Nærværende rammeaftalebilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen vedrørende genoptræning og vedligeholdende træning som udbudt af Rebild Kommune. Rammeaftalebilaget skal ses i sammenhæng med Rammeaftalebilag b, som fastsætter de gældende kvalitetsstandarder for Ordregiver. Leverandøren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf bedes leverandøren udfylde Bilag 4 - Tilbudsskema (genoptræning og vedligeholdende træning). Udbud af genoptræning og vedligeholdende træning 1 Samarbejde 1.1 Mindstekrav Leverandøren er forpligtet til at udføre arbejdet i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning og overholde de til enhver tid gældende kommunale og nationale regler, herunder men ikke begrænset til: Notatpligt, Klageadgang, Tavshedspligt, Oplysnings- og tilbagemeldingspligt og Videregivelse af oplysninger 1.2 Mindstekrav De formulerede formål med træningsindsatsen udmøntes i konkret status fra leverandøren ved start og afslutning af forløbet. Ved afslutning af borgers forløb udarbejdes skriftlig slutstatus, som sendes til Myndighed ved behandlingsophør. Når der er tale om genoptræning i henhold til Sundhedsloven skal leverandøren også sende den skriftlige slutstatus til borgerens praktiserende læge. 1.3 Mindstekrav Leverandøren forpligtiger sig til, i samarbejde med borger, at evaluere indsatsen, mhp. kvalitetssikring og forbedring, jf. Bilag Registreringspraksis i Care for Leverandør. Spørgsmålene i det her omtalte evalueringsskema, jf. Bilag Evaluering af dit træningsforløb, indgår i en evaluering af træningsforløbet. Rebild Kommune har ret til at offentliggøre resultaterne af undersøgelserne. 1.4 Mindstekrav Rebild Kommune stiller krav om et dialogbaseret samarbejde med den valgte leverandør i form af 2 fælles Halvårlige møder. Møderne omhandler informationer af generel karakter som f.eks. prisændringer, kvalitetsstandarder, evalueringer af træningsforløb og sidste nyt. Leverandøren skal i forbindelse med møderne endvidere fremlægge, hvorledes fordelingen af borgere har været i henseende til individuel træning og holdtræning. Rebild Kommune har en forventning om, at fordelingen er 60 % individuelle forløb og 40 % hold. Såfremt denne fordeling ikke overholdes, skal leverandøren uddybende redegøre for årsagen hertil. Der kan foruden de 2 halvårlige fællesmøder endvidere indkaldes til møder ad hoc mellem Rebild Kommune og leverandøren ved behov. Leverandøren er forpligtet til at deltage i møderne som led i det daglige samarbejde mellem leverandør og Rebild Kommune. Deltagelse i disse møder indgår i den beregnede timepris og afregnes derfor ikke særskilt. 1.5 Mindstekrav Det er et krav, at leverandøren overholder gældende lovgivning og kliniske retningslinjer. 1
1.6 Mindstekrav Leverandøren skal give Rebild Kommune oplysninger om samtlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelse af den indgåede kontrakt. Leverandøren har pligt til uopholdeligt at underrette myndighedsafdelingen om forhold hos borgeren, som kan have indvirkning på dennes helbred og tilstand samt ved alle væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse og Rebild Kommunes overordnede forpligtelser over for borgeren. 1.7 Mindstekrav Borgeren har ret til at skifte til en anden leverandør. Borgeren skal rette henvendelse til Myndighed i Center Sundhed, hvis denne ønsker at skifte leverandør. Som udgangspunkt forventes det, at borgeren benytter den samme leverandør under hele træningsforløbet, idet der er tale om en tidsmæssigt afgrænset periode. I særlige tilfælde kan borgeren dog have ønske om at skifte til en anden leverandør. Myndighed vurderer ved konkret henvendelse fra borgeren, hvorvidt og med hvilket varsel der kan skiftes leverandør. 