3. Beskrivelse af underliggende forretningsgange Forretningsgang 1: Nye anskaffelser 1. Indledning Nærværende afsnit er rettet mod opmærksomhedspunkter og de nye arbejdsgange, der skal være på plads i institutionens regnskabsinstruks ved overgangen til nye regnskabsprincipper. Hensigten med afsnittet er primært at give inspiration til beskrivelsen af de nye forretningsgange for nye anskaffelser, der følger af reformen. Alle forhold er ikke nødvendigvis relevante for den enkelte institution, men beskrivelserne kan anvendes som inspirationskilde efter behov. I regnskabsinstruksen skal følgende procedurer ved nye anskaffelser som et minimum være på plads: Overordnede retningslinier for nyindkøb og aktivering af anskaffelser Indkøbsprocedure: Bestilling, indstilling og orientering. Bilagshåndtering: Følgesedler og fakturaer. Procedurer ved aktivering eller udgiftsføring af nyindkøb. Regnskabsmæssige rutiner vedrørende registrering, kontering og afstemning. Ledelsesmæssige beslutninger: Overordnede retningslinier Det er vigtigt, at de ledelsesmæssige beslutninger er afklaret, før de egentlige beskrivelser udarbejdes. Det er således ledelsen, der tegner de overordnede retningslinier for nyindkøb og sikrer, at skøns- og tvivlsspørgsmål er besvaret på forhånd. De resterende procedurer fremgår af nedenstående flow-chart. Det mest centrale ved overgangen til omkostningsbaserede regnskabsprincipper er, hvorvidt en ny anskaffelse skal aktiveres (balance) eller udgiftsføres (drift). Samtidig kan de regnskabsmæssige rutiner - som eksempelvis registrering - ændres som følge af reformen. Indkøbsproceduren og bilagshåndteringen er angiveligt beskrevet i instruksen forvejen, men reformen kan give anledning til at revurdere arbejdsgangene forbundet hermed. 2. Regelgrundlag Regelgrundlaget for aktivering af nyanskaffelser kan findes i ØAV-regelsættet og bør kort fremgå af regnskabsinstruksen: Indregning af aktiver: www.oav.dk/sw3639.asp Værdiansættelse: www.oav.dk/sw3641.asp Forbedringer og vedligeholdelse: www.oav.dk/sw3643.asp Afskrivning: www.oav.dk/sw3645.asp Bunkning: www.oav.dk/sw3651.asp Registrering: www.oav.dk/sw3806.asp, www.oav.dk/sw3395.asp, www.oav.dk/sw3561.asp 8
3. Flow-chart: Nye anskaffelser Nedenstående flow-chart beskriver tre faser, der består i henholdsvis indkøbsprocedure, bilagshåndtering og ikke mindst aktivering af aktiver (eller udgiftsføring). I figuren lægges vægt på funktionsadskillelsen mellem den aktivitetsansvarlige (disponent), den budgetansvarlige (kontrol) og regnskabsfunktionen (bogføring). 3.1 Indkøbsprocedure Den første fase består i indkøbsproceduren, der resulterer i en købsordre til en given leverandør. Proceduren omkring nyindkøb af varer er baseret på institutionens egne regler for orientering, indstilling og bestilling i henhold til almindelige bemyndigelser. Disse forhold er sandsynligvis på plads i forvejen, men regnskabsreformen (og andet - såsom elektronisk fakturering) kan give anledning til at revurdere og ændre indkøbsproceduren. 