Boligselskabet BSB Svendborg Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 20. oktober 2015 kl. 16.30 i Domea.dk, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Velkomst - Orientering fra formanden... 3 2 Status for projekterne... 3 3 Overordnet tidsplan... 3 4 Skæringsdato... 3 5 Udlejning til Jobcenter Svendborg... 4 6 Forhold omkring indskud ved fraflytning og genhusning... 4 7 Venteliste, ændring af tildelingskriterier pga. renovering... 4 8 Genhusning i anden afdeling... 4 9 Råderetssager (individuel) i nuværende bolig... 5 10 Model for orientering af beboere i kommende fase... 5 11 Tildelingskriterie for sammenlagt bolig efter renovering... 5 12 Nedsættelse af byggeudvalg... 5 13 Ansættelse af genhusningskonsulent... 6 14 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Karsten Berg, næstformand Morten Byder Bodil Pers Flemming Pedersen Kirsten Schang Frank Poulsen Brian Andersen (medarbejderrepræsentant) Svend Hviid Mogensen (Udpeget af Domea) Ruth Jørgensen 1. suppleant Karin R. Rasmussen 2. suppleant - Afbud Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef - Afbud Martin Skytte, Kundechef Karsten Pedersen, Byg Hans C. Sørensen, Byg Hanne Flø Stig, Byg Pernille Poulsen, Servicekoordinator Claus B. Magnussen, Mesterassistent (7502) Ejvind Dahl Nørregaard, Mesterassistent (7504) Side 1 af 6
Afdelingsbestyrelse 7502 Afdelingsbestyrelsen 7504 Tina Petersen - Afbud Alice Hansen Andreas Jensen Torben Nielsen 1. suppleant Erik Fransson 2. suppleant Jeanet Weber Larsen - Afbud Jytte Liescher Søren Mortensen - Afbud Ulla Lillethorup - Afbud Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 4. november 2015 Side 2 af 6
1 Velkomst - Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Svend Erik Johansen bød velkommen til mødet, og en speciel velkommen til Hanne Flø Stig fra Domea.dk Byg. Svend Erik Johansen orienterede om, at afdelingsbestyrelserne og ejendomspersonalet for afdeling 7502 og 7504 også er inviteret, da mødet omhandler renoveringen af afdelingerne. 2 Status for projekterne Hans Sørensen orienterede om, at Landsbyggefonden (LBF) har godkendt renoveringsprojektet den 8. oktober 2015. Hans Sørensen orienterede om, at for afd. 7502 er Rambøll A/S valgt som totalrådgiver med C&W Arkitekter A/S som underrådgiver, og i afd. 7504 er Dominia A/S valgt som totalrådgiver med C&W Arkitekter A/S, som underrådgiver. Dette er godkendt på mødet i organisationsbestyrelsen den 16. september 2015. 3 Overordnet tidsplan Hans Sørensen orienterede om, at der fra nu af og til årsskiftet, vil ske forskellige registreringer og undersøgelser for miljøfarlige stoffer. Der bliver behov for adgang til nogle forskellige lejligheder. Der aftales nærmere med Brian Andersen om dette. Den enkelte beboer vil blive varslet i h.t. gældende regler. Udbudsfasen bliver længere end forventet, pga. af ny lovgivning. Den fysiske opstart bliver i eftersommeren 2017. Workshops og arbejdsgrupper skal sammensættes snarrest. Man forventer opstart i afd. 7502 og ca. et kvartal efter, går man i gang i afd. 7504. Hans Sørensen arbejder på et nyhedsbrev til beboerne i de berørte afdelinger. Dette forventes udsendt i november måned. 4 Skæringsdato Stop for udlejning / udlejning på midlertidige kontrakter hvornår? (opsigelsesperiode neutraliseres) Karsten Pedersen orienterede om, at man påtænker at stoppe for udlejning i begyndelsen af 2016. Renoveringen vil starte i en hel blok af gangen. Der er ca. 35 boliger i en blok i afd. 7504 og ca. 25 boliger i afd. 7502. Overordnet plan for nødvendigt antal genhusningsboliger er under udarbejdelse. Ud fra tidligere fraflytningsprocenter viser statistikken, at et stop for udlejningen skal forventes min. 1. år før opstart. Hans Sørensen og Martin Skytte Side 3 af 6
