hvis der er behov for det. Vi har sociale relationer i personalegruppen og det betyder at vi melder os til konkurrencer og arrangementer, selvom de ligger udenfor arbejdstiden. Det styrker sammenholdet, og bidrager til den gode trivsel i Servicekorpset. Indsatsområde - Brugerundersøgelse Vi vil udarbejde en minibrugerundersøgelse af tilfredsheden for den udførte hovedrengøring. Det skal belyse, hvad der kunne blive bedre og hvad allerede er godt. Vi vil bruge resultatet til at blive bedre og til at få belyst, hvordan vi skal afstemme forventningerne til ydelsen hos borgerne. Vi har brug for borgernes feedback for at kunne udvikle vores service. 7

EGNE INDSATSOMRÅDER Indsatsområde - INSTA /DS (Dansk Standard) i frit valg INSTA 800 er et værktøj til at dokumentere det på forhånd fastlagte kvalitetsniveau. Den indeholder nogle målekriterier, så man ikke er i tvivl om hvilken kvalitet, der er valgt. I frit valg arbejder vi efter en politisk kvalitetsstandard, men ved at tænke elementer fra INSTA metoden ind, kan vi: Blive bedre til at kontrollere eget arbejde. Have mere fokus på specifikke områder i borgernes hjem. Have fokus på de 10 kritiske rengøringsområder. Ved at øge fokus på rengøringsmetoden styrkes medarbejdernes faglighed, så de selvstændigt kan vurdere hvad og hvordan, der skal gøres rent. Samtidig øges medarbejdernes fokus på hygiejnen. Indsatsområde - Ældre KVIK på tværs Servicekorpset vil i samarbejde med de enkelte ældrecentre og plejehjem introducere og undervise plejepersonalet om metoden INSTA og Dansk Standards 10 fokusområder. Vi får afklaret hvem der gør hvad og hvad skal der til for at styrke samarbejdet mellem plejepersonalet og serviceassistenterne Samtidig vil vi afklare nogle gråzoner i forhold til rengøringen i beboernes boliger: Hjælpemidler og senge Hvem har ansvaret for det bliver gjort? Indsatsområde - Jobrotation i Servicekorpset Vi vil arbejde med området, fordi der blandt personalet er fokus på retfærdighed, samarbejde og hjælp fra kollegaer. Vi vil igennem et forløb med jobrotation skabe forståelse for hinandens arbejdsopgaver og se på muligheder for at arbejde med udvikling på tværs af arbejdssteder. Det vil sikre at vi i Servicekorpset kan levere en ensartet kvalitet. Det vil styrke forståelsen for hinandens arbejdsområder og højne arbejdsmiljøet i Servicekorpset, og det vil også betyde at medarbejderne i spidsbelastninger kan hjælpe hinanden og stadig levere den samme kvalitet. 8