3.2 Bilagshåndtering Den anden fase retter sig mod bilagshåndtering, der vedrører arbejdsgangen omkring modtagelse af nyindkøbte varer og kontrol og godkendelse af følgesedler og fakturaer. Som i den første fase vedrører dette strengt taget ikke regnskabsreformen, men arbejdsgangene skal være beskrevet i den endelige regnskabsinstruks. Ved modtagelsen af en given vare skal denne kontrolleres og sammenholdes med følgesedlen. Fakturaen skal endvidere godkendes og afstemmes med følgesedlen (kontrol af om leverancen har fundet sted). Den endelige bogføring kan imidlertid først foretages, når det er afgjort, hvorvidt der er tale om aktivering af nye anskaffelser: 3.3 Aktivering eller udgiftsføring I henhold til de nye omkostningsbaserede principper skal det besluttes, om et nyindkøb skal aktiveres eller udgiftsføres. Det centrale i denne fase er, hvorvidt de formelle regler for aktivering af aktiver er opfyldt og hvordan et givent nyindkøb i så fald skal aktiveres. Der er således to muligheder: (i) Aktivering: Følgende skal være på plads: Det skal sikres, at de formelle regler for aktivering er overholdt. Med henblik på at få registreret nyindkøbet korrekt skal beslutningen om aktivering således være baseret på reglerne i ØAV (se 2. ovenfor). Det skal afgøres om nyindkøbet skal aktiveres som et selvstændigt aktiv, et bunket aktiv eller eventuelt som en forbedring af et eksisterende aktiv. I tilfælde af forbedringer skal dette registreres i anlægsmodulet i økonomisystemet. Hvis institutionen har frivillige bunker, skal forretningsgangene omkring og reglerne for disse være på plads i instruksen. Ved aktivering af nye selvstændige aktiver skal afskrivningsprofilen fastlægges ud fra gældende retningslinier og regnskabsfunktionen skal orienteres herom. (ii) Udgiftsføring Udgiftsføres som drift (evt. periodisering). 9
Hvis et nyindkøb ikke skal aktiveres som led i omkostningsbaserede regnskabsprincipper skal det muligvis inventarregistreres på almindelig vis i henhold til institutionens egne retningslinier. Disse retningslinier bør ligeledes fremgå af regnskabsinstruksen. Regnskabsfunktionen registrerer og bogfører i økonomisystemet efter forudgående angivelse af kontering i begge tilfælde. Det skal fremgå klart af instruksen, hvordan aktivering og udgiftsføring håndteres i praksis og dermed hvem, der ansvaret for de enkelte procedurer. Nedenstående flow-chart viser de tre faser. 10
Nye anskaffelser Indkøbsprocedure Bilagshåndtering Aktivering eller udgiftsføring Indstilling Orientering Bestilling af anskaffelse Modtagelse af anskaffelse Modtagelse faktura Alm. inventarregistrering Aktivitetsansvarlig Afstemning: Anskaffelse og følgeseddel Godkendelse følgeseddel Vurdering af regelsæt for aktivering Aktivering Fastlæggelse af afskrivningsprofil og angivelse af kontering Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Godkendelse Godkendelse faktura Afstemning: Følgeseddel og faktura Udgiftsføring Oprettelse i anlægsmodul Bogføring 11
4. Tjekliste til regnskabsinstruks Den følgende tjekliste er primært er rettet mod de nye forretningsgange, der følger af den omkostningsbaserede regnskabsreform. Hovedpunkterne omfatter de nye kontroltiltag, der kan komme på tale i forbindelse med overgangen til drift, samt de organisatoriske forhold, der skal være på plads for at opfylde reformens regelsæt. Sidst, men ikke mindst, angives en række gode råd og anbefalinger, der forhåbentlig kan lette overgangen, herunder udfærdigelsen af en ny instruks. Som et minimum skal svarene på nedenstående spørgsmål være beskrevet i tillægget til regnskabsinstruksen. Nye kontroltiltag Organisatorisk / i praksis Hvem godkender og kontrollerer håndteringen af nyindkøb og hvor ofte foretages denne kontrol? Hvem fastsætter og ajourfører de overordnede retningslinier? Hvor ofte skal den budgetansvarlige inddrages i forretningsgangene? Skal reglerne for bestilling, indstilling, orientering og bilagshåndtering være som hidtil? Hvem træffer beslutning om, hvorvidt et nyindkøb skal aktiveres