vurderer hvornår endelig tidspunkt skal være, efter aftale med de tekniske rådgivere om behovet for genhusningsboliger. Endelig beslutning om skæring tages på organisations det første bestyrelsesmøde i det nye år 2016. Afdelingerne vil ikke blive belastet med tomgang, udgiften hører ind under byggesagen. 5 Udlejning til Jobcenter Svendborg (flygtninge) hvor mange? Der er pt. udlejet 11 boliger til flygtninge. 7 i afd. 7504 og 4 i afd. 7502. Jobcenteret har fået tilbudt 51 boliger i alt, men har kun sagt ja til de 11. Der er flere fordele ved vores aftale med Jobcenter Svendborg, som bl.a. er: 1. Vi har kun to måneders opsigelse. 2. Ingen genhusningsforpligtelse. 3. Det er Jobcenter Svendborg som står på lejekontrakterne. 4. Tolk bliver stillet til rådighed såfremt det bliver nødvendigt. Bestyrelsen var enig om fortsat at tilbyde udlejning til Jobcenter Svendborg. 6 Forhold omkring indskud ved fraflytning og genhusning En lejer betaler den husleje de har været vant til, uanset genhusningslejlighedens størrelse, og lejeren betaler ikke for istandsættelse af den fraflyttede lejlighed, heller ikke selvom en beboer vælger at flytte væk fra afdelingen. Hvis et indskud evt. bliver højere, når en beboer vender tilbage til sin renoverede lejlighed, skal der betales for en evt. difference. Der bliver lavet klare regler for, hvordan forbrug skal betales i genhusningsperioden, disse regler bliver forelagt organisationsbestyrelsen til godkendelse af Hans Sørensen. 7 Venteliste, ændring af tildelingskriterier pga. renovering Der hvor 2 lejligheder bliver sammenlagt, vil det blive den person med længst anciennitet der bliver tilbudt den nye lejlighed. Genhusningsbeboeren rykker foran den alm. venteliste. Det skal vurderes nærmere hvorledes oprykningsventelisten behandles. Der kom et spørgsmål til, hvad der skal ske med de lukkede altaner i afd. 7504, som beboerne selv har sørget for at opsætte dag (forsatsvinduer). Hans Sørensen oplyste at de nuværende vil blive fjernet, og ikke kan genanvendes. Der kan udarbejdes forslag til nye afskærmende partier, som beboerne kan tilkøbe i forbindelse med renoveringen. Der kan evt. gives kompensation for de gamle. 8 Genhusning i anden afdeling Bestyrelsen besluttede, at en beboer først og fremmest skal genhuses i egen afdeling, hvis dette ikke er muligt kan der også genhuses på tværs af afdelingerne. Side 4 af 6
En beboer tilbydes 2 genhusningssteder, hvis ingen af stederne ønskes, er det beboerens egen opgave at finde et sted at bo. 9 Råderetssager (individuel) i nuværende bolig Der er etableret ét køkken i Afd. 7502 under den individuelle råderet. Der er etableret ét køkken i Afd. 7504 under den kollektive råderet. Projektet vil kompensere for dette i forbindelse med gennemførelsen af helhedsplanen. Dette blev taget til efterretning af bestyrelsen. 