Kravspecifikation Baggrund og forma l Danskernes Digitale Bibliotek (DDB) ønsker at indgå kontrakt med en leverandør om en service i form af et samlet system til opgørelse af ensartet statistik til brug for folkebiblioteker, som deltager i samarbejdet om Danskernes Digitale Bibliotek, for folkebibliotekers netbiblioteker og bibliotek.dk. Leverandøren stiller servicen til rådighed for de nævnte brugere og drifter samt vedligeholder sit system. Opgørelsen af benyttelse af bibliotekernes hjemmesider og netbibliotekernes sites vil i den nationale biblioteksstatistik udelukkende blive baseret på leverandørens statistiksystem. Løsningen indebærer, at bibliotekerne ikke behøver at anvende andre statistikværktøjer til opgørelse af webstatistik. Det skal være muligt for et deltagende bibliotek eller netbibliotek at benchmarke diverse relevante statistikker for vilkårlige perioder. Leverandørens system understøtter periode-benchmarking, sådan at bibliotekerne får et værktøj, der kan benyttes til at måle effektiviteten af deres webbaserede indsatser og webredaktionelle elementer. Et bibliotek skal kunne måle relevante statistikker for to perioder (på uge-, måneds-, og årsbasis). De relevante statistikmålinger omfatter som minimum uden begrænsninger sidevisninger, besøg, besøgende og befolkningsrelaterede statistikker, såsom besøg pr. 1000 indbyggere og øvrige relaterede og/eller deriverede målinger. Da det er hensigten, at bibliotekerne benytter leverandørens system som en fælles statistikløsning, der fokuserer på få nøgletal, og at bibliotekerne ikke behøver andre statistikværktøjer, skal leverandørens system også kunne levere mere detaljeret statistik, der kan anvendes til lokal brug. Lokalt skal statistikløsningen både understøtte bl.a. benchmarking og almindelig kendte lokale målinger, såsom oversigt over søgeord, referrers mv. Leverandørens system indsamler statistik fra hjemmesider, kataloger og netbibliotekers wesites gennem et script, der er placeret på de pågældende websites. På baggrund af de indsamlede oplysninger genereres en række rapporter, der indeholder de mest gængse oplysninger om benyttelsen. Løsningsbeskrivelse Id Type af krav Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M1 Minimumskrav Tilbudsgiver skal udarbejde en løsningsbeskrivelse, der redegør for Tilbudsgiver skal udarbejde løsningsbeskrivelse/ udfylde bilag 2 den statistikløsning, som tilbudsgiver Hvis tilbudsgiver ikke udarbejder stiller til rådighed for de omfattede løsningsbeskrivelse eller udfylder 1
M2 biblioteker og institutioner. Minimumskrav Eventuelle licensbetingelser skal vedlægges løsningsbeskrivelsen. bilag 2, anses tilbuddet for ikke Hvis der er licens tilknyttet statistikløsning, og tilbudsgiver ikke til bilag 2 vedlægger licensbetingelserne, anses tilbuddet M3 Minimumskrav Hvis tilbudsgivers løsning forudsætter snitflader til andre systemer, skal tilbudsgiver i løsningsbeskrivelsen redegøre for integrationer og snitflader hertil. Hvis tilbudsgivers løsning forudsætter snitflader til andre systemer, og tilbudsgiver ikke redegør herfor i bilag 2, anses tilbuddet for ikke Tidsplan for implementeringsforløb med driftsprøve Id Type af krav Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M4 Minimumskrav Tilbudsgiver skal udarbejde en tidsplan for implementering af statistikløsningen. Det lægges til grund, at statistikløsningen skal implementeres hos 98 folkebiblioteker, 3 netbiblioteker og det nationale website bibliotek.dk. Tidsplanen skal gøre rede for tilbudsgivers krav til ordregives medvirken i perioden. For hver aktivitet i tidsplanen skal det fremgå, hvilke øvrige aktiviteter, der skal være gennemført, for at den pågældende aktivitet kan påbegyndes. For hver aktivitet gælder det, at det skal være muligt for ordregiver på målbar måde at konstatere, om aktiviteten er påbegyndt. For hver aktivitet i tidsplanen skal det fremgå, hvilke betingelser der Tilbudsgiver skal udfylde/udarbejde bilag 3 (tidsplan). Hvis tilbudsgiver ikke udfylder/udarbejder bilag 3, anses tilbuddet for ikke Tilbudsgiver skal i bilag 3 (tidsplan) redegøre for de i ordregivers beskrivelse anførte emner. Hvis leverandøren ikke i bilag 3 redegør for disse emner, anses tilbuddet for ikke 2