som et selvstændigt, bunket eller forbedrende aktiv - eller udgiftsføres? Hvem vurderer, om der er tale om en væsentlig forbedring og ikke blot vedligeholdelse? Hvem godkender vurderingen? Hvem fastlægger afskrivningsprofil, dvs. levetid og afskrivningsmetode for nyindkøbte aktiver? Hvis institutionen har frivillige bunker skal forholdende omkring disse være beskrevet in instruksen: Hvem har ansvaret for hvilke forhold og hvornår? Hvem godkender aktiveringen og afskrivningsprofilen? Hvem giver besked til Regnskabsfunktionen om nyindkøb, der skal henholdsvis aktiveres eller udgiftsføres i henhold til reglerne ovenfor? Hvem giver Regnskabsfunktionen besked om den nærmere kontering (forbedring af eksisterende aktiv, bunkede aktiver mv.)? Hvem foretager registrering og ajourføring i anlægsmodul etc.? Alternativt bogføres direkte i anlægskartotek via kreditormodul (Husk, at institutionen kan have opstillet interne regler for almindelig inventarregistrering. Denne inventarregistrering indebærer ikke nødvendigvis aktivering). Hvem foretager den samlede kontering? 12
Anbefalinger Konstruér et skema, der angiver, hvilken type aktiver institutionen har i forhold til klassifikationen, herunder bunker. Konstruér flow-charts over arbejdsgangen ved nyindkøb. Det kan stærkt anbefales at gøre det detaljeret så de enkelte bunker mv. fremgår. Lav fakturabilag, der medfølger ved fremsendelse af godkendt faktura til Regnskabsfunktionen. Det kan fremgå af bilaget, om der er tale om aktivering af selvstændige aktiver, forbedringer, bunkede aktiver mv. dvs. med angivelse den af præcise kontering. 5. Eksempel på beskrivelse Nedenstående udgør et konkret eksempel på en forretningsbeskrivelse i en instruks, hvori ovenstående spørgsmål er besvaret: Ny forretningsgang for kontering af nyanskaffelser Nye principper for kontering af anskaffelser vedrører primært følgende grupper anlægsaktiver: Købte IT-licenser Produktionsanlæg og maskiner Transportmateriel Inventar og IT udstyr Instruksen indeholder ikke anskaffelser af bygninger, bygge- og IT-projekter. Anskaffelser, der skal aktiveres, værdiansættes til kostpris, hvilket omfatter købsprisen tillagt de udgifter, der er forbundet med anskaffelsen. Anskaffelser aktiveres generelt ved ibrugtagning. Der sondres mellem tre kategorier af anskaffelser, der skal aktiveres: a. Alle anskaffelser med en kostpris på 50.000 kr. (ekskl. moms) eller derover og en forventet levetid på mere end et år betragtes som selvstændige aktiver og skal aktiveres med et selvstændigt anlægskort i anlægsmodulet i økonomisystemet. Selvstændige aktiver afskrives lineært over deres levetid, jf. værdiregulering af aktiver nedenfor. b. Anskaffelser, hvis kostpris er under 50.000 kr. (ekskl. moms) skal aktiveres, hvis de kan tilføres en af den eksisterende bunke i XX. Denne bunke af ensartede aktiver er samlet set registreret på ét anlægskort i økonomisystemet. En anskaffelse aktiveres således ved at tilføre aktivets kostpris til bunkens samlede værdi. Bunken afskrives efter saldometoden, jf. værdiregulering af aktiver nedenfor. I XX anvendes følgende bunke: (i) Obligatorisk bunke af IT-udstyr Bunken af kontoradministrativt IT-udstyr defineres som det faste udstyr, der indgår i institutionens `IT installation. Bunken vil typisk indeholde faste PC arbejdsstationer, bærbare PC ere (i det omfang de finder anvendelse som faste arbejdsstationer), skærme, personlige printere, netværksprintere, RAM, drev, servere, scannere og andet hardware, der indgår i institutionens IT-installation. Bunken af kontoradministrativt IT-udstyr omfatter ligeledes aktiver tilknyttet institutionens IT infrastruktur, herunder switches, krydsfelter etc. I det omfang de kan værdiansættes som enkeltbestanddele og den enkelte del har en kostpris på under 50.000 kr. 13
