DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON HVORDAN AFGIVES SAMLET TILBUD VED ET SAMLET UDBUD BRUG AF TILBUDSSAMLELISTEN Denne vejledning belyser ved eksempler hvorledes tilbudssamlelisten skal benyttes og udfyldes. Vejledningen er en støtte til forståelse af den juridisk gældende tekst i Bestemmelser om udbud og tilbud for hvert enkelt hovedområde.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 2 AF 9 HVORDAN AFGIVES TILBUD PÅ SAMLET VEDLIGEHOLDSUDBUD Al tilbudsgivning starter med at tilbudsgiver beregner sin tilbudspris for de enkelte entrepriser, på de til entrepriserne hørende tilbudslister. Tilbudsprisen angiver hvad tilbudsgiver vil udføre arbejdet for, hvis han kun får overdraget denne ene entreprise. For at afgive tilbud skal tilbudsprisen overføres til tilbudssamlelisten. Tilbudssamlelisten sikkerhedsbeskyttelse Tilbudssamlelisten er en excel fil, med navnet TBSL-GEN_2013-08-30. Tilbudssamlelisten indeholder makroer, og vil ikke umiddelbart kunne fungere efter at den er hentet hjem fra Vejdirektoratets Leverandørportal. I Microsoft Office 2007 vil der blive vist en sikkerhedsadvarsel "Makroer er deaktiveret". Er pc'en virusbeskyttet kan man under indstillinger aktivere makroen. Dette gør det muligt at angive flere tilbudskombinationer end der umiddelbart vises på skærmen. Tilbudssamlelisten er skrivebeskyttet, bortset fra de felter, hvor der skal anføres data. På tilbudssamlelisten anføres Tilbudsgivers CVR-nummer og Navn.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 3 AF 9 Dette er den entydige definition, der følger tilbuddet gennem tildelingsfasen. Tilbudssamlelisten filtrering Tilbudssamlelisten omfatter 99 enheder, som der kan afgives enkelttilbud på. Man kan filtrere i tilbudslisten, og ved hjælp af de små piletaster begrænse visningen til de entrepriser eller geografiske områder man er interesseret i. Vælges fx det geografiske område "Syddanmark" vises kun entrepriser fra dette område. Bemærk at en enkelt BYG-BTV entreprise er beliggende både i Norddanmark og Syddanmark, og derfor geografiske angivet som Vestdanmark.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 4 AF 9 Tilbudssamlelisten udfyldelse med enkelttilbud og samlede tilbud (kombinationer). I kolonne for enkelttilbud anføres prisen fra tilbudslisten. Det betyder, at man afgiver tilbud på hver enkelt af entrepriserne til den anførte pris. I Kolonnerne til venstre for tilbudsprisen kan man se hvor stor procentdel af entreprisen Vejdirektoratet regner med vil skulle udføres i hvert af de 4 år. Tilbudsgiver er dog ikke forpligtet til at overtage flere entrepriser end svarende til den maksimalt ønskede årligt beregnede kontraktsum, som tilbudsgiver kan anføre længere nede på tilbudssamlelisten. Tilbud på enkelt tilbud Maksimal årlig kontraktsum
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 5 AF 9 Hvis tilbudsgiver ønsker at give rabat ved samlet overdragelse af flere entrepriser, udfylder tilbudsgiver kombinationerne til højre for enkelttilbud. Man kan afgive tilbud på lige så mange kombinationer som man vil. Der er i regnearket fortrykt 4 kolonner til kombinationer. Hvis det ikke er nok, trykker man på feltet "Flere kombinationer" og straks bliver der gjort plads til yderligere 5 kombinationer. Dette kan gentages! BEMÆRK: Når man danner flere kombinationer, må regnearket ikke samtidigt være filtreret. DVS. at filtreringspiletasterne skal være sat til "Fjern filter fra området", inden der dannes nye kombinationer. Kombinationerne afgives ved at markere med "Ja" i feltet ud for de entrepriser, der skal indgå i kombinationen, og nedenunder kombinationen angive den rabat der gives på de tilbudte priser. Der kan ikke afgives tilbud med større rabat end 20 %. Tilbudskombination omfatter her "AS-ND-N, AS-NS-S, AS-SD og AS-ND-S-2014-4", og der gives en samlet rabat på 5 %. Denne kombination nr. 2 opfattes derefter som ét tilbud til en pris af 292.187.700 kr. Tilbudsgiver har nu afgivet 16 enkelttilbud og 4 samlede tilbud, i alt 20 forskellige tilbud.