1.8 Mindstekrav Leverandøren overholder de aftaler, der er indgået mellem Rebild Kommune og Region Nordjylland i den til enhver tid gældende Sundhedsaftale, eksempelvis i forhold til at sikre borgerens sammenhængende forløb, jf. www.sundshedsaftaler.rn.dk. 1.9 Mindstekrav Leverandøren arbejder ud fra og overholder retningslinjerne i idealprocessen, jf. Bilag Nye idealprocesser samt følger proceduren for registreringspraksis, jf. Bilag Registreringspraksis i Care for Leverandør. 1.10 Mindstekrav Ved klager over leverandøren og/eller en underleverandør vedrørende forhold angående udførelsen af den aftalte træning, skal borger kontakte Myndighed i Center Sundhed. Myndighed kan vejlede omkring klagerettigheder og henviser borgeren til at kontakte Patientombuddet eller Ankestyrelsen. Klager vedrørende afgørelsen (visitationen) behandles af Rebild Kommune, Myndighed. Borgeren har krav på Rebild Kommunes genvurdering, inden klagen videresendes til relevant anden klageinstans. Modtager leverandøren klager vedrørende afgørelsen, henvises der til Rebild Kommune. Leverandørerne skal være indforstået med, at der udføres løbende kvalitetskontrol, bl.a. ved registrering af klagesager, gennemgang af journaloplysninger, revurderinger mv. 2 Ydelsen 2.1 Mindstekrav Leverandøren skal kunne udføre vedligeholdelsestræning og genoptræning i henhold til Lov om social service 86, stk. 1 og 2 samt Sundhedsloven 140. 2.2 Mindstekrav Leverandøren skal overholde Rebild Kommunes aktuelle serviceniveau, jf. kvalitetsstandarden for vedligeholdelsestræning og genoptræning iht. Lov om social service 86, stk. 1 og 2 samt kvalitetsstandarden for genoptræning iht. Sundhedsloven 140. Kvalitetsstandarderne fremgår af Rammeaftalebilag b Kvalitetsstandarder (genoptræning og vedligeholdende træning). Byrådet reviderer mindst en gang årligt kvalitetsstandarder for træningsydelser, der beskriver serviceniveauet i Rebild Kommune og sender efterfølgende kvalitetsstandarder til høring hos leverandøren. De vedtagne kvalitetsstandarder samt de mere detaljerede ydelsesbeskrivelser formuleret i et ydelseskatalog danner grundlag for kravene til ydelserne. Ændringer af lovgivning og f.eks. byrådsbeslutninger kan medføre hyppigere ændringer. Ydelseskatalog fremgår af Bilag Ydelseskatalog Træning. 2
Rebild Kommune er til enhver tid berettiget til at foretage ændringer eller tilføjelser i kvalitetsstandarderne og ydelseskataloget. Rebild Kommune vil orientere leverandørerne om ændringer i serviceniveau m.v., ligesom leverandører er forpligtet til at holde sig orienteret omkring ændringer. Leverandøren skal implementere ændringer i kravene med de tidsfrister, som fastsættes af Rebild kommune eller som følger af lovgivning. 2.3 Mindstekrav Det er Rebild Kommune, som på baggrund af en konkret og individuel vurdering af borgernes samlede behov og situation visiterer og dermed afgør ydelsens omfang, karakter og indhold i overensstemmelse med det i Byrådet vedtagne serviceniveau. Denne visitation foretages af en visitator fra Myndighed i Center Sundhed. Der vil blive truffet afgørelse, der indeholder begrundelse samt oplysninger om, hvilket træningstilbud borgeren er visiteret til ift. 86-træning. Borgeren vil ved afgørelse blive informeret herom. Dette faglige skøn foretages med baggrund i ydelseskatalog for træningsområdet i Rebild Kommune. 