Inventar og andet IT-udstyr, som har en selvstændig værdi på over 50.000 kr. aktiveres som selvstændige aktiver og indgår ikke i bunken. c. Anskaffelser til eksisterende aktiver aktiveres, hvis de forbedrer dette aktivs funktionalitet eller levetid og det kan påvises, at graden af målopfyldelse ved aktivets anvendelse vil forøges som følge af afholdelse af de pågældende udgifter. Ved aktivering oprettes et nyt anlægskort eller forbedringen oprettes som et underanlæg til hovedanlægget i økonomisystemet afhængigt af om forbedringen forlænger aktivets levetid eller ej. I særlige tilfælde udgør en anskaffelse over 50.000 kr. (ekskl. moms) en forbedring af et eksisterende aktiv. En sådan forbedring betragtes som et selvstændigt aktiv med eget anlægskort i økonomisystemet. Ved oprettelse / nedlæggelse af nye bunker henvises til værdiregulering af aktiver. Eksisterende bunker er bindende i den forstand, at de altid skal benyttes ved tilgang af nye aktiver, der per definition kan placeres i den pågældende bunke. Ansvarsfordeling og procedure Forvaltning af anskaffelser, der skal aktiveres omfatter dels disponering og dels godkendelse af udgiftsbilag (interne og eksterne). Ansvarsfordelingen på området er som hidtil, jf. Regnskabsinstruksen kapitel 2. Som noget nyt vil der fremover blive anvendt et nyt stempel på udgiftsbilagene, hvor afdelingerne skal påføre en række nye oplysninger om anskaffelsens type og karakteristika. Stemplet, som fremover påføres alle udgiftsbilag, ser ud som følger: Delregnskab: Stedkode: Spec.nr.: Aktivering af anskaffelsen(ja/nej)?: Hvis ja Er der tale om et selvstændigt aktiv, hvor der skal oprettes et nyt anlægskort(ja/nej)?: Hvis ja Afskrivningshorisont (år): Hvis nej Angiv hvilke anlægskort anskaffelsen skal registreres under: [som hidtil] [som hidtil] [som hidtil Akt.nr.] Registrering af aktiver Som anført i regnskabsinstruksen kapitel 2 føres der fortegnelser over XXs beholdninger af aktiver til varigt brug. Bilag V indeholder en detaljeret oversigt over hvilke organisatoriske enheder, der har ansvaret for registrering og ajourføring af fortegnelser over de respektive aktiver og bunker af aktiver. 14
Samling af kunstværker og identificeret kulturarv m.v. er registreret, men ikke medtaget i åbningsbalancen (aktiveret). Ansvarsfordelingen i forhold til registrering af aktiver er som følger: A har ansvaret for føring af fortegnelser over inventar, transportmateriel og materiel til kontorbrug. A har dermed ansvaret for registrering af nyerhvervede aktiver af ovenstående typer og forestår ajourføring af fortegnelserne over disse. Endvidere har A ansvaret for, minimum en gang årligt, at kontrollere om værdierne er til stede og om der sker en rimelig udnyttelse af disse. B har ansvaret for føring af fortegnelser over XXs IT-hardware og standardsoftware. Fortegnelsen over IT-hardware fremsendes til den relevante budgetansvarlige, der i samråd med B løbende vurderer behovet for udskiftninger af XXs IT-hardware. C har ansvaret for føring af fortegnelse over ikke-standardsoftware i XX (produktionssystemer og eksterne systemer). Det vil sige, at C har ansvaret for registrering af nyerhvervet ikke-standardsoftware, ligesom C forestår ajourføring af disse fortegnelser. 15