skal være opfyldt, for at en aktivitet er afsluttet. For hver aktivitet gælder det, at det skal være muligt for ordregiver på målbar måde at konstatere, om aktiviteten er afsluttet. Tilbudsgivers tidsplan for implementering skal sikre uafbrudt tilgængelighed af webstatistikløsning for bibliotekerne i perioden mellem den tidligere leverandørs drift af statistikløsning og den nye leverandørs drift af statistikløsning. Tidsplanen skal indeholde gennemførelse af driftsprøve. Tilbudsgivers tidsplan i bilag 3 skal indeholde gennemførelse af driftsprøve. Hvis leverandørens tidsplan ikke indeholder gennemførelse af en driftsprøve, anses tilbuddet for ikke Driftsprøve Id Type af krav Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse K1 Krav Driftsprøven skal anvende saglige driftsparametre og vare mindst to uger. K2 Krav Efter driftsprøven redegør tilbudsgiver skriftligt for driftsprøvens udfald og fremsender redegørelsen samt en dertil udarbejdet risikoanalyse med angivelse af de handlinger, der agtes foretaget som konsekvens af driftsprøvens resultat. 3
Sizing: Skalerbarhed, kapacitet mv. Id Type af krav Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M5 Minimumskrav Tilbudsgiverens løsning skal dimensioneres til 105 hjemmesider og dertil hørende 5 mio. sidevisninger om måneden. M6 M7 Minimumskrav Tilbudsgiverens løsning skal kunne skaleres, sådan at antallet af omfattede hjemmesider stiger til 200 med dertil hørende 15 mio. månedlige sidevisninger uden ændringer i serviceniveau eller tilgængelighed. Minimumskrav Tilbudsgiverens statistikløsning skal give mulighed for onlineanalyse af historiske data fra tidligere år på samme tekniske vilkår som for data for det indeværende år. Løsningens kapacitet skal understøtte, at analyser vedrørende historiske data kan afvikles med samme svartider som analyser vedrørende data fra indeværende periode (år). tager minimumskravet, anses tilbuddet for ikke tager minimumskravet, anses tilbuddet for ikke tager minimumskravet, anses tilbuddet for ikke M8 (O1) Minimuskrav (option) Som option skal tilbudsgiver tilbyde, at brugerkredsen til tilbudsgivers statistikløsning udvides med andre biblioteker og institutioner enten successivt eller samlet i større grupper i et omfang, der maksimalt kan udgøre 200 hjemmesider. En udvidelse af brugerkredsen på én gang i et omfang svarende til 25 pct. af de samlede omfattede hjemmesider kan kun ske efter et af ordregiver afgivet varsel på 3 måneder. Ordregiver skal kunne udnytte optionen indtil 3 år efter kontraktens indgåelse. Tilbudsgiver skal i bilag 4 (priser) angive pris på optionen vedrørende udvidelse af brugerkredsen til statistikløsningen med andre biblioteker og institutioner. Hvis tilbudsgiver i bilag 4 tager minimumskravet eller ikke angiver pris for optionen, anses tilbuddet for ikke M9 Minimumskrav Tilbudsgiver skal særskilt anføre pris for, at det enkelte bibliotek selv kan tilkøbe statistikløsningen til et eller flere domæner med angivelse af pris pr. ekstra domæne. Det er det enkelte Tilbudsgiver skal i bilag 4 (priser) angive pris for de enkelte bibliotekers tilkøb af statistikløsningen pr. ekstra domæne. Hvis tilbudsgiver i bilag 4 tager 4
bibliotek, som for egen regning tilkøber statistikløsning for ekstradomæner. minimumskravet eller ikke angiver pris pr. ekstra domæne, anses tilbuddet for ikke Klientens system/ddb-infrastruktur Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M10 Minimumskrav Systemet skal i dets funktionelle helhed afvikles over for brugere i en almindelig webbrowser. Tilbudsgiver må ikke stille krav til yderligere software hos brugerne til afvikling af systemet ud over en browser og evt. gængse og platformneutrale browserudvidelser. K3 Krav Systemet skal i udseende og funktion være identisk i følgende browsere: - Mozilla Firefox - Google Chrome - Internet Explorer - Apple Safari Tilbudsgiver skal i bilag 2 (løsningsbeskrivelse) nærmere redegøre for systemets afvikling over for brugerne. tager minimumskravet eller ikke redegør for systemets afvikling over for brugerne, anses tilbuddet for ikke K4 Krav Systemet skal understøtte den seneste stabile version og op til de seneste tre versioner af de i krav K3 anførte browsere. Anvendelse af baselinebrowserversioner skal fremsendes og godkendes af ordregiver senest 15 dage efter kontraktindgåelse. M11 Minimumskrav Systemet skal kunne tilgås af ordregiver og brugerne via almindelig internetforbindelse på minimum 2 Mbit/s. M12 Minimumskrav Tilbudsgiver må med sit system ikke stille særlige krav til netværkskonfiguration på operativsystemniveau på klientsiden. tilbuddet for ikke tilbuddet for ikke 5