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 6 AF 9 Tilbudssamlelisten udfyldelse af begrænsning i kapaciteten Herefter kan tilbudsgiver anføre hvor mange entrepriser tilbudsgiver har kapacitet til at overtage eller er interesseret i at overtage. Kapaciteten udtrykkes ved den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum, tilbudsgiver ønsker at indgå kontrakt om. Beløbsgrænsen skal baseres på entreprisesummer uden rabat. Begrænsningen angives både for hvert enkelt hovedområde der afgives tilbud inden for, og samlet for alle hovedområder. Uanset hvor meget tilbudsgiver ønsker, kan han dog ikke få overdraget flere entrepriser end svarende til sin egnethed, der svarer til tilbudsgivers opfyldelse af egnethedskravene i BUT afsnit 3.7, 3.8 og 3.9. Her har tilbudsgiver anført, at der maksimalt er ønske om en samlet årlig kontraktsum indenfor hovedområderne: Belægninger på 70.000.000 kr. Bygværker på 10.000.000 kr. Og at tilbudsgiver ikke ønsker en større samlet årlig kontraktsum end på 75.000.000 kr. (Som angivet i AB92 er alle beløbsangivelser ekskl. moms.) Angivelse af den maksimale årlige kontraktsum ud for "Samlet vedligeholdsudbud 2013" er altså ikke summen af de ovenstående tal for hvert hovedområde, men tilbudsgivers egen angivelse af hvor stor en årlig kontraktsum der ønskes overtaget (baseret på tilbudssummer før rabat). Anfører tilbudsgiver "0" eller <blank> i felterne, er der ikke angivet nogen begrænsning.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 7 AF 9 Nederst på Tilbudssamlelisten er det for hvert samlet tilbud beregnet hvor stor den årlige entreprisesum bliver, med de anførte entrepriser og tilbudssummer, beregnet uden rabat. Det sker ved at multiplicere hver tilbudssum med de ud for tilbuddet anførte årlige procentvise fordelinger. Med rødt er anført, såfremt den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum er overskredet. Tilbudsgiver kan se, at i "Samlet tilbud 2" og "Samlet tilbud 4" overskrides den maksimalt ønskede årlige beregnede kontraktsum både for Belægninger og totalt. Disse 2 samlede tilbud er altså ikke "lovlige", og tilbudsgiver må enten sænke tilbudspriserne eller reducere i antallet af entrepriser der indgår i de samlede tilbud. Derimod kan tilbudsgiver inden for sit ønskede maksimum godt få overdraget "Samlet tilbud 1" eller "Samlet tilbud 3" sammen med et eller flere enkelttilbud. Naturligvis kun såfremt disse kombinationer indgår i den samlede laveste pris for alle entrepriser. Begrænsning i tilbudsgivningen Tilbudsgiver eller en gruppe af forbundne tilbudsgivere må ikke få overdraget for mere end 240 mio. kr. inden for hver af faggrupperne BYG-AV og BYG-SV. Hvis et samlet tilbud overskrider en af disse grænser, vil det være vist med rødt i de to nederste kontrolfelter.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 8 AF 9 Tilbudssamlelisten færdiggørelse af tilbud Når tilbudsgiver er færdig med at udfylde tilbudssamlelisten, gemmes denne under navnet XXXXX-TBSL-GEN hvor XXXX er tilbudsgivers (korte) navn eller anerkendte forkortelse. Der er ingen begrænsning i antallet af tegn i filnavnet (som ikke kan overholdes ved at udvise klædelig beskedenhed). [I dette eksempel vil filen skulle gemmes under navnet "ABCD-TBSL-GEN.]
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 9 AF 9 Samling af tilbud Tilbudssamlelisten samles med de øvrige oplysninger der er angivet i BUT afsnit 3.1 Tilbuddet skal indeholde: Tilbudsbrev, jf. afsnit 3.3 Tilbudsbrev Udfyldt tilbudssamleliste Udfyldte tilbudslister Oplysninger om tilbudsgivers organisering, jf. afsnit 3.4 Tilbudsgivers organisering Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, samt redegørelse for opfyldelse af mindstekrav, jf. BUT, afsnit 3.7 Økonomisk og finansiel formåen og bilag 1 Oplysninger om teknisk kapacitet, samt redegørelse for opfyldelse af mindstekrav jf. afsnit 3.8 Teknisk og faglig formåen og bilag 1. til en pdf-fil med navnet XXXXX-Samlet vedligeholdsudbud 2013.pdf, [I dette eksempel ABCD-Samlet vedligeholdsudbud 2013]. Husk at fjerne filtreringer i excel-filer, før de konverteres til pdf-filer. Til licitationen afleveres således: På papir: XXXXX-Samlet vedligeholdsudbud 2013 På elektronisk medie XXXXX-Samlet vedligeholdsudbud 2013.pdf XXXXX-TBSL-GEN.xls XXXXX-TBL-[entreprisenavn eller fagområdenavn].xls for hver entreprise der er afgivet tilbud på.