2.4 Mindstekrav Leverandøren er forpligtet til at meddele myndighed, Center Sundhed, såfremt borgeren selv tilkendegiver eller observeres at have problemer eller ændringer i behov for træning. Forpligtigelse gælder både, hvis leverandøren observerer, at borgeren henholdsvis har fået det bedre eller dårligere. 2.5 Mindstekrav I forbindelse med ønske om genbevilling er leverandøren forpligtet til at kontakte Myndighed i Center Sundhed inden bevillingens udløb med henblik på statusbeskrivelse og en faglig vurdering af borgerens funktionsniveau, jf. Bilag Henvisningsskema til brug for træning i henhold til Lov om Social Service 86, stk. 1-2. En genbevilling skal tilkendegives på skriftligt grundlag, jf. Bilag Henvisningsskema til brug for træning i henhold til Lov om Social Service 86, stk. 1-2, og følges af en faglig beskrivelse af vurderet behov for genbevilling. Myndighed vurderer på baggrund af leverandørens henvendelse om der kan genbevilliges. 2.6 Mindstekrav Leveringstiden for sundhedslovens 140: Kontakt fra leverandør til borger indenfor 2 hverdage og træningen igangsat inden for 3 hverdage herefter, medmindre andet følger af den lægefagligvurdering, jf. Kontraktbilag b Kvalitetsstandard. Leveringstid for Servicelovens 86: Kontakt fra leverandør til borger indenfor 2 hverdage og træningen igangsat inden for 3 hverdage herefter. I forhold til aflysning og udeblivelse henvises til Rammeaftalebilag b Kvalitetsstandarder (genoptræning og vedligeholdende træning). 2.7 Mindstekrav Leverandøren skal leve op til de til enhver tid gældende krav til ledelsestilsyn som specificeret af Rebild Kommune. 3 Kommunikation og dokumentation 3.1 Mindstekrav Tidspunktet for træningen aftales mellem borgeren og leverandøren af træningen. Leverandøren er som minimum forpligtet til at kunne levere træning på hverdage i tidsrummet kl. 8.00 og 16.00. Leverandøren skal kunne træffes pr. telefon alle hverdage mellem kl. 8.00-15.00. 3.2 Mindstekrav Leverandøren skal formidle informationsmaterialet udarbejdet af Rebild Kommune til Borgeren, herunder eksempelvis standardbreve. 3
3.3 Mindstekrav Rebild Kommune stiller krav om, at leverandøren anvender kommunens it-baserede omsorgssystem, som pt. er KMD Care således, at alle oplysninger omkring brugerne kan udveksles elektronisk. Uddybende beskrivelse af brug af elektronisk omsorgssystem Opkobling til Rebild Kommune koster 500,- kr. pr. bruger. Dette dækker medarbejder NemID, brugeroprettelse, licens til citrix samt vedligeholdelse af systemer. Leverandøren skal have netværk samt it-udstyr og sørge for at opkoble med Rebild Kommune og KMD via Citrix / Nem- ID efter de anvisninger, der til enhver tid er gældende. KMD Care opdateres løbende af KMD. Leverandøren skal udpege en medarbejder til at fungere som superbruger af omsorgssystemet. Superbrugeren skal fortrinsvis arbejde i dagtimerne. Rebild Kommune forestår vederlagsfrit opstartsundervisningen af den ansatte i omsorgssystemet. Såfremt der er behov for opfølgende undervisning drøftes dette i samarbejdsforum. Leverandøren har pligt til, at alle relevante medarbejdere modtager grundlæggende samt vedligeholdende og opdaterende undervisning i det elektroniske dokumentationssystem. Denne undervisning står Rebild Kommune for. Leverandøren skal have en IT superbrugerorganisation, der kan understøtte leverandørens arbejde i Rebild Kommunes Omsorgssystem KMD Care. Leverandøren skal endvidere have en faglig dokumentationsansvarlig, hvorved forstås en medarbejder som har ansvaret for, at alle dokumentationskrav overholdes. Hvis leverandøren ønsker support vedrørende KMD Care, kan leverandøren kontakte Care Konsulent, Center Pleje og Omsorg. Ved et evt. skift af KMD Care vil Rebild Kommune tilbyde ny undervisning på samme vilkår som ved opstart af kontrakten. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at sikre, at medarbejdere, der arbejder i KMD Care, har de nødvendige kvalifikationer hertil. Care konsulenten sikrer, at leverandøren løbende får tilsendt informationer af relevans for brugere af KMD Care samt, at leverandøren tilbydes den fornødne undervisning i nye tiltag, arbejdsgange mm. i KMD Care. Sikker e-mail mv. Leverandøren skal kunne sende og modtage data elektronisk i henhold til persondataloven og skal være certificeret til at sende og modtage sikre e-mails med personfølsomme oplysninger. Kommunikation vedr. den enkelte borger foregår i KMD Care. 4
Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende IT-sikkerhedspolitik for brug af opkobling til Rebild Kommunes netværk og system. Der skal foreligge en af leder godkendt bemyndigelse for medarbejdere, der opretter, flytter, ændrer, samt nedlægger brugere. Bemyndigelsen registreres og dokumenteres af Fællescenter IT og Digitalisering, i modsat fald vil brugerne ikke kunne oprettes. Der skal laves en tro og loveerklæring til Fællescenter IT og Digitalisering, som skal afgives i forbindelse med kontraktunderskrift. Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende IT-sikkerhedspolitik for brug af opkobling til Rebild Kommunes netværk og system samt brug af KMD Care. Leverandør skal sikre, at alle medarbejdere, der anvender en IT-arbejdsplads, som er forbundet til Rebild Kommunes administrative netværk, skal kende Rebild Kommunes retningslinjer for IT-brugere. Såfremt KMD Care er ude af drift, er leverandøren i henhold til lovgivningen, forpligtet til at registrere og dokumentere skriftligt på anden vis. Når KMD Care atter er til rådighed, skal leverandøren overføre oplysningerne til KMD Care. Rebild Kommune påtager sig ikke ansvar eller forpligtelser, der opstår som følge af brug eller manglende evne til brug af ovennævnte tekniske løsning, det være sig driftstab, driftsforstyrrelse, tabt avance eller tabte data og disses reetablering, direkte såvel som indirekte tab eller skader. Mobilløsning KMD Care Rebild Kommunes Hjemmepleje anvender i dag, udover KMD Care på pc ere, også en mobilløsning til KMD Care, så der kan kommunikeres og dokumenteres direkte via mobile enheder/smartphones. Såfremt leverandøren også ønsker at anvende en mobilløsning, afholder leverandøren alle udgifter forbundet hermed. Såfremt leverandøren ønsker at anvende en mobilløsning til KMD Care, stilles der en række sikkerhedsmæssige krav. Rebild Kommune vælger mobilt styresystem for en 3-årig periode. Pt. anvendes styresystemet Windows alternativ IOS. 3.4 Mindstekrav Det er et krav at leverandøren ved hvert borgerforløb sikrer konkret status ved start og afslutning af forløbet. Statusskrivelser skal udarbejdes ved anvendelse af KMD Care. 3.5 Mindstekrav Leverandøren skal være opmærksom på, at borgeren har aktindsigt efter Forvaltningsloven og indsigtsret efter Persondataloven vedrørende oplysninger, der vedrører borgeren selv. Såfremt leverandøren modtager begæringer om aktindsigt, skal disse videresendes til Center Sundhed, der behandler alle begæringer om aktindsigt. Rebild Kommune kan gøre krav på at få udleveret oplysninger, data mv., uanset om det foreligger elektronisk eller i papirform. 4 Arbejdsudførelse 4.1 Mindstekrav Leverandøren skal sikre, at der leveres hjælp i overensstemmelse med den trufne afgørelse, så brugerne af hjælp ikke mærker til de problemer, der måtte være i forhold til ledelse eller arbejdstilrettelæggelse hos leverandøren. 4.2 Mindstekrav Leverandøren garanterer, at der stilles kvalificerede og tilstrækkelige ressourcer til rådighed, der sikrer et beredskab, 5