10 Model for orientering af beboere i kommende fase Model for orientering af beboere i fasen indtil egentlig beboerinddragelse Hans Sørensen mente ikke, at der var behov for fællesmøder/afdelingsmøder, på nuværende tidspunkt. Hans Sørensen foreslog i stedet, at lave nyhedsbrev til beboerne, med kort beskrivelse af hvad beboerne skal forvente der sker i den kommende periode. Nyhedsbrevet vil også blive brugt til at beskrive kommende møder med beboerdeltagelse. Bestyrelsen syntes, at dette var en god ide, dog må nyhedsbreve ikke omdeles tirsdage og fredage, da der også bliver omdelt reklamer de dage, og man er bekymret for, om et nyhedsbrev vil blive smidt ud sammen med reklamerne. 11 Tildelingskriterie for sammenlagt bolig efter renovering Tildelingskriterie for sammenlagt bolig efter renovering mellem 2 tidligere beboere. Det blev generelt besluttet for pkt. 6-11, at Hans Sørensen arbejder videre ud fra ovennævnte og Domea.dk generelle regler for genhusning, og på det første organisationsbestyrelsesmødet i det nye år 2016 fremlægger genhusningsvejledning til godkendelse. 12 Nedsættelse af byggeudvalg Hans Sørensen orienterede om, at byggeudvalget er den gruppe der er medbestemmende i, hvordan byggeriet kommet til at se ud, og hele tiden vil blive orienteret om ændringer eller andre vigtige elementer. Hans Sørensen får behov for dette udvalg allerede fra omkring november 2015, og indtil byggeriet står færdigt. Fra projekteringsstart og ca. et års tid frem, forventes det, at der vil blive møde ca. 1 gang om måneden. Der skal være et byggeudvalg fra både afdeling 7502 og 7504. Byggeudvalget er det overordnede udvalg, men der vil også blive nedsat underudvalg bestående af beboere. Svend Hviid Mogensen foreslog 5 personer i hvert byggeudvalg og driftsfolk. Desuden deltager repræsentant fra Servicecentret, de tekniske rådgivere og Hans Sørensen. Det blev besluttet at Karsten Berg deltager i begge udvalg. Afdelingsbestyrel- Side 5 af 6
serne har hver især til opgav, at meddele, inden den 23. november 2015, hvem de ønsker, at have siddende i byggeudvalget for hver deres afdeling. 13 Ansættelse af genhusningskonsulent Der er brug for en genhusningskonsulent ca. 1 år før byggeopstart. Lønnen til en sådan kommer fra byggeprojektet, og midlerne er afsat i budgettet. Der er brug for en genhusningskonsulent i hele byggeperioden. Brian Andersen foreslog, at de kunne mestre opgaven, da de har et rigtig godt kendskab til beboerne i begge afdelinger, de får også frigivet noget tid i renoveringsperioden, da mange lejligheder er under renovering, og mange ny renoverede lejligheder ikke kræver hjælp af ejendomspersonalet. Byg (Hans Sørensen, Karsten Pedersen), organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne syntes ideen/forslaget lød spændende. Denne model er ikke prøvet før. Byg arbejder videre med ideen sammen med ejendomspersonalet. Oplæg til løsning af genhusningsopgaven fremlægges på organisationsbestyrelsens næste møde. 14 Eventuelt Frank Poulsen udtrykte sin ærgrelse over, at afd. 7502 ikke er med i den boligsociale helhedsplan, og om dette ikke endnu engang kan ombestemmes. Da det allerede har været til afstemning 2 gange, er det ikke muligt af få det til afstemning igen. Det er vigtigt at huske, at den fysiske helhedsplan og boligsociale helhedsplan ikke har noget med hinanden at gøre, det er 2 forskellige projekter. Martin Skytte takkede for engagerede medarbejdere, og bestyrelserne for det store fremmøde. Frank Poulsen spurgte om renoveringen havde noget at gøre med råderetten. Det blev oplyst at råderetten ikke anvendes i forbindelse med renoveringen. Referat godkendt: Svend Erik Johansen Formand Svendborg den 4. november 2015 HS/MSK/pp Side 6 af 6