BILAG 1 STATUS PÅ INDSATSOMRÅDER I VIRK- SOMHEDSPLAN 2013-2014 DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Indsatsområde 2014: Digitalisering At borgerne får mulighed for at kontakte os på sms og mail. At vi kan give besked om ændring af besøg via sms og mail. At vi automatisk kan sende en sms/mail dagen før et besøg, så borgeren husker det. Giver borgerne en større frihed for at melde fra via sms og mail. Bedre udnyttelse af vores ressourcer, da flere vil huske at afmelde besøg, så vi ikke kører forgæves. Bedre service til borgerne. 2014-2015 Vi mailer og sender sms til de borgere, der ønsker og har mulighed for at modtage det. Men der er en del borgere, der ikke ønsker eller kan modtage og læse sms eller mail. Det har ikke været muligt at få det system, som automatisk kan sende borgerne en mail/sms dagen før et besøg, men vi vil forsat arbejde i den retning. Derfor har vi heller ikke nået målsætningen om bedre udnyttelse af vores ressourcer ved at flere husker at afmelde besøg. Indsatsområde 2014: Ledelsesgrundlag Indarbejde det nye ledelsesgrundlag i alle processer i Servicekorpset. Fokusområderne skal være synlige og skal drøftes i LMU og på de enkelte personalemøder. Vi skal synliggøre det igennem vores daglige arbejde. Den kommende virksomhedsplan for 2015 skal afspejle fokusområder fra ledelsesgrundlaget. 2014 /2015 Vi har arbejdet med kommunens ledelsesgrundlag og gjort det til vores eget. Vi har synliggjort det ved dialog i LMU-regi, se vedlagt bilag. Indsatsområde 2013: Velfærdsudfordringen Implementering af robotstøvsugere. Kompetenceudvikling af medarbejderne, m.h.p. at arbejde rehabiliterende. Vi ønsker at implementere robotstøvsugere som supplement til den daglige rengøring i vores garderober. Dette skyldes, at der er blevet en øget trafik i vores garderober, på baggrund af at alle i ældreplejen har fået beklædning. Lokalerne er egnede fordi støvsugerne kan køre om aftenen, hvor der ikke vil være nogen, som bliver generet af støjen. Der skal udarbejdes en arbejdsinstruks for brugen af robotterne. Ved fuld implementering skal der indkøbes 30 stk. At alle medarbejdere deltager i 4 dages kursus i at arbejde rehabiliterende. 2014 Vi bruger robotstøvsugerne i personalegarderoberne hvor de kører om aftenen/natten, så der altid er rent og pænt om morgenen. Derudover kører robotstøvsugerne i større mødelokaler. Der er udarbejdet en arbejdsinstruks for brugen af robotstøvsugerne. Der er lavet en rapport om evalueringen af robotstøvsugerne den kan ses på intranettet Kjukken: http://kjukken/organisation/forvaltninger/s SF/Social--og-Sundhedsservice/Evalueringaf-robotstovsugere.aspx?contentlang=da 2013 Vi har gennemgået kurserne, og vi arbejder med rehabilitering som arbejdsform i det daglige. Serviceassistenterne inddrager 9

(REHAB-projektet Det er bedst at kunne selv ). Det drøftes på personalemøderne, hvordan den rehabiliterende arbejdsform kan integreres i det daglige arbejde. borgerne i opgaveløsningen, og deres erfaringer deles på personalemøderne for at fastholde og udvikle arbejdsformen. Indsatsområde 2013: Forbedring af samarbejdet på tværs At der er beskrevet procedurer for samarbejde mellem områderne i Social- og Sundhedsservice ældreområde. Der foreligger beskrivelse af arbejdsgange mellem de forskellige områder. Udarbejdes i løbet af 2013 og 2014. På et driftsledermøde er fastlagt hvilke områder, der skal udarbejdes arbejdsgangsbeskrivelser imellem. Arbejdet er påbegyndt 2014 og forventes afsluttet i 2015 med tilbagemelding til driftsledergruppen. EGNE INDSATSOMRÅDER Indsatsområde: Sygefravær Sygefravær Nedbringelse af vores sygefravær. At vores sygefravær ikke overstiger 6 % årligt. Have fokus på personaler, der er udsatte. 2013 Vi har i 2013 uddelt anerkendelsescertifikater til de personer, der ikke havde sygefravær i 6 måneder i de første 6 måneder blev der uddelt 22 certifikater, og i de sidste 6 måneder blev der uddelt 27. Der er en stigning i de langtidsfriske medarbejdere, og den udvikling vil vi fastholde ved forsat at have meget fokus på området. Vi har i 2013 haft et sygefravær på 4,8 % og det er et fald på 3,52 % i forhold til 2012. Vi har således overholdt målet om ikke at overstige 6 % årligt. Indsatsområde: Kvalitet i eget arbejde og trivsel Kvalitet i eget arbejde og trivsel. Sikre at man får de nødvendige tilbagemeldinger på udført arbejde (vi har distanceledelse). Muligheden for at tilrettelægge sin egen arbejdstid mere fleksibel, så det skaber sammenhæng mellem arbejdet og privatlivet. Forbedre resultatet i forhold til vores miniundersøgelse 2012. Ultimo 2013 at udsende det samme spørgeskema. 2013 Vi er startet i boformen med indførelse af egenkontrol efter INSTA principperne. Resultatet drøftes på de enkelte matrikler, og gråzoner som vi kan lære af, drøftes på personalemøderne. På den måde sikrer vi ensartet rengøring i alle boformerne. Den metode bruger vi også i Frit valg gruppen. Muligheden for at tilrettelægge egen arbejdstid drøftes i arbejdsmiljøgruppen, som kommer med et udspil, som skal drøftes på personalemøderne i 2014. Status 2014: Muligheden for at tilrettelægge egen arbejdstid er drøftet, og det har resulteret i at medarbejderne i dag kan flekse i løbet af dagen, blot de når dagens samlede timetal. Medarbejderne er meget glade for den nye fleksibilitet, som gør det nemmere at få 10

