Konteringsvejledning AU HR 2016 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For HR er det 5798000420311. Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For HR er stednummeret altid 9301, og delregnskab nr. 1. 3. Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Disse principper kan du læse mere om her: (link til hjemmesiden) Side 1 af 7
Vigtige informationer gældende for hele HR EAN Nummer: 5798000420311 Stednummer: 9301 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, kristian.ulriksen@au.dk Indhold 1. HR, Kontering ved enheder... 3 1.1 Stab og fælles... 3 1.2 Udvikling og arbejdsmiljø... 4 1.3 Kursusvirksomhed... 5 1.4 Personalejura... 6 1.5 Lønkontoret og HR-IT... 7 Side 2 af 7
1. HR, Kontering ved enheder 1.1 Stab og fælles Enhedsnr.: 6300 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51707 Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54403 Signatur 54492 Kompensation TR 54493 USM midler TR 55402 Advokatbistand mv. 55403 ESDH 55404 HR IT konsulentydelser 55405 SLS konsulentydelser Projekt 19504 HR STAB og fælles Projekt 19512, HR Stab - særlig drift Projekt 19523, HR Kompensation TR, USM - PF Særlige konsulentydelser Projekt 19520, HR Stab, konsulentydelser Side 3 af 7
1.2 Udvikling og arbejdsmiljø Enhedsnr.: 6033 Projekt 19505 HR Udvikling og Arbejdsmiljø 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt 19513, HR Udvikling og arbejdsmiljø - særlig drift 54411 Medarbejderintroduktion 54412 Elevkoordinator 54450 MUS Koncept 54451 Fælles journalarkiv 54452 Psykisk APV 54453 Ligestilling og mangfoldighed 54454 Fysisk APV 54455 Arbejdsmiljøkurser, temadage 54456 Sikkerhedsrådgivere 54457 Kemisk arbejdsmiljø 54458 HSU, LSU, ASU 54459 Psykologisk rådgivning 54460 Implementering af personalepolitik 54461 Karriereveje 54462 DHL Side 4 af 7
1.3 Kursusvirksomhed Enhedsnr.: 6033 AktivitetsnummerNavn Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54420 Forskningslederuddannelsen 54421 Lederudvikling adm. funk. chefer 54422 Lederværktøjskurser 54423 Individuelle forløb 54424 Proceskonsulentuddannelse 54425 Administrative teamledere m.fl. 54426 Projektuddannelser Projekt 19506 HR Kursusvirksomhed Projekt 19514, HR Kursusvirksomhed - særlig drift Projekt 19515, HR Kursuskatalog - særlig drift 54430 IT kurser 54431 Samarbejde, kommunikation og udviklingskurser 54432 Sprogkurser 54433 Trivsel og arbejdsmiljøkurser 54434 CLP kurser 54435 Intensivt engelskkurser Side 5 af 7
1.4 Personalejura Enhedsnr.: 6030 AktivitetsnummerNavn Løn til månedslønnede administrative 51401 TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) 54470 Valg til kollegiale organer 54471 PJ Kursus, temadage Projekt 19508, HR Personalejura Projekt 19518, HR Personalejura - særlig drift Side 6 af 7
1.5 Lønkontoret og HR-IT Enhedsnr.: 6012 Projekt 19509, HR Løn og HR-IT AktivitetsnummerNavn 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer 51704 Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer 52402 PeopleXS licenser 52403 AUHRA licenser 52404 Scanjour-licens 52410 Timelønsystem 52411 SLS udgift 54480 HR-Løn kurser 54485 Timelønssystem kurser Projekt 19511, HR Løn og HR-IT - IT systemer Projekt 19519, HR Løn og HR-IT - særlig drift Side 7 af 7