K5 Krav De væsentligste funktioner i tilbudsgivers system skal kunne afvikles i mobile enheder. K6 Krav Systemets understøttelse af mobile enheder skal være platformneutral. K7 Krav En sidevisning i systemet må ikke fylde mere end 1024 KB. Tilbudsgiver bør i bilag 2 (løsningsbeskrivelse) nærmere redegøre for, i hvilket omfang tilbudsgivers system kan afvikles i mobile enheder. Systemkrav Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M13 Minimumskrav Systemet skal indsamle webstatistik fra de omfattede biblioteker og institutioner og via webgrænseflader præsentere relevante statistikker. tilbuddet M14 Minimumskrav Med hensyn til lokal statistik skal tilbudsgivers system tillade, at et deltagende bibliotek kan benchmarke lokalt på diverse relevante statistikker på uge-, måned-, og årsniveau. tilbuddet M15 M16 M17 Lokalt skal systemet også understøtte benchmarking på almindeligt kendte lokale målinger, som fx oversigt over søgeord, referrers mv. Minimumskrav Lokalt skal systemet understøtte benchmarking på almindeligt kendte lokale målinger, som fx oversigt over søgeord, referrers m.fl. Minimumskrav Med hensyn til benchmark-statistik skal systemet understøtte et deltagende biblioteks eller en deltagende institutions benchmarking imod et vilkårligt andet deltagende bibliotek eller en deltagende institution, eller imod et gennemsnit på totalmængden af deltagende biblioteker og institutioner på diverse relevante statistikker på uge-, månedog årsniveau. Minimumskrav Med hensyn til global statistik skal systemet understøtte udstilling af aggregerede statistikker for det samlede grundlag af deltagende biblioteker og institutioner. tilbuddet tilbuddet tilbuddet 6
Statistikkerne skal inkludere Besøg, Sidevisninger, og befolkningsrelaterede statistikker som Besøg pr. 1.000 indbyggere for folkebiblioteker. Der skal kunne segmenteres i de globale statistikker. Som minimum i følgende segmenter: - Folkebiblioteker - Netbiblioteker - Nationale sites som fx bibliotek.dk Tilbudsgiver skal som en del af vedligeholdsydelsen kunne implementere flere segmenter på kundens opfordring. M18 Minimumskrav Systemet skal understøtte målinger der inkluderer: - Sidevisninger - Besøg - Besøgende Endvidere skal systemet understøtte befolkningsrelaterede statistikker som besøg pr. 1.000 indbyggere, og øvrige relaterede og/eller deriverede målinger. K8 Krav Det forudsættes, at systemets modenhed og stabilitet er på et niveau, der ikke løbende kræver opdatering på hjemmesiderne ved ændring af kode e.l. Det er udgangspunktet, at systemet maksimalt kræver opdatering af kode e.l. på hjemmesiderne 2 gange årligt. M19 Minimumskrav Leverandøren skal tilbyde implementeringssupport til de deltagende biblioteker og institutioner. K9 Krav Systemet skal udstille funktionalitet til afrapportering af statistikker på basis af brugervalgte parametre på forskellige dimensioner, såsom tidsinterval, institutionelt grundlag etc. K10 Krav Systemet skal give særlig adgang for en nærmere mellem tilbudsgiver og ordregiver aftalt kreds af superbrugere, hvorved disse brugere hos de enkelte biblioteker og tilbuddet tilbuddet Tilbudsgiver bør i bilag 2 (løsningsbeskrivelsen) nærmere redegøre for, hvilken adgang der gives til superbrugere. 7
M20 M21 M22 institutioner bl.a. kan: - Konstatere korrekt transmission af webstatistikdata til systemet fra deres tilkoblede hjemmeside(r) - Generere egne rapporter. Evt. kan de omhandlede brugere tillige få adgang til rapporttyper af mere specialiseret og/eller kompleks karakter. Minimumskrav Rå webstatistikdata, der er indsendt fra de deltagende biblioteker eller institutioners hjemmesider, er hjemmesideejernes ejendom og tilhører også ordregiver på hjemmesideejernes vegne. Minimumskrav Webstatistiske analyser og rapporter, som baserer sig på det indsamlede datamateriale, er ordregivers ejendom. Minimumskrav Tilbudsgiver er forpligtet til af egen drift at videreudvikle og justere systemet, sådan