der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. I de tilfælde, hvor det på grund af særlige forhold ikke har været muligt at gennemføre træningen i overensstemmelse med den indgåede aftale, skal leverandøren tilbyde borgeren en ny tid. 4.3 Mindstekrav Leverandøren har krav på afregning, hvis brugeren aflyser træningen senere end kl. 14.00 dagen før, træningen skulle have fundet sted. Aflysninger fra borgerens side tidligere end kl. 14.00 dagen før det aftalte træningstidspunkt honoreres ikke. Er der systematiske eller gentagne aflysninger skal disse indberettes til Myndighed i Center Sundhed. Borgerens udeblivelse finansieres ikke af Rebild Kommune. 4.4 Mindstekrav Leverandøren skal kunne tilbyde både hold- og individueltræning. Heri ligger også en forpligtigelse i forhold til at kunne stille egnede fysiske rammer til rådighed for begge træningsformer. 4.5 Mindstekrav Geografi: Leverandøren skal tilbyde træning 3 steder geografisk fordelt i Rebild Kommune i henholdsvis øst (Skørping), vest (Nørager) og midt (Støvring). Der skal således være adgang til træningsfaciliteter i disse geografiske områder. Såfremt leverandør ønsker at benytte træningsfaciliteter på ældrecentrene, sikrer Rebild Kommune at uafhængig valuar opgør markedspris. Denne pris vil ligge til grund for afregning ved brug af lokaler. 5 Personalemæssige forhold 5.1 Mindstekrav Leverandøren eller leverandørens faglige leder samt leverandørens medarbejdere skal være uddannede ergoterapeuter eller fysioterapeuter, og have gyldig autorisation. Leverandøren skal råde over såvel ergoterapeuter som fysioterapeuter. 5.2 Mindstekrav Leverandøren skal leve op til alle lovmæssige krav vedrørende arbejdsmiljø samt sikre, at opgaverne udføres inden for rammerne af de beskrivelser, der fremgår af de individuelle arbejdsplads- vurderinger, som leverandøren er forpligtiget til at gennemføre i forhold til den enkelte borger, jævnfør krav fra arbejdstilsynet: Alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en skriftlig arbejdspladsvurdering (APV). 5.3 Mindstekrav Straffeattest skal indhentes på alle medarbejdere, der arbejder på Social- og Sundhedsforvaltningens område. Dette gælder også for alle ansatte hos leverandøren, såfremt Rebild Kommune ønsker det. Leverandøren er således forpligtet til at indhente straffeattest for deres medarbejdere inden ansættelsen. Evt. påtegninger på straffeattesten må ikke være af en natur, der er til hinder for ansættelsen (eksempelvis ved dom for berigelsesforbrydelser eller vold). Ved en evt. påtegnelse på straffeattesten skal Rebild Kommune kontaktes i sagen før ansøgeren ansættes. 5.4 Mindstekrav At vedtagende og til en hver tid gældende politiker i Rebild Kommune i forhold til rygning, alkohol og hygiejne i forbindelse med kontakten til borgerne overholdes. 5.5 Mindstekrav At alt ansat personale kan skrive og tale dansk. 6 Særlig forhold 6.1 Mindstekrav At der er adgangs- og toiletforhold for kørestolsbrugere og gangbesværede ved træningsfaciliteterne. 6.2 Mindstekrav Leverandøren skal respektere borgerens ønsker om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende. 6
6.3 Mindstekrav Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgere. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke yde eller modtage pengelån eller andet lån fra borgere. 6.4 Mindstekrav Leverandøren skal overholde alle Rebilds Kommunes retningslinjer og processer i forbindelse med opgaveudførelsen. 7