arbejdsliv og privatliv til at hænge sammen. Indsatsområde: Uddannelsesprojekt Afslutning af Uddannelsesprojekt i samarbejde med FOA. Fra ufaglært til faglært serviceassistent. 90 % af alle ansatte i Servicekorpset er faguddannede serviceassistenter. 2013-2015 Vi har holdt vores målsætning om at 90 % af alle ansatte er faguddannede serviceassistenter. Vi uddanner forsat medarbejdere i Servicekorpset. Indsatsområde: Kommunikation Kommunikation Personalet er velunderrettet om de aktiviteter, der er i gang, og at de læser vores referater og anden kommunikation, der kommer ud i organisationen. Personalet skal have IT-adgang på hver base, så de selv kan hente oplysninger fra Kjukken. 2013-2014 Vores eget personaleblad udkommer efter hvert LMU-møde det indeholder referater og relevante nyheder. Alle medarbejdere har mulighed for at komme på Kjukken i deres pauser, da vi har IT-udstyr stående på alle vores baser. Indsatsområde: Synliggørelse af nye kompetencer Synliggørelse af nye kompetencer. Medarbejdernes nyopnåede kompetencer fra deres uddannelse som serviceassistenter skal profileres med henblik på at indgå i et tværfagligt samarbejde med de andre faggrupper. 2013-2015 Vi har udarbejdet en pjece over de kompetencer, vi har i Servicekorpset og hvilke arbejdsopgaver vi kan varetage. 11

BILAG 2 LEDELSESGRUNDLAGET Som ledere i Køge Kommune løfter vi velfærdsudfordringen Vi skaber VELFÆRD PÅ NYE MÅDER gennem innovation og ved konstant at optimere brugen af ressourcer både de menneskelige, økonomiske og tekniske. går vi efter resultater og effekter Vores slutmål er at skabe gode rammer for borgernes liv. Det opnår vi ved konkrete målsætninger for vores arbejdspladser og ved at følge op på resultaterne. fokuserer vi på kerneopgaven Vi stiller hele tiden skarp på, hvad vores kerneopgave er. Vi er på forkant, følger udviklingstrends og planlægger den daglige drift med øje for morgendagens udfordringer og muligheder. arbejder vi med social kapital Vi er opmærksomme på, hvor vigtig medarbejdernes oplevelse af tillid, retfærdighed og samarbejde er. Social kapital er afsæt for, at vi kan have gode effektive og attraktive arbejdspladser og dermed skabe gode rammer for borgerne. er vi kommunikerende Vi har en vigtig rolle som formidlere ud i organisationen og til omverdenen i øvrigt. Derfor udøver og udvikler vi vore færdigheder og prioriterer kommunikation i dagligdagen. udvikler vi os Vi arbejder konstant med at udvikle vores personlige lederskab ud fra den konkrete kontekst, vi arbejder i. Som leder i Servicekorpset Vi bruger ny teknologi i udførelsen af vores arbejde, hvor det er mere hensigtsmæssigt og hjælper os i det daglige. Eks. robotstøvsugere og PDA som dokumentation for udført arbejde. Vi tilstræber at vores borgere har den samme hjælper. Vi bruger egenkontrol som læringsværktøj, derved bliver vores arbejde udført i ensartet kvalitet. Vi har uddannet serviceassistenter, som har fokus på kerneopgaven. Vi har nedsat nogle arbejdsgrupper, der skal have fokus på at udvikle vores kerneopgave, så vi går styrket ind i fremtiden. Vi udarbejder en årlig måling af temperaturen på den sociale kapital. Vi involverer medarbejderne hvis der er ændringer i deres arbejde. Vi drager omsorg for den enkelte medarbejder. Vi udgiver vores personaleblad fejebladet hver 6. uge, det indeholder referater og andet information. Vi sender nyhedsbreve ud til vores borgere. Vi deltager i temadage i ledelse. Vi deltager i lederudvikling. Vi har fokus på ledelse i Servicekorpset.