at systemet understøtter de målinger, der findes relevante for de omfattede biblioteker og institutioner. tilbuddet tilbuddet M23 (O2) Minimumskrav (option) Tilbudsgiver skal foreslå målingstyper med kort forklaring af typernes relevans. Tilbudsgiver skal som option tilbyde sporing af det enkelte biblioteks eller den enkelte institutions webbaserede aktivitetsniveau på tredjeparts platforme, hvor det pågældende bibliotek er til stede og har aktiv interesse, fx diverse sociale medier. Ordregiver skal kunne udnytte optionen efter et af ordregiver afgivet varsel på 3 måneder indtil 3 år efter kontraktens indgåelse. Hvis tilbudsgiver ikke i bilag 2 foreslår målingstyper med kort forklaring af typernes relevans, anses tilbuddet for ikke Tilbudsgiver skal i bilag 4 (priser) afgive pris på optionen vedrørende sporing af det enkelte biblioteks eller den enkelte institutions aktivitetsniveau på tredjeparts platforme. Hvis tilbudsgiver i bilag 4 tager minimumskravet eller ikke angiver pris for optionen, anses tilbuddet for ikke K11 Krav Tilbudsgiver skal være indstillet på efter særskilt aftale med kunden at tilbyde at udføre opgaver vedrørende implementering af statistikløsningen i forhold til andre af kunden benyttede 8
systemer, fx implementering og eksekvering af migreringsveje, der dækker det samlede datagrundlag for webstatistikken i den nationale bibliotekssektor, til tredjepartsløsninger og andre leverandører. Informationssikkerhed Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M24 Minimumskrav I det omfang der med statistikløsningen behandles personoplysninger eller dette kan forekomme, skal tilbudsgiver overholde persondataloven, og tilbudsgiver skal indgå databehandleraftale med ordregiver, hvis der med løsningen behandles personoplysninger i henhold til persondataloven, eller dette vil kunne forekomme. K12 Krav Systemet i driftskonfiguration skal overholde ISO 27001. K13 Krav Systemet skal leve op til danske (og internationale) standarder for sikkerhed og overholde krav til sikkerhed og adgangskontrol i overensstemmelse med gængse normer på webstatistikområdet. K14 Krav Systemets adgangskontrol og rettighedsstyring baseres på roller og organisatorisk enhed med mulighed for individuel tildeling af rettigheder. tilbuddet M25 M26 Minimumskrav Der skal være adgangssikkerhed på bruger- og brugergruppeniveau. Visse stamdata på f.eks. organisation, ansættelse mv. må kun ændres af autoriseret personale. Minimumskrav Dataopsamling fra de omfattede hjemmesider skal være SSLkrypteret. tilbuddet tilbuddet 9
Dokumentation Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers beskrivelse K15 Krav Tilbudsgiver skal sørge for, at systemet omfatter brugerdokumentation som onlinehjælp i form af beskrivelser af, hvordan funktionalitet i grænsefladen anvendes. K16 Krav Tilbudsgiver skal levere en systemvejledning, som skal bistå brugerne i relevante brugssituationer. Vejledningen skal omfatte alle væsentlige funktioner for almindelige brugere og superbrugere. K17 Krav Tilbudsgiver skal dokumentere dataformat for det indsamlede grundlag for rå webstatistiske data såvel som for persisterede analytiske bearbejdelser af de indsamlede data. M27 Minimumskrav Den samlede webstatistikinformation gøres periodevis tilgængeligt i platformsneutralt dataformat, som fx CSV. tilbuddet for ikke Kommunikation Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse M28 Minimumskrav Tilbudsgiver skal årligt indberette relevante nøgletal til Danmarks Statistik efter nærmere aftale med ordregiver om indhold af og tidsfrist for indberetning af nøgletal. K18 Krav Tilbudsgiver skal regelmæssigt foretage statusrapportering til kunden vedr. emner, der uden begrænsning omfatter følgende emner: - Driftsstatus - Periodevis tilgængelighed og svartider i henhold til kravene med id-nr. K20, 10
K21 og K22 - Antal problems og incidents der har været behandlet i forbindelse med opfyldelse af minimumskravet med idnr. M34 - Status på indberetning i henhold til minimumskravet med id-nr. M28 - Status på vedligeholdelsesopgaver i perioden - Status på forbedringer både foreslåede, godkendte og gennemførte i den pågældende periode. M29 Minimumskrav Tilbudsgiver skal benytte værktøjer til udviklings- og vedligeholdelsesplanlægning for og styring af systemet. Hosting, support og hotline Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse K19 Krav Tilbudsgiver skal levere driftsafvikling af systemet i produktionsmiljøet, herunder sikre korrekt eksekvering af dataoverførsler fra integrationer. M30 M31 Minimumskrav Tilbudsgiver skal føre regnskab over målt driftseffektivitet, svartider og svarhastighed med henblik på driftsrapportering. Minimumskrav Systemet skal driftsafvikles hele døgnet alle dage, bortset fra når der udføres ændringer i servicevinduer. K20 Krav Tilbudsgiver skal mindst 30 dage inden udgangen af et år fremsende op til 6 datoer for servicevinduer i det kommende år. K21 Krav Servicemålene for systemets 11
driftseffektivitet i produktionsmiljøet udgør 99,9 pct. af den fastsatte driftstid, jf. M31. K22 Krav Ved fremvisning af sider i systemet inkl. rapporter skal svartiden være 1 sekund eller mindre i 99 pct. af alle transaktioner. M32 Minimumskrav Tilbudsgiver skal yde 1st line support i forbindelse med statistikløsningen. Ved 1st line support forstås den ydelse, som tilbudsgiver leverer via den etablerede SPOC-funktion. Henvendelser fra bibliotekerne m.fl. modtages og registreres, og fejl eller problemer, som ikke kræver teknisk support, udbedres. Fejl, som kræver teknisk assistance, viderestilles til 2nd line support, og der foretages opfølgning på sagen med henblik på at sikre, at udbedring sker inden for rammerne af den eksisterende SLA. 1st line support gør brug af vidensbase vedrørende kendte supportemner. M33 M34 Minimumskrav Tilbudsgiver skal yde 2nd line support i den af ordregiver udvalgte service desk, herunder ved opbygning og vedligeholdelse af en problem- og incident- vidensbase. Ved 2nd line support forstås teknisk support i forbindelse med servicenedbrud eller fejlrettelse som følge af systemændringer mv. Supportsagen er overtaget fra 1st line support. Hvis der er tale om en tilbagevendende fejl, initieres en problem-management-proces. Minimumskrav Tilbudsgiver skal yde 3rd line support gennem den af ordregiver udvalgte service desk. Ved 3rd line support forstås 12
support vedrørende opgaver, som 2nd line support har kategoriseret som et problem. 3rd line support ydes, når en support-henvendelse kan være forårsaget af en fejl eller mangel i systemet. M35 Minimumskrav Tilbudsgiver skal vedligeholde systemet i kontraktperioden. Vedligeholdelse dækker udrulning af opdateringer til systemet og/eller til evt. dataindsamlingskode på de tilknyttede hjemmesider. M36 Minimumskrav Tilbudsgivers vedligeholdelse skal dække fejlrettelser i systemet både som patching og/eller opgraderinger af den i systemet benyttede tekniske infrastruktur. K23 Krav Tilbudsgiver tilbyder implementering af ny funktionalitet eller faciliteter, som fx nye rapporter. M37 Minimumskrav Alle rå webstatistiske data, der indgår i systemets analyser, skal løbende eller med jævne mellemrum stilles til rådighed for ordregiver i system- og platformneutralt format. M38 Minimumskrav Systemet skal initialiseres med historiske rå webstatistiske data, således at tilbudsgivers system allerede fra første driftsdag tilbyder relevant webstatistisk funktionalitet. K24 Krav Mindst 99 pct. af de kald, der genereres fra hjemmesider til systemet i forbindelse med dataindsamling, skal vare mindre end 100 millisekunder. M39 Minimumskrav Mindst 99 pct. af de kald, der genereres fra hjemmesider til systemet i forbindelse med dataindsamling, skal vare mindre M40 end 250 millisekunder. Minimumskrav Tilbudsgiver skal koordinere udgivelse af nye versioner af systemet med ordregivers releaseplaner for ordregivers samlede tekniske arkitektur. Systemets 13
årlige release-plan skal tage udgangspunkt i ordregivers platforms release-plan, som rummer fra 2 til 4 årlige releases. Uddannelse af brugere med særlig adgang Id Type Ordregivers beskrivelse Tilbudsgivers besvarelse K25 Krav Tilbudsgiver skal på grundlag af K10 om særlig adgang for superbrugere løbende afholde et uddannelsesforløb for udpegede personer (en person pr. deltagende bibliotek eller institution) med et indhold og en varighed, der gør brugerne i stand til konstruktivt at anvende superbrugeradgangen som omhandlet i K10. Tilbudsgiver bør i bilag 2 nærmere redegøre for uddannelsesforløbets